Bällstarummet, kommunalhuset, Vallentuna. BESLUT Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner uppföljningen.

Transkript

1 VALLENTUNA KOMMUN Protokollsutdrag SID 1(1) Organ: Kommunstyrelsen Datum: Plats: Bällstarummet, kommunalhuset, Vallentuna 62 Revisionsrapporter 2013 (KS ) BESLUT Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner uppföljningen. Kommunstyrelsen ger kommundirektören i uppdrag att vidta åtgärder i enlighet med förvaltningens förslag. ÄRENDET I KORTHET Enligt regler för hantering av revisionens granskningsrapporter (fastställd ) ska nämnderna rapportera vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av det som framförs av revisionens granskningsrapporter. Syftet är att revisionens granskningar ska komma kommunfullmäktiges ledamöter och allmänheten till känna, och dels att nämnderna på ett strukturerat sätt ska rapportera vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av de synpunkter och rekommendationer som förts fram. YRKANDEN Örjan Lid (M) yrkar att kommunstyrelsen ger kommudirektören i uppdrag att vidta åtgärder i enlighet med förslag i rapporten. PROPOSITIONSORDNING Ordföranden ställer arbetsutskottets förslag till beslut, med Örjan Lids tilläggsyrkande, mot avslag och finner att kommunstyrelsen beslutar i enlighet med arbetsutskottets förslag. ÄRENDETS TIDIGARE BEHANDLING Kommunstyrelsens arbetsutskott UTDRAGSBESTYRKANDE

2 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 14 (26) Kommunstyrelsens arbetsutskott Revisionsrapporter 2013 (KS ) Beslut Arbetsutskottet föreslår att Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner uppföljningen. Ärendet i korthet Enligt regler för hantering av revisionens granskningsrapporter (fastställd ) ska nämnderna rapportera vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av det som framförs av revisionens granskningsrapporter. Syftet är att revisionens granskningar ska komma kommunfullmäktiges ledamöter och allmänheten till känna, och dels att nämnderna på ett strukturerat sätt ska rapportera vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av de synpunkter och rekommendationer som förts fram. Yrkanden Örjan Lid (M) yrkar att arbetsutskottet föreslår att kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner uppföljningen. Propositionsordning Ordföranden ställer proposition på Örjan Lids (M)-yrkande och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet med yrkandet. Handlingar 1. Tjänsteskrivelse: Revisionsrapporter Revisionens granskning av inköp och upphandling 3. Revisionens granskning av intern kontroll - leverantörsfakturor 4. Revisionens granskning barnkonventionen 5. Revisionens granskning IT-verksamhet 6. Revisionens granskning näringslivsverksamheten Expedieras till Akt Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

3 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS ANDREAS FORSLUND SID 1/8 KOMMUNCONTROLLER KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Revisionsrapporter 2013 Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner uppföljningen. Ärendet i korthet Enligt regler för hantering av revisionens granskningsrapporter (fastställd ) ska nämnderna rapportera vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av det som framförs av revisionens granskningsrapporter. Syftet är att revisionens granskningar ska komma kommunfullmäktiges ledamöter och allmänheten till känna, och dels att nämnderna på ett strukturerat sätt ska rapportera vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av de synpunkter och rekommendationer som förts fram. Bakgrund Revisionen tillställer, efter genomförd granskning, rapporten till den granskade nämnden för åtgärd. Kommunens nämnder rapporterar därefter, så snart som möjligt, vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av det som framförs i granskningsrapporten. Rapporten sänds till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen rapporterar därefter till kommunfullmäktige hur revisionens granskningsrapporter har behandlats i nämnderna. Reglerna för hantering av revisionens granskningsrapporter fastställdes i mitten av Samtliga revisionsrapporter som lämnades under andra halvåret avsågs endast kommunstyrelsen. Revisionen har inte skickat några rapporter till nämnderna och således har nämnderna inte haft möjlighet att implementera reglerna och det nya arbetssättet i form av att skicka rapporter till kommunledningskontoret. Av den orsaken har ekonomiavdelningen utfört kortare intervjuer för att samla in information om hur granskningsrapporterna har behandlats inom kommunledningskontoret. KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX KOMMUN@VALLENTUNA.SE

4 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 2/8 Rekommendationer från respektive granskningsrapport kompletterat med förvaltningarnas synpunkter och åtgärder Revisionens granskning av inköp och upphandling har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna granskat om kommunens upphandlingsverksamhet är ändamålsenlig utifrån verksamhetens behov samt om kommunens upphandlings- och inköpsverksamhet är ändamålsenligt organiserad. Följande rekommendationer lämnades i granskningsrapporten: 1) Säkerställa att LOU följs när det gäller direktupphandlingar. 2) Säkerställa att alla rutiner är uppdaterade. 3) Tydliggöra ansvaret mellan upphandlingsenheten och verksamheterna i upphandlingsprocessen. 4) Tydliggöra vem som får göra inköp. 5) Säkerställa att avtalsregistret är fullständigt, uppdaterat och innehåller den information som en inköpare behöver. 6) Införa systematiska kontroller för att säkerhetsställa avtalstrohet gentemot ramavtal. 7) Genomföra en översyn avseende vilka typer av mindre inköp som sker och möjligheten att minska dessa. 8) Säkerställa att konteringsanvisningar kommuniceras i alla verksamheter för att säkerställa en likartad och riktig kontering. Förvaltningarnas synpunkter och åtgärder: 1) Revisionens synpunkt är relevant och angelägen. En åtgärd som har vidtagits är att ytterligare sprida information via nätverk om vilka regler som gäller vid direktupphandling. 2) Löpande granskning sker för att säkerställa att alla rutiner är uppdaterade. 3) Upphandlingsenheten samarbetar med förvaltningarna och försöker synliggöra och tydliggöra upphandlingsprocessen.

