1. Administrativa föreskrifter

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlingsansvarig Upphandling Jönköpings kommun Skoltrafik Julianna Olofsson 11/16 Sista anbudsdag: :59 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Administrativa föreskrifter 1.1. Allmän orientering Omfattning Jönköpings kommun (nedan kallad en upphandlande myndigheten) inbjuder till anbudsgivning avseende skoltrafik. Uppdraget omfattar skoltrafik där huvuddelen är särskilt anordnade skolskjutsar för elever i grundskolan och i förskoleklass inom Jönköpings kommun i enlighet med bilagorna anbudsområde Upphandlingsförfarande Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs i enlighet med bestämmelserna i lagen (2007:1091) om offentlig upphandling med ett Öppet förfarande 1.3. Förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget är den upphandlande myndighetens underlag för anbudsinfordran. Det avser att ge saklig och allsidig information om förutsättningarna för upphandlingen och uppdraget Förteckning över förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget omfattar: - Administrativa föreskrifter - Kommersiella villkor - bilagorna anbudsområde 1-11 (Skolskjutsuppdrag) - bilaga Miljökrav - bilaga Riktlinjer för tvätt av fordon - eventuella kompletteringar till förfrågningsunderlaget - "Frågor och svar" Tillhandahållande av förfrågningsunderlag Utskrivet: :42 Sida 1 av 19

2 Förfrågningsunderlaget rekvireras och hämtas av anbudsgivare själv på Anbudsgivare ska före anbudets lämnande själv kontrollera att fullständigt förfrågningsunderlag enligt ovan erhållits. Den leverantör som hämtat förfrågningsunderlaget på annat sätt än via ovan angivna webbplats måste själv kontrollera om kompletterande information har distribuerats Kommunikation inklusive frågor och svar under anbudstiden All kommunikation under anbudstiden ska ske via Tendsign.com via den länk som framgår av upphandlingsannonsen. Alla frågor, svar och meddelanden kommer att distribueras via Tendsign.com. Frågor rörande denna upphandling ska ställas senast Innan anbud lämnas uppmanas därför presumtiva anbudsgivare att kontrollera om nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit. Under utvärderingstiden kan den upphandlande myndigheten ställa frågor till anbudsgivaren i Tendsign.com. Frågor besvaras även där. Meddelande om tilldelning av kontrakt kommer att skickas till den e-postadress som angetts vid inlämnandet av anbudet Anbudsgivning Anbudets form och innehåll Anbudet ska vara skrivet på svenska. De svar som anbudsgivaren lämnar i sitt anbud på de i förfrågningsunderlaget ställda kraven är underlag för den sammanställning och utvärdering av inkomna anbud som den upphandlande myndigheten genomför. Det är därför ytterst viktigt att anbudet innehåller alla efterfrågade uppgifter. Svar ska lämnas på därför avsedd plats i förfrågningsunderlaget såsom svarsalternativen anges. Vid fritextsvar får hänvisning ske till bilaga endast om det avser tabell eller annan grafisk illustration. Bifogade filer ska vara läsbara i Office 2003 alternativt Acrobat Reader och det ska tydligt markeras var i bilagan den efterfrågade informationen/svaret återfinns. Anbudsgivare uppmanas att begränsa sitt anbud till att omfatta de efterfrågade uppgifterna. Anbud ska utformas helt enligt förfrågningsunderlaget. Ett icke komplett anbud kan komma att förkastas utan särskild prövning. Notera att kommentarer till frågor kan tolkas som reservationer, det kan innebära diskvalificering från fortsatt utvärdering. Alternativa anbud (ex. villkorade eller kombinatoriska m.m), sidoanbud och reservationer accepteras ej Helt eller delat anbud Anbud kan lämnas på en eller flera delar (anbudsområde 1-11) av upphandlingens omfattning Sista anbudsdag Anbud ska vara den upphandlande myndigheten tillhanda senast Utskrivet: :42 Sida 2 av 19

3 Anbudets giltighetstid Anbud ska vara giltigt till och med Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning förlängs anbudets giltighetstid fram till dess att upphandlingskontrakt kan tecknas, dock högst tre månader efter angiven giltighetstid. Accepteras anbudets giltighetstid i enlighet med förfrågningsunderlaget? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Anbud skrivet av konsult Observera att anbud ska lämnas av den organisation som kommer att stå för anbudet och även ansvara för fullföljande av eventuellt kontrakt. Kontakta OPIC support för handledning vid ansökans avgivning via konsult. Telefon: e-post: tendsignsupport@opic.com Är det bolagsregistreringsnumret som angetts vid upprättande av anbud liktydigt med det registreringsnummer som innehas av den organisation som står för anbudet och är ansvarigt för avtalets fullföljande? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Bolag under bildande Ett anbud kan enligt bestämmelserna i lagen (2007:1091) om offentlig upphandling lämnas av en grupp leverantörer som avser att genomföra uppdraget inom ramen för en gemensam organisation, så kallat konsortium. Anbudsgivare ska i anbudet redovisa namn och organisationsnummer på de företag som ingår i konsortiet med redovisning som visar att i konsortiets delaktiga bolag har lämnat bindande utfästelser att bilda ett gemensamt aktiebolag med uppgift att genomföra det åtagande som ingår i upphandlingen. Det ska framgå av anbudet vem som kommer att äga detta bolag och till vilka andelar. Denna redovisning ska bifogas anbudet elektroniskt i Tendsign och märkas "Bolag under bildande". Upphandlingskontrakt som sluts till följd av denna upphandling kommer att tecknas med detta bolag. Anbudsgivaren ska planera bolagsbildningen så att denna ska vara genomförd vid den tidpunkt avtal sluts. Bolag under bildande - ställda krav uppfylls utifrån de uppgifter vi tagit del av. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Elektronisk anbudsgivning Anbud ska lämnas elektroniskt via av behörig person. Anbudsgivare som saknar konto på tendsign.com måste registera sig. Utskrivet: :42 Sida 3 av 19

