FÖRSÄLJNING 1
Innehållsförteckning 1. Inledning... 3 1.1 Sökfunktion... 6 2. Registerunderhåll... 7 2.1 Kundregister... 7 2.2 Betalningsvillkor... 11 2.3 Betalningssätt... 13 2.4 Kundprisgrupper... 15 2.5 Kundrabattgrupp... 17 2.6 Artikelrabattgrupp... 18 2.7 Rabattunderhåll... 19 2.8 Utleveransvillkor... 21 2.9 Speditörer... 21 2.10 Säljare... 24 3. Dagliga rutiner... 25 3.1 Försäljningsofferter... 25 3.2 Försäljningsavropsorder... 32 3.3 Konvertera en offert till en order... 35 3.4 Versionshantering av offert/order... 36 3.5 Förs.order... 40 3.6 Utleverans av order... 45 3.7 Fakturera order... 47 3.8 Faktura utan order... 47 3.9 Försäljningskreditnota... 51 3.10 Samlingsfakturering... 55 2
1. Inledning Detta dokument beskriver de vanligast förekommande momenten inom ramen för den dagliga verksamheten. Manualen skall vara ett stöd för de dagliga arbetsuppgifterna inom försäljning. Denna skrift omfattar endast en beskrivning av de fält som bedöms som mest intressanta för den generella kunden. För att erhålla förklaring rörande standardfält i Navision hänvisas till hjälpfunktionen F1 i fältet. Dokumentet är uppbyggt enligt principen hur du hittar funktionen i systemet och sedan hur själva funktionen används. OBS! Hur du hittar funktionen är endast ett av flera sätt. Ofta finns det i systemet flera ingångar till samma sak. Om det under rubriken Hitta funktionen står angivet Avdelningar Ekonomihantering Redovisning Kontoplan så är det navigeringen i menyraden till vänster som avses. Du börjar då med att trycka på knappen Avdelningar i menyn. Sedan trycker du på Ekonomihantering 3
När du klickar på Ekonomihantering öppnas underliggande menypunkter Klicka på Redovisning 4
Sist klickar du på alternativet Kontoplan för att öppna själva kontoplanen. 5
1.1 Sökfunktion I Dynamics NAV 2016 finns en sökfunktion som med fördel kan användas för att hitta funktioner. Längst upp till höger finns ett sökfönster. När ni börjar skriva i fönstret föreslår systemet träffar efterhand som du skriver. 6
2. Registerunderhåll 2.1 Kundregister Hitta funktionen Avdelningar Försäljning och marknadsföring Försäljning Kunder Använda funktionen Lägg upp nya kunder genom att trycka på knappen Ny (Ctrl+N) eller trycka på symbolen ny uppe i menyfliken. Fyll sedan i fälten enligt nedan. 7
Fältförklaring fliken Allmänt: Nr Namn Adress Postnr/Ort Lands-/regionkod Telefonnr Säljarkod Spärrad Om nr-serie med automatisk tilldelning skapats erhålls ett nr när man trycker Enter. Om inte automatiskt nr tilldelas så anger du själv önskat nr och trycker Enter. Kundens namn Kundens adress Kundens postnummer och postort Kundens landskod eller regionkod Kundens telefonnummer Här kan du välja den standardsäljaren som är ansvarig för kunden. Fältet är frivilligt. Här kan du välja mellan alternativen: Leverera Fakturera Alla Om du väljer Leverera så stoppas alla leveranser till kunden och väljer du Fakturera så kan du inte skicka fakturor till kunden. Vid valet Alla kan du inte göra någonting på kunden. Lämnas fältet blankt finns inga begränsningar. 8
Fältförklaring fliken Fakturering: Faktureringskundnr. Momsregistreringsnr. Gen. Rörelsebokföringsmall. Moms rörelsebokföringsmall Kundbokföringsmall Om fakturan skall skickas till någon annan kund så anges det kundnr som fakturan skall gå till i detta fält. På utländska fakturor skall ett momsregistreringsnr alltid finnas angivet. För svenska kunder kan fältet användas som information. Denna kod styr vissa konteringar till redovisningen via bokföringsinställningar. Fältet måste alltid vara ifyllt och det är viktigt att du väljer rätt kod. Nationell = Kunder inom Sverige Export = Kunder i exportland. EU = Kunder i EU Denna kod styr momsberäkningar via momsinställningar. Fältet måste alltid vara ifyllt och det är viktigt att du väljer rätt kod. Nationell = Kunder inom Sverige Export = Kunder i exportland EU = Kunder inom EU Denna kod styr hur du konterar kundfordringarna i kontoplanen. Oftast har du bara ett alternativ, men det förekommer att man vill boka koncerninterna kundfordringar eller utländska fordringar på ett eget konto. 9
Fältförklaring fliken Betalning: Betalningsvillkorskod Betalningspåminnelsekod Räntevillkorskod Välj det betalningsvillkor som kunden skall ha som standard för sina fakturor. Om det skall vara möjligt att skicka påminnelser till kunden måste en kod anges. Välj den kod som du önskar för kunden. Om det skall vara möjligt att skicka räntefakturor till kunden måste en kod anges. Välj den kod som du önskar för kunden. Fältförklaring fliken Utlandshandel: Valutakod Språkkod Om kunden skall faktureras i en annan valuta än svenska kronor skall den valutakod som fakturorna skall skrivas ut i anges här. Om kundens dokument skall skrivas på annat språk än svenska så skall önskad språkkod anges i detta fält. OBS! Översättning till önskade språk måste göras innan funktionen kan användas. 10
Fältförklaring fältet Leverans: Lagerställekod Samlingsfakturering Reservera Leveranstyp Utleveransvillkorskod Speditörskod Leveranstid Anger vilket ställe på lagret som kunden i standard får sina varor ifrån. Kundens möjlighet till att få sina varor baseras på hur mycket varor det finns på lagerplatsen som koden refererar till. Anger om olika order som levereras till kunden kan faktureras på samma faktura. Anger om artiklar ska reserveras för kunden. Valen är alltid, valfri och aldrig. Anger om det går att dela upp leveranserna av artiklar ut till kunden. Finns delvis och fullständig som alternativ. Anger vilka villkor som ska gälla när artiklarna levereras ut till kunden. Anger vilket leveransföretag som används för leverans av kundens artiklar. Anger hur lång tid det tar för varorna att åka från dist.lagret och komma till kunden. 2.2 Betalningsvillkor Betalningsvillkoren är gemensamma för kunder och leverantörer. Hitta funktionen Avdelningar Försäljning och Marknadsföring Orderbearbetning Inställningar Betalningsvillkor Använda funktionen Klicka på Ny för att skapa ett nytt betalningsvillkor. 11
