DOKUMENTHANTERINGSPLAN för Scenkonstbolaget i Östergötland AB NSA Plan nr 109 A

Transkript

1 DOKUMENTHANTERINGSPLAN för Scenkonstbolaget i Östergötland AB NSA Plan nr 109 A Fastställd av styrelsen för Scenkonstbolaget i Östergötland AB Stadsarkivariens delegationsbeslut om planändringar: 14, X, Dnr 18/00024 Planansvar: Scenkonstbolaget Planens regler gäller oavsett om handlingarna har analog eller digital form. Handlingar som ska bevaras ska skrivas ut, på åldrings- eller arkivbeständigt papper, om inget annat framgår av planen och förvaras i arkivlokal eller arkivskåp EI120. Leverans till stadsarkivet sker efter fem år om inget annat anges. Handlingar som ska gallras, behöver inte skrivas ut på papper, om de i digital form garanterat kan återsökas och hållas tillgängliga under gallringsfristen. Använda förkortningar: Gia - gallras vid inualitet; NSA - Norrköpings stadsarkiv Planen har tre delar: 109 A Administration och verksamhetshandlingar 109 B Ekonomiadministration EA 109 C Personaladministration PA Nr Handlingar/ information Diarieföring Medium/ format Hantering (Även förvaring och sortering) Ansvar Bevaras/ gallras Anmärkning Gemensamt 1 Diarium, verksamhetssystem: Digitalt Bevaras Diariet är av stor betydelse för återsökningen av diarieförda handlingar även efter leverans till stadsarkivet. Systemet ska därför hanteras som om det ska bevaras digitalt. Konta stadsarkivet vid förändringar av betydelse som t.ex. byte av system. 2 Ärendelistor - efter diarienummer Arkivbestä ndigt papper Utskrift ur diariet, arkiveras årsvis Bevaras 3 Protokollsregister Arkivbestä Årsvis Bevaras ndigt papper 4 Diarieförda handlingar - ärendeer Ja Papper Årsvis, diarienummerordning Bevaras När handling arkiveras på annan plats än i ärendeen, ska det noteras i diariet. NSA Plan nr 109 1/4

2 Nr Handlingar/ information 5 Rutinkorrespondens, cirkulär, inbjudningar till kurser och konferenser, handlingar för information och annat arbets- eller informationsmaterial som inkommer eller upprättas, som är av endast tillfällig eller ringa betydelse, eller helt saknar samband med verksamheten. 6 Handlingar och uppgifter om bolaget på den egna hemsidan och det egna intranätet Diarieföring Medium/ format Hantering (Även förvaring och sortering) Ansvar Bevaras/ Anmärkning gallras Nej Digitalt/pap Handläggarvis, registreras inte. Gia Gallras normalt senast efter 2 år. per Enligt rutiner för hemsidorna på intranätet. Gia Gallras senast enligt gällande driftsinstruktioner för internet/intranätservrarna. Information av betydelse arkiveras genom pappersutskrifter eller trycksaker. Ledning och administration 7 Styrelsens protokoll, kallelse, föredragningslista och eventuella bilagor 8 Protokoll/mötesanteckningar från fackliga arbetsplatsträffar, skyddskommitté/-ronder, etc., med handlingar 9 Intern personalinformation, t.ex. personaltidning och information på intranät Personaladministrativa handlingar 10 I ärenden om rekrytering/anställning, rehabilitering eller annan personalvård, ärenden som disciplinära åtgärder och avsked Ja Arkivbestä ndigt papper Original. Arkiveras per möte och årsvis. Bevaras Ja Papper Original. Arkiveras var för sig, årsvis. Bevaras Nej Papper/digi talt Se anmärkning. Arkivex bevaras på papper, kronologisk ordning. Information som kan gallras behöver inte skrivas ut. Bevaras/ GIA Information av större betydelse t.ex. personaltidning bevaras. Övrig information av ringa betydelse gallras vid inualitet senast efter 2 år. Sekretess kan gälla, eller gäller, enligt OSL 39:1-3, 5a. Ja Papper Arkiveras efter avslut i personalen. Bevaras Skickas till NSA efter särskild överenskommelse 11 Personaler, fast anställda, uella Nej Papper Personnummerordning, avställls vid Bevaras upphörd anställning 12 Personaler, fast anställda, avställda Nej Papper Personnummerordning Bevaras 13 Personaler, tillfälligt anställda Nej Papper Personnummerordning Bevaras 14 Personal- och löneadministrativa handlingar Hanteras enligt plandel C 15 Ekonomiadministrativa handlingar Hanteras enligt plandel B NSA Plan nr 109 2/4

