UPPHANDLING AV STÄDTJÄNSTER

UPPHANDLING AV STÄDTJÄNSTER Förrd Denna upphandlingsvägledning är framtagen av arbetsmarknadens parter, Almega Städföretagen, Fastighetsanställdas förbund, Kmmunalarbetarförbundet samt i samråd med nätverk Serviceupphandling sm består av ffentliga upphandlare, leverantörer, myndigheter ch knsulter. Almega Städföretagen Kmmunal arbetarförbundet Fastighetsanställdas förbund Inledning Att upphandla städtjänster kan vid första anblicken verka vara en enkel tjänst ch att upphandla. Så är inte fallet. Prispress ch brist på kvalitetskrav är mycket vanligt vid upphandlingsprcessen. Av 1200 granskade upphandlingar av städtjänster är det 98 % av dessa sm har tilldelats till lägsta pris utan att det ställs några kvalitetskrav i förfrågningsunderlagen! I en bransch sm styrs av upphandlingar är det avgörande hur förfrågningsunderlagen ser ut för att göra en sund knkurrenskraftig marknad med sjysta villkr för de anställda. I ch med den stra knkurrensen har såväl små sm stra företag varit beredda att pressa priserna till det yttersta ch detta påverkar även företagens anställda. Syftet med denna mdell för upphandling av städtjänster är att stödja ch sprida infrmatin till upphandlare, beställare, plitiker, verksamhetschefer ch andra sm påverkas av eller fattar beslut m att köpa städtjänster. I mdellen finns praktiska exempel på tillvägagångssätt för lika faser i en upphandlingsprcess. Mdellen innehåller även skrivningar, avtalsvillkr ch exempel från väl fungerande affärer ch förfrågningsunderlag av städtjänster sm kan användas fritt vid framtagning av just ditt förfrågningsunderlag. SAMMANFATTNING Den nya vägledningen är uppdelad i de traditinella tre faserna i en upphandlingsprcess den förtydligar de lika faserna i rdningen ch är indelat i tre avsnitt, ett Före, ett Under ch ett Efter upphandlingen. I varje del finns alla viktiga förutsättningar med sm ger råd till en gd affär för samtliga inblandade. Vägledningen påvisar praktiska råd genm hela upphandlingsprcessen ch bjuder i varje del på tydligt punktade saker att göra, beakta eller bara tänka på. En behvsbild, målbild ch en uppföljningsfas sm genm hela upphandlingsprcessen ger förutsättningar att alla parter. Före-delen: Här inventeras bland annat behv, krav, marknadsförutsättningar ch målet med upphandlingen Under-delen: Här har anbudslämnaren rätt att ställa frågr ch erhålla svar under anbudstiden. Efter-delen: Här startar det viktiga arbetet med att få en fungerande affär på plats ch hur man arbetar med uppföljningen Sida 1 av 13

Krt m städ- ch servicebranschen Städ- ch servicebranschen består av 2 882 aktieblag med sammanlagt närmare 56 000 anställda ch msatte närmare 29,4 miljarder krnr år 2015/2016. Almega Serviceföretagen, sm förutm städ- ch serviceföretag även innefattar FM-företag, Hemserviceföretag ch Saneringsföretag. Sammanlagt har Almega Serviceföretagen 1231 medlemsföretag, varav 843 är städ- ch serviceföretag, 235 Hemserviceföretag ch 154 är Saneringsföretag (september 2017). Almegas Städ- ch serviceföretag representerar 87 prcent av msättningen i branschen. FÖRE Förberedelsearbetet till en upphandling är den viktigaste fasen i en upphandlingsprcess. Här inventeras bland annat behv, krav, marknadsförutsättningar ch målet med upphandlingen. Ett undermåligt förarbete resulterar ftast i klara kravställningar ch målbilder. Sm en effekt av detta leder ftast mindre förstudier till sämre fungerande