Inledande text UPPHANDLING AV REKLAMBYRÅTJÄNSTER Kommunförbundet Västernorrland inbjuder leverantörer att lämna anbud för upphandling av reklambyråtjänster i enlighet med angivna förutsättningar i detta förfrågningsunderlag. Denna upphandling genomförs som en förenklad upphandling enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU), med dess ändringar. Vi har för avsikt att köpa tjänster för: Strategiskt kommunikationstänk Vår profil i ord och bild Produktion av material Profilskapande event Webb och sociala medier Omfattning Kommunförbundet avser att teckna ett tvåårigt (2) ramavtal med option på ett (1) års förlängning. Vi avser teckna rangordnade avtal med tre (3) reklambyråer. Vid avrop kommer Kommunförbundet i första hand att vända sig till den ramavtalsleverantör som rangordnas som nr ett (1) efter kvalificering och utvärdering, om denna inte kan erbjuda efterfrågad tjänst går förfrågan till ramavtalsleverantör nr två (2) och så vidare. Anbudsgivare har möjlighet att anlita underleverantör för utförande av åtagande under förutsättning att denne redovisas i anbudet. Vi beräknar att avtalet kommer att omfatta totalt ca 350 000 kr under två år med tyngdpunkt på år ett. Omfattningen kan komma att öka eller minska. 1/5
Förfrågningsunderlaget innehåller förutom denna inledande text Bilaga 1: Kommunikationsinsatser Kommunförbundet Västernorrland Bilaga 1a: Elden som budbärare Bilaga 1b: Kommunikativ struktur för Kommunförbundet Bilaga 2: Tidsplan för produktion Bilaga 3: Typfall för utvärdering Bilaga 3a: Exempel textunderlag - Arbetsutvecklingsrapport Bilaga 4: Avtalsutkast Ytterligare information På vår hemsida www.y.komforb.se, under Aktuella upphandlingar, hittar du även exempelmaterial som du kan vilja titta på. UPPDRAGET Målet med detta uppdrag är att, inom de givna resursramarna, på bästa möjliga sätt nå ut med kommunikationen till de definierade målgrupperna. Det är viktigt att leverantören har förmåga att arbeta både strategiskt och operativt samt har kapacitet att parallellt arbeta med ett flertal insatser under ibland intensiva perioder. Leverantören ska: I nära samarbete med beställaren utarbeta koncept/upplägg, planera, genomföra och följa upp kommunikationsinsatserna. Ta ett projektledar- och produktionsledaransvar och ansvara för kontinuerlig avstämning av planerad och upparbetad tid, kostnad samt tidigt signalera när uppdragen inte går enligt plan. Observera att Kommunförbundet har ägande-, nyttjande och upphovsrätt till allt material (inklusive orginalfiler) som tas fram under avtalstiden. Allt material ska på begäran överlämnas till uppdragsgivaren. Mer information om uppdraget hittar du i Bilaga 1. 2/5
PRÖVNING AV ANBUD Kvalificering av anbud Anbudsgivarens lämplighet granskas utifrån de krav som ställts i förfrågningsunderlaget avseende anbudsgivarens ekonomiska ställning och tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Innan ett anbud antas kan vi komma att kontrollera om leverantören är fri från skulder för svenska skatter och sociala avgifter. Observera att vi inte får anta ett anbud om leverantören inte är registrerad om denne är skyldig att vara registrerad. Anbudets giltighet Anbud ska vara bindande till 2011-03-31. Om upphandlingen blir föremål för överprövning förlängs antagna anbuds giltighet fram till dess avtal kan tecknas, dock högst i fyra månader efter angiven giltighetstid. Utvärdering Kommunförbundet kommer att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Vi kommer att utvärdera anbuden utifrån följande kriterier: 1. Strategiskt angreppssätt 2. Kvalitet på idé, text samt grafisk form i referensmaterial samt typfall 3. Pris ska anges netto, exkl mervärdesskatt. Timpris samt totalpris anges för typfallsuppdragen utifrån våra givna förutsättningar. Kriterierna kommer att bedömas på en skala från 0-10. 10 poäng ges till den leverantör som bäst uppfyller det efterfrågade kriteriet. Därefter följer, i fallande skala, resterande anbud enligt skalan 9, 8, 7 poäng. Exempel: 3 anbud kommer in, poängen fördelas 10, 9, 8 poäng. Kriterierna rangordnas där nummer 1 (strategiskt angreppssätt) har högst värde och sedan i fallande ordning, där nummer har 3 lägst värde. 3/5
ANBUDETS STRUKTUR Anbudet ska skrivas med nedanstående struktur. Observera! Ert anbud kommer att kopieras och vi ber er därför att undvika fliksystem. Kontaktuppgifter Företagets namn, organisationsnummer, adress och webbadress Kontaktperson för anbudet inkl. e-post och telefon Personal, kompetens och genomförda uppdrag Brev (max 1 A4) som kort beskriver ert företag eller ert nätverk, era styrkor och hur ni arbetar. Lista de personer som ska arbeta med Kommunförbundets uppdrag och vad de ansvarar för. Relevanta erfarenheter ska anges. Ändringar i personuppsättning under avtalets gång ska överenskommas med uppdragsgivaren. En lista med tre relevanta referensuppdrag. Ange typ av uppdrag och kort beskrivning av ert arbete. (Allt bör rymmas på 1 A4) Det ska tydligt framgå vem som har gjort vad i produktionerna. Ange också kontaktuppgifter till uppdragsgivare för referens; Namn, funktion, telefonnummer och e-post. Leveransförmåga I Bilaga 2 anges schematiskt de planerade kommunikationsinsatserna och estimerade tidsperioder när dessa insatser kan komma att bli aktuella. Beskriv hur ni resurs- och leveranssäkrar ert arbete. Typfall för utvärdering I Bilaga 3 beskrivs ett antal typfall. Dessa ska besvaras och prissättas utifrån våra givna förutsättningar. 4/5
HANTERING AV FRÅGOR Frågor angående denna anbudsinbjudan tas emot per e-post av beställaren. E-post: kirsi.allberg@y.komforb.se. Frågor inkomna senare än 3 arbetsdagar före anbudsdagen den 7:e februari besvaras ej. Alla frågor och svar kommer fortlöpande att redovisas på Kommunförbundets hemsida www.y.komforb.se under Upphandling av reklambyråtjänster. INLÄMNING AV ANBUD Anbudet ska vara skriftligt, skrivet på svenska och undertecknat av behörig firmatecknare. Det undertecknade anbudet ska inlämnas till Kommunförbundet Västernorrland senast 2011-02-07. Vårt kontor stänger klockan 17.00. För att undvika att anbud öppnas av misstag ska anbud lämnas i dubbla kuvert utan företagsnamn, logotyp e d och kuverten ska vara förseglade och märkta med Anbud Upphandling av reklambyråtjänster. Anbud kan inte lämnas per fax eller sändas per e-post. Anbudet skickas till: Kommunförbundet Västernorrland Kirsi Allberg Box 3014 (Gånsviksvägen 4) 871 03 Härnösand 5/5