3 Nr Handlingar/ information Diarieföring Medium/ format Hantering (Även förvaring och sortering) Verksamheten 16 Korrespondens av vikt för bolagets huvuduppdrag, exempelvis med myndigheter, konstnärer, publik m.m. Ja Papper I ärende bland diarieförda handlingar. 17 Programrådets och skolprogramrådets m fl gruppers protokoll/mötesansteckningar, med handlingar Ja Papper I ärende bland diarieförda handlingar. 18 Kontr/Avtal Ja Papper I ärende bland diarieförda handlingar. 19 Trycksaker och annat informationsmaterial om den egna verksamheten Ansvar Bevaras/ gallras Bevaras Bevaras Bevaras Anmärkning Leder korrespondensen till avtal/kontrering eller anställning ska den diarieföras och arkiveras i personalen. Nej Papper Vart slag för sig, årsvis Bevaras Arkivex levereras till NSA av t.ex. Generalprogram, föreställningsprogram, affischer, flyers, pressmeddelanden, nyhetsbrev, verksamhetsberättelse 20 Pressklipp, recensioner mm Nej Papper Årsvis. Datum och källa ska vara angivet för varje klipp Bevaras 21 Noter, partitur och klaverutdrag Nej Nummerföljd Faller under biblioteksregeln i TF 2:11 och är därför inte allmänna handlingar. 22 Fotoarkiv Nej Enligt intern rutin. Inuella bilder avställs årsvis. Bevaras Till NSA året efter avställningen, tillsammans med förteckning över 23 Produktionsmaterial Teatern Ja Enligt intern rutin. Produktionsledaren har övergripande ansvar för sammanställning av dokumentationen. bilderna. Till NSA efter 2 år. Ritningar från teknisk kollationering, kostymskisser, manus, kompletterande ritningar, kostymlistor, ljusritningar, rekvisitalistor, besättningslistor, spelplaner mm. 24 Produktionsmaterial Orkestern Ja Enligt intern rutin. Gia Handlingar av vikt exempelvis avtal och överenskommelser ska diarieföras. Manus och repertoarhandligar etc förvaras hos respektive producent i pärmar. NSA Plan nr 109 3/4

4 Nr Handlingar/ information Diarieföring Medium/ format Hantering (Även förvaring och sortering) Ansvar Bevaras/ Anmärkning gallras 25 Ljudupptagningar från konserter Nej Arkiveras enligt intern rutin Bevaras Till NSA efter överenskommelse. Vid leverens till NSA ska alltid föreskrivna förteckningar och register medfölja. Informationen är tillgänglig endast så länge fysisk och logisk beständighet varar, och /eller det finns uppspelningsteknik som kan hantera dem. NSA konverterar inte för upprätthållande av tillgänglighet. 26 Film/videoupptagningar från auditioner, repetitioner, föreställningar, etc Nej Arkiveras enligt intern rutin Bevaras Till NSA efter överenskommelse. Vid leverens till NSA ska alltid föreskrivna förteckningar och register medfölja. Informationen är tillgänglig endast så länge fysisk och logisk beständighet varar, och /eller det finns uppspelningsteknik som kan hantera dem. NSA konverterar inte för 27 Rapporter till SAMI (Svenska Artisters och musikersintresseorganisation) 28 Rapporter till STIM (Tonsättares Internationella Musikbyrå) Ja Ja Digitalt/pap per Digitalt/pap per En rapport skapas för varje inspelning. Datafil skickas till SAMI och den behållna datafilen gallras vid inualitet enligt intern rutin. Pappersutskrift ska diarieföras och bevaras i ärendeen. Rapportering sker månadsvis med en datafil till STIM och den behållna datafilen gallras vid inualitet enligt intern rutin. Pappersutskrifte ska diarieföras och bevaras i ärendeen. Bevaras/ Gia Bevaras/ Gia upprätthållande av tillgänglighet. NSA Plan nr 109 4/4