avtal, leverans ch partnerskap. Den andra sidan av myntet är att vara en initierad, påläst ch intresserad köpare. Köparen gör rdentliga inventeringar av hur nuvarande avtal fungerar, behven upphandlingen ska täcka, mekanismerna på den aktuella marknaden. Prjektgruppen - Teamet för upphandlingen Persner sm abslut bör vara delaktiga i det förberedande arbetet är främst: Beställaren Inköparen Referensgruppen Brukaren av tjänsten Prjektledaren Avtalsförvaltaren/Kategriansvarig Sakkunnig för städtjänster Fackligarganisatiner Prjektgruppens ansvarar för att säkerställa att rätt resurser ch beslutsmandat kpplas till prjektet. Prjektgruppen ansvarar bland annat för upphandlingsprcessen samt inhämtande av sakkunskap, juridisk kmpetens, förankring internt, kmmunikatin externt ch uppföljningen. Behvsbild ch nuvarande avtal Att endast läsa det nuvarande avtalet ch de förra upphandlingsunderlagen medför str risk att de för dagen aktuella behven inte kmmer att tillgdses. Det är av str vikt att samtliga i prjektgruppen deltar aktivt när behvsbilden ska bestämmas. Att lämna över ansvaret för behvsinventering ch behvsbild till en enskild upphandlare är inte lämpligt alls. En upphandlare har själv mycket sällan de insikter ch verksamhetsmässiga kunskaper sm krävs för att säkerställa behvsinventeringen. Om behvsbilden inte ha förankring i verksamhetens faktiska behv kmmer den kmmande affären med all sannlikhet missa målet. Det ska göras en analys hur det nuvarande avtalet fungerar. Nuvarande avtal Kvalitativ analys av erhållen leverans Reklamatiner Avvikelser Avtalstrhet hs båda parter Sida 2 av 13

Målbild med affären Det är viktigt för prjektgruppen att bilda sig en tydlig bild av det mål man har med affären. Målbilden är mycket sällan att få ett avtal på plats, det är en frmaliafråga. Målet med affären kan vara flera. Nedan är några exempel på vanliga målbilder. Leverantörsmix Önskas en eller flera leverantörer Kvalitetskrav Definiera kvalitet genm att ställa tydliga kvalitetskrav Vad ska ingå i upphandlingen Det är viktigt att prjektgruppen får en klar bild av vilken kvalitet ch mfattning/frekvens för städningen ska köpas det ch vilket behv upphandlingen avser att täcka. Det ska göras en analys hur det nuvarande avtalet fungerar. Syftet av analysen är att få en bild m det nuvarande avtalet täcker behvet eller m det finns behv att förändra avtalets mfattning. En av ambitinerna med analysen är att hitta framgångsfaktrerna till det nya avtalet. Upphandlingsstrategi Det finns ett strt antal frågr köparen måste ställa sig när det gäller upphandlingsstrategi i det förberedande arbetet. Flera av frågrna handlar m hur man vill att det framtida avtalet ska fungera ch hur upphandlingen ska göras. Det är viktigt att ta med dessa frågeställningar när man gör sin marknadsanalys så att de ptentiella leverantörerna kan bidra med infrmatin m hur marknaden fungerar i leveransen. Olika typer av anbudsmråden Eventuella ptiner Avrpsmekanismer vid ramavtal Utfrmningen av avtalet Allmänna ch särskilda kravmråden Typ av upphandlingsförfarande Uppföljning av det kmmande avtalet Dialg I det förberedande arbetet till en upphandling är det viktigt att inhämta infrmatin från marknaden ch till viss del även dela med sig av infrmatin. Dialg kan man ha ända fram till publicering av upphandlingsdkumenten ch rekmmenderas starkt. Dialg kan man ha med flera parter, inte bara sina nuvarande leverantörer. Det är klkt att