4 2. Anbudsutvärdering 2.1. Kvalificering av anbudsgivare Lagen om offentlig upphandling Omständigheter enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling 10 kap. 1 och 2 p. 1-6 får inte föreligga. Uppfylls kravet på att omständigheter enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling 10 kap. 1 och 2 p. 1-6 inte föreligger? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Aktiebolags-/handelsregister eller likvärdigt Ni ska vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det land där er verksamhet är etablerad. Är Ni registrerade i aktiebolags eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det land där er verksamhet är etablerad? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Ekonomisk ställning Ni ska ha en stabil ekonomisk ställning för att kunna upprätthålla en avtalsrelation med den upphandlande myndigheten. Om ni innehar en riskklass om lägst 40 enligt Creditsafe eller motsvarande från annat kreditupplysningsinstitut är kravet uppfyllt. Den upphandlande myndigheten kommer att kontrollera anbudsgivarens riskklass därför behöver inte intyg om detta bifogas anbudet. Om ni är medvetna om eller misstänker att kravet om en lägsta riskklass enligt ovan inte uppfylls ska ni i anbudet redovisa varför så är fallet. I det fall er ekonomiska stabilitet garanteras av moderbolag eller annan garant ska namnet på denne anges i anbudet och den upphandlande myndigheten förbehåller sig rätten att inhämta intyget efter anbudstidens utgång. Intyget ska vara undertecknat av garantens behöriga företrädare. Uppfylls kravet på ekonomisk ställning? Om ni är medvetna om eller misstänker att kravet om en lägsta riskklass inte uppfylls ska ni nedan redovisa varför så är fallet. I det fall er ekonomiska stabilitet garanteras av moderbolag eller annan garant ska namnet på denne anges nedan och den upphandlande myndigheten förbehåller sig rätten att inhämta intyget efter anbudstidens utgång. Intyget ska vara undertecknat av garantens behöriga företrädare. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Jävsförhållande Anbudsgivaren, anbudsgivarens ägare (med faktiskt inflytande) eller anställd hos anbudsgivaren får inte vara anställd av Jönköpings kommun vid tiden för anbudets avlämnande och under avtalstiden. Utskrivet: :42 Sida 4 av 19

5 Anbudsgivaren, anbudsgivarens ägare (med faktiskt inflytande) eller anställd hos anbudsgivaren är inte anställd av Jönköpings kommun och kommer inte att vara det under avtalstiden. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Avtal Samtliga krav i enlighet med förfrågningsunderlagets bilaga kommersiella villkor ska accepteras och efterlevnaden ska upprätthållas under avtalstiden. Samtliga krav i enlighet med förfrågningsunderlagets bilaga kommersiella villkor accepteras och kommer att upprätthållas under avtalstiden. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 2.2. Anbudsprövning Utvärderingsprocess Vid prövning av anbud kontrolleras att samtliga ställda krav i enlighet med förfrågningsunderlaget är uppfyllda. Utvärderingen sker i enlighet med angiven utvärderingsgrund. Den upphandlande myndigheten förbehåller sig rätten att kontrollera och inhämta bevis för att anbudsgivarens utfästelser är korrekta och att ställda krav i förfrågningsunderlaget uppfylls eller kommer att uppfyllas under avtalstiden Utvärderingsgrund Lägsta pris Den anbudsgivare som har lämnat det anbud som har lägst anbudspris för uppdraget per anbudsområde är den leverantör som den upphandlande myndigheten kommer att teckna kontrakt med. I det fall flera anbudsgivare lämnat samma pris kommer vinnaren att lottas fram. Anbudsgivaren ska lämna fast pris, anges som totalpris, på hela uppdraget på de anbudsområden han avser lämna anbud på. Anbudsgivare ska förvissa sig om uppdraget omfattning så att han är fullt förtrogen med de förhållanden som kan inverka på kostnaderna för tjänsten innan anbud avlämnas. utförande för anbudsområde 1 (Skolskjutsuppdrag Landsjön - Skärstad). (Prisruta) utförande för anbudsområde 2 (Skolskjutsuppdrag Huskvarna). (Prisruta) utförande för anbudsområde 3 (Skolskjutsuppdrag Junedal). (Prisruta) Utskrivet: :42 Sida 5 av 19

6 utförande för anbudsområde 4 (Skolskjutsuppdrag Lekeryd). (Prisruta) utförande för anbudsområde 5 (Skolskjutsuppdrag Bergslagen). (Prisruta) utförande för anbudsområde 6 (Skolskjutsuppdrag Råslätt). (Prisruta) utförande för anbudsområde 7 (Skolskjutsuppdrag Ljungarum - Bergslagen). (Prisruta) utförande för anbudsområde 8 (Skolskjutsuppdrag Ryd - Bottnaryd). (Prisruta) utförande för anbudsområde 9 (Skolskjutsuppdrag Gränna). (Prisruta) utförande för anbudsområde 10 (Skolskjutsuppdrag Bankeryd). (Prisruta) utförande för anbudsområde 11 (Skolskjutsuppdrag Rosenlund). (Prisruta) Utskrivet: :42 Sida 6 av 19

