Användarhandledning Samarbetsportalen Användarhandledning för Statens servicecenter, kundmyndighet och leverantör Ansvarig enhet: Avdelning IT Diarienummer: 2018-00048-3.2.2 Datum: 2018-03-21
Datum: 2018-03-21 Diarienummer: 2018-00048-3.2.2 Version: 2.2 Statens servicecenter FE 15 801 71 Gävle Telefon: 0771-456 000 E-post: registrator@statenssc.se www.statenssc.se
Innehållsförteckning OBS! Använd inte Ta bort unika behörigheter i samarbetsrum (subsiter)! Idag kan en rumsadministratör i Samarbetsportalen (exempelvis projektledare, systemadministratör, testledare) skapa nya projektrum. Dessa användare har möjlighet att administrera behörighet för användare till projektrummet. Vid ett flertal tillfällen har rumsadministratörer av misstag valt att ta bort unika behörigheter till ett specifikt rum (subsite) och istället ärva behörigheter från Samarbetsportalen (huvudsiten). Detta resulterar i att fel användare får tillgång till rummet. Denna informationsruta syftar till att förtydliga och informera att Ta bort unika behörigheter inte ska användas i ett specifikt arbetsrum i sharepoint (subsite/projektrum). Det är inga problem att ta bort arv på foldrar enligt instruktion i avsnitt 7.2. Samarbetsportalen Användarhandledning för Statens servicecenter, kundmyndighet och leverantör 3 / 25
Innehållsförteckning Innehållsförteckning 1 Versionshistorik... 6 2 Generell beskrivning... 7 2.1 Webbplatsstruktur... 7 2.2 Menystruktur... 7 2.3 Behörigheter och säkerhet... 7 2.4 Rumsägarens ansvar... 8 1 Logga in på Samarbetsportalen... 9 2 Samarbetsportalens startsida... 10 2.4 Navigera till samarbetsrum... 10 3 Samarbetsportalens adminsida... 11 3.4 Skapa nytt samarbetsrum (Systemadministratör eller Administratör) 11 3.5 Sök och filtrera samarbetsrum (Systemadministratör eller Administratör)... 11 4 Samarbetsportalens samarbetsrum... 12 4.4 Bjud in deltagare till samarbetsrum (Ägare)... 12 4.5 Visa eller ta bort deltagare i samarbetsrum (Ägare)... 13 4.6 Dokumenthantering (endast Medlem eller Ägare)... 14 4.7 Uppdatera egenskaper för samarbetsrum (Systemadministratör eller Administratör)... 15 4.8 Hantera malldokument (Systemadministratör eller Administratör) 16 4.9 Diskutera i samarbetsrum (endast Medlem eller Ägare)... 17 4.10 Skapa länk i samarbetsrum (endast Medlem eller Ägare)... 18 5 Avancerade användningsfall... 19 5.4 Hantera dokumentation med Windows utforskare... 19 5.5 Dolda dokument (Systemadministratör eller Ägare)... 20 6 Problemlösning... 21 6.4 Vanliga problem och åtgärder... 21 6.5 Support... 22 7 Appendix 1: Upplägg av externa användare i Statens servicecenter kund-ad... 23 Samarbetsportalen Användarhandledning för Statens servicecenter, kundmyndighet och leverantör 4 / 25
Innehållsförteckning 7.4 Användare från kundmyndighet... 23 7.5 Användare från Leverantör... 24 8 Appendix 2: Upplägg av interna användare i behörighetsgrupp för Systemadministratör eller Administratör... 25 Samarbetsportalen Användarhandledning för Statens servicecenter, kundmyndighet och leverantör 5 / 25
Versionshistorik 1 Versionshistorik Version Anteckningar Namn Datum 0.1 Nytt dokument. Fredrik Rosén 2014-06-30 0.2 Revidering. Fredrik Rosén 2014-07-01 1.0 Revidering efter granskning utförd av Sara Åström. Fredrik Rosén 2014-07-02 1.1 Komplettering med beskrivning av avisering. Fredrik Rosén 2014-08-24 1.2 Förtydligande i informationsruta (samt 5.1, 6.1, 6.2) att rumsadministratör inte ska använda Ta bort unika behörigheter i specifikt rum (subsite). 1.3 Revidering i samband med migrering från SP2013 till SP2016. 1.4 Konvertering till mall för användarhandledning. Anna Öberg 2017-04-24 Fredrik Rosén 2018-01-15 Fredrik Rosén 2018-01-18 1.5 Komplettering rumsägarens ansvar. Fredrik Rosén 2018-02-01 2.0 Fastställd version inför lansering av Samarbetsportalen I SharePoint 2016. 2.1 Rättning bild och text när dokument öppnas. Tidigare utcheckning ersatt av öppna för redigering. 2.2 Förtydligande tillägg av behörighet, externt och internt. Fredrik Rosén 2018-03-20 Fredrik Rosén 2018-03-21 Anna Öberg 2018-06-08 leverantör 6 / 25