5 Dokumenthanteringsplan NSA-beteckning 109 B avsnitt Ekonomiadministration EA Planens regler gäller oavsett om handlingarna har analog eller digital form. Handlingar som enligt planen ska bevaras ska skrivas ut på åldrings- eller arkivbeständigt papper. Handlingar som enligt planen ska gallras behöver inte överhuvudtaget skrivas ut på papper, om de i digital form fullt ut kan administreras enligt de offentligrättsliga regelverkets krav samt hållas såväl fysiskt som logiskt tillgängliga under gallringsfristen. Förkortningar: GIA - gallras vid inualitet, NSA Norrköpings Stadsarkiv. Uppgifter om kostnader för tillfälligtvis kontrerade medarbetare kan omfattas av affärssekretessen i OSL 19:1 eller 31:17. Fastställd av styrelsen för Scenkonstbolaget i Östergötland AB , dnr 18/00024 Anmärkning Systemdokumentation Användarinstruktioner X IT GIA I program på servern Attest- och utanordningsinstruktion, original X Ekonomi Bevaras Diarieförs Kopia hos Ekonomi. Indata Leverantörsfuror (debet och kredit) X Ekonomi 10 år Årsvis Finns i arkivboxar hos ekonomiassistent, flyttas till arkiv efter 2 år. Sida 1 av 7

6 Dokumenthanteringsplan NSA-beteckning 109 B avsnitt Ekonomiadministration EA Följesedlar och specifikationer om hänvisning görs till dessa dokument eller om det inte av furan klart framgår vad som avses Anmärkning X Ekonomi 10 år Årsvis. Bifogat till leverantörsfurorna, se ovan. Bokföringsorder med underlag X Ekonomi 10 år Årsvis. Verifikationsnummerordning. Kassaredovisningar handkassor med inbetalningsoch utbetalningsunderlag Kassaredovisningar, Foajé Linköping Kassaredovisningar, Kantin Norrköping Kassaredovisningar, biljettförsäljning x Ekonomi 10 år Årsvis. Redovisas via kontantkassa alt. som underlag till bokföringsorder, se ovan. x Ekonomi 10 år Årsvis. Underlag till bokföringsorder, se ovan. x Ekonomi 10 år Årsvis. Underlag till bokföringsorder, se ovan. x Ekonomi 10 år Årsvis. Underlag till bokföringsorder, se ovan. I arkivboxar hos ekonomiassistent. Flyttas till arkiv efter 2 år. Pärmar hos ekonomiassistent. Flyttas till arkiv efter 2 år. Pärmar hos ekonomiassistent. Flyttas efter 2 år till arkiv. Pärmar hos ekonomiassistent. Flyttas efter 2 år till arkiv. Pärmar hos ekonomiassistent. Flyttas efter 2 år till arkiv. Pärmar hos ekonomiassistent. Flyttas efter 2 år till arkiv. Sida 2 av 7