7 3. Kommersiella villkor 3.1. Parter Beställare Jönköpings kommun Postadress: Utbildningsförvaltningen, Box 1002, Huskvarna Besöksadress: Linnégatan 2, Huskvarna Organisationsnummer: Nedan kallad B Entreprenör Redovisas i det slutliga avtalet. Nedan kallad E Avtalstid Avtalstid Detta avtal gäller från och med till och med med möjlighet till 2 års förlängning från B:s sida med oförändrade villkor. B meddelar E senast 6 månader innan avtalets slutdatum om förlängningsmöjligheten kommer att nyttjas Allmän orientering Omfattning Uppdraget avser skolstrafik där huvuddelen är skolskjutstransporter av elever i grundskolan och i förskoleklass inom Jönköpings kommun. Transporterna sker med buss och taxi. Utöver de fasta transporterna till och från skola ska fordonen kunna användas för kompletterande transporter såsom transporter till idrott, bad och övriga aktiviteter i anslutning till skolans verksamhet. B förbinder sig inte att utta en viss volym under avtalstiden. I uppdraget ingår att ta med elevers bagage (skolväska) och eventuella handikapphjälpmedel såsom kryckor eller liknande. För transport av bagage gäller Trafikförordning (1998:1276). I uppdraget ingår trafikledning samt att, på uppdrag från B, ta emot och svara för omplanering vid tillfälliga förändringar. För kommunikation mellan B och E krävs att E kan nås via telefon och e-post. E samt förare ska vara anträffbara per telefon kl. 6:30-17:00 skoldagar. E ansvarar för att alla lagar och krav som uppställs av myndigheter som berör uppdraget efterlevs. E ska vid utförandet av uppdraget även beakta FN:s konvention om barnets rättigheter. E ska inneha samtliga erforderliga tillstånd och godkännanden från myndigheter för utförande av uppdraget Ersättning Pris Kompletteras med en prislista i samband med avtalstecknandet. E får betalt från huvudskola tillbaka till huvudskola i enlighet med bilagorna anbudsområde Utskrivet: :42 Sida 7 av 19

8 1-11. Ersättningen utbetalas månadsvis efter utförd transport och mottagen faktura. Vid oenighet mellan parterna avseende ersättningsgrundande sträcka är det mätning med GIS med Lantmäteriets kartor som underlag som gäller. Priserna ska vara fasta till och med Priset ska beräknas efter 178 skoldagar per läsår och anges som ett totalt årligt pris per Skolskjutsuppdrag (=anbudsområde). Priserna ska baseras på uppgifterna i bilagorna anbudsområde I det fallet trafikvolymen förändras ex. tillkommande transporter m.m. under avtalsperioden regleras det genom justeringspriset 10 kr per kilometer beräknad från huvudskola tillbaka till huvudskola. Justeringspriset indexregleras i enlighet med punkten i detta avtal. Större förändringar i skolsjutsorganisation kan leda till omförhandling mellan parterna Prisjustering Avtalad ersättning indexregleras med en fördelning mellan nettoprisindex, prisindex för inhemska tillgångar och busstrafikindex under avtalsperioden och eventuell förlängningsperiod. Avtalspriset gäller fast till och med Därefter kan ersättningen justeras enligt följande fördelning: - BTPI 2 (50%) - ITPI (30%) - BTPT 7 Petroleumprodukter (10%) - NPI (10%) Uppräkning får ske 2 gånger per år och ska baseras på de preliminära indextalen enligt nedan: Basmånad: december 2011 Uppräkningsmånad: maj och december; nytt pris från och med juli respektive januari Reduktionsfaktor: 0,8 Prisändringar +/- 2 % justeras inte Uppdragsbeskrivning Avvikelser i skolskjutsuppdrag Följande gäller vid avvikelser eller justeringar i skolskjutsuppdraget: - Enstaka avvikelser från skolskjutsuppdraget som t ex elevs sjukdom, ledighet eller annan frånvaro meddelas av vårdnadshavare till chaufför. - Permanenta avvikelser p.g.a. särskilda skäl, åka med i mån av plats eller annat ska föregås av ansökan till planeringssekreterar eller motsvarande på Utbildningsförvaltningen från vårdnadshavare. Beslut fattas av Utbildningsförvaltningen som meddelar entreprenör och vårdnadshavare. - Tillfällig justering av tider i fastställd tidtabell hanteras av chaufför och skola. Normalt gäller skolans så kallade ramtider. - Justeringar av fastställda körslingor och tider beslutas av planeringssekreterare på Utbildningsförvaltningen eller motsvarande. Om chaufför får kännedom om förändringar som Utskrivet: :42 Sida 8 av 19

