Uppdatera semesterdagar/timmar För dig som har innevarande år som intjänandeår, finns en rutin för att kontinuerligt uppdatera betalda semesterdagar i anställdaregistret. Denna rutin bör utföras i direkt anslutning till att definitiv avräkning genomförts varje månad för att semesterdagarna ska visa ett så korrekt saldo som möjligt i semesterskulden, anställdaregistret samt på lönespecifikationerna. Rutinen finner du under menyn Verktyg - Semesterrutiner - Uppdatera semesterdagar/timmar. Första bilden du får upp ser i stort sett likadan ut som semesterskuldens första bild. Urval av anställda Här kan du göra ditt urval av anställda. Ta med anställda med avgångsdatum Vill du uppdatera betalda dagar för anställda med avgångsdatum i anställdaregistret markerar du denna ruta. Personer som fått slutlön, det vill säga att du använt slutlönefunktionen i löneberedningen, kommer inte med. För att få med även dessa måste du gå in under menyn Register - Registervård och välja att Avmarkera slutlön för de aktuella anställda. Uppdatera intj sem-dgr i anst-reg Tänk på att du ska ha markering här för att uppdateringen ska slå igenom i anställdaregistret och därmed även på lönespecifikationen. Urval på semesteravtal Om du vill göra rutinen Uppdatera semesterdagar/timmar och semesterskuld för respektive semesteravtal eller göra ett urval på de semesteravtal de anställda är kopplade till trycker du på fördjupningsknappen och gör ditt urval. Välj vilket eller vilka semesteravtal du vill beräkna och semesterskulden kommer då att visa anställda som tillhör valda semesteravtal. I urvalsrutan visas endast de semesteravtal som de anställda är kopplade till i anställdaregistret. Väljer du ett eller flera avtal blir urvalstexten i rapportformuläret rött och i huvudet på rapportformuläret visas vilka avtal som kommer beräknas. 1
Utskrift Du har möjlighet att påverka hur utskriften ska se ut. Sortering kan ske på anställningsnummer, semesteravtal och här kan du få med delsummor per sida. Du kan även välja sortering på resultatenhet 1 eller summor per resultatenhet. Du kan få engelska ledtexter. Markerar du rutan Särredovisa ackumulatorer och förskottssemester (liggande utskrift) skriver programmet ut en kolumn per ackumulator och förskottssemestern. Bokföringsorder semesterskuld Du kan få ut en bokföringsorder för alla dina semesteravtal. Om du vill ha en bokföringsorder för samtliga semesteravtal och du brukar ta ut förändringen, måste du första månaden, med det nya utseendet som kom i version 17.2, ta ut en total bokföringsorder, spara den och månaden därefter kan du jämföra mot den totalen och få ut en förändring. På rapporten kommer datumet vid Period visa att bokföringsordern sträcker sig över en viss period. Det är för att du nu kan ta ut en bokföringsorder för flera semesteravtal samtidigt och då kan semesteravtalen ha olika beräkningsperioder. Observera att programmet gör beräkningarna utifrån de inställningar du har gjort på respektive semesteravtal. Om du har flera semesteravtal och vill ha en bokföringsorder per avtal, exempelvis att du idag har två bokföringsordrar, en för innevarande år och en för föregående år och vill ha det så även i fortsättningen. Då får du göra ett urval på semesteravtal och välja de avtal som exempelvis avser innevarande år. Efter att du tagit ut rapporten får du på samma sätt som tidigare välja om du ska ta ut en total eller en förändring. Om du väljer förändring ser du dina tidigare sparade bokföringsordrar. Under menyn Arkiv Inställningar, fliken Bokföringsorder anger du kostnads- och skuldkonto för upplupen semesterskuld och arbetsgivaravgift. Om du klickar på knappen Utökad kontering får du upp nedanstående bild. 2
