PROTOKOLL MBL-protokoll SvA 80 Närarkiv resp. Handlingsplaner/skyddsrondsprotokoll SvA 80 Närarkiv resp. Centrala arbetsmiljökommittén protokoll med handling Papper Sekretera re 1 (7) Allmänna frågor. MBL-protokoll för individ i personalakt. Lokal skyddskommittén protokoll med handling Papper Sekretera re Avstämningsprotokoll löneöversyn Papper Förhandli ngschef Överläggningsprotokoll löneöversyn Papper Personalc hef på /Förhandli ngschef Förhandlingsprotokoll traditionell löneförhandling Papper Personalc hef på UTGÅENDE HANDLINGAR Broschyrer Papper HR centralt Hemsida Papper HR centralt 1 exemplar av varje Kapslas Se anm LiSA-F 2011:2 5 år Bevara och gallra enligt DIARIUM Arkivrapporter W3D3: - Fullständig diarienummerordning /SvA80 W3D3
- Diarieplansordning /SvA80 - Ärendekort /Papper INKOMMANDE HANDLINGAR Diarieförda handlingar /papper HANDLINGAR ORDNADE EFTER ÄMNE W3D3 2 (7) W3D3 Tillsammans med ärendet W3D3/ Närarkiv Handlingar rörande rekrytering av tjänst Vakansprövning X /papper Netrecruit er/w3d3 Annons vid utlysande av tjänst x Netrecruit /papper er/w3d3 Sammanställning av sökande x Netrecruit /papper er/w3d3 Tillsättningsbeslut x Netrecruit er/w3d3 Ansökningshandlingar från den som inte anställts Netrecruit Ansökningshandlingar, utan utlyst tjänst Testresultat från personlighets- och begåvningstester Delegationsförteckning av tillsättning av anställd er Kapslas Bevaras LiSA-F 5 år 2013:11 Bevaras 2 år LiSA-F 2013:11 GIA LiSA-F 2013:11 Gallras LiSA- F omedelbart 2015:4 när anställning vunnit laga kraft Kapslas Bevaras LiSA-F 2014:3 5 år Delegationslistan skickas till KS 5 år
Personalakt 3 månader efter anställningens slut 3 (7) Handlingarna sorteras i kronologisk ordning vid överlämnande till stadsarkivet. Anställningsansökan med bilagor Papper Anställningens upphörande: - Besked till arbetstagaren om att Papper tidsbegränsad anställning kommer att upphöra - Beslut om avsked Papper - Beslut om uppsägning på grund av Papper personliga skäl - Egen uppsägning (avgångsanmälan) Papper - Handlingar rörande förändringar av Papper anställning - Pensionsansökan Papper - Överenskommelse om avgångsvederlag Papper Anställningsbevis/information Papper Arbetsgivarintyg, AMS (kopia) Uppgifter finns i Heroma elektroniskt /Heroma Arbetsskadeanmälan (kopia)/tillbudsanmälan Papper Avtal leasingbil (original) Papper Beslut om förbud av bisyssla Papper Hanteras i särskild serie i W3D3
Beslut om fördelning av arbetsmiljöansvar Papper Beslut om delegation Papper Beslut om lönebidrag/nystartbidrag Papper Bilavtal (för att hålla egen bil i tjänsten) Papper Checklista vid nyanställning (gällande när man Papper tagit del av viktiga dokument) Individuellt pensionsavtal Papper Kursintyg Papper Ledighetsansökan längre tid än 1,5 år Papper Löneskuld: - Underlag för makulering av löneskuld Papper 4 (7) Kursintyg om har betydelse för tjänst - Överenskommelse om reglering av Papper felaktigt utbetald lön Lönesättande beslut (kopia) Papper Löneväxling Papper Personalkort Papper Personalvårdshandlingar om den anställde (ex. Diarieförs Papper skriftlig varning, läkarutlåtande, rehabutredning) 10 års gåva Papper
25 års gåva /Heroma Tjänstgöringsbetyg och intyg (kopia) Papper Tystnadsplikt/försäkran/information om Papper loggningskontroller Utdrag ur belastningsregister Papper Kapslas Bevaras LiSA-F 2015:3 Överenskommelse om distansarbete Papper 5 (7) Tjänstgöringsuppgifter (Personalhandlingar som inte ingår i personalakt) Anmälan av bisyssla elektroniskt Avisering om utbetalt belopp från försäkringskassan Hälsoförmån Papper Konsultkontrakt Papper Lönecent er Läkarintyg Papper Redovisningar av egna utlägg Papper Reseräkning enligt kvitto elek troniskt Gallras vid LiSA-F 2015:5 avslutad anställning 10 år LiSA-F 2014:3 DH-plan för Heroma, LiSA-F 2014:3, gäller för alla handlingar nedan. Fler handlingar redovisas i Heroma-planen. 10 år LiSA-F 2014:3 Rör personer med A- skattsedel. F-skatt finns i nämnden. 2 år LiSA-F 2014:3 Förvaras i låst arkivskåp
Tjänstgöringsrapport /papper Heroma/ Underlag för avdrag på lön, ex privata Papper telefonsamtal Underlag för rättning av lön Papper Underlag för rekvisition av bidrag från AMS elek (lönebidragstjänster) troniskt Underlag till löneskuld Papper Skattejämkningsbeslut Papper 10 år LiSA-F 2014:3 Pärm 2 år LiSA-F 2014:3 6 (7) Handlingar rörande personalutveckling Register över roller, kompetenser och behörigheter Rapporter över personer, kompetensgrupper, kompetensroller, behörigheter, utvecklingsplaner, användarstatistik samt utbildningssammanställningar per person Medarbetarsamtal (här ingår bl.a. Individuella utvecklingsplaner) ProComp etence ProComp etence Respektiv e chef/proc ompetenc e Se LiSA-F 2010:4 kommentar GIA LiSA-F 2010:4 Pärm 1 år LiSA-F 2010:4 Årligen efter revidering Enkäter Kommunövergripande enkätrapporter x Papper Personaldirektör Förvaltningsspecifik enkätrapporter x Papper Personalchef på
Enhetsspecifik enkätrapporter x Papper Enhetschef Enkätunderlag esmaker eller liknande system GIA LiSA-F 2014:2 7 (7) Förklaringar: GIA = Gallras vid inaktualitet LiSA-F = Linköpings stadsarkivs er SvA 80 = Arkivgodkänt papper t.ex. Svenskt arkiv W3D3 = Dokument- och ärendehanteringssystem