Ekonomi TILL NÄRARKIV ARKIV

Relevanta dokument
Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: Verksamhet: Ekonomiavdelningen Reviderad:

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Ekonomiavdelningen Antagen att gälla från och Dnr: 16/13. Gallras (=förstöres) efter antal år

Dokumenthanteringsplan

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet

DOKUMENTHANTERINGSPLAN. Arkivbildare: Kommunstyrelsen Arkivansvarig: Lars Borg. Avd (motsv): Ekonomikontoret Första giltighetsdatum:

Anvisning/definition. Versamhetsområde Processgrupp Processer (se flikarna)

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad

MISSIV 1 (1) Dnr Elin Adén. Till Landstingsstyrelsen

Regler om bevarande, gallring och utlån av räkenskapsinformation vid Stockholms universitet

Generell bevarande- och gallringsplan för ekonomiinformation

Löpande 10 år Papper Byggnad 11 Plan B Rumsnr B629. Löpande 10 år Papper Byggnad 11 Plan B Rumsnr B629

Generell bevarande- och gallringsplan för ekonomiinformation

N wvarck, Estölis KOMMUN. Protokoll AIVIK. Minnesanteckningar div grupper

Bevarande- och gallringsplan för ekonomisystem med försystem på Landstingsservice

Dokumenthanteringsplan för ekonomiadministration

NORRA VÄSTMANLANDS EKONOMINÄMND (NVE) DOKUMENTHANTERINGSPLAN 1 (6) Första giltighetsdatum NVE , 19. Norra Västmanlands ekonominämnd

Generell bevarande- och gallringsplan för ekonomiinformation

Uppdragsavtal. Uppdragsavtal enligt nedan har tecknats mellan:

24SevenOffice Systemdokumentation. Uppdaterad

Antagen Senast ändrad INBÖRDES SORTER- Verksamhet Utveckling och ledning/ Gemensam administration

Nya bokföringslagen vad innebär förändringarna? Katharina Prager, Bra Arkiv

Serie, handlingar Arkivläggning Medium Avställning Gallring Anmärkningar

Gränssnitt ekonomiprocesser

Bilaga A till skrivelse MSA dnr 919/ Bevarande och gallring av rakenskapsinformation inom Malmo kommun

Dokumenthanteringsplan för Räkenskaperna vid Umeå universitet 1

BESLUT OM BEVARANDE OCH GALL- RING AV RÄKENSKAPSINFORMATION HOS STOCKHOLMS STADS BOLAG OCH STIFTELSER

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan

G Verifikationer kassa A4 Pärm Närarkiv Ver nr år 10 år Gallras. G Bokföringsorder A4 Pärm Närarkiv Ver nr år 10 år Gallras

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Dokumenthanteringsplan

Kommunal författningssamling. Attestreglemente. Motala kommun

Hofstetter Redovisning AB. Hammarby fabriksväg 25, 5 tr STOCKHOLM

Enklare samarbete med Visma eekonomi. 3 OLIKA ARBETSSÄTT

GRUNDLÄGGANDE REDOVISNING

Arbetsgång för olika verifikationsserier

FAGERSTA KOMMUN & NORBERGS KOMMUN

Enklare samarbete med Visma eekonomi. 3 OLIKA ARBETSSÄTT

PWC:s granskningsrapport av intern kontroll i kommunens huvudboksprocess. KS

Regler för gallring av räkenskapshandlingar

Dokumenthanteringsplan för Ledningsstaben

Dokumenthanteringsplan

rocesser Gränssnitt bndrffi /2007 es#ming Bilaga 2 - utredniftg <5rif gemensam - Översiktlig proc^bto t* o STADSLEDNINGSKONTORET *TV«>

Riktlinje för attestering

Bilaga B Uppdragsbeskrivning löpande redovisning

Tidplan för Bokslut 2014

Tillämpning av finanspolicyn. Kontanthantering

Riksarkivets författningssamling

Dokument för Intern kontroll. av löpande rutiner. Antagen av styrelsen

Bevarande- och gallringsplan för Färdtjänsten i Stockholms läns landsting

Riksarkivets författningssamling

Reglemente. Attest och kontroll av ekonomiska transaktioner. Mariestad. Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad

1 0 0 DEMOKRATI OCH LEDNING

Allmän administration, hantering av inkomna och upprättade handlingar, diarieföring, avtal m.m. samt personaloch ekonomiadministration

Anvisningar för hantering av kontanta medel vid Linnéuniversitetet

Enklare samarbete med Visma eekonomi.