bjuda in andra leverantörer av tjänsten, branschrganisatiner, fackliga rganisatiner, leverantörsföreningar ch andra sammanslutningar sm kan bidra med knkret infrmatin. Dialgen är en viktig del av marknadsanalysen. Det är i marknadsanalysen köparen kan stämma av sina behv ch krav jämte utbud ch marknadsförutsättningar. Allt från prisbild, marknadstrender ch möjliga leverantörer till leveranskapacitet ch avtalsvillkr kan stämmas av ch analyseras i denna dialg. Det finns en mängd lika sätt att arbeta med denna infrmatinsinhämtning. Det bästa resultatet av dialgen får man med kmbinatin av flera aktiviteter. Sida 3 av 13

Hearing Hearing innebär att köparen bjuder in till öppen föredragning. Oftast sker en hearing i köparens lkaler men kan mycket väl sker hs till exempel en branschrganisatin. Representanter från köparen sm bör delta är upphandlare, beställare ch verksamhetschefer. Berätta m kmmande upphandlingar Berätta m framåtskridande i upphandlingsarbetet Be m input från branschen i allmänna ch specifika frågr RFI Request Fr Infrmatin (RFI) innebär att köparen ber marknaden inkmma med synpunkter eller infrmatin skriftligt före en upphandling. Vissa RFI är allmänt hållna ch vissa mer detaljerade. Många RFI:er innehåller frågr m marknadspriset just nu, hur leverans kan tryggas ch vad sm är rimliga avtalsvillkr. När en RFI skickas ut är det viktigt att tillräckligt med tid ges för ptentiella leverantörer att svara på den. Dessvärre har vi sett att köpare skickar ut en RFI utan att beakta svaren sm inkmmit. Det är högst lyckligt då möjliga leverantörer inm flera lika tjänster ch varr kmmer sluta besvara köparens RFI:er vilket innebär ett kunskapstapp för köparen. Exempel på frågeställningar i en RFI: Kan marknaden leverera tjänsten eller varr man önskar Hur ser förutsättningarna ut för lyckad leverans ut Rimliga avtalsvillkr Andra typer av lösningar, t ex funktin eller in- ch utsurcing Närliggande tjänster sm kan vara av intresse Vilka branschspecifika förutsättningar finns det Reginala speciella förutsättningar Prismdeller Rimliga viten Extern remiss Extern remiss innebär att köparen skickar ut hela sitt färdiga upphandlingsunderlag på remiss till marknaden. Detta kan ske genm de traditinella upphandlingssystemen ch med hjälp av en branschrganisatin ch fackligarganisatiner. Syftet är att när köparen anser sig vara färdig vill köparen inhämta de sista synpunkterna från marknaden till sitt kmmande köp. Externa remisser uppskattas av många leverantörer under förutsättning att de lämnade synpunkterna beaktas. Extern remiss tar en del tid för leverantören att göra vilket måste respekteras av köparen. Samtidigt är extern remiss ett mycket effektivt ch träffsäkert sätt för köparen att erhålla den sista ch ftast väsentliga inputen till sitt slutliga upphandlingsunderlag. Flera upphandlande myndigheter skickar även sin externa remiss till branschrganisatiner ch fackligarganisatiner för att erhålla en branschövergripande bild av sin kmmande affär. Branschrganisatinen ch kan även stödja med infrmatinsspridning av den externa remissen till rganisatinens medlemsföretag. Leverantörsmöten Ett utmärkt sätt att få en bra bild över marknad, tjänsten, leveransförutsättning ch mycket mer är persnliga möten med leverantörer i branschen man avser göra ett köp i. Dessa möten sker Sida 4 av 13