9 påverkar körslingor och tider har denne ansvaret att meddela planeringssekreterare på Utbildningsförvaltningen eller motsvarande. - Så kallad kompisåkning hanteras av vårdnadshavare, skola och chaufför. Chaufför avgör om extra elev (kompis) tillfälligt kan åka med ordinarie hemtur Trafiksäkerhetsplan E ska vid kontraktsstart ha rutiner för trafiksäkerhet som minst innehåller följande: en implementerad policy som omfattar trafiksäkerhet (Med implementerad menas att policyn är antagen av ledningen och väl förankrad och inarbetad i organisationen) rutiner för att säkerställa att alla lagar och föreskrifter som berör verksamheten efterlevs en implementerad policy rörande droger, alkohol och medicin samt rutiner för att hantera alkohol- drog- och medicineringsproblematik, en nödläges- och krisplan rutiner för att säkerställa att alla förare som omfattas av uppdraget har rätt behörighet för de fordon och den trafik som utförs d.v.s. Taxiförarlegitimation (TFL), D-behörighet eller Yrkeskompetensbevis (YKB, ny lag som gäller fr o m 10 sept 2008 för förare av buss i yrkestrafik rutiner för att tillse att alla förare som omfattas avtalet är införstådda med vad avtalet innebär rutiner för att säkerställa förares förmåga att läsa, tala och kommunicera med resenären på svenska språket, rutiner för övriga faktorer för trafiksäkerhet såsom: - användning av mobiltelefon - arbetstider, kör- och vilotider - ordningsregler ombord E ska visa att ovanstående uppfylls senast 4 veckor efter avtalsstart med en skriftlig beskrivning och eventuellt kompletterat med certifikat för ISO 9001, FR 2000, branschspecifikt ledningssystem eller likvärdigt. Beskrivning och eventuella bilagor skickas till B:s kontaktperson Utbildningar m.m Vid varje läsårstart ska E, i samverkan med skolan, tillsammans med skolskjutseleverna gå igenom ordningsregler och genomföra en säkerhets- och utrymningsövning så att varje förare och elev vet hur de måste bete sig vid en eventuell olycka. E ska bistå med fordon och chaufför utan särskild kostnad. E ska 1-2 gånger per läsår, kostnadsfritt, delta i av B anordnade informationsträffar, uppföljning, utbildning och utvärderings-/revisionsarbete Fordon m.m. De fordon som används ska vara godkända av Svensk Bilprovning eller likvärdigt. Samtliga fordon som används i uppdraget ska uppfylla krav på skolskjutstrafik dvs. yrkesmässig trafik enligt svensk lag, förordning och föreskrifter. För uppföljning av fordonens standard har B rätt att regelmässigt eller som stickprov ta del av protokoll från besiktning vid Svensk bilprovning eller likvärdigt samt dokumentation över hur fordonsbrister har avhjälpts. För att undvika risk för allergiska reaktioner ska fordonet vara välstädat. I fordonen ska allergiframkallande material och dofter undvikas så långt det är möjligt. Rökning är ej tillåten i fordon eller i nära anslutning till fordon såsom på hållplatser. Samtliga fordon som används i uppdraget ska vara utrustade med det som är föreskrivet Utskrivet: :42 Sida 9 av 19

10 enligt svensk lag, förordning och föreskrift för skolskjutstrafik d.v.s yrkesmässig trafik. Utöver det ska följande utrustning finnas: - I buss klass B, II och III ska passagerarstolarna vara utrustade med höga ryggstöd d.v.s. där nackstödet är en integrerad del av ryggstödet. - Bussar av klass B, II och III och personbilar ska vara försedda med godkända bälten så att alla passagerare, även barn, kan sitta säkert. Detta innefattar även barn i bilbarnstol som färdas såväl framlänges som baklänges. - Alkolås inklusive manipuleringsskydd och servicenödstart (ska uppfylla kraven enligt SS-EN )* - Första hjälpen utrustning - Brandfilt - Glashammare - Bälteskniv - Handlampa - Reflekterande skyddsväst - Mobiltelefon försedd med handsfree eller annan likvärdig kommunikationsutrustning - Buss ska vara försedd med automatiskt släckningssystem i motorrumet som uppfyller Svenska Brandskyddsföreningens normer SBF-128 Fast automatisk släckningsanläggning på buss. * E ska säkerställa att förnyad kontroll av förarens nykterhet sker om fordonet varit avstängt i mer än 15 minuter. På begäran från B ska E uppvisa kaliberingsintyg för alkolås i respektive fordon som används i uppdraget. Intyget får inte vara äldre än 2 månader. Kombibilar, d.v.s. bilar med ett integrerat lastutrymme i kupén, ska vara försedda med lastförskjutningsskydd monterat mellan bagageutrymmet och passagerarplats. Fordon som används i uppdraget ska ha sittplatser till samtliga elever. Bakvänt säte i bagageutrymme är inte tillåtet. Taxiregisterade fordon ska vara personbilsregisterat. E ansvarar för att de däck som används är anpassade för den trafik som fordonet och det väglag de används för. Däckens mönsterdjup får aldrig understiga 3 mm för sommardäck och 5 mm för vinterdäck. Däckbyte ska dokumenteras. På begäran från B ska E tillhandahålla en kopia på dokumentationen. Inget fordon får ta fler passagerare än vad som framgår av fordonets besiktningsinstrument. Se också bilaga Miljökrav Underhåll och skötsel av fordon En säkerhetstillsyn av fordonet ska ske före körning minst en gång/dygn. Säkerhetstillsynen ska minst innehålla följande punkter: Sikt och yttre belysning fungerar enligt lagens krav. Hjul, alla däck har ett lagligt mönsterdjup, inga skador och uppfyller i övrigt lagens krav Bromsarna fungerar Dörrarna fungerar Brand- och nödutrustning finns och är i funktionsdugligt skick Lämplig skyddsutrustning för barn finns och är i funktionsdugligt skick Bilbälten och skyddsanordningar är i funktionsdugligt skick Mikrofon/utropsanläggning fungerar (gäller buss) Underhåll av fordonen ska göras utifrån tillverkarens anvisningar och vara dokumenterat där Utskrivet: :42 Sida 10 av 19