Dokumenthanteringsplan för Kommunal hjälpmedelssamverkan

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Verksamheten Sociala Stödresurser (VSS), Stöd och hälsa Beslutad: Ansvarig/ Förvaring

Svensk författningssamling

Kommunal författningssamling för. Östra Göinge kommun

Dokumenthanteringsplan

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Nacka Socialtjänst, Enheten för personer med funktionsnedsättning Beslutad: Social- och äldrenämnden

Dokument för Intern kontroll av löpande rutiner

Riktlinjer för attest av ekonomiska transaktioner

HANDLINGSNAMN BEVARAS/GALLRAS ANMÄRKNING. Vid inaktualitet. 2 år. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Vid inaktualitet.

Innehållsförteckning Kontanta medel... 3

Tjänstekatalog Patientkontorsadministration, bilaga 6

Ansvarig/ Förvaring. Handläggare, STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator. STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator

Dokumenthanteringsplan för Löneadministrationen vid Umeå universitet 1

Regler för kontanthantering

Svensk författningssamling

Ekonom. kan ta emot digitala arkivhandlingar. - Ekonom. - Ekonom. gallras. Rutinkorrespondens. Bevaras, till slutarkiv efter

Tillämpningsanvisningar till attestreglemente

Detaljerade anvisningar tertialbokslut

Dokumenthanteringsplanen ska alltid överensstämma med verkligheten och ses över årligen på respektive avdelning/funktion tillsammans med arkivarien.

Dokumenthantering/Gallring

Dokumenthanteringsplan för Viadidaktnämnden

Dokumenthanteringsplan för Vidingehem AB Antagen av styrelsen

Dokumenthanteringsplan

Sida 1(5) xxx xxxxx. Svea hovrätt har hemställt att Bokföringsnämnden ska inkomma med yttrande i målet.

Reviderad: Handlingarna finns att söka/förvaras. Levereras till kommunarkiv. Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet.

Reglemente Internkontrollplan Lindesberg Arbetsrutiner Projektansökan. 1. Idé om aktivitet/projekt finns. Medlem i förbundet

Snabbinstruktion Månadsavstämning

Agenda. Tidplaner och anvisningar Kundfakturor Leverantörsfakturor Periodisering Övrig informantion

Svensk författningssamling

Tyresö Kommun DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Fortnox koppling i Capego Bokslut

Dokumenthanteringsplan för Växjö Kommunföretag AB Antagen av Växjö Kommunföretag AB:s styrelse

ATTESTREGLEMENTE FÖR VÄSTERVIKS KOMMUN FASTSTÄLLT AV KOMMUNFULLMÄKTIGE , 237

TILLÄMPNINGSANVISNINGAR FÖR ATTESTREGLEMENTE FÖR MALMÖ STAD Bilaga 4 (beslut i KS )

Detaljerade anvisningar tertialbokslut 2

BEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR SJUKRESEENHETEN

Södermöre kommundelsnämnd Kronologisk ordning Personalutv. 5 år Bevaras Bindes Protokoll

Må nådsskifte. Innehåll SEPTEMBER 2014

Dokumenthanteringsplan

Integrationsenheten Arkivbildande förvaltning: kommunstyrelsen

Attest- och utbetalningsreglemente

Tjänstekatalog Ekonomi, bilaga 5

Löpande rutiner. Antagen av styrelsen

Tillämpningsanvisning till Attestreglemente

Transkript:

Verksamhet Utveckling och ledning Gemensam administration administration Anläggningsregister Antagen 2010-08-18 Senast ändrad 2010-05-24 Ärendenr diariet*) Ks s närarkiv 2 år Bevaras "Anläggningsreskontra" *)Ingår som bilaga till bokslutet. Arvodesunderlag, familjehem, kontaktpersoner IFO:s närarkiv Lev. ej 2 år Kopia. Original skickas till löneadministrationen i Ystad. Delegerings- och attesträtt Attestförsäkran Attest- och utanordningsbehörigheter Alfabetisk tjänsterum 1 år 2 år*) Bevaras Attestregister Digitalt*) "Raindance" Lev. ej Bevaras Avstämningar under året Behörighetslistor t Digitalt *)Efter att attesträtten upphört. Attesträtt framgår av delegeriningsordningen. *)Vid byte av system skrivs attestregistret ut på papper. **)Efter utskrift. "Avstämningslistor" *)Löpande avstämningar under året gallras efter 2 år. Avstämningar per den 31/12 Ingår som bilaga till bokslutet. "Economa" Lev. ej 2 år*) "Raindance" o "Economa" Lev. ej 2 år Behörighetslistor till system. Betalningsbevakning + avstämning Bg och Pg Biljettstammar tjänsterum 1 år Lev. ej 2 år Inkassoärenden Kultur och fritid Filmmuseet Lev. ej 2 år Sida 1 av 10