enskilt mellan leverantören ch köparen. I vissa branscher finns en mindre väl utvecklad relatin mellan köpare ch säljare varför det fta är en gd idé att träffa samma leverantör mer än en gång. Tillit mellan parterna medför ökad öppenhet. Deltagare på köparsidan vid denna typ av enskilda möten bör så många från Prjektgruppen sm möjligt. Detta ger bästa förutsättningar för att samtalet ska kunna kretsa m hela den kmmande affären. Det är även viktigt att inte bara nöja sig med att träffa sina nuvarande leverantörer. En mix av möjliga leverantörer är bäst. Nedan finns några förslag på typ av leverantörer i denna mix. Lkala leverantörer Reginala leverantörer Natinella leverantörer Krav på leverantören Ett mycket viktigt mråde att analysera ch besluta m i förberedelsearbetet är vilka frmella krav man ska ställa på leverantören. Dessa krav måste vara anpassade efter tjänsten sm man ska köpa. Kraven ska gälla för alla de möjliga anbudsgivarna ch vissa krav kan sedan föras över till avtalet. Det är tyvärr fta man ser krav sm är alldeles för allmängiltiga ch uddlösa vilket medför att kraven inte medför någt värde för köparen. Krav på antal års erfarenhet av leverans av tjänsten Vissa köpare vill att de ptentiella leverantörerna har en viss längd på erfarenhet av städtjänster. Oftast kmmer detta till uttryck genm att ställa krav på referenser men ibland finns krav på hur länge företaget funnits ch bedrivit verksamhet inm mrådet sm upphandlingen avser. Anbudslämnaren skall ha minst två års erfarenhet av städning inm kntrslkaler. Bevis skall bifgas till anbudet. Omsättningskrav på leverantören Det blir vanligare förekmmande att det ställs krav på viss uppnådd msättning hs anbudsgivaren. Sm huvudregel kan sägas att msättningskravet inte får överstiga 2 gånger avtalsvärdet. Årlig msättning (leverantören själv eller tillsammans med underleverantör/er) ska uppgå till minst fyra miljner SEK under 2016. Referenskrav Att begära in referenser är ett vanligt sätt att styrka en anbudlämnares erfarenhet. Tyvärr händer det att de referenskrav sm ställs är för snäva eller för allmängiltiga. Det finns exempel där en upphandlande myndighet ställt krav på ett strt antal referenser ch att samtliga ska avse ffentlig sektr. Detta riskerar att begränsa antalet anbudslämnare ch inte möjliggöra för bästa knkurrens. Det är viktigt att anpassa sina referenser utefter sitt eget köp ch förutsättningar. Sida 5 av 13

Referensuppdrag för kvalificering av företaget Anbudsgivaren ska ange tre (3) aktuella (senaste 3 åren) referenser. Frågr till referenter: Anbudsgivaren har i refererat städuppdrag visat mycket gd förmåga att: leverera extratjänster i rätt tid samarbeta vid genmförande av uppdrag med kvalitet ch engagemang genmföra uppdraget till full belåtenhet ch att detta talar för att anbudsgivaren ska kunna utföra nu påtänkt avtal på ett effektivt ch fördelaktigt sätt Kvalitets-, hållbarhets- ch miljöarbete Idag ställs lika frmer av krav gällande främst kvalitet ch miljö. Hållbarhetsfrågr ch CSR blir vanligare. Flera upphandlande myndigheter har plicys m att denna typ av prcesser ska finnas hs sina leverantörer. Dessvärre är det dck väldigt sällan denna typ av krav följs upp ch arbetas aktivt med hs köparen. Fler ch fler röster i upphandlingssammanhang anser att m köparen inte avser att följa upp denna typ av krav bör de inte ställas. När köparen väljer vilka krav inm detta mråde sm ska ställas är det viktigt att kraven utfrmas rätt. Exempel kvalitetsarbete: Anbudsgivaren ska tillämpa dkumenterade kvalitetssäkringsrutiner