Erfarenheter från införande av webbokning ProSang JAVA

Transkript

1 Erfarenheter från införande av webbokning ProSang JAVA Version Datum Kommentar Första version/ Pernilla Karlefors, Blodcentralen Örebro Uppdaterad version/ Pernilla Karlefors, Blodcentralen Örebro Orsak till revision: Namnbyte 1177 vårdguidens e-tjänster/ Pernilla Karlefors, Blodcentralen Örebro 1

2 Införande av webbokning i ProSang JAVA och 1177 Vårdguidens e-tjänster Beskrivning och erfarenheter från införande av webbokning. Följande gäller både i test- och produktionsmiljö. Personer lämpliga att delta i lokalt tidbokningsprojekt: ProSang-person: kunnig i bokningskalendrar och kallelser i ProSang JAVA Vårdguiden-ansvarig: erfarenheter av tidigare webbtidboksintegrationer är att föredra. Integrationsansvariga och ev. tekniker på Drift- och teknikenhet: erfarenheter av tidigare webbtidboksintegrationer är att föredra. Lokal projektledare Uppstart 1. Se över de tappställen som finns i ProSang. Varje fysisk plats som en blod- och plasmagivare kan gå till bör vara ett tappställe. Det kan finnas behov av att omorganisera i ProSang så att plasmagivare står på samma tappställe som blodgivare d.v.s. har samma HSA-ID. 2. Varje tappställe måste ha eget unikt HSA-id i landstingets HSA-katalog. Varje landsting har HSA-ansvariga personer. Mina vårdkontakter- ansvarige vet hur du erhåller HSA-id för dessa tappställen om det inte redan finns. I HSA-katalogen finns begreppen enhet och funktion och det fungerar bra med vilket som. Det finns olika regler för att lägga upp en enhet eller en funktion i HSA-katalogen. En funktion kan oftast den lokala HSA-administratören skapa, medan en enhet är oftast ett större jobb och görs centralt i HSA-förvaltningen. Det kan vara viss ledtid för organisationsuppdateringar i HSA-katalogen. Var därför ute i god tid och hör med ansvarige för Mina vårdkontakter och HSA-kontaktpersonen vad som är lämpligt. OBS! Kom ihåg att skapa nytt HSA-id för varje nytt tappställe som tillkommer. 3. Be Mina vårdkontakter-ansvarige att anmäla alla tappställen för uppläggning i Mina vårdkontakter centralt. När tappstället finns i 1177 Vårdguidens e-tjänster kan man 2

3 administrera texter och inställningar, utan att tappstället för den skull syns för invånarna. Man kan sedan enkelt aktivera tappstället den dag man vill gå igång. 4. Från detta steg måste Databyrån ha levererat och installerat webbokningsfunktionaliteten på ert landstings/regions ProSang-server, ProSang JAVA version eller senare. 5. Nu startar ett lokalt arbete med integration mellan ProSang-servern och 1177 Vårdguidens e-tjänster. Här är det bra om det finns personer med kunskap om tidigare webbtidboksintegrationer mot 1177 Vårdguidens e-tjänster, något som i stort sett alla landsting och regioner har. Kontakta den lokalt ansvarige för 1177 Vårdguidens e-tjänster som vet detta. Drift- och teknikavdelningen behöver sannolikt vara inblandad då det handlar om certifikat och öppnande av brandväggar. Se checklista för anslutningsförfarande. ProSang JAVA 6. Registrera in HSA-id på respektive tappställe i ProSang genom att välja Verktyg- >Alternativ->System för att därefter välja tappställe. Fyll i Nationellt id och Extern Information. Nationellt id: Tappställets HSA-id (tänk på att inte ha med något blankslag efter) Extern Information: Tappställets namn som man vill att det visas i 1177 Vårdguidens e-tjänster. OBS! Formatera ingen information i detta fält. 3

