Nytt betalsätt ISO20022 - Europastandard för Handelsbanken I version 2018.1 har vi lagt till formatet ISO 20022 vilket gör att du som har Handelsbanken kan skicka eurobetalningar (SEPA-betalningar) och alla andra utlandsbetalningar via det nya formatet. Har du Handelsbanken som bank så behöver du inget avtal med banken som gäller SEPA- och andra utlandsbetalningar. Du behöver modulen för Betalsätt Europastandard i Hogia Ekonomi. Kontakta Hogia för mer information om hur du får tillgång till modulen. Du behöver göra vissa inställningar i Hogia Ekonomi. När du har licens för Betalsätt Europastandard men ännu inte aktiverat betalsättet får du en dialog när du öppnar ditt företag i Hogia Ekonomi om var du aktiverar det nya betalsättet. 1
Företagsinställningar I Arkiv - Företagsinställningar - Reskontror - Betalning (Affärssystem: Inställningar - Företag - Reskontror - Betalning) aktiverar du det nya betalsättet Europastandard genom att sätta en bock i rutan Aktivera betalsätt Europastandard (ISO20022). Du får upp dialogen nedan där du klickar på Registrera. Det är viktigt att du har rätt adressuppgifter på ditt företag samt korrekt organisationsnummer innan du aktiverar betalsättet. Har du exempelvis Hogia einvoice aktiverat tidigare får du inte upp dialogen utan betalsättet aktiveras direkt. Observera att du måste ha Internetuppkoppling när du skall aktivera betalsättet. 2
Efter registrering blir fältet Aktivera betalsätt Europastandard gråmarkerat. Du kan nu lägga upp det nya betalsättet genom att klicka på Ny och kommer till fönstret nedan. Betalsätt: Välj Europastandard. Betalningsmedia: Automatiskt visas XML ISO20022 när Europastandard är valt som betalsätt. Bank: Välj Handelsbanken. Filnamn: Välj var på din dator betalfilen skall sparas. BIC: Ange BIC-koden till din bank. HANDSESS för Handelsbanken. Avsändarkonto: Ange ditt Iban-nummer som rekommenderas vid utlandsbetalningar. Likvidkonto: Ange det konto som ska krediteras med betalningsbeloppen. Normalt betalsätt När du lagt upp ditt nya betalsätt kan du välja det som Normalt betalsätt utland. 3
Skapa betalningsorder När du ska skapa filen väljer du som tidigare Bearbeta - Leverantörsreskontra - Skapa betalorder (Affärssystem: Bearbeta - Reskontra - Leverantör - Skapa betalningsorder). För fakturor i annan valuta än SEK väljer du Europastandard ISO20022. Genom att klicka på knappen Fler urval kan du exempelvis söka fram en viss leverantör. Klicka OK när du gjort ditt urval. För betalningar inom Sverige i SEK väljer du Svenska betalningar. Är det SEPA- och utländska betalningar som ska betalas till Handelsbanken via det nya formatet ISO20022 väljer du Europastandard ISO20022. Du kan fortfarande välja Övriga utländska betalningar vid SEPA- och utlandsbetalningar och skicka filer enligt det gamla UTLI-formatet. Handelsbanken räknar med att ha kvar det under 2018. När det väl är dags att sluta användas kommer de informera i god tid innan. 4
Betalvyn När du valt Europastandard ISO20022 kommer du in i vyn över betalningar där du ser alla obetalda leverantörsfakturor till dina utländska leverantörer och som inte redan är skickade för betalning. De fakturor som går att skicka för betalning är automatiskt ibockade längst till vänster. Genom att klicka på knappen Avmarkera Alla tas alla bockar bort. Klickar du på Markera Alla sätts bockar för de fakturor som kan skickas i filen. Du kan också markera en faktura genom att sätt en bock i rutan. Om t ex IBAN-nummer eller BIC-kod saknas på en leverantör för en SEPA-betalning visas den informationen i kolumnen Information. I vissa fall, till exempel vid betalning till USA, Kina m.fl. finns inget IBAN-nummer. Du skriver då bankkontonummer i IBAN-fältet på leverantören. Du lägger in övrig bankinformation under knappen Bank. Du kan inte markera fakturan förrän du kompletterat informationen på leverantören. Observera att dina leverantörer måste ha ett IBAN-nummer och en BIC-kod för att det skall gå att genomföra eurobetalningar (SEPA-betalningar). Detta anger du på dina leverantörer i leverantörskortet. Handelsbanken kräver minst 3 adressrader på leverantören. (gata, postnr, ort) för SEPA och Internationella betalningar. OBS! Har du kreditfakturor från en leverantör är debetfakturorna inte automatiskt ibockade. Läs hur du hanterar kreditfakturor i avsnittet Hantering av kreditfakturor. Hantering av kreditfakturor Finns det kreditfakturor från en leverantör inom det urval du gjort ser du det i kolumnen Kredit. Det står antal kreditfakturor och hur många av dessa som eventuellt är matchade. 5
