1 Allmänna uppgifter inbjuder till anbudsgivning gällande - -, enligt nedanstående instruktioner och bifogade handlingar. 1.1 Upphandlande myndighet och enheter Örnsköldsviks kommun, 212000-2445 Övik Energi AB, 556019-1750 Tjänstecentrum i Örnsköldsvik AB, 556163-1366 Miljö och Vatten i Örnsköldsvik AB, 556767-2695 AB Övikshem, 556103-7606 På uppdrag av ovanstående utförs upphandlingen av: Nygatan 16 891 88 Örnsköldsvik Handläggare: Tord Strandberg 1.2 Upphandlingens form Upphandlingen genomförs som Öppet förfarande enligt Lagen (2007:1091) om Offentlig Upphandling (LOU). 1.3 Beskrivning/Omfattning Avropsavtalet avser Kommunen och övriga uppräknade bolags behov av nedanstående produkter och tjänster. Anbudsgivare skall kunna utföra tjänster inom Örnsköldviks Kommun. Produkter:. Lås med tillbehör. Elektriska lås. Inbrottslarm. Dörrstängare. Slag- och skjutdörrsautomatik. Passagesystem (inkl. porttelefonsytem). Säkerhetsbrickor för nycklar. Tvättstugebokningssystem Tjänster:. Installation, reparation och service av ovanstående produkter. Reparation av dörrar, portar och partier mm i samband med inbrottsskador. Låsöppning (även av garageportar) Antagen entreprenör skall förvalta låsscheman till beställarens låssystem för fastigheter. För detta utgår ingen särskild ersättning. Vid speciella entreprenader ex nybyggnationer där kostnaden för produkter inom detta avtal beräknas överstiga 5 Bb kan separat upphandling ske. Upphandlingens omfattning varierar mellan åren och kan inte bestämmas men upplysningsvis köpte Örnsköldsviks Kommun och övriga uppräknade bolag låsarbeten och material för ca 3 miljoner under år 2010. Inköpssumman har angivits som vägledning för avropets omfattning. Behovet kan komma att över- eller underskridas. 1
1.4 Sortimentsbredd Anbudsgivaren skall offerera hela prisbilagan. 1.5 Pris Anbudsrabatter skall anges. Anbudspriser skall anges netto, exkl. mervärdeskatt och i Svensk valuta. Samtliga kostnader skall vara inräknade i anbudspriset. Priser i prisbilagan anges på följande sätt: där en rabatt ska anges bygger volymen på en summa pengar och där pris skall anges i kr bygger volymen på enhet. (antal). Priset avser vid leveranstidpunkten aktuellt pris. Beställaren skall vid anmodan under avtalstid erhålla aktuella prislistor Enligt Lagen om offentlig upphandling får inga priskompletteringar göras efter det att anbud lämnats. Detta innebär att prisreservationer ej får förekomma. Rabatter på övrigt sortiment skall anges i prisbilagan. 1.6 Avtalstid Kontrakt tecknas genom ramavtal under tiden 2012-11-01-2015-12-31 med möjlighet till förlängning på ett år. 1.7 Avtalets form Avropsavtal med en leverantör där samtliga villkor är fastlagda. 1.8 Anbudets form 1.8.1 Helt anbud Anbud skall lämnas på hela kommunens behov. Vinnande anbudsgivare skall kunna leverera allt det som efterfrågas. 1.9 Anbudsbilaga Webbformulär för skall krav skall fyllas i. Webbformulär för anbudspris skall ifyllas och överenstämma med prisbilaga. Bifogad prisbilaga skall fyllas i och bifogas. Bifogad erfarenhetsbilaga skall fyllas i och bifogas. 1.10 Information/kommunikation Det åligger anbudsgivare att före anbudets lämnande själv kontrollera att fullständigt förfrågningsunderlag erhållits. Detta säkerställer du genom att registrera dig hos e-avrop som prenumerant på aktuell upphandling, se www.e-avrop.com. 1.10.1 Frågor och svar under anbudstiden Om ytterligare information om uppdragets innehåll och utförande önskas skall begäran ställas via e-avrop senast 2012-08-16. Frågor och svar kommer sedan att distribueras mellan den 6/8 och 16/8 till samtliga intressenter via e-avrop. 1.11 Inlämnande av anbud Upphandlande myndighet använder sig av elektronisk anbudsmottagning via e-avrop. Information om hur du lämnar elektroniskt anbud finns på www.e-avrop.com. Anbud tas ej emot via vanlig e-post eller fax. 2
