Förvaltningsplan mall Tag bort alla Warning, Tip och Info före slutlig publicering. Inga rubriker får tas bort eller läggas till. Om de valfria styckena inte används skall rubriken stå kvar med texten "Tillämpas ej". Innehållsförteckning 1. Inledning 1.1. Syfte och målgrupp 1.2. Förvaltningsperiod 2. Förvaltningsobjektet 2.1. Objektsverksamhet 2.2. Förvaltningsprodukter 2.3. Närliggande förvaltningsobjekt 2.4. Systemavgränsningar 2.5. Objektets speciella förutsättningar 3. Förvaltningsverksamhetens aktiviteter 4. Mål och budget 4.1. Förutsättningar för förvaltningsuppdraget 4.1.1. Övergripande mål och inriktning 4.1.2. Lagar och förordningar 4.1.3. Problem och behov 4.1.4. Påverkansfaktorer 4.2. Mål 4.2.1. Långsiktiga mål 4.2.2. Mål för förvaltningsperioden Förvaltningsstyrning Användarstöd Ändringshantering Daglig IT-drift och underhåll 4.3. Budget 4.3.1. Kostnader 4.3.2. Intäkter/Finansiering 5. Förvaltningsorganisation 5.1. Bemannad förvaltningsorganisation 5.2. Beslutsforum 5.3. Arbetsforum 1. Inledning Förvaltningsplanens giltighet bekräftas genom underskrifter av respektive part. Förvaltningsplanen godkänd av: Objektägare Objektägare IT Datum <Namn på objektägare> <Namn på objektägare IT> 1.1. Syfte och målgrupp Syftet med förvaltningsplanen för objekt XXX är att klargöra vad som ska göras i förvaltningsarbetet samt hur förvaltningen ska utföras och styras. Förvaltningsplanen är det operativa styrdokumentet för XXX. Målgrupp för dokumentet är de som ansvarar för och de som bedriver förvaltningen av XXX. Dokumentet ägs av objektägare och förvaltas av förvaltningsledare. Förvaltningsplanen revideras vid behov genom beslut i förvaltningsobjektets styrgrupp.
1.2. Förvaltningsperiod Denna förvaltningsplan gäller perioden 1/1 20XX - 31/12 20XX. 2. Förvaltningsobjektet Övergripande beskrivning av objektet, vad det används till. I objektsbeskrivningen ska framgå vilken objektverksamhet som bedrivs, dvs vilken verksamhet förvaltningsobjektet ska stödja. Vidare ska den beskriva vilka förvaltningsprodukter som ingår i förvaltningsobjektet, alltså vilket stöd förvaltningen levererar till objektverksamhetens parter. Om objektet är en del av en objektfamilj behöver det framgå tydligt här. Förvaltningsobjektet är det som ska förvaltas och avgränsar därmed förvaltningsorganisationens ansvarsområde. Inledningsvis beskrivs den objektverksamhet som förvaltningsobjektet ska stödja, därefter beskrivs förvaltningsobjektet i form av förvaltningsprodukter och ingående verksamhetskomponenter och IT-komponenter. 2.1. Objektsverksamhet Beskrivning av objektsverksamheten. Den verksamhet som förvaltningsobjektet syftar till att stödja Objektverksamheten ingår inte i förvaltningsobjektet utan utgör den verksamhet som förvaltningsobjektet skall stödja. 2.2. Förvaltningsprodukter Beskriv vad förvaltningsobjektet levererar. De förvaltningsprodukter förvaltningsobjektet tillhandahåller. Vilka är verksamhetskomponenterna respektive IT-komponenterna. Finns objektskiss hämta beskrivningar från den. 2.3. Närliggande förvaltningsobjekt Med närliggande förvaltningsobjekt avses sådana som förvaltningsobjektet XXX är beroende av eller som har beroende till förvaltningsobjektet. Förvaltningsobjektet är inte förvaltare av de närliggande objekten, däremot krävs tydliga och överenskomna kontaktytor.följande objekt har identifierats som närliggande: Närliggande förvaltningsobjekt Beskrivning av beroende 2.4. Systemavgränsningar Stycke/rubrik används endast vid behov. Om stycket/rubriken inte används skall rubriken stå kvar med texten "Tillämpas ej". Här läggs systemskiss, som visar vilka system som ingår i objektet och vad vi har beroenden till. En systemskiss borde finnas för alla objekt men är egentligen inte nödvändig i förvaltningsplanen. Om systemskissen skall ligga i förvaltningsplanen eller inte beror på objektet. Förklaring: Den tjocka gröna ramen utgör avgränsningen för objektet. I objektet ingår de delar som förvaltningsorganisationen har full kontroll över, där alla beslut kring de delar som ingår kan fattas inom förvaltningsorganisationen. Det som ligger utanför ramen är sådant som objektet har olika typer av beroenden till.