7 Dokumenthanteringsplan NSA-beteckning 109 B avsnitt Ekonomiadministration EA Inbetalnings- och utbetalningsallegat plusgirooch bankgiro Anmärkning x Ekonomi 10 år Årsvis. Underlag till bokföringsorder, se ovan. Pärmar hos ekonomiassistent. Flyttas efter 2 år till arkiv. Fureringsunderlag ocvh krediteringsunderlag, kundfuror x Ekonomi 10 år Årsvis. Pärmar hos ekonomiassistent. Flyttas efter 2 år till arkiv. Utdata Leverantörsreskontra, leverantörs-furor och utbetalningar Journal, efter godkännande, av preliminärregistrerade leverantörsfuror Journal, efter godkännande, av slutregistrerade leverantörsfuror x Ekonomi 10 år Årsvis. Nummerordning. Pärmar hos ekonomiassistent. Flyttas efter 2 år till arkiv. x Ekonomi 10 år Årsvis. Nummerordning. Pärmar hos ekonomiassistent. Flyttas efter 2 år till arkiv. Sida 3 av 7

8 Betalningsjournal (leverantörer, furor, belopp, kontering) Dokumenthanteringsplan NSA-beteckning 109 B avsnitt Ekonomiadministration EA Anmärkning x Ekonomi 10 år Årsvis. Nummerordning. Pärmar hos ekonomiassistent. Flyttas efter 2 år till arkiv.. Leverantörsreskontralista, Årsbokslut x Ekonomi Bevaras Årsvis. Bokslutspärm hos Ekonomi. Kundreskontra, kundfuror och inbetalningar Kundfura, debet eller kredit x Ekonomi 10 år Årsvis. Kopia med furajournaler hos ekonomiassistent Kopia med betalningsjournaler hos ekonomiassistent Journal, efter godkännande, av registrering (specifikation över kunder, furor, belopp.) Konteringsspecifikation x Ekonomi 10 år Årsvis. Journalnummer-ordning. Pärm hos ekonomiassistent. Kundreskontralista x Ekonomi GIA Månadsvis löpande under året. I avstämningspärm hos ekonomiassistent. Kundreskontralista årsbokslut x Ekonomi Bevaras Årsvis. Bokslutspärm hos Ekonomi. Bokföring Pyramid Sida 4 av 7

9 Dokumenthanteringsplan NSA-beteckning 109 B avsnitt Ekonomiadministration EA Anmärkning Kontospecifikationer x Ekonomi 10 år Årsvis. Med avstämningsdokumentation. Pärm kontovis hos ekonomiassistent. Flyttas efter 2 år till arkiv. Balansrapport, årsbokslut x Ekonomi Bevaras Årsvis. Bokslutspärm hos Ekonomi. Resultatrapport, årsbokslut x Ekonomi Bevaras Årsvis. Bokslutspärm hos Ekonomi. Årsbokslut och årsredovisning Årsredovisning, original x Ekonomi Bevaras Årsvis. Diarieförs med styrelseprotokollet. Kopia arkiveras som protokollsbilaga. Revisionsberättelse, original x Ekonomi Bevaras Årsvis. Diarieförs med protokollet. Kopia arkiveras Årsredovisning med revisionsberättelse, utökad populärversion Kopia i bokslutspärm hos Ekonomi. Original till NSA efter 5 år. Bokslutspärm hos Ekonomi. Original till NSA efter 5 år. som protokollsbilaga. x x Marknadsenheten Bevaras Årsvis. Till NSA årsvis. Bokslutsbilagor x Ekonomi Bevaras Årsvis. Bokslutspärm hos Ekonomi. Sida 5 av 7