I detta fall kommer alla anställda som tillhör urvalskategori Kollektiv och Tjänsteman att konteras enligt de inställningar som är gjorda under Utökad kontering. Övriga anställda konteras efter inställningarna i den första bilden. När du tar ut en bokföringsorder Förändring kan du spara rapporten genom att namnge den. Det viktiga är att du namnger rapporten så att du vet vilket urval av anställda som rapporten avser. Observera att för att kunna ta ut Förändring av semesterskuld måste du första gången spara ned en Total semesterskuld för att nästa månad ha en total att jämföra mot. Om du inte har en tidigare bokföringsorder att jämföra mot eller att du vill spara en ny total, väljer du Total. När semesterskulden är beräknad och klar får du frågan om du vill spara den nya totala bokföringsordern. Om du svarar Ja, får du möjlighet att namnge den sparade semesterskuldsberäkningen. Programmet visar nu namn på den tidigare sparade bokföringsordern. Du ställer markören i raden för namn och skriver in det namn du önskar. Markera rutan Spara total semesterskuld och klicka på Utför. Har du en inställning under menyn Arkiv Inställningar, knappen Avancerade inställningar, fliken Säkerhetskopiering att en säkerhetskopia ska tas vid Semesterskuld får du en fråga om den ska tas nu. Nästa gång du beställer semesterskuld bokföringsorder och väljer Förändring får du möjlighet att ange vilken tidigare bokföringsorder du vill jämföra mot. 3
Programmet skriver ut vilken period som den sparade semesterskulden avser. Observera att om du anger samma namn på rapporten så skrivs den tidigare rapporten över. Om du vill spara varje månads semesterskuld måste du varje gång ändra namnet på den sparade semesterskulden. Du kan exempelvis ange år och månad i rapportnamnet så att du i slutet av året har 12 bokföringsordrar. Förskottssemester hämtas från anställdaregistret, ackumulatortid ingår När du tar fram en bokföringsorder på semesterskulden kan programmet hämta uppgifter från anställdaregistret om den anställdes skuld till företaget efter uttagen förskottssemester. I denna summa ingår värdet av all uttagen förskottssemester det vill säga det ackumulerade värdet. Förskottssemester beräknas på periodens semesteruttag, ackumulatortid ingår ej Till bokföringsordern hämtar programmet uppgifter om den anställdes uttagna förskottssemester från det som är löneberett under angiven period. I denna summa ingår enbart värdet av den löneberedda uttagna förskottssemestern från angiven period. Den tar inte med tidigare ackumulerat värde. Månadslön heltid finns i personligt fält Leta upp det P-fält i listan som du vill att programmet ska använda sig av vid sina beräkningar där månadslönen heltid ligger som grund. Använd lagstadgade arbetsgivaravgifter Den procentsats som angavs under menyn Arkiv - Inställningar kommer automatiskt fram men genom att avmarkera rutan Använd lagstadgade arbetsgivaravgifter i Semesterskuldkan procentsatserna ändras om du exempelvis vill öka procentsatsen för att ta hänsyn till andra avgifter. Sysselsättningsgrad, antal decimaler Ange hur många decimaler du vill ska anges för sysselsättningsgraden på semesterskuldslistan. 4
Inställningar per semesteravtal När du gjort dina val i första bilden, de generella inställningarna, och klickar på OK kommer du till de inställningar du ska göra per semesteravtal. Här visas de semesteravtal som det finns anställda kopplade till i anställdaregistret och det är här du anger de inställningar som gäller för respektive semesteravtal. Programmet sparar dina inställningar till nästa gång du tar ut rapporten. Det som ändrar sig är datumet i rutan Till, för varje månad som går förlängs perioden med en månad på samma sätt som det gjort tidigare. Programmet är anpassat så att varje val av ett semesteravtal endast visar de inställningar som hör ihop med just det semesteravtalet. De inställningar som inte används på det valda semesteravtalet är utgråat. Det finns två inställningsvyer. En för de avtal som endast beräknar semesterdagar och dess värde, och en för de avtal som beräknar semesterdagar, dess värde samt semesterlön/dag alternativt rörliga lönedelar. Observera att första gången du tar ut semesterskulden efter att du uppdaterat till version 17.2 eller senare version, är det viktigt att du går igenom dina olika semesteravtal och kontrollerar att det är rätt inställningar på respektive avtal och sparar inställningarna, de kommer då att finnas kvar till nästa gång du tar ut semesterskulden. Välj ett semesteravtal i taget, gör inställningar för respektive avtal och klicka på Spara för att spara inställningarna. När du gjort inställningar för varje semesteravtal klickar du på Skriv ut för att skriva ut semesterskuldslistan för alla semesteravtal. Vyn för de semesteravtal som endast beräknar semesterdagar och dess värde: 5