2.5. Objektets speciella förutsättningar Stycke/rubrik används endast vid behov. Om stycket/rubriken inte används skall rubriken stå kvar med texten "Tillämpas ej" Finns det någonting vi vill belysa speciellt för just detta objekt? Det skulle t ex kunna vara en ovanlig driftsituation eller ägarmodell, specifika perioder under året som är kritiska för objektet, eller något helt annat. Exempel: Studentavdelningen är systemägare för Ladok och LPW som driftas av Uppsala universitet. Eftersom detta objekt är beroende av Ladok och LPW är det viktigt med en effektiv kommunikation mellan de två driftsorganisationerna, Uppsala universitet och IT-avdelningen (Stockholms universitet). Kontaktvägar och rutiner för sådan kommunikation finns beskriven i bilagan Kontakter Ladok+LPW. 3. Förvaltningsverksamhetens aktiviteter Kapitlet ska inte uppdateras. Beskriver förvaltningsverksamhetens aktiviteter enligt vår systemförvaltningsmodell. I tabellen nedan preciseras förvaltningsverksamhetens aktiviteter. Aktivitet Förvaltningsstyrning Definition/exempel Avser åtgärder för att styra och förbättra förvaltningsverksamhet i syfte att uppnå överenskomna mål för förvaltningsobjekt. Exempelvis: prioritera ärenden, besluta om förvaltningsplan, planera och fördela arbetsuppgifter i förvaltningsorganisationen. Användarstöd Avser såväl reaktiva som proaktiva åtgärder i syfte att stödja användare och öka deras kunskap om förvaltningsobjektet. Exempelvis: besvara frågor och ta emot felanmälan från användare, uppdatera användardokumentation, utbilda användargrupper. Ändringshantering Avser åtgärder i syfte att hantera förbättringsåtgärder och ändringar som initieras i förvaltningsobjekt och dess omvärld. Exempelvis: genomföra kostnads/intäktsanalys för ändringar, genomföra och testa ändringar (inklusive felhantering/bugghantering), releaseplanera. Daglig IT-drift och underhåll Avser åtgärder för kontinuerlig hantering av teknisk infrastruktur och IT-komponenter i syfte att göra dem tillgängliga för användare. Exempelvis: felsöka och problemhantera, ta backup och övervaka. 4. Mål och budget Denna del av planen beskriver vad vi har tänkt göra under året genom förutsättningar, mål och budget. 4.1. Förutsättningar för förvaltningsuppdraget 4.1.1. Övergripande mål och inriktning
Infoga förteckning över övergripande mål och inriktning som är styrande för förvaltningsobjektet och hur de påverkar objektet. Det kan komma från verksamhetsplaner och strategiska dokument t ex. Finns strategisk 3-årsplan tas mål därifrån med här. Styrande dokument Mål/inriktning som påverkar förvaltningsobjektet Påverkan Strategisk 3-årsplan ex. FC/rektors beslut 4.1.2. Lagar och förordningar Stycke/rubrik används endast vid behov. Om stycket/rubriken inte används skall rubriken stå kvar med texten "Tillämpas ej" Beskriv om objektet påverkas av några speciella lagar och förordningar och hur det hanteras. Använd bara stycket om det finns anledning att peka på något särskilt. 