Fältförklaring: Kod Förfallodatumformel Ange den kod som du vill använda för villkoret. Här kan du skriva in en formel som talar om för programmet hur beräkning av förfallodatum ska göras när du t.ex. skapar en faktura. Formeln för förfallodatum kan innehålla maximalt 20 tecken, både siffror och det slags bokstäver som programmet känner igen som förkortningar för tidsangivelser. Exempel på datumformler: LV LM LM+10D 10D D10 2V VD4 Löpande vecka Löpande månad Löpande månad + 10 dagar 10 dagar från datum Den tionde dagen i varje månad Två veckor från datum Den nästa fjärde dagen i en vecka (torsdag) 12
Kassarabatt Rabatt % Beräkna kassarabatt i kr. nota Beskrivning Om betalningsvillkoret innebär att kunden får kassarabatt om betalning sker inom ett visst antal dagar så anges datumformeln för det här. T ex. 10D om kunden skall få kassarabatt om betalning görs inom 10 dagar istället för ordinarie villkor. Ange den rabattsats som skall gälla om villkoret har en kassarabatt. En markering i det här fältet anger att kassarabatt beräknas på kreditnotor med de här betalningsvillkoren. Kassarabatten beräknas automatiskt när du skapar en kreditnota till den kunden eller leverantören. När du bokför en kreditnota beräknas det möjliga kassarabattsbeloppet när du gör bokföringen. Ange betalningsvillkorets beskrivning i fältet. 2.3 Betalningssätt Betalningssätt används för att indikera vilket sätt som kunden använder för sina betalningar till dig. en är användbar för fakturor som är kopplade till t ex autogiro eller kontantfakturor. Hitta funktionen Avdelningar Försäljning och Marknadsföring Orderbearbetning Inställningar Betalningssätt Använda funktionen Klicka på Ny för att skapa ett nytt Betalningssätt I tabellen lägger du in de Betalningssätt som ni önskar använda. 13
Fältförklaring: Kod Beskrivning Motkontotyp Motkonto Betalningshanterare Autogiro Betalningsvillkorskod för autogiro Definition för bet.exportrad Ange den kod som du vill använda för betalningssättet. Ange önskad beskrivning Här kan du välja mellan alternativen Redv.konto eller Bankkonto Om du väljer Motkontotyp redov.konto så anger du det Konto i kontoplanen som skall motbokas och om du har valt Bankkonto i fältet Motkontotyp så anger du vilket bankkonto som skall användas. Definierar ett betalningssätt. Viktigt här är att Motkontotyp står på bankkonto. Till exempel skapas ett betalsätt för kreditkort om du väljer metoden Dynamics Online. Anger om betalningsmetoden används för autogiroinsamling. Anger de betalningsvillkor som används för autogiroinsamlingen. Gäller det autogiroinsamling måste betalningsvillkor visa att kunden inte aktivt behöver utgöra betalningen. Anger datautbytesdefinitionen i ramverket för datautbyte som används för att exportera betalningar. 14
Bet.typ för bankdatakonvertering Hjälper till att konvertera en bankutdragsfil så att den går att importera i Microsoft Dynamics NAV och på samma sätt konvertera om betalningsinformation så att den går att exportera till banken. Om motkonto anges innebär det att posten i kund- eller leverantörsreskontran kommer att motbokas automatiskt mot det konto eller bankkonto som angivits. Någon reskontraskuld kommer ej att uppstå. 2.4 Kundprisgrupper Kundprisgrupper används för att definiera olika prislistor mot kunden. Kunderna kan delas in i olika prisgrupper och till prisgruppen kan man sedan koppla priser som skall gälla för samtliga kunder kopplade till den aktuella prisgruppen. Hitta funktionen Avdelningar Försäljning och Marknadsföring Orderbearbetning Inställningar Kundprisgrupper Använda funktionen Klicka på Ny för att skapa en ny kundprisgrupp I tabellen lägger du upp valfritt antal prisgrupper. 15
Fältförklaring: Kod Beskrivning Tillåt radrabatt Beräkna fakturarabatt Pris inklusive moms Moms rörelsebokf.mall prisgr. Ange den kod som du vill använda för prisgruppen. Ange den beskrivning prisgruppen skall ha. Om detta fält markeras innebär det att radrabatt får beräknas om sådan finns för kunden. Om detta fält markeras innebär det att fakturarabatt får beräknas på det angivna priset om fakturarabatt tillämpas på kunden. Om detta fält markeras är priserna i prisgruppen inklusive moms. Markeras denna ruta måste också koden för momsrörelsebokföringsmallen för kunderna anges i fältet Moms rörelsebokf.mall prisgr. Anger koden för den momsrörelsebokföringsmall som ska tillämpas för den angivna kundgruppen. Används den här rutan måste rutan i Pris inklusive moms vara ifylld. Lägga upp kundpriser: För att koppla priser till kundprisgruppen ställer du markören på den raden du vill registrera priser för och trycker på Analysera Förs.priser. Registrera in de artiklar och sätt de villkor och priser som skall gälla för kundgruppen. 16
