För vårdaktörer i regioner och landsting

Transkript

1 Manual Fristående tidbok 1.4 För vårdaktörer i regioner och landsting Stockholm,

2 1. Inledning Behörigheter i Fristående tidbok... 3 Rolltilldelning av vårdaktör Meny Administration... 5 Behörigheter... 6 Administrera mottagning... 8 Statistik Logguppföljning Meny Mottagning Schemaläggning Visa schema och Skapa schema Bokningslista Uppföljningsrapporter Avvikande tider Meny - Invånare Sök invånare Registrera invånare Allmänt för invånaren Snabbsök Hjälp Att använda rapporterna i Fristående tidbok Revisionshistorik Version Författare Kommentar 1.2 Patricia Nordlund och Anni Axelsson, Mina vårdkontakter 1.3 Patricia Nordlund och Karin Webb, 1177 Vårdguiden Justeringar inför release av version 1.3 av Fristående tidbok. Ny mall. I den här manualen beskrivs behörigheter och rolltilldelning i Fristående tidboken, därefter följer vi menyn i Fristående tidboken och går igenom varje sida i detalj. Tfn vx Organisationsnr sid 2 (36)

3 1. Inledning Fristående tidbok ger mottagningar en möjlighet att skapa en tidbok för att administrera och publicera bokningsbara tider för invånare i Mina vårdkontakter. Utifrån Fristående tidbokens gränssnitt har också vårdaktören möjlighet att boka invånare. Inloggning till systemet Fristående tidbok sker alltid för vårdaktören via Mina vårdkontakter. I Mina vårdkontakter behöver vårdaktören ha rollen ärendemottagare eller vårdgivare för att ha tillgång till externa tjänster, där Fristående tidboken ligger. Se bild nedan. 2. Behörigheter i Fristående tidbok I Fristående tidbok finns ett antal roller som styr behörighet till sidor och funktioner i systemet. Landstingsnivå Superadmin Är en roll som innebär full möjlighet att tilldela roller på alla mottagningar inom det egna landstinget. SuperAdmin ger vid uppstart av mottagning en personal inom mottagningen rollen Administratör. SuperAdmin har behörighet att få tillgång till statistik för alla mottagningar inom landstinget. SuperAdmin Tfn vx Organisationsnr sid 3 (36)

4 Mottagningsnivå Administratör Granskare Schemaläggare Tidbokare Läsare har även tillgång till att inaktivera/aktivera mottagningar. Tilldelar roller till personal inom den aktuella mottagningen. Har även behörighet att administrera mottagningsinställningar, tidstyper och ta fram statistik på mottagningsnivå. Rollen ger behörighet att använda funktioner för logguppföljning och uppföljningsrapporter och ta fram statistik på mottagningsnivå. Rollen ger behörighet att skapa och godkänna nya scheman för tidstyper på mottagning, samt skapa och använda schemamallar. Schemaläggaren kan även ta fram statistik på mottagningsnivå. Rollen ger behörighet att: boka, omboka, avboka, ta bort lediga tider och registrera invånare. Tidbokaren kan använda uppföljningsrapporter över de bokningar, ombokningar och avbokningar som gjorts på mottagningsnivå. Den kan även ta fram statistik på mottagningsnivå. Rollen ger behörighet att läsa information om t.ex. bokningar eller invånare. Läsaren kan använda uppföljningsrapporter över de bokningar, ombokningar och avbokningar som gjorts på mottagningsnivå. Den kan även ta fram statistik på mottagningsnivå. Rolltilldelning av vårdaktör En vårdaktör kan ha en eller flera roller på en mottagning och vara kopplad till flera mottagningar. Tfn vx Organisationsnr sid 4 (36)

5 En vårdaktör kan se vilka mottagningar de är kopplade till samt vilka roller de har, genom att klicka på sitt egna namn högst upp i listen, inne i Fristående tidboken. På sidan Användarinformation (bilden) listas alla kopplade mottagningar med HSAID följt av mottagningens namn, samt vilken roll du som användare har på respektive mottagning. Den mottagning du loggade in med på Mina vårdkontakter är angiven som Din hemmamottagning (se det som inloggningsmottagning ). Den roll som vårdaktör har på den mottagning som användaren loggar in från i Mina vårdkontakter till Fristående tidbok, styr behörigheten. Det vill säga väl inne i Fristående tidbok, kommer Din hemmamottagning vara förvalda mottagningen i alla rullgardinsmenyer. Fristående tidbok på mottagningsnivå Administratören tilldelar roller till personal på de aktuella mottagningarna och har även behörighet att administrera mottagningsinställningar, tidstyper och kan ta fram statistik på mottagningsnivå. 3. Meny Administration Här kan endast administratören på vald mottagning administrera roller i Fristående tidbok, mottagningens inställningar samt skapa ny tidstyp. Samtliga behörigheter kan här läsa statistik och granskaren kan använda logguppföljning. Tfn vx Organisationsnr sid 5 (36)

6 Behörigheter Administratören på en mottagning kan tilldela den övriga personalen roller på mottagningen. De roller som personalen kan tilldelas är - administratör, schemaläggare, tidsbokare, läsare och granskare. All identitetssäkerhet och behörighet inom en mottagning hanteras genom att administratören på mottagningen tilldelar övrig personal roller. På sidan Behörigheter finns två flikar Mottagning och Personal. På dessa flikar kan administrering av roller antingen göras per mottagning eller per vårdaktör. När en administratör ska administrera flera mottagningar och vill ändra eller ta bort flera användares roller samtidigt rekommenderar vi att man väljer fliken Personal. Fliken Mottagning - Ny användare Från fliken Mottagning administreras tilldelning av roller genom att klicka på Ny användare och ange vårdaktörens HSAID. Efter ett angivet HSAID kommer systemet att kontrollera om detta HSAID redan finns registrerat på en annan mottagning. Om så är fallet kommer förnamn och efternamn att fyllas i automatiskt. På fliken Mottagning kan man lätt ändra behörigheter för vårdaktörer inom en viss mottagning. Klicka på Ny användare, fyll i de roller användaren ska ha och klicka på Spara. Tfn vx Organisationsnr sid 6 (36)

7 Fliken Mottagning - Ändra Ändra en vårdaktörs för- och efternamn och roller genom att klicka på knappen Ändra, i raden för den vårdaktören. Gör justeringar och klicka på Spara. I nästa steg finns möjlighet att ångra sin ändring genom att klicka på Avbryt. Fliken Mottagning - Ta bort Ta bort en vårdaktör genom att klicka på knappen Ta bort, i raden för den vårdaktören. När en vårdaktör tas bort är det endast på den valda mottagningen kopplingen försvinner. Vårdaktörens HSAID och namn finns kvar i systemet Fristående tidbok och kan vara kopplat till en annan mottagning. Fliken Personal Administrera flera roller samtidigt Fliken Personal är bra om man enkelt vill ändra eller ta bort flera roller samtidigt. I rullgardinen väljer administratören den personal som ska redigeras eller tas bort per mottagning. På fliken Personal kan man söka fram en vårdaktör och ändra dennes roller på samtliga mottagningar man har behörighet till. Fliken Personal - Ändra eller Ta bort Man kan ändra och ta bort en vårdaktörs roller genom att klicka på knappen Ändra. Bocka i eller ur de roller som ska ändras alternativt bocka ur alla roller för att ta bort vårdaktör, klicka sedan på Spara. När en vårdaktör tas bort är det endast på den valda mottagningen kopplingen försvinner. Vårdaktörens HSAID och namn finns kvar i systemet Fristående tidbok och kan vara kopplat till en annan mottagning. Tfn vx Organisationsnr sid 7 (36)

8 För att ändra: klicka på Ändra i raden för mottagningen, gör justeringar och välj sedan Spara. Administrera mottagning All personal som har behörighet i Fristående tidbok, kan se mottagningens information om kontaktuppgifter och mottagningstid. Det är endast administratören på vald mottagning som kan ändra uppgifter. Det gäller ändring av namn, adress och normal mottagningstid när mottagningstiden börjar respektive slutar samt vilka dagar som är arbetsdagar. Dessa uppgifter utgör underlag när scheman skapas. Inaktivera mottagning Inaktivering kommer att ta bort alla användarroller från mottagning utom av typen superadmin, återaktivering kommer inte att återställa användarrättigheterna. Kom ihåg att aktiveringsrelaterade åtgärder även måste beställas hos förvaltningen av invånartjänster.beställningsdokument som hittas på Projectplace. Tfn vx Organisationsnr sid 8 (36)

9 Skapa ny tidstyp Administratören kan skapa en eller flera nya tidstyper som är oberoende av varandra. Tfn vx Organisationsnr sid 9 (36)

10 Klicka först på texten Editera mottagningsinställningar för att i nästa steg klicka på knappen Skapa ny tidstyp. När en ny tidstyp skapas, fylls en beskrivande text över tidstypen in. Beskrivningen behöver inte vara samma som det namn som visas för invånaren i MVK och vårdaktören i Fristående tidbok. Nästa steg är att fylla i fält för att Skapa ny tidstyp. Se bild nedan. Tfn vx Organisationsnr sid 10 (36)

11 Namn för tidstyp: Blir automatiskt samma som beskrivningen, men kan ändras om man vill att ett annat namn ska visas för invånaren i Mina vårdkontakter och för vårdaktör i Bokningslistan. Bokningsintervall (visas i minuter): Ange hur lång varje bokningsbar tid är. Kapacitet per angivet bokningsintervall (visas i antal personer): Anger hur många invånare som samtidigt kan tas emot på givet bokningsintervall. Om bokningsintervall är t.ex. 30 minuter och kapaciteten sätts till 3, betyder det att för varje bokningsbar tid om 30 minuter kan mottagningen/vårdaktören ta emot tre samtidiga invånare. Nybokningsbegränsning (visas i minuter): Det finns möjligt att ange en tidsgräns för hur nära inpå en nybokning kan göras. Avbokningsbegränsning (visas i minuter): Det finns möjligt att ange en tidsgräns för hur nära inpå en avbokning kan göras. Tfn vx Organisationsnr sid 11 (36)

12 Orsakskommentar: Välj om invånaren och vårdaktör ska kunna skriva en kommentar kopplad till en bokad tid. Om invånaren har skrivit en kommentar visas följande symbol vid den bokade tiden i bokningslistan: Kan inte anges: Ingen kommentar kan skrivas. Kan anges vid nybokning: Kommentar kn anges i samband med nybokning. Kan anges vid nybokning och igen vid ombokning: Kommentar kan anges både vid nybokning och vid ombokning. Kön: Det finns möjlighet att välja om tidstypen ska visas för enbart män eller kvinnor. Kön baseras på invånarens personnummer. Invånare ser inte tidstyper som riktas till annat kön i Mina vårdkontakter vid en bokning. Vårdaktör har ändå möjlighet att boka ett tid för invånare på en tidstyp med könsbestämmelse. Vid avbokning och ombokning ser invånaren tidstypens namn i Mina vårdkontakter. Aktivera åldersintervall: Om boxen är ibockad är det möjligt att ange om tidstypen ska visas enbart för invånare mellan ett visst åldersintervall. Ålder kontrolleras mot invånarens personnummer på exakt dag vid bokningstillfället. Invånare ser inte tidstyper som har ett annat ålderskriterum utanför deras ålder vid en bokning. Vårdaktör har ändå möjlighet att boka ett tid för invånare på en tidstyp med ålderskriterium. Vid avbokning och ombokning ser invånaren tidstypens namn i Mina vårdkontakter. Ålder from: Anger lägst ålder om åldersintervall är aktiverat. Ålder tom: Anger högsta ålder om åldersintervall är aktiverat. Information till invånare vid bekräftelse av bokning: En informationstext gällande tidstypen kan här anges. Texten visas precis innan invånaren bekräftar bokningen i Mina vårdkontakter, exempelvis information om att inför provtagning komma minst 15 minuter före besök eller information om fasta inför besöket. För vårdaktör visas denna information i bokningslistan och i flödet för bokning. Om information är ifyllt syns då följande symbol på dessa sidor: Ändra och ta bort tidstyp Det är möjligt att när som helst ändra namn på en tidstyp alternativt ta bort en tidstyp. Finns det däremot bokningar på tidstypen går det inte att ta bort tidstypen. Skulle administratören vilja avbryta sin ändring eller radering går det alltid att ångra sig eller spara uppgifterna. Tfn vx Organisationsnr sid 12 (36)

13 Statistik Samtliga användare kan ta fram statistik på mottagningen/mottagningarna de har behörighet för. Statistik visas per mottagning, och man kan välja alla eller en tidstyp inom en mottagning. Man kan se hur många bokningar, ombokningar och avbokningar som gjorts av dels vårdaktörer och dels invånare. Endast mottagningar som har haft någon form av bokning finns med. Man kan välja att se statistik för alla mottagningar, alternativt en viss mottagning. Har man valt en mottagning så kan man även välja att se statistik för en viss tidstyp inom den mottagningen. Bilden ovan visar en statistikrapport där man valt att söka på alla mottagningar. Endast de mottagningar man har behörighet till visas. Tfn vx Organisationsnr sid 13 (36)

14 Bilden ovan visar en statistikrapport där man valt att söka på en viss mottagning, och en viss tidstyp på denna. Statistiken visas som en rapport med olika funktioner. Läs mer om hur man använder rapporter i sista kapitlet i den här manualen. Tfn vx Organisationsnr sid 14 (36)

15 Logguppföljning Logguppföljningen i Fristående tidbok loggar händelser kopplade till vårdaktörers aktiviteter. Här loggas exempelvis när vårdaktörer loggar in och ut, vem som gör en bokning/avbokning/ombokning, administrerar invånarinformation, samt vem som varit inne i systemet och tittat på en specifik invånare. Endast användare med behörigheten granskare kan se logguppföljningen. I logguppföljningen finns tre flikar: Vårdaktör: Invånare: Systemlogg: Här kan man söka på tidsspann och HSAID för att få fram de loggar som skapats för en viss vårdaktör under en viss tid. Här kan man söka på tidsspann och personnummer för att få fram de loggar som skapats när vårdaktörer hanterat just den invånaren i systemet under en viss tid. Här kan man söka på ett tidsspann för att se alla loggar systemet gjort under en viss tid. Här finns även en kolumn med systeminfo. Systemloggen kan vara användbar till exempel vid felsökning. Följande händelser loggas: Loggat in Bokat Ombokat Avbokat Registrerat invånare Ändrat invånarinfo Skapat användare Skapat tidstyp Skapat schema/serie Tagit bort schema Uppdaterat enhet Godkänt veckans tider Läst invånarhistorik Läst invånarinfo Tfn vx Organisationsnr sid 15 (36)

16 Sett bokningslista (loggas endast en gång per session) Händelser loggas med datum, timme, minut, sekund och millisekund. Händelserna loggas och sorteras på varje millisekund. I gränssnittet så visas loggningen med datum, timme, minut och sekund. Logguppföljningen visas som en rapport. Läs mer om hur man använder rapporter i Fristående tidbok i det sista kapitlet i den här manualen. Exempel på logguppföljning, där man sökt fram loggar för en viss vårdaktör. (OBS här har vi använt testdata i form av personnummer i Fristående tidboken använder man alltid ett komplett HSAID när man söker fram loggar för en vårdaktör). Tfn vx Organisationsnr sid 16 (36)

17 4. Meny Mottagning Schemaläggning Visa schema och Skapa schema All personal har läsbehörighet på sidorna Skapa schema och Visa schema. Endast schemaläggare kan skapa, godkänna och ta bort scheman. Flöde för att lägga scheman: 1. En schemaläggare lägger upp nya scheman på sidan Skapa schema. Dessa blir först preliminära. 2. I nästa steg behöver schemaläggaren godkänna tiderna på sidan Visa schema. 3. Först då blir tiderna har godkänts blir de bokningsbara för tidbokaren i Bokningslistan. Parametrar att fylla i vid schemaläggning Mottagning: Mallar: Exempel ovan Lab Gislaveds vårdcentral. Här kan man välja en schemamall, se exempel ovan Gislavedsmallen 2. Vid val av en schemamall så fylls Tfn vx Organisationsnr sid 17 (36)

18 Tidstyp: Datum: Tid: Bokningsintervall: Kapacitet: Summa: Ej bokningsbar tid mellan: Återkommande schema: innehållet på sidan i automatiskt enligt mallen. Innehållet kan alltid justeras innan schemat sparas. I exemplet ovan används tidstypen provtagning. Se kalendern. Från och tom klockslag. Anger hur lång tid varje bokningsbar tid är. Anger hur många hur många personer man kan ta emot samtidigt vid en given tid. Det antal personer som kan tas emot baserat på bokningsintervall och kapacitet under dagens arbetstid. Det är den summa tider som kommer att skapas om schemat sparas. Om schemaläggaren väljer en ny mottagning ur rullgardinslistan kommer tidstyper, arbetstid, bokningsintervall och kapacitet att ändras och visa den mottagningens standardinställningar som administratören har angett. Blockerar ett visst tidsintervall, från och tom, som ex. lunch. Genom att klicka i rutan Skapa återkommande schema går det att skapa ett schema som gäller över flera dagar. Veckodagarna öppnas upp och det är möjligt att klicka i för vilka dagar schemat ska gälla. Det är obligatoriskt att ange ett slutdatum för schemats generering. Ett veckointervall för vilket schemat ska gälla ska också anges. Standard är att det ska skapas varje vecka (siffran 1). Vill schemaläggaren ha ett schema varannan vecka, anges siffran två. Klicka på Spara och därefter Bekräfta om du vill gå vidare med att generera tiderna. Om schematiden hamnar utanför den normala arbetstiden kommer schemaläggaren att få ett meddelande om detta. Det går då att ångra eller bekräfta att det är korrekt och gå vidare. Att skapa ett nytt schema 1. Gå till sidan Skapa schema och välj mottagning och tidstyp. Automatiskt kommer dagens datum upp, tillsammans med inställd tid och bokningsintervall (dessa värden kommer antingen från inställningar för tidstypen, eller från schemamallen om man valt en sådan). 2. Nu kan man justera de parametrar som fyllts in automatiskt, se beskrivning ovan. Tfn vx Organisationsnr sid 18 (36)

19 3. Välj sedan Spara och bekräfta antal tider som skapas. 4. Nu hamnar man automatiskt på sidan Visa schema, där man kan godkänna de preliminära tider som just skapats för tidstypen, genom att bocka i de tider man vill godkänna. Att skapa en schemamall 1. För att skapa en schemamall, gå till Skapa schema och klicka på länken Skapa/ändra schemamall. 2. Fyll i schemamallens mallnamn - förslagsvis kan mallens namn innehålla tidstypen och tidsspann för hur lång tid schemat skapas för, då blir det enkelt att se en malls huvudsakliga egenskaper. Namnen på schemamallarna måste vara unika inom en mottagning. 3. Fyll därefter i resterande parametrar schemamallen ska innehålla. När du väljer datum för schemats längd kommer mallen att spara tidsspannet, så att spannet blir detsamma när du vill använda mallen vid schemaläggning. Om startdatum för mallen är en vecka fram i tiden kommer scheman som läggs med mallen automatiskt också få en föreslagen starttid en vecka fram i tiden. Alla parametrar som knappas in i mallen kan justeras när man sedan använder den för schemaläggning. Tfn vx Organisationsnr sid 19 (36)

20 4. Spara schemamallen genom att klicka på Spara som ny. Du får en bekräftelse när det är klart. Nu blir mallen valbar i rullistan med mallar när man skapar nytt schema. Länk till sidan för att skapa schemamallar. Tfn vx Organisationsnr sid 20 (36)

21 Efter att en ny schemamall har sparats kommer en bekräftelse: Ändra befintlig schemamall För att ändra en befintlig schemamall gör man enligt följande. 1. Klicka på Skapa/ändra schemamall på sidan Skapa schema. 2. Välj den mottagning som schemamallen tillhör och välj sedan mallen i rullistan. Därefter fylls de parametrar som ska gäller mallen i. 3. Nu kan man ändra i dessa. 4. För att spara ändringarna i mallen väljer man sedan Spara ändringar. Skapa ny mall utifrån befintlig schemamall På sidan Skapa/ändra schemamall kan man skapa en ny mall utifrån en existerande mall. 1. Klicka på Skapa/ändra schemamall på sidan Skapa schema. 2. Välj den mottagning som den existerande mallen tillhör och välj sedan mallen i rullistan. Tfn vx Organisationsnr sid 21 (36)

22 3. Skriv in ett nytt namn och gör eventuella övriga ändringar i inställningarna för mallen. 4. Välj sedan Spara som ny. Ta bort schemamall 1. Välj den mall du vill ta bort på sidan Skapa/ändra schemamall enligt ovan. 2. Välj sedan Ta bort. Att använda sidan Visa schema Ett schema är en skapad serie med bokningsbara tider som är tillgängliga för invånaren i Mina vårdkontakter. Schemat visas; per dag och med sin start- respektive sluttid. Veckodag anges också tillsammans med vilken tidstyp schemat avser och vilken status schemat har. Kolumnen Tider anger hur många bokningsbara tider som skapats under dagen mellan de tider som är angivna. Ett preliminärt schema har inte genererat några bokningsbara tider. Så länge en tid har status Preliminär kan schemaläggaren ändra den eller ta bort den valda dagens genererade tider. Ett godkänt schema är omedelbart tillgängligt för bokning av vårdaktör och invånare. Om tiden av misstag blivit godkänd kan den endast tas bort från Bokningslistan och görs då av tidbokaren på vald mottagning. För en översikt över de scheman som är skapade för respektive mottagning och vald veckotidsperiod kan ses genom att klicka på Visa schema. Schemaläggaren kan godkänna scheman genom att markera vissa tider och klicka på knappen Godkänn markerade tider eller så går det att markera. Tfn vx Organisationsnr sid 22 (36)

23 Sidan Visa schema, med både godkända och preliminära tider i listan för den valda mottagningen. Bokningslista Bokningslistan visar alla bokningsbara tider i Fristående tidbok. Invånaren kan själv boka via Mina vårdkontakter alternativt att tidsbokaren på mottagningen bokar in en tid åt invånaren. Det är möjligt att välja att visa tider som har en bokning, tider utan bokning eller alla tider. Tfn vx Organisationsnr sid 23 (36)

24 När kryssrutan Visa enbart aktuella tider är ibockad betyder det att bara tider som inte påbörjats eller som påbörjats senaste 15 minuterna visas. Om kryssrutan inte är ibockad, kommer bokningslistan starta visningen av tider från och med den första tiden på valt startdatum oavsett klockslag. Bokningskommentarer (och ombokningskommentarer) följer med vid utskrift av bokningslistan på papper när kryssrutan för Minimera alla kommentarer inte har ikryssats. Vid val av annan mottagning så uppdateras underliggande tidstyper, men bokningslistan uppdateras då användaren klickar på knappen Visa. Listan sorteras efter mottagningsnamn, och datum men kan sorteras av vårdaktör på antingen mottagning, datum eller tidstyp genom att klicka på kolumnrubrikerna. Tidbokningsregler Tidbokningsregler såsom nyboknings- eller av/ombokningsbegränsnings administreras under Administrera mottagning för varje tidstyp. Dessa regler gäller för invånaren och vårdaktör. Om en tidsbegränsning uppfyllts, dvs. det är för nära inpå den aktuella tiden för att nyboka/omboka/avboka så är Boka länken inte aktiv. Vårdaktör har möjlighet att öppna tiden och bryta regeln genom att trycka på hänglåset som syns intill tiden. Tiden låses då upp och blir bokningsbar. Boka tid Genom att klicka på Boka eller hela raden för den tid som gäller i bokningslistan kommer användaren vidare till denna sida Boka sök Invånare. Tfn vx Organisationsnr sid 24 (36)

25 Högst upp visas den valda mottagningens namn, tidstyp, datum och tid. Om tidstypen innehåller information till invånaren så visas den här. När man sökt fram en registrerad invånare fylls personuppgifterna in automatiskt här. Fyll i invånarens personnummer och klicka på Sök. OBS! Om personen inte finns registrerad. Klicka på Registrera ny person för nyregistrering. När registrering av invånaren är klar kommer användaren tillbaka till den här sidan med all information färdigifylld. Kommentarsfält: Här visas en kommentarsruta om den funktionen är aktiverad för tidstypen. Inställningen förs av administratören som skapar tidstyperna. Boka tid genom att klicka på knappen Boka tid längst ned till höger. Efter att tiden bokats kommer man till invånarens sida Allmänt där Aktuella bokningar visas. Avboka tid Avboka en tid genom att klicka på avboka, texten ändrar sig då till Bekräfta. Genom att klicka på Bekräfta avbokas tiden för invånaren och tiden blir tillgänglig att boka på nytt. Invånaren kan från sin sida gå in och avboka en tid vid Mina vårdkontakter. Då syns information om detta på sidan om invånaren i Fristående tidbok (fliken för historik) och i Uppföljningsrapporten. Tfn vx Organisationsnr sid 25 (36)

26 Omboka tid Vid ombokning av en invånarens tid klickar användaren på länken Omboka under kolumnen åtgärd. En ruta kommer då fram högst upp som visar vald invånare med namn och personnummer samt den gamla tidens datum. Bokningslistan kommer automatiskt att filtrera ut tider baserat på samma mottagning och tidstyp. Genom att eventuellt ändra datum och välja en ledig tid i listan klickar vårdaktören på Boka och kommer sidan Allmänt för invånaren. Eftersom invånaren på förhand var känd är personnumret ifyllt redan och sökning efter personuppgifter har redan gjorts. Bekräfta den nya tiden (som visas högst upp) genom att klicka på Boka Tid. Du kommer att komma tillbaka till sidan Allmänt för invånaren. Om en avbokningsbegräningsning har uppfyllts för tiden, så är det ändå möjligt för vårdaktören att öppna tiden genom att klicka på hänglåset vid Omboka och Avboka. Ta bort lediga tider När ett schema har blivit godkänt av schemaläggaren, går det att manuellt ta bort lediga tider från Bokningslistan, detta kan endast göras av tidbokaren på vald mottagning. I bokningslistan kryssas de lediga tiderna i, längst ut till höger och tryck på knappen Ta bort markerade tider. Det går att ta bort alla tider som visas i listan genom att klicka i kryssrutan, då markeras alla tider, klicka sedan på Ta bort markerade tider. Tfn vx Organisationsnr sid 26 (36)

27 Uppföljningsrapporter På menyvalet Uppföljningsrapporter kan användare med behörigheten Tidbokare, Läsare eller Granskare ta fram rapporter över vilka bokningar, ombokningar och avbokningar som gjorts under ett valt tidsintervall. Sidan Uppföljningsrapporter efter sökning på alla tidstyper på en mottagning inom ett visst tidsspann. För varje händelse (bokning/ombokning/avbokning) i rapporten finns information om mottagning, tidstyp, invånare, och tid för besöket. Man kan även se om det var invånaren eller en vårdaktör som utförde händelsen, och om det skrivits in någon orsakskommentar. Tanken är att uppföljningsrapporterna ska kunna användas för att enkelt kunna sortera fram till exempel alla avbokningar som gjorts den senaste månaden. Då kan man se om kommentarerna kring avbokningen gör att man borde agera på något sätt, exempelvis genom att kontakta invånaren för att boka in en ny tid. I kolumnen för kommentar samlas alla kommentarer som historiskt gjorts om besöket i samma cell i rapporten. De visas på följande sätt: Alla kommentarer visas med datum och radbrytning mellan varje kommentar. Den nyaste kommentaren hamnar överst. Tfn vx Organisationsnr sid 27 (36)

28 De kommentarer som är markerade med (VA) är gjorda av vårdaktören, de andra är gjorda av invånaren via MVK. Testdata som visar bokningar med flera kommentarer, där alla kommentarer visas i samma cell i Uppföljningsrapporten, för att man snabbt ska få en bild av ärendet. Texter som Invånaren avbokar med kommentar kommer inte synas där kommer kommentaren stå att läsa. Läs mer om hur man använder rapporter i Fristående tidbok i det sista kapitlet i den här manualen. Avvikande tider Avvikande tider anges när scheman inte ska skapas under en tidsperiod för t.ex. röda dagar. Schemaläggaren på vald mottagning är den som kan skapa eller ta bort avvikande tider. Alla kan läsa vilka avvikande tider som gäller. Avvikande tider fylls i under menyn Avvikande tider. Skulle dessa avvikande tider ändras, kommer redan skapade scheman inte påverkas av den nyinsatta avvikelsen. Välj Alla mottagningar så ser schemaläggaren alla avvikande tider för alla mottagningar användaren Tfn vx Organisationsnr sid 28 (36)

29 är kopplad till. Det går att spara en avvikande tid som spänner över alla mottagningar. Observera! För att göra ändringar i avvikande tider på flera mottagningar, behövs rollen Schemaläggare på alla mottagningarna. Annars genererar enbart avvikande tider till de mottagningar som användaren är schemaläggare. Ifall visa passerade tider är ibockad så kommer den knappen att visa avvikande tider där datumet har passerat dagens datum. Denna funktion är skapad för att kunna se hur avvikande tider har varit historiskt. Avvikande tider i Fristående tidbok. 5. Meny - Invånare I meny Invånare finns möjlighet att söka och registrera ny invånare. Sök invånare Läsaren och tidbokaren har möjlighet att söka fram invånare som finns registrerade i systemet. En invånare kan registreras på två olika sätt. Antingen av vårdaktören eller av invånaren själv, det vill säga när invånaren gör en direktbokning i Mina vårdkontakter. I rullgardinen för mottagning kan användaren välja olika sökalternativ: Ej krav på bokning visar alla personer som finns i systemet oavsett om de har någon aktiv bokning eller ej. Tfn vx Organisationsnr sid 29 (36)

30 Alla mottagningar visar alla personer som har någon aktiv bokning (från dagens datum och framåt) på någon av de mottagningar vårdgivaren har en koppling till Namn på enskild mottagning ger endast träff om personen har en aktiv bokning på den specifika mottagningen. I fälten Personnummer, Förnamn och Efternamn kan vårdaktören skriva in hela eller delar av uppgifterna och ange ett eller flera sökalternativ. Om Alla mottagningar är valt så måste användaren ange ett sökord. Finns det bara en invånare i sökresultatet kommer användaren direkt till sidan Allmänt för invånaren. Ger sökresultatet flera invånare listas dessa med personnummer och namn. Genom att klicka på ett namn i resultatlistan visas Allmänt för invånaren. Om användaren inte får en träff vid sökning så kan invånaren registreras genom att klicka på länken Registrera ny invånare. Registrera invånare För att registrera en ny invånare behövs rollen tidbokare på vald mottagning. Invånarens personnummer fylls i och namn och adressuppgifter hämtas från folkbokföringen, medan telefon och mailadress fylls i manuellt. Telefon och mail är inte obligatoriskt. För att hämta personuppgifter från folkbokföringen klickar man på Hämta personuppgifter efter att man skrivit in invånarens personnummer. Vid slagning på folkbokföringen kan vissa specialfall inträffa, se beskrivningarna nedan. Tfn vx Organisationsnr sid 30 (36)

31 Skyddad identitet Meddelande Sökt person har skyddad identitet och är därför anonym visas om invånaren har skyddad identitet. Invånarens namn i systemet blir Skyddad identitet, och adress hämtas inte. I övrigt kan man registrera och använda invånaren i Fristående tidboken som vanligt. Avliden person Meddelandet Personnumret tillhör avliden person visas om invånaren är avliden. Invånaren kan då inte registreras i Fristående tidboken. Ändrat personnummer Om en invånare har bytt personnummer och vårdaktören skriver in det gamla numret i Fristående tidbok, kommer det nya numret att returneras vid slagning mot folkbokföringen. Man kan då registrera och använda invånaren i systemet precis som vanligt. Inget meddelande visas i detta fall. Avregistrerad ur folkbokföringen Meddelandet Sökt person har avregistrerats ur folkbokföringen visas om invånaren exempelvis flyttat från landet, eller om avregistrering gjorts av annan anledning. Man kan då registrera och använda invånaren i Fristående tidbok, men endast med personnummer (utan namn och adress). Saknas i folkbokföringen Meddelande Sökt person saknas i folkbokföringen visas om invånaren av någon anledning inte finns att hitta vid personuppgiftsslagningen. Invånaren kan då inte registreras i Fristående tidboken. Allmänt för invånaren Information om invånaren visas uppdelat i flik Allmänt och Historik. Allmänt Här visas en invånares namn, personnummer, kontaktuppgifter och eventuellt aktiva bokningar. Tidbokaren på vald mottagning kan boka en tid åt invånaren genom att klicka på Tfn vx Organisationsnr sid 31 (36)

32 Boka ny tid. Tidbokaren kommer då till Bokningslistan där invånarens namn och personnummer visas i en gul ruta högst upp på sidan och är förvald vid bokning. Tidbokaren kan välja att göra en ny slagning mot folkbokföringen för att uppdatera namn och adress genom att klicka på länken Ändra kontaktuppgifter. Man kan även ändra en invånares telefon och mail genom att klicka på länken. Klicka på Ändra kontaktuppgifter. Tfn vx Organisationsnr sid 32 (36)

33 Därefter kan du uppdatera personuppgifterna mot folkbokföringen, t ex efter adressändring. Historik I fliken Historik loggas alla bokningar, ombokningar och avbokningar som är gjorda av invånare och vårdaktör via Fristående tidbok. Varje händelse loggas med uppgifterna datum, händelse, beskrivning och vem som utförde bokningen. Den här loggningen kan behörigheterna Tidbokare och Läsare se (medan endast Granskare kan se menyvalet Logguppföljning). Tfn vx Organisationsnr sid 33 (36)

34 Tidigare händelser som rör invånaren syns på historikfliken. Snabbsök I vänstermenyn finns alltid ett sökfält överst. Sökning av invånare görs genom att ange ett personnummer i fältet och klicka på Sök. Obs! Snabbsökfältet syns bara ifall för de som har rollen läsare eller tidbokare på någon av sina kopplade mottagningar. Snabbsök används för att snabbt hitta registrerade invånare. Tfn vx Organisationsnr sid 34 (36)

35 Hjälp När en användare klickar på länken Klicka här för hjälp, öppnas denna användarhandbok. 6. Att använda rapporterna i Fristående tidbok Följande sidor visas i Fristående tidboken på en ny typ av sida, med nya funktioner. Statistik Uppföljningsrapporter Logguppföljning Exempel på en sida som visar en rapport. Funktioner som kan vara bra att känna till Tfn vx Organisationsnr sid 35 (36)

36 Sortera kolumn Om en kolumn har små pilar bredvid rubriken kan man sortera innehållet i rapporten enligt kolumnen. På så sätt kan man sortera fram en viss händelse, som till exempel alla avbokningar i en uppföljningsrapport. Bläddra och exportera Rapporterna hamnar på flera sidor om de är långa, man kan bläddra mellan sidorna med pilarna. Vid behov kan man skriva in ett sökord här och hoppa i rapporten mellan de ställen där detta förekommer. (med hjälp av knapparna Find och Next ). Rapporterna kan exporteras i flera olika format. Skriv ut Om man har de dataprogram som krävs för att skriva ut en rapport syns ikonen för utskrift. Annars kan man göra utskrift efter att ha exporterat rapporten till ett annat format, till exempel Word. Tfn vx Organisationsnr sid 36 (36)