4.1.3. Problem och behov Beskriv problem och behov förvaltningsobjektet/objektverksamheten står inför kommande period. Med utgångspunkt i övergripande mål och inriktning har följande problem- och behovsbild identifierats för objekt XXX. 4.1.4. Påverkansfaktorer Med projekt menas någonting som ligger utanför objektet, dvs utanför objektets förvaltningsplan och budget. Följande kända ändringar kommer påverka förvaltningen. Projekt/känd ändring Påverkan ex. Ladok 3 4.2. Mål 4.2.1. Långsiktiga mål Beskrivning av mål på lång sikt för förvaltningsobjektet. Under Övergripande mål och inriktning listas de mål som är styrande för förvaltningsobjektet (bl a från strategisk 3-årsplan för familjen om sådan finns) här formuleras dessa till mål specifikt för förvaltningsobjektet. Utgå ifrån periodicitet i verksamhetsplanering och Övergripande mål och inriktning ovan. 4.2.2. Mål för förvaltningsperioden
Målen är en följd av inriktning och förutsättningar som presenteras i föregående avsnitt. Övergripande mål för förvaltningen av XXX för år 20XX är... Nedan presenteras delmål och resursberäkningar för perioden nedbrutet på respektive förvaltningsaktivitet. För delmålen anges uppdragstyp. Dessa är: Vidareutveckling (VU), vidareutvecklingsaktiviteter inom ramen för förvaltning Tvingande aktiviteter (TA), arbete som av olika anledningar är tvingande och inte kan prioriteras bort till förmån för vidareutveckling (ex tvingande uppgraderingar, lagkrav) Vidmakthållande (VM), arbete som behöver genomföras löpande för att upprätthålla befintlig drift av berörda IT-komponenter (ex användarstöd, incidenthantering, beställningar, rättningar, patchning, licenser, hårdvara, servrar, etc.) VM och TA är förutsättningar för att förvaltningsverksamheten skall fungera. Delmål med dessa uppdragstyper kan därför inte prioriteras ned eller bort. Resursberäkningarna anges i timmar. Delmål och resursberäkningar hämtas i underlaget resursbehovssammanställning (Excelarket Budget och resursbehovssammanställning, fliken, Delmål och resursberäkningar ) Förvaltningsstyrning Det övergripande målet med förvaltningsstyrning är att överenskomna mål i denna förvaltningsplan är uppnådda. Delmål Verksamhetsnära förvaltning IT-nära förvaltning Uppdragstyp Kommentar Löpande förvaltningsstyrning är genomförd i enlighet med denna förvaltningsplan. Förvaltningsorganisationen är etablerad i enlighet med denna förvaltningsplan. Pågående projekt har bevakats och resultat/delresultat är mottagna av förvaltningsorganisationen och resurser har tillförts enligt fastställda behov. SLA/OLA finns för objektets alla tjänster Styrning kopplat till större förändringar beräknas tillsammans med aktuell förändring under ändringshantering. Totalt förvaltningsstyrning XX timmar XX timmar Användarstöd Det övergripande målet med användarstöd är behovsanpassat stöd till användarna avseende förvaltningsobjektets olika delar. Delmål Verksamhetsnära förvaltning IT-nära förvaltning Uppdragstyp Kommentar Användarna har fått stöd vid problem med förvaltningsobjektets förvaltningsprodukter. Utbildning är genomförd enligt identifierade behov. Förvaltningsobjektets användardokumentation är uppdaterad och tillgänglig för användarna. Inkluderar all ärende hantering inom Request fulfilment- och Incidentproce ssen Utbildning kopplat till större förändringar beräknas tillsammans med aktuell förändring under ändringshantering.
