Dokumenthanteringsplan

Transkript

1 hanteringsplan hanteringsplan för Heroma-systemet, Norrköpings stadsarkivs beteckning 03 Diarienummer KS 71/ Fastställd av kommunstyrelsen den 24 mars 2004, 17. Enligt arkivlagen ska alla kommunens myndigheter ha dokumenthanteringsplaner för sina verksamheter. Planerna arbetas fram i samråd mellan berörd verksamhet och stadsarkivet. Av dokumenthanteringsplanen framgår bland annat vilka handlingar som finns samt hur de ska ordnas och hanteras. Dessutom beskrivs om de ska bevaras, och i så fall när de ska överlämnas till stadsarkivet, eller om de ska gallras och efter hur lång tid det i så fall ska ske. hanteringsplanerna fastställs av den myndighet som är ansvarig för verksamheten, efter förslag från arkivmyndigheten. STADSARKIVET

2 Stadsarkivariens delegationsbeslut om planändringar: Redionella justeringar DOKUMENTHANTERINGSPLAN för Heroma-systemet fastställd KS PersU ändrad sid I, 1 (8) NSA bet. 03 Handlingar Hanteringsregler Gallringsfrist, Bevaras Anteckningar (NSA = Norrköpings stadsarkiv) (Gia = gallras vid inualitet) Planens regler gäller oavsett om handlingarna har analog eller digital form. Handlingar som enligt planen ska bevaras ska skrivas ut på åldrings- eller arkivbeständigt papper och arkiveras på angivet sätt. Handlingar som enligt planen ska gallras behöver inte överhuvudtaget skrivas ut på papper, om de i digital form kan fullt ut administreras enligt det offentligrättsliga regelverkets krav samt hållas såväl fysiskt som logiskt tillgängliga under gallringsfristen. INNEHÅLLSFÖRTECKNING Sida INDATA Nyanställning Förtroendevalda Pågående anställning Tillägg/avdrag Avslutad anställning UTDATA INDATA TILL DEVIS ÖVRIGT LÖNER DATASYSTEMET HEROMA Indata Digitalt lagrad information Utdata PROGRAM, REGISTER Säkerhetskopiering HANDBÖCKER, INSTRUKTIONER AVTAL (om systemet) Arkiveras i personal, exempel Bilaga N2001 Utgåva

3 = gallras vid inualitet 1 INDATA 2 3 NYANSTÄLLNING 4 5 Anställningsansökan (avseende viss ledigförklarad tjänst) hanteringsplan Heroma NSA-bet. 03 Fastställd av KS PersU Ändrad Bevaras Anställningsbevis/-information, utgör tillika delegationsprotokoll Lönereg Bevaras 6 Lönesättningsbeslut Personalkontor Bevaras 7 Skattsedel Lönereg 8 Jämkningsbeslut Lönereg Ska diarieföras i rekryteringsärendet men personalen. Anmäls till KS Pu genom rutin hos Personalkontoret. Ska diarieföras och anmälas till KS personalutsk. 12 Arbetstidsscheman Heroma Enhet Förtroendevalda: 15 Förtroendevalda ledamöter och suppleanter (anställning) 16 Intyg / försäkran Närvarolistor, sammanträden 17 (underlag för arvode) Ska diarieföras i rekryteringsären-det men personalen. Inte antagnas ansökningshandlingar ska återsändas till ingivaren eller gallras. Återsändande eller gallring får inte verkställas förrän 2 år efter tillsättningsbeslutet. 9 Införselbeslut 10 Fasta tillägg och avdrag Lönereg EIA 11 Fast fördelning Lönereg EIA KFprotokoll EIA Efter att beslut om upphävande inkommit Finns kvar i Heroma. Ursprungsschema eventuellt på papper hos Om förlorad arbetsförtjänst vid ledighet för politiska uppdrag 1

4 = gallras vid inualitet Beslut om fast 18 förtroendemannaarvode 19 Beslut om storlek på arvodet Ersättning för barnpassning 20 mm förtroendevalda 21 Tiduppgift förtroendevalda 22 KFprotokoll KFprotokoll Nämndprotokoll Underlag för ersättning för förlorad arbetsförtjänst / förrättningsersättning Avser "uppdragstagare" och innehåller både anst.uppg och 23 Konsultkontr: uppg. om ersättning 24 - original Enhet Bevaras Ska diarieföras 25 - kopia Lönereg EIA PÅGÅENDE ANSTÄLLNING 28 Protokoll löneöversyn Personalkontor Bevaras 29 Protokoll övrig löneförhandling Personalkontor Bevaras 30 Bilavtal Enhet Bevaras personalen 31 Avtal leasingbil: Grundavtal, ska 32 - protokoll - avtal Personalkontor Bevaras registreras i DiWA Mellan betalande och leasingföretag. Ska registreras 33 - leasingavtal - original Enhet EIA i DiWA 34 - kopia Lönereg 35 Individuellt pensionsavtal Personalkontor Bevaras personalen 36 HemPC-avtal IT- personalen. Personalvårdshandlingar ang. 37 den anställde Enhet Bevaras Sekretess gäller enligt SL 7:11 Förändring av anställning 38 (förlängn., ändringar) Bevaras Anställningsbevis Komplettering av tid för 39 minnesgåva Heroma Bevaras Korrigeras i Heroma 40 Facklig tid, rapporter och sammanställningar 41 Arbetstidsschema Heroma Enhet Prel.skatt - skatteuppgifter för Fil från 42 anst. CSR Finns kvar i Heroma. Ursprungsschema kvar på en 2