Fältförklaring: Förs.typ Förs.kod Artikelnr Enhetskod Minimiantal A-pris Startdatum Slutdatum Valutakod Kundprisgrupp anges automatiskt Koden anges automatiskt Ange det artikelnummer som skall prissättas Om fältet lämnas blankt gäller priset oavsett enhet på ordern Ange ett antal som måste köpas för att priset skall gälla. Om inget anges kommer priset att gälla alla köp. Ange det pris som skall gälla för artikeln Om priset skall börja gälla ett speciellt datum anges det datumet. Om priset skall sluta gälla ett speciellt datum anges det datumet. Om priset anges i annan valuta än basvalutan så skall valutakod anges. 2.5 Kundrabattgrupp Kundrabattgrupper används för att knyta kunderna till en rabattgrupp. Rabatt kan sedan skapas för gruppen mot enskilda artiklar eller grupper av artiklar. Kundrabattgruppen kopplas till kunden på kundkortet. Hitta funktionen 17
Avdelningar Försäljning och Marknadsföring Orderbearbetning Inställningar Kundrabattgrupper Använda funktionen Klicka på Ny för att skapa en kundrabattgrupp I tabellen lägger du upp valfritt antal rabattgrupper. Fältförklaring: Kod Beskrivning Ange den kod du vill använda för rabattgruppen Ange den beskrivning rabattgruppen skall ha 2.6 Artikelrabattgrupp Artikelrabattgrupper används för att knyta artiklarna till en rabattgrupp. Rabatt kan sedan skapas för gruppen mot enskilda kunder eller grupper av kunder. Artikelrabattgruppen kopplas till artikeln på artikelkortet. Hitta funktionen 18
Avdelningar Försäljning & Marknadsföring Orderbearbetning Inställningar Artikelrabattgrupp Använda funktionen Klicka på Ny för att skapa en artikelrabattgrupp I tabellen lägger du upp valfritt antal rabattgrupper. Fältförklaring: Kod Beskrivning Ange den kod som du vill använda för rabattgruppen. Ange den beskrivning du önskar för gruppen. 2.7 Rabattunderhåll När du har lagt upp dina kundrabattgrupper och artikelrabattgrupper och kopplat dessa till kunderna och artiklarna kan du lägga upp rabattsatserna som skall gälla. Antingen väljer du att lägga upp priserna utifrån kundgrupperna eller utifrån artikelgrupperna. I exemplet nedan har vi utgått ifrån att priserna läggs in per Kundrabattgrupp. Hitta funktionen 19
Avdelningar Försäljning och Marknadsföring Orderbearbetning Inställningar Kundrabattgrupper Använda funktionen Ställ markören på den Kundrabattgrupp du vill lägga in rabatterna för och välj i åtgärdsfönstret Analysera Förs. radrabatter. I huvudet sätts automatiskt filter på den Kundrabattgrupp som du stod på när fönstret öppnades. Lägg sedan in rabatterna på raderna enligt fältförklaringen. Fältförklaring: Förs.typ Förs.kod Radtyp Kod Enhetskod Minimiantal Blir Kundrabattgrupp automatiskt. Radrabatt Ange rabattsatsen i % Blir den kod du stod på när fönstret öppnades. Här kan du välja om du vill lägga rabatten mot en enskild artikel eller mot en hel artikelgrupp. Om du valt artikel anger du artikelnumret i detta fält och har du valt Artikelgrupp väljer du artikelgruppen här. Om rabatten endast skall gälla för en speciell enhet anger du den enheten. Lämnas fältet blankt kommer rabatten att gälla för alla enheter. Om rabatten är kopplad till att man köper ett visst antal av artikeln så anges minimiantalet som man måste köpa här. 20
Startdatum Slutdatum Om rabatten skall börja gälla ett speciellt datum anges detta här. Om rabatten skall sluta att gälla ett speciellt datum anger du detta här. 2.8 Utleveransvillkor Obegränsat med utleveransvillkor kan läggas upp. Villkoren är gemensamma för kunderna och leverantörerna. Hitta funktionen Avdelningar Försäljning och Marknadsföring Orderbearbetning Inställningar Utleveransvillkor Använda funktionen Lägg upp önskat antal koder och en beskrivning. 2.9 Speditörer Obegränsat antal med speditörer kan läggas upp. Till varje speditör kan du koppla ett antal olika speditörstjänster. Speditören och önskad tjänst kan knytas till kunden på kundkortet men kan även anges på ordern. 21
Hitta funktionen Avdelningar Försäljning och Marknadsföring Orderbearbetning Inställningar Speditörer Använda funktionen Klicka på Ny för att skapa en speditör Fältförklaring: Kod Namn Internet-adress Ange en lämplig kod för din speditör Ange speditörens namn Om speditören erbjuder tjänsten att kunna spåra gods via Internet så anger du denna www-adress. För att koppla tjänster till speditörerna ställer du markören på den speditör du vill ändra och trycker på knappen Speditörstjänster i åtgärdsfönstret. 22
Fältförklaring: Kod Beskrivning Leveranstid Baskalenderkod Anpassad kalender Ange en lämplig kod för tjänsten Ange en lämplig beskrivning för tjänsten Ange den ledtid som tjänsten är knuten till Anger en kod för en baskalender som kan tilldelas en speditör. I en baskalender kan du ställa in vilka dagar som anses som arbetsdagar och vilka som ej gör det. I grunden är alla lördagar och söndagar arbetsfria dagar. Här ser du om speditören har en anpassad kalender. Det är även här som du enklast kan ändra i baskalendern. För att göra det måste det finnas en baskalenderkod. 23
2.10 Säljare Obegränsat med säljare kan läggas in i Navision. Tabellen delas mellan säljare och inköpare. Hitta funktionen Avdelningar Försäljning och Marknadsföring Försäljning Inställningar Säljare Använda funktionen Klicka på Ny för att skapa en ny säljare Fältförklaring: Kod Namn Provision % Telefonnr Ange en lämplig kod för säljaren Skriv in säljaren/inköparens namn Om säljaren skall erhålla provision på sin försäljning kan provisionssatsen anges här. Ange säljarens/inköparens telefonnr om behov finns. 24
