Halvårsmöte med användarföreningen

Transkript

1 Halvårsmöte med användarföreningen Närvarande: Per-Ewerth Lindgren, Västerbottens läns landsting Viveka Pålhed; Örebro läns landsting Birgitta Axelsson, Locum Marcus Ericsson, Fortifikationsverket Sara Thunblom Fortifikationsverket Helena Hallman, Fortifikationsverket Ewa Larsson, Länsstyrelsen Gun Stråth, Järfälla kommun Anneli Cederberg, Jämtkraft AB Per A Andersson, Rikspolisstyrelsen Susanne Karlsson, FOI Mi Reimann, FOI Anette Fälldin, Färdtjänsten i Göteborg Magnus Karlsson, Färdtjänsten i Göteborg Kristina Björkman, Landstinget i Västernorrland Åsa Lagnemar, MSB Åsa Andtbacka, MSB Marianne Meltzer, Region Halland Åsa Kempe, Nyköpings kommun Ylva Nilsson, Piteå kommun Louise Holm, Stockholms läns landsting Michael Lauridsen, Sigma Pernilla Norlund, Formpipe Fredrik Berglund, Formpipe Mats Persson, Formpipe Mauritz Wahlqvist, Formpipe Jim Molander, Formpipe Martin Levin, Formpipe Sara Ljungberg, Formpipe Johanna Zelin, Formpipe Martin Söderberg, Formpipe Mårten Alvring, Formpipe Petra Lorin, Formpipe Inledning Per-Ewerth Lindgren, Användarföreningens ordförande hälsade välkommen och gick igenom dagens program. Därefter skedde en kort presentation av samtliga närvarande. Information av Pernilla Norlund och Mauritz Wahlqvist Powerpointpresentation: Kundträff Var står Formpipe idag? Formpipe är Europas näst största programvarubolag inom ECM med anställda och omsätter 312 miljoner kronor. Formpipe har ett tydligt fokus på huvudmarknaderna: Offentlig sektor och Life Science Jobbar på att: - Kvalitetssäkra produktutvecklingen - Kvalitativa och bra partners - Användargrupper/föreningar - Paketerade lösningar - Nya produkter - Stabila intäkter för att ha säkra produkter Stora projekt på gång: - Kommunsamverkan - Avvikelsehanteringsmodul för landstingen - Är med i SKL:s upphandling av e-arkiv

2 Prioriterade områden för utveckling: - Vidareutveckla Platina Portalen - Utveckla tekniska gränssnitt för att gör det enklare och mer effektivt - Öka inbyggd funktionalitet med fokusområden - Fokuserad utveckling av funktionalitet i linje med generella trender: mobilitet, tillgänglighet och samarbete - Utökad sökfunktionalitet och Business Intelligence Hantering av förslag till Formpipe Pernilla Norlund Tidigare hade Användarföreningen ett forum där förslag till förändring/förbättring fördes upp på en lista till Formpipe. Forumet har nu lagts ner. Istället kommer man att kunna göra en inrapportering till Formpipe som sedan skickas till Användarföreningen. Adressen är: anvandarforeningen.platina@formpipe.com Förslagen ska innehålla: - Bakgrund - Tydliga användarfall Avstämning kommer att ske mellan Användarföreningen och Formpipe två gånger/år. På så sätt tror vi att kommunikationen förbättras mellan användare och Formpipe. Det kommer att finnas referensgrupper som tittar över vilka ärenden som kommit in och vilka som sen i sin tur lämnas vidare till Formpipe. Referensgruppen kommer att göra: - Prioritering av ärendena som sen skickas till Formpipe - Återkoppling till rapportör - Formpipe återkopplar The Pipe: Förändring sker på the Pipe. Här kan alla logga in och hitta information om bl a nya versioner av Platina och kring produkten, planerade event, utbildningar och nyhetsbrev. Tillgång till FAQ och Knowledge base. Presentation av webbsida och Facebook Birgitta Axelsson Användarföreningen har en webbsida Här hittar du information om föreningens arbete, samarbetet med Formpip, hur du lämnar förslag till Formpipe mm.