5 = gallras vid inualitet 43 Skattetabell Fil från Heroma HRM Fil från CSR 44 Jämkningsbeslut Jämkningsbeslut under årets 45 gång Lönereg Logica är leverantör av systemet Heroma. 46 Införselbeslut Efter att beslut om upphävande inkommit Fast fördelning inom egen 47 EIA 48 Fast fördelning mellan er Lönereg EIA 49 Underlag för personuppgifter Ex. adressändring, telefon 50 Tillägg/avdrag 51 Tjänstgöringsrapport Gäller både månadsoch timavlönade 52 Ledighetsansökan < 1,5 år 53 Ledighetsansökan >1,5 år Bevaras Muntlig anmälan. 54 Sjukanmälan Heroma Sekretess gäller enligt SL 7:11 Friskanmälan/Försäkran för 55 sjuklön Sekretss gäller enligt SL 7:11 56 Läkarintyg Sekretss gäller enligt SL 7:11 57 Läkarvårdsersättning Lönereg Sekretss gäller enligt SL 7:11 Beslut om högriskersättning (inkommer från Försäkringskassan) 58 EIA Kopia av beslut 59 Friskvårdsersättning Rekvisition av högriskersättning för 60 sjuklönekostnader: 61 - original Skickas till FK 62 - kopia 63 Kostavdrag Lönereg 64 Avdrag för plats, telefon mm Lönereg 65 Underlag till löneskuld (fura) Lönereg Överenskommelse om reglering Ev. facklig av fel utbetald lön 66 Personalkontor Bevaras förhandling. Skuldbrev, upplysning om din 67 löneskuld. EIA Underlag för makulering av 68 löneskuld Personalkontor Bevaras 3

6 = gallras vid inualitet Redovisning av egna utlägg i tjänsten Körjournal för hållande av egen bil i tjänsten Körjournal för hållande av förmånsbil i tjänsten 72 Reseräkning inkl. kvitton Underlag för löneavdrag 73 Strejk/Lockout Tillfällig 74 veckoutbet./utanordning AVSLUTAD ANSTÄLLNING Slutlöneberäkning (uppgifter 77 från avgångsanmälan) Egen uppsägning 78 (avgångsanmälan) alt. Lönereg alt. Lönereg alt. Lönereg om reseräkningsrutin används. I annat fall lönereg om reseräkningsrutin används. I annat fall lönereg om reseräkningsrutin används. I annat fall lönereg om reseräkningsrutin används. I annat fall lönereg alt. Lönereg Systemförvalning Heroma EIA Bevaras 79 Pensionsansökan Personalkontor Bevaras Beslut om uppsägning från 80 arbetsgivaren Personalkontor Bevaras personalen Ny blankett ersätter 81 LAS Enhet / Bevaras gammal. Den sista bevaras Besked till personal om att anställning för begränsad tid kommer att upphöra, med talong 82 för anmälan om företrädesrätt Enhet Bevaras Återkommen anmälan om företrädesrätt gallras med frist Varsel till personalorganisation om att medlems anställning för begränsad tid kommer att 83 upphöra Enhet Skickas till personalorganisation 84 Erbjudande om anställning Enhet Bevaras Sparas om svar - nej. 85 Ansökan om avgångsvederlag Personalkontor Bevaras personalen Överenskommelse om 86 avgångsvederlag, original Personalkontor Bevaras personalen 87 Individuellt pensionsavtal Personalkontor Bevaras personalen 4

7 = gallras vid inualitet Besked om avslutad/ändrad 88 behörighet i Heroma UTDATA Underlag till 91 Signallistor i Heroma vid 92 lönebearbetning Signallistor vid lönebearbetning 93 Rapport extra utbetalning 94 (PLUTO) EIA Avslut även via telefon. Försäkringskassan Heroma Lönereg Rapport till FK / Heroma lönereg (Driftrutinen) Heroma "Filskyffeln" 95 Lönefil till utbetalande bank Heroma Avstämningslistor vid 96 lönebearbetning Heroma "Filskyffeln" Redovisningsunderlag till myndigheter (skatt, arbetsgivaravgift, System- m m) 97 förvaltning 10 år 98 Utanordningslista Heroma Enhet Ska attesteras på papper. 99 Grundlista Heroma Kan tas ut vid behov Listor över olika löneavdrag som skall vidareredovisas till 100 olika myndigheter Ex. Kronofogde Tjänstgöringsuppgift per 101 anställd och månad Heroma Egen rutin. Rapporter ur Heroma, ex. 102 bevakning av olika slag och Heroma lönereg Kan tas ut vid behov 103 Övertidsjournal Heroma Enhet Kan tas ut vid behov Kortperiodisk syssels.statistik 104 (underlag) Heroma Personalkontor Fil till SCB 105 Kontrolluppgifter Fil Fil till RSV Läggs i särskild kata- 106 Kontrolluppgifter - rapport Heroma log i Heroma-server 107 Underlag för pension Fil Fil till KPA Underlag för årsredovisning till 108 olika myndigheter 109 Fil Lönestatistik till Kommunförbundet 110 Utdata ur LAS-modul Heroma Enhet INDATA TILL DEVIS 113 Bokslutsbilagor Bevaras enligt EAplan Fil till Kommunförbundet Minnesgåva, turordning, bevakning av vikariat Textdokument som lämnas till ekonom vid KS-kontor / PLK 5