11 det framgår vad som kontrollerats, när kontrollen är genomförd och vilka åtgärder som vidtagits. På begäran från B ska E tillhandahålla en kopia på dokumentationen. Specialfordon och bussar (över 3,5 ton) som är äldre än 1 år ska mellan ordinarie kontrollbesiktning genomgå en extra bromskontroll (EBK) hos Svensk Bilprovning eller Extra testade bromsar (XTB) hos ackrediterad fordonsverkstad eller annan godkänd provanläggning med godkänt resultat. I det fallet fordonet bromsar inte godkänns ska det genast tas ur trafik tills bromsarna är åtgärdade och godkända. E ska på begäran från B överlämna skriftligt bevis för att kontrollen är gjord GPS-utrustning E kan komma att på egen bekostnad få installera av B tillhandahållen GPS-utrustning i fordon som omfattas av uppdraget. Utrustningen monteras och används enligt tillverkarens anvisningar. Syftet är att på ett operativt sätt åskådliggöra transporternas genomförande för att under avtalsperioden kunna vidareutveckla och effektivisera skolskjutsuppdraget samt vid behov kunna styrka krav på genomförda avvikelser. Under avtalstiden kan E få nyttja rådata från utrustningen i sin övriga verksamhet enligt särskild överenskommelse mellan parterna. GPS-utrustningen är B:s egendom och ska återlämnas utan dröjsmål på begäran från B Förare och uppdragets utförande E:s personal och i förekommande fall underleverantörs personal och personal hos av underleverantör anlitad underleverantör osv. som ska utföra uppdraget hos B ska ha erforderlig utbildning, erfarenhet, behörighet för sina arbetsuppgifter. E ska ha en ansvarig arbetsledare/personalansvarig för uppdraget hos B. Arbetsledaren/personalansvarig ska vara dagligen anträffbar. B förbehåller sig rätten att ta del av kursbevis eller likvärdig dokumentation som bevisar att berörd personal innehar den nödvändiga kompetensen. Föraren av skolskjuts ska se till att alla passagerare under 15 år använder bälten i personbilar och bussar. Förare ska se till att passagerare som är kortare än 135 centimeter använder bälteskudde eller annat bilbarnskydd som är avsett för åldern och inte åker på passagerarplats med inkopplad krockkudde (gäller endast personbilar). Användning av mobiltelefon under körning ska ske endast med handsfree. Förare får inte avvika från anvisade hållplatser. En ändring av hållplats ske ske i samråd med B. Tur får inte avgå före utsatt tid. E ansvarar för att säkerställa absolut drogfrihet bland personal som används för att utföra uppdraget. B ser gärna att E utför drogtest vid anställning och slumpvisa oannonserade drogtester under tjänstgöring. E ansvarar för att förare har en medicinsk status som gör att denne kan framföra sin tilldelade tjänst trafiksäkert och med hög kvalitet. E ansvarar för att förares medicinska status följs upp enligt vid var tid gällande regelverk. Förare som fyllt 65 år ska, tidigast två månader före och senast på 65-årsdagen, genomgå medicinsk kontroll och godkännas vid denna kontroll. De medicinska kraven i en sådan kontroll ska motsvara vad som anges för grupp II och III i Vägverkets författningssamling VVFS 1996:200. Avseende förare som har fyllt 65 år ska medicinsk kontroll, med godkänt resultat, ske minst vartannat år för att föraren ska tillåtas utföra uppdrag enligt detta avtal. E ska under kontraktsperioden arbeta med åtgärder för att förarna håller rätt hastighet. E ska kunna redogöra för arbetet för B under avtalsperioden, hur man följer upp förare och Utskrivet: :42 Sida 11 av 19

12 körbeteenden och hur man hanterar eventuella brister. Samtliga förare ska senast inom 6 månader från det att avtalet trätt ikraft ha genomgått praktisk utbildning i första hjälpen (minimikrav Röda Korsets grundutbildning eller likvärdigt). För förare som redan genomgått sådan utbildning ska intyg finnas som visar att utbildningen innehöll både teoretiska och praktiska moment och att den ägde rum för högst 5 år sedan. B ska ha rätt att ta del av intyget. E ska i samråd med B utarbeta en handlingsplan vid olyckor (innehållande rutiner och tillvägagångssätt) och en krishanteringsplan avsedd att utnyttjas i samband med allvarlig olycka. En handlingsplan ska finnas senast 2 månader efter kontraktstart. Om en plan redan finns ska parterna gemensamt diskutera eventuella ändringar i planen. E svarar för alla kostnader för t.ex. löner, sociala avgifter och andra avtalsenliga eller lagstadgade löneomkostnader. E är ensam arbetsgivare för den egna personalen och är ensam bärare av arbetsgivaransvar i förhållande till denna personal. E är skyldig att vidta åtgärder så att inte lag för arbetet åsidosätts. B ser positivt på om E tecknat svenskt kollektivavtal eller tillämpar motsvarande villkor för E:s anställda och för eventuella underleverantör som E anlitat för att fullgöra avtalet. Dock ska lägst minimilön betalas under förutsättning att denna är tydligt definierad i ett rikstäckande kollektivavtal. Se Konkurrensverket Dnr 259/2009. E ska ansvara för att gällande lagar inom arbetsrätten och arbetsmiljölagen iakttas. E ska E för all personal, även underentreprenörs personal, som utför uppdraget lämna registerutdrag enligt lag (2000:873) om registerkontroll av personal inom förskoleverksamhet, skola och barnomsorg. E ska på begäran från B skriftligen bevisa att kontrollen är genomförd. E är skyldig att utan dröjsmål byta ut personal som ej uppfyller B:s krav på utförande Bemötande E:s anställda är B:s huvudsakliga kontaktyta mot passagerarna och den absolut viktigaste resursen i arbetet att skapa goda relationer med passagerarna. Det är av största vikt att E:s anställda rekryteras, utbildas och fortbildas så att bästa förutsättningar skapas för ett säkert, miljövänligt, serviceinriktat och kundorienterat utförande av uppdraget, samt får kännedom om E:s åtaganden enligt detta avtal. Varje passagerare ska bemötas på ett sätt som bidrar till att den resande får en positiv uppfattning om utföraren av uppdraget. Föraren och eventuell ombordpersonal ska bemöta passagerare på ett korrekt, pedagogiskt och serviceinriktat sätt. Föraren och eventuell ombordpersonal ska vara uppmärksam på passagerares synpunkter samt i möjligaste mån avhjälpa eventuella fel eller brister som har uppstått Planeringsprocessen Planeringsprocessen är beteckningen på arbetsuppgiften att inför varje nytt skolår ta fram en ny planering utifrån aktuella förutsättningar. B:s ansvar i planeringsarbetet är: o Ta fram skolskjutsberättigade elever med utgångspunkt från skolskjutsreglementet och trafiksituationen Utskrivet: :42 Sida 12 av 19

13 o Tilldela de skolskjutsberättigade eleverna färdsätt (linjetrafik/skolskjutstrafik/särskoleskjuts) o Planera upphandlade skolskjutstrafik i enlighet gällande regelverk samt rådande trafiksituation o Tilldela uppsamlingsplatser samt planera skolskjutsturer omfattande elever, tider och uppsamlingsplatser o Genomföra planeringsmöte med E (sammanställa dokumentation) o Kvalitetssäkra o Justera skolskjutsplanering o Informera elever och vårdnadshavare o Genomföra möte för uppföljning av skolskjutsuppdragets genomförande o Justera ersättningen till E enligt avtalet (se punkten 3.4.2) Inplementeringsprocessen E ska kostnadsfritt delta i implementeringsprocessen inför skolstart hösten Till skolstart hösten 2012 ska upphandlingsunderlaget överföras till en skolskjutsplanering med de då aktuella skolskjutseleverna vilket innebär justering av skolskjutsturerna. E ska delta i projektgruppen för respektive skolskjutspaket och tillsammans med övriga deltagare som skolskjutsansvarig, skola, Stadsbyggnadskontorets trafikavdelning, konsulter, mfl. medverka till kvalitativ och trafiksäker skolskjutsverksamhet. Arbetet genomförs i projektform och E uppskattas delta i fyra projektmöten per skolskjutspaket förutom ordinarie kvalitetssäkring. De viktigaste aktiviteterna är att säkerställa att skolskjutsturerna är trafiksäkra, rimliga tidsmässigt och att framkomligheten för fordonen är godtagbar. Implementeringsprojektet är utformat för att E ska erhålla förutsättningar att tillsammans med övriga involverade parter få upparbeta sin kunskap om det aktuella skolskjutsområdet och eventuella särskilda rutiner kopplade till skolan eller elever Transportplanering Transportplaneringen utförs av B och därefter ska E kvalitetssäkra planeringen. E ska återrapportera eventuella problem till B som då har möjlighet att justera planeringen Förändrad omfattning Under avtalsperioden kan förändringar komma att ske beroende på omständigheter såsom myndighetsbeslut, organisationsförändringar, ändrade regler för skolskjutstrafik eller förändrat elevantal. Vid större förändringar i skolsjutsorganisation får parterna påkalla omförhandling. Vid större förändringar i skolskjutsorganisationen som innebär en utökning av tjänsterna förbehåller sig B rätten att upphandla separat. I det fall ytterligare fordon krävs för uppdragets genomförande får parterna påkalla omförhandling. Om parterna ej kan komma överrens förbehåller sig B rätten att upphandla tjänsten separat. Vid eventuella ändringar av inplanerade gemensamma studiedagar under läsåret förbehåller sig B rätten att avboka eller omplanera transporter 30 dagar innan. Om parterna inte kan enas äger endera parten rätt att säga upp avtalet till berörd del med 6 månaders varsel. Under uppsägningstiden ersätts E enligt avtalade ersättningsprinciper. Om behovet av fordon inför nytt läsår upphör äger B rätt att säga upp det berörda fordonet med 6 månaders varsel. Under uppsägningstiden ersätts E med körda kilometer Hittegods Utskrivet: :42 Sida 13 av 19

14 Personliga tillhörigheter som kvarglömts i fordon ska omhändetas av E för ägarens räkning. E ska förvara omhändertagna tillhörigheter i minst 3 månader samt ansvara för att de kan återlämnas till dess rättmätiga ägare Uppföljning av utförandet av uppdraget Revision och andra kontroller För att säkerställa att uppdraget utförs i enlighet med detta avtal äger B rätt att företa revision avseende E:s utförande av uppdraget. Vid begärd revision ska E inom skälig tid efter sådan begäran ge B, eller tredje man som B anvisar, och berörda myndigheter tillträde till E:s lokaler, dess personal samt till data, system och handlingar hänförliga till uppdraget. I händelse av akut behov att genomföra revision, t.e.x. påkallat av myndighet, ska E och relevant myndighet äga rätt att genomföra en sådan revision omgående. E ska tillse att eventuella underentreprenörer ger B och myndighet i förekommande fall, tillträde för revision i enlighet med vad som anges i denna punkt. För att underlätta vid revision åligger det E att kontinuerligt dokumentera eventuella avvikelser från vad parterna i detta avtal överenskommit ska gälla vid utförandet av uppdraget samt eventuella händelser som har påverkan på trafiksäkerheten. Detta inkluderar, men är ej begränsat till, besiktningsprotokoll, protokoll från säkerhetsrevision, dokumentation med anledning av trafikolyckor, dokumentation avseende synpunkter och klagomål från passagerare, vårdnadshavare och skola samt dokumentation avseende synpunkter och klagomål från personal som utför uppdraget. I tillägg till vad som anges ovan, och utöver sådana kontroller och uppföljningar som B kan genomföra utan att det stör E:s utförande av uppdraget, vilket B alltid har rätt att genomföra, äger B alltid rätt att när som helst stickprovsvis själv eller genom tredje man som B anvisar, kontrollera E:s trafikutövning, tidhållning och andra delar av uppdraget. B äger även rätt att genomföra kvalitetsmätningar bland passagerare. Varje part ska bära sina egna kostnader hänförliga till revision och stickprovskontroller, inklusive kostnader för externt stöd. E ska dock ersätta B för revisionskostnader om revisionen utvisar att E väsentligen har brustit i sina åtaganden enligt avtalet. Vid revision enligt denna bestämmelse ska särskild hänsyn tas till E:s behov av sekretess och skydd av affärs- och företagshemligheter Åtgärder och påföljder vid brister i uppdragets utförande Brister som framkommer i samband med revision, kontroller eller som eljest framkommit på annat sätt ska åtgärdas inom den tidsrymd som framgår av revisionsrapport eller enligt överenskommelse mellan parterna. E ska, till B, skriftligen redovisa vidtagna åtgärder. Av redovisningen ska det tydligt framgå hur E:s egenkontroll har förändrats så att bristerna inte uppstår på nytt. Parterna kan påkalla samråd om så krävs för att åtgärda trafiksäkerhetsmässiga brister. E:s personal som är berörda av uppdraget är skyldiga att medverka vid sådana överläggningar. I det fall brister inte åtgärdats inom angiven tid eller om bristerna på nytt upptäcks vid återkommande revison, kontroll eller på annat sätt ska priset för de transportsträckor där fordonet används reduceras med 10 % till dess bristerna åtgärdats och försvunnit. Till allvarliga brister räknas också hastighetsöverträdelser Miljö Utskrivet: :42 Sida 14 av 19