5 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 3/8 4) Att tydliggöra vem som får göra inköp är viktigt. Idag är detta decentraliserat men det finns fördelar med gemensamma riktlinjer för vem som får göra inköp. Vallentuna kommun har kommungemensamma anvisningar för inköp, dessa anger hur inköp ska göras men inte vem som får utföra inköp. Det finns ett behov av tydliggöra inköpsprocessen och se över hur kommunen organiserar inköpen. 5) Ett led i det här arbetet är att införskaffa ett upphandlingssystem som ett stöd för upphandling och inköp. Arbetet pågår inom ekonomiavdelningen. 6) Varje år väljs ett område ut centralt för att undersöka avtalstrohet inom kommunen. Därutöver har kommunen uppföljningsmöten med leverantörer. 7) Ekonomiavdelningen instämmer och tycker att revisionens synpunkt är relevant. Inköpsprocessen behöver tydliggöras. 8) Konteringsanvisningar kommuniceras på intranätet. Ytterligare information och utbildningsinsatser planeras. Sambandskontrollerna revideras kontinuerligt. Revisionens granskning av intern kontroll leverantörsfakturor har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna granskat tillförlitlighet i system och rutiner för hantering av leverantörsfakturor inklusive manuella utbetalningar. Följande rekommendationer lämnades i granskningsrapporten: 1) Det finns en årlig uppföljning av attest och behörighet. Vi bedömer att det finns en förteckning över beslutsattestanter och andra attestanter, vi bedömer dock att förteckningen inte är aktuell. Verifiering av attest visar på att tio fall inte stämmer överens med kommunens förteckning. Det saknas en skriftlig rutin för när uppföljning eller avslut av behörigheter ska ske. 2) Kommunens ekonomisystem saknar spärrar som omöjliggör att en handläggare som arbetar med den löpande faktureringen även kan registrera nya leverantörer. Vi bedömer detta som en brist. 3) Vi kan konstatera att kommunen har en väsentlig andel leverantörer i leverantörsregistret som förekommer fler än en gång.

6 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 4/8 4) I syfte att stärka den interna kontrollen bedömer vi att den centrala ekonomiavdelningen bör förbättra kontrollen av underlag för de manuella utbetalningarna. Vid verifiering visade det sig att tillräckligt med underlag saknades på ekonomiavdelningen. 15 av underlagen inkom först efter förfrågan under granskningens gång från förvaltningarna. Dessutom bedöms två av de manuella utbetalningarna inte innehålla den information som behövs för att kunna förstå och kontrollera betalningarna. Förvaltningarnas synpunkter och åtgärder: 1) Den skriftliga rutinen ska uppdateras. 2) Brister har identifierats av kommunen och åtgärdats genom att inte tilldela behörigheter som inkluderar både möjlighet att registrera nya leverantörer och attesträtt. 3) En total genomgång av leverantörsregistret pågår. 4) Den som attesterar har ansvaret för att få se underlagen och vid behov se till att de är bifogade. Behöver en attestansvarig utbildning sker det riktade insatser. Revisionens granskning Barnkonventionen har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i genomfört en granskning av kommunens arbete utifrån Barnkonventionen. Följande rekommendationer lämnades i granskningsrapporten: 1) I styr- och måldokument tydliggöra barnets särställning och barnkonventionens intentioner för respektive verksamhetsområde. 2) Att i enlighet med Prop.2009/10:232 Strategi för att stärka barnets rättigheter i Sverige säkerställa att verksamhetsföreträdare utbildas i barnkonventionen och dess intentioner, samt att/hur barn och ungas åsikter inhämtas i beslut som rör dem. 3) Tydliggöra det kommungemensamma ansvaret för barn och unga samt tydliggöra samarbetet mellan nämnderna.

7 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 5/8 4) Inkludera öviga nämnder i framtagande av handlingsplanen för Tryggare Vallentuna, då vi uppfattar flera frågor som nämndövergripande. 5) Se över rutinerna för uppföljning i syfte att säkerställa att uppföljning görs. Förvaltningarnas synpunkter och åtgärder: 1) Revisionens synpunkt är relevant och angelägen. Att på ett mätbart sätt formulera mål och målnivåer som tar hänsyn eller omfattar barnkonventionens intentioner torde ligga inom ramen för det kommunala trygghetsfrämjande arbetet. 2) Revisionens synpunkt är god och åtgärden borde planeras och verkställas. 3) Det kommungemensamma samarbetet som revisionen uppmärksammade inom Tryggare Vallentuna har fortsatt. Sedan tillsättningen av samordningstjänsten och utbildningschefen på barn- och ungdomsförvaltningen har arbetet med Tryggare Vallentuna utvecklats vidare. 4) Sedan är förvaltningschefen för kultur- och fritidsförvaltningen med i arbetet med Tryggare Vallentuna då förvaltningarna har slagits ihop. Sedan hösten 2013 ingår även förvaltningschefen på samhällsbyggnadsförvaltningen i styrgruppen för Tryggare Vallentuna. 5) Strukturer för uppföljningen håller på att utvecklas. Arbetet med en ny handlingsplan för Tryggare Vallentuna avseende perioden är påbörjat. Revisionens granskning IT-verksamhet har på uppdrag av revisorerna i genomfört en översiktlig granskning av kommunens IT-verksamhet. Följande rekommendationer lämnades i granskningsrapporten: 1) Avsaknad av en fungerande IT-styrningsmodell. 2) Avsaknad av styrande dokument, såsom en strategisk IT-plan, som är i linje med förvaltningarnas verksamhetsplaner vilket resulterar i ett förväntningsgap mellan IT-avdelningen och verksamheten. 3) Verksamheten ställer inga, eller brister i sina krav på definierade servicenivåer mot IT-avdelningen.

8 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 6/8 4) Avsaknad av tydliga, fungerande gemensamma samverkansformer mellan IT och verksamheten. 5) Avsaknad av en IT-kontinuitetsplan samt ett flertal säkerhetsdokument inom kommunen. Förvaltningarnas synpunkter och åtgärder: 1) Under 2014 kommer IT-styrmodellen att arbetas om. 2) För att motverka eventuella gap utför IT-avdelningen leveransöverkommelser med verksamheten. IT-avdelningen planerar därutöver att ta fram en tjänstekatalog för att motverka eventuella gap från verksamheten. 3) Leveransöverenskommelser mellan IT-avdelningen och verksamheten används för att motverka eventuella gap. 4) Gemensamma samverkansformer kommer att finnas med i en den nya ITstyrmodellen. 5) IT-styrdokumenten kommer att ses över. En IT-säkerhetspolicy kommer också att upprättas. Revisionens granskning näringslivsverksamheten har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna granskat om kommunstyrelsen säkerställt en ändamålsenlig styrning och uppföljning av näringslivsverksamheten som bidrar till att kommunens näringslivspolitiska mål förverkligas. Följande rekommendationer lämnades i granskningsrapporten: 1) Tydligare strategier för att uppnå kommunfullmäktiges mål behöver formuleras. 2) Det bör ses som prioriterat för kommunstyrelsen att förmå övriga nämnder, vars förvaltningar utövar myndighetsutövning, att arbeta för att förbättra tillgänglighet, handläggningstider och bemötande. Ansvaret för kommunens företagsklimat kan inte ligga på en ensam näringslivschef, utan bör ses som ett kommungemensamt ansvar.