4 I 1177 Vårdguidens e-tjänster ser det ut så här: Bokningskalender n Tappstället 7. Lägg upp tider i de bokningskalendrar som ska användas. I Örebro har vi tider för minst ett halvår fram i tiden, även för blodbussens hållplatser. Se till att bokning får ske långt fram i tiden, i Örebro har vi 360 dagar. Du ändra detta under G121, redigera kalender och antal dagar i framtiden som bokning får ske. Dagar som ligger nära röda dagar går att komplettera senare. 8. För att en ProSang-kalender skall publiceras i 1177 Vårdguidens e-tjänster går man in på G121, väljer aktuell kalender och klickar på Redigera bokningskalender. Välj fliken Webbokning och bocka i Tillåt bokning via webb. Varje blodcentral väljer själv om det är en eller flera kalendrar som ska vara bokningsbara via webben, men tänk på att det mest användarvänliga är att ha en bokningskalender för varje typ av tappning. 4

5 9. Tester för webbokning behöver göras med olika givarscenarion. Vid anslutningsprocessen fås information om testinvånare och 1177 Vårdguidens testmiljö för webbokning. 10. För att nya givare ska kunna boka tid via webben behöver bokningskalendern tillåta nyregistreringar. Tänk på att det bara är möjligt att boka sig som ny blodgivare om personen finns upplagd i landstingets/regionens ProSang, men ännu inte blivit godkänd som blodgivare. Om personen saknas i ProSang så får hen dock meddelande i 1177 Vårdguidens e-tjänster att Du kan inte boka en tid. Kontakta din mottagning för mer information. 11. Ordna med meddelandemallar till givarna (brev, mail och sms) i G110. Se till att länken till webbokningen finns med i standardmeddelandet. 12. ProSang ger tillbaka bokningsscheman för alla webbokningsbara tider för givarens Givartyp och Kan också vara. För de blodcentraler som inte vill erbjuda alla tider finns även en parameter där man kan slå av och på det nya beteendet (PS-5772). 5

6 13. Det kommer vara möjligt för givarna att via webben boka in sig på vilket tappställe de vill i landstinget/regionen, inget extra tappställe krävs i ProSang. Detta har ingen påverkan på kallelsestyrningen i ProSang. Förutsättningen är att tappstället har en bokningskalender för den typ av tappning som givaren är planerad för, att bokningskalendern tillåter webbokning och att tappstället är aktiverat i 1177 Vårdguidens e-tjänster. 14. Givare som har flera bokningar i rad, t.ex. plasmagivare som bokar med 14 dagars mellanrum, har endast möjlighet att av- och omboka den sista tiden. Tiderna som ligger före den sista kan alltid avbokas, men p.g.a. mognadsdatum som styr när nästa givning får ske kommer det inte gå att omboka dessa. Givaren får ringa sin blodcentral för att flytta bokningen till annan tid samma dag. 6

7 15. Blodcentraler som använder fiktiva bokningskalendrar i ProSang: tiden visas inte i 1177 Vårdguidens e-tjänster, det ser ut som om givaren helt saknar bokning. När givaren har valt tid via 1177 Vårdguidens e-tjänster står det Ebekräftad bokning i ProSang Vårdguidens e-tjänster speglar vad ProSang har för information och följer helt den logik kring spärrar och mognadsdatum som finns. Det går inte att forcera fram en bokning via 1177 Vårdguidens e-tjänster, det styrs helt från ProSang Administratören för behöver lägga in HSA-id på varje tappställe. När givaren klickar på länken i kallelsen kommer tappstället upp på geblod.nu och givaren väljer då Hantera bokning. Därefter länkas givare vidare till 1177 Vårdguidens e- tjänster för säker inloggning. 18. Information Utbilda gärna alla som jobbar med givarna på Blodcentralen hur 1177 Vårdguidens e- tjänster fungerar så att de kan vara ambassadörer för webbokning. Dela gärna ut 7

8 informationsfolder till givare så att de tidigt vet om att blodgivare kan använda webbokning via 1177 Vårdguidens e-tjänster. 19. Presentation i 1177 Vårdguidens e-tjänster Man kan välja att visa eller dölja sluttid för bokning. Hur man vill ha det anges vid anslutningsprocessen. Mottagning i 1177 Vårdguidens e-tjänster För att länkarna via geblod.nu ska fungera måste alla tappställen ligga under Mottagningar i Mina vårdkontakter. Detta är förvalt vid aktivering av ett tappställe i Mina vårdkontakter och skall inte ändras. Givaren kan i nuläget bara se bokade tider på den mottagning den har valt. Finns andra tider bokade så syns de under respektive mottagning. Det är dock ingen risk att givaren ska komma för tätt eftersom 1177 Vårdguidens e-tjänster helt följer mognadsdatum från ProSang. 8

