Skapa betalningsfil När du lägger upp dina leverantörer i menyn Register Kontakt Leverantör är det viktigt att du anger rätt bank- eller plusgironummer och markerar rätt betalningssätt. Har leverantören bankgironummer fyller du i det i fältet Bankgironummer och markerar radioknappen för Bankgiro (se exempel nedan). Har leverantören plusgironummer fyller du i det i fältet Plusgironummer och markerar radioknappen för Plusgiro. 1
Under menyn Arkiv - Företagsinställningar - Reskontror - Betalning (Affärssystem: Inställningar - Företag - Reskontror - Betalning) lägger du upp det betalningssätt du skall använda genom att klicka på Ny. Du kommer till bilden nedan. I fältet Betalningssätt väljer du Bankgiro eller Plusgiro. I fältet Betalningsmedia väljer du Fil. I fältet Filnamn föreslår programmet en sökväg till betalningsfilen. Har du valt betalningssätt Bankgiro heter betalningsfilen bgcdata.in, har du valt plusgiro heter betalningsfilen faktura.in. Här har du möjlighet att välja en annan sökväg till betalningsfilen om så önskas. I fältet Gironummer fyller du i ditt företags bankgironummer eller plusgironummer utifrån det betalningssätt du valt. I fältet Likvidkonto anger du det konto du kommer boka betalningen på i ekonomisystemet exempelvis 1930. I fältet Kundnummer fyller du i det kundnummer du har hos bankgirot eller plusgirot. Fältet Bankkonto (gäller enbart Handelsbanken) Detta fält används för utlandsbetalningar via fil för de banker som kräver att det ska stå det kontonummer som ska debiteras i filen. Om ni har Handelsbanken skriver du i fältet bankkonto in bankkontonumret för utlandsbetalningar. Om du väljer betalningssätt Bankgiro kommer det längst ner finnas en kryssruta för Betala även PG vilket innebär att du även kan skicka med de leverantörsfakturor som hör till en leverantör som bara har plusgironummer. Sätt då en markering i denna ruta. Observera att detta val EJ omfattar kreditfakturor, fakturor i EURO och nollfakturor. 2
Om du istället väljer betalningssätt Plusgiro, kommer det finnas en kryssruta för Betala även BG vilket innebär att du även kan skicka med de leverantörsfakturor som hör till en leverantör som bara har bankgironummer. Sätt då en markering i denna ruta. Observera att detta val EJ omfattar kreditfakturor. Klicka därefter Spara i företagsinställningarna. För att skapa en betalningsfil med leverantörsfakturor du registrerat går du till menyn Bearbeta - Leverantörsreskontra - Skapa betalningsorder (Affärssystem: Bearbeta Reskontra Leverantör Skapa betalningsorder). I fältet Förfallodatum tom: anger du ett datum för att få fram de fakturor du vill sända för betalning. Du kan även göra urval på leverantör, fakturanummer, löpnummer och eventuella dimensioner. Du får upp ett betalningsförslag på de fakturor som har ett förfallodatum till och med det datum du angav. Observera att alla fakturor i exemplet nedan får en grön bock vilket innebär att alla dessa är godkända för 3
att skapas i en betalningsfil. Om du inte gjort valet att betala även pg så får de fakturor med plusgironummer en röd bock i listan och kommer ej med i betalningsfilen. Kontrollera att de fakturor du vill betala har en grön bock i listan och klicka sedan på Skapa fil. Du kommer till följande ruta där du får bekräfta att filen skall skapas. Om det är allra första gången du skapar en betalningsfil så kommer valen skriv över och utöka inte finnas (som i bilden nedan) utan du har bara en knapp som heter OK att klicka på för att skapa filen. Det vanligaste är att du klickar på Skriv över, då skriver du över den förra filen som skapades, och i samband med det så skapas en "kopia" på den fil som skrivs över (bgcdata.kop). Om du istället klickar på Utöka så kommer du utöka förra betalningsfilen som skapades med de nya fakturor som finns i betalningsförslaget. Det kan användas om du har flera företag som har var sitt nummer hos bank-/plusgirot eller om du har flera företag med samma kundnummer hos plus-/bankgirot. Om företagen har olika kundnummer hos plus-/bankgirot kommer detta att synas i filen. Observera att från och med version 2015.4 har du inte möjlighet att använda valet Utöka till Plusgirot. Det beror på att Plusgirot inte längre har något krav på att använda kundnummer och därmed finns inget stöd för valet utöka. 4
Betalningsfilen sparas i den katalog som du angett i företagsinställningarna. Idag är det vanligt att gå in via sin banks hemsida för att sända iväg sina betalningsfiler, och där hämtar du upp filen i den katalog där den sparats från ekonomisystemet. Är det en bankgirofil ska den heta bgcdata.in. Är det en plusgirofil ska den heta faktura.in eller faktura.txt. 5