c5 DELEGATIONSBESLUT Sidan 1 av 1 /2012-07-23/ Kommunstyrelsen /Kommunstyrelsens Arbetsutskott/ /Upphandling avseende ramavtal på leverans av terminal- och skyddsglasögon till / Bakgrund Nuvarande avtal med Niemis Optik på leverans av terminal- och skyddsglasögon löper ut inom kort varför Inköpsfunktionen har infordrat anbud för en ny avtalsperiod enligt förfrågningsunderlag dat. 2012-06-18. Upphandlingen har annonserats enligt gällande regler för LOU och har genomförts som en förenklad upphandling. Efter genomförd anbudsutvärdering framstod anbud från Niemis Optik AB som de mest fördelaktiga. Sammanställning av anbud redovisas i bifogade dokument. Beslut att anta anbud lämnat av Niemis Optik AB och att ramavtal tecknas under avtalstiden 2012-09-01-2014-08-31 under förutsättning att överprövning inte begärs och om sådan begärs att förvaltningsdomstol inte förordnar om åtgärd. Beslutsunderlag: 1. Sammanställning 2012-07-23 r3irgittayarsson V Ordf. kommunstyrelsen ' Postadress Telefon Telefax Bankgiro 982 81 GÄLLIVARE 0970-180 00 0970-144 51 754-1576
1 (2) ci c5 Datum Referens 2012-07-23 INK 2012:43 Anita Ödalen anita.odalen kommun. ellivare.se Sammanställning - Upphandling på leverans av skydds- och terminalglasögon till kommunen. Ramavtal Bakgrund Rubricerade avtal med Niemis Optik AB löper ut inom kort och Inköpsfunktionen har därför infordrat anbud för en ny avtalsperiod om två år, 2012-09-01-2014-08-31. Upphandlingen har annonserats enligt gällande regler för LOU och har genomförts som en förenklad upphandling. Denna sammanställning redovisar handläggningen av upphandlingen, prövningen av anbuden och utvärderingen av de anbud som visat sig uppfylla ställda krav enligt förfrågningsunderlag daterat 2012-06-18. Upphandlingen har annonserats i en allmänt tillgänglig databas, Opic Visma TendSign, 2012-06-19. Sammanställningen har utformats så att den svarar mot de krav på dokumentation av upphandlingsärende som anges i lagen (SFS 2007:1091) om offentligt upphandling (LOU). Utvärderingen av anbud har skett av Inköpare Anita Ödalen. Anbud skulle vara beställaren tillhanda senast den 12 juli 2012. Huvudregeln är att försändelser med anbud ska öppnas samtidigt och så snart som möjligt efter anbudstidens utgång. Anbuden öppnades vid förrättning den 18 juli och protokoll från anbudsförrättningen upprättades. Två anbudsgivare hade inkommit med anbud. Vid en första prövning av anbud konstaterades att anbuden var inkomna i rätt tid. Anbudsgivare var: 1. Niemis Optik AB, Gällivare 2. Norroptik i Gällivare AB/Specsavers, Gällivare Postadress Telefon Telefax Bankgiro 982 81 GÄLLIVARE 0970-180 00 0970-181 33 754-1576 gaommunledningskontor ekonomifunktioner inköp ramavtalskydds- terminalglasögon 25 \ 2012.43 InvärderingSammanställning anbud.doc
Kvalificeringsfas Prövningen har bestått av kontroll att anbuden innehåller de bilagor och intyg som begärts, att samtliga krav för upphandlingen uppfylls samt att anbuden offererar det som begärts. Resultat av kvalificeringsfasen bifogas som bilaga till denna sammanställning. Anbudsutvärdering Prövning av anbud Prövning och utvärdering av inkomna anbud har genomförts med utgångspunkt från de uppgifter som leverantörerna redovisat i sina anbud. De ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas. Utvärderingen har utgått från nedan redovisade utvärderingskriterier: 70 % Prisbild. Poängskala 1-5. Priset anges i en poängskala där lägsta prisbild ger 5 poäng och högre prisbild ger lägre poäng proportionellt mot den lägsta prisbilden. 20 % Service. Poängskala 1-5. Kriteriet bedöms med utgångspunkt från i anbudet redovisad utbildningsnivå och leveranstider. 10 % Kvalitet/Miljö. Poängskala 1-5. Kriteriet bedöms med utgångspunkt från redovisat kvalitets- och miljösystem eller annat likvärdigt system. Se nedan poängsättning. Poängsättning kvalitet och miljö: 5 poäng: Anbudsgivare som är certifierade för kvalitets- och miljösystem enligt ISO 9001/14001 eller annat likvärdigt certifierat system. 4 poäng: Anbudsgivare som har påbörjat certifiering för kvalitets- och miljösystem enligt ISO 9001/14001 eller annat likvärdigt certifierat system. 3 poäng: Anbudsgivare som har eget dokumenterat kvalitets- och miljösystem. 2poäng: Kvalitets- och miljösystem saknas men företaget har väl utarbetade kontrollplaner för säkerställande av kvalitet och miljö i projekt. 1 poäng: Anbudsgivare som inte har något av ovan system. Resultatet i utvärderingen bifogas som bilaga till denna rapport. Utvärderingsresultat Efter genomförd utvärdering framstod anbud från Niemis Optik AB som de mest fördelaktiga. Ekonomiska konsekvenser Kostnaderna ligger sedan förra upphandlingen på i stort sett samma prisnivå vilket belastar respektive beställande enhets driftbudget. Konsekvenser för barn och ungdomar Upphandlingen innebär inga konsekvenser eller påverkan på barn och ungdomar. Förslag till beslut att anta anbud lämnat av Niemis Optik samt att avtal tecknas under förutsättning att överprövning inte begärs och om sådan begärs att förvaltningsdomstol inte förordnar om åtgärder enligt LOU. 2 Beslutsunderlag 1. Kvalificering 2. Utvärdering Anita Odalen Inköpare g:\kommunledningskontorekonomifunktioneninköpramavtalskydds- ekonomifunktionetrinköpuumavtalskydds- terminalglasögon 25,2012.43 \utvärderingsammanställning anbud.doc
2012-07-18 Bilaga 1 Ramavtal leverans av skydds-terminalglasögon Kvalificering - kontroll av formella skall-krav Nr Anbudgivare 1 NiemisO tik AB 2 Norro tik i Gve AB/S ecsavers Anbud inkommit Anbud enligt Leverantörs- Leverantörs- Vidare till i rätt tid förfrågan information försäkran utvärdering Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja GAKotmmunledningskontor\Ekonomifunktionen\Inköp\RAMAVTAL\Skydds- terminalglasögon 25\2012.43\Utvärdering\Kvalificering-utvärdering.xlsKvalificering
2012-07-18 Bilaga 2 Utvärdering av anbud - Ramavtal leverans av skydds-terminalglasögon Sammanställning priser 1. Niemis Optik 2. Norroptik/Specsavers Terminalglasögon Båge 240 300 Enkelslipade glas 40 0 ingår i bågens pris Rums/arbetsprogressiva glas 900 1060 Rums/arbetsprogr. Högbrytande 1750 1620 Hårdbehandling plastglas 150 200 Antireflexbehandling mineralglas 150 380 Antireflexbehandling plastglas 290 380 Skyddsglasögon Båge 290 694 Glas utan styrka 200 0 ingår i bågens pris Plastglas hårdb. Skyddsklass F enstyrke 480 289 bifokala 860 763 progressiva 1100 1118 Härdat mineralglas Skyddsklass S enstyrke 260 0 ingår i bågens pris bifokala 860 298 progressiva 1100 770 Synundersökning 200 150 momsfri GAKommunledningskontor\Ekonomifunktionen\Inköp\RAMAVML\Skydds- terminalglasögon 25\2012.43\Utvärdering\Kvalificering-utvärdering.xlsUtvärdering 1 (2)
Nr Anbudgivare Pris Kostnad Poäng Service Poäng Kvalitet/Miljö Poäng TOTAL 1 Niemis 0 tik AB 0,7 11 570 5,0 2 Norro tik i Gve AB/S ecsavers 0,7 12 473 4,6 Vikt 70 % 1-5 vxp Vikt 20 % 1-5 vxp Vikt 10% 1-5 vxp POÄNG 4,5 0,45 5,0 4,5 0,45 4,7 Prisexempel 1. Niemis Optik 2. Norroptik/Specsavers Terminalglasögon båge, enkelslipade glas, svnundersökninq 480 450 Terminalglasögon, rums/arbetsprogressiva båge, härdbehandl glas, antireflex, synund. 1780 2090 Terminalglasögon, rums/arbetprogressiva bäge, högbrytande glas, synundersökning 2190 2070 Skyddsglasögon båge, glas utan styrka Skyddsglasögon, skyddsklass F bifokala, båge, synundersökning Skyddsglasögon, skyddsklass F progressiva, båge, synunders. Skyddsglasögon, skyddsklass S, enstyrke till 4/2, båge, synundersökning Skyddsglasögon, skyddsklass S bifokala, båge, synundersökning Skyddsglasögon, skyddsklass S, progressiva, båge, synundersökning Totalkostnad 490 694 1350 1607 1590 1962 750 844 1350 1142 1590 1614 11570 12473 GAKommunledningskontor\Ekonomifunktionen\Inköp\RAMAVTAL\Skydds- terminalglasögon 25\2012.43\Utvärdering\Kvalificering-utvärdering.xlsUtvärdering 2 (2)
c5 cy 1 (6) Datum Referens 2012-06-18 INK 2012:43 Anita Ödalen anita.odalen c kommun. ellivare.se Förfrågningsunderlag för leverans av terminal- och optiska skyddsglasögon till Gällivare kommun. Ramavtal Allmänna föreskrifter 1. ALLMÄNT 1.1 Beställare Kommunstyrelsen 982 81 Gällivare För mer information om beställarens organisation/verksamheter se beställarens hemsida: www. ellivare.se 1.2 Kontaktpersoner Inköpare Anita Ödalen, tfn.0970-182 00, anita.odalen kommun. ellivare.se Upphandlingsansvarig Christian Sundvall, tfn 0970-182 91, christian.sundvall c kommun. /ellivare.se 2. UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 2.1 Upphandlingsform Denna upphandling genomförs som förenklad upphandling enligt Lagen om offentligt upphandling (LOU). Den valda upphandlingsformen innebär att alla leverantörer får lämna anbud och att anbud kan antas utan förhandlingar med anbudsgivare. Lagen om offentlig upphandling medger inte att något nytt tillförs anbudet efter anbudstidens utgång, anbudet måste därför innehålla anbudsgivarens förslag i sin helhet. Köparen har inte heller någon skyldighet att begära att ett ofullständigt anbud förtydligas eller kompletteras. 2.2 Anbudstidens utgång och adressering Anbud ska vara skriftligt undertecknad av behörig företrädare för anbudsgivare och ska sändas elektroniskt via upphandlingssystemet Visma TendSign www.tendsi n.com eller i förseglat neutralt kuvert (d v s utan logotyp) märkt "Anbud terminalglasögon mm" till: Centrala inköpsfunktionen 982 81 Gällivare Postadress Telefon Telefax Bankgiro 982 81 GÄLLIVARE 0970-180 00 0970-181 33 754-1576 GASommunledningskonto6Ekonomifunktionen1nköp RAMAVTALSkydds- tenninalglasögon 25 \ 2012.43AF FF1J tenninal-skyddsglasögon.doc
2 Anbud ska vara kommunen tillhanda senast 2012-07-12. Support för hantering av upphandlingssystemet i vilket det elektroniska anbudet lämnas ges av Opic.com (013-47 47 520) Användande av upphandlingssystemet är kostnadsfritt för anbudslämnare. Observera att för sent inkommet anbud ej får tas upp till prövning. Anbud lämnade genom telefax eller e-post accepteras inte då sekretess ej kan garanteras. 2.3 Förteckning över förfrågningsunderlaget * PM för anbudsgivare (denna handling) * Föreskrifter för terminalglasögon mm * Anbudsformulär/Specifikation, Bilaga 1 * Leverantörsinformation, Bilaga 2 * Leverantörsförsäkran, Bilaga 3 * Miljödeklaration, Bilaga 4 2.4 Anbudets utformning Anbudet ska lämnas enligt bifogat anbudsformulär, Bilaga 1. Anbudspris skall anges med nettopris exkl moms i SEK. Följande ska redovisas i anbudet: Leveranstider Anbudsgivarens verksamhet, antal anställda samt verksamhetsort(er) Referenser på uppdrag av liknande karaktär Redovisning av utbildningsnivå Anbudsgivarens kvalitets- och miljösystem Anbud ska vara skriftligt och avfattat på svenska språket och priser lämnade i svensk valuta SEK Underlag som hänvisas till i anbudet ska bifogas Handlingar som efterfrågats ska inlämnas. Av anbudet ska framgå övriga villkor för leveransen. Anbud ska vara i enlighet med efterfrågade uppgifter. Reservationer och villkor ställda av anbudsgivare accepteras inte. Anbud som innehåller reservationer eller krav eller standardiserade villkor från anbudsgivares sida kommer att betraktas som orena anbud och kommer att förkastas. 2.5 Anbudets giltighet Anbudsgivare ska vara bunden av sitt anbud i 60 dagar efter anbudstidens utgång. För de fall ansökan om överprövning lämnas in ska anbudet från den leverantör som tilldelats uppdraget vara bindande till dess frågan om överprövning är slutligt avgjord eller leverantören och kommunen kommer överens om annat. 2.6 Leverantörsförbindelse Leverantören förbinder sig att under anbudets giltighetstid på begäran av kommunen underteckna upphandlingskontrakt (avtal) i enlighet med angivet anbud och vad som överenskommits vid eventuella förhandlingar med kommunen. g: komrnunledningskontor,ekonomifunktionen'inköptamavtarskydds- terminalglasögon 25,201243mf ffu terminal-skyddsglasögon.doe
3 2.7 Frågor, förtydliganden och kompletteringar angående upphandlingen All distribution av anbudshandlingar, ev. kompletteringar, frågor och svar mm sker elektroniskt via upphandlingssystemet Visma TendSign www.tendsi.com Frågor och svarsfunktionen är tillgänglig via annonsen till upphandlingen under "frågor och svar". Innan anbud lämnas är det leverantörens skyldighet att kontrollera om nya uppgifter om upphandlingen tillkommit. Frågor angående denna upphandling ska helst ställas före 2012-07-09. Efter denna tidpunkt riskerar anbudsgivare att kommunen inte hinner arbeta fram ett relevant svar. 2.8 Utvärdering av anbud/kvalificering Prövning av anbud Prövning och utvärdering av inkomna anbud kommer att genomföras med utgångspunkt från de uppgifter som leverantören redovisat i sitt anbud. Arbetet med att utvärdera de inkomna anbuden kommer att ske i två steg enligt nedan: Ste 1 Kvalificerin sfas Följ ande uppgifter granskas: Leverantörens ifyllda uppgifter i kommunens bilaga 1: Anbudsformulär/Specifikation Leverantörens ifyllda uppgifter i kommunens bilaga 2: Leverantörsinformation Leverantörens undertecknade av bilaga 3: Leverantörsförsäkran Leverantörens erläggande av allmänna avgifter. Leverantör som har oreglerade skatteskulder kan komma att diskvalificeras (kontrolleras av beställare då samarbete sker med Skatteverket). Att leverantören uppfyller kommunens ställda SKA-krav. Ste 2 Utvärderin sfas I utvärderingsfasen utvärderas de anbud som gått vidare från kvalificeringsfasen. Vid prövning av anbuden kommer det anbud att antas som är det ekonomiskt mest fördelaktiga, d v s. anbud med den högsta totalpoängen av samtliga utvärderingskriterier. Utvärderingskriterier Faktorer kommer att viktas enligt följande. 70 % Prisbild. Poängskala 1-5. Priset anges i en poängskala där lägsta prisbild ger 5 poäng och högre prisbild ger lägre poäng proportionellt mot den lägsta prisbilden. 20 % Service. Poängskala 1-5. Kriteriet bedöms med utgångspunkt från i anbudet redovisad utbildningsnivå och leveranstider. 10 % Kvalitet/Miljö. Poängskala 1-5. Kriteriet bedöms med utgångspunkt från redovisat kvalitets- och miljösystem eller annat likvärdigt system. Se nedan poängsättning. Poängsättning halitet och miljö: 5 poäng: Anbudsgivare som är certifierade för kvalitets- och miljösystem enligt ISO 9001/14001 eller annat likvärdigt certifierat system. 4 poäng: Anbudsgivare som har påbörjat certifiering för kvalitets- och miljösystem enligt ISO 9001/14001 eller annat likvärdigt certifierat system. 3 poäng: Anbudsgivare som har eget dokumenterat kvalitets- och miljösystem. 2poäng: Kvalitets- och miljösystem saknas men företaget har väl utarbetade kontrollplaner för säkerställande av kvalitet och miljö i projekt. 1 poäng: Anbudsgivare som inte har något av ovan system. g: kommunledningskontor ekonomifunktionen inköp ramavtal skydds- terminalglasögon 25 2012.43 af ffu terminal-skyddsglasögon.doc
2.9 Tilldelningsbeslut Tilldelningsbeslut kommer att meddelas via elektronisk post på lämnad e-postadress i upphandlingssystemet TendSign eller via postbefordran. 4 2.10 Kontrakt Bindande avtal förutsätter att skriftligt upphandlingskontrakt upprättas mellan parterna. Upphandlingskontrakt tecknas under förutsättning att överprövning inte begärs och om sådan begärs att förvaltningsdomstol inte förordnar om åtgärd enligt LOU. 2.11 Förbehåll Avtalet gäller endast under förutsättning av kommunstyrelsens arbetsutskott/aktuell nämnds godkännande. Kommunens undertecknande är en förutsättning för bundenhet i avtalet. Kommunens undertecknande av upphandlingskontrakt (avtalet) kommer inte att ske förrän tiden för överprövning passerat, tidigast 10 dagar efter tilldelningsmeddelande erhållits. 3. AVTALSVILLKOR 3.1 Omfattning Avtalet ska omfatta leverans av terminalglasögon och optiska skyddsglasögon, enligt av kommunen fastställda föreskrifter. Inköpsvolym ca 100 000 kr per år. De angivna inköpsvolymerna är beräknade från ungefårlig årsförbrukning och kan över- eller underskridas. Antagen leverantör ska vara skyldig att leverera det verkliga behovet till i anbudet offererade villkor. Optiker ska finnas tillgänglig inom tätorten Gällivare-Malmberget-Koskullskulle. Avtalet ska även kunna nyttjas av de kommunala bolagen TOP Bostäder AB, Gällivare Energi AB, Matlaget i Gällivare AB. 3.2 Leverans Inköp av offererat material kommer att ske genom avrop under avtalsperioden. Ersättningsleverans godtas ej utan särskilt medgivande från beställaren. 3.3 Prislistor/produktkataloger Om prislistor och produktkataloger finns tillgängligt för beställaren genom elektroniskt media, t ex inloggning på leverantörens webbsida, ska detta anges i anbudet. 3.4 Beställningsrutiner Vid alla inköpstillfållen ska materialrekvisition lämnas av beställande enhet (rekvirent). Rekvisitionerna ska vara konterade samt bifogas fakturan. Ev. telefonbeställning eller dylikt ska bekräftas med rekvisitionsnummer. 3.5 Statistik Leverantören ska 1 gång/år per 1/1 lämna inköpsstatistik kostnadsfritt med uppdelning i grupper eller enligt överenskommelse. 3.6 Priser Offererade priser ska vara fasta t o m 2013-08-31. Prisjustering får därefter ske lgång/år per 1/1 enligt KPI. Basmånad för första indexjustering ska vara anbudsmånad - juni 2013 och därefter mellan junijuni. g: kommunledningskontor ekonomifunktionen inköp ramaytal skydds- terminalglasögon 25 2012.43 af ffu terminal-skyddsulasögon.doc
5 Leverantörens förslag till prisändring sänds skriftligen till s inköpsavdelning 30 dagar före genomförandet. Kommen ska skriftligen godkänna leverantörens begäran om prisändring. Om kommunen inte godkänner ändringarna gäller avtalet med oförändrade villkor. Prissänkning gäller om marknadsläget ändras på sådant sätt att den allmänna prisnivån sjunker, priserna ska då sänkas i motsvarande grad. Leverantören ansvarar för att priserna ändras enligt marknadsläget. Med marknadsläget avses den lägst allmänt tillgängliga prisnivån inom Sverige. 3.7 Avtalstid 2012-09-01-2014-08-31. Två år med möjlighet för beställaren att förlänga avtalet ett år. Vid förlängning av avtalet gäller det med oförändrade villkor. Oaktat ovanstående avtalsperiod äger beställaren rätt att förlänga avtalsperioden i lämplig omfattning, dock högst ett (1) år, i det fall överprövning enligt Lag (2007:1091) om offentligt upphandling föranleder försening vid kommande upphandling. 3.8 Betalningsvillkor Betalning sker mot faktura efter godkännande av leverans och fakturaunderlag. Faktura betalas inom 30 dagar efter mottagande. Ev. dröjsmålsränta debiteras max enligt riksbankens referensränta + 8 %. Faktureringsavgift eller motsvarande ska ej utgå. Dröjsmålsräntor understigande 50 kr/ leverantörsfaktura beaktas ej. Samlingsfakturor godtas inte. På faktura ska anges organisationsnummer eller personnummer samt om F-skatt eller A-skatt gäller. Fakturor ska sändas till: Ekonomienheten 982 81 Gällivare Beställande avdelning, leveransadress samt mottagarsignatur ska anges på fakturan. 3.9. Leveransbestämmelser Allmänna bestämmelser ALOS 05 ska gälla där ej annat anges. Leveransvillkor Leverans av beställt material ska ske fritt beställande enhet. Kostnader för engångsemballage ska ingå i offererat pris. Vid kampanjerbjudande och dylikt d v s då en upphandlad produkt tillfälligt erbjuds till lägre pris än avtalat ska det lägre priset debiteras. 3.10 Felaktighet i utförande Upptäcks felaktigheter ska leverantören åtgärda detta omgående. Leverantören svarar för därtill hörande kostnader. 3.11 Överlåtelse av avtal Avtalet får ej överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan kommunens skriftliga medgivande. 3.12 Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg till avtalet kan endast göras genom skriftlig handling undertecknad av behörig företrädare för kommunen och anbudsgivaren. gaommunledningskontoe ekonomifunktioner inköp ramavtarskydds- terminalglasögon 25`2012.43,af ffat terminal-skyddsglasönton.doc
6 3.13 Handlingars inbördes rangordning Kontraktshandlingarna kompletterar varandra. Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning: 1. Skriftliga ändringar och tillägg till avtal 2. Avtal 3. Ev. kompletterande förfrågningsunderlag 4. Förfrågningsunderlag med bilagor 5. Anbud 3.14 Tvist Tvist om tolkning av avtalsbestämmelser ska i förta hand lösas genom förhandlingar parterna emellan. Där oenighet fortfarande kvarstår ska tvist avgöras av allmän domstol på beställarens hemort. I avvaktan på att tvist löses har kommunen tolkningsföreträde. 3.15 Hävning av avtal Beställaren har rätt att häva avtalet om * leverantören i väsentligt hänseende inte utför sina åtaganden och rättelse inte sker utan dröjsmål efter skriftlig erinran * leverantören försätts i konkurs, likvidation eller eljest är på sådant obestånd att han inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden * leverantören inte erlägger skatter eller fullgör andra förpliktelser gentemot det allmänna som följer av lag eller lagakraftvunna domar eller domslut Leverantören har rätt att häva avtalet om * beställaren i väsentligt hänseende inte fullgör sina åligganden och rättelse inte sker utan dröjsmål efter skriftlig erinran. GÄLLIVARE KOMMUN g:\kommuniedningskontorekonomiinktioneninköp\ramavtalskydds- terminalglasögon 25 \2012A3\af ffu terminal-skyddsglasogon.doe