Generell beskrivning 2 Generell beskrivning Detta dokument innehåller anvisningar för hur Statens servicecenter, Leverantörer och Kundmyndigheter använder Statens servicecenter Samarbetsportal (i detta dokument benämnd Samarbetsportalen). 2.1 Webbplatsstruktur Samarbetsportalen består av flera webbplatser, en startsida som är avsedd för alla användare med länkar till användarens samarbetsrum. Varje samarbetsrum motsvaras av en separat webbsida som administreras av samarbetsrummets Ägare (vanligen projektledare eller administratör). 2.2 Menystruktur Samarbetsportalen har följande menystruktur. Startsidan och sökfunktionen är tillgänglig för samtliga användare. Adminsidan används endast av Samarbetsportalens Systemadministratör och Administratör. 2.3 Behörigheter och säkerhet Samarbetsportalen (Startsida och Adminsida) har tre användarroller: 1) Besökare 1 Användare kan se publicerat innehåll på Startsidan inklusive länkar till de samarbetsrum där användaren ingår. 2) Administratör 2 Användare kan se publicerat innehåll på Adminsidan och skapa nya samarbetsrum. 3) Systemadministratör 3 Användare kan administrera allt publicerat innehåll på Samarbetsportalen och samtliga samarbetsrum. 1 Inkluderar Kund-AD och AD-gruppen All Authenticated Users. 2 Användare som ingår i Statens servicecenter AD-grupp SP_Samarbetsportalen_Administratör. 3 Användare som ingår i Statens servicecenter AD-grupp SP_Samarbetsportalen_Systemadministratör. leverantör 7 / 25
Generell beskrivning Samarbetportalens Samarbetsrum har följande användarroller: Roll/Samarbetsyta Projektrum Leverantörsrum Kundsamverkansrum Besökare Statens servicecenter X X X Besökare Kundmyndighet X X Besökare Leverantör X X Medlemmar Statens servicecenter X X X Medlemmar Kundmyndighet X X Medlemmar Leverantör X X Ägare Statens servicecenter X X X 1) Besökare Användare kan se publicerat innehåll i samarbetsrummet. 2) Medlem Användare kan redigera information i samarbetsrummet. 3) Ägare Användare kan administrera hela samarbetsrummet. 2.4 Rumsägarens ansvar Ägare av samarbetsrum ansvarar för följande: Administration av behörigheter. Utbildning i användning av Samarbetsportalen för besökare och medlemmar. Arkivera relevant information i samband med att behov av samarbetsrum upphör 4. Ägare av projektrum ansvarar dessutom för följande när projekt avslutas: Uppdatera projektinformation Fas till Avslutad (gör att projektrummet filtreras bort från Samarbetsportalens startsida). Se avsnitt 4.7. Ta bort behörigheter för besökare och deltagare. 4 Nuvarande version av Samarbetsportalen stöder inte borttag av samarbetsrum, tillsvidare behöver detta hanteras via förvaltningsledare. leverantör 8 / 25
Logga in på Samarbetsportalen 1 Logga in på Samarbetsportalen Samarbetsportalen autentiserar användare med hjälp av Statens servicecenter ADFS. Interna användare loggar in med SSO medan externa användare loggar in via Statens servicecenter inloggningstjänst på samma sätt som till övriga tjänster (t.ex. kundwebb, e-handelstjänst). För att inloggning med extern användare skall fungera krävs det att användaren finns upplagd i Statens servicecenter användarkatalog för kunder och leverantörer (kund-ad). För beskrivning av hur en Systemadministratör eller Administratör adderar användare se avsnitt 7. 