Företagshälsovård 2.0 AVTALSPERIOD OMFATTNING ALLMÄNNA KRAV. Bilaga nr 2. HIG-stöd 2015/ Pkt Ja Nej Kommentar

Transkript

1 2.0 AVTALSPERIOD Ramavtalet skall omfatta perioden till och med , med möjlighet för Högskolan i Gävle (HiG) att förlänga ramavtalet ett år i taget, dock längst till och med Ramavtalen kan som längst löpa i fyra (4) år OMFATTNING Ramavtalsupphandlingen skall omfatta företagshälsovård (FHV) till HiG en skall omfatta samtliga anställda vid HiG det vill säga anställda i Gävle och Umeå. Alla uppdrag, som HiG eller dess personal beställer skall vara grundade på behov av arbetsrelaterade insatser. ALLMÄNNA KRAV en skall i anbudet redovisa en kundansvarig/kontaktperson för HiGs ramavtal vad gäller uppföljning och HiG-övergripande frågor. en skall i HiG-övergripande frågor avseende samarbetsformer, genomförande av uppdrag och uppföljning samverka med HiGs personalchef eller den denne utser. ens arbete skall samordnas med övriga arbetsmiljöresurser inom HiG. en skall endast använda vedertagna och vetenskapligt förankrade metoder och verktyg inom ramen för ramavtalets tjänster en skall lämna information till försäkringskassan i de fall detta efterfrågas en skall kontinuerligt lämna information om aktuella förändringar inom företagshälsovårdsområdet till HiG sida 1 (10)

2 4.1 Kompetens och kvalitet en skall ha dokumenterad kompetens och minst fyra (4) års erfarenhet av att vara leverantör av till verksamheter i storleksordning 700 anställda och däröver. Dokumenterad kompetens och erfarenhet skall redovisas i anbudet en skall vid avtalsstart tillhandahålla för HiG följande kompetenser som skall redovisas i anbudet: - Företagsläkare med specialistkompetens - Företagssköterska - Psykolog - Beteendevetare/motsvarande - Psykoterapeut - Personal med behörighet för alkohol- och drogtest - Hälsoutvecklare - Organisationskonsulter - Ergonom - Sjukgymnast - Arbetsmiljöingenjör en skall i anbudet redovisa ett CV per anställd och eventuell/a underleverantör/er och dess anställda. Av CV skall det framgå namn, utbildningsbakgrund, arbetslivserfarenhet samt inom vilken/vilka tjänster den namngivne personen ska arbeta ens personal skall ha god förmåga att uttrycka sig på svenska i tal och skrift ens personal skall vid behov kunna ge service på engelska inom samtliga tjänster. sida 2 (10)

3 4.2 Policy för miljö/hållbar utveckling Högskolan i Gävle är sedan juli 2004 miljöcertifierad enligt ISO Detta ställer höga krav på Högskolans egen verksamhet men även på de leverantörer som Högskolan anlitar. I Högskolans policy för hållbar utveckling står det bland annat att Högskolan i Gävle ska arbeta för en hållbar utveckling inom alla sina verksamhetsområden och att HiG ska beakta sina leverantörers och entreprenörers arbete för hållbar utveckling vid all upphandling. Blankett Deklaration för miljö/hållbar utveckling, bilaga 4 skall besvaras samt bifogas anbudet. 4.3 Tillgänglighet Vid ramavtalets start skall en tillse att anställda vid HiG skall kunna nå en med allmänna kommunikationer inom 30 minuter från arbetsplatsen, dvs från de båda campusområdena Kungsbäck i Gävle, inkluderande adresserna Kungsbäcksvägen 47 och Stenhammarsvägen 6, respektive Umeå, adress Avdelningen för arbetsoch folkhälsovetenskap, Johan Bures väg 13. Detta skall redovisas i anbudet Vid ramavtalets start skall en tillse att företagshälsovård (genom egen verksamhet eller underleverantör) skall kunna erbjudas för anställda vid campus Umeå. Detta skall redovisas i anbudet en skall vara tillgänglig, vardagar mellan kl Vid kontakt med en skall svar från medicinsk/psykosocialt kunnig person erhållas inom 2 timmar måndag fredag kl Akuta tider skall företagshälsovård i särskilda fall kunna erbjudas samma dag efter överenskommelse med beställaren. sida 3 (10)

4 4.4 Lokaler, etc en skall tillhandahålla lämpliga lokaler, inventarier, erforderlig utrustning och förbrukningsmaterial. en lokaler skall vara tillgängliga för personer med rörelsehinder. en skall ha tillgång till lokaler för personliga samtal. Beroende på innehåll i tjänsterna skall en genomföra vissa tjänster i HiGs lokaler i Gävle samt Umeå. Återrapportering till HiGs personalchef eller den denne utser samt vissa övriga avstämningsmöten skall hållas i HiGs lokaler vid Kungsbäcksvägen 47 i Gävle. Etik och sekretess en skall agera i enlighet med riktlinjer för etik och sekretess inom vården. Mellan en och besökande skall sekretess gälla såvida inte den enskilde samtycker till något annat. 4.6 Rapportering en skall tillhandahålla uppföljning och analyser, statistik och återkoppling om nyttjandet av de i ramavtalet gällande tjänsterna, samt ge råd och förslag på specifika satsningar mot grupp/individ och annan för arbetsgivaren viktig information. en skall rapportera vilka tjänster och vilken institution/motsvarande som har nyttjat ramavtalets tjänster en skall redovisa en skriftlig rapport minst 1 gång per månad och/eller på HiGs begäran. I rapporten skall redovisas antal nyttjade timmar fördelade på kompetens/yrkeskategori och tjänster inom ramavtalet. sida 4 (10)

5 4.6.4 Uppföljningsmöten med HiG skall genomföras 1-2 ggr/år eller på HiGs begäran i enlighet med de rutiner som fastställs och meddelas vid ramavtalets startmöte av HiGs personalchef eller den som denne utser. 4.7 Journalhantering Leverantören skall ansvara för ett journalregister som läggs upp för HiGs räkning. 4.8 Debitering av uteblivna besök en skall ha en rutin för att vid bokning av besök hos en informera HiGs anställda att uteblivet besök eller sent återbud medför debitering såsom utförd tjänst. Rutinen skall redovisas i anbudet. Debitering för sent återbud eller uteblivet besök skall endast ske om en anställd inte avbokat ett bokat besök senast 24 timmar före inbokat besök. en skall tillhandahålla en telefonsvarsfunktion alla veckans dagar, dygnets alla timmar där HiGs anställda kan lämna återbud senast 24 timmar före inbokat besök, vilket skall räknas som giltigt förfall och därmed skall inte HiG debiteras. 4.9 Avropande enheter Högskolan i Gävles samtliga avdelningar/motsvarande skall ha möjlighet att avropa tjänster från detta ramavtal utifrån de rutiner som fastställs och meddelas av personalchefen eller den som denne utser. Underleverantörer Eventuellt medverkande underleverantör/er skall i anbudet redovisas med namn, adress, organisationsnummer och behörig företrädare i anbudet. Ramavtalsleverantören skall ansvara för underleverantörens/ernas arbete som för eget arbete och för att underleverantören följer tecknat ramavtal. sida 5 (10)

6 Vid byte av eller tillkommande underleverantör/er under anbudstiden skall underleverantören godkännas av HiG. Förteckning över liknande ramavtal Förteckning över tre (3) ramavtal av liknande art och omfattning av de i kravspecifikationen angivna tjänster som leverantören (och ev. underleverantör) arbetat med under de senaste tre (3) åren, inklusive uppgift om företag, kontaktperson, telefonnummer och e-post adress skall bifogas anbudet I förteckningen skall finnas en beskrivning av uppdragens omfattning, beskrivning av tjänster, period för samarbetet. HiG kan komma att ta kontakt med kontaktpersonerna för att kontrollera uppgifterna Övergång till ny företagshälsovårdsleverantör Vid övergång till ny skall samma kostnader som gällt enligt ramavtalet gälla under fyra månader efter att ramavtalet upphört för avslutande behandling hos samtliga kompetenser/tjänster Vid övergång till ny skall rutiner för överlämnande överenskommas med HiG Vid avtalsperioden slut och inom en månad därefter samt efter medgivande från den anställde skall upphandlad överlämna journaler i både pappers- och digital form till en eventuell ny till självkostnadspris. Självkostnadspriset skall redovisas i anbudet. Redovisning av tjänsterna Tjänsterna skall genomföras i enlighet med vedertagna metoder. en skall i anbudet beskriva tillvägagångssätt, metod och kompetenser samt hur en avser uppfylla kraven i respektive tjänst. en skall i anbudet redovisa om tjänsten helt eller delvis kommer att utföras av en underleverantör. sida 6 (10)

7 Tjänsterna skall rikta sig till individ, grupp och organisation och skall omfatta inom följande områden: - Hälsofrämjande tjänster som syftar till att utveckla en positiv och sund arbetsmiljö som motverkar ohälsa, skador och sjukdomar. Kundtjänst och telefonrådgivning ingår också i denna tjänst. - Reaktiva insatser som syftar till att hantera uppkommen ohälsa. Det kan handla om arbetsanpassning och rehabilitering där medarbetare och arbetsgivare ges stöd så att medarbetare så tidigt som möjligt kan återkomma till arbetet Alla skall-krav som ingår i Hälsofrämjande tjänster punkt skall uppfyllas. Alla skall-krav som ingår i Reaktiva tjänster punkt skall uppfyllas. FÖRTECKNING ÖVER FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET Anbud skall baseras på nedan angivna handlingar och kompletteringar av dessa som kan komma att ske under anbudstiden. Anbudsgivaren är skyldig att själv kontrollera att fullständigt förfrågningsunderlag enligt förteckning erhållits ALLMÄN INFORMATION Anbud Anbudet skall avse, enligt avsnitt 4 Avropspriser Avropspriser skall lämnas på bifogade prisbilaga, bilaga nr 1. Priser Angivna priser skall vara fasta och inklusive samtliga kostnader under hela första avtalsåret. 6,2,2 Priser skall anges i SEK Samtliga priser skall anges exklusive moms sida 7 (10)

8 6.3 Anbudssekretess av anbud Denna punkt gäller endast för de anbudsgivare som önskar sektretess I det fall anbudsgivare önskar sekretess skall detta tydligt anges i anbudet tillsammans med information om vilken uppgift som önskas sekretessbelagd, var i anbudet uppgiften finns samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna offentliggjordes. En begäran om sekretess är ingen garanti för att uppgifterna vid en eventuell prövning kommer att hemlighållas. Observera att uppgifter av typen priser, referenser och CV normalt är offentliga. Denna skriftliga begäran om sekretess skall medfölja anbudet. 6.6 Anbudets giltighetstid Anbudet skall vara bindande enligt uppgifter på anbudsinbjudan. Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning skall anbudets giltighetstid automatiskt flyttas fram till dess att ramavtal har tecknats. 6.8 Instruktioner för utformning av anbud Anbud skall lämnas skriftligt (anbud via fax eller e- brev accepteras inte). Anbud skall lämnas i pappersform Anbud skall vara skrivet på svenska. Intyg utfärdade av behöriga myndigheter accepteras på originalspråk (bifoga en översättning till svenska eller engelska) Krav på registreringar samt ekonomisk ställning Registreringar Anbudsgivarens organisation samt eventuella underleverantörer skall vara fria från sådana brister som anges i LOU (2007:1091) 10 kap Anbudsgivaren skall ange företagets namn, adress och organisationsnummer samt namn och kontaktuppgifter till behörig företrädare och kontaktperson i anbudet. Detta redovisas i bilaga 3 Företags och kontaktuppgifter. sida 8 (10)

9 Svenska anbudsgivare underleverantörer/ skall ha fullgjort sina åligganden avseende betalning av skatter och sociala avgifter. underleverantörer/ skall inneha F-skattsedel underleverantörer/ skall, om verksamheten är momspliktig, vara registrerad för betalning av mervärdesskatt. underleverantörer/ skall vara registrerade i aktiebolagsregister, handelsregister eller liknande register. Utländska anbudsgivare underleverantörer/ skall uppfylla kraven avseende företagsregistrering (aktiebolagsregister, handelsregister eller liknande register) i det land där anbudsgivarens företag är registrerat. Exempel på bevis är dokumentation från en relevant officiell myndighet/motsvarande som styrker att kravet är uppfyllt. Sådant bevis skall bifogas anbudet underleverantörer/ skall ha fullgjort sina åligganden avseende betalning av skatter och sociala avgifter i det land där anbudsgivarens företag är registrerat. Exempel på bevis är dokumentation från en relevant officiell myndighet/motsvarande som styrker att kravet är uppfyllt. Uppgifterna skall inte vara äldre än två (2) månader före sista anbudsdag Ekonomisk ställning underleverantörer/ skall ha en tillfredsställande ekonomi. För anbudsgivare vars företag är registrerat i Sverige kommer HiG att begära in uppgifter från Creditsafe ( sida 9 (10)

10 7.1.5 Tekniska och yrkesmässig kapacitet För att påvisa att anbudsgivaren har tillräcklig teknisk förmåga och kapacitet inom företagshälsovården skall anbudsgivaren ha tre (3) ramavtal av liknande art och omfattning av de i kravspecifikationen angivna tjänster som anbudsgivaren (och ev. underleverantör) arbetat med under de senaste tre (3) åren Kvalitetssäkring Leverantören skall ha ett strukturerat kvalitetsledningsarbete. Leverantören skall garantera att uppdragen till Beställaren sker i överensstämmelse med detta kvalitetsledningsarbete under hela ramavtalsperioden. Det strukturerade kvalitetsledningsarbetet skall exempelvis omfatta hur man arbetar med kundnöjdhet och uppföljning av levererade tjänster. En kortfattad beskrivning av hur Leverantören arbetar med sitt kvalitetsledningsarbete skall bifogas anbudet, max 1 A4-sida. Anbudsgivaren skall acceptera ramavtalsmallen som bifogas förfrågningsunderlaget. sida 10 (10)