Skriva. Dokument. Formatera. Redigera. Bilder. SmartArt. Stavning. Tabeller

Transkript

1 Skriva Dokument Formatera Bilder Redigera SmartArt Stavning Tabeller

2 Britt Tågmark Senast ändrad

3 Innehåll INTRODUKTION... 1 SKÄRMBILDEN... 1 Namnlist... 2 Menyflikar... 2 Alt-tangenten... 3 Statusraden... 3 Nedtonade kommandon... 3 DOKUMENTVYER... 4 Visa och dölj tomt utrymme... 4 LÄSA TEXT... 4 SKRIVA TEXT... 4 Inskrift... 5 Klicka och skriv... 5 REDIGERING... 6 Markörförflyttning... 6 Markera... 6 Byta ut text... 7 Infoga text... 7 Radering... 7 Ångra... 7 SPARA TEXT... 8 STÄNG SKAPA NYTT DOKUMENT ÖPPNA SPARAT DOKUMENT Nåla fast dokument under Arkiv Alternativ för att öppna via knappen Start i Windows UTSKRIFT FORMAT Teckenformat Styckeformat Tabbar Indrag Luft mellan stycken Punktlistor och nummerlistor Kopiera format Marginaler Liggande format Bokvikning Förhandsgranska Zooma Sidbrytning Britt Tågmark

4 FLYTTA OCH KOPIERA TEXT SIDHUVUD OCH SIDFOT Arbetsläget sidhuvud/sidfot Enkel sidnumrering Datum SÖK OCH ERSÄTT Sök Ersätt AVSTAVNING RÄTTSTAVNING OCH SPRÅKKONTROLL Automatisk stavningskontroll Manuell stavningskontroll Automatisk grammatikkontroll Språkkontroll Synonymer ARBETA MED AUTOMATISKA FUNKTIONER Autokorrigering HYPERLÄNKAR Ta bort hyperlänk Lägga till hyperlänk SPECIALTECKEN OCH SYMBOLER Symboler Specialtecken Accenter och krumelurer TABELLER Skapa tabell Markera i tabell Lägga till rader och kolumner Ta bort rader och kolumner Menyfliken Tabellverktyg Design Menyfliken Tabellverktyg Layout Mer om radhöjd KANTLINJER OCH FYLLNING Rama in text Sidkantlinje BILDHANTERING Infoga ClipArt Infoga fotografier och bilder Flytta bild Beskära bilder Ändra storlek på bilden Komprimera bilder Redigera Clipart Britt Tågmark

5 Skärmklipp TEXTRUTOR, PRATBUBBLOR OCH FIGURER Skriva text i figurer Formatera figurer Gruppera SMARTART WORDART Infoga WordArt ÅTERSKAPA FILER Problem med programmet Återställ ej sparade dokument Versioner Inställningar för återskapning av dokument ANPASSNINGAR Inställningar för programmen TANGENTBORDSKOMMANDON INDEX Britt Tågmark

6

7 Introduktion - Namnlist Introduktion Word är ett ordbehandlingsprogram som är konstruerat för att redigera text. Programmet kan mycket mer än att bara vara en avancerad skrivmaskin. Du kan skapa dokument som innehåller bilder, punktlistor och tabeller. Du kan kopiera text från ett tidigare dokument och lägga in i ditt nya istället för att skriva om all text. Om du använder dig av de färdiga rubrikformaten är det mycket lätt att lägga in en innehållsförteckning. Du kan skapa massutskick med brev och till och med utföra enkla beräkningar. I Word 2010 finns även kraftfulla funktioner för bildredigering. Skärmbilden Snabbåtkomst Namnlist Menyfliksområde Dölj linjal Linjal Rullningslist Bläddringsalternativ Statusrad Visningslägen Zoom 1

8 Skärmbilden - Namnlist Namnlist När du arbetar med Word maximerat har programmet och dokumentet en gemensam namnlist. Så länge dokumentet är odöpt kallas det för Dokument 1 och så vidare, en löpande numrering. Du bör oftast arbeta med program och dokument maximerade för att utnyttja arbetsytan på bästa sätt. Menyflikar I Word finns ett antal menyflikar som är åtgärdsspecifika. Ibland kallas menyflikarna för engelskans ribbon. Längst till vänster finns Arkiv (ibland kallad Backstage ). Om du har en stor skärm med hög upplösning visas fler kommandon. Storleken på ikonerna kan också växla beroende på skärmstorlek och upplösning. Det är inte säkert att bilderna i det här häftet helt överensstämmer med Office i din dator. Menyflikarna är indelade i grupper. Vid vissa grupperingar finns en pil längst ner till höger. Genom att klicka på pilen visas ytterligare alternativ för just den grupperingen. Menyflik Start Infoga Sidlayout Referenser Utskick Granska Visa Innehåll (ej beskrivning av alla funktioner) Grundläggande formatering, formatmallar, sök och ersätt Infoga tabell, bilder, figurer, smartart, diagram, sidhuvud och sidfot, symboler Marginaler, stående och liggande format, spalter, brytningar, indrag, avstånd före och efter Innehållsförteckning, fotnoter, index Kuvert, etiketter, koppla dokument Stavning och grammatik, synonymer, kommentarer, spåra ändringar Visningslägen, zoom, nytt fönster Dölja menyfliksområdet När du tycker att menyflikarna tar stor plats kan du minimera dessa och bara visa fliknamnen genom att klicka på pilen till vänster om hjälpknappen. Expandera menyfliksområdet genom att klicka på pilen igen. Kortkommandot för detta är Ctrl + F1. 2

9 Skärmbilden - Alt-tangenten Hjälptext När du för musen över knappar visas hjälptext. Denna är utbyggd i Office 2010 och visar dessutom kortkommandot när sådant finns. Alt-tangenten Alt-tangenten aktiverar kortkommandon kopplade till menyflikar. För att komma åt ett visst kommando, kan du behöva trycka sekvenser av bokstäver eller siffror. För att exempelvis infoga en bild i Word trycker du i tur och ordning Alt, N (behöver inte vara stor bokstav) och 5. Då visas dialogrutan Infoga bild. Använda musen Håll muspekaren över en av flikarna. Sedan kan du använda hjulet på musen för att växla mellan flikarna. Statusraden I statusraden visas till exempel visningslägen, zoom och sidnumrering. Dra i reglaget för att ändra zoomningen på skärmen. Genom att klicka på de kommandon som finns i statusraden når du ytterligare funktioner. I Word når du exempelvis Sök och ersätt genom att klicka på sidnumreringen längst ner till vänster. Du kan anpassa innehållet i statusraden, läs mer på sidan 69. Nedtonade kommandon När du inte kan använda ett kommando på en menyflik, beror det på att du inte utfört ett grundkommando som datorn behöver. Om saxen för att klippa ut text inte är tillgänglig är anledningen att du inte markerat någon text. Då finns det inget att klippa ut. 3

10 Dokumentvyer - Visa och dölj tomt utrymme Dokumentvyer Längst ner till höger på skärmen finns knappar för olika dokumentvyer, visningslägen. Normalläge Arbeta i detta läge när du vill se hur dokumentet kommer att se ut vid utskrift Helskärmsläge Förenklar läsning på skärmen. Som standard kan du inte redigera text. Det finns möjlighet att zooma in texten Webblayoutläge Visar hur dokumentet ser ut som webbsida. Det finns inga marginaler eller sidhuvuden/sidfötter. Dispositionsläge Detta arbetsläge gör det enklare för dig att organisera och omorganisera stora dokument. Utkast Visar enbart text i dokumentet, inte i sidhuvud/sidfot. Bilder och andra objekt visas inte. Visa och dölj tomt utrymme Du kan visa eller dölja det tomma utrymmet högst upp och längst ner på sidan. För muspekaren till kanten på papperet och dubbelklicka när dubbelpilen visas. Läsa text Lodräta rullningslisten För att förflytta dig i dokumentet kan du klicka på uppåtrespektive nedåtpilen. Du kan även dra i klossen mellan pilarna. Bläddringsknappar Med hjälp av knapparna med dubbelpilar förflyttar du dig en sida framåt eller bakåt i dokumentet. Med hjälp av knappen i mitten, bläddringsalternativ, kan du välja vad förflyttningen ska ske mellan, till exempel bilder i dokumentet. Skriva text I Word arbetar du med olika markörer. 4

11 Skriva text - Inskrift Musmarkören används för att peka och markera områden. Insättningspunkten är det lodräta, blinkande strecket som visas när du skriver in text. Det spelar ingen roll var musmarkören befinner sig när du skriver, eftersom det är insättningspunkten som styr var texten placeras. Inskrift När du skriver i Word byter programmet själv rad när texten når högermarginalen. Entertangenten används bara när du vill skapa nytt stycke! Tryck inte på mellanslagstangenten flera gånger i rad för att skapa luft mellan ord utan använd istället Tab-tangenten. Om inte tabb-stoppen blir placerade där du vill ha dem kommer du senare i häftet att lära dig skapa egna tabbar. Du kommer att undvika många problem vid redigering om du följer regler som beskrivs i det här stycket. Klicka och skriv Med klicka-och-skriv-funktionen kan du direkt placera insättningspunkten var som helst på sidan genom att dubbelklicka på önskat ställe. Insättningspunktens utseende visar om texten vänsterjusteras, centreras eller högerjusteras. Funktionen fungerar i utskriftslayoutläge Osynliga tecken Alla tecken vi skriver på tangentbordet är kommandon till datorn. Det spelar ingen roll om vi skriver en bokstav eller trycker på mellanslagstangenten. I Word finns en funktion som kan göra osynliga tecken synliga. Dessa tecken gör du synliga genom att klicka på knappen med symbolen. Ta fram dessa tecken när din text inte uppför sig som du önskar. Det är mycket vanligt att problemen har sin grund i osynliga tecken som du lagt in av misstag eller glömt att du skrivit in. Kom ihåg att du kan ta bort visningen av osynliga tecken om du upplever dem som störande. Tryck bara på -knappen en gång till. Enter, nytt stycke Shift + Enter, radbyte, ej nytt stycke Tabb Mellanslag 5

12 Redigering - Markörförflyttning Redigering För att redigera text behöver du kunna flytta insättningspunkten och markera text. Markörförflyttning Det enklaste sättet att flytta markören brukar vara att klicka med musen där du vill ha insättningspunkten. Förmodligen kommer du att använda tangentbordet mer när du blir en van Word-användare. Markörförflyttning via tangentbord Ett tecken till höger/vänster Pil höger/pil vänster En rad upp/ner Ett ord till höger/vänster Ett stycke upp/ner Början av raden Slutet av raden Början av dokumentet Slutet av dokumentet Pil upp/pil ner Ctrl + pil höger/vänster Ctrl + pil upp/ner Home End Ctrl + Home Ctrl + End Markera Markerar gör du för att redigera text. En markering försvinner när du klickar utanför markeringen. Markering via mus Valfri text Ett ord En rad Flera rader Ett stycke Område Kolumn, lodrät markering Klicka och dra Dubbelklicka i ordet Klicka i vänstermarginal när muspekaren ändras till en högerriktad pil Håll ner vänster musknapp i vänstermarginalen och dra rakt ner i marginalen Dubbelklicka i marginalen Placera markören före det första ord du vill markera, håll ner Shift-tangenten och klicka efter det sista ordet du vill markera Håll ner Alt-tangenten, klicka och dra 6

13 Redigering - Byta ut text Markering via tangentbord Det finns många sätt, här beskrivs några. Ett tecken åt höger/vänster En rad neråt/uppåt Hela dokumentet Shift + Pil höger/vänster Shift + Pil ner/upp Ctrl + A Splittrad markering Markera text som inte är sammanhängande 1. Markera första textstycket 2. Håll ner tangenten Ctrl 3. Fortsätt att markera önskad text Byta ut text När du vill byta ut text markerar du texten och skriver in den nya texten. Du behöver inte radera den gamla, det sker automatiskt. Infoga text Placera markören där du vill ha den infogade texten och skriv. Programmet skjuter den gamla texten framför sig och fogar in den nya. Radering En av fördelarna med ordbehandling är att det går lätt att radera när man skriver fel. Backstegs-tangenten Delete-tangenten Raderar tecken till vänster om insättningspunkten. Raderar tecken till höger om insättningspunkten. Ta bort textblock Om du vill ta bort ett helt stycke med text kan du markera texten och trycka på tangenten Delete. Ångra I Word kan du ångra dina redigeringar. Det är många gånger räddningsplankan! Du kanske råkade ta bort ett textblock av misstag. När du har stängt dokumentet kan du inte ångra dina redigeringar. För att återställa dokumentet klickar du på knappen Ångra. Om du vill återställa det du ångrade, finns knappen Gör om verktygsfältet Snabbåtkomst när du har ångrat någonting.. Den dyker upp i 7

14 Spara text - Ångra Spara text När du har skrivit en text vill du oftast spara den, på USB-minne, på hårddisken eller på nätverket. Mycket lämpligt är att spara med jämna mellanrum under tiden du skriver. Om datorn hänger sig, förlorar du inte så mycket av arbetet. Spara en fil första gången 1. Menyfliken Arkiv eller Spara-knappen högst upp till vänster 2. Välj Spara eller Spara som (saknar betydelse första gången) 3. Dialogrutan Spara som visas, eftersom du måste skriva vad filen ska heta. Namnge filen i rutan Filnamn. Du behöver inte ta bort den blåmarkerade texten. Skriv det nya namnet direkt på tangentbordet. 4. Välj var dokumentet ska sparas genom att navigera dig fram i mapplistan till vänster i dialogrutan 5. Först när önskad mapp visas i adressfältet klickar du på knappen Spara När du sparar ett dokument, lägger programmet till en filändelse. Det är inte säkert att ändelsen visas, det beror på hur Windows är inställt. När dokumentet är sparat kan du se filnamnet på namnlisten. 8

15 Spara text - Ångra Skapa ny mapp Du har möjlighet att direkt från Word skapa en ny mapp när du upptäcker att du inte har någon lämplig plats för ditt nya dokument. 1. Klicka på knappen Ny mapp i dialogrutan Spara som 2. Skriv mappens namn 3. Klicka på tangenten Enter för att bekräfta namnet Spara och Spara som När du väljer alternativet Spara för ett dokument du redan sparat en gång, sparas dokumentet med samma namn som tidigare. Det innebär att det gamla originalet skrivs över. Du kan välja Spara-knappen.. Du kan även gå via menyfliken Arkiv och välja Spara. Om du vill använda tangentbordet trycker du tangentkombinationen Ctrl + S. När du vill ha den gamla versionen kvar, kan du välja att spara dokumentet med ett nytt namn. Det gamla dokumentet finns då kvar. Detta sätt kan du använda när du ska skriva ett dokument som liknar ett gammalt. Du öppnar det gamla dokumentet, gör ändringarna och sparar sedan under ett nytt namn. 1. Menyfliken Arkiv 2. Välj Spara som 3. Skriv det nya namnet 4. Välj eventuellt en annan plats att lagra dokumentet på. 5. Klicka på knappen Spara 9

16 Spara text - Ångra Spara som PDF I Word 2010 kan du spara dokument i PDF-format 1. Menyfliken Arkiv 2. Välj Spara som 3. Byt filformat till PDF 4. Knappen Spara 1. PDF/A För att spara dokumentet i arkivbeständigt format gör du så här: 1. Spara som PDF 2. Knappen Alternativ som visas när du har valt PDF 3. Bocka för ISO kompatibet (PDF/A) 4. Klicka OK Ta bort dokument När du sparar (eller öppnar) ett dokument kan det hända att du får syn på ett dokument du vill radera. 1. Högerklicka på dokumentet du vill radera 2. Välj Ta bort i snabbmenyn Det fungerar inte att använda Delete-tangenten. 10

17 Stäng - Ångra Stäng När du sparar ett dokument finns det kvar på skärmen. Du måste själv stänga dokumentet. Du kan stänga dokumentet genom att klicka på stängningsknappen. Du kan även välja menyfliken Arkiv och Stäng. Om du stänger utan att tidigare ha sparat ändringarna får du en kontrollfråga. Läs den och fundera på om du gjort några ändringar! Det är lätt att slentrianmässigt svara nej. Skapa nytt dokument När du startar Word visas ett tomt vitt papper. Det är ett tomt dokument baserat på dokumentmallen Normal. Den mallen innehåller nödvändiga förinställningar för att du som användare ska kunna skapa egna dokument. Om du redan arbetar inne i Word och vill ha fram ett nytt tomt dokument gör du så här: 1. Menyfliken Arkiv 2. Välj Nytt 3. Dubbelklicka på Tomt dokument Ett snabbt sätt att få fram ett tomt dokument är att använda kortkommandot Ctrl+N. 11

18 Öppna sparat dokument - Nåla fast dokument under Arkiv Öppna sparat dokument Det är mycket vanligt att du vill öppna ett tidigare sparat dokument för att göra redigeringar eller skriva ut det. Du kanske vill använda ett dokument som är lagrat på en gemensam enhet på nätverket. 1. Menyfliken Arkiv 2. Välj Öppna 3. Klicka dig fram i genvägslisten till dess du hittar rätt mapp 4. Dubbelklicka på dokumentet i rutan till höger eller markera och klicka på knappen Öppna Nåla fast dokument under Arkiv För att snabbt komma åt dokument och mappar du ofta använder kan du nåla fast dem 1. Menyfliken Arkiv 2. Välj Senaste 3. Anslå nåla dokument eller mappar När du inte vill ha filen eller mappen kvar i listan klickar du på nålen igen. 12

19 Öppna sparat dokument - Alternativ för att öppna via knappen Start i Windows 7 Alternativ för att öppna via knappen Start i Windows 7 När du för musen över en programikon visas en snabblista med senast använda filer. Klicka på önskat dokumentnamn för att öppna filen. Du kan nåla fast dokument i snabblistan. Då visas dokumentet även om du inte arbetar med så ofta. För musen längst till höger i menyn så visas ett häftstift. När du har klickat på häftstiftet visas dokumentet alltid i snabblistan. När du inte vill ha det kvar i listan högerklickar du på dokumentnamnet och väljer Ta bort från den här listan 13

20 Utskrift - Alternativ för att öppna via knappen Start i Windows 7 Utskrift För att skriva ut gör du så här: 1. Menyfliken Arkiv 2. Välj Skriv ut 3. Här kan du välja skrivare, vilka sidor du vill skriva ut och eventuellt flera kopior. Om du har markerat text kan du välja att skriva ut markeringen. I exemplet ovan är ingen text markerad. Alternativet är då inte tillgängligt, det är nedtonat. Tips! För att snabbt komma till Skriv ut kan du använda kortkommandot Ctrl + P (står för Print) 14

21 Format - Teckenformat Format Format betyder utseende när man talar om dokument. Man skiljer på: Teckenformat, det är format som kan gälla ett enda tecken. Styckeformat, format som gäller för ett eller flera stycken. Dokumentformat, gäller för hela dokumentet. Avsnittsformat. Genom att dela in ett dokument i olika avsnitt, kan du blanda stående och liggande A4-sidor i samma dokument. Teckenformat Teckenformat är helt enkelt textens utseende. Det är möjligt att till exempel ändra teckensnitt och teckenstorlek. Du kan ändra inställningar samtidigt som du skriver in texten eller på redan inskriven text. Det finns inget sätt som är mer rätt att använda. En van utövare kombinerar förmodligen användningssätten. På menyfliken Start finns de olika formateringsmöjligheterna för att ändra utseende. Du kan många gånger markera text, föra musen över formateringsvalen och få en förhandsgranskning av resultatet. Välja stil vid inskrift 1. Klicka på önskad formatknapp, till exempel fetstil 2. Skriv texten som ska ha stilen 3. Klicka på knappen igen för att ta bort fetstil Ändra stil i efterhand 1. Markera texten som ska ändra utseende 2. Klicka på önskad formatknapp När du markerar text visas ett miniverktygsfält ovanför den markerade texten. Där kan du snabbt formatera texten. 15

22 Format - Teckenformat Dialogrutan tecken Menyflikarna är indelade i grupper. Vid vissa grupperingar finns en pil längst ner till höger. Genom att klicka på pilen visas ytterligare alternativ för just den grupperingen. I exemplet till höger visas vägen till dialogrutan Tecken. Här finns många formateringsalternativ. En fördel med att arbeta i den här rutan är att det går att göra flera inställningar på en gång. Du kan lätt bläddra mellan teckensnitten för att hitta det mest passande, genom att klicka i rutan med teckensnittsnamn och sedan klicka på Pil upp/pil ner på tangentbordet. Välja textstorlek mellan de förutbestämda storlekarna När du inte tycker att de föreslagna storlekarna passar, det är ett stort hopp mellan 48 och 72 punkter, kan du själv bestämma storlek. Det går även att välja större storlek än 72 punkter. 1. Markera texten 2. Klicka i rutan med teckenstorlek 3. Skriv storleken du vill ha till exempel Tryck på tangenten Enter! Ändra textstorlek med kortkommandon Det är effektivt att ändra textstorlek med hjälp av tangentbordet vid till exempel inbjudningar när man provar vad som är lagom stort. 1. Markera texten 2. Håll ner Ctrl och klicka på siffran 9 för att förstora texten och siffran 8 för att minska textstorleken. OBS du måste använda siffrorna ovanför bokstavstangenterna. 16

23 Format - Teckenformat Texteffekter Du kan lägga till en mängd effekter på din text, som till exempel skugga eller ljussken. 1. Markera text som du vill lägga effekt på 2. Menyfliken Start 3. Klicka på knappen Texteffekter 4. Välj en effekt i listan eller använd alternativen längre ner Radera format Du kan snabbt radera formatering från markerad text. Texten blir oformaterad. 1. Markera text som ska vara oformaterad 2. Menyfliken Start 3. Klicka på knappen Radera formatering Ändra text till och från versaler Om du har skrivit en text med versaler och hellre vill visa texten med gemener kan du ändra detta. Tips! 1. Menyfliken Start 2. Klicka på knappen Ändra Skiftläge 3. Markera önskat Skiftläge Ändra skiftläge med kortkommandot Shift+F3. Varje tryckning ändrar mellan de olika skiftlägena. 17

24 Format - Styckeformat Styckeformat Styckeformat gäller text inom stycken, till exempel centrerad text eller tabbar. Du skapar ett nytt stycke varje gång du trycker på Enter-tangenten. Precis som med annan formatering kan du ställa in styckeformat innan du börjar skriva, eller göra ändringarna i efterhand. Om styckeformatet bara ska gälla ett stycke, räcker det att insättningspunkten står i det stycket, men om det är flera stycken som ska ändras samtidigt, måste du markera texten. Justera text Menyfliken Start Vänsterjusterad Centrerad Högerjusterad Marginaljusterad Den här texten är vänsterjusterad, vilket är vanlig i löpande text Inbjudningar och dikter har ofta texten centrerad Högerjusterad text kan förekomma i tabeller Marginaljusterad text är vanlig i tidningsspalter 18

25 Format - Tabbar Tabbar Undvik att trycka flera mellanslag efter varandra för att skapa en tabelluppställning. En uppställning som ser rak och bra ut på skärmen kan få ett helt annat och vingligare utseende när den kommer ut på papper. Tabbar är användbara vid tabelluppställningar, liksom för att göra en adresslista. Standardtabbar I nya dokument finns standardtabbstopp med 2,3 cm mellanrum. Det ser ut som grå punkter i underkant på linjalen. För att flytta insättningspunkten till nästa tabbstopp trycker du på tabb-tangenten. Manuella tabbstopp Till vänster om linjalen finns symboler för olika tabbtyper och indragssymboler. De vanligaste tabbtyperna är vänster- och högertabb. Vänsterställd Centrerad Högerställd Decimaltabb Mikael Vår ,25 Kristina Sommar ,1 Eftersom tabbar är ett styckeformat, kan du sätta olika tabbar för olika stycken. Linjalen visar de tabbinställningar som gäller i det stycke markören är placerad i. När du sätter manuella tabbar raderas standardtabbstoppen till vänster om den manuellt satta tabben. Sätta tabbstopp via linjalen 1. Klicka fram den tabbtyp du vill använda 2. Klicka i underkant på linjalen Flytta tabbstopp 1. Markera alla stycken du vill ändra på, eftersom varje stycke kan använda egna tabbstopp. 2. Dra tabbstoppet längs linjalen till önskat läge. Ta bort tabbstopp 1. Markera alla stycken där du vill ta bort tabbstoppet. 2. Håll ner vänster musknapp på tabbstoppet och dra tabbstoppet nedåt, från linjalen till skrivytan. 19

26 Format - Tabbar Utfyllda tabbar Utfyllda tabbstopp är mycket användbara. Exempel: Namn: Adress: 1. Menyfliken Start 2. Klicka på pilen till höger om Stycke 3. Klicka på knappen Tabbar längst ner till vänster i dialogrutan 4. Skriv på vilket avstånd tabben ska placeras i rutan Tabbläge. Du anger avstånd i cm, t ex 5 cm eller 8,25 cm. 5. Markera vilken typ av tabb du vill använda vid Justering. När det gäller utfyllda tabbar, som i exemplet ovan, kan du använda vänstertabb. 6. Markera Utfyllnadstecken. Nr 2 ger en prickad linje. Nr 3 skapar en streckad linje mitt i texten till exempel: Nr 4 skapar en heldragen linje 7. Klicka på Ange för att sätta tabben 8. Upprepa för alla tabbstopp du vill sätta. 9. Klicka OK 10. Tryck på Tabb-tangenten för att använda tabbarna. 20

27 Format - Indrag Indrag När dokumentets vänster- och högermarginaler justeras påverkas hela dokumentet om du inte anger annat. Med hjälp av indrag kan du skapa tillfälliga marginaler. För att göra indrag i en text som redan är inskriven, måste du markera de stycken som indraget ska gälla för. Vänster och höger indrag Stycket i mitten har ett vänster och ett högerindrag. Förstaradsindrag Alla stycken har ett indrag på första raden. Övriga rader följer marginalen. Den här typen av indrag är vanlig i böcker och tidningstexter. Hängande indrag Vid denna typ av indrag följer första raden ordinarie marginaler medan övriga har ett indrag. Den här typen av indrag används i protokoll samt i punkt- och nummerlistor. 21

28 Format - Luft mellan stycken Indrag via linjal För att skapa indrag drar du i indragsmarkören. Förstarads indrag Hängande indrag Vänster indrag Höger indrag Indrag via meny 1. Menyfliken Start 2. Klicka på pilen längst till höger vid gruppen Stycke 3. Fliken Indrag och avstånd. 4. Här finns möjlighet till mer noggranna inställningar. I rutan Special kan du välja Hängande och Första raden indrag. Luft mellan stycken I Word 2010 är standardinställningen att det är Avstånd efter 10 punkter varje gång du trycker på tangenten Enter. Det innebär att det blir luft mellan styckena. Om du inte är nöjd med standardutseendet kan du ändra detta i dialogrutan Stycke 1. Markera texten du vill påverka eller gör nedanstående inställning från början i ditt dokument 2. I rutan Avstånd väljer du Före och/eller Efter. 22

29 Format - Punktlistor och nummerlistor Punktlistor och nummerlistor Du kan skapa både punktlistor och nummerlistor. Du kan skapa listan medan du skriver eller skapa den i efterhand på redan inskriven text. När du arbetar med en nummerlista ökar numreringen ett steg varje gång du trycker på tangenten Enter. Automatiska listor Du kan snabbt skapa listor med hjälp av den inbyggda automatiken. 1. Skriv 1.(observera punkten) för nummerlista eller * för punktlista 2. Tryck mellanslag 3. Skriv texten 4. Tryck på Enter Lista via verktygsfältet 1. Placera insättningspunkten där du vill att listan ska börja. 2. Menyfliken Start 3. Klicka på knappen Punktlista, Numrerad lista eller Flernivålista, 4. Skriv texten och tryck på Enter. Ändra punktutseende Du kan ändra formatet på listan, till exempel byta utseende på punkterna. Du kan även ändra utseendet i efterhand. 1. Menyfliken Start 2. Klicka på pilen vid knappen Punktlista 3. Välj Definiera ny punkt 4. Välj knappen Symbol, Bild eller Teckensnitt (oftast Symbol) 5. Markera önskat val och klicka OK två gånger. 23

30 Format - Punktlistor och nummerlistor Alternativ för att avsluta lista Tryck Enter två gånger Klicka på knappen för numrerad lista eller punktlista Tryck på backstegstangenten Anpassa numrering När du arbetar med numrerad lista kan du bestämma om listan ska börja om från 1 eller om du vill fortsätta på tidigare numrering. 1. Menyfliken Start 2. Klicka på pilen vid knappen Nummerlista 3. Välj Ange startvärde för numrerad lista 4. Gör önskade val och klicka OK Med knappen Alternativ för autokorrigering, blixten, kan du bestämma om du vill fortsätta numreringen eller påbörja ny numrering. Radbyte Om du vill byta rad i listan men inte skapa en ny punkt trycker du på Shift + Enter. Mycket användbart kommando! 24

31 Format - Kopiera format Kopiera format Du kan kopiera ett format och överföra det till en annan text. Det är användbart när du gjort ett antal inställningar på din text och vill använda samma på fler delar av texten. Du kanske har betonat text genom att göra den fetstilt och med annan färg, då kan du enkelt kopiera den här inställningen med penseln. 1. Ställ insättningspunkten i den text som innehåller den önskade formateringen. 2. Menyfliken Start 3. Klicka på knappen Hämta format. Om du dubbelklickar fastnar penseln. Markören ändrar utseende 4. Klicka i de ord du vill ska få samma format eller måla över dem. 5. För att avsluta funktionen klickar du på formathämtningsknappen igen, eller klickar på tangenten Esc. 25

32 Format - Marginaler Marginaler Ytan mellan papperskant och text kallas marginal. Bredden på marginalerna styr textmassan, ju bredare marginaler, desto smalare skrivyta. Marginalerna i ett standarddokument är 2,5 cm runt om. Vänstermarginal Högermarginal Det går att ändra marginalerna via linjalen, men det är säkrare att använda dialogrutan. Alternativ 1 1. Dubbelklicka på linjalen Alternativ 2 1. Menyfliken Sidlayout 2. Välj gruppen Utskriftsformat och lilla pilen längst ner till höger 3. Fliken Marginaler 4. Skriv in marginalerna i respektive ruta, eller klicka på pilarna för att ändra måtten 5. I exempelrutan kan du få en uppfattning om hur dokumentet ser ut med de önskade valen 6. Klicka OK 26

33 Format - Liggande format Liggande format Om du vill använda liggande A4-format, för till exempel en tabell, klickar du i Liggande orientering. Liggande format finns även på menyfliken Sidlayout och knappen Orientering Bokvikning När du vill skapa A5-häften ställer du in liggande format och markerar Bokvikning i rutan Flera sidor. Då håller programmet reda på sidnumreringen. 27

34 Format - Förhandsgranska Förhandsgranska Förhandsgranskningen i Word 2010 är inte lika omfattande som i tidigare versioner. 1. Menyfliken Arkiv 2. Välj Skriv ut 3. Nu visas förhandsgranskningen till höger i fönstret Bläddra mellan sidor och zooma Längst ner till höger kan du bläddra mellan sidorna och öka eller minska zoomningen. Läs mer om zooma nedan. Zooma Att zooma betyder att du kan förminska respektive förstora texten du ser på skärmen, det påverkar inte texten vid utskrift. Dra i reglaget längst ner till höger för att ändra zoomningen på skärmen. Genom att klicka på själva procentsatsen öppnas dialogrutan för Zooma där du kan göra ytterligare inställningar. Alternativet Sidbredd anpassar dokumentets bredd till din skärm. 28

35 Format - Sidbrytning Sidbrytning Word gör en automatisk sidbrytning när texten sträcker sig längre än en sida. Tämligen ofta vill man själv bestämma var sidbrytningen ska vara. Då kan du sätta in en manuell sidbrytning. Den manuella sidbrytningen kan du radera precis som vilken text som helst. A. Via kortkommando 1. Ställ insättningspunkten där sidbrytningen ska vara 2. Tryck Ctrl + Enter B. Via meny 1. Ställ insättningspunkten där sidbrytningen ska vara 2. Menyfliken Sidlayout 3. Välj Brytningar 4. Välj Sida 29

36 Flytta och kopiera text - Sidbrytning Flytta och kopiera text När du vill flytta eller kopiera text måste du först markera den. Sedan finns det ett antal tillvägagångssätt för att flytta eller kopiera texten. Alla tillvägagångssätt kan kombineras fritt. Här beskrivs de olika möjligheterna. Testa vilket sätt som passar dig bäst, förmodligen kommer du att hitta ett par varianter som passar just dig. Om du är van att arbeta på ett sätt, kan du fortsätta så. A. Verktygsknapparna på menyfliken Start 1. Markera texten 2. Klicka på knappen Klipp ut 3. eller knappen Kopiera 4. Placera insättningspunkten där texten ska klistras in och klicka på knappen (själva ikonen) Klistra in B. Kortkommandon Det är snabbt, effektivt och skonsamt mot kroppen att arbeta med kortkommandon när du klipper och klistrar text. Kortkommando Funktion Tips Ctrl + X Klipp ut, flytta X påminner om en sax för att klippa Ctrl + C Kopiera C är lika med engelska Copy Ctrl + V Klistra in V då skjuter du in texten Tangenterna ligger i samma ordning på tangentbordet! 1. Markera texten 2. Ctrl + X för att klippa ut eller Ctrl + C för att kopiera texten 3. Placera insättningspunkten där texten ska klistras in och tryck på Ctrl + V för att klistra in 30

37 Flytta och kopiera text - Sidbrytning C. Dra och släpp-metoden Om du ska flytta text ett kort avstånd, till exempel byta plats på ord i en mening är det snabbt och relativt enkelt att dra texten till den nya platsen. Det är inte ett bra sätt att arbeta om texten ska flyttas till nästa sida, du kommer att märka att texten sticker iväg då. 1. Markera texten 2. Placera muspekaren på den markerade texten 3. Håll ner vänster musknapp och dra texten till det nya stället. 4. Medan du drar visas ett lodrätt streck var texten kommer att infogas när du släpper musknappen D. Snabbmeny Du kan även använda höger musknapp för att redigera texten. 1. Markera texten 2. Håll muspekaren i det markerade området och klicka med höger musknapp. 3. Välj Klipp ut eller Kopiera 4. Placera insättningspunkten där texten ska klistras in och högerklicka 5. Välj Inklistringsalternativ och därefter Bevara källformatering, Koppla formatering eller Behåll endast text Knappen Inklistringsalternativ Med hjälp av knappen Inklistringsalternativ som visas precis när du har klistrat in text, kan du snabbt formatera texten precis som vid högerklick. 31

38 Sidhuvud och sidfot - Arbetsläget sidhuvud/sidfot Sidhuvud och sidfot Sidhuvud och sidfot är texter som finns överst eller nederst på varje sida i ett dokument. Där kan finnas sidnumrering och en eller flera rader med text. Sidhuvud och sidfot kan vara lika på alla sidor eller olika på vänster och högersidor. Det är dessutom möjligt att ge förstasidan ett annorlunda utseende. Arbetsläget sidhuvud/sidfot 1. Menyfliken Infoga 2. Välj Sidhuvud eller sidfot 3. Välj något av de inbyggda förslagen eller klicka på knappen Redigera sidhuvud eller Redigera sidfot 4. Huvudtexten i dokumentet tonas ned och menyfliken Verktyg för sidhuvud och sidfot aktiveras Tips! Ett snabbt sätt att komma till läget för Sidhuvud/Sidfot är att dubbelklicka innanför området för dessa. Menyfliken Verktyg för Sidhuvud och sidfot I läget för Sidhuvud/Sidfot är menyfliken Verktyg för Sidhuvud och sidfot tillgängligt. Här finns många funktioner och de är idag ganska självinstruerande Du kan använda funktionerna som finns för att arbeta med sidhuvud/sidfot. Du kan också skriva text precis som du skulle göra i huvuddokumentet och sedan formatera texten. Möjlighet finns även att infoga tabell och grafik. 32

39 Sidhuvud och sidfot - Enkel sidnumrering Enkel sidnumrering Du kan infoga en enkel sidnumrering högst upp eller längst ner på sidan. 1. Menyfliken Infoga 2. Klicka på knappen Sidnummer 3. Välj läge och justering Datum 1. Menyfliken Infoga 2. Klicka på knappen Datum och tid 3. Välj datumformat 4. Bestäm om datumet ska uppdateras automatiskt varje gång du arbetar med din text. 33

40 Sök och ersätt - Sök Sök och ersätt Om du arbetar med ett längre dokument kan det vara användbart att söka efter specifika ord. Ibland kan det hända att du behöver ersätta ett ord. Du har skrivit en text om Karlsson och har fått reda på att han stavar det Carlzon. Då kan du snabbt byta ut alla förekomster av Karlsson mot Carlzon. Mycket användbart är möjligheten att söka efter Format eller Special. Några exempel: Om någon ofta har skrivit dubbla mellanslag, kan du söka och ersätta dem med enkla mellanslag. Du kan söka efter kursiv text för att ersätta med fet stil. Du kan söka efter Enter-slag eller manuella radbrytningar och ersätta dem med mellanslag. Sök 1. Menyfliken Start 2. Välj Sök längst till höger på menyfliken 3. Skriv in sökord i navigeringsrutan till vänster 4. Antalet matchningar visas i listan och orden är gulmarkerade i texten 34

41 Sök och ersätt - Ersätt Ersätt 1. Menyfliken Start 2. Välj Sök längst till höger på menyfliken 3. Skriv in vad du vill söka efter och vad du eventuellt vill ersätta det med. Det finns alternativ att ställa in. 4. Du kan klicka på knappen Mer för att få fram ytterligare val. När du klickar på knappen mer utökas dialogrutan och knapparna Format och Special visas. Knappen Mer har bytt namn och heter Mindre, för att få större arbetsyta kan du klicka på den. 5. Var försiktig med valet Ersätt alla, det kan i vårt exempel betyda att alla som heter Karlsson byter stavning till Carlzon. Det kan vara bättre att kontrollera varje förekomst med hjälp av knappen Ersätt 35

42 Avstavning - Ersätt Avstavning Avstavning av text kan göras både manuellt och helt automatiskt. Undvik den automatiska avstavningen, den kan ge märkliga resultat. Manuell avstavning 1. Menyfliken Sidlayout 2. Klicka på knappen Avstavning 3. Välj Manuellt 4. Word stannar vid första ordet som kan avstavas. 5. Acceptera genom att klicka på Ja, eller välj Nej om du inte vill avstava. 6. Du kan också flytta markören till en annan position i ordet. 7. Du kan inte avstava efter den tunna grå linjen, som indikerar högermarginalen. Ordet får inte plats på samma rad. 8. Ord som avstavas med avstavningsfunktionen får ett mjukt bindestreck, se nedan. Hårda och mjuka bindestreck Det finns tre olika typer av bindestreck; vanliga, hårda och mjuka. Ett vanligt bindestreck skapas när du trycker på tangenten bindestreck. Om bindestrecket hamnar i högermarginalen, bryts ordet där och resten av det hamnar på nästa rad. Mjuka bindestreck visas och skrivs ut bara om det behövs. Om ordet hamnar i högermarginalen avstavas det, annars ser det ut som vanligt. Ctrl + bindestreck Hårda bindestreck används när du inte vill att ordet ska avstavas, till exempel vid namn, datum och personnummer. Om ett sådant bindestreck hamnar i högermarginalen flyttas hela ordet till raden under. Ctrl + Shift + bindestreck Hårda mellanslag Hårda mellanslag (blanksteg) används när ord- eller sifferkombinationer inte ska placeras på olika rader, till exempel ordkombinationen till exempel eller Ctrl +Shift + mellanslag. 36

43 Rättstavning och språkkontroll - Automatisk stavningskontroll Rättstavning och språkkontroll Automatisk stavningskontroll I Word finns en automatisk stavningskontroll som kontrollerar alla ord, samtidigt som du skriver. Ord som stavningskontrollen inte känner igen, eller som är felstavade stryks under med en röd, vågig linje. Även dubblerade ord markeras. 1. Genom att klicka på ett markerat ord med höger musknapp får du fram en speciell stavningsmeny. 2. Här finns förslag på ord som du kan byta det felstavade ordet till. Om ordet är rättstavat kan du lägga till det till ordlistan, så känner stavningskontrollen igen ordet nästa gång. Manuell stavningskontroll Du kan välja att stavningskontrollera dokumentet i efterhand. Programmet går då igenom hela texten och du får möjlighet att rätta ord eller lägga till dem till ordlistan. 1. Menyfliken Granska 2. Knappen Stavning och grammatik längst till vänster 3. Välj vad som ska göras med ordet. 4. Om ordet är rätt: Välj (Ignorera), Ignorera alla eller lägg till ordet i ordlistan 5. Om ordet är felstavat: Välj ett av de föreslagna orden eller rätta manuellt. 37

44 Rättstavning och språkkontroll - Automatisk grammatikkontroll Automatisk grammatikkontroll Grammatikkontrollen känner av ofullständiga meningar, långa meningar och ord som är ålderdomliga och markerar dessa med en grön vågig linje. 1. Högerklicka på meningen eller ordet. 2. Ta ställning till om du vill använda grammatikkontrollen eller ignorera meningen. Du kanske faktiskt vill att det ska stå ej! Språkkontroll I svensk version av Word finns språkkontroll för åtminstone engelska. Växla språk Programmet känner av vilket språk du skriver på och väljer automatiskt rätt stavningskontroll och autokorrigeringsordlista. Synonymer När du kör fast i texten och det känns som du upprepar dig, kan du använda dig av den inbyggda synonymordlistan. Om du börjar använda funktionen är det mycket arbetsbesparande att använda kortkommandot Shift + F7 när du har placerat insättningspunkten i ordet. Du kan även högerklicka i ordet och välja Synonymer Via meny: 1. Placera insättningspunkten i det ord du kanske vill byta ut 2. Menyfliken Granska 3. Välj Synonymer Resultatet visas i Åtgärdsfönstret där du kan välja en lämplig synonym. 38

45 Arbeta med automatiska funktioner - Autokorrigering Arbeta med automatiska funktioner Det finns en mängd inbyggda automatiska funktioner i Word. Ofta finns det en logisk förklaring till varför programmet uppför sig som det gör. Varje gång du trycker Enter blir det stor bokstav i början av raden. Om du råkat ha Caps Lock intryckt av misstag rättar datorn det, till exempel ett misstag. Autokorrigering Med hjälp av autokorrigeringen rättas vanliga stavfel helt automatiskt, samtidigt som du skriver! När du har bekräftat för Word att du skrivit klart ordet genom att trycka mellanslag eller Enter ersätts det felaktiga ordet. Många korrigeringar är inlagda som standard. 1. Menyfliken Arkiv 2. Välj Alternativ 3. Välj Språkkontroll 4. Knappen Alternativ för autokorrigering Fliken Autokorrigering KOrrigera TVå INledande VErsaler Inled varje mening med versal Inled med versal i alla tabellceller Korrigera oavsiktlig användning av caps LOCK Skriv över befintlig text Om du råkar skriva två versaler i början av ett ord, ändras den andra versalen till gemen. Om en mening inleds med en gemen, ändras den automatiskt till versal. När du trycker på Enter-tangenten förutsätter Word att du vill ha ett nytt stycke och därmed inledande versal. Det blir även stor bokstav i varje cell i en tabell. Numera kan du slippa stor bokstav i varje cell i en tabell Om du har glömt att frigöra Caps Lock tangenten rättar datorn detta. Du behöver inte radera text och börja om, utan ha is i magen och fortsätt att skriva. Texten ändras automatiskt medan du skriver. Här kan du lägga till ord du brukar stava fel. 39

46 Arbeta med automatiska funktioner - Autokorrigering Fliken Matematisk autokorrigering Det finns en inbyggd autokorrigering när du skriver matematiska tecken. Den går att aktivera även i löpande text inte enbart när du skriver ekvationer. Bocka i rutan Använd regler för matematisk autokorringering utanför matematiska områden. Fliken Autoformat vid inskrivning Om Word ställer in funktioner med automatik hittar du kanske förklaringen på den här fliken. Ta bort bockar om du inte vill använda automatiken. Tillfälligt avstå från automatik Om du för det mesta vill använda dig av Words inbyggda automatik kan du tillfälligt koppla bort automatiken genom att omedelbart efter en automatisk formatering välja något av följande: knappen Ångra i verktygsfältet Ctrl + Z för att ångra knappen Alternativ för Autokorrigering blixten 40

47 Hyperlänkar - Ta bort hyperlänk Hyperlänkar När du skriver en webb-adress eller en e-postadress formateras texten automatiskt till en blå hyperlänk. Håll ner Ctrl-tangenten och klicka på länken. Om du inte vill utnyttja detta kan du ta bort funktionen i Autokorrigering. Du kan tillfälligt avstå från automatiken i samband med att du skriver in texten, se föregående sida. Om du i efterhand vill ta bort en hyperlänk gör du så här: Ta bort hyperlänk 1. Högerklicka på länken 2. Välj Ta bort hyperlänk Lägga till hyperlänk Du har möjlighet att infoga hyperlänkar, inte bara till Internet, utan till andra dokument på din egen dator eller i ett nätverk. 1. Markera den text du vill ska fungera som en hyperlänk. 2. Menyfliken Infoga 3. Klicka på knappen Hyperlänk. 4. Klicka på knappen Befintlig fil eller webbsida när du vill länka till ett annat Word-dokument. 5. Leta reda på filen 6. Klicka på dokumentet och sedan på knappen Öppna, eller dubbelklicka på dokumentet. 7. Klicka OK 41

48 Specialtecken och symboler - Symboler Specialtecken och symboler Ibland behöver du infoga tecken och symboler som inte finns på tangentbordet. Symboler Symbolerna är kopplade till ett teckensnitt. Exempel från Wingdings: Infogade symboler kan du formatera på samma sätt som andra tecken. 1. Menyfliken Infoga 2. Välj Symbol, längst till höger 3. Välj någon av symbolerna. De senast använda symbolerna visas i snabbgalleriet. 4. Välj alternativet Fler symboler om inte önskad symbol finns med 5. Välj teckensnitt och bläddra med piltangenterna tills du hittar ett lämpligt tecken 6. Klicka på knappen Infoga, eller dubbelklicka på symbolen för att infoga den i texten Specialtecken Under fliken specialtecken finns bland annat copyright-tecknet. 42

49 Specialtecken och symboler - Accenter och krumelurer Accenter och krumelurer För att skriva accenter ovanför till exempel a och e gör du så här: 1. Skriv först accent-tecknet (finns till höger om frågetecknet på tangentbordet), ingenting syns när du trycker på tangenten. 2. Skriv därefter bokstaven, då visas accenten ovanför exempelvis é eller á (akut accent). För att skriva grav accent à måste du hålla ner Shift. När du vill skriva tecken som inte ingår i svenska språket kan du infoga symboler. 1. Menyfliken Infoga 2. Välj Symbol längst till höger 3. Välj Fler symboler 4. Välj teckensnittet (normal text) högst upp i listan 5. I rutan Deluppsättning byter du till exempelvis Latin (utökad A) 43

50 Tabeller - Skapa tabell Tabeller Att skriva text i tabell är ett bra sätt att få snygga uppställningar. Du kanske behöver ett schema, en adresslista eller ska skapa en blankett. En tabell är uppbyggd av rader och kolumner. Varje liten ruta kallas för cell. Skapa tabell 1. Menyfliken Infoga 2. Klicka på knappen Tabell 3. Markera antal kolumner och rader du vill ha. Håll ner vänster musknapp och dra eventuellt ut ett större rutnät Som standard har tabeller en enkel kantlinje runt varje cell. Skriva i tabell Att skriva i en tabell går till precis som att skriva vanlig text. Cellen utvidgas på höjden om texten inte får plats. För att förflytta dig mellan de olika cellerna trycker du på tangenten Tabb. För att backa, trycker du på Shift + Tabb. Du kan också använda piltangenterna eller klicka med musen. Du kan använda olika teckenstorlek i alla celler, det är en styrka i programmet. Om du vill ha samma teckenstorlek i alla celler markerar du tabellen och väljer storlek innan du börjar skriva text. Skriva text ovanför tabell Om du har lagt en tabell överst i ett dokument och därefter inser att du behöver skriva text ovanför tabellen gör du så här: 1. Placera insättningspunkten före första tecknet i cellen längst upp till vänster eller tryck Ctrl+Home 2. Tryck på tangenten Enter 44

51 Tabeller - Markera i tabell Markera i tabell Markera rad Klicka med musen till vänster i marginalen Markera kolumn Klicka ovanför en kolumn när muspekaren ändrar utseende till en nedåtriktad pil. Markera cell Klicka nere till vänster i cellen Markera hela tabellen Klicka på tabell-handtaget Snabbmeny Det är effektivt att använda snabbmenyer när du vill arbeta med tabeller. Du får fram snabbmenyn genom att högerklicka när du markerat lämplig del av tabellen. I exemplet är en rad markerad i tabellen. 45

52 Tabeller - Lägga till rader och kolumner Ändra kolumnbredd och radhöjd 1. Placera muspekaren på en kolumnavgränsare eller radhöjsdavgränsare. Muspekaren ändrar utseende till en dubbelpil. 2. Håll ner vänster musknapp och dra, för att ändra kolumnbredd eller radhöjd. Lägga till rader och kolumner Om du i efterhand kommer på att du behöver fler kolumner eller rader, kan du lägga till dessa. För att lägga till en rad sist i tabellen, trycker du på tangenten Tabb när du står i sista cellen. Nya rader kan infogas över och under den markerade raden. Nya kolumner kan infogas till vänster och till höger om markerad kolumn. 1. Markera en cell i tabellen 2. Menyfliken Tabellverktyg välj Layout (lite lurigt, Design är markerad som standard när du väljer Tabellverktyg) 3. Lägg till rader eller kolumner Kom också ihåg möjligheten att arbeta med högerklick och snabbmenyn som då visas! Ta bort rader och kolumner När du vill ta bort en rad eller kolumn, räcker det inte att markera och trycka på tangenten Delete. Då försvinner bara textinnehållet. För att ta bort en hel rad eller en hel kolumn gör du så här: 1. Markera en cell i tabellen 2. Menyfliken Tabellverktyg välj Layout 3. Knappen Ta bort 4. Välj lämpligt alternativ Ta bort tabell, snabbalternativ 1. Markera tabellen 2. Tryck på backstegstangenten 46

53 Tabeller - Menyfliken Tabellverktyg Design Menyfliken Tabellverktyg Design På menyfliken Design kan du formatera din tabell på många olika sätt. Du kan exempelvis låta rubrikraden respektive första kolumnen få ett utseende, färga varannan rad olika eller ta bort dessa bockar. Det finns en stor mängd färdiga layoutförslag att välja på. Osynliga kantlinjer 1. Markera tabellen 2. Menyfliken Design under Tabellverktyg 3. Klicka på listpilen vid knappen Kantlinjer 4. Välj Ingen kantlinje Rita tabell Du kan rita en tabell exakt som du vill med hjälp av knappen Rita tabell. 1. Klicka på knappen Rita tabell 2. Muspekaren ändrar utseende till en penna. 3. Placera pennan där tabellens översta vänstra hörn ska placeras. 4. Håll ner vänster musknapp och dra snett nedåt höger. 5. Nu är ramen till tabellen klar 6. Fortsätt att rita klart rader och kolumner. Radera celler eller kantlinjer Klicka på knappen Radera för att ta bort cell-linjer inne i en tabell eller radera synliga kantlinjer i utkanten av en tabell. 47

54 Tabeller - Menyfliken Tabellverktyg Layout Menyfliken Tabellverktyg Layout Det finns många bra funktioner samlade här och funktionerna är numera mer självinstruerande. Visa/dölja stödlinjer När du valt en tabell utan kantlinjer visas blå streckade kantlinjer. Det är stödlinjer. Dessa syns inte vid utskrift. 1. Menyfliken Layout under Tabellverktyg 2. Aktivera eller inaktivera nappen Visa stödlinjer Sammanfoga celler Ibland kanske du vill att till exempel rubrikraden i en tabell ska täcka alla kolumner. Då kan du sammanfoga celler. 1. Markera de celler som ska sammanfogas 2. Klicka på knappen Sammanfoga celler Fördela höjd/bredd När du vill ha samma höjd på rader respektive samma bredd på kolumner markerar du önskade rader/kolumner och klickar på passande funktion. Lodrät text Du kan ändra riktning på texten så den läses uppifrån och ner eller nerifrån och upp. 1. Markera de celler som ska ändras. 2. Klicka på knappen Textorientering. Du ändrar textorienteringen varje gång du klickar på knappen 48

55 Tabeller - Menyfliken Tabellverktyg Layout Centrera text Det går att centrera text i höjdled och i sidled i din tabell. Välj önskad textjustering Tabellrubriker Om du har en lång tabell som sträcker sig över flera sidor kan du låta Word upprepa rubrikerna i tabellen. Tabellen blir betydligt mer lättläst. 1. Placera insättningspunkten i rubrikraden, annars fungerar inte kommandot 2. Klicka på Upprepa radrubriker Sortera Du kan sortera din lista på olika sätt. Om du sorterar efter en kolumn som innehåller en eller flera tomma celler, placeras de tomma cellerna alltid först i den sorterade listan. Om du ska sortera efter en kolumn är det enklast att använda verktygsknapparna 1. Markera valfri cell i listan. Du behöver inte markera hela listan. 2. Knappen Sortera. Hela listan är nu markerad. 3. Om du har formaterat etiketterna känner Word av att listan har rubriker och du hittar rubrikerna i sorteringsalternativen. Du har möjlighet att sortera efter tre kolumner och välja om du vill sortera stigande eller fallande. 4. Klicka OK 49

56 Tabeller - Mer om radhöjd Mer om radhöjd Du kan snabbt ställa in radhöjd och kolumnbredd utan att dra i varenda avgränsare. Du kanske ska skapa en anmälningslista där varje rad ska vara 1 cm hög. 1. Markera de rader som ska bli 1 cm höga 2. Högerklicka och välj Tabellegenskaper i snabbmenyn 3. Välj fliken Rader om den inte är aktiv redan 4. Bocka i rutan Ange höjd och skriv 1, eller klicka på pilarna. Du behöver inte lägga till ordet cm (centimeter). 5. Klicka OK Hålla ihop rader vid sidbrytning 1. Markera tabellen 2. Högerklicka och välj Tabellegenskaper i snabbmenyn 3. Fliken Rader 4. Avmarkera kryssrutan Dela rad över sidbrytning. 50

57 Tabeller - Mer om radhöjd Om ovanstående alternativ inte fungerar som det är tänkt, kan du göra så här: 1. Markera raden som inte ska sidbrytas 2. Menyfliken Start 3. Klicka längst ut till höger i avsnittet Stycke 4. Fliken Textflöde 5. Bocka i rutan Håll ihop med nästa 51

58 Kantlinjer och fyllning - Rama in text Kantlinjer och fyllning Ibland finns det behov av att rama in en text för att den ska vara extra tydlig eller för att det ska se snyggare ut. När du arbetar med tabeller skapas ju ramar automatiskt. Rama in text Skapa en enkel ram 1. Markera texten 2. Menyfliken Start 3. Knappen Kantlinjer (den byter namn efter senaste val) Om du vill rama in texten med en dubbel kantlinje eller med en skugga gör du så här: 1. Markera texten 2. Menyfliken Start 3. Knappen Kantlinjer(den byter namn efter senaste val) 4. Välj Kantlinjer och fyllning längst ner i listan 5. Välj fliken Kantlinjer, förvald Här finns många alternativ, enkla och dubbla kantlinjer, olika färger och flera bredder 6. I rutan Använd i bestämmer du om Stycke eller Text ska ramas in (oftast stycke) 7. Under fliken Mönster finns möjlighet att fylla inramningen med färg. 52

59 Kantlinjer och fyllning - Sidkantlinje Sidkantlinje Du kan skapa en ram som ramar in hela sidan. 1. Menyfliken Start 2. Knappen Kantlinjer 3. Välj Kantlinjer och fyllning längst ner i listan 4. Välj fliken Sidkantlinje. OBS! Det är lätt att glömma att byta till denna flik. 5. Alternativet Bård ger möjlighet till fantasifulla ramar. Lägg märke till att du har möjlighet att ändra bårdens bredd och ibland färg! 53

60 Bildhantering - Infoga ClipArt Bildhantering Infoga ClipArt 1. Menyfliken Infoga 2. Klicka på knappen ClipArt 3. Skriv in ett eller flera sökord i rutan Sök efter 4. Begränsa eventuellt resultatet till en typ av mediefiler 5. Behåll bocken i rutan Ta med innehåll från Office.com, annars får du nästan inte fram någon bild 6. Klicka på en bild så infogas den i dokumentet Infoga fotografier och bilder 1. Menyfliken Infoga 2. Klicka på knappen Bild 3. Leta reda på filen i mappstrukturen 4. Markera filen 5. Klicka på knappen Infoga 54

61 Bildhantering - Infoga fotografier och bilder Menyfliken Bildverktyg När du markerar en bild visas menyfliken Bildverktyg. Klicka på fliken för att få tillgång till verktygen eller dubbelklicka på din bild. I PowerPointhäftet finns en genomgång av knapparna. Här är ett urval av det som är mest användbart i Word. Många av knapparna på den här fliken är självinstruerande! Radbyte Som standard kan du endast centrera och högerjustera bilder i Word. Objektet ligger i samma skikt som texten. Bilden kan jämföras med en bokstav. En bokstav kan du inte flytta runt till valfritt läge. För att flytta runt bilden till valfritt läge krävs att du figursätter den, läs mer på sidan 56 Beskär Beskrivning på sidan 57 Ändra bredd och höjd Beskrivning på sidan 57 Komprimera bilder Beskrivning på sidan 58 Återställ bildobjekt Om du ångrar ändringar du har gjort i bilden kan du återställa den till ursprungsutseendet. 55

62 Bildhantering - Flytta bild Flytta bild Som standard kan du endast centrera och högerjustera bilder i Word. Objektet ligger i samma skikt som texten. Bilden kan jämföras med en bokstav. En bokstav kan du inte flytta runt till valfritt läge. För att flytta runt bilden till valfritt läge krävs att du figursätter den. Radbyte (Figursättning) 1. Klicka på knappen Radbyte 2. Du kan välja olika radbyte (figursättningar) beroende på vilken effekt du vill nå 3. När bilden är figursatt kan du flytta på den till valfritt läge Flytta bilden efter radbyte (figursättning) 1. Markera bilden genom att klicka på den 2. Håll muspekaren innanför ramen så du får ett fyrkors. 3. Håll ner vänster musknapp och dra bilden till en ny plats 4. När du släpper upp musknappen finns bilden på sin nya plats. 56

63 Bildhantering - Beskära bilder Beskära bilder 1. Om du vill klippa bort en del av en bild kan du klicka på knappen Beskär 2. Muspekaren ändrar utseende till ett beskärningsverktyg, ser ut som ett slags T 3. Klicka och dra med vänster musknapp för att dölja de delar av bilden du inte vill se. 4. Om du ångrar dig kan du klicka på knappen och dra tillbaka handtagen till ursprungsläget. Det här sättet att beskära innebär att bilden storleksmässigt tar lika mycket plats, som om du visar hela bilden. Tänk på möjligheten att komprimera bilden, se nedan. Ändra storlek på bilden 1. Markera bilden genom att klicka på den. 2. Dra i ett hörnhandtag för att ändra bildens storlek proportionerligt. 3. Om du vill ställa in storlek mer exakt markerar du bredd eller höjd 4. Skriv i önskad storlek och tryck på tangenten Enter. Bilden ändrar storlek proportionerligt. 57

64 Bildhantering - Komprimera bilder Komprimera bilder Du kan ibland kraftigt minska filstorleken genom att komprimera bilder i dokumentet. 1. Markera bilden 2. Menyfliken Bildverktyg 3. Klicka på knappen Komprimera bilder 4. Bestäm om komprimeringen ska gälla den markerade bilden eller alla bilder 5. Ändra eventuellt upplösningen för skärm eller utskrift 6. Låt komprimeringen ta bort beskurna områden i bilderna 7. Klicka OK Redigera Clipart Du kan ändra färg på delar av en Clipart-bild och även använda delar av bilden. 1. Högerklicka på ClipArt-bilden 2. Välj Redigera bildobjekt i snabbmenyn 3. Klicka Ja på frågan om du vill konvertera bilden till ett Microsoft Officeobjekt Ändra färg på eller ta bort delar av Clipart-objekt Det blir en ram runt bilden och beroende på hur bilden är uppbyggd består den av fler eller färre delar. Dessa kan du ändra färg på eller ta bort. Högerklicka på del du vill byta färg på och välj Formatera figur 58

65 Bildhantering - Redigera Clipart Ta bort delar genom att markera dem och trycka på tangenten Delete. 59

66 Bildhantering - Skärmklipp Skärmklipp Du kan snabbt infoga hela eller delar av det som visas på skärmen 1. Menyfliken Infoga 2. Klicka på knappen Skärmbild och välj önskat fönster. Bilden infogas i Word direkt 3. För att ta ett klipp av en del av ett fönster klickar du på knappen Skärmurklipp längst ner 4. Håll ner vänster musknapp och dra en ram runt det du vill visa. När du släpper upp musknappen infogas bilden i dokumentet Obs! Det fungerar inte att ta en skärmbild av minimerade fönster 60

67 Textrutor, pratbubblor och figurer - Skriva text i figurer Textrutor, pratbubblor och figurer För att förtydliga och lätta upp din text kan du lägga till pratbubblor, stjärnor och många andra figurer. 1. Menyfliken Infoga 2. Klicka på knappen Figurer 3. Här kan du välja bland annat blockpilar, stjärnor och banderoller. Välj figur 4. Håll ner vänster musknapp och forma figuren. Släpp upp musknappen. 5. Du skapar en likformig figur genom att hålla ner Shift-tangenten medan du ritar. Släpp upp musknappen först och sedan Shift. Skriva text i figurer Markera figuren och skriv önskad text Formatera figurer När figuren är markerad är menyfliken Ritverktyg tillgänglig. Aktivera Ritverktyg genom att klicka på fliken eller dubbelklicka på figuren. Här finns Figurfyllning, Kontur och Figureffekter. Dessa effekter förhandsgranskas automatiskt när du för musen över effekten. 61

68 Textrutor, pratbubblor och figurer - Formatera figurer Figurfyllning Under Figurfyllning väljer du hur figuren ska fyllas med färger, bilder, toning eller strukturer eller inte vara fylld alls. Kontur Under Kontur väljer du hur ramen på figuren ska se ut eller om du vill ta bort ramen Figureffekter Under Figureffekter finns många nya val. 62

69 Textrutor, pratbubblor och figurer - Formatera figurer Genom att klicka på pilen längst ner till höger öppnas dialogrutan Formatera figur. Gör önskade val och klicka på knappen Stäng nere till höger. Snabbgalleri med färdiga figurformat Det finns ett galleri med temafyllningar när du snabbt vill lägga en fyllning. Klicka på listpilen och välj fyllning 63

70 Textrutor, pratbubblor och figurer - Gruppera Gruppera När du arbetar med flera figurer och vill gruppera dessa arbetar Word 2010 inte likadant som i äldre versioner. Om du infogar figurer i Word 2010 kan du inte markera dem genom att dra en ram runt och därefter gruppera dem.. Du får markera en figur i taget och hålla ner Shift-tangenten. Genom att infoga en Arbetsyta får du samma funktionalitet som i tidigare versioner. 1. Menyfliken Infoga 2. Välj Figurer 3. Längst ner finns Ny arbetsyta Gör dina figurer innanför arbetsytan, det är lätt att ändra storlek på den. När du är klar grupperar du figurerna. 1. Markera figurerna genom att dra en ram kring dem 2. Menyfliken Ritverktyg 3. Knappen Gruppera, långt till höger Nu behandlas figurerna som ett enda objekt. Arbetsytan är inte nödvändig att ha kvar utan du kan flytta ut ditt objekt till själva dokumentet 64

71 SmartArt - Gruppera SmartArt Med SmartArt kan du snabbt och professionellt skapa till exempel organisationsscheman och cyklisk- eller relationsgrafik. Grafiken är redigeringsbar, men om du öppnar filen i Office 2003 eller äldre är grafiken en bild. 1. Menyfliken Infoga 2. Knappen SmartArt 3. Välj lämpligt utseende 4. Klicka OK 5. Skriv text i figuren eller klicka längst till vänster för att fälla ut en ruta där du kan skriva i en punktlista Lägg till figur Alt 1 Fäll ut textrutan Alt 2 Högerklicka på en figur och välj Lägg till figur Ta bort figur Ta bort enstaka figur genom att markera den och trycka på tangenten Delete Ändra färger och format 1. Markera SmartArtgrafiken 2. Gruppen SmartArtverktyg och fliken Design 3. Välj knappen Ändra färger resp ett matchande SmartArt-format 65

72 WordArt - Infoga WordArt WordArt Med hjälp av WordArt, kan du infoga speciella texteffekter i texten. Du kan till exempel skapa fylld, lutad, roterad och utsträckt text. Infoga WordArt 1. Menyfliken Infoga 2. Knappen WordArt 3. Välj lämpligt grundutseende 4. I rutan Skriv din text här fyller du i önskad text. Numera stavningskontrolleras även WordArt-text Formatera WordArt Du formaterar WordArt på liknande sätt som andra figurer. 1. Fliken Ritverktyg 2. Klicka på knappen Texteffekter 3. Längst ner finns alternativet Omvandla där du kan vrida på texten 66

73 Återskapa filer - Problem med programmet Återskapa filer När Word har hängt sig eller om du glömmer att spara filer finns det en del möjligheter att rädda dokumenten. Det osparade arbetet finns kvar fyra dagar på datorn. Problem med programmet På bilden till höger visas ett exempel när Word har hängt sig och programmet åter har öppnats. I steg 2 får du bestämma om du vill behålla filerna eller ta bort dem Återställ ej sparade dokument När du glömmer att spara filer kan du numera återställa dem på menyfliken Arkiv genom att klicka längst ner till höger, Återställ ej sparade dokument. Du får upp en lista och får prova dig fram till vilket dokument som är intressant att återställa. En förutsättning är att du använder samma dator! Filerna lagras lokalt. När du har fått tag i rätt fil klickar du på Spara som i den gula listen. 67

74 - Versioner Versioner När du har sparat ditt dokument tidigare, men glömde att spara ändringarna du gjorde kan du återställa det senaste arbetet. Den här räddningsplankan förutsätter att ändringarna inte gjordes inom tio minuter före stängning av filen. Du måste även arbeta på samma dator som arbetet utfördes på. 1. Öppna dokumentet 2. Menyfliken Arkiv 3. Alternativet Info i menyn till vänster 4. Knappen Hantera versioner 5. När du har fått tag i rätt fil klickar du på Återställ i den gula listen. 6. Svara Ja på frågan om att skriva över senast sparade versionen Inställningar för återskapning av dokument Standard är att filerna sparas för återskapning var 10:e minut. 1. Menyfliken Arkiv 2. Alternativ 3. Spara i menyn till vänster 4. Gör önskade inställningar 68

75 Anpassningar - Inställningar för programmen Anpassningar Högerklicka på statusraden, så får du tillgång till ett antal anpassningar Inställningar för programmen Det finns många inställningar för programmen, dessa är numera samlade på ett ställe. En del av anpassningarna slår igenom till alla Officeprogrammen 1. Fliken Arkiv 2. Välj Alternativ 3. Gör önskade anpassningar Den inringade i-knappen innehåller hjälptext. Håll musknappen över knappen så visas hjälptexten. 69

76 Anpassningar - Inställningar för programmen Snabbstartfältet Allra längst upp till vänster finns snabbstartfältet. Där kan du lägga till kommandon du ofta använder. Förhandsgranska är en bra knapp att lägga till. 1. Klicka på pilen Anpassa verktygsfältet Snabbåtkomst 2. Markera alternativ i listan eller klicka på Fler kommandon 70