1) Surfa till webbplatsen på: a. https://samarbetsportal.statenssc.se (Produktion) b. https://test-samarbetsportal.statenssc.se (Test) 2) Välj typ av inloggning. a. Intern användare: Windows-autentisering. b. Extern användare: ssc 3) Intern användare loggas in automatiskt förutsatt att inloggning sker från arbetsdator (oavsett om access sker från Statens servicecenter eller annat nät). 4) Extern användare loggar in med Statens servicecenter inloggningstjänst eller Single Sign On. Single Sign On a. Extern myndighet med Single Sign On väljer vid första inloggning sin myndighet och loggas in automatiskt. Formulärinloggning (e-postadress och lösenord) b. Övriga myndigheter och leverantörer väljer vid första inloggning Annan myndighet. c. Vid första inloggning eller borttappat lösenord klicka på länken Begär nytt lösenord. Lösenord skickas automatiskt ut via e-post. d. Fyll i e-postadress och lösenord och klicka på knappen Logga in. 5) Efter lyckad inloggning visas startsidan. Här tar du del av nyheter i Samarbetsportalen och länkar till de samarbetsrum du har tillgång till. Avsnitt 2.4 beskriver hur du navigerar till ett samarbetsrum. leverantör 9 / 25
Samarbetsportalens startsida 2 Samarbetsportalens startsida Detta avsnitt beskriver vanliga användningsfall i på Samarbetsportalens startsida. 2.4 Navigera till samarbetsrum Detta avsnitt beskriver hur navigering till ett samarbetsrum sker efter inloggning till Samarbetsportalen har genomförts (se avsnitt 1). 1) Se till att du står på Startsidan. 2) Under rubriken Mina samarbetsrum visas de samarbetsrum du har tillgång till. 3) Klicka på länken till det samarbetsrum du önskar besöka. leverantör 10 / 25
Samarbetsportalens adminsida 3 Samarbetsportalens adminsida Detta avsnitt beskriver vanliga användningsfall i på Samarbetsportalens adminsida. 3.4 Skapa nytt samarbetsrum (Systemadministratör eller Administratör) Detta avsnitt beskriver hur ett nytt samarbetsrum skapas. 1) Se till att du står på Adminsidan. 2) I tabellen visas skapade samarbetsrum. Klicka på knappen Skapa och välj typ av rum. 3) Ange information om samarbetsrummet och klicka sedan på knappen Skapa. Obs! Säkerställ att inget av följande tecken används: /,, -,?,! Obs! Administratören som skapar ett samarbetsrum blir automatiskt rumsägare och kan så snart rummet är skapat börja bjuda in deltagare enligt avsnitt 4.4. 3.5 Sök och filtrera samarbetsrum (Systemadministratör eller Administratör) Detta avsnitt beskriver hur sökning och filtrering av samarbetsrum hanteras. 1) Se till att du står på Adminsidan. 2) En lista över projektrum visas, det är möjligt att växla mellan typ av rum i knappraden ovanför tabellen. 3) För att filtrera tabellen, klicka på önskad rubrik och ange sedan text att söka på i sökfältet. leverantör 11 / 25
Samarbetsportalens samarbetsrum 4 Samarbetsportalens samarbetsrum Detta avsnitt beskriver vanliga användningsfall i ett samarbetsrum. Observera att besökare endast har rätt att läsa information. Avsnitten nedan beskriver hur Medlem eller Ägare skapar, uppdaterar och tar bort information. 4.4 Bjud in deltagare till samarbetsrum (Ägare) Detta avsnitt beskriver hur ägare av ett samarbetsrum bjuder in Besökare, Medlemmar eller Ägare. Obs! Använd inte Ta bort unika behörigheter, om det används får fel användare tillgång till rummet. 1) Se till att du står i samarbetsrummet. 2) Klicka på SharePoint symbolen, välj Webbplatsinställningar och sedan Webbplatsbehörigheter. 3) Välj grupp beroende på behörighet du önskar tilldela de inbjudna användarna. Grupper finns med rättigheter enligt nedan för Staten servicecenter, Leverantör och Kundmyndighet. a. Besökare: Endast läsrättighet b. Medlem: Läs och skrivrättighet c. Ägare: Administratör av samarbetsrummet 4) Klicka på knappen Nytt och välj Lägg till användare. Extern användare: 5) Ange e-postadress och var noga att välja alternativet Emailadress och inte Myndighet. Säkerställ att inga blanksteg finns före mailadressen. Gå till steg 7. Obs! För att en extern användare skall kunna logga in till Samarbetsportalen måste användaren finnas i SSC kund-ad. För mer information se avsnitt 7. Intern användare: 6) Ange fullständigt eller del av namn och välj intern användare i listan som visas. Var noga med att välja alternativet där ADt visas. leverantör 12 / 25
Samarbetsportalens samarbetsrum 7) Efter önskade användare angivits, klicka på knappen Dela. 4.5 Visa eller ta bort deltagare i samarbetsrum (Ägare) Detta avsnitt beskriver hur ägare av ett samarbetsrum visar och tar bort Besökare, Medlemmar eller Ägare. Obs! Här ska inte Ta bort unika behörigheter användas. Om det används får fel användare tillgång till rummet. 1) Se till att du står i samarbetsrummet. 2) Klicka på SharePoint symbolen, välj Webbplatsinställningar och sedan Webbplatsbehörigheter. 3) Välj grupp beroende på behörighet du önskar visa. Grupper finns med rättigheter enligt nedan för Staten servicecenter, Leverantör och Kundmyndighet. a. Besökare: Endast läsrättighet b. Medlem: Läs och skrivrättighet c. Ägare: Administratör av samarbetsrummet Ta bort användare från samarbetsrum: 1) Markera användare som skall tas bort från behörighetsgruppen. 2) Klicka på knappen Åtgärder och välj Ta bort användare från grupp. leverantör 13 / 25
Samarbetsportalens samarbetsrum 4.6 Dokumenthantering (endast Medlem eller Ägare) Detta avsnitt beskriver hur dokumentation laddas upp eller uppdateras. 1) Se till att du står i samarbetsrummet. 2) Under rubriken Dokument visas tillgänglig dokumentation. Det är möjligt att anpassa sidan genom att klicka på rubriken, sidan visar då dokumentegenskaper över skärmens fulla bredd. Lagra dokumentation: 3) Klicka på knappen Nytt (enstaka dokument) eller Överför (flera dokument). Tips! Det är även möjligt att dra och släppa dokument i dokumentarkivet. 4) Klicka på knappen Bläddra och välj dokument som skall lagras. Vid val Överför är det möjligt att välja flera dokument. Uppdatera dokumentation: 1) Klicka på dokumentnamnet. 2) En fråga visas om du vill öppna dokumentet skrivskyddat eller för redigering. Välj alternativ och klicka på knappen OK. Hantera dokumentversioner: 1) Klicka på de tre punkterna till höger om filnamnet och välj Versionshistorik. 2) Det går nu att se tidigare versioner och vid behov ta bort versioner. leverantör 14 / 25
Samarbetsportalens samarbetsrum 4.7 Uppdatera egenskaper för samarbetsrum (Systemadministratör eller Administratör) Detta avsnitt beskriver hur egenskaper/information för ett samarbetsrum uppdateras t.ex. när ett projekt ändrar status. 1) Se till att du står i samarbetsrummet. 2) Överst i samarbetsrummet visas en sammanfattning. Klicka på knappen Redigera. 3) Uppdatera relevant information och klicka på knappen Uppdatera. Tips! Startsidan i samarbetsportal filtrerar bort samtliga projektrum som markerats som avslutade (Fas = Avslutad). Detta gör att tidigare projekt går att filtrera bort när de avslutas och på så vis minska antalet projektrum på startsidan. Avslutade projektrum går fortsatt att nå från adminsidan. leverantör 15 / 25
Samarbetsportalens samarbetsrum 4.8 Hantera malldokument (Systemadministratör eller Administratör) Detta avsnitt beskriver hur malldokumentation används, laddas upp eller uppdateras. 1) Se till att du står i samarbetsrummet. 2) Snabbstarten till vänster innehåller dokumentbibliotek under rubriken Bibliotek. Klicka på Mallbibliotek. Använd malldokument: 1) Navigera fram till önskat malldokument. 2) Högerklicka på malldokumentet och välj Hämta. Döp om dokumentet och mellanlagra lokalt på din dator. 3) Gå tillbaka till samarbetsrummet. 4) Ladda upp dokumentet från steg 5 genom att klicka på Nytt eller Överför. Tips! Det är även möjligt att dra och släppa dokument i dokumentarkivet. Ladda upp nytt malldokument: 1) Ladda upp dokumentet genom att klicka på Nytt eller Överför. Tips! Det är även möjligt att dra och släppa dokument i dokumentarkivet. 2) Välj dokument att ladda upp och klicka på knappen OK. Uppdatera befintligt malldokument: 1) Navigera fram till önskat malldokument. 2) Klicka på dokumentnamnet. 3) En fråga visas om du vill öppna dokumentet skrivskyddat eller för redigering. Välj alternativ och klicka på knappen OK. leverantör 16 / 25