15 Miljökrav Se bilaga Miljökrav Underleverantör Underleverantör E ansvarar gentemot B för underleverantörs arbete som för sitt eget. E ska kontrollera att anlitad underleverantör fullgör sina skyldigheter enligt lag och detta avtal. B förbehåller sig rätten att vid behov ta del av ovan beskrivna kontroll. I samband med avtalsstart ska E skriftligen redovisa eventulla underentreprenörer som ska utföra uppdraget för B Kontaktpersoner Kontaktpersoner Parterna ska utse minst en kontaktperson vardera. Parterna ska omgående meddela varandra om kontaktperson byts ut Statistik Statistik E ska till B skriftligen och kostnadsfritt redovisa antal körda kilometer en gång per termin under avtalstiden. Redovisningen lämnas till B enligt överenskommelse mellan parterna Försäkring Försäkring E ska inneha trafikförsäkring samt ansvarsförsäkring som täcker de åtaganden E har enligt detta avtal. E svarar gentemot B enligt lag och gällande rätt för skador som E orsakat. E ska inneha försäkring för verksamheten som håller B skadefri gentemot tredje part. Fordonsförare ska omfattas av försäkringen som även ska täcka skador på resenärer utanför fordonet. B är inte skyldig att ersätta E för skador på dennes personal, anläggning och material. I den mån B är skyldig att svara för självrisk, ska B:s ansvar för sådan självrisk gentemot E vara begränsad till ett prisbasbelopp. Försäkringar ska tecknas och vidmakthållas under hela avtalsperioden. Bevis om att ovan nämnda försäkringar har tecknats ska överlämnas till B senast vid avtalsstart. Bevis om att förnyad försäkring finns ska överlämnas till B senast en vecka före det att försäkringen går ut. I annat fall äger B rätt att teckna försäkringar på E:s bekostnad Samordning av inträffade skador Skador som anmälts till E ska regleras av E och/eller dennes försäkringsbolag direkt mot den skadelidande. E förbinder sig att medverka till och aktivt arbeta för en snabb, smidig och korrekt skadereglering. Målsättningen ska vara att samtliga skador bör regleras med en handläggningstid på högst två månader. För skador som den skadelidande anmäler till B gäller följande: E förbinder sig att följa den reglering som B eller B:s försäkringsbolag gör och att till B återbetala den ersättning inklusive B:s självrisk som blir resultatet av regleringen. Utskrivet: :42 Sida 15 av 19

16 Denna ersättning ska betalas till B senast inom 30 dagar efter det att utbetalning har gjorts av B och/eller B:s försäkringsbolag. Om B i stället skickar skadeanmälan vidare till E gäller stycke 1 ovan Fakturering och betalning Fakturering och betalning Betalning sker mot faktura. Fakturering görs månatligen efter att tjänsterna har utförts och B har godkännt fakturaunderlaget. Administrativa avgifter, order-, expeditions-, faktureringsavgifter, eller andra liknande avgifter får inte faktureras. Korrekta fakturor betalas 30 dagar efter det att fakturan kommit B tillhanda. Om förfallodagen infaller på en lördag eller helgdag erlägger B betalning på närmast följande bankdag. I det fall faktura överlämnas till finansbolag ska villkoren i avtalet mellan parterna gälla även för dem. Vid eventuella felaktigheter reklameras fakturan för åtgärd. E:s organisationsnummer och uppgifter gällande F-skatt ska alltid vara angivet på fakturan. Fakturan ska specificeras enligt följande: - Köruppdrag - Avvikelser i köruppdrag - Tillkommande turer, utanför köruppdraget, i anslutning till skolans verksamhet. Fakturan skickas till följande adress: Jönköpings kommun Fakturareferens: anges i samband med avtalstecknandet Box Jönköping B är redovisningsskyldig för mervärdesskatt. Mervärdesskatten ska därför alltid anges separat på fakturan, både med belopp och med procentsats Dröjsmålskostnader B:s ambition är att alltid betala korrekta fakturor i rätt tid. I det fall dröjsmålsränta (referensränta) ändå blir aktuell godtar B endast sådan i enlighet med svensk räntelagstiftning F-skatt F-skattsedel Under avtalstiden ska E inneha F-skattsedel Marknadsföringsrätt Begränsning av marknadsföringsrätt Hänvisning till B i reklam, marknadsföring eller på annat sätt får inte göras av E eller av denne anlitad underleverantör utan B:s i förväg inhämtade skriftliga medgivande. E ska i förväg samråda med B avseende informationsmaterial som ska publiceras Säkerhet och sekretess Utskrivet: :42 Sida 16 av 19