sm säkerställer att överenskmmen kvalitet uppnås, antingen i frm av gällande ISO-certifiering eller i frm av ett eget dkumenterat kvalitetssystem. Anbudet ska innehålla: Intyg m certifiering eller en redvisning av hur anbudsgivaren arbetar med kvalitetssäkring av sin verksamhet. Av redvisningen ska det framgå: Namn på kvalitetsansvarig Senaste uppdateringen av styrande dkument Kvalitetsplicy Beskrivning av metder sm används för att frtlöpande verifiera ch validera rganisatinens prcessers/tjänsters prestanda så att de mtsvarar kundernas behv ch krav Hur det aktuella uppdraget kmmer att kvalitetssäkras Exempel på miljöarbete: Anbudsgivaren ska i sitt arbete för myndigheten sträva efter att effektivisera ch minska förbrukningen av naturresurser samt välja miljöanpassade alternativ vid val av kemikalier ch städredskap. Anbudsgivaren bör ha ett miljöledningssystem enligt ISO 14001 eller mtsvarande. Anbudet ska innehålla: Intyg m eller en redvisning av hur anbudsgivaren arbetar med miljöfrågr i sin verksamhet. Av redvisningen ska framgå: Namn på miljöansvarig Sida 6 av 13

Senaste uppdateringen av styrande dkument Miljöplicy Ställ miljö- ch sciala krav på rätt sätt Se mer på Upphandlingsmyndigheten 1 Krav på kmpetens Krav på utbildning ska ställas Berörda arbetsledare i uppdraget ska ha genmgått SRY, Pryl eller mtsvarande utbildning. Anbudslämnaren skall inkmma vid anbudslämningen med intyg m detta. Städpersnalen ska genmgått mtsvarande utbildning senast 6 månader efter avtalets början. Priser Köparen måste bestämma vilken typ av prissättning sm ska användas i sitt kmmande avtal ch affär. Varje avtal bör kppla någn frm av index för prisuppräkningar. Leverantörernas kstnader ökar varje år för bland annat ökade lönekstnader. SCB har städindex bör användas. Undvik dck att använda begränsningar av hur str förändringen av indexet ska vara för att det ska ske en prisjustering. Detta lägger nödig eknmisk risk på leverantören. Enkelt pris per timme Anbudslämnaren ska lämna pris per timme. Pris ska anges i svenska krnr (SEK), exklusive mervärdesskatt i prisbilagan. Priset ska anges i frm av ett fast pris per timme, nrmal arbetstidsvecka månfre 08-16. Glvpris Köparen bestämmer ett pris sm inte får understigas. Anbudsgivaren ska ange sina lägsta acceptabla priset, glvpris. Priserna ska anges i SEK exklusive mms. Vägledning för glvpris, se mer på Almega Serviceföretagen 2 Det sätt köparen bestämmer prisangivelserna i en städupphandling är synnerligen viktig för den kmmande affären. För att bestämma ett förutbestämt pris krävs ingående insikter i städ- ch servicebranschen för att hitta rätt relevant prisläge. Blir det förutbestämda priset för lågt kmmer det kmmande avtalet ch leveransen inte fungera särskilt väl. Vid icke relevanta glvpriser har vi sett exempel på upphandlingar där merparten av anbudsgivare lämnat just glvpriset. Resultatet har blivit att stra delar av upphandlingen behövts lttas. 1 https://www.upphandlingsmyndigheten.se/hallbarhet/stall-hallbarhetskrav/stall-milj--ch-scialakrav-pa-ratt-satt/ 2 https://www.servicefretagen.se/branschfragr/stadtimmen_1 Sida 7 av 13

Utvärderingsmdell I upphandlingsrätten finns egentligen bara tre lika sätt att utvärdera anbud ch välja leverantörer efter. De är bästa förhållandet mellan pris ch kvalitet, kstnad eller pris. Tidigare så kallad lägsta pris upphandlingar har för många en negativ innebörd ch klang. Det hävdas på sina håll att en lägsta prisupphandling inte kan mfatta kvalitativa inslag. Detta är fel. En köpare kan stipulera ett antal absluta krav för lika frmer av kvalitet ch sedan utvärdera på lägsta pris. Däremt är det fta svårt för en persn utanför branschen att ta fram egna, verkningsfulla ch mervärdeskapande kvalitetsmdeller. Den typ av kvalitetsaspekter sm ftast används i utvärdering i en städupphandling är leveranssäkerhet, arbete vid reklamatiner, kntinuitet i uppdraget ch medlemskap i Almega Serviceföretagen. Eknmiska mest fördelaktiga Exempel 1 Följande utvärderingskriterier kmmer att utvärderas ch viktas enligt nedanstående krav. Utvärderingskriterier Viktning Pris 40 % Presentatin av genmförandeplan 30 % Referenser på arbetsledning 10 % Tekniska hjälpmedel (kvalitetskntrll, felrapprteringssystem) 10 % Auktrisatin 10 % Summa 100 % Exempel på parametrar för utvärdering. Presentatin för genmförandeplan: Lösning för tekniska prblem med städredskap (1-5 päng), Beredskap för frånvar, bemanningsplan. Hur många timmar beräknas för arbetsledning. Referenser på arbetsledning: Branscherfarenhet, utbildning enligt SRY. Tekniska hjälpmedel: Genmförande ch redvisning av kvalitetsuppföljning. Digitalt felrapprteringssystem. Det för Köparen mest fördelaktiga anbudet med hänsyn till vanstående kriterier kmmer att antas. Metd för pängsättning redgörs separat för respektive utvärderingskriterium. Anbudet med högst viktad Anbudssumma kmmer att tilldelas kntrakt i respektive mråde. Utvärderings-kriterier Viktning Erhållen päng leverantör A Viktad värde Pris 40% 10 =0,40*10 4 Presentatin av genmförandeplan 30% 7,2 =0,30*7,2 2,16 Referenser på arbetsledning 10% 7,5 =0,1*7,5 0,75 Tekniska hjälpmedel 10% 1,4 =0,1*1,4 0,14 Auktrisatin 10% 1,4 =0,1*1,4 0,14 Anbudssumma 100% 7,19 Sida 8 av 13

Exempel 2 De anbudsgivare sm uppfyller samtliga ska-krav går vidare till anbudsutvärderingen. Köparen tillämpar en reduktinsmdell i utvärderingen ch kmmer att anta det anbud sm har lägsta jämförelsepris. Jämförelsepriset uträknas enligt följande: Anbudspris minus eventuella reduktiner = jämförelsepris. Anbudsgivaren har i prisbilagan fyllt i efterfrågade pris pster ch erhållit ett anbudspris m 10 000 000 SEK. Samma anbudsgivare har efter genmgång av samtliga reduktiner erhållit ttalt 2 000 000 SEK i avdrag. Jämförelsepriset blir således 10 000 000 minus 2 000 0000, vilket blir 8 000 000 SEK i jämförelsepris. Reduktinerna sm är möjliga att erhålla är (utvecklas ytterligare nedan): Beskrivning av prcess för att praktivt arbeta för att krta tiden för beställning av extra tjänster; 100 000 kr reduktin Tekniska hjälpmedel; 100 000 reduktin Presentatinsmöte; 500 000 reduktin Auktrisatin i Almega Serviceföretagen eller liknande branschförening; 750 000 reduktin Pris eller kstnad Exempel 1 Vid utvärderingen av de inkmna anbuden kmmer sm mest tre anbud, sm erbjuder lägsta pris per delmråde, att antas. De tre anbudsgivarna med lägsta pris kmmer att tilldelas kntrakt med rangrdning efter pris. Har fler anbudsgivare erhållit samma pris, kmmer vinnande anbud utses genm lttning. Exempel 2 Pris 100 %, dvs lägsta pris. Den anbudslämnare sm lämnar lägst prisfaktr rangrdnas nummer 1, anbudslämnare med näst lägst pris rangrdnas nummer 2 ch så vidare tills avrpsrdningen är fylld. Kmmersiella villkr Ett avtalsförhållande pågår under flera år. Därför måste villkren för affären fungera för båda parterna. Det är ftast klkt att designa stra delar av de kmmersiella villkren utefter den specifika affärens förutsättningar. Almega Serviceföretagen har tagit fram allmänna kntraktsvillkr sm kan användas. Affärsvillkren måste vara jämbördiga när det gäller bland annat riskfördelningen. Att lägga all frm av eknmisk risk på leverantören är varken klkt eller rättvist. Detta kan även medföra att leverantörer avstår från att lämna anbud. Begränsa skadeansvar Ett skadeståndsansvar måste begränsas till någt belpp. Det finns inga försäkringar sm en leverantör kan teckna sm saknar ett tak för hur högt ett skadeståndsansvar kan vara. Leverantören ansvarar för direkta skadr sm vållats beställaren pga fel eller försummelse av leverantören eller av leverantörens persnal. Skadeståndsansvaret Sida 9 av 13

mfattar endast direkt skada ch således ej följdskada, allmän förmögenhetsskada eller indirekta skadr såsm ex. vis utebliven vinst. Leverantörens ansvar är begränsat till 5.000.000 SEK per år. Rimliga ch knsekventa viten Viten skall inte användas för att straffa leverantören för minsta lilla avvikelse. Viten ska användas för aspekter i avtalet ch leveransen sm är av hög vikt för köparen. Viktigt är även att köparen effektuerar viten ch inte endast slentrianmässigt utkräver viten. Alla leverantörer ska behandlas på samma sätt. Exempel Vite utgår m leverantören inte kan fullgöra sitt åtagande, d v s utfört städning i en viss mråde/lkal. Vite utgår med 1000 kr per händelse. UNDER När upphandlingen är publicerad är utrymmet för dialg ch förändringar av förfrågningsunderlaget tämligen begränsade. Däremt har anbudslämnare rätt att ställa frågr ch erhålla svar under anbudstiden. Tyvärr upplever många upphandlande myndigheter det mer eller mindre besvärande att svara på många frågr. Oftast berr antalet ställda frågr under anbudstiden på kvaliteten av förarbetet inför upphandlingen ch tydligheten i underlagen. Om upphandlingsunderlagets kvalitet är resultatet av bristande marknadsanalys, behvsinventering ch kunskap m branschförutsättningar kmmer många frågr att ställas. Dessutm kmmer frågrna bli svåra att besvara på ett kvalitativt sätt. Nedan finns ett antal förhållningssätt sm brukar gynna både köparen ch säljaren under anbudstiden. Tidplan för upphandlingen Bestäm en rimlig tid för att inkmma med anbud Kräver anbudet referenser. Ta med i beaktande att det tar tid att inhämta referenser. Kräver anbudet många kvalitativa skrivna texter sm tar mfattande tid att prducera för leverantören. Räkna med att många frågr kmmer ställas ch behöva besvaras. Planera tidigt in tidpunkten för utvärdering ch tilldelning samt avtalsstart. Frågr ch svar Säkerställ infrmatinsflödet Före publicering, säkerställ att prjektgruppen finns tillgänglig för frågr sm måste besvaras under anbudstiden. Ge tydliga svar på ställda frågr Svara inte enbart med en hänvisning till en punkt i förfrågningsunderlaget Kntakta frågeställare vid tydligheter ch be m förklaringar Snabbhet Besvara frågr snabbt ch löpande Väldigt många frågr Om det inkmmer väldigt mycket frågr tyder detta på tydligheter i upphandlingsunderlagen sm påverkar själva affären för anbudslämnarna. Förläng anbudstiden så att alla ptentiella viktiga följdfrågr kan hinnas med. Förändringar av upphandlingsunderlagen Sida 10 av 13