9 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 7/8 3) Ett tydligare stöd till nya samt redan etablerade företag i kommunen är också nödvändigt för att målen som finns för verksamheten ska kunna uppnås. 4) Kommunen bör även överväga att utvidga näringslivschefsfunktionen, dels för att minska sårbarheten, dels för att lägga in nya arbetsuppgifter. Exempel på nya arbetsuppgifter är utbildning och stöttning gentemot övriga förvaltningar och/eller etablering av en företagslots som fungerar som en guide till förvaltningar och blanketter som då företagare behöver hjälp eller komma i kontakt med någon. 5) Som en följd av ovanstående finns det anledning att överväga en översyn av befintlig organisering och ansvarsfördelning vad gäller kommunens samlade verksamhet gentemot näringslivet med fokus på utveckling och tillväxt. Förvaltningarnas synpunkter och åtgärder: 1) Kommunikation - och marknadsavdelningen har brutit ner fullmäktiges mål i kommunplanen i sin genomförandeplan 2014 som innebär tydliggörande av strategier och aktiviteter under kommande planperiod. I pågående aktualiseringsprövning av gällande översiktsplan kommer även utvecklingen av näringslivet att belysas. 2) Frågan kommer att tas upp i kommunens ledningsgrupp. Utbildningar kring bemötande har genomförts på samhällsbyggnadsförvaltningen. Mätningar på servicenivån görs kontinuerligt och samordnas med bygglovsalliansens och SBA:s NKI-mätningar. Ledningsgruppen har under början av 2014 tagit beslut om ett åtgärdspaket för att förbättra kontaktmöjligheter och tillgänglighet i kommunens service. 3) Kommunen har begränsade möjligheter att stödja enskilda företag men ska hjälpa till inom de områden som kommunen har befogenheter för. Vi försöker prioritera tydlig information och bra dialog med företagen. Viktiga verktyg är kommunens webbsida och företagsbesök. Gratis rådgivning finns för personer som vill starta eget. Detta tillhandahålls av Täby-Danderyd-Vallentuna nyföretagarcenter. 4) Informationen och samarbetet mellan förvaltningarna har successivt förbättrats och fler åtgärder planeras. Fler samverkansforum har skapats framförallt mellan

10 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 8/8 kommunledningskontoret och samhällsbyggnadsförvaltningen. 5) Kommunstyrelsen har beslutat om en kartläggning av samhällsbyggnadsförvaltningens organisation och olika funktioner och den inkluderar också arbetet med näringslivsfrågorna. Handlingar 1. Revisionsrapporter Revisionens granskning av inköp och upphandling 3. Revisionens granskning av intern kontroll - leverantörsfakturor 4. Revisionens granskning barnkonventionen 5. Revisionens granskning IT-verksamhet 6. Revisionens granskning näringslivsverksamheten Roland Beijer Kommundirektör Annika Hellberg Ekonomichef Ska expedieras till: Akten Samtliga nämnder

11 VALLENTUNA KOMilUN KO IIII{UN REVISION EN MISSIV 20L KOMMUNSTYRELSEN SOCIALNÄMNDEN BARN- OCH UNGDOMSNAMNDEN UTBILD NINGSNAM ND EN FRITIDSNAMNDEN Granskning av kommunens arbete utifrån Barnkonventionen har på uppdrag av oss fortroendevalda revisorer i genomfìirt en granskning av kommunens arbete utifran Bamkonventionen. Resultatet av granskningen återfinns i bifogade dokument "Kommunens arbete utifrån B arnkonventionen". Vi revisorer delar :s bedömningar att o nåimnderna inte har tagit håinsyn till barnkonventionen och dess intentioner i styr och måldokument. Det tidigare bam- och ungdomspolitiska prograírmet har sådeles inte lämnat avtryck i dessa dokument. Vi uppfattar också att det finns brister i utbildningen av verksamhetsftireträdare i barnkonventionen och dess intentioner. o a a det saknas tydliga kommunövergripande direktiv och målsättningar i frågor som gäller barn och unga. Vi anser att kommunstyrelsen bör ta initiativet till att målsättningar och direktiv tas fram ftir kommunens arbete med barn och unga. det trots avsaknaden av styrdokument 2indock bedrivs ett bra arbete i Barnkonventionens anda och att organisationen åir ändamålsenligt utformad fìir detta arbet. uppfìiljningen och utvåirderingen av arbetet med barn och unga i dagsläget är begråinsade. För att ftirbättra rutinerna och stärka den intema kontrollen har ett antal rekommendationer l2imnats i rapporten. REVISIONEN TUNA TORG VALLENTUNA TFN ' FAX KOMMUN@VALLENTUNA, SE SE Vallentuna kommun

12 VALLENTUNA KOMI.IUN KOMMUN REVISIONEN MISSIV KOMMUNSTYRELSEN SOCIALNAMNDEN BARN- OCH UNGDOMSNAMNDEN UTBI LD NINGSNAM N DEN FRITIDSNAMNDEN Rapporten överlämnas härmed till Kommunstyrelsen, Socialnämnden, Bam- och ungdomsnåimnden, Utbildningsnåimnden samt Fritidsnämnden. Revisorema har tidigare begtirt attfä ett yttrande från granskad nämnd. Efter överläggningar med Kommunfullm?iktiges ordförande och Kommunstyrelsens ordfürande har vi kommit fram till ftlljande åindrade rutin ftir hur de åtgärder granskad nåimnd vidtagit ska rapporteras. Samtidigt som granskningsrapporten tillställs granskad nåimnd skickas en kopia till Kommunfullmäktiges presidium och Kommunstyrelsen ftir kåinnedom. Nämnden rapporterar sedan till Kommunstyrelsen vilka åtgärder som nämnden vidtagit. När den rapporteringen ska ske kommer att läggas fast i ett regeldokument i Förfathringssamlingen. Kommunstyrelsen kommer i sin tur attt'tåt ganger per år redovisa till Kommunfullmåiktige hur revisionens granskningsrapporter och dess rekommendationer har behandlats i nämnderna. Kommunrevisionen kan ftilja den fortsatta behandlingen genom kallelser och protokoll samt även vid en uppftiljande revision. För revisorema /4'ø,fr^ Staffan Modig Ordftirande REVISIONEN TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX KOMMUN@VALLENTUNA.SE SE Vallentuna kommun

13 VALLENTUNA KOMMUN KO}IiIUNREVISIONEN MISSIV 20L KOMMUNSTYRELSEN SOCIALNAMNDEN BARN- OCH UNGDOMSNAMNDEN UTBILDNINGSNÄMNDEN FRITIDSNAMNDEN Distribution av granskningsrapport - Kommunens arbete utifrån Barnkonventionen Kommunstyrelsen Socialnämnden Barn- och ungdomsnämnden Utbildningsnåimnden Fritidsnämnden Kommunfirllmäktiges presidium Kommundirektören Chefsekonomen REVISIONEN TUNA TORG VALLENTUNA TFN 08-s FAX KOMMUN@VALLENTUNA, SE SE Vallentuna kommun