10 Dokumenthanteringsplan NSA-beteckning 109 B avsnitt Ekonomiadministration EA Anmärkning inkomstdeklaration Deklaration mervärdeskatt, kopia Underlag till deklaration mervärdeskatt Skattedeklarationer Inkomstdeklaration, kopia x Ekonomi 10 år Årsvis. Pärm hos redovisningsansvarig. Originalet lämnas till SKV. Underlag till x Ekonomi 10 år Årsvis. Pärm hos redovisningsansvarig. x Ekonomi 10 år Årsvis. I verifikationspärm hos redovisningsansvarig. Flyttas efter 2 år till arkiv. Originalet lämnas till SKV. x Ekonomi 10 år Årsvis. I verifikationspärm hos redovisningsansvarig. Flyttas efter 2 år till arkiv. Importstatistik till SCB x x Ekonomi 10 år Årsvis. Digital redovisning till SCB:s databas. Utskrift i pärm hos Ekonomi. Lämnad statistik Statistik till Kulturdatabasen x Ekonomi Bevaras Kopia registreras i diariet. Kopia av utskrift i pärm hos Ekonomi. Original till Sida 6 av 7

11 Dokumenthanteringsplan NSA-beteckning 109 B avsnitt Ekonomiadministration EA Anmärkning Kulturrådets kulturdatabas. Till NSA efter 5 år. Sida 7 av 7

12 Planens regler gäller oavsett om handlingarna har analog eller digital form. Handlingar som enligt planen ska bevaras ska skrivas ut på åldrings- eller arkivbeständigt papper. Handlingar som enligt planen ska gallras behöver inte överhuvudtaget skrivas ut på papper, om de i digital form fullt ut kan administreras enligt de offentligrättsliga regelverkets krav samt hållas såväl fysiskt som logiskt tillgängliga under gallringsfristen. Förkortningar: GIA - gallras vid inualitet, NSA Norrköpings Stadsarkiv. Fastställd av styrelsen för Scenkonstbolaget i Östergötland AB , dnr 18/00024 Administration system Behörigheter Agda x IT GIA Pärm medarbetaruppgifter Ändrad behörighet x IT GIA Borttag behörigheter vid avslut INDATA Innan anställning Kravprofil x Lön Bevaras Ska diarieföras Diariet Rekryteringsannons x Lön Bevaras Ska diarieföras Diariet CV och personligt brev eller annan handling för sökanden som har tilldelats tjänsten x Bevaras x Sida 1 av 14

13 CV och personligt brev eller annan handling för sökanden som inte tilldelats tjänsten x Lön 2 år efter tillsättning I pärm Kandidatlista x Lön Bevaras Ska diarieföras Diariet Nyanställning Anställningskontr x Lön Bevaras x Personalen Original Jämkningsbeslut x Lön 2 år Löneunderlagspärm Närståendeblankett x x Lön GIA I AGDA/Pärm Medarbetaruppgifter Inloggningsuppgifter x Lön GIA Pärm medarbetaruppgifter Förtroendevalda: Förtroendevalda ledamöter x Lön GIA Protokoll Löneunderlagspärm och suppleanter Intyg och försäkran x Lön GIA Löneunderlagspärm årsinkomst Underlag arvode x Lön 2 år Löneunderlagspärm Beslut om fast förtroendemannaarvode x Lön GIA Löneunderlagspärm Sida 2 av 14

14 Arvoden: Original kontr x Lön Bevaras Ska diarieföras x Diariet Kopia av originalkontr x Lön 2 år Löneunderlagspärm Pågående anställning Lönerevision original x Lön Bevaras Lönerevisionspärm Lönerevision arbetsmaterial x Lön GIA Löneunderlagspärm Bilavtal individuellt x Lön Bevaras Ska diarieföras x Diariet Leasingavtal original x Ekonomi 10 år Ska diarieföras Avtalspärm Kopia Leasingavtal x Lön GIA Löneunderlagspärm Individuellt pensionsavtal x Lön Bevaras Ska diarieföras x Diariet Preliminär skatt skatteuppgifter Fil från CSR Lön GIA Årsskiftet Fil från Skatteverket Preliminär skatt x Lön 10 år Årsskiftet Årsskiftespärm skatteuppgifter kopia Jämkningsbeslut x Lön GIA Löneunderlagspärm Införsel förfrågan x Lön GIA Pärm Fack/Införsel beslut Införselbeslut original x Lön 2 år Pärm Fack/Införsel beslut Sida 3 av 14