3. Dagliga rutiner 3.1 Försäljningsofferter Hitta funktionen Avdelningar Försäljning och Marknadsföring Orderbearbetning Försäljningsofferter Använda funktionen För att skapa en ny offert, klicka på Ny Tryck på Enter för att få nästa offertnummer. Välj den kunden du vill skicka offerten till. 25
26
Fältförklaring fliken Allmänt: Nr Förs. Kundnr Förs. Kontaktnr Förs. Kundnamn Förs. Ort Orderdatum Dokumentdatum Begärt leveransdatum Säljarkod Kampanjnr Affärsmöjlighetsnr Status Erhålls med automatik när man väljer kund i fältet Förs.kundnr och trycker Enter. Välj den kund du önskar registrera en faktura för genom att trycka F4 och välja i listan eller skriv in kundens kundnr. Är den kontakt som försäljningsdokumenten ska skickas till. Namnet på kunden som ska ha produkterna och som faktureras som standard. Orten där kunden befinner sig. Dagens datum erhålls automatiskt, men du kan ändra det vid behov. Ange det datum som du vill skall stå på offertutskriften. Detta datum styr också förfallodatum på offerten. Det är datumet då kunden har bett om att få ordern utlevererad. Lämnas rutan blank, beräknas och infogas tidigast möjliga datumet. Ange den person som skall stå som er referens på offerten. Här anges numret på det kampanj som dokumentet är kopplat till. Anger numret på den affärsmöjlighet som försäljningsofferten har tilldelats. Anger vilken status som dokumentet har. Den kan tilldelas följande statusar: Öppen: Du kan göra ändringar i dokumentet. Släppt: Dokumentet är släppt till nästa behandlingsetapp. Innebär att du inte kan göra ändringar gällande rader av typen Artikel och anläggningstillgång. Dokumentet går att öppna igen om du vill göra ändringar. Väntar på godkännande: Dokumentet väntar på att godkännas. Väntar på förskottsbetalning: En förskottsfaktura har bokförts för dokumentet. 27
Fältförklaring fliken Fakturering: Faktureras kundnr Faktureringskontaktnr Fatureringsnamn Fakureras ort Avdelning Kod Projekt Kod Betalningsvillkor Förfallodatum Kassarabatt % Kassarabattsdatum Betalningssätt Priser inkl. moms Moms rörelsebokföringsmall Detta kundnr är samma som på fliken allmänt i det fall någon avvikande fakturaadress inte är angiven i kundregistret. Detta fält kan ändras om avvikelse finns. Anger numret till den som fakturan ska skickas till. Anger kunden som fakturan ska skickas till. Anger orten dit fakturan ska skickas. Om du vill koppla dimension 1 till din faktura anger du koden här. Om du vill koppla dimension 2 till din faktura skall du ange koden här. Hämtas från kundregistret, men kan ändras om det skulle vara fel. Beräknas utifrån dokumentdatum + betalningsvillkoret. Går att ändra om man önskar. Anger hur många procents rabatt kunden får om den betalar före det datumet som anges i fältet Kassarabattsdatum. Betal kunden före det datum som står här får kunden den rabattprocent som står i fältet Kassarabatt. Anger hur betalningar för dokumentet måste levereras. Kan vara till exempel banköverföring eller check. Normalt tas betalningssätt från kundkortet. Visar om priserna inkluderar moms eller ej. Anger vilken momsbokföringsmall som ska användas för de transaktioner som kopplas till kunden. 28
Fältförklaring fliken Leverans: Leveransadresskod Leveransnamn Leveransort Lagerställekod Utleveransvillkorskod Utleveransdatum I detta fält kan du välja en avvikande leveransadress i det fall det finns sådana upplagda på kunden. Anger namnet på den kund som ska få leveransen. Anger namnet på orten dit leveransen ska gå. Anger vilket lagerställe hos kunden som försäljningen ska levereras till som standard Anger villkor för hur försäljningen ska levereras till kunden. Värdet i fältet hämtas från kundkortet men kan ändras om behov finns. Anger datumet som du förväntar dig att leverera artiklarna. Fältförklaring fliken Utlandshandel: Valutakod EU trepartshandel EU transaktionstyp Lämnas blankt om du skall skicka offerten i svenska kronor. Om annan valuta skall användas välj den här. Tänk på att priserna på raderna skall anges i den valuta som man valt här. Anger om försäljningsdokumentet ingår i trepartshandel. Trepartshandel förekommer när artiklarna levereras till ett EUland/region men fakturan skickas till ett annat EU-land/region. Anger vilken transaktionstyp som försäljningsdokumentet handlar om. Används till INTRASTAT-rapporteringen. 29
EU transaktionsspecifikation Anger en kod för försäljningsdokumentet som används till INTRASTAT. När alla uppgifter i offertens huvud är ifyllda kan du fortsätta till raderna. Fältförklaring rader: Rad Fliken rad innehåller flera olika valmöjligheter om hur du kan hantera dina artiklar på raderna. Artikeldisp. per: Här kan du se artikeldispositionen per utställning, period, Variant, Lagerställe eller Strukturnivå Välj artikelersättning: Visar om en artikel är ersatt av en annan. Dimensioner: Visar dimensioner. Kommentarer: Här kan du ange en kommentar om till ex. kunden. Art.omkost.fördelning: Kan här se och ändra omkostnadsfördelningen för artiklarna. Artikelspårningsrader: Här kan du se och lägga till artikelspårningsnr på artiklarna. Montering mot kundorder: Om artikeln är en monteringsartikel kan man se och ändra den här. 30