14 ReuisÍonsrø;pport Kommunens arbete utifrån Barnkonventionen Mars zor3 V o,llentun a k o tntntrít Samir Sandberg Joanna Hägg Sofia Regnell

15 InnehAU Sammanfattande bedömning och rekommendationer 1 Inledning 4 2.r Bakgrund, revisionskriterier och uppdrag Revisionsfråga Avgränsning Metod 5 Utgångspunkter Barnkonventionen 6 Granskningsresultat 7 4.r Barnkonventionen och dess intentioner i styr- och måldokument 7 4,L.r Kommunplanen 7 4.r.2 Verksamhetsplanerna 8 4.L.8 Övriga styrdokument och utbildningar Nämnder och styrelser arbetar enligt fullmäktiges direktiv och målsättningar när det gäller frågor som rör barn och ungdomar 9 4.g Kommunens organisation är ändamålsenligt utformad 10 4.g.r Organisation och samarbete mellan nämnder och förvaltningar 1tl Tryggare Vallentuna 11 4.g.3 Samverkansgrupper med erterna aktörer t2 4.g.4 Samverkansformer för barn och ungdomars delaktighet och infl ande t2 4.4 Formerna för uppföljning och uwärdering av uppnådda resultat och effekter är ändamålsenligt utformade 13

16 r Sannrnø:nfø:ttolnde bedötnníng o ch r ekornntendø:tíorter På uppdrag av s förtroendevalda revisorer har granskat Socialnämndens, Barn- och ungdomsnämndens, Utbildningsnämndens och Fritidsnämndens arbete i frågor som rör barn och ungdomar. Granskningen har sin utgångspunkt i Prop. zoogf to:232. och fokuserar på barnkonventionen och dess intentioner. Efter genomförd granskning är vår bedömning att ändamålsenligt bedriver arbetet med barn och unga ur ett verksamhetsperspektiv, med avseende på samverkan och organisation. Vi bedömer dock att det saknas en tydlig politisk styrning och ledning samt att det saknas ett tydligt barnperspektiv i styr- och måldokument. Utifrån de revisionskriterier granskningen baseras på grundar sig bedömningen ovan på följande observationer: a a Nämnderna har inte tagit hänsyn till barnkonventionen och dess intentioner i stlry- och måldokument. Det tidigare barn- och ungdomspolitiska programmet har inte lämnat avtryck i styrdokumenten. Vi uppfattar också att det finns brister i utbildningen avverksamhetsföreträdare i barnkonventionen och dess intentioner. Det saknas tydliga kommunövergripande direktiv och målsättningar i frågor som gäller barn och unga. Det är därmed svårt att bedöma nämndernas arbete i förhållande till dessa. Vi anser att kommunstyrelsen bör ta initiativet över kommunens arbete med barn och unga. 1av14

17 a a Det fìnns en i allt väsentligt ändamålsenligt utformad organisation. Vi anser dock att synen på barn- och ungdomsfrågor bör vara tydliggiord på alla politiska nivåer. Det finns i Vallentuna goda förutsättningar för detta utifrån verksamheternas nuvarande arbetsformer. Uppföljningen och utvärderingen av arbetet med barn och unga i dagsläget är begränsade. 2av14

18 I syfte att stärka förutsättningarna i detta arbete lämnas ett antal rekommendationer. Vi rekommenderar nämnderna att: a a a o a I svr- och måldokument tydliggöra barnets särställning och barnkonventionens intentioner för respektive verksamhetsområde. Att i enlighet med Prop. zoogf to:z3z Strategi för att stärka barnets rättigheter i Sverige säkerställa att verksamhetsföreträdare utbildas i barnkonventionen och dess intentioner, samt att/hur barn och ungas åsikter inhämtas i beslut som rör dem. Tydliggöra det kommungemensamma ansvaret för barn och unga samt tydliggöra samarbetet mellan nämnderna. InHudera öwiga nämnder i framtagande av handlingsplanen för Tryggare Vallentuna, då vi uppfattar flera frågor som nämndövergripande. Se över rutinerna för uppföljning i syfte att säkerställa att uppföljning görs. 3av14

19 2 Inledníng 2. t B q,kg rund, r euísi ons lc ríteríer o eh upp dr ag FN:s barnkonvention om barnens rättigheter antogs av Generalförsamlingen Sverige var ett av de första länderna som ratificerade konventionen vilket innebär att den är folkrättsligt bindande. Därmed har Sverige åtagit sig att följa konventionens innehåll och anda samt att aktivt förverkliga intentionerna i den. I prop. (rgg7/g8l8z) underströks vikten av att kommunerna skulle erbjuda sin personal utbildning i barnkonventionen. Det föreslogs samtidigt att kommunerna skulle inrätta system för att kunna följa hur barnets bästa förverkligas i det kommunala arbetet. Kommunfullmäktige har tidigare fastställt ett barn- och ungdomspolitiskt program för åren zoos-zoro, vilket uttryckte kommunens samlade syn på barn- och ungdomsfrågor. Programmets intention var att frågor som rör barn och ungdomar ska komma i främsta rummet samt vara vägledande för samtliga nämnder och förvaltningar. De tidigare fastställda målen inom detta område ska numera ingå i den övergripande kommunplanen samt i nämndernas respektive verksamhetsplaner. Syftet med granskningen är att bedöma hur kommunens nämnder och styrelser arbetar i enlighet med barnkonventionens intentioner och fullmäktiges fastställda mål i barn- och ungdomsfrågor. I granskningen ingår även frågor kring mobbing, barn i behov av särskilda behov/särskilt stöd. 2.2 Reuisions frô;ga Beaktas frågor som rör barn och ungdomar i s beslutsfattande? Följande revisionskriterier/kontrollmål har använts:. Hänsyn i kommunen har tagits till barnkonventionen och dess intentioner vid framtagande av styr- och måldokument.. Nämnder och styrelser arbetar enligt fullmäktiges direktiv och målsättningar när det gäller frågor som rör barn och ungdomar.. Kommunens organisation är ändamålsenligt utformad, bland annat när det gäller samverkan i barn- och ungdomsfrågor samt i den kommuninterna roll- och ansvarsfördelningen mellan nämnderna och förvaltningarna. I Formerna för uppföljning och utvärdering av uppnådda resultat och effekter är ändamålsenligt utformade. 4av14

20 z.gaugränsníng Granskningen avgränsas till att gälla socialnämnden, barn- och ungdomsnämnden, utbildningsnämnden och fritidsnämnden. z.4metod. Granskningen har genomförts genom dokumentstudier och intervjuer med verksamhetsföreträdare. Intervjuer har genomförts med följande personer: - Tillförordnad förvaltningschef socialförvaltningen - Barn- och ungdomsenhetens chef, socialförvaltningen - Tillförordnad förvaltningschefbarn- och ungdomsförvaltningen - Föreståndare för Resurscentrum - Förvaltningscheffritidsförvaltningen - Ungdomsenhetens chef, fritidsförvaltningen - Socialnämndensordförande - Barn- och ungdomsnämndens ordförande 5av14