1.11.1 Anbudsinlämning En anbudsgivaren kan lämna elektroniskt anbud förutsatt att: Sista anbudsdag ej passerat Anbudsgivaren är registrerad och inloggad på e-avrop Anbudsgivaren är prenumerant på förfrågningsunderlaget Klicka på länken Lämna anbud, OBS! en andra inloggning krävs för att lämna anbud. Anbudsgivaren kan lägga till och ta bort information/filer i ett redan lagt anbud och generera kopior av inlämningsbeviset eller radera hela anbudet förutsatt att: Sista anbudsdag ej passerat Anbudsgivaren loggar in med samma inloggningsuppgifter som när anbudet lämnades. 1.12 Anbudets form och innehåll Anbudet: bör innehålla namn på kontaktperson och telefonnummer, om möjligt även e-postadress skall vara skrivet på svenska. 1.13 Sista anbudsdag Anbud skall vara upphandlande myndighet tillhanda senast 2012-08-29. För sent inkommet anbud beaktas ej. 1.14 Anbudets giltighetstid Anbud skall vara giltigt till och med 2012-11-27. 1.15 Avbrytande av upphandling äger rätt att avbryta upphandlingen om lämnade anbud har ett pris som överstiger anslag eller budgeterade medel, eller om upphandlingen av annan saklig anledning inte kan fullföljas. 1.16 Tilldelningsbeslut/besked Efter det att tilldelningsbeslut (beslut om leverantör) fattats upphör den absoluta sekretessen för upphandlingen. Kommunen kommer därefter att skicka ut information till varje anbudsgivare om beslutet och skälen till det. Tilldelningsbeskedet går till den person som via e-arop lämnat anbudet. Tidigast tio dagar senare kommer skriftligt upphandlingskontrakt med vald leverantör att tecknas. 2 Krav på anbudsgivaren Anbudsgivare kan uteslutas från deltagande i upphandlingen om någon av de situationer som anges i 10 kap 1-2 LOU föreligger. Kravet gäller även underleverantör om sådan anlitas. Leverantören ska vara registrerad för F-skatt. Om entreprenören inte tecknat svenskt kollektivavtal ska ändå motsvarande villkor gälla för entreprenörens anställda för uppdraget. Detsamma ska gälla för eventuella underentreprenörer som entreprenören anlitat för att fullgöra avtalet. 3
På begäran av upphandlande enhet ska entreprenören lämna erforderliga uppgifter och handlingar för att skyldigheterna enligt ovan ska kunna kontrolleras. Skulle entreprenören brista i fullgörandet av detta åtagande äger upphandlande enhet rätt att häva avtalet om bristen är väsentlig. 2.1 Licenser Anbudsgivaren skall senast en vecka innan avtalets start inneha alla nödvändiga licenser eller motsvarande (Ex: ASSA CN 02) för att kunna administrera alla beställande parters system enligt nedan, Krav på utförande av tjänst. Till anbudet bifogas: licenser, de licenser som saknas vid anbudsinlämnade kan uppvisas senast en vecka innan avtalet start. (om resurser från underentreprenör behövs för att uppnå krav så bifogas förbindelse/kontrakt avseende detta) 2.2 Auktoriserad Anbudsgivaren ska vara auktoriserad för uppdraget. Till anbudet bifogas: mästarbrev. 2.3 Kvalitets och miljöledning Entreprenören skall utföra sina tjänster enligt ett kvalitetssäkringssystem med egenkontroll enligt ISO 9000-serien eller liknande. Nystartade företag ska som bevis kunna redovisa en plan för hur kvalitetssäkring och egenkontroll ska kunna upprättas. Entreprenören skall utföra sina tjänster enligt ett miljöledningssystem med egenkontroll enligt enligt ISO 14000-serien eller motsvarande. Nystartade företag ska som bevis kunna redovisa en plan för hur miljöledningssystem ska kunna upprättas. Vid anmodan från beställaren skall Certifikat eller motsvarande kunna redovisas. 2.4 Bas-U Företaget skall ha minst en utbildad på Bas-U. Till anbudet bifogas: kopia på utbildningsintyg enligt anbudsformulär, de som saknas vid anbudsinlämnade kan uppvisas senast en vecka innan avtalet start. 