Sammanträdesdatum Sida 1 (17) Plats och tid Mötesrum hos Marks Bostads AB, klockan 16.00 17.30 Beslutande M Ann Iberius-Orrvik kl. 16.15-17.30, beslutande: 48-58 M Rolf Skarin beslutande: 44-47 C Tommy Västerteg FP S Bernt Spetz, ordförande Göran Andersson S Ann-Christine Asp Övriga närvarande Ej tjänstgörande ersättare C Roger Lundstedt FP Jan Karlsson S Odd Malmberg S Håkan Andersson Inbjudna blivande styrelseledamöter MBP Henry Sandahl MBP Lennart Svensson FP Börje Frisk S Tony Ragnarsson Tjänstemän Magnus Hjelmgren, Vd Tomas Persson, ekonom Utses att justera Justeringens plats och tid Göran Andersson Kommunhuset, Kinna Underskrifter Sekreterare Paragrafer 44-58 Tomas Persson Ordförande Bernt Spetz Justerande Göran Andersson
Sammanträdesdatum Sida 2 (17) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Marks Fastighets AB Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Kommunledningskontoret Underskrift
Sammanträdesdatum Sida 3 (17) 44 Mötets öppnande Ordföranden inleder med att hälsa välkommen till dagens möte. Till mötet har inbjudits blivande styrelseledamöter. Var och en presenterar sig kortfattat.
Sammanträdesdatum Sida 4 (17) 45 Godkännande av dagordning Till dagordningen läggs punkt om reviderad budget avseende administrationskostnad. Beslut Föreslagen dagordning godkänns.
Sammanträdesdatum Sida 5 (17) 46 Val av protokollsjusterare Ordföranden föreslår att Göran Andersson utses att justera dagens protokoll. Beslut Till att justera dagens protokoll utses Göran Andersson.
Sammanträdesdatum Sida 6 (17) 47 Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut Sammanträdesprotokollet från styrelsemötet den 8 april 2015 finns publicerat på Marks kommuns hemsida; www.mark.se. Beslut Protokollet läggs till handlingarna.
Sammanträdesdatum Sida 7 (17) 48 Skrivelser/meddelande a) Hyresfordringar För en hyresgäst har Kronofogden meddelat utslag där hyresgästen är förpliktigad att inbetala 25 502 kr inkl ränta och kostnader. Någon inbetalning har ännu inte gjorts. Ytterligare fem hyresgäster resterar med hyra, vilket förefaller ha att göra med att det nyligen varit månadsskifte. Hyresfakturorna förväntas bli inbetalda.
Sammanträdesdatum Sida 8 (17) 49 Reviderad budget avseende administrationskostnad Vid styrelsemöte 2014-12-03 beslutades att budgeterad kostnad för marknadsföring, på totalt 50 000 kr, ska fördelas på tre resultatenheter; Rydal 35 %, Assberg 30 % och Lockö 35 %. Beslutet har implementerats i budgeten för 2015. Vid styrelsemöte 2015-02-03 föreslog Tommy Västerteg att fördelningen per fastighet av kostnaden för central administration bör ses över. Vd har undersökt frågan och föreslår att kostnaden för central administration fördelas efter budgeterad intäkt för respektive resultatenhet. Undantag är Assberg 1:82 som hyrs av Stora Enso Packaging AB och som tillsvidare föreslås få ett fast belopp på 40 000 kr per år som kostnad för central administration. En korrigering görs i redovisningen så att kostnaden per år från avtalets början i genomsnitt blir 40 000 kr per år. En beräkning över förändring i kostnad för respektive fastighet redovisas. Beslut Kostnaden för central administration fördelas efter budgeterad intäkt för respektive resultatenhet. Undantag är Assberg 1:82 som hyrs av Stora Enso Packaging AB och som tillsvidare föreslås få ett fast belopp på 40 000 kr per år som kostnad för central administration.
Sammanträdesdatum Sida 9 (17) 50 Lägesrapport kontor i Rydal Vd redovisar situationen för projektet kontorsplatser i Rydal. Efter beslutet om utökad borgen som togs i kommunfullmäktige i Marks kommun, har Vd träffat SP i syfte att göra mätningar av inomhusmiljön. Lokalerna till kontor och konferens har visats. Vd inväntar offert från SP. SP gör först en okulär besiktning, därefter görs de mätningar som man anser behövs. Mätningarna beräknas ske under vecka 22. Rapporten beräknas vara klar till nästa styrelsemöte. Henry Sandahl ställer fråga om vatten- och avloppssystemet i Rydal klarar en utökad belastning. Vd informerar att teknik- och serviceförvaltningen genomför en undersökning i ärendet. Ann Iberius-Orrvik ställer fråga om projektledare är tillsatt. Vd informerar att det är aktuellt med tillsättning, men ännu inte helt klart. En tjänst som byggledare ska också utannonseras och anställas hos teknik- och serviceförvaltningen. Byggledaren ska delvis arbeta med projektet i Rydal.
Sammanträdesdatum Sida 10 (17) 51 Aprilrapport Vd och ekonom redovisar aprilrapport per 2015-04-30. Resultatet för perioden uppgår till 317 tkr. En genomgång görs först av driftsredovisningen per fastighet. Projekten i Lockö och Hajom är redovisade under pågående arbeten. Avskrivningarna redovisas fortfarande enligt redovisningsregelverket K2, redovisningsregelverket K3 har ännu inte blivit implementerat. Vd informerar att avtalet gällande fakturering av värme till Stefan Perssons fastighet i Rydal har omförhandlats på grund av lägre förbrukning än tidigare år. Därefter redovisas rapporten som gjorts i Stratsys, med kommentarer till verksamhet och resultat. Håkan Andersson ställer fråga om skillnaden mellan budgeterade investeringar på 3 000 tkr och investeringar enligt prognos, som uppgår till 2 000 tkr. Ekonom informerar att beloppen gäller projekten i Lockö och Hajom och att det vid budget gjordes en uppskattning där investeringarna förväntades bli högre. Det har också visat sig att en del av beloppet redovisas som underhåll. Håkan Andersson föreslår att en kommentar kring investeringarna tillförs rapporten. Tommy Västerteg ställer fråga om sista meningen i Vd:s kommentar till rapporten i Stratsys, som gäller en värdering av betydelsen av uthyrning till Svenska Slottsmässor i Rydal. Tommy Västerteg föreslår att sista meningen tas bort. Beslut Sista meningen i Vd:s kommentarer till rapporten i Stratsys tas bort. En förklarande kommentar görs som beskriver orsaken till skillnaden på 1 000 tkr mellan budgeterade investeringar och investeringar enligt prognos.
Sammanträdesdatum Sida 11 (17) 52 Fastigheten Rydal 2:11 Vd redogör för situationen i Rydal. En uppdaterad antikvarisk rapport har skickats med kallelsen. I frågan om det så kallade eternitförrådet har Länsstyrelsen tidigare lämnat klartecken att riva byggnaden. Rivningslov har därefter erhållits från Plan och Byggnadsnämnden. Vd informerar att taket har stora skador. Vd informerar också att Kardrummet hyrs ut till Marks kommun för tillfälligt lager för böcker från Fritsla bibliotek, uthyrningen förväntas vara ca ett halvår. Henry Sandahl inleder en diskussion om värdering av fastigheten; har det gjorts någon marknadsvärdering av fastigheten i Rydal? Ordföranden meddelar att någon extern marknadsvärdering inte har gjorts. Vd anser att fastigheten är svår att värdera, man kan göra en värdering baserad på intäkterna, men det kan också finnas andra värden som en extern värderare tar hänsyn till. Ann-Christin Asp menar att det inte finns någon anledning till extern värdering eftersom fastigheten inte ska säljas. Tommy Västerteg nämner nedskrivningen av fastigheten 2012, som ger en indikation. Håkan Andersson anser att värdet på fastigheten ökar om hyresintäkterna ökar. Vid uthyrning av kontorsplatser till Marks kommun ökar fastighetens värde. Göran Andersson kommenterar att om Riksantikvarieämbetet har lämnat bidrag på över 2 mnkr, bör fastigheten ha någon form av värde. Ann Iberius-Orrvik ser inget intresse i att göra en extern värdering i nuläget. Fokuseringen måste vara på det som är viktigt
Sammanträdesdatum Sida 12 (17) 53 Fastigheten Assberg 5:23 Vd har inget att rapportera.
Sammanträdesdatum Sida 13 (17) 54 Fastigheten Lockö 1:37 Vd har inget att rapportera.
Sammanträdesdatum Sida 14 (17) 55 Fastigheten Hajom 12:4 Vd rapporterar att hyresgästerna är nöjda med sina lokaler. Ordföranden ställer fråga om transformatorn. Vd informerar att Vattenfall är intresserade att överta transformatorn. Ann Iberius-Orrvik ställer fråga om de outhyrda ytorna, hur ser förutsättningarna ut? Vd informerar att lokalerna är tillgängliga för uthyrning, det kan behövas en vägg för avskärmning. Det kan eventuellt finnas intresse från någon av de nuvarande hyresgästerna.
Sammanträdesdatum Sida 15 (17) 56 Fastigheten Kråkebacka 4:1 Vd har inget att rapportera.
Sammanträdesdatum Sida 16 (17) 57 Fastigheten Assberg 1:82 Vd har ingen ny information.
Sammanträdesdatum Sida 17 (17) 58 Nästa ordinarie sammanträde En diskussion inleds om vilket klockslag som är bäst för styrelsemöte. En majoritet av styrelsen anser att klockan 16.00 är att föredra. Nästa sammanträde är måndag den 8 juni 2015 klockan 16.00.