er Ny Sök Filter Rensa filter Här finns funktioner som ka användas för artiklarna på raderna. Här ka du hämta pris, radrabatter, expandera om det handlar om strukturartiklar, infoga extrarader och se ej lagerförda artiklar. Här kan du infoga en ny artikelrad Här ka du söka för att hitta specifika rader Här kan du filtrera på radnivå för att hitta eller visa ett urval av artiklarna. Här kan du ta bort satta filter. Fältförklaring offertrader: Radtyp Nr Beskrivning Lagerställekod Antal Enhet A-pris exkl. Moms Radbelopp exkl. Moms Radrabatt % Välj mellan alternativen Redov.konto, artikel, resurs etc. för att lägga upp en konteringsrad eller välj blankt för att skriva fritext. Ange ditt kontonr, artikelnr, resursnr etc. När du gör ditt val hämtas beskrivningen från kontoplanen, artikeln eller resursen in. Ändra beskrivningen till önskad text på offerten. Anger vilket lagerställe som artiklarna ligger på. Ange antalet. Enhet kan användas om du vill förtydliga för kunden att det gäller timmar, styck etc. Det är naturligtvis inte nödvändigt. Ange det belopp du vill offerera kunden Räknas fram genom antal * A-pris exkl. Moms. Anger hur många % rabatt som ligger på raden. När du har registrerat alla rader är den klar för att skickas till kund. Vill du skriva ut den klicka på skriv ut knappen. Under denna knapp finns också möjlighet att spara som PDF eller exportera till Word/Excel. 31
3.2 Försäljningsavropsorder En försäljningsavropsorder används för att hantera en i förväg avtalad försäljningsvolym. Syftet är att hålla reda på hur mycket man levererat enligt avtalet. Hitta funktionen Avdelningar Försäljning och Marknadsföring Orderbearbetning Förs. Avropsorder Använda funktionen För att skapa en ny avropsorder trycker du Ny och Enter i huvudet i avropsorderkortet. Välj sedan den kunden du vill skapa avropsorder för. Informationen i huvudet fylls i på samma sätt som för en offert. 32
På raderna lägger du in den eller de artiklar som avropet avser. Skapa order från avrop: När en kund avropar en produkt går du in på avropsordern och skapar en avropsorder istället för att manuellt registrera en vanlig order. Börja med att ange antalet som kunden avropar i fältet Ant. att utleverera på raden och tryck sedan på knappen Skapa order i åtgärdsfönstret. I detta exempel har kunden lagt ett avrop på 100 st. och avropar första gången 25 st. 33
Besvara frågan med Ja. När ordern är skapad bekräftas vilket nummer ordern fick. 34
När ordern med 25 stycken utlevereras uppdateras avropsordern med utleveransen. Kvar att utleverera är nu 75 stycken och på raden kan du se att 25 stycken redan är utlevererade. 3.3 Konvertera en offert till en order Hitta funktionen Avdelningar Försäljning och Marknadsföring Orderberarbetning Försäljningsofferter Använda funktionen Börja med att söka upp den offert som du vill skapa en order för. Välj sedan knappen Skapa order i åtgärdsfönstret. Du får nu frågan om du vill konvertera en order av offerten. Gå vidare genom att besvara frågan med Ja. Du erhåller nu ett meddelande som talar om vilken nummer som den nya ordern fick. 35
3.4 Versionshantering av offert/order En offert eller order kan versionshanteras. Versionshanteringen kan ske i samband med att du skriver ut den eller genom en manuell handling. I huvudet på en offert eller en order framgår det om det finns några arkiverade versioner. När du registrerar ett nytt dokument har den alltid värdet noll. 36
Arkiveringen kan också ske manuellt utan att utskrift behöver göras. Under Åtgärder eller Start i åtgärdsfönstret och sedan Arkivera dokument. 37
När du väljer detta alternativ så får du följande fråga: Besvara frågan med Ja om du vill skapa en arkivkopia. När arkiveringen är klar får du ett meddelande om detta. I huvudet på offerten/ordern kan du nu se att en arkivering har gjorts. 38
Genom att klicka på siffran i fältet så kan du se arkiveringarna. Vill du gå vidare och titta på hur arkivkopian ser ut klickar du på Analysera i åtgärdsfönstret och sedan Kort. 39
3.5 Förs.order Hitta funktionen Avdelningar Försäljning och Marknadsföring Orderbearbetning Förs.order Använda funktionen För att skapa en ny försäljningsorder klicka på Ny 40
Fältförklaring fliken Allmänt: Nr Förs.kundnr Förs.kundnamn Förs.ort Godsmärke Bokföringsdatum Orderdatum Dokumentdatum Begärt leveransdatum Externt verifikationsnr Säljarkod Status Erhålls med automatik när man trycker Enter i fältet. Välj den kund du önskar registrera en order för genom att trycka F4 och välja i listan eller skriv in kundens kundnr. Kundens namn. Fylls i automatiskt när du fyller i Förs. Kundnr. Orten där kunden finns och dit fakturan skickas som standard. Ange ev. godsmärkning som kunden önskar. Anger det datum då försäljningsdokumentet ska bokföras. I standard anges dagens datum. Anger arbetsdatum då ordern gjordes. Används vid försäljning i utländsk valuta då valutakursen går efter detta datum. Arbetsdatum är standard men går att ändra. anger datumet då försäljningsordern gjordes. Som standard anges dagens datum. Det datum då kunden vil ha ordern levererad. Du har möjlighet att ange ett märke för ordern. Värdet i detta fält är sedan sökbart via analysfunktionen. Exempel på värde är kundens märkning. Ange den person som skall stå som er referens på ordern. Anger vilken status ordern har. Kan vara öppen, släppt, väntar på godkännande och väntar på förskottsbetalning. 41