3 Facebook Användarföreningen har startat Facebookgrupp som ska användas som ett forum för användarna. Administratören godkänner medlemmarna då gruppen är en sluten grupp. Här ska man bl a enkelt kunna ställa frågor och ge tips på smarta arbetssätt. Platina 5.1 Pernilla Norlund Powerpoint: Nyheter Platina 5.1 Platina 5.1 släpptes efter påsk. Nyheter är bl a: masshantering av dokument, handlingar checkbox, hämta lokal kopia, bläddra mellan handlingar, initierare (svara-knapp funktion att svara en initierare direkt från handlingskortet), duplicering av ärende som ärver viss metadata, bilageshantering via mailimporter office add-in kontroll för handlingskort, +-tecken för att se bilagorna i översikten, office add-in bl a bifoga handlingar vid utgående mejl, bifoga en eller flera dokument vid utgående mejl, dialog för val av vilka bilagor som ska sparas till Platina vid sparande av mejl, direktdiarieföring av dokument och e-post, favoriter som lagts upp i Platina visas även i office add-in Platina 5.0 sp 3 tryck enter för SÖK hantera/redigera initiera i adm.vyn revisionshantering av dokumentmallar stöd för kopiering av dokument mellan flera Internet Explorer-fönster flerspråksstöd för processer sammanhangsberoende onlinehjälp tidsaktiverade objekt Användbarhet Sara Ljungberg Powerpoint: Användbarhet Sara Användbarhet: Enkelt att använda Effektivitet Logiskt Intuitivt Tydligt Konsekvent Låg felprocent Produktiv Interaktionsdesign o Presentation o Navigering o Kontroller o Inmatning Exempel: Ikon Färger

4 Minimalistisk design Felmeddelande Utmaning att förstå varandra: Tydliga krav Nära samarbete med användaren Användarbarhet i hela systemprocessen Mäta: Expertutvärdering Användbarhet Intervjuer Observationer I Platina: Idag-arean Handlingskort (ärende och diarenummer) Möjlighet att diarieföra på redan angivet diarienummer Visualisering av bilagehantering för registrering Visualisering av drop downs Mötesadministration Grupparbete: Lista 2 användbarhetsförbättringar ni anser är viktiga i systemet (se bilaga 1). Övrigt Eva Larsson från Länsstyrelsen informerade om Datainspektionen. Länsstyrelsens diarium är ett behörighetssystem byggt på diarieplan vilket innebär att det styr tillgången på vad handläggaren får se. Alla kan söka på alla ärenden men kan inte se allt. Datainspektionen har nu invändningar på detta då de anser att det kan förekomma personuppgifter. Det är bara speciella handläggare som ska kunna se ärendet. Detta innebär ett pappersarbete vid sidan om det digitala diariet. Färdtjänsten i Göteborg: Har haft samma problem hos sig. Man har löst det genom att vissa handlingar arkiveras omgående. Handläggare får begära tillgång av ärendet under en viss tidsåtgång för att hantera ärendet. Referensgrupp: Användarföreningen behöver ha referensgrupp/grupper för att kunna hantera och sortera ärenden/förslag som kommer in gentemot Formpipe. Pernilla Norlund är sedan med i arbetet. Följande personer har anmält sig att delta: Ewa Larsson, Per Andersson, Anneli Cederberg, Michael Lauridsen, Sara Thunholm och Helena Hallman. Jag kan ha glömt bort någon, så vänligen meddela mig i så fall så noterar jag det igen. Avslut Ordförande tackade för en intressant dag med många bra diskussioner och intressanta föredrag. Örebro Viveka Pålhed Sekreterare Platinas Användarförening

5 Bilaga 1 Lista över grupparbetet: lista tre användbarhetsförbättningar ni anser är viktiga i systemet Se över vad som står i felmeddelanden Bevakningar/påminnelser Enkelt kunna se vad som är obligatoriskt Kunna styra menyval beroende på ärende vid högerklick Tydlighet vid sökningen - vilka kolumner man söker på Tabba i logisk ordning Settings (svårt att veta vilken som är standard) Bättre och tydligare dokument Tooltip Hjälptexter vid ikoner Modulhantering grunduppsättning Fetmarkera flikarna där det finns information Färre klick Sökvyerna tar stor plats Adm.gränssnittet handlingarna läggs sist i listan. Man måste alltid skrolla. Val av handlingar + meddelande Skapa egna grupper för t ex projekt Vissa rubrikfält är för små Utgråning vid sparande är störande Vill kunna se/får reda på hur många ärenden man har totalt Enkel frånvarohantering bör finnas Behörighet det finns 10 men du ser bara 3 Relaterad information sitter bara på huvudärendet Saknar indikation på sökning Utcheckade dokument många ligger öppna då de har glömt checka in och inte får någon påminnelse.