2.5 Försäkring, Allrisk, ansvarsförsäkring och nyckelförlustförsäkring: Entreprenören skall under avtalstiden och 2 år därefter ha erforderlig allrisk och ansvarsförsäkring enligt AB 04 Kap 5 22. Entreprenören skall under avtalstiden ha försäkring som ersätter skador efter nyckelförlust. Kopia på giltigt försäkringsbevis ska bifogas anbudet och därefter på uppmaning uppvisas under avtalstiden. 2.6 Teknisk och yrkesmässig kapacitet Anbudsgivaren skall ha erforderlig erfarenhet och kompetens för utförande av uppdraget och vara ett företag som har levererat offererade varor/tjänster för liknande syften. 2.6.1 Erfarenhet Anbudsgivaren skall ha erfarenhet av liknande uppdrag. Anbudsgivaren skall under den senaste treårsperioden genomfört ett uppdrag i liknande miljöer. Till anbudet bifogas: Uppgift om referenser i enlighet med underpunkten 2.6.3 och anbudsbilagan. 4
2.6.2 Kompetens Samtliga för uppdraget aktuella personer skall ha erforderlig kompetens för uppdraget. 2.6.3 Referenser I anbudsbilagan skall en förteckning lämnas med beskrivning av referenser hos minst en kund under de senaste tre åren. Lämna uppgift om uppdragets: Omfattning och tidpunkt Ange myndighet, företag eller motsvarande Kontaktperson, e-postadress samt telefonnummer. 3 Krav på utförande av tjänsten Där beställaren inte anger annat gäller som lägsta Boverkets gällande byggregler samt att SSF s föreskrifter skall följas. Samtliga arbeten skall utföras enligt god yrkessed. Entreprenören skall planera arbetsområdet i samråd med beställaren. Entreprenören ansvarar för alla av denne utkvitterade nycklar. Tillverkarens råd och anvisningar skall följas. Uppdatering av låsscheman skall utföras om ny cylinder och nyckeltyp läggs in i system utan kostnad. Entreprenören ska lämna erforderliga support, utbildnings mtrl och skötselråd/instruktioner för levererade varor och produkter till beställaren utan kostnad. Antagen entreprenör ska ha kompetent personal i tjänst, som är väl förtrogen med alla beställande parters system enligt nedan:. Solid arks Passage system och bokningssystem. Bewator. Assa cliq med tillhörande assa performer (System). ILoq med tillhörande webb verktyg för administration.. Assa, Abloy, Kaba Expert och GeGe. Husar. EVVA. RCO. Aptus. Även arbeten med dörrautomatik Besam och Dorma bör kunna utföras. Larm: Entreprenören skall kunna tillhandahålla support på nuvarande system: Teletec, Bewator Krav spec på nyanskaffning av larm enligt nedan: Krav på larmets kommunikation mot kommunens system. Något av nedanstående kommunikations protokoll skall kunna levereras för att vara ett godkänt larm för kommunens räkning. Kommunikations typ: Protokoll/Företag: Tele: Multicom, Ademco, Vista format, SIA, DPD Eriksson TT Atenna TT90, P100, L-400 tal, Robofon 5- och 8 ställig L-400, Futura, Contact ID, P-100, Electrolux TT GSM: Multicom, Contal. SMS modem. IP/ GPRS: Multicom, Contal. SOS Access vers. 4, vid leverans av stängda protokoll skall leverantören tillhandahålla mjukvaruprogram för visning i vårt system kostnadsfritt. Om någon av ovanstående kommunikations protokoll inte kan levereras, och leverantören ändå vill leverera sitt larm. Måste leverantören acceptera att alla nödvändiga installationskostnader för att larmet skall kunna kommunicera mot kommunens system, betalas av leverantören. Detta 5
innefattar även den eventuella tid som kan uppkomma för kommunens egen personal, detta skall debiteras enligt självkostnadsmodellen mot leverantören. 3.1 Arbetsledning Entreprenören ska tillhandahålla namngiven arbetsledare. Denne arbetsledare ska under arbetstid vara tillgänglig, t ex via mobiltelefon för beställarens personal. Detta skall presnteras i anslutning till avtals start. 3.2 Anställda Anställda ska kunna läsa, förstå och tala svenska. 3.3 Lås-scheman: Vid in och utgång av avtal skall entreprenören medverka till överföring av kommunens låsscheman, delningar och dylikt vid leverantörsbyte. Fysiska produkter i lås-schemat förbliver beställarens egendom, även efter kontraktstiden. Samtliga låsscheman skall överföras på den nya entreprenören, Kopior får ej behållas av leverantören. Annan ev upprättad dokumentation blir beställarens egendom, och skall vid förfrågan överlämnas till beställaren eller till den nya upphandlade entreprenören efter godkännande från tillverkaren. Om alla tjänster och dokumentation är korrekt utförd enligt branschens praxis, utfärdas ett intyg om ansvarsfrihet för utgående avtalspart. Digital hantering av låsschema => vid förändringar i låssystem (t.ex. ny nyckel, förändring i låscylinder) skall uppdatering skickas till kund. (idag utnyttjar enbart Öviks hem och Arken denna tjänst). Lås-scheman och ev övrig upprättad dokumentation skall förvaras på ett betryggande sätt i stöld- och brandsäkra utrymmen. Kostnader rörande behörighetsavtal Vid nuvarande avtals utgång och eventuellt leverantörsbyte skall behörighetsavtal med servicestation beträffande befintliga lås-system skrivas allternativt överföras. Dessa kostnader får vidare faktureras på kommunen och i de fall skall fakturering ske utan påslag, fakturor från underleverantören rörande dessa kostnader skall bifogas när debitering görs på kommunen. Denna uppstartskostnad kommer inte att utvärderas, för att inte åsidosätta konkurrensen. 3.4 Tider/Servicestation Akuta arbeten under ordinarie arbetstid(t ex låsöppning, passersystem som havererat) skall kunna utföras inom 2 arbetstimmar. Planerade arbeten inom 1 arbetsvecka eller enligt överenskommelse. Överlämnade av material Entreprenör skall ha in- och utlämningsställe inom centralorten Örnsköldsvik. Servicesstället skall vara öppet minst 5 timmar per vardag. Vid kontraktsöverenskommelse kan beställare och entreprenör besluta om var in- och utlämningsställe kan ske. Ersättning för frakt och emballagekostnader erhålls ej. Entreprenören ska lagerhålla förekommande 5 st/sort av nyckelämnen som beställaren använder: Assa, Kaba samt Alfa. Övrigt material ska kunna levereras inom 5 arbetsdagar. 3.5 Beställning rutiner Entreprenör ska kunna ta emot beställning via Epost och Fax. Alla planerade uppdrag beställs skriftligt av beställaren. Om beställarens hyresgäster gör felanmälan, ska entreprenören först få beställarens godkännande att utföra uppdrag. Entreprenör får endast utföra omedelbara uppdrag utan beställarens godkännande om det finns risk för personsäkerhet. Entreprenörens personal samt eventuella underentreprenörer ska följa beställarens grundkrav 6
för utförande av arbeten. Arbetet ska utföras på ett fackmannamässigt sätt. Låsöppning: Vid låsöppning skall alltid kasserad låscylinder överlämnas till entreprenören. Låstekniker: Beställarens kontaktperson skall uppsökas/kontaktas innan arbete påbörjas, tekniker ska legitimera samt berätta vilket företag den arbetar på samt vem som är beställare. Arbetsorder skall uppvisas/upprättas Tystnadsplikt enligt gällande sekretesslagstiftning Avrapportering ska ske när uppdraget är slutfört, lämna och redovisa tidrapport för underskrift. Akut beställning: Vid akuta beställningar skall följande kunna utföras inom den tidsfrist som angivits ovan: Avhjälpa akuta problem vid händelse av inbrott, inbrottsförsök, skadegörelse och liknande. Tillhandahålla tillfälliga skallåsningar vid till exempel borttappade nycklar eller motsvarande. Övrigt: Beställaren skall legitimera sig vid nyckelbeställning samt uppvisa fakturareferensnummer. Nycklar skall vara märkta med ID-nr Nycklar skall vara patenterade och juridiskt skyddade Piratämnen skall ej levereras 3.6 Tidrapport Entreprenören ska kontinuerligt föra tidrapporter för löpande arbeten per timme. På tidrapport ska framgå: Beskrivning av utfört arbete. Adress och lägenhetsnummer eller motsvarande där arbete utförts. Ev. beställnings eller arbetsordernummer. Nedlagd arbetstid där tidpunkter då arbetet utförts framgår. Tidrapport ska personligen undertecknas av den eller de som utfört arbetet. 