21 S Utg&ngspunkter g. I B ø:rnkonu entíorteít Grundprinciperna i konventionen om barns rättigheter återfinns i artiklarna 2,3,6 och rz. a a o o Artikel z i konventionen om barns rättigheter handlar om att inga barn ska diskrimineras. Artikel 3 i konventionen om barns rättigheter handlar om att alltid sätta barnets bästa i fokus. Artikel 6 i konventionen om barns rättigheter handlar om att åtgärder vidtas som säkrar rätten till fiisisk, psykisk, andlig, moralisk, psykologisk och social utveckling. Artikel rz i konventionen om barns rättigheter handlar om barn och ungas rätt till delaktighet. Prop. zoog f ro,zgz Strategi för att stärka barnets rättigheter i Sverige'innehåller ett antal principer som ska vara utgångspunkt för så väl kommunernas som andra offentliga aktörers arbete med att säkerställa barns rättigheter i Sverige. Propositionen antogs av riksdagen i december 2o1o. I strategin lyfts bland annat samarbete mellan skola, socialtjänst och andra aktörer fram som en förutsättning för att skydda barn som far illa eller diskrimineras. Vidare lyfter strategin också fram att det i en kommun bör finnas kunskap och arbetssätt för att inhämta barns åsikter i frågor som rör dem. I samtliga beslut som rör barn bör det därmed framgå hur barnets åsikter har inhämtats. Vikt läggs även vid att kommuner bör inrätta system för att kunna följa hur barns bästa förverkligas i det kommunala arbetet. Barnplaner, barnbilagor till budgeten och barnkonsekvens-analyser kan vara instrument för sådan uppföljning. Kommunerna ansvar också för att såväl beslutsfattare som berörd personal har en gedigen kunskap om barns rättigheter samt fortlöpande får kompetensutveckling för att bibehålla och utveckla denna kunskap. r Ersätter rg97l98:r8z Strategiþr attþruerkliga FN:s konuentíon ombarnets rättigheter i Suerige 6av14

22 4 Grørnskníngsresultø:t 4.t BarntkonuentíoÍteÍt och dess íntentíoner í stut- oehmô,ldokurnent I detta avsnitt belyses huruvida hänsyn har tagits till barnkonventionen och barnkonventionens intentioner vid framtagande av styr- och måldokument. Fram till år zoro uttrycl,rtes kommunens samlade syn på barn- och ungdomsfrågor i det kommungemensamma barn- och ungdomspolitiska programmet. Programmet hade ett tydligt barnrättsperspektiv och utgick från barnkonventionen och barnets bästa. Programmet innehöll såväl inriktningsmål samt uppdrag till nämnder inom ett antal prioriterade områden kring kommunens verksamhet gentemot barn och unga. Från och med zorr beslutades att programmet inte skulle revideras och att målen inom detta områdes ska ingå i de ordinarie styrdokumenten. Utifrån denna bakgrund har en granskning genomförts avbefintliga styr- och måldokument Kommunplanen Kommunens övergripande styr- och måldokument utgjordes under granskningsperioden av Kommunplanen för zotz-zot4.defyra strategiska målområden som anges i planen är: o Kund/invånare. Tillväxt och utveckling. God ekonomisk hushållning. Energi och miljö Inom dessa områden finns sammanlagt 16 kommungemensamma mål. Det kommungemensamma målet om ett tryggare Vallentuna anges i intervjuerna som det mål med störst bäring på barn och ungdomar i kommunen. Ett speciellt arbete inom vad som kallas just Tryggare Vallentuna har initierats i kommunen. Tryggare Vallentuna är ett nätverk där de i kommunen som arbetar med barn- och ungdomsfrågor samordnar sina resurser. Syftet med Tryggare Vallentuna uppges vara att permanenta det arbete kring det barn- och ungdomspolitiska programmet som tidigare gjorts i kommunen. Arbetet diskuteras vidare nedan. Målen inom de öwiga områdena god ekonomiskhushållning, energi och miljö och tillväxt och utveckling, saknar uttrycklig relevans för arbetet med barn och unga i kommunen. Därutöver formuleras nämndspecifika mål av nämnderna, med grund i de kommungemensamma målen. De nämndspecifika målen redogörs för i verksamhetsplanerna för respektive nämnd. 7av14

23 4.1.2 Verksamhetsplanerncl I socialnämndens verksamhetsplan för zotz-zor4 utgör följande två mål de som närmast kan hänföras till barnens särställning och barnkonventionens intentioner, mål 6: "socialnämnden ska genom insatser av förebyggande natur bidra till att/.../stärka barns och ungdomars egen förmåga"; samt mål 8: "socialnämnden ska genom samverkan med andra nämnder bidra till att skapa trygghet i Vallentuna". I Socialnämndens verksamhetsplan omnämns också att samarbetet med skolan kan utvecklas ytterligare när det gäller förebyggande verksamhet/öppenvård för barn och ungdomar. Speciellt rör detta de ungdomar år som är i behov av insatser utöver etablerade g rmnasieprogram. Socialnämndens tidigare verksamhetsplan för zoro-zorz berör medbäring pä arbetet med barn och ungdomar målet om att bli beviljad ordinarie licens för BBIC, vilket är ett metodval med tydligt fokus på barn och ungdomars behov i centrum. Socialnämnden har nu beviljats ordinarie licens. Utbildningsnämndens verksamhetsplan 2oL2-2or4 innehåller ett antal nämndspecifika mål med indikatorer kring brukarnöjdhet (elevnöjdhet). Bland annat beaktas andel elever som känner sig trygga på sin skola, respektive anser att de stimuleras till utveckling och lärande, samt ett antal resultatmål för betyg, högskolebehörighet. Det finns dock inga uttryckliga referenser till barnkonventionen eller barnets särställning i verksamhetsplanen. Barn- och ungdomsnämndens verksamhetsplan 2or2-2ot4 innehåller också mål med indikatorer kring elevnöjdhet, lärandemiljö, utveckling och trygghet. I verksamhetsplanen omnämns i första hand lagar som styrande för nämndens verksamhet och måi. Vid intervjun med barn- och ungdomsförvaltningen (som svarar till både utbildningsnämnden och barn- och ungdomsnämnden) påpekas att barns rättigheter och barns bästa är en naturlig utgångspunkt i verksamheterna vars huvudsahiga målgrupp är barn och unga. Vidare har hänsyn till barnkonventionens intentioner tagits i de lagar och förordningar som styr kommunens arbete, varpå det ytterligare blir en naturlig del i verksamheternas ramverk. Exempelvis nämns skollagen som har en tydlig utgångspunkt i barnkonventionen. Fritidsnämndens verksamhetsplan 2or2-2or4 innehåller inga mål direkt hänförliga till barnkonventionen. Det mål som starkast l -fter fram barn och ungdomar är mål nr 4: "Fritidsnämndens samtliga verksamheter samarbetar med öwiga berörda nämnder samt berörda myndigheter och organisationer för ungdomsgruppen 7-2o år" Ourígø sfurdokument och utbildningor Det saknas barnplaner, barnchecklistor och dylikt i kommunen och det finns ingen barnbilaga till budget. Det säkerställs inte heller i kommunen att verksamhetsföre- 8av14