9 Kontaktkort: Mottagningens besöksadress, telefon och övrig information. Här har Örebro valt att lägga en länk tillbaka till Villkorstext: För varje tjänst på mottagningen krävs villkorstext som måste godkännas innan bokning kan genomföras. Texten läggs på varje tappställe och kan skilja sig åt, beroende på om det finns viktig information att ge för tappstället. 20. Geografiskt betjäningsområde: Vilka givare i Sverige skall kunna nå tidböcker för Blodcentraler/Blodbussar i 1177 Vårdguidens e-tjänster? I 1177 Vårdguidens e-tjänster kan man på varje tappställe ange vilka personer som ska kunna boka sig där. Man kan t.ex. ange kön, åldersintervall och län. Det är folkbokföringsadressen som avgör vilket län som blir förvalt. Här kan man välja att endast öppna för de som är folkbokförda i det egna länet, för flera olika län eller för hela Sverige. För de län/regioner som har gästblodgivning (SBS) är det bra att öppna för hela Sverige. Örebro har valt att öppna för hela Sverige, folkbokföringen ska inte vara ett hinder för att få boka. 9

10 21. Tjänster som Databyrån har utvecklat för webbokning är följande: GetSubjectOfCareSchedule: hämta bokade tider för en givare GetAvailableDates: hämta bokningsbara datum för en givare GetAvailableTimeSlots: hämta lediga tider för vald dag GetBookingDetail: hämta detaljinformation för en bokning MakeBooking: skapa en bokning CancelBooking: avboka en bokning GetAllTimeTypes: hämta tidstyper, d.v.s. bokningskalender, som kan användas vid nyboka UpdateBooking: uppdatera en bokning med nytt datum och tid, d.v.s. ombokning GetAllHealthcareFacilities: hämta alla tappställen som är bokningsbara till funktionen Välj mottagning i Mina vårdkontakter Tjänsten GetAllHealthcareFacilities är utvecklad, men fungerar i dagsläget inte vid av- och omboka. På workshopen gällande webbokning i Örebro beslutades att inte använda drop down-listan för omval av mottagning, utan valet av tappställe ska göras på Om något landsting önskar gå igång med Välj mottagning måste denna funktion utvecklas mer av Databyrån och testas ordentligt. Tänk på att inte aktivera GetAllHealthcareFacilities vid anslutning. 10

11 Detta är testat Person som aldrig varit inlagd i ProSang försöker boka en tid Mer än 5 år sedan senaste tappning Spärr i kallelserutin Tiden passerad och givare uteblivit, frisläppning av tid Tiden passerad och givare varit där, frisläppning av tid Tiden ligger kvar till dess tiden frisläpps från bokningen via kalenderinställningen Kombinerad givare, t.ex. blod- och plasmagivare Förstagångsgivare Avregistrerad, kan återkomma Avvaktar medicinsk bedömning Maxkallad Boka tid på valfritt tappställe (extra tappställe behövs inte) Nästa tappning/kallas till Mognadsdatum och intervall Flera bokningar i rad Fiktiv bokning Nyprovtagning Plasmagivare försöker boka i blodkalender Nyregistrering Registrerad i ProSang, men ej godkänd som givare Antal tidsenheter i kalender Endast aktuella tider visas (inga passerade tider finns att välja) Flera bokar in sig på samma tid Länkar på Kontrollkallelse Blodgruppsfördelning och antal förstagångsgivare, hinder i kalender Behöver testas av annat landsting Gästblodgivning SBS (Gävleborg och SLL) Spärr för Hb Spärr för sållningstest Testat, fungerar inte Byt/ Välj mottagning i 1177 Vårdguidens e-tjänster (Specialfunktion) från drop down-lista. 11