Bokföringslistor t "Economa" Lev. ej 2 år Bokföringsorder Ks närarkiv 2 år 10 år Verifikation Inkl. underlag. Bokslutsunderlag Digitalt "Economa" Lev. ej 2 år ska rapporter för delårsoch månadsbokslut samt budgetuppföljning. Borgensåtaganden Bolagen/Föreningar Ämnesvis Bokstavsordn. Tjänsterum Lev. ej *) Skuldebrev *)Gallras när lånet är slutbetalt. Budgethandlingar Ks s närarkiv 2 år Bevaras Budgetuppföljning*) Digitalt Ks s närarkiv Lev. ej 10 år*) Både verksamheternas och kommungemensam, inkl. motiveringar och tryckta handlingar (Inte det arbetsmaterial som ligger till grund för budgetarbetet). *)Uppföljningsrapporter redovisade inför Ks utskott. Delårs- och årsbokslut skrivs ut, diarieföres och bevaras. Budget, övrigt Debiteringslista Debiteringsunderlag Deklarationsunderlag Tjänsterum Lev ej 2 år Arbetsmaterial "Economa" 2 år 10 år "Economa" 2 år 10 år Underlag för kundfakturor. Moms, statsbidrag, löneskatt, fastighetsskatt, punktskatter och liknande. I Ks's närarkiv Lev ej 10 år Sida 2 av 10

Delårsbokslut sk statistik Engagemangsbesked*) Fakturajournal Fakturor, kund, externa*) Fakturor, kund, interna Ärendenr diariet *) I Ks s närarkiv 2 år Bevaras *)Även digitalt som Pdf-fil. Tjänsterum "Economa" m. fl. system Lev.ej Vid inaktualitet*) *)Leverantörsstatistik på årsbasis bevaras. *)Förteckning över kommunens borgensåtaganden per den 31/12. Ingår som bokslutsbilaga. Ärendenr diariet I Ks s närarkiv 2 år Bevaras t "DL Book- IT"*) 2 år 10 år *)Kultur och fritids bokningssystem. Digitalt "Economa"**) Lev. ej 10 år Ks s närarkiv 2 år 10 år *)Information för återskapande av utskriven faktura. **)Även "DL-Book-IT". Bokföringsorder Undertecknade utskifter av internfakturor. Fakturor, kund, interna Digitalt "Economa"*) Lev.ej 10 år *)Information för återskapande av faktura. Försäkringshandlingar Ämnesvis Lev. ej 2 år*) *)Efter upphörande. Sida 3 av 10

Grundbok*) Digitalt**) "Economa" ***) Bevaras Handkasseintyg tjänsterum 1 år*) Lev. ej 10 år**) *)De ekonomiska händelserna presenterade i registreringsordning. Alla värdetyper. Minst koddelarna förvaltning och konto. **)Vid byte av system överföres informationen till nytt system eller databärare/format som uppfyller kraven för säker långtidsarkivering. ***)Efter överföring till säker databärare/format. "Rutiner för handhavande av handoch växelkassa". Intyg på utkvitterande och återlämnande av handkassa. *) **)Efter återlämnande. Huvudbok Digitalt "Economa" Lev. ej 10 år*) De ekonomiska händelserna presenterade i systematisk ordning (konto). Vid byte av system överföres informationen till nytt system eller medium/format som uppfyller kraven för säker långtidsarkivering. *)Huvudbokssammandrag bevaras. Sida 4 av 10

Minst på kontonivå. *)Vid byte av system överföres informationen till nytt system eller medium/format som uppfyller kraven för säker långtidsarkivering. Huvudbokssammandrag / digitalt*) "Economa" **) Bevaras **)Efter överföring till medium/format som uppfyller kraven för säker långtidsarkivering. Inbetalningslista/journal Inkassoärende, kommunens fordringar på andra Insättningsuppgift bankgiro Integrationslista t Digitalt Bokstavsordn. Nummerordning "Economa"*) Lev. ej 10 år *)Även "DL-BookIT". tjänsterum Lev. ej 2 år*) *)Efter slutbetalning. tjänsterum 1 år Lev. ej 2 år tjänsterum 1 år Lev. ej 2 år Kodplan Årsvis/kontovis Ks s närarkiv 3 år*) Bevaras *)Efter avslutat år. Koncernredovisning*) Ks s närarkiv 1 år 2 år Bevaras *)"Sammanställd redovisning". Ingår i årsredovisningen. Kontoutdrag från bank och plusgiro Nummerordning 1 år Lev. ej 2 år Sida 5 av 10