Fältförklaring fliken Fakturering: Faktureringskundnr Avdelning Kod Projekt Kod Betalningsvillkorskod Förfallodatum Kassarabatt % Betalningssätt Medgivande-ID för autogiro Kreditkortsnr Kreditkortsnr (sista 4 siffrorna) Detta kundnr är samma som på fliken allmänt i det fall någon avvikande fakturaadress inte är angiven i kundregistret. Om du vill koppla dimension 1 till din faktura anger du koden här. Om du vill koppla dimension 2 till din faktura skall du ange koden här. Hämtas från kundregistret, men kan ändras om det skulle vara fel. Anger när fakturan ska vara betald. Som standard beräknas datumet i Utleveransdatumfältet plus perioden i fältet Betalningsvillkorskod. Anger hur många procent rabatt som kunden får om de betalar före datumet som står i kassarabattdatumet. Anger hur betalningar för försäljningsordern måste levereras. Anger autogiromedgivandet som kunden har signerat för att tillåta autogiro. Anger kreditkortsnumret som ska användas i försäljningstransaktionen. Anger de fyra sista numren på kreditkortet. Fältförklaring fliken Leverans: 42
Leveransadresskod Leveransnamn Lagerställekod Utleveransvillkorskod Speditörkod Speditör servicekod Leveranstid Utleveransdatum Leveranstyp I detta fält kan du välja en avvikande leveransadress i det fall det finns sådana upplagda på kunden. Namnet på kunden som ska få leveransen. Värdet hämtas från kundkortet i det fall som det finns angivet där. Kan ändras manuellt. Anger vilka villkor det finns för utleveransen. Värdet i fältet hämtas från kundkortet, men kan ändras om behov finns. Anger vilken speditör som ska göra leveransen. Värdet i fältet hämtas från kundkortet men kan ändras om behov finns. Anger vilken speditörservice som försäljningsordern använder sig av. Värdet i fältet hämtas från kundkortet men kan ändras om behov finns. Anger hur lång tid det tar från lagret till leveransen är hos kunden. Kopieras från kundkortet men kan ändras. Sätts automatiskt till dagens datum, men ändras till valfritt datum om leverans under dagen ej är möjlig. Här kan du välja om det är tillåtet med delleverans av ordern eller om hela ordern måste vara klar. Fältförklaring fliken Utlandshandel: Fliken Utlandshandel används till stor del för rapportering till INTRASTAT. Valutakod Transportsätt Utförselplats Område Lämnas blankt om du skall skicka fakturan i svenska kronor. Om annan valuta skall användas välj den här. Tänk på att priserna på raderna skall anges i den valuta som du valt här. Anger transportsätt för rapportering till INTRASTAT. Anger utförselplatsen genom vilken du levererade ut artiklarna ur ditt land/region. Anges för rapportering till INTRASTAT. Anger området i kundens adress. Anges för rapportering till INTRASTAT. 43
Fältförklaring fliken Förskottsbetalning: Förskottsbetalning % Komprimera förskottsbetalning Betalningsvillkorskod för förskottsbetalning Förfallodatum för förskottsbet Kassarabatter i % för förskottsbetalning Betalningsrabattdatum för förskottsbetalning Anger hur många procent rabatt kunden ska få om de betalar i förskott. Denna gäller för alla rader i försäljningsordern. Anger om förskottsbetalningar ska kombineras på försäljningsordern. Detta ka göras om de har samma redovisningskonto för förskottsbetalningar eller har samma dimensioner. Anger en kod som motsvarar villkoren för förskottsbetalningar för ordern. Som standard hämtas koden automatiskt från fältet Betalningsvillkorskod i försäljningshuvudet men kan ändras. Anger när förskottsfakturan för ordern förfaller. Beräknas och fylls i automatiskt. Anger den procentsats som kunden får om den betalar innan det datum som står i fältet Betalningsrabattdatum för förskottsbetalning. Betalar kunden innan detta datum får den rabattprocentsatsen som står i fältet Kassarabatter i % för förskottsbetalning. När all information är ifylld i huvudet går du vidare och registrerar raderna. Fältförklaring Orderrader: 44
Radtyp Nr Beskrivning Antal Enhetskod A-pris exkl. Moms Radbelopp exkl. Moms Avdelning kod Projekt kod Välj mellan alternativen Redov.konto, Artikel, Resurs etc. för att lägga upp en konteringsrad eller välj blankt för att skriva fritext. Ange ditt kontonr, artikelnr, resursnr etc. När du väljer ett konto hämtas beskrivningen från kontoplanen, artikeln eller resursen in. Ändra beskrivningen till önskad text på fakturan. Ange antalet Enhet kan användas om du vill förtydliga för kunden att det gäller timmar, styck etc. Det är naturligtvis inte nödvändigt. Ange det belopp du vill fakturera kunden. Räknas fram genom antal * A-pris exkl. Moms. Kopieras från orderhuvudet om kod är angivet. Kan registreras manuellt på raden. Kopieras från orderhuvudet om kod är angivet. Kan registreras manuellt på raden. När du har registrerat alla rader och är klar med ordern släpper du ordern genom att trycka på Släpp i åtgärdsfönstret (Ctrl+F9). Skriv sedan ut orderbekräftelse om sådan skall skickas till kunden. Du ka välja Åtgärder i åtgärdsfönstret och sedan Orderbekräftelse eller välja orderbekräftelse i Startfliken. 3.6 Utleverans av order När godset plockats samman är det dags att återrapportera ordern för att bekräfta uttaget av varor samt för att erhålla en följesedel att skicka med godset. Order utan avvikelser: Sök upp ordern enligt numret på plocksedeln. Om hela ordern är levererad och inga kompletteringar av frakter eller liknande skall göras klickar du på Bokför Order med avvikelser: Om en order skall dellevereras eller kompletteras med frakter måste en återrapportering på ordern ske innan du går vidare till att bokföra leveransen. 45