Vyn för de avtal som beräknar semesterdagar, dess värde samt semesterlön/dag alternativt rörliga lönedelar: Intjänandeperiod Ange hela semesteråret för att totalt antal dagar som de anställda tjänat in, eller kommer att tjäna in vid årets slut, minskat med antalet uttagna dagar, ska visas i anställdaregistret. Du kan aldrig veta exakt hur många dagar en anställd kommer att tjäna in under året då oförutsedd frånvaro kan inträffa som påverkar de betalda semesterdagarna. Läs transaktioner Antalet betalda semesterdagar reduceras när det finns transaktioner med ej semestergrundande frånvaro eller semestergrundande frånvaro över gräns. Detta beräknas utifrån vilket perioddatum transaktionen har. Löneperioden anges i samband med definitiv avräkning. Läs transaktioner i första hand på from/tom datum. Önskar du istället att programmet ska göra beräkningen med hänsyn tagen till angivet transaktionsdatum bockar du i detta alternativ. Anställningsdagar under semesteråret Programmet räknar ut antal kalenderdagar som intjänandeperioden består av. Dessa dagar kan sedan variera från person till person med tanke på deras frånvaro och anställningsdatum. Semesterersättning på fast månadslön, intjänande dagar Används för tjänstemän som har avtal där den anställde får en procentsats på sin månadslön i 6
semesterersättning. Procentsatsen används för att räkna fram skulden för de semesterdagar den anställde håller på att tjäna in. Det vanligaste procenttalet i denna ruta, om du inte följer den nya semesterlagen, är 5,4 %. Värdet består av ett semestertillägg per dag på 0,8 % och dagslönen utgörs av 4,6 % av en månadslön. Detta tillsammans blir 5,4 % (0,8 % + 4,6 % = 5,4 %). Har du ett annat semestertillägg fyller du i den procentsatsen. Semesterersättning på fast månadslön, kvarvarande dagar I denna ruta anger du vad de dagar är värda som den anställde tjänat in men inte tagit ut under semesteråret. Vanligtvis är dagarna värda 5,4 % av en månadslön. Betalar företaget ut semesterersättningen en gång om året har man redan betalat ut semestertillägget på 0,8 % per semesterdag och då blir värdet av en semesterdag 4,6 % av månadslönen. Det vill säga kvar blir ersättningen som en semesterdag är värd per dag utan semestertillägget (5,4 % - 0,8 % = 4,6 %). Detta multipliceras sedan med antal kvarvarande dagar i anställdaregistret. Semesterersättning på fast månadslön, sparade dagar Här anger du i procent vad de sparade dagarna är värda. Vanligtvis brukar semesterersättningen för sparade dagar vara lika som för intjänade dagar, det vill säga 5,4 %. Men om semestertillägget betalas ut som en klumpsumma, blir de sparade dagarna värda 4,6 %. Detta värde multipliceras med antal sparade semesterdagar i anställdaregistret. Semesterersättning på intjänad lön Semesterersättningen är lägst 12 % enligt semesterlagen. Kontrollera i ditt företags avtal för att se vilka procentsatser som ska användas i just ditt företag. Denna procentsats kommer sedan att multipliceras med den anställdes semesterlönegrundande inkomst. Semesterersättning på rörliga lönedelar/dag Används för de tjänstemannaavtal som har rörliga lönedelar som bonus, provision, ob-ersättning och beredskapsersättning. Skriv in procentsats för rörlig lön, denna multipliceras sedan med rörliga delar enligt formeln för personens semesteravtal. Semesterersättning på rörliga lönedelar Används för de avtal som har rörliga lönedelar. Komptid mm Om du vill att värdet av de anställdas innestående komptid eller saldot på arbetstidskonto ska komma med på semesterskuldlistan väljer du här de ackumulatorer du använder dig av. Du kan ange upp till tre olika ackumulatorer och varje ackumulatorvärde kan prissättas både för timanställda och för månadsanställda. Om ackumulatorn