15 Införselbeslut arbetsmaterial x Lön GIA Löneunderlagspärm Underlag för personuppgifter x Lön GIA Adresser och telefon Löneunderlagspärm Pensionsberäkning x Lön Bevaras Från Spv x Incidentrapport x Lön Bevaras Ska diarieföras Arbetsskador och incidenter, Diariet Rehabilitering x Lön Bevaras Ska diarieföras. Sekretess enligt OSL 39:2 x Diariet Tillägg/avdrag Arbetstidrapport x x Lön 2 år Arbetstidrapportpärm/Agda web Ledighetsansökan x x Lön 2 år Löneunderlagspärm/Agda web Sjukanmälan x Lön 2 år Lista från växel/previa Löneunderlagspärm Sekretess enligt OSL 39:2 Läkarintyg x Lön 2 år Sekretess enligt OSL 39:2 Pärm med läkarintyg Beslut om högriskersättning från FK x Lön Bevara x Kopia Beslut om x Lön GIA Löneunderlagspärm högriskersättning från FK Friskvårdspenning x x Lön 2 år Löneunderlagspärm/Expense Avdrag ex. telefon x Lön 2 år Löneunderlagspärm Sida 4 av 14

16 Avdrag löneskuld (fura) x Lön 2 år Löneunderlagspärm Kvitton och utlägg x x Lön 10 år Löneunderlagspärm/Expense Övriga lönetillägg x x Lön 10 år Löneunderlagspärm/Agda web Tramentesräkning x x Lön 10 år Löneunderlagspärm/Expense Reseräkning bilersättning x x Lön 10 år Löneunderlagspärm Övriga löneunderlag x Lön 10 år Löneunderlagspärm Förmåner x Lön 2 år Löneunderlagspärm Underlag beräkning bilförmån x Lön 2 år Löneunderlagspärm Avslutad anställning Slutlöneberäkning x Lön 2 år Löneunderlagspärm Egen uppsägning x Lön Bevaras Ska diarieföras x Diariet Pensionsansökan/ Beslut x Lön Bevaras Ska diarieföras x Diariet Beslut om uppsägning x Lön Bevaras Protokoll. Ska diarieföras x Diariet arbetsgivaren Varsel tidsbegränsad anställning upphör x Lön Bevaras x Företrädesrätt x Lön 2 år Excelfil på server Sida 5 av 14

17 Erbjudande anställning företrädesrätt anställd x Lön Bevaras x Erbjudande anställning x Lön 2 år Pärm företrädesrätter företrädesrätt ej anställd Beslut avgångsvederlag x Lön Bevaras Ska diarieföras x Diariet Individuellt pensionsavtal x Lön Bevaras Ska diarieföras Sekretess enlig OSL 39:2 x Diariet Övrigt löner/personal Kvittens fil sjukavisering x Lön 2 år Per mail Pärm Sjukavisering FK Kvittens fil Bankfil x Lön 10 år Bokföring löner Verifikationspärm lön.avd Kvittens fil skattedeklaration x Lön 10 år Bokföring Verifikationspärm lön.avd skattedeklaration Kopia Lönebidragsrapportering x Lön 2 år Pärm lönebidrag Kvittens rapportering Collectum x Lön 2 år Pärm Collectum rapportering Kvittens SCB x Lön 2 år Vid rapportering Pärm för SCB statistik Kvittens rapportering x Lön 2 år Pärm fack och införslar införslar Kvittens rapportering Fora x Lön 2 år Årsskiftespärmen Sida 6 av 14