24 trädare och personal utbildas i barnkonventionen och dess intentioner. Verksamhetsföreträdare beskriver att utbildningar sker kring tolkning och tillämpning av de aktuella lagarna som styr deras verksamhet och där barnkonventionen ligger till grund, exempelvis skollagen. Ingen verksamhetsföreträdare anger dock att de fått utbildning kringbarnkonventionen och dess intentioner. Det tydliggörs i den nya propositionen att kommunen har ett ansvar att utbilda verksamhetsföreträdare och tjänstemän inom området. 4.r.g.r Kommentarerochbedömningar: Enligt vår uppfattning saknar styrdokumenten tydlig bäring på barnkonventionen och dess intentioner. Det tidigare barn- och ungdomspolitiska programmet har inte lämnat avtryck i styrdokumenten. De nämndspecifika mål som rör de nämnder som är ansvariga för barn och ungdomar i kommunen har ett naturligt fokus på detta arbete, men även där saknas tydliga referenser till barnets särställning. Målen skulle enligt vår uppfattning kunna utvecklas för att tydliggöra och lyfta fram såväl barnkonventionens intentioner som de tidigare inriktningsmålen och uppdragen från det barn- och ungdomspolitiska programmet. De exempet på målindikatorer kring elevernas utveckling och lärande, elevnöjdhet, trygghet etc., samt fritidsnämndens samverkansmål är de närmaste som finns. Vi uppfattar således att nämnderna inte har lyckats säkerställa att de intentioner som tidigare uttryckets i det barn- och ungdomspolitiska programmet har överförts till kommunplanen och nämndernas verksamhetsplaner. Utifrån de mål som i Prop. zoog f to.zgz Strategi för att stärka barnets rättigheter i Sverige kan anses ha bäring på kommuner så saknar vi också uttalade mål kring utbildning i barns rättigheter för verksamhetsföreträdare. Vi saknar också mål kring hur/att barns och ungas åsikter ska inhämtas vid beslut som rör barn. Vår bedömning är således nämnderna inte har tagit hänsyn till barnkonventionen och dess intentioner gällande styr- och måldokument. 4.2 Nätnnder oeh stgrelser orrbetør enlígtlullmäktíges dírektíu oc r-lø.&ls ittníngølr rúir det g äller lr&g or sorn rör bølnt och un'g doínclr Som ovan nämnts fanns tidigare ett barn- och ungdomspolitiskt program som tydliggjorde att frågor som rör barn och ungdomar ska komma i främsta rummet samt vara vägledande för samtliga nämnder och förvaltningar. I april eorr beslutade kommunfullmäktige att programmet inte skulle revideras. I den uppföljning som då gjordes föreslogs istället att målen inom detta område framöverbör ingå i den övergripande kommunplanen samt i nämndernas respektive verksamhetsplaner. Som ovan nämnts har vi uppfattat att verksamhetsplanerna och kommunplanen är begränsade i sina mål och direktiv kring arbetet med barn och ungdomar. Vi uppfattar 9av14

25 inte heller att kommunplanen tydliggör hur kommunen ser på arbetet med barn och unga. I och med denna brist på tydliga direktiv har nämnder och förvaltningar stort ansvar att utveckla sitt eget arbete kring barn och unga. 4.2.L.L Kommentarerochbedömningar: Trots att vi tidigare noterat att det barn- och ungdomspolitiska programmet inte har införlivats i de gällande styrdokumenten är vår bild att programmets intention lever kvar i organisationens arbete i frågor som rör barn och unga. Det uppfattas vara ett verksamhetsbaserat resultat, och inte ett resultat av en tydlig politisk styrning. Vi uppfattar att det saknas målsättningar och direktiv på kommunövergripande nivå gällande frågor som rör barn och unga efter att det barn- och ungdomspolitiska programmet har avslutats. Därmed ser vi risker för att det befintliga arbetet med barn och unga, som inte fastställts via direktiv, riskerar att nedprioriteras eller försvinna vid förändringar i organisationen. Utifrån denna brist på direktiv från fullmäktige är därmed svårt att bedöma förvaltningarnas och nämndernas arbete i enlighet med dessa. Vi anser dock att kommunstyrelsen bör ta initiativet över kommunens arbete med barn och unga. 4. g l(otntntntens org ørnrísø:tíon är ändørtnô,isenlíg t ulfortnød Organisatíon och samarbete mellan nömnder ochforualtningar Granskningen omfattar ffra nämnder och tre förvaltningar som tillsammans anses ha det sammantagna ansvaret för barn och unga i kommunen. Det är viktigt att dessa nämnder säkerställer ett helhetsansvar för barnet i syfte att motverka att barn faller mellan stolarna. Förvaltningarna ger i intervjuerna uttryck för att de överlag har en god samverkan. Samverkan sker bland annat inom Tryggare Vallentuna (vilket behandlas utförligare nedan) men även i andra former, till stor del i och via skolan. Det finns även ett speciellt projekt för samverkan mellan socialförvaltningen och barn- och ungdomsförvaltningen i syfte att ta ett helhetsansvar för de ungdomar som inte deltar i skolverksamhet, så kallade "hemmasittare". Inom barn- och ungdomsförvaltningen ansvarar Resurscentrum för arbetet med elever i behov av särskilt stöd. Resurscentrum organiserar specialverksamheter såsom språkklass, förberedelsehass och särskola, och finns till för de tillfiillen då stödet på skolan inom den ordinarie skolenheten inte räcker till. Resurscentrum ansvarar också för elevhälsan i kommunen. Resurscentrum ska via elevhälsa och tilläggsbelopp arbeta för att ingen rektor lämnar ifrån sig elever utan se till att samtliga elever i behov av stöd får det stöd de har rätt till. Socialförvaltningens samarbete med skolan sker bland annat via en socialsekreterare kopplad till varje skola. Det- 10 av 14