3.7 Material Samtliga produkter skall vara typgodkända enligt gällande lagstiftning 3.8 Arbetsmiljöansvar Entreprenören har arbetsmiljöansvar för sina anställda och ska se till att det egna arbetet inte medför arbetsmiljörisker för andra på arbetsplatsen. Samtliga på arbetsplatsen är skyldiga att medverka i det gemensamma skyddsarbetet efter Arbetsledare/Bas U:s anvisningar. För Öviks Energi gäller följande: Se bifogade bilaga. 3.9 Miljökrav: Producentansvaret för elektriska och elektroniska produkter skall uppfyllas Anbudsgivaren skall kunna ge relevant miljöinformation om produkterna i sortimentet. Informationen skall omfatta skrotnings- eller återvinningsanvisningar. Avfall skall omhändertas enligt svensk lag. Arbetsmiljöverkets anvisningar skall följas. Renhållning Entreprenören bortforslar avfall för deponering och källsortering. Avfall ska källsorteras, minst i enlighet med kommunens renhållningsförordning. 7
Städning Entreprenören ska kontinuerligt städa efter sig på arbetsplatsen. Entreprenören ska efter utfört arbete väl städa utrymme som varit föremål för arbete eller utrymme som på annat sätt påverkats av smuts eller nedskräpning. I övrigt ska överblivet material, täckpapper och dylikt tas bort från arbetsområdet. Material som emballage, täckpapper, restmaterial och dylikt samt demonterat material ska genom entreprenörens försorg transporteras bort från området. Övriga delar som berörs av arbetena, t ex trapphus och hissar, städas vid behov av entreprenören. För Öviks Energi gäller följande: Se bifogade bilaga. 3.10 Underentreprenör Om leverantören anlitar underleverantör eller distributör för hela eller delar av uppdraget har leverantören det fulla ansvaret för samtliga samarbetspartners. Uppgifter om vilket område och hur stor del av uppdraget som eventuellt kommer att utföras av underentreprenör skall bifogas anbudet. 3.11 Övrigt Tillfällig el- och VA-försörjning m m Entreprenören får använda fastighetens ordinarie eluttag och ordinarie VA-nät. Användningen bör i så fall ske i samråd med beställaren. Ev erforderliga provisoriska installationer ombesörjs av entreprenören. Utrustning Entreprenören ska för eget bruk och eventuell underentreprenör tillhanda hålla erforderlig utrustning som krävs för arbetets utförande. Erforderliga skyddskläder, hjälpmedel, förbrukningsartiklar (ex. borrar, sågblad och rondeller mm) skall ingå i timarvode. Lagring av material i lägenheter, entréer eller trapphus utöver det som ska återmonteras, får ej förekomma. Om entreprenören önskar förvara sitt material i beställarens fastigheter ska detta överenskommas med beställaren i mån av utrymme. Hänsyn Under arbetets utförande ansvarar Entreprenören för låsanordningar och bevakning som kan krävas för att förebygga stöld, inbrott eller skada. Lägenheter får ej lämnas med ytterdörren olåst. Hyresgästernas egendom som radio, telefon mm får inte användas om inte tillstånd har meddelats. Hänsyn ska visas, tänk på att din arbetsplats är någons hem. Parkeringsreglerna ska respekteras. 4 Anbudsprövning Anbudsprövningen sker i två steg: kvalificering av anbudsgivare och anbudsutvärdering. Prövningen kommer att ske utifrån anbudsgivarens skriftliga redogörelse. 4.1 Kvalificeringsfasen Kvalificeringsfasen omfattar formell prövning av anbudsgivarens lämplighet med avseende till dennes: Tekniskt och yrkesmässiga kapacitet Uppfyllande av i förfrågan ställda skallkrav. 4.2 Utvärderingsfasen 8
I utvärderingsfasen utvärderas de anbud som gått vidare från kvalificeringsfasen. 4.3 Vinnande anbud Det anbud som har lägst pris skall antas. 9