18 Protokoll samverkansgrupp x Lön Bevaras Se dok plan A, ska Diariet diarieföras Förhandlingsprotokoll x Lön Bevaras Se dok plan A, ska Diariet diarieföras SPV fura underlag x x Lön 10 år Fura per person Excelfil på servern Pärm SPV fura Fackavgiftslista x Lön 2 år Från fackförbund Pärm fackavgifter Collectum fura x x Lön 10 år Fura per person Furapärm/Excelfil på servern Underlag för kontr x x Lön GIA Via mail Pärm kontrsunderlag CSR fil x Lön GIA Från Skatteverket På servern Rapportering arbetsställenummer x Lön GIA Blankett för att lämna statistik SCB Rapportering PA 91 x Lön 2 år Blankett för att lämna statistik SPV Arbetsgivardeklaration x Lön 10 år Blankett utländska utländska artister artister SKV Ludvika Pärm SCB-statistik Årsskiftespärmen Pärm utländska artister Sida 7 av 14

19 UTDATA Löner Sjukavisering FK genom SCB x Lön Rapporterar på SCB hemsida Sekretess enlig OSL 39:2 Till SCB Kopia Sjukanmälan FK Genom SCB x Lön GIA Sekretess enlig OSL 39:2 Pärm Sjukavisering FK Anmäla sjukskrivna> 14 dagar FK x Lön Rapporterar FK hemsida Sekretess enlig OSL 39:2 Till Försäkringskassan Kopia Anmäla sjukskrivna> 14 dagar FK x Lön GIA Sekretess enlig OSL 39:2 Pärm Sjukavisering FK Lönefil x Lön Till banken Kontrollista efter skapa lön x Lön 2 år Löneunderlagspärm Avstämningslistor lön x Lön 2 år Pärm avstämningslista Banklistor x Lö 10 år Bokföring löner Löneavdelningen Bokföring löner x Lön 10 år Bokföring löner Löneavdelningen Lönespecifikationer x Lön Bevaras Pärm lönespecifikation Lönespecifikation x Lön Publicering specifikationer Agda Entré Sida 8 av 14

20 Lönespecifikationer anställda x Lön Till anställda per post Arbetsgivarintyg x Lön Till anställd Kopia Arbetsgivarintyg x Lön 2 år Pärm arbetsgivarintyg Tjänstgöringsintyg x Lön Till anställd Tjänstgöringsintyg kopia x Lön 2 år Pärm intyg Kopia Betyg anställda x Lön Bevaras x Intyg om inkomst FK x Lön Till försäkringskassan Kopia Intyg om inkomst FK x Lön 2 år Pärm intyg FK Skattedeklaration x Lön Rapporterar skatteverkets hemsida Till skatteverket Bokföring skattedeklaration x Lön 10 år Bokföring Löneavdelningen Läkarintyg original FK x Lön Till försäkringskassan Övertidsjournal x Enhetschefer GIA Till enhetschefer Övertidsjournal x Lön 2 år Pärm övertidsjournal Sida 9 av 14

21 Svar förfrågan införsel x Lön Kronofogdemyndigheten Rapportering införslar x Lön Rapporterar Kronofogdemyndighetens Kronofogdemyndigheten Rapportering införslar kopia x Lön 2 år Pärm för rapportering införsel Rapportering fackavgifter x Lön Mailar lista Till Teaterförbundet centralt Kopia rapportering fackavgifter x Lön 2 år Pärm Fackavgifter Rapportering fackavgifter x Lön Faxar lista Till SYMF Kopia rapportering x Lön 2 år Pärm Fackavgifter fackavgifter Underlag betalning x Lön 10 år Lista Ekonomiavdelning fackavgifter Underlag betalning införslar x Lön 10 år Lista Ekonomiavdelning Rapportering årsavgift SYMF x Lön 10 år Lista Ekonomiavdelning Loggningslista x Lön 2 år Ekonomichef attesterar Pärm för loggningslistor Pensionsrapportering PA03 x SPV Registrerar manuellt på SPVs hemsida Till SPV Sida 10 av 14

22 Kopia Pensionsrapportering PA03 x Lön 2 år Pärm SPV rapportering Pensionsrapportering x Lön Skickar fil och rättar Collectum hemsida Collectum manuellt SCB statistik x SCB Rapporterar på SCBs hemsida Till SCB Kopia SCB statistik Lön 2 år Pärm SCB statistik Underlag löneförhandlingar x Enhetschefer Excellista Till Chefer och fackförbund Kopia underlag löneförhandlingar Arbetsgivardeklaration Utländska artister x Lön 10 år Excelfil på servern x Lön Blankett utländska artister Till SKV Ludvika Personal Anställningskontr x Lön Till Anställd Annons arbetsförmedling x Lön Till Arbetsförmedling Ansökan lönebidrag x Lön Till Arbetsförmedling Kopia ansökan lönebidrag x Lön 2 år Pärm Lönebidrag Rapportering lönebidrag x Lön Rapporterar hemsida Till Arbetsförmedling Sida 11 av 14

23 Kopia Rapportering lönebidrag x Lön GIA Pärm lönebidrag Förfrågan pensionsberäkning x Lön Via Mail Till SPV Arbetsskadeanmälan FK x Chef Sekretess enlig OSL 39:2 Till Försäkringskassan Kopia Arbetsskadeanmälan x Lön Bevaras Ska diarieföras. X Diariet FK Sekretess enlig OSL 39:2 Arbetsskadeanmälan TFA x Chef Sekretess enlig OSL 39:2 Till TFA Kopia Arbetsskadeanmälan x Lön Bevaras Ska diarieföras. X Diariet Sekretess enlig OSL 39:2 Varsel TF om medlems x Chef Information Protokoll samverkanspärm anställning upphör Samverkansgrupp Varsel TF om medlems x Lön Anställde anställning upphör Facktillhörighet x Lön GIA Till fackordförande Varsel arbetsbrist Arbetsförmedling x Lön Arbetsförmedlingen Årsskiftet Semester och kompskuld x Lön 10 år Ekonomiavdelning Sida 12 av 14

24 Semester och kompskuld kopia x Lön GIA Fil på datorn Kontrolluppgifter x Lön Fil rapporteras på skatteverkets hemsida Till Skatteverket Kontrolluppgifter x Anställda Till Anställda Kontrolluppgifter x Lön 10 år Pärm kontrolluppgifter Foraredovisning x Lön Rapporterar på Foras hemsida Till Fora Kopia Foraredovisning x Lön 2 år Årsskiftespärmen CSR x Lön Mailfil Till Skatteverket Skattedata x Lön 1 år Data innan och efter Årsskiftespärmen CSR fil Kulturrådstatistik x Lön Till Ekonomiavdelning Kulturrådstatistik x Lön 2 år Excelfil på server Lönestatistik års x Lön Till Hewitt, Svensk scenkonst Kopia Lönestatistik års x Lön 10 år Fil på datorn Sjukstatistik till årsredovisning Kopia Sjukstatistik till årsredovisning x Lön 10 år Till Ekonomiavdelning x Lön 2 år Årsskiftespärmen Sida 13 av 14

25 Avgiftsberäkning svensk scenkonst x Lön Ekonomiavdelningen Rapportering KPA x Lön Rapporterar på Pensionsvalets hemsida Till Pensionsvalet Kopia Rapportering KPA x Lön 2 år Årsskiftespärmen Rapportering arbetsställenummer Kopia Rapportering arbetsställenummer x Lön Till SCB x Lön 2 år Årsskiftespärmen Den normala personaladministrativa sekretessen som angetts är OSL 39:2. Den har ett r skaderekvisit. I personalsocial verksamhet, d v s när särskilda yrkesgrupper, som psykologer och personalkonsulenter/rehab-handläggare, blir inblandade är det i stället OSL 39:1 som gäller. Den paragrafen har ett omvänt skaderekvisit. Även affärssekretessen enligt OSL 19:1 kan ualiseras, t ex för arvoden till kontrerade regissörer, skådespelare, musiker och annan personal. Skaderekvisitet är r. Sida 14 av 14