Demohandledning från Visma Spcs Denna demohandledning för ger dig möjlighet att i lugn och ro utvärdera hur programmet fungerar och efter hand upptäcka och prova olika funktioner som passar för just din verksamhet. Programmet är en demoversion av 3000, som tillåter dig att använda alla modulerna i ett begränsat läge i 45 dagar. Det här kan programmen Nedan ser du vilka huvudfunktioner som finns i de olika varianterna av. Visma Compact 500 Visma Compact 750 Visma Compact 1000 Visma Compact 1500 Visma Compact 3000 Redovisning x x x x x Budget x x x x x Inköp /Beställning Inleverans Leverantörsreskontra x x x Utbetalning och utlandsbetalning x x x Offert och order x x x Kundreskontra x x x Kundfakturering x x x Utleverans och följesedel Inbetalning och inläsning av OCR-fil Lager Anpassad för Visma E-faktura Rapporter och utskrifter x x x x x x x x x x x x x x Analys och nyckeltal x x x x x Valutahantering x x x x Anpassad för Visma Compact API x x x x x x x x Mer information om de olika delarna i programmet får du när du trycker på F1-knappen då du arbetar i programmet.
Innehåll Det här kan programmen 1 Installation av programmet 3 Starta 3 Redovisning 4 Registrera ett verifikat 4 Leverantörsreskontra 5 Registrera en leverantörsfaktura 5 Utbetalning 6 Göra en manuell betalning 6 Fakturering 8 Skapa en faktura 8 Hantera fakturor 9 Skriv ut och bokför faktura 9 Inbetalning 10 Registrera en inbetalning 10 Analys 11 Kontoanalys 11 SRU-analys 11 Objektanalys 11 Kundanalys 11 Leverantörsanalys 11 Företagsanalys 11 Utskriftscentralen 12 Skriv ut en rapport. 12 2
Installation av programmet 1. Ladda ner demon från hemsidan http://www.vismaspcs.se/demo. 2. Klicka på den nedladdade filen. Installationsprogrammet självstartar. 3. Följ instruktionerna. 4. Slutför installationen. En demoversion av 3000 är nu installerad. En programikon läggs automatiskt på datorns skrivbord. Starta 1. Dubbelklicka på ikonen på skrivbordet för att starta programmet. Ange DEMO som kundnummer och licensnummer vid första starttillfället. 2. Markera Testbolag Övningsbolaget AB i företagslistan. 3. Klicka på Välj för att starta Övningsbolaget. I Övningsbolaget finns alla uppgifter upplagda som du behöver för att genomföra de övningar som finns i denna demohandledning. 3
Redovisning Bokföringen är själva hjärtat i programmet. I modulen Redovisning bokför du dina verifikat. Du kan se alla konton och deras aktuella saldo i den nedre vänstra programfönstret av redovisningsformuläret, Kontolistan, när du sparat en verifikation. Registrera ett verifikat Du ska nu skapa ett verifikat som avser en amortering av ett banklån med 10 000 kr. Pengarna tas ut från checkkontot. Bokföringsdatum är den 10 januari. 1. Välj Program Redovisning. 2. Välj Serie A: Redovisning. 3. Justera datumet eller tryck Enter för bekräfta datumvalet. 4. Ange kontonummer för lån (2840 Kortfristiga låneskulder). Tryck Enter. 5. Ange en egen eller förvald text som berättar vad du bokför (Amortering). Tryck Enter. 6. Ange beloppet som ska amorteras (10 000: -) i debetkolumnen och tryck Enter. 7. Ange motkonto (1930 Checkkonto) på nästa rad. Tryck Enter. 8. Om texten som visas är OK tryck Enter. 9. Om beloppet är OK tryck Enter. 10. Välj Spara då verifikatet balanserar och ett nytt verifikat visas i fönstret och programmet är redo för nästa registrering. 4
Leverantörsreskontra Leverantörsreskontra är en funktion som hjälper dig att hålla reda på dina leverantörsskulder och dina utbetalningar. Leverantörsreskontran består av leverantörsbokning, utbetalningar och reskontradel. Leverantörsreskontran och redovisningen uppdateras direkt när du sparar en leverantörsfaktura. För varje leverantörsfaktura skapas ett verifikat i redovisningen. Registrera en leverantörsfaktura I det här exemplet ska du registrera en leverantörsfaktura i Övningsbolaget från Audi Svenska AB på 8 600 kr. Fakturadatum är den 25 januari och fakturanummer 4564. 1. Välj Program - Leverantörsreskontra - Leverantörsbokning. 2. Skriv leverantörens namn (Audi Svenska AB) i rutan Namn. Tryck Pil Ner. Tryck Enter. 3. Fyll i leverantörens fakturanummer enligt fakturan (4564). Tryck Enter. 4. Skriv bokföringsdag och tryck Enter. 5. Tryck Enter för att godkänna förfallodagen och tryck Enter tills markören hamnar i fältet Fakt.belopp. 6. Fyll i fakturabeloppet (8600 kr). Tryck Enter. 7. Tryck Enter igen för att godkänna momsen. Konteringen visas i konteringsfönstret, med ett förslag på kostnadskonto (4010) som hämtas från Leverantörsregistret. Moms visas automatiskt om leverantörens inköpskonto har rätt inställning. Längst upp till höger i programfönstret, efter leverantörsfakturans löpnummer, ser du vilket verifikatnummer fakturan kommer att få i redovisningen. 8. Välj Spara för att spara leverantörsfakturan och en ny leverantörsfaktura visas i fönstret och programmet är redo för nästa registrering. 5
Utbetalning Det är dags att betala leverantörsfakturan och genom att använda modulen Utbetalning, skapar du enkelt betalningsfiler som kan överföras via internet till din affärsbank för betalning. Där bevakas dina betalningsuppdrag samtidigt som de betalas på rätt dag. Betalning av leverantörsfakturor kan göras på två olika sätt: Automatiskt eller Manuellt. Vid automatisk betalning utnyttjar du betalmodulen för bank- respektive plusgiro och skapar en betalfil som du sänder iväg. Vid manuell betalning betalar du själv fakturorna genom att logga in på internetbanken. Programmet uppdaterar både redovisningen och reskontran i samband med att du sparar. Göra en manuell betalning 1. Välj Program Leverantörsreskontra - Utbetalningar. Markören står i fältet Bet.dag med dagens datum valt. 2. Ändra betalningsdag (24 feb) och kontrollera att betalkontot på raden ovanför stämmer. 3. Markera valet Obetalda i området Visa. 4. Dubbelklicka på fakturan i övre listan. 5. Fönstret Rätt belopp? öppnas. 6. Kontrollera beloppet. Välj OK, för att godkänna betalningsbeloppet och stänga fönstret. 7. Fakturan flyttas till nedre listan Till betalning. 6
8. Välj Spara. 9. En informationsruta visas och du får frågan om du vill göra betalningen manuellt.välj Ja. 10. Ska programmet uppdatera både redovisningen och reskontran i samband med att du sparar. Klicka på knappen Ja. Nu har du genomfört en manuell betalning. 7
Fakturering Fakturering - Kundreskontra är en funktion som hjälper dig att skapa en faktura på ett mycket enkelt sätt och att hålla reda på dina kundfordringar och kundernas inbetalningar. Programmet hanterar även fakturor som innehåller husarbete. Följande fakturor kan du skapa i programmet: Kundfaktura Kreditfaktura Kontantfaktura Samlingsfaktura Räntefaktura Skapa en faktura 1. Välj Program Kundfakturering - Fakturering. Se till att Kundfaktura är vald överst i programfönstret. 2. Tryck Enter två gånger för att flytta markören till fältet under Kund ID. 3. Fyll i början på ett kundnamn (t ex B) och tryck sedan på Pil ner eller på Pil upp för att söka upp rätt kund i listan. Du kan välja vilken kund du vill av de som finns i registret. 4. Tryck Enter två gånger. 5. Fyll i fältet Benämning och skriv (Montering av träpanel). Tryck Enter igen. 6. Fyll i Mängd (20) och tryck Enter. 7. Fyll i Enhet (timmar) och tryck Enter. 8. Fyll i pris (300 kronor/timme) och tryck Enter. Nu räknar programmet ut fakturabeloppet och visar detta i fältet Belopp. Dessutom lägger programmet på moms och du kan fylla i eventuell frakt och expeditionsavgift. Efter öresutjämning visar programmet en summa som du ser längst ned till höger i programfönstret. 9. Spara fakturan genom att klicka på ikonen Spara eller tryck på plustangenten om markören står i fältet Art ID. Observera att fakturan inte är överförd till reskontran och bokföringen ännu. Detta gör du i fönstret Hantera fakturor. 8
Hantera fakturor Med funktionen Hantera fakturor, kan du skriva ut fakturor och överföra dem till reskontra respektive redovisning. För att du ska kunna överföra fakturorna måste du först skriva ut dem. Då fakturan överförs till reskontra respektive redovisning övergår den till att bli ett verifikat. Fakturan finns kvar i programmet och kan tas fram igen, men den kan inte ändras. Skriv ut och bokför faktura 1. Välj Program - Kundfakturering - Hantera fakturor. 2. Välj status Ej utskriven i kombinationsrutan Status. Nu visar programmet enbart de fakturor som ej är utskrivna. 3. Välj Skriv ut ej utskrivna poster. Finns det en faktura som du inte vill skriva ut måste denna markeras som Ej färdig. 4. Nu visas fönstret Utskriftscentral med Faktura SV markerad. Välj Skriv ut nu. 5. Välj Avsluta när utskriften är klar. Nu kommer programmet åter att visa fönstret Hantera fakturor och statusen för fakturorna är nu automatiskt ändrad till Utskriven. 6. Välj Markera alla och därefter Överför, för att överföra fakturorna till reskontran och redovisningen. 7. Välj Avsluta. Välj 8. Arkiv - Utskriftscentral, välj rapporten Bokföringsjournal i modul Kundreskontra om du vill skriva ut en journal över fakturorna. 9
Inbetalning När betalning kommer från kund registreras den för att få en korrekt kundreskontra och ett underlag för bokföringen. Det är viktigt att registrera rätt betaldatum så kundreskontran stämmer mot bokföringen. Dessutom är betaldatum avgörande för räntefakturering. När kunden betalat fakturan och pengarna är insatta på företagets konto är det dags att registrera inbetalningen av kundfakturan. Registrera en inbetalning 1. Välj Program Kundreskontra - Inbetalningar. Markören står i fältet Bet.dag. 2. Ange den betalningsdag som fakturan har och tryck Enter. 3. Klicka på valet för Obetalda i programfönstret under Visa. 4. 5. Skriv in det kontonummer du vill ha. (1930). Dubbelklicka på faktura 1006. 6. Programmet visar fönstret Rätt belopp? 7. Välj OK för att godkänna beloppet. 8. Fakturan flyttas till nedre listrutan i programfönstret Till betalning. 9. Klicka på Spara Nu uppdateras reskontran och redovisningen. Längst upp till höger i programfönstret, ser du verifikatnumret för betalningen. 10
Analys Med de olika analysfunktionerna kan du i snabbt och enkelt få fram relevant information över till exempel olika registers totala saldon eller andra nyckeltal som är viktiga. Det finns sju analysdelar i programmet; Konto, SRU, Objekt, Kund, Övrig kundanalys, Leverantörs- samt Företagsanalys. Vill du ha mer fördjupad information om de övriga funktionerna hittar du det enklast i programmet med hjälp av F1-knappen. Kontoanalys Visar detaljerad information om företagets konton och redovisning sorterade efter kontoklass och kontogrupper. Möjlighet finns att få en grafisk överblick över kontoklassernas ackumulerade saldon. SRU-analys Visar detaljerad information om företagets konton sorterade efter SRU-koden. SRU betyder Standardiserat Räkenskapsutdrag. SRU-koden är den kod som används vid företagets deklaration för att fylla i räkenskapsschema.du kan enkelt studera redovisningsinformationen genom att dubbelklicka på de olika mapparna, då visas även underliggande nivå. Objektanalys Objekt är t ex projekt, kostnadsställe, kostnadsbärare och avdelning. Denna analys visar detaljerad information om företagets konton och redovisning då objekt använts, sorterade först efter objekt ID och sedan efter kontoklass. Här kan du se alla registrerade objekt och deras ackumulerade saldon. Genom att dubbelklicka på mapparna kan du välja hur detaljerat du vill studera redovisningsinformationen per objekt. Kundanalys Visar detaljerad information om kundreskontran sorterade efter kundgrupper samt förfallna och icke förfallna kundfakturor sorterade efter förfallodatum Övrig kundanalys Visar detaljerad information om kunderna, deras inneliggande offerter, order och ännu ej överförda fakturor. Du arbetar i Övrig Kundanalys på samma sätt som i Kundanalys. Leverantörsanalys Visar detaljerad information om leverantörsreskontran sorterade efter leverantörsgrupper samt förfallna och icke förfallna leverantörsfakturor sorterade efter förfallodatum. Med hjälp av Förfallofördelat saldo och Åldersfördelat saldo kan du analysera förfallna och ej förfallna fakturor. Företagsanalys Företagsanalys, kan bland annat visa tio i topp- listor för kunder, leverantörer, artiklar och objekt. Innehåller även nyckeltalsberäkningar månad för månad, årssammandrag och verifikatspårning. Väljer du fliken Största/minsta, kan du lista de tio bästa och de tio sämsta artiklar, kunder och så vidare med urval på grupper, period mm. Under fliken Kontofunktioner, kan du kontrollera företagets soliditet, (företagets långsiktiga betalningsförmåga). Du kan även använda nyckeltal och här finns olika alternativ upplagda. Resultatet av vald kontofunktion presenteras månad för månad för max tre år. Vill du få en grafisk överblick över informationen i listorna väljer du Grafik. 11
Utskriftscentralen I Utskriftscentralen hittar du alla standardrapporter och blanketter som finns i programmet. Här kan du redigera dina utskrifter och välja om du vill skriva ut dem på en skrivare eller om du vill titta på dem på din skärm. Du kan använda alla standardinställningar i Utskriftscentralen och om du vill, kan du till exempel ändra utseendet på dina fakturor och rapporter. Skriv ut en rapport. 1. Klicka Arkiv-Utskriftscentral. 2. Välj Modul i övre delen av fönstret, till exempel Redovisningsmodulen för att kunna skriva ut en resultatrapport. 3. Markera en rapport, Resultatrapport EU Bas årl. 4. Välj Bildskärm för att förhandsgranska rapporten eller Skriv ut nu för direktutskrift. Du har nu provat några av de funktioner som finns i. Vi vill påminna om att du alltid kan få mer information om olika programmoduler eller information om varje fält om du trycker du på F1-tangenten, beroende på vart du befinner dig i programmet. VISMA SPCS AB SE-351 94 VÄXJÖ VÄXEL 0470-70 60 00 FÖRSÄLJNING 040-693 13 10 SUPPORT 0470-70 62 00 www.vismaspcs.se sales@vismaspcs.se support@vismaspcs.se FAX 0470-70 60 10