Genom att klicka i fältet eller trycka på F3-tangenten får du upp ett nytt fönster där du kan matcha din/dina kreditfakturor mot debetfakturan. Du kan också välja att låta programmet matcha kreditfakturorna automatiskt genom att klicka på knappen Kreditmatchning. Det inte möjligt att skicka kreditfakturor för bevakning till banken. Det måste finnas med en debetfaktura på ett högre belopp än kreditfakturan från samma leverantör. En kreditfaktura dras alltid på debetfakturans betaldatum. Fakturabeloppet på debetfakturan visar belopp att betala efter avdragen kreditfaktura. Du kan inte ändra belopp att betala när det finns en matchad kreditfaktura till debetfakturan. Det finns en begränsning i formatet på max 3 antal kreditfakturor till en debetfaktura. Skriv ut betalförslag Under Arkiv Skriv ut betalförslag kan du skriva ut en lista med de fakturor som är valda i betalvyn. Skapa betalfil När du är klar med ditt urval av fakturor som skall skickas klickar du på Skapa betalfil, eller Arkiv - Skapa betalfil. Filen sparas med namnet Betalfil + datum och klockslag i den katalog du valt. Du kan ändra både filens namn och katalog där filen sparas. Vill du få en utskrift på de fakturor som går med i betalfilen sätter du en bock i Skriv lista över betalningar. Du kan också skriva ut denna lista i efterhand i Rapportcentralen Leverantörsreskontra Betalorder ISO20022. Observera att du måste ha Internetuppkoppling när du skapar betalfilen. När du skapat filen går du in på din Internetbank och laddar upp filen. 6
Inställningar i betalvyn Du kan själv ändra inställningar i betalvyn. Klickar du på rubriken för en kolumn sorterar du i stigande eller fallande ordning. Du kan flytta kolumner genom att markera kolumnen och dra den dit du vill ha den. För att få mer information om en faktura kan du dubbelklicka på raden, välja Visa Informationsdialog eller trycka på F2-tangenten. Där visas också eventuell information om varför en faktura inte går att skicka med i filen. Du kan gruppera exempelvis på Leverantör genom att dra kolumnen upp i menyfältet. Genom att klicka på menyn Visa - Kolumnväljare kan du själv välja vilka kolumner du vill se i vyn. Du kan dra den kolumn du vill se från kolumnväljaren till betalvyn. Du kan också ta bort kolumner från betalvyn genom att markera kolumnen och flytta den till kolumnväljaren. Vill du återgå till Hogiastandard kan du välja Arkiv Återställ Hogialayout. Valutakonto Använder du valutakonto visas detta i kolumnen Valutakonto. Har du inte angett valutakonto på din leverantör kan du välja ett valutakonto som finns kopplat till vald valuta genom att klicka i fältet Valutakonto. Du får då upp det valutakonto du har upplagt till vald valuta. Tänk på att även dina valutakonton skall vara IBAN-kontonummer. Har du valutakonton som inte är IBAN-kontonummer kan du inte ändra på befintligt valutakonto utan måste radera det befintliga kontot och lägga upp ett nytt. Har du kopplat valutakonto på dina leverantörer måste det nya valutakontot anges på leverantören. (Observera att det är viktigt att du inte har dubbla valutakonton upplagda i valutaregistret.) Fakturakommentar Du kan skriva in en fakturakommentar vid registrering av leverantörsfakturan. Kommentaren går att redigera i betalvyn. Observera att Fakturakommentaren inte går med i betalfilen. Fakturanummer/OCR-nummer Finns både OCR nummer och fakturanummer på en faktura så är det OCR-numret som ska skickas med i betalfilen. Finns inte OCR-nummer skickas fakturanummer med. Samsortering och Expressbetalning I version 2018.1 stödjer vi inte Samsortering eller Expressbetalning i ISO20022-formatet. Betalning i SEK till leverantör utanför Sverige I version 2018.1 kan du inte skicka en betalning i SEK till en utländsk leverantör. En sådan betalning får hanteras manuellt. 7
Bokför automatbetalning När du ska bokföra automatbetalning på dina utländska betalningar som du skickat med det nya XML ISO2022-formatet väljer du det som Typ av betalning. Du markerar först Utländska betalningar och i listan markerar du XML ISO20022. I version 2018.1 finns inte stöd för återrapportering av fil (Camt53 och Camt54). Du kan få information på genomförda betalningar via internetbanken som du du bokför via funktionen Bokför automatbetalning eller grundboksregistrering/leverantörsbetalning. Lösning på eventuella problem som kan uppstå vid aktivering av betalsätt Europastandard Om du får upp dialogen nedan när du aktiverar nytt betalsätt för Europastandard saknas obligatoriska uppgifter. Komplettera dessa i företagsinställningar. Obligatoriska uppgifter är företagsnamn, adress, postnummer, ort och organisationsnummer. Får du dialogen nedan när du aktiveras nytt betalsätt för Europastandard kan det bero på att du inte har angett ett korrekt organisationsnummer i företagsinställningar. Kontrollera detta och försök igen. 8
Kan jag skicka filer med det gamla UTLI-formatet och inte gå över till ISO20022? Du kan fortsätta skicka betalningar enligt gamla UTLI-formatet. Handelsbanken meddelar i god tid innan du måste använda det nya formatet. 9