Ändra upphandlingsunderlaget vid behv Det är tillåtet att justera upphandlingsunderlaget under anbudstiden så länga inga väsentliga förändringar görs. Var öppen för denna lösning. Det finns ingen anledning till att påtalade klarheter kvarstår vid utvärdering, tilldelning ch avtalstid. Justeras upphandlingsunderlaget så förläng anbudstiden. Uppdatera upphandlingsunderlaget direkt vid justeringar. Avbrytande av upphandling Avbryt vid behv Märker upphandlande myndighet genm frågrna att upphandlingen är undermålig riskeras hela den kmmande affären vilket försämrar möjligheterna till relevant leverans är det bättre att avbryta upphandlingen. Varken köpare eller säljare kmmer ha någn nytta av ett avtal sm inte fungerar. Relatinerna mellan köpare ch säljare kmmer försämras under ett avtal sm inte fungerar. Utvärdering Vem utvärderar anbuden Så många sm möjligt i Prjektgruppen bör ingå i gruppen sm utvärderar anbuden. Påbörja utvärderingen så snart sm möjligt. Behöver det ske kmpletteringar ch får sådana ske. Tänk på upphandlingssekretessen. Tilldelning Tilldelningsbeslut Skriv tydliga ch relevanta tilldelningsbeslut ch prtkll. Skicka gärna ut alla prtkll, matriser ch annat sm varit del av utvärderingsprcessen. Ring till anbudslämnare, både vinnare ch förlrare, före utskicket av tilldelningsbeslutet. Detta uppskattas ch verkar ha en tendens att minska antalet överprövningar. EFTER När den frmella delen av upphandlingen är avklarad ch avtalet är undertecknat startar det viktiga arbetet med att få en fungerande affär på plats. Avtalsimplementering Internt hs köparen Avtalsmöten Träffa ch berätta för alla beställare m avtalet ch dess mekanismer Tydliggör syftet ch målet med upphandlingen Påtala avtalstrhet ch sanktiner för brtt mt avtalet Avtalsdatabas Publicera med rätt sökrd Enkla ch tydliga avrpsrutiner för extra beställningar Beställningar sm inte mfattas av avtalet Ska bred tlkning av avtalet ske Direktupphandling Mallar för beställningar Rutiner för extrabeställningar Prjektgrupp träffar leverantörerna Sida 11 av 13

Externt med leverantör/leverantörer Bjuda in leverantör/leverantörer till samtal Gå igenm målbild ch ambitiner Fråga efter leverantörernas ambitiner ch mål med affären Fråga efter eventuella klarheter Behv av tillägg till avtalet? Väsentliga förändringar? Avtalsdagar Kntaktförmedling Beställare Leverantören Uppföljning Avtalstrhet Rangrdning Avrpas allt med respekt till rangrdningen Avvikelser Uppfylls leveranstiderna ch leveranskvalitet Antal avrp sm de fact levereras Förnyad knkurrensutsättning Instruktinsmallar Utvärderingsmdeller vid avrp Kntaktvägar Utvärdera ch förbättra mdeller för förnyad knkurrensutsättning Samverkansmöten Alla deltagares reflektiner är värdefulla för att förbättra ch utveckla partnerskapet i affären. Bestäm möten med leverantörer med krtare intervall under avtalets första år Stöd varandra i implementeringen av avtalet, det ligger i båda parters intresse För prtkll ch aktivitetslista Årliga avtalsmöten Analysera hur samarbetet funkar Förbättringsåtgärder ch planer För prtkll ch aktivitetslista Sanktiner Viten Knsekvent utkrävande av viten vid överträdelser Skadestånd Håll dialg med leverantören ch kräv förbättring före skadestånd Säkerställ krrekt dkumentatin ch dela med leverantören Hävning av avtal Säkerställ krrekt dkumentatin Håll leverantören infrmerad löpande Statistik ch nyckeltal Jämför egen ch leverantörernas statistik m leveransen Sida 12 av 13

Inför ny upphandling Kartlägg utfallet av pågående affär jämte målbilden Interna diskussiner m förbättringar till nästa avtal Samtal med nuvarande leverantören Sida 13 av 13