På orderraderna finns det tre antalsfält: Antal = Det antal kunden har beställt Ant. Att utleverera = Det antal som systemet föreslår skall levereras ut (föreslår alltid full leverans) Utlevererat antal = Det antal som redan är utlevererat (om det är en restorder) Vid bokföring av leverans till kunden kommer det antal som står angivet i fältet Ant. att utleverera levereras ut ur lagret. Vill du inte att alla rader skall levereras ut med fullt antal måste du därför innan bokföringen ändra antalet till det som verkligen levereras. Om raden inte levererats alls så sätts värdet till 0 och har en delleverans skett så ändras antalet till rätt antal. I exemplet nedan är första raden restnoterad, d v s ingen leverans sker och den andra raden dellevereras med 1 st. istället för beställda 3 st. Skall frakt eller annan avgift läggas på görs det innan bokföringen. Bokför utleverans: För att bokföra leveransen, leverera ut ordern och skriva ut följesedeln trycker du Shift+F9. Önskar du ingen utskrift av dokument kan du istället trycka F9. I utleveransögonblicket kan du välja om ordern endast skall levereras eller både levereras och faktureras. 46
Om du endast vill leverera väljer du det första alternativet och vill du göra både och väljer du alternativet Leverera och fakturera. 3.7 Fakturera order Om du vill fakturera en order som redan är levererad söker du upp den aktuella ordern och trycker Shift+F9 eller bara F9. Välj alternativet Fakturera och tryck sedan OK. 3.8 Faktura utan order Denna modell används om du inte har någon order registrerad för det som skall faktureras. Då skapar man en manuell faktura. Hitta funktionen Avdelningar Försäljning och Marknadsföring Orderbearbetning Försäljningsfakturor Använda funktionen För att skapa en ny faktura, klicka på Ny 47
Fältförklaring fliken Allmänt: Ser i stort sett likadan ut som kortet på försäljningsorder. Nr Förs. Kundnr Bokföringsdatum Dokumentdatum Erhålls med automatik när du trycker Enter i fältet. Välj den kund du önskar registrera en faktura för genom att trycka F4 och välja i listan eller skriv in kundens kundnr. Ange det datum som du vill att fakturan skall hamna i din redovisning. OBS! Blankt = dagens datum. Ange det datum som du vill skall stå på fakturan. Detta datum styr också förfallodatum på fakturan. OBS! Blankt = dagens datum. 48
Externt verikationsnr Säljarkod Anger numret som kunden använder i sitt egna system för försäljningsfakturan. Ange den person som skall stå som er referens på fakturan. Valfritt att fylla i detta fält Fältförklaring fliken Fakturering: Ser i stort sett likadan ut som kortet på försäljningsorder. Faktureras kundnr Avdelning Kod Projekt Kod Betalningsvillkorskod Förfallodatum Detta kundnr är samma som på fliken allmänt i det fall någon avvikande fakturaadress inte är angiven i kundregistret. Om du vill koppla dimension 1 till din faktura anger du koden här. Om du vill koppla dimension 2 till din faktura skall du ange koden här. Hämtas från kundregistret, men kan ändras om det skulle vara fel. Beräknas utifrån dokumentdatum + betalningsvillkoret. Går att ändra om man önskar. 49
Leveransadresskod Leveransnamn Lagerställekod Utleveransvillkorskod Speditörkod Utleveransdatum I detta fält kan du välja en avvikande leveransadress i det fall det finns sådana upplagda på kunden. Namnet på kunden som ska få leveransen. Värdet hämtas från kundkortet i det fall som det finns angivet där. Kan ändras manuellt. Anger vilka villkor det finns för utleveransen. Värdet i fältet hämtas från kundkortet, men kan ändras om behov finns. Anger vilken speditör som ska göra leveransen. Värdet i fältet hämtas från kundkortet men kan ändras om behov finns. Sätts automatiskt till dagens datum, men ändras till valfritt datum om leverans under dagen ej är möjlig. Fältförklaring fliken Utlandshandel: Ser i stort sett likadan ut som kortet på försäljningsorder. Valutakod Lämnas blankt om du skall skicka fakturan i svenska kronor. Om annan valuta skall användas välj den här. Tänk på att priserna på raderna skall anges i den valuta som man valt här. När all information är ifylld i huvudet går du vidare och registrerar raderna. 50
Fältförklaring fakturarader: Ser i stort sett likadan ut som kortet på försäljningsorder. Radtyp Nr Beskrivning Antal Enhet A-pris exkl. Moms Radbelopp exkl. Moms Avdelning kod Projekt kod Välj mellan alternativen Redov.konto, Artikel, Resurs etc. för att lägga upp en konteringsrad eller välj blankt för att skriva fritext. Ange ditt kontonr, artikelnr, resursnr etc. När du väljer ett konto hämtas beskrivningen från kontoplanen, artikeln eller resursen in. Ändra beskrivningen till önskad text på fakturan. Ange antalet Enhet kan användas om man vill för att förtydliga för kunden att det gäller timmar, styck etc. Det är naturligtvis inte nödvändigt. Ange det belopp du vill fakturera kunden. Räknas fram genom antal * A-pris exkl. Moms. Kopieras från fakturahuvudet om kod är angivet. Kan registreras manuellt på raden. Kopieras från fakturahuvudet om kod är angivet. Kan registreras manuellt på raden. När du har registrerat alla rader och är klar med fakturan bokför du med F9. Alternativt trycker du Shift + F9 så både bokförs fakturan och skrivs ut. 3.9 Försäljningskreditnota Hitta funktionen 51
Avdelningar Försäljning och Marknadsföring Orderbearbetning Försäljningskreditnotor Använda funktionen För att skapa en ny kreditnota, klicka på Ny Fältförklaring fliken Allmänt: Är i stort sätt samma som korten försäljningsorder och försäljningsfaktura. Nr Förs.kundnr Bokföringsdatum Dokumentdatum Erhålls med automatik när du trycker Enter i fältet. Välj den kund du önskar registrera kreditnotan för genom att trycka F4 och välja i listan eller skriv in kundens kundnr. Ange det datum som du vill att fakturan skall hamna i din redovisning. OBS! Blankt = dagens datum. Ange det datum som du vill skall stå på kreditnotan. OBS! Blankt = dagens datum. 52