Totalt användarstöd XX timmar XX timmar Ändringshantering Det övergripande målet med ändringshantering är att förvaltningsobjektet är aktuellt, korrekt och anpassat efter verksamhetsmässiga och tekniska behov. Här kan hur ändringshanteringen fungerar i objektet beskrivas. OBS! Det handlar även om förändringar i verksamhetskomponenter. Exempel IT förändringar: Prioriterade ändringar och rättade fel i förvaltningsobjektet hanteras enligt fastställd process för ändringshantering: Vid planerad uppgradering (n tillfällen 20XX) åtgärdas de högst prioriterade ärendena. Akuta ändringar med extrarelease genomförs endast vid akuta fel. Tiden för genomförandet räknas då bort från de tänkta resurserna för nästa planerade uppgradering. All prioritering mellan ärenden och beslut om akut ändring görs på beslutsnivå i förvaltningsorganisationen. Delmål Verksamhetsnära förvaltning IT-nära förvaltning Uppdragstyp Kommentar Förvaltningsobjektets kvalitets- och säkerhetsnivåer är uppfyllda genom att rättningar är genomförda. Ändringsförslag är mottagna och beredning är genomförd. Åtgärder har genomförts till följd av påverkansfaktorer i avsnitt 4.1.4. XX har vidareutvecklats med XX genom anpassning till "påverkansfaktor" har genomförts. ex. Sökfunktionen har utvecklats så kraven för ny digitalkatalog kan mötas. Förvaltningsprodukt XYZ har anpassats till ny lag QWE X timmar X timmar VU X timmar X timmar VU X timmar X timmar + YY kr VU X timmar X timmar TA Totalt ändringshantering XX timmar XX timmar Daglig IT-drift och underhåll Det övergripande målet med daglig IT-drift och underhåll är att IT-stöden ska vara tillgängliga enligt verksamhetsparternas behov. Delmål Verksamhetsnära förvaltning IT-nära förvaltning Uppdragstyp Kommentar Servicenivåer (tillgänglighet, öppettider, svarstider mm) enligt objektverksamhetens behov är uppfyllda. X timmar X timmar + YY kr VM Totalt daglig IT-drift och underhåll XX timmar XX timmar + YY kr Här behöver refereras till underlag som specificerar driften och kostnader för denna. Lägg en länk i kommentarkolumnen. Specifikation av driften för XXX 20XX tas fram för varje objekt eller system, kostnaden läggs på raden Servicenivåer enligt objektverksamhetens behov är uppfyllda, i kolumnen IT-nära förvaltning.
4.3. Budget Detta avsnitt beskriver budget för förvaltningsobjektets IT-nära verksamhet baserat på resursberäkningarna i föregående avsnitt. IT-nära förvaltningens tid omvandlad till kronor à 750 kr/timme. Interna objekt IT-avdelningen (IKT-objekt och andra) För IT-avdelningens interna objekt tas "IT-nära" bort ur texten. Summeringarna hämtade från fliken Kostnader innehåller för IT-avdelningens interna objekt både IT-nära och verksamhetsnära kostnader. 4.3.1. Kostnader Summeringar hämtas i budgetunderlaget (Excelarket, fliken, Kostnader i boken Budget och resursbehovssammanställning.xlsx ) Förvaltningsverksamhetens aktiviteter Vidmakthållande (VM) Tvingande aktiviteter (TA) Vidareutveckling (VU) Totalt förvaltningsstyrning XX kr XX kr XX kr Totalt användarstöd XXX kr XX kr XX kr Totalt ändringshantering XX kr XX kr XX kr Totalt daglig IT-drift och underhåll XX kr XX kr XX kr Summa XXX kr XXX kr XXX kr Total kostnad IT-nära förvaltning: XXX kr 4.3.2. Intäkter/Finansiering För verksamhetsägda objekt används rubriken Finansiering. För IT-avdelningens interna objekt används rubriken Intäkter och texten om finansiering används inte. Den IT-nära förvaltningens kostnader X XXX XXX kr finansieras enligt följande: X XXX XXX kr avser vidmakthållande aktiviteter (VM) och debiteras objektägaren som fast pris jämnt fördelade per månad. X XXX XXX kr avser tvingande aktivister (TA) samt vidareutvecklingsaktiviteter (VU) och debiteras per månad för de under