Samarbetsportalens samarbetsrum 4.9 Diskutera i samarbetsrum (endast Medlem eller Ägare) Detta avsnitt beskriver hur diskussionsinlägg hanteras. 1) Se till att du står i samarbetsrummet. Under rubriken Diskussion visas de senaste diskussionsinläggen. Endast rubriken visas, för att se svar på diskussionen måste du klicka på diskussionens rubrik. Skapa diskussion: 1) Klicka på länken Ny diskussion. 2) Ange Rubrik, Innehåll en giltighet. Klicka sedan på knappen Spara. 3) Inlägget visas överst i listan. Svara på diskussion: 1) Klicka på diskussionens rubrik. 2) Ange ett svar i fältet Lägg till ett svar och klicka på länken Svara. Ta bort en diskussion: 1) Klicka på diskussionens rubrik. 2) Klicka på de tre punkterna under diskussionen och välj Ta bort. leverantör 17 / 25
Samarbetsportalens samarbetsrum 4.10 Skapa länk i samarbetsrum (endast Medlem eller Ägare) Detta avsnitt beskriver hur länkar hanteras. Skapa ny länk: 1) Under rubriken Länkar visas de samarbetsrummets länkar. 2) Klicka på länken Ny länk. 3) Ange URL, Beskrivning och Kommentar. Klicka sedan på knappen Spara. leverantör 18 / 25
Avancerade användningsfall 5 Avancerade användningsfall 5.4 Hantera dokumentation med Windows utforskare Detta avsnitt beskriver hur dokumentation kan hanteras i Windows utforskare. Detta är ett effektivt sätt att t.ex. flytta eller kopiera dokumentation mellan samarbetsrum. 1) Se till att du står i samarbetsrummet. 2) Klicka på rubriken Dokument. 3) Klicka på SharePoint menyn BIBLIOTEK. 4) Klicka på knappen Öppna med utforskaren. 5) Utforskaren visar dokumentation och foldrar. Det är möjligt att t.ex. kopiera och klistra. Obs! Om dokumentation har laddats upp sätts en standard dokumenttyp. Korrigera till korrekt dokumenttyp för att möjliggöra effektiv sökning, lagring och filtrering. leverantör 19 / 25
Avancerade användningsfall 5.5 Dolda dokument (Systemadministratör eller Ägare) Detta avsnitt beskriver hur tillgång till dokument begränsas till specifika användare. Stegbeskrivningen nedan anger hur rättigheter begränsas för en folder, samma princip fungerar även för enskilda dokument. En nyhet i Samarbetsportalen efter migrering till SP2016 är att behörighetsgrupper har skapats för Statens servicecenter, Leverantör och Kundmyndighet. Syftet med dessa grupper är att enligt instruktionen nedan kunna begränsa åtkomst till specifika användargrupper. 1) Se till att du står i samarbetsrummet. 2) Klicka på dokumentarkivets rubrik Dokument. 3) Klicka på SharePoint menyn FILER. 4) Välj flik SharePoint fliken Dokument och klicka på knappen Ny mapp. 5) Ange ett lämpligt namn på foldern och klicka på knappen Skapa. 6) Klicka på de tre punkterna till höger om foldernamnet och välj Dela. 7) Välj Delat med och klicka på länken AVANCERAT längst ned. 8) Klicka på knappen Sluta ärva behörigheter. 9) Klicka på knappen Tilldela behörigheter och lägg till de användare som skall ha tillgång till foldern. 10) Viktigt! Ta bort de tidigare grupperna som haft tillgång till mappen genom att markera grupperna och klicka på Ta bort användarbehörigheter. 11) Samtliga dokument som lagras i foldern är nu synliga endast för användare enligt steg 9. leverantör 20 / 25