Säljarkod Ange den person som skall stå som er referens på kreditnotan. Valfritt att fylla i detta fält Fältförklaring fliken Fakturering: Är i stort sätt samma som korten försäljningsorder och försäljningsfaktura. Faktureringskundnr Avdelning Kod Projekt Kod Detta kundnr är samma som på fliken allmänt i det fall någon avvikande fakturaadress inte är angiven i kundregistret. Om du vill koppla dimension 1 till din kreditnota anger du koden här. Om du vill koppla dimension 2 till din kreditnota skall du ange koden här. Fältförklaring fliken Utlandshandel: Är i stort sätt samma som korten försäljningsorder och försäljningsfaktura. Valutakod Lämnas blankt om du skall skicka kreditnotan i svenska kronor. Om annan valuta skall användas välj den här. Tänk på att priserna på raderna skall anges i den valuta som man valt här. 53
Fältförklaring för fliken Koppling: Kopplas till dokumenttyp Kopplas till ver.nr Koppla till ID Källfakt. Nr Källfakt. Moms Källfakt. Totalt Används när du vill att programmet ska koppla kreditnotan till en redan bokfört dokument. Vill du koppla en kreditnota använder du dig av dokumenttypen Faktura. Detta fält används för att koppla samman kreditnotan med en specifik faktura. Här anges den fakturans nummer. Här kan du koppla transaktioner till försäljningsdokumentet om du använder funktionen Koppla trans. Anger den ursprungliga fakturan. Anger du ett dokument i fältet källfakt. totalt beräknas källfakt. nr och källfakt. moms automatiskt. Anger momsbeloppet för ursprungsfakturan Anger totalbeloppet för ursprungsfakturan När all information är ifylld i huvudet går du vidare och registrerar raderna. Fältförklaring kreditnotarader: 54
Radtyp Nr Beskrivning Antal Enhet A-pris exkl. Moms Radbelopp exkl. Moms Avdelning kod Projekt kod Välj alternativet Redov.konto för att lägga upp en konteringsrad eller välj blankt för att skriva fritext. Används för rader med radtypen Redov. konto. Skriv in ditt kontonr i fältet eller välj i kontoplanen genom att trycka F4. När du väljer ett konto hämtas beskrivningen från kontoplanen in. Ändra beskrivningen till önskad text på kreditnotan. Ange antalet. OBS! Inga minustecken Enhet kan användas om du vill förtydliga för kunden att det gäller timmar, styck etc. Det är naturligtvis inte nödvändigt. Ange det belopp du vill kreditera kunden. OBS! Inga minustecken Räknas fram genom antal * A-pris exkl. Moms. Kopieras från kreditnotahuvud om kod är angivet. Kan registreras manuellt på raden. Kopieras från kreditnotahuvudet om kod är angivet. Kan registreras manuellt på raden. När du har registrerat alla rader och är klar med kreditnotan bokför du med F9. Alternativt trycker du Shift + F9 så både bokförs fakturan och skrivs ut. 3.10 Samlingsfakturering Om du vill slå samman fler order/leveranser till en faktura kan du använda dig av samlingsfakturering. För att samlingsfakturering skall vara möjlig måste kunden märkas med att samlingsfakturering skall göras. Markera fältet Samlingsfakturering på kundkortet. 55
Alla orders för kunden som skall samlingsfaktureras måste vara utlevererade. När utleveransen av ordnarna är klar så kan samlingsfaktureringen påbörjas. Hitta funktionen Avdelningar Ekonomihantering Kundreskontra Samlingsfakturering Använda funktionen När du väljer att starta samlingsfaktureringen uppmanas du att göra ett antal val som beskrivs nedan. På alternativfliken gör du följande val: 56
Fältförklaring fliken Alternativ: Bokföringsdatum Dokumentdatum Beräkna fakturarabatt Det datum som du vill att bokföringen skall uppdateras med faktureringen Det datum som du vill skall stå på fakturan. OBS! Detta datum påverkar förfallodatumet. Markera fältet om du tillämpar fakturarabatter och vill att de beräknas automatiskt. Är fältet Beräkna fakturarabatt markerat i fönstret Försäljningsinställningar beräknas beloppet alltid automatiskt. 57
Bokför fakturor Endast standardbetalningsvillkor Kopiera textrader Markera fältet om du vill att systemet skall bokföra fakturorna direkt efter sammanslagningen. Om fältet lämnas blankt slås leveranserna ihop och sedan läggs de in under menyvalet faktura där de bokförs manuellt. Markera rutan om du vill inkludera leveranser med standardbetalningsvillkor. Om du väljer alternativet måste du bokföra alla leveranser manuellt. Klickar du i detta fält kan du skriva in text manuellt på leveransraderna som sedan kopieras till fakturan. På fliken Försäljningsorder så kan du göra en avgränsning på att endast en viss kund skall samlingsfaktureras. Om inget filter anges kommer alla kunder som är märkta med samlingsfakturering och som har utlevererade order att slås samman till fakturor. På fliken Bokförd utleverans har du möjlighet att sätta avgränsning på att endast leveranser t.o.m. ett visst datum skall slås samman. Lämnas fältet tomt kommer ALLA utlevererade men ej fakturerade order att slås samman för kunden. 58
Om du valt att bokföra fakturorna och något problem uppstår i samband med faktureringen så får du ett felmeddelande som säger att inte alla fakturor bokfördes. Du måste då gå in under menyvalet Faktura och trycka F9 på varje faktura för att få reda på felmeddelandet, åtgärda felet och bokföra dem manuellt. Om samlingsfaktureringen går igenom utan fel får du ett meddelande om hur många fakturor som skapades. 59
När samlingsfaktureringen är klar skrivs fakturorna ut via Avdelningar Ekonomi Kundreskontra Dokument Förs.faktura. Sätt filter på Utskriven noll gånger, bokföringsdatum eller fakturanr. 60