8 = gallras vid inualitet Bokföringsorder för skatt, 114 arbetsgivaravgift och nettolön 115 Lönefil från Heroma till Devis Heroma 116 Omkonteringsfil från Heroma Heroma ÖVRIGT LÖNER enl EAplan Fil-överföring Fil-överföring 119 Återförda löner från banken enl EAplan Utgör underlag för bokföringsorder 120 Utbetalning av Reseförskott Heroma 121 Tjänstgöringsbetyg/-intyg, kop. Enhet Bevaras 122 Arbetsgivarintyg, AMS, kopia Lönereg Bevaras Försäkr.kassans förfrågan om 123 anställds inkomst Lönereg Åter FK genom besvarande. 124 Försäkringshandlingar: gruppliv 5 år AMF Lönereg 5 år 127 Personal: Se bilagan pågående anställning / Enhet avslutad anställning Stadsarkivet Bevaras / /Enhet Arbets- och info-material av 130 tillfällig betydelse DATASYSTEMET HEROMA 133 INDATA Generella grunduppgifter 136 Underlag för ändring i styr- 137 /löneartstabeller 138 DIGITALT LAGRAD 139 INFORMATION Databas drift 142 Behörighetsregistret Tabellregister, tex 143 löneartsförteckning Körplaner, register över 144 planerade körningar 145 Personregister Avställs vid upphörd anställning. Levereras årsvis till NSA. 6

9 = gallras vid inualitet 146 Anställningsregister Ackumulatorregister, registret 147 töms årligen 148 Frånvaroregister, årsregister Transionsregister, 149 årsregister 150 Historikdatabas Databas test 153 Testdatabas UTDATA Vid ändring av uppgifter Logg av gjorda ändringar i 158 Heroma Logg av gjorda ändringar i 159 Styrett 160 Årslistor resp. tömning av 161 inuella data i registren Övriga utdatalistor Avställs efter 3 år 1 år Avställs efter 3 år 3 år Bevaras efter kontroll Avställning till historikdatabas Avställning till historikdatabas en ansvarar för att tillgängligheten upprätthålls. Samråd ska ske med arkivmyndigheten / stadsarkivet 171 Säkerhetskopior på program 172 Versioner och releaser Säkerhetskopior på register i Heroma 175 Behörighetsregister 164 Körplaner utskrivna på papper PROGRAM, REGISTER Originalprogram 169 Driftsprogram (Heroma HRM) Ligger i systemet 170 enligt rutinbeskrivning nedan 7

10 = gallras vid inualitet 176 Tabellregister 177 Körplaner 178 Personalregister 179 Frånvaroregister 180 Lönetransionsregister 181 Ackumulatorregister 182 Transionsregister 183 Personalplaneringsregister 184 Säkerhetskopiering på band: 185 Varje natt, delkopiering 186 Veckovis, totalkopiering 187 Månadsvis, totalkopiering 188 Årsvis, totalkopiering år 5 år när systemkontrollen underkänner kvalitén när systemkontrollen underkänner kvalitén Det är en robot som säkerhetskopierar alla servrar. Roboten innehåller upp till 100 st band för säkerhetskopiering. När informationen på banden blir 4 veckor gammal tar roboten själv ut månadsbanden, som placeras i ett brandsäkert skåp som är placerad utanför både serverhall och det rum där roboten står. De månadsband som roboten tar ut i slutet av året betras som årsband. HANDBÖCKER, INSTRUKTIONER Heroma-nytt Internet 194 Användardokumentation Intranät 195 Handböcker för drift Internet 196 Avbrottsplaner Ansökan om ny behörighet i 197 Heroma EIA Skriftlig Ansökan om ändrad 198 behörighet i Heroma EIA Skriftlig AVTAL 201 Ev drift-avtal Operativ systemägare Bevaras Ska diarieföras 8

11 Bilaga till dhpl NSA bet 03 Arkiveras i PERSONALAKT exempel Ansökningshandlingar Anställningsavtal/-beslut Avtal i övrigt som ingås med individen - bil - m fl - avgångsvederlag - pension Beslut om tjänstledigheter > 1,5 år Beslut om tf-/vikariatsförordnanden Personalvårdshandlingar om individen Arbetsskadeanmälningar Besked anställning för begränsad tid upphör Uppsägnings-/entledigandedokument Kopior av tjänstgöringsintyg/-betyg Korrigering av anställningstid