Problemlösning 6 Problemlösning 6.4 Vanliga problem och åtgärder Problem Varför kan jag inte logga in i Samarbetsportalen? Åtgärd Kontrollera att inloggning genomförs enligt avsnitt 1. Extern användare: Prova att begära nytt lösenord från inloggningstjänsten. Intern användare: Kontrollera att inloggning har gjorts från din arbetsdator med användare hos Statens servicecenter. Varför skapas inget samarbetsrum även om jag angett all obligatorisk information? Kontrollera att samarbetsrum har skapats enligt avsnitt 3. Säkerställ att adminsidan har laddats om i webbläsaren. Säkerställ att inget av följande tecken används: /,, -,?,! Varför kommer jag inte åt ett samarbetsrum? Kontrollera att inloggning genomförs enligt avsnitt 1. Säkerställ att rumsägaren (ofta projektledaren eller administratören) har bjudit in dig till samarbetsrummet. leverantör 21 / 25
Problemlösning 6.5 Support Vid problem med Samarbetsportalen som inte går att åtgärda vid genomgång av föregående avsnitt 6.4, använd följande kontaktvägar för support. Intern användare: Skapa internt IT-ärende. Extern användare: Kontakta Statens servicecenter support. leverantör 22 / 25
Appendix 1: Upplägg av externa användare i Statens servicecenter kund-ad 7 Appendix 1: Upplägg av externa användare i Statens servicecenter kund-ad 7.4 Användare från kundmyndighet I flera fall behöver användare från Kundmyndigheten tillgång till Samarbetsportalen redan innan en automatisk integration av användarinformation har driftsatts. För att undvika senare problem med felaktiga användaridentiteter är det viktigt att säkerställa korrekt informationsinsamling från kundmyndigheten inför att samarbetsrummet skapas (användare läggs upp manuellt i kund-ad). 1) Skapa samarbetsrum enligt avsnitt 3. 2) Samla in användarinformation från kundmyndigheten. Obligatorisk information: a. Användar-ID (Obs! Samma som senare kommer integreras) b. För och efternamn c. E-postadress 3) Bjud in externa användare från kundmyndigheten enligt avsnitt 4.4. 4) Via IT-tjänstansvarig för kommunikationstjänster eller teknisk projektledare för projektet, beställ uppläggning av nya användare i Statens servicecenter kund- AD. 5) Så snart användare är upplagda i Statens servicecenter kund-ad, meddela användare att inloggning nu kan verifieras. Genomför alltid en kompetensöverföring till en eller flera användare för att undvika enklare supportfrågor senare (utgå från denna användarguide). leverantör 23 / 25
Appendix 1: Upplägg av externa användare i Statens servicecenter kund-ad 7.5 Användare från Leverantör Användare från Leverantörer kommer troligen aldrig integreras till Statens servicecenter men det är ändå viktigt att säkerställa en god kontroll över de användaridentiteter som skapas. 1) Skapa samarbetsrum enligt avsnitt 3. 2) Samla in användarinformation från leverantören. Obligatorisk information: a. För och efternamn b. E-postadress 3) Bjud in externa användare från kundmyndigheten enligt avsnitt 4.4. 4) Via IT-tjänstansvarig för kommunikationstjänster eller teknisk projektledare för projektet, beställ uppläggning av nya användare i Statens servicecenter kund- AD. - Användaridentitet skapas enligt mönster: 9999abcde001 - Företag sätts enligt: Extern organisation 5) Så snart användare är upplagda i Statens servicecenter kund-ad, meddela användare att inloggning nu kan verifieras. leverantör 24 / 25
Appendix 2: Upplägg av interna användare i behörighetsgrupp för Systemadministratör eller Administratör 8 Appendix 2: Upplägg av interna användare i behörighetsgrupp för Systemadministratör eller Administratör För att interna användare skall tilldelas roll som Systemadministratör eller Administratör krävs en behörighetskoppling i Statens servicecenter AD. Via behörighetsadministration beställs utökade rättigheter. leverantör 25 / 25