är en beloppsackumulator och du vill redovisa värdet utan omräkning ska fälten för prisberäkning vara blanka. Du kan ange konton för varje ackumulator. Klicka på knappen Kontering och ange de konton du vill styra beloppen till på bokföringsordern. Om du inte anger separata konton för ackumulatorerna redovisas de på de konton som du angett under menyn Arkiv Inställningar, fliken Bokföringsorder, rubriken Konto för Semesterskuld. Justering för enskilda anställda Det du kan justera är antalet anställningsdagar, semesterrätten, medeltimlön samt komp. Om du missat att lönebereda in viktiga frånvarohändelser för någon anställd som påverkar antalet anställningsdagar kan du använda dig av detta alternativ. Observera att du måste genomföra denna korrigering varje tillfälle du tar fram semesterskuldlistan. Avrunda intjänade dagar uppåt till närmaste heltal Om du enbart vill redovisa semesterdagar i heltal och låta programmet avrunda dagarna uppåt ska du fylla i 7
detta alternativ. Avrunda intjänade bruttodagar uppåt till närmaste heltal Om du vill redovisa antalet bruttosemesterdagar i heltal och låta programmet avrunda dagarna uppåt ska du fylla i detta alternativ. Summera uttagna sem-dagar ur transaktionshistoriken (intj-år=innev år) Markera denna ruta för att antalet kvarvarande betalda semesterdagar ska bli korrekt utifrån hur många som tjänats in minskat med hur många som faktiskt plockats ut. Reducera semesterskulden med tidigare utbetald semesterersättning, engångsutbetalning Om du betalar ut semestertillägget för en del av de betalda semesterdagarna vid ett tillfälle och har använt dig av rutinen Utbetalning av semesterersättning under menyn Verktyg - Semesterrutiner kan du här få programmet att reducera semesterskulden med tidigare utbetalt semestertillägg. Vanligt är att företag betalar ut semestertillägget för exempelvis 20 dagar med junilönen, för resterande dagar betalas semestertillägget ut vid uttagstillfället. Då kan du via denna rutin få hjälp av programmet att reducera skulden med redan utbetald semestertillägg. Reducera semesterskulden med tidigare utbetald semesterersättning, flera utbetalningar Om du betalar ut semestertillägget för en del av de betalda semesterdagarna vid flera tillfällen och har använt dig av rutinen Utbetalning av semesterersättning under menyn Verktyg - Semesterrutiner kan du här få programmet att reducera semesterskulden med tidigare utbetalt semestertillägg. Semesterlönetillägg enligt formel, upp till 25 intj sem-dagar Används för kunder med AB-avtalen. Semesterskulden påföres med ett semesterlönetillägg, ett så kallat balkongtillägg per intjänad semesterdag. Rörlig lön/dag finns i personligt fält Ange det P-fält där du har uppgift om rörlig lön/dag. Semesterlön utbetalas Markera om semesterlönen ska utbetalas vid olika tillfällen, vilket kan vara som rörlig lön/dag, som semesterlön/dag eller som semesterlön/tim (beroende på vilket semesteravtal du valt längst upp) eller vid ett tillfälle. Lägsta semesterlön/dag, Lägsta rörlig lön/dag, Lägsta semesterlön/tim Om ditt avtal har gränser för lägsta semesterlön/rörlig lön per dag alternativt semesterlön/tim, kan du göra tillhörande inställningar här. 8
Intjänade dagar och belopp Här visas nu de dagar som den anställde tjänat in/kommer att tjäna in under året minskat med antalet uttagna dagar i transaktionshistoriken. Dagarna sparas även ned i menyn Register - Anställda under fliken Semester - rubriken Semesterdagar - rutan Betalda. De anställda kommer med andra ord att se hela sin intjänade semester efter att du har kört rutinen. Om en anställd är tjänstledig eller har annan ej semesterlönegrundande frånvaro så kommer det att minska antalet betalda semesterdagar. Detta sker efter att du har löneberett tjänstledigheten och genomfört den definitiva avräkningen samt kört rutinen Uppdatera betalda semesterdagar. Kontrollera noga hur ditt företag ska hantera den anställdes uppkomna skuld till företaget om personen har tagit ut alla sina semesterdagar under sommaren och sedan slutar sin anställning eller tar tjänstledigt före årets slut. 9