Kontrollrulle, kassaapparat Kundregister Kultur och fritid Lev. ej 2 år*) Digitalt "Economa" Lev. ej 10 år *)Sammandraget vid dagens slut sparas 10 år. Kvittens av block inköpsorder Nummerordning tjänsterum 1 år Lev. ej 2 år Kvittenslista reg verifikationer t Lev. ej 2 år Kvitton*) Tjänsterum Lev ej. 2 år**) Kundreskontra Digitalt "Economa" Lev ej. 10 år*) *)Bilbränsle **)Efter att avstämning mot faktura gjorts och befunnits korrekt. *)Utdrag per den 31/12 skrivs ut på papper som bilaga till årsbokslutet och bevaras. Leverantörsbetalningar Bg Pg t Ks s närarkiv 2 år 10 år Leverantörsfakturor "Raindance" 2 år*) 10 år *)Avser pappersfakturor. Leverantörsreskontra Digitalt "Economa" Lev ej. 10 år*) *)Utdrag per den 31/12 skrivs ut på papper som bilaga till årsbokslutet och bevaras*). Leverantörsstatistik*) *) "Economa" Efter överenskommelse Bevaras *)Tas ut per år. Leverantör, antal bokföringsposter, totalsumma. **)Skrivs ut efter årets slut. Sida 6 av 10

Listor avs. semesterskulder mm Lånehandling Digitalt Personec*) Lev. ej 2 år Kreditinstitut Lånenummer Ks s närarkiv *) Bevaras Summering skrivs ut och bifogas bokslutet. *)Personaladministrationssystem Skuldebrev, kommunens banklån. *) 2 år efter utgång. OCR-listor, betalning av kundfakturor Digitalt "Economa" Lev. ej 2 år Projekt, ekonomisk slutrapport Ärendenr diariet Ks s närarkiv 2 år Bevaras Ingår i projektledarens slutrapport. *)"Beställning, internräkning" Rekvisitioner, kopia*) Lev ej 2 år Inköp på kredit. Säljaren skickar faktura med kvitto som bilaga. Reseräkning, leasingbil Lev ej 2 år Underlag för internfaktura. Reversalkopior kassa Nummerordning 1 år Lev.ej 2 år*) Stiftelseurkunder Ks s närarkiv När stiftelsen avslutats Bevaras *)Reversaloriginalet bokförs som verifikat och sparas 10 år. Avser förordnande, ev. permutationer, protokoll, avtal, årsredovisning, verifikationer m.m. Sida 7 av 10

Systemdokumentation*) Per system Systemansvarig Efter överenskommelse Bevaras *)Beskrivningar över systemens organisation och uppbyggnad som behövs för att ge överblick över systemen. Systemdokumentationer skall också bevaras för de försystem som skapar ekonomiska transaktioner. Underlag för tilläggsanslag (TA) och omdisponeringar Årsvis Lev ej 2 år Årsvis, Underlag till avskrivning och bokstavsordn makulering av fordringar tjänsterum 2 år 10 år Besluten protokollsförs och bevaras. Utbetalning av försörjningsstöd. Utbetalningar, translistor, Utbetalningsjournal t IFO:s närarkiv "Treserva"*) 2 år 10 år verksamhetssystem*) 2 år 10 år *)Verksamhetsystem för socialtjänsten. *)"DL BookIT", värdhyror. "Treserva", försörjningsstöd. Utbetalningslista Bg/Pg t tjänsterum Lev. ej 2 år Utdelningslista kvittensblock Nummerordning tjänsterum Lev ej 2 år *)Verifikation= "uppgift som dokumenterar en ekonomisk händelse eller en vidtagen justering i bokföringen" KRL 1:5. Verifikationer*) "Raindance" 2 år 10 år*) *) Investeringar bevaras (se nedan). Sida 8 av 10

Verifikationer, Inbetalningar Verifikationer, investeringar Verifikationer, leverantörsfakturor Verifikationer, sociala Verifikationer, utbetalningar*) I Ks s närarkiv 2 år 10 år *) "Raindance" 1 år Bevaras *)Skrivs ut från "Raindance". *) Originalen till de inscannade leverantörsfakturorna förvaras hos Digitalt*) "Raindance" Lev.ej 10 år Depona, Boplatsgatan 6 i Malmö. I Ks s närarkiv 1 år 10 år Sekretess I Ks s närarkiv 2 år 10 år *)Avser manuella utbetalningar, leverantörsutbetalningar och f.d. remitteringar. Inkl. dotterbolag och kommunförbund. Årsredovisning/årsbokslut Årsbokslutsbilaga Årsjournaler 1993-1999*) Ärendenr diariet *) I Ks s närarkiv 2 år Bevaras Årsvis*) I Ks s närarkiv 2 år Bevaras Digitalt**) Kommunarkivet Bevaras *)Årsredovisningen även digitalt som Pdf-fil. Anläggningsbilaga Avstämning per balanskonto Bokförings- och avstämningslistor Engagemangsbesked *)Samtliga bokförda transaktioner under åren 1993-1999. **)Bränd på CD-R 2002-05-07. Finns också på servern. Sida 9 av 10

DIGITALA VERKSAMHETSSYSTEM Economa*) Digitalt /lön Raindance Digitalt /lön 10 år *)"Aditro Affärslösningar, Redovisning och reskontra (ROR)" System för hantering av scannade fakturor. Sida 10 av 10