månaden upparbetade timmarna. Produkter levereras löpande men det är inte leveranserna av produkter som avgör när debiteringen görs. Interna objekt IT-avdelningen (IKT-objekt och andra) För IT-avdelningens interna objekt läggs summeringar av intäkter i en tabell (vid behov flera). Summeringar hämtas i budgetunderlaget (Excelarket, fliken, Intäkter i boken Budget och resursbehovssammanställning.xlsx). Vilka intäktsposter som finns och hur intäkterna ställs upp kommer att skilja sig mycket mellan olika objekt och olika tjänster. Intäktspost Intäkt Kommentar Anslag XXX kr XXX kr Summa XXX kr 5. Förvaltningsorganisation
Förvaltningsorganisationen arbetar i enlighet med den beslutade modellen för systemförvaltning vid Stockholms universitet. 5.1. Bemannad förvaltningsorganisation Namnge alla roller. Tjänsteansvariga och tjänsteansvariga IT måste inte finnas för alla objekt, de rollerna bemannas vid behov. Verksamhetsnära förvaltning IT-nära förvaltning Budgetnivå Objektägare:NN Objektägare IT: NN Beslutsnivå Förvaltningsledare: NN Tjänsteansvarig: NN Förvaltningsledare IT: NN Tjänsteansvarig IT: NN Operativ nivå Systemspecialister: NN IT-specialister: NN Driftansvarig: NN 5.2. Beslutsforum För objekt som inte är del av objektfamilj: Ingen objektfamiljstyrgrupp finns ta bort den raden i tabellen. Beslutsforum Arbetsuppgifter Deltagare Frekvens Kallar IT-strategisk styrgrupp Fastställa budgetförutsättningar för förvaltningsportföljen Besluta om samt prioritera förvaltningsportföljen som helhet Besluta om förändringar i FOA Förvaltningschefen Planeringschefen IT-chefen Chefen IT-stab Chefen Servicesektionen Rektorsråd för samverkan och IT 4 gånger/år Objektfamiljstyrgrupp Beslutar om utökning/indragning av resurser Prioritera mellan objekt inom objektfamiljen Besluta om Strategi för familjen för de kommande 3 åren. Objektägare Objektägare IT för varje ingående objekt i familjen, kärnverksamhetsrepre sentanter 4 gånger/år Ordförande Objektfamiljstyrgrupp Objektstyrgrupp Godkänner förvaltningsplan Beslutar om utökning/indragning av resurser Objektägare Objektägare IT Föredragande: Förvaltningsledare och förvaltningsledare IT 4 gånger/år Objektägare Förvaltningsledning Utarbeta förslag till förvaltningsplan Bereda beslutsunderlag inför Objektfamiljstyrgrupp/ Objektstyrgrupp Prioritera och besluta inom ramen för förvaltningsplanen Följa upp utfall mot förvaltningsplanen Förvaltningsledare Förvaltningsledare IT Föredragande: Tjänsteansvarig och tjänsteansvarig IT Roller på operativ nivå vid behov 1 gång/månad Förvaltningsledare 5.3. Arbetsforum Stycke/rubrik används endast vid behov. Om stycket/rubriken inte används skall rubriken stå kvar med texten "Tillämpas ej" Om behov finns kan man beskriva hur de olika grupperna arbetar mer i detalj, annars kan detta stycke utgå helt.
Nedanstående grupper och formuleringar skall endast ses som exempel inom objektet definieras vilka arbetsforum just det OBS! objektet behöver. För att arbetet med XXX ska kunna hanteras så effektivt som möjligt krävs följande arbetsforum. Arbetsforum Arbetsuppgifter Deltagare Frekvens Kallar Familjeråd Samordna beslutsunderlag inför objektfamiljstyrgrupp Samordna rapportering inför objektfamiljstyrgrupp Förvaltningsledare, Förvaltningsledare IT för varje objekt i familjen Projektledare för varje projekt i familjen Förvaltningsgrupp Förvaltningsledare, Förvaltningsledare IT Tjänstegrupp Tjänsteansvarig, Tjänsteansvarig IT Prioriteringsgrupp Förslag till prioriteringar Systemspecialister Förvaltningsledare IT Förvaltningsledare/Tjänstea nsvarig Tjänsteansvarig Förvaltningsledare Referensgrupp Arbetsgrupp Avhandla en avgränsad fråga Arbeta med... Användarforum Kravfångst Användare Förvaltningsledare