17 Säkerhet och sekretess E förbinder sig att inte röja eller på något sätt utnyttja sekretessbelagd uppgift som E får del av genom tillkomsten eller genomförandet av avtalet. E har inte rätt att utan B:s uttryckliga skriftliga tillåtelse publicera eller på annat sätt offentliggöra rapporter eller annat material eller information som E upprättat, erhållit eller tagit del av genom avtalet. E innefattar alla personer som denne på något sätt involverar, för att fullgöra sina åtaganden mot B och andra personer som på något sätt kan komma i kontakt med uppgifterna. E förbinder sig att göra de medarbetare som kommer att sysselsättas med uppdraget uppmärksamma på gällande bestämmelser rörande sekretess, samt även i övrigt hantera uppdraget med den diskretion som är nödvändig. E ansvarar för att även underkonsulter och underleverantörer iakttar vad som stadgats ovan. Sekretesskyldigheten gäller även om avtalet i övrigt upphört Vite Vite Vite tillfaller B och betalas genom avdrag på ersättningen. I det fall E, vid avtalsstart, inte levererar transport i enlighet med detta avtal på samtliga sträckor inom ett anbudsområde/skolskjutsområde görs ett avdrag med 30 % av det fasta priset på anbudsområdet/skolskjutsområdet varje månad fram till att E levererar transport till samtliga sträckor. En bristande leverans ses som att E inte fullgör sina åtagande enligt detta kontrakt och kan ligga till grund för hävning av avtalet. I det fall avtalet hävs av denna anledning ska E betala ett vite om kronor. I det fall elever kommer för sent till skolan på grund av E ska E betala vite om kr för varje tillfälle. Vid brister i utförandet av uppdragen utgår vite i nedan följande fall såvida inte E kan styrka att det beror på omständigheter som denne inte kunnat råda över Hävning Hävning Anser part att den andra parten inte tillfredsställande fullgör sina åtaganden enligt avtalet ska den missnöjde parten skriftligen meddela den andra parten detta med angivande av på vilket/vilka sätt part anser att den andra parten inte fullgör/fullgjort sina åtaganden enligt detta avtal. Den andra parten ska då snarast, dock senast inom tre (3) veckor från att ett sådant meddelande mottagits, vidta rättelse. Har rättelse inte vidtagits inom den föreskrivna tiden äger den missnöjde parten rätt att häva detta avtal med en (6) månaders uppsägningstid. B har rätt att med omedelbar verkan häva avtalet om förhållande enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling 10 kap. 1-2 LOU föreligger. B har också rätt att med omedelbar verkan häva avtalet helt eller delvis om E före eller efter avtals tecknande underlåtit att Utskrivet: :42 Sida 17 av 19

18 lämna uppgifter om företaget som är av väsentlig betydelse för avtalets tillkomst och/eller dess fortsatta giltighet. E har rätt att med omedelbar verkan häva avtalet helt eller delvis om B efter avtals ingående gör sig skyldig till avtalsbrott genom att brista i sina åtaganden enligt detta avtal eller i åtaganden uppställda i andra handlingar eller överenskommelser som utgör en del av avtalet mellan parterna. B har rätt att med omedelbar verkan häva avtalet i det fall E inte levererar transport för samtliga sträckor i ett anbudsområde (skolsjutsuppdrag). Om överenskommelse om nytt pris inte träffas i enlighet med punkten eller vid en eventuell omförhandling i detta avtal äger båda parter rätt att skriftligen häva avtalet med 6 månaders uppsägningstid. Under uppsägningstiden gäller den senaste prisöverenskommelsen. Hävning av avtalet ska ske skriftligen Force Majeure Force majeure Part befrias från sina åtaganden enligt detta avtal om fullgörandet av det förhindras på grund av omständighet utanför hans kontroll som han skäligen inte kunde ha räknat med vid avtalets tecknande och vars följder han inte skäligen kunnat undvika eller övervinna. Som sådan omständighet ska anses krig, krigsliknande tillstånd, eldsvåda, beslut från regeringen eller annan myndighet. Den part som avser åberopa ovan beskriven omständighet ska omedelbart och skriftligen underrätta motparten om detta. Så snart den åberopade omständigheten upphört ska parten underrätta motparten samt omedelbart återuppta uppdraget i avtalad omfattning Överlåtelse Överlåtelse E får inte överlåta eller pantsätta sina rättigheter eller skyldigheter enligt detta avtal utan B:s skriftliga medgivande Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg Eventuella ändringar av och tillägg till detta avtal ska vara skriftliga och undertecknade av behöriga firmatecknare Antidiskriminering Antidiskriminering E ska vid utförande av tjänsterna i Sverige följa diskrimineringslagen (2008:567). E ska inom 14 dagar efter det att B har begärt det redovisa vilka åtgärder E vidtagit enligt reglerna i diskrimineringslagen Tvist Tvist Tvist på grund av detta kontrakt ska i första hand lösas av parterna och i andra hand ska tvist avgöras av allmän domstol i enlighet med svensk lag, med undantag för svenska lagvalsregler. Den omständigheten att tvist hänskjutits till rättsligt avgörande berättigar Utskrivet: :42 Sida 18 av 19

19 inte E att avbryta uppdraget. Inte heller äger B rätt att innehålla belopp som inte direkt omfattas av tvisten, eller underlåta att i övrigt fullgöra sina åligganden Handlingarnas inbördes ordning Handlingarnas inbördes ordning Förekommer mot varandra stridande villkor i handlingarna gäller de sinsemellan i följande ordning: 1. Skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal i omvänd datumordning 2. Detta avtal inklusive bilagor 3. Förfrågningsunderlaget inklusive eventuella ändringar och kompletteringar 4. Anbud inklusive eventuella ändringar och kompletteringar Bilagor Bilagor - Bilaga Förfrågningsunderlag - Bilaga Entreprenörens anbud Utskrivet: :42 Sida 19 av 19