26 ta är tänkt att underlätta kontakten mellan skola och socialtjänst samt bidra till ökat samråd kring barn och ungdomar. Ett förebyggande arbete mellan fritidsförvaltning, barn- och ungdomsförvaltning och socialförvaltning sker via regelbundna möten mellan skolan, socialsekreterare och fáltassistenter. Även en polis knuten till skolan deltar i dessa. Dessa möten behandlar tendenser på gruppnivå ur ett barnoch ungdomsperspektiv. Under intervjuerna framkommer att samarbete på nämndnivå sker i sakfrågor, där specifika frågor kan Mtas i flera nämnder. Det sker inget arbete kring barn och unga av generell och övergripande natur mellan nämnderna idag. Nämndordförandena uppger att denna samarbetsform är fullt tillräcklig idag. har även tagit del av interna samverkansrutiner mellan barn- och familjeenheten inom socialförvaltningen och motparter i kommunen. Rutinerna avser samverkan mellan barn- och familjeenheten och enheten för äldre och funktionsnedsatta, vuxenenhetens myndighetsavdelning, Vallentuna gymnasium (likande rutiner finns för grundskolan inklusive friskolor) samt rutiner för samarbete och arbetsflöde mellan barn- och familjeenheten och öppenvården Tryg gare Vallentuna. Tryggare Vallentuna är ett forum och nätverk där de i kommunen som arbetar med barn- och ungdomsfrågor samordnar sina resurser. En speciell samordnare är ansvarig för detta arbete i kommunen. Samverkan inom nätverket sker främst i form av dessa tre former: a a a Stwgrupp (kommundirektören, kommunstyrelsens ordförande, förvaltningschef på barn- och ungdomsförvaltningen, socialförvaltningen och fritidsförvaltningen, samordnare för Tryggare Vallentuna, närpolischef samt samordnare säkerhetsfrågor) Samordningsgrupp (enhetschef, verksamhetschef m.fl.) Utökad samordningsgrupp (representanter från skolornas elevhälsovård, socialtjänstens barn- och ungdomsgrupp samt öppenvård, f,áltgruppen, närpolisens ungdomsutredare, svenska þrkans ungdomsverksamhet) En handlingsplan för arbetet utarbetas i huvudsak av samordnaren och antas sedan i styrgruppen. Samhällsbyggnadsförvaltningen och kulturförvaltningen deltar inte i sþ'rgruppen och har således ingen påverkansmöjlighet. Handlingsplanen antas därefter endast i fritidsnämnden som ansvar för arbetet inom Tryggare Vallentuna. Utgångspunkten i arbetet med Tryggare Vallentuna anges vara att skapa ett helhetsgrepp kring kommunens barn och unga, "vi jobbar med samma barn". Arbetet rör bland annat att förebyggande arbete mot alkohol, narkotika, doping och tobak, samt nattvandringar för att sþdda barn mot våld. Under det senaste året har nattvandringsbidrag instiftats och getts till föreningar som bistår med nattvandrare. 11 av 14

27 Samordningstjänsten har under en tid varit vakant. En ny samordnare tillträdde i mars Fritidsförvaltningens chef uppger att verksamheten har fortgått även under vakansen, men att det har inverkat negativt på utvecklings- och uppföljningsarbetet i viss mån Samuerkansgrapper med exterrla aktörer Nämnderna och förvaltningarna samarbetar även med landsting och polis. Ovan har polisens närvaro i samverkansmöten diskuterats. I Familjens hus samverkar barn- och ungdomsförvaltningen med socialförvaltning och barnavårdscentralen (BVC). Dit kan förskolebarn och familjer gå för att få stöd via till exempel föräldrautbildningar. Samverkan mellan kommunen och landstinget gällande elever i behov av särskilt stöd regleras via ett speciellt avtal (BUS). Samarbete mellan fritidsförvaltning och regionens gemensamma socialjour uppges vara aktuellt att utöka genom att engagera socialjouren i fáltassistenternas arbete Somuerkansþrmer for born och ungdomars delaktighet och inflytande På skolorna är det huvudsakliga verktygen för elevinfl ande elewåden. Vi uppfattar att arbetet med elewåd ser något annorlunda ut mellan skolorna avseende frekvens och kontinuitet. Utöver elevråden finns även så kallade samråd. Dessa inkluderar elever, föräldrar och politiker och de träffas ett par gånger per termin. Kommunen har inte tidigare arbetat strukturerat och aktivt med barn- och ungdomsinfl ande. På grund indikationerna på att ungdomar i kommunen upplevde att de inte lyssnades till, vilket manifesterades i Lupp zorr, har ett ungdomsråd nyligen instiftats i kommunen. Ungdomsrådet vänder sig till ungdomar mellan rz och 16 år och drivs av fritidsförvaltningen på uppdrag av fritidsnämnden. Rådet består av representanter från elewåden men ska i huvudsak behandla frågor som rör barn och unga utanför skolan (till skillnad från elewåden). Ungdomsrådet är dock så pass nytt att det inte är Hargjort vilka frågor som ska diskuteras samt hur dessa ska tas om hand och följas upp i kommunen. Det uppges finnas planer på att inkludera även andra representativa ungdomsgrupper utöver elewåden, till exempel i form av gårdsråd på fritidsgårdarna, längre fram. Även andra förvaltningar ska kunna medverka i ungdomsrådet framöver L Kommentarerochbedömningar: Vi bedömer att det finns tydliga samarbetsformer både inom och mellan förvaltningar i de flesta fall. Vi uppfattar att samarbetet med skolan som naturlig mötesplats fungerar bra både gentemot socialförvaltning och gentemot fritidsförvaltning. Tryggare Vallentuna bidrar till att stärka samarbetet mellan förvaltningar samt mellan olika nivåer i organisationen, likväl som gentemot externa aktörer. Vi bedömer dock att det fìnns skäl till att involvera även de förvaltningar som idag inte finns representerade i Tryggare Vallentuna i arbetet. Vi ser också att det finns skäl att se 12 av 14

28 över om handìingsplanen för Tryggare Vallentuna ska behandlas i fler nämnder än fritidsnämnden då många frågor är kommunövergripande. Vi ser positivt på att ett ungdomsråd är under utveching i kommunen. Vi anser det dock finnas skäl att involvera även andra nämnder i arbetet med ungdomsrådet. Trots att nämndordförandena anser att samarbetet mellan nämnderna som det ser ut idag är fullt tillräckligt anser vi att det finns skäl att formalisera samverkan och på så sätt tydliggöra det kommungemensamma ansvaret för barn och unga. I och med de olika samverkansformerna mellan de berörda förvaltningarna bedöms ändå risken för att barn och ungdomar faller mellan stolarna vara relatir,t liten. Vi bedömer att organisationen i allt väsentligt är ändamålsenligt utformad. Vi anser dock att synen på barn och ungdomsfrågor börvara tydliggiord på alla politiska nivåer. Det finns i Vallentuna goda förutsättningar för detta utifrån verksamheternas nuvarande arbetsformer Fortnerno frr urppîolrníng och utu ärderíng au lupplrrôiddaresultø:t oeh effekter är ändølnflls.- enlígt utforrnø;de De nämndspecifika målen följs upp enligt de indikatorer och mätmetoder som anges i verksamhetsplanerna, främst enkäter och utvärderingar. Dessa mål har som ovan nämnts endast begränsad ankn ning till barnkonventionen och dess intentioner. Tryggare Vallentuna gjorde under hösten 2011 en uppföljning av den lokala ungdomspolitiken (Lupp) i vilken ungdomar i kommunen tillfrågades om sin livssituation och vad som är viktigt för dem. zor4 görs en ny Lupp-uppföljning. har också tagit del av en tidigare kvalitetsredovisning på barn- och ungdomsförvaltningen, i vilken en utvärdering och uppföljning av arbetet presenteras. I denna redovisning tillfrågas elever i kommunen om sin uppfattning avseende möjligheterna att påverka/planera sitt skolarbete samt om sitt infl ande/huruvida lärare och skolledning lyssnar på dem. 4.4.r.r Kommentarerochbedömningar: Vår bedömning är att uppföljningen och utvärderingen av arbetet med barn och unga i dagsläget är begränsat och rekommenderar därmed nämnderna att se över rutinerna för uppföljning. 13 av 14

29 Samir Søndberg Projektledare CarínHultgren Uppdragsledare 14 av 14

30 VALLENTUNA KOMMUN Kommunstyrelsen KLK VALLENTUNA KOMMUN REVISION EN 20t{ -0t- I 7 MISSIV Dnr: KOMMUNSTYRELSEN Granskning av nköp och upphandling har på uppdrag av oss förtroendevalda revisorer granskat om kommunens upphandlingsverksamhet är ändamålsenli g utifrån verksamhetens behov samt om kommunens upphandlings- och inköpsverksamhet är ändamålsenligt organiserad. Med ändamålsenligt organiserad menas att organisationsstrukturen underlättar och bidrar till verksamheternas användning av ramavtal samt att löpande uppföljning görs för atttäckaverksamheternas behov. Vårt val av granskningsinsats utgår från den väsentlighets- och riskanalys som genomfördes inftir revisionsåret Vi delar de bedömningar som gör i granskningsrapporten. Vår samlade bedömning är att kommunens upphandlings- och inköpsverksamhet inte i alla delar är fullt ut ändamålsenligt organiserad utifrån verksamhetens behov. Följande iakttagelser ligger till grund för bedömningen: o Det finns en upplevd otydlighet i ansvarsfürdelningen mellan upphandlingsenheten och verksamheterna. o Det saknas ett fullständigt avtalsregister. o Det görs ingen systematisk uppföljning av hur mycket som köps från olika leverantörer. o Det saknas regler kring vem som får göra inköp. o Det är tveksamt om samtliga medarbetare àr tillräckligt informerade och utbildade ftir att göra inköp. o Ramavtalsregistret på kommunens intranät hanteras inte ändamålsenligt. o Registeranalysen visar att kommunen har gjort avsteg från LOU. Utifrån granskningen lämnar vi ett antal rekommendationer som framgår av bifo gad granskningsrapport. REVISION EN TUNA TORG VALLENTUNA TFN ' FAX KOMM UN@VALLENTU NA. SE WWWiVALLENTUNA. SE Vallentuna kommun

31 VALLENTUNA KOMMUN REVISIONEN MISSIV KOMMUNSTYRELSEN Revisoremautgär från att Kommunstyrelsen vidtar relevanta åtgärder som följd av granskningen och sedan redovisar dessa till Kommunfullmäktige enligt rutin För revisorerna W* Staffan Modig Ordförande Distribution av granskningsrapport - Granskning av inköp och upphandling Kommunstyrelsen Kommunfu llmäktige s pre sidium Kommundirektören Chefsekonomen REVISION EN TUNA TORG 1 ' VALLENTUNA TFN FAX KOMMUN@VALLENTUNA.SE NA. SE Vallentuna kommun

32 Revisionsrapport SofiaNylund t8 december zotg Grcnslcníng su ínköp och hc:ndlíng pwe

33 Granskning av inköp och upphandling 2o SofiaNglund- Projektledare Cc:rínllultgren Uppdragsledare December 201 3

34 é.()! Granskning av inköp och upphandling Inneh&llsforteckning 1. qt D 2.4. O J )..) b t t. F7D 8. B.r.r. 8.r.2. B.r.g. 8.r.4. B.r.s. 8.r.6. Samrnanfattande bedömning och rekomrnendationer 1 Inledning...3 Bakgrund Revisionsfråga, revisionskriterier och kontrollmåi. 3 Revisionsmetod... Avgränsning... Granskning av interna och externa regelverk...5 Externa regelverk Upphandlingspolicy...6 Inköp- och upphandlingsguide - UPMOS...6 Anvisningar - Inköp 7 Avtalsrutin 7 Riktlinjer för avtalshantering... 7 Bedömning 7... I Upphandlingsorganisationen Upphandlingsenheten...8 Avtalshantering... 8 Inköpsorganisationen Boka, beställa, köpa 9 Genomgång av aüal på intranätet Bedömning Enkätundersökning...12 Sammanfattning av enkäten. Bedömning 13 Granskningsresultat - inköp ivallentuna '4 Kommunens totala inköp Bedömning Granskningsresultat - avtalstrohet WS-arbeten Ventilationsarbeten o J t2 L4 L4 15 t6 t6 December 2013

35 Granskning av inköp och upphandling 8.t.7. Böcker,tidningar,facHitteratur(utbildning) 77 B.z. Bedömning 18 Bilaga r. Enkätundersökningen December 2013

36 t. Sanntnornfo;tto;nde bedörnning och rekornrnendø:tíoner På uppdrag avs revisorer har kommunövergripande granskat verksamheternas tillämpning av ramavtal. Den revisionsfråga som ska besvaras med anledning av granskningen är: lir kommunens upphandlíng su erks amhet öndamåls enlíg utifr ån u erks amhetens b ehou s amt är kommunens upphondling s - o ch ínköp su erks amhet ändamåis enlig t organíserad? Med ändamålsenligt organiserad menas att organisationsstrukturen underlättar och bidrar till verksamheternas användning av ramavtal samt att löpande uppföljning sker för att täcka verksamheternas behov av ramavtal. Vår sammanfattande bedömning är att kommunens upphandlings- och inköpsverksamhet inte i alla delar är fullt ut ändamålsenligt organiserad utifrån verksamhetens behov. Bedömningen grundar sig på att det i upphandlingsprocessