Utvärderingsprotokoll för upphandling av Trygghetsjour

Transkript

1 Utvärderingsprotokoll för upphandling av Trygghetsjour 1 Bakgrund MKB har haft för avsikt att upphandla leverantör av en Trygghetsjour. Med över lägenheter och 33 procent av hyresmarknaden är MKB Fastighets AB Malmös ledande bostadsbolag. MKB har ca.280 anställda och är helägda av Malmö stad. MKB har, i kraft av sin storlek och sitt ägarförhållande, ett särskilt ansvar för bostadsmarknaden i Malmö. Bolaget arbetar för att stärka stadens attraktionskraft och utveckling genom en balanserad nyproduktion och ansvarsfull hyressättning. MKB:s målsättning är att bygga bra bostäder till rimliga priser, skapa socialt fungerande boendemiljöer och skapa mervärden för sina kunder. MKB:s fastigheter förvaltas utifrån ett ekonomiskt, socialt och ekologiskt hållbarhet. Trygghet och trivsel är ett av MKB:s fokusområde, därför är de trygghetsskapande åtgärderna en av våra viktigaste verksamheter. Det är av största vikt att MKB har en väl fungerande hantering av trygghetsfrågor. Under arbetstid arbetar idag 10 bosociala utvecklare, som är stationerade ute i våra fastighetsområden, med trygghetsfrågor. Deras huvudsakliga uppgifter är att verka för trygghet och trivsel genom relationsskapande åtgärder och förebyggande arbete. Man arbetar även med störningsverksamhet i tidiga skeden för att förebygga konflikter och verka för kvarboende. I de fall konflikter når juridisk karaktär övertas ärenden av en av våra bosociala handläggare. Denna arbetsgrupp är centralt lokaliserade på vårt huvudkontor. Arbetstid för MKB s personal är vardagar från Under övrig tid har MKB ett behov av hjälp med att hantera ärenden som har med trygghet att göra och söker därför en partner som under jourtid kan ta över, en sk Trygghetsjour. Trygghetsjour Eftersom Trygghetsjouren ska vara MKB:s förlängda arm när den egna personalen inte finns på plats, söker MKB en partner som är engagerad i det sociala arbetet med människor. MKB ställer höga krav på trivsel i bostadsområdena även efter kontorstid därför har MKB höga förväntningar på utförande organisation och dess personal. Anbudslämnare får inte ha en organisation där andra uppdrag, typ bevakning, konkurrer om uppdrag. Ambitionen är att anbudslämnarens personal skall bli väl förtrogna med MKB:s värderingar och vara införstådda med hur MKB:s arbetsprocess för trygghet i bostadsområdena fungerar. De skall i sin kommunikation mot kunden vara raka, tydliga och kunna hantera de svåra samtalen. MKB ser en organisation där personalen har enenhetlig klädselmed en diskret framtoning. De skalllära känna områdenas karaktär och bli lätt igenkända av våra kunder och ha ambitionen att erhålla respekt för sin rättvisa hantering genom att alltid ta kundens behov på allvar. Genom tydliga rutiner kan vi gemensamt skapa goda förutsättningar för ett gott och framgångsrikt samarbete. Rutiner, som att inställelsetiden inte skall överstiga 30 minuter och att akuta fall alltid prioriteras först, skall gälla. Kund skall endast behöva ringa ett samtal och vid dettaerhålla ett besked om när jour kan komma ut samt om man så önskar, få en återkoppling av hur ärendet utvecklades. MKB Fastighets AB Sida 1

2 Vid varje besök skall personal presentera och legitimera sig för kunden. Kunna föra en sådan konversation att eventuell tvist som är anledningen till besöket kan lösas. Ifall det inte går kunna tillkalla annan stödfunktion, exempelvis socialjour eller polis. I dialog med polis ha en positiv inställning till denna. I mån av tid alltid stanna på plats tills annan stödfunktion anlänt för att ge nödvändig information. Vid behov kunna ställa upp och vittna. Efter utfört ärende skall händelseförloppet tydligt dokumenterasmed hjälp av en checklista till en rapport.rapporten skall lämnas via mail till berörd personal redan nästkommande morgon. Checklista Vid besök skall en checklista följas så att rätt dokumentation görs. Rapport om besöket skall lämnas via mail till berörd personal redan nästkommande morgon. Den skall innehålla: Tidpunkt och datum för samtal samt ankomst till platsen Uppgifter om anmälaren om möjligt; namn, adress, lgh nummer, telefon etc. Går det att konstatera en störning? Möjlighet att gradera störningen på en skala? Uppgifter om störningen: Typ av störning, hur länge har det pågått? Namn, adress, lgh nummer på lägenheten. Vilken typ av kontakt tar man med hyresgästen? Kontaktas annan stödfunktion? Kontaktas anmälaren efter anmälan till TJ? Organisationen MKB:s behov av en trygghetsjour beräknas under icke arbetsfria dag vara mellan klockan samt dag före arbetsfri dag till dag efter arbetsfri dag Nuvarande jourverksamhet hanterar årligen cirka 1000 ärende, av dem resulterar långt ifrån alla i en utryckning utan stannar vid ett telefonsamtal mellan den boende och jourhavande bolag. Kund ska endast behöva ringa ett samtal. I dagsläget är det Securitas som har telefonjour och som genast kopplar samtalet vidare till Trygghetsjour. Statistik skall föras över anmälda ärenden och utförda besök i enlighet med vad personuppgiftslagen (PUL) och datalagen medger, samt följa all nödvändig lagstiftning som ändamålet kräver. Anbudsgivarens organisation skall ha personal med ändamålsenlig bakgrund och god erfarenhet av att hantera människor i olika livssituationer Statistik skall lämnas till MKB vid varje uppföljningsmöte varannan månad. Denna skall innehålla: antal anmälningar/samtal under perioden antal besök uppdelning på olika typer av ärenden, på områdes- och fastighetsnivå. ange tid från det att kund tar kontakt tills trygghetsjour är på plats. Anbudsgivare skall tillhandahålla en fotolegitimation till varje anställd. Legitimationen skall minst innehålla följande uppgifter: företagets namn, adress och telefon. datum då legitimationen utlämnades. namn och namnteckning på den som utlämnat legitimationen. foto på innehavaren. för- och efter på innehavaren samt namnteckning. MKB Fastighets AB Sida 2

3 giltighetstid. Avtalstid är två plus två år där vi efter varje år stämmer av om det fungerar och har rätt att säga upp med tre månaders varsel. Fakturor inom detta avtal skall skickas till beställaren elektroniskt i PDF-format. Varje faktura ska skickas i ett separat till adressen mkbfaktura@mkbfastighet.se. 2 Beställarens krav Anbudsgivare har skolat redovisa underlag för prövning av lämplighet. Prövningen kommer att ske i tre faser: A. Kontroll av uteslutningsgrunder enligt LOU 10 kap 2 B. Kontroll av grundkrav C. Utvärderingen Anbudsgivare som uteslutits enligt fas A har inte kontrollerats enligt fas B. Beställaren har i fas B kontrollerat att samtliga grundkrav dvs skallkrav är uppfyllda. Grundkrav Anbudsgivare skall uppfylla följande kvalificeringskriterier på teknisk och yrkesmässig kapacitet. Krav på teknisk kapacitet, anbudsgivare skall ha: erfarenhet av tidigare verksamhet med samma eller liknande inriktning personal som kan föradialog på svenska språket. Krav på yrkesmässig kapacitet, anbudsgivarens personal skall ha: ha ändamålsenlig bakgrund och god erfarenhet av att hantera människor i olika livssituationer Handlingar som skall bifogas för att visa att kraven är uppfyllda dokument eller referenser som styrker att anbudsgivaren har erfarenhet av tidigare verksamhet med samma eller liknande inriktning CV från personal (minst 3 ) som styrker att dessa har ändamålsenlig bakgrund och god erfarenhet av att hantera människor i olika livssituationer och att de kan föra en dialog på svenska språket Anbudssökande ska lämna en kortfattad beskrivning i svarsbilagan som styrker kraven på teknisk kapacitet samt cv som styrker yrkesmässig kapacitet. Utvärderingen Utvärderingen sker enligt principen i LOU om att anta det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga för MKB enligt 12 kap 1 p1. MKB Fastighets AB Sida 3

4 Utvärderingskriterier Följande kriterier kommer att utvärderas med angivna vägningstal: A. Organisationens tankar och formation 80 % B. Pris 20 % Kriterium Organisationens tankar och formation MKB kommer att bedöma en beskrivning av hur man tänker ta sig an uppdraget. Beskrivningen kommer att betygsättas enligt en skala från 1 5 där 5 poäng är det högsta betyget och 1 poäng är det lägsta. Erhållet poäng multipliceras med den faktor som angetts (vägningstalet). Vid denna bedömning kommer MKB att titta på hur man tänker sig uppdraget hur man tänker organiserar sig De tre beskrivningar med bäst poäng kommer att bjudas in för en personlig presentation av sitt förslag. MKB kommer efter denna presentation att slutjustera poängen inför ett avgörande. Kriterium pris Fasta priser skall lämnas enligt anbudsformulär. MKB önskar ett fast månadspris för att jour hålles och ett fast pris för en utryckning. Priset som utvärderas kommer då att vara (månadspris för jour + 50 x utryckningspris). Priset utvärderas via formeln Prispoäng= (lägsta pris/enskilt pris) x 5 x 0,20 (vägningstalet) Resultat Ett maxvärde för ett anbud kan bli 5 poäng. Lägsta poäng är 1 poäng. Högsta värde tilldelas uppdraget. För det fall att någon uppgift/kriterium saknas kommer anbudet inte att utvärderas eftersom anbudet då inte följer föreskrifterna. Ett exempel på full poäng ser ut som följande: Organisationens tankar och formation 5 x 0,80 = 4,0 Pris 5 x 0,20 = 1, Summa 5,0 p I de fall två eller flera anbudsgivare uppnår samma slutpoäng, tillfaller uppdraget det anbud som har högst poäng på organisation. 3 Inkomna anbud 4 anbud har inkommit: 1. Cubsec Bevakning AB 2. Gdr AB 3. Ibalans Lund AB 4. Tamira Malmö AB MKB Fastighets AB Sida 4

5 4 Utvärderingen Två av anbuden klarade inte kvalifikationskraven, anbud nr 1 och nr 2. AnbudNr 1: Ett av de tre inlämnade CV anses inte uppfylla kravet på ändamålsenlig bakgrund och god erfarenhet av att hantera människor i olika livssituationer. AnbudNr 2: Två av de tre inlämnade CV anses inte uppfylla kravet på ändamålsenlig bakgrund och god erfarenhet av att hantera människor i olika livssituationer. Vid en närmare granskning av anbud nr 3 och nr 4 ansågs båda ha en god uppfattning om i hur man tänkte sig uppdraget och även hur man tänkt organiserade sig. Båda anbuden fick 4 poäng. När däremot priset granskades så konstaterades att bådas anbudssummor låg en bra bit över vad MKB budgeterat för uppdraget. MKB beslöt därför i enlighet med LOU 4 kap 5 p1 att övergå till förhandlad upphandling med motiveringen att inga lämpliga anbud inkommit. Efter förhandling inkom nya anbud med följande resultatet: Ibalans Lund AB lämnade ett anbud på :- Tamira Malmö AB lämnade ett anbud på :- 5 Beslut Det beslutades att Tamira Malmö AB tilldelas uppdraget då de lämnat det lägsta anbudet. Avtal för detta kommer inte att ingås förrän efter 10 dagar från dateringen härunder har löpt. Malmö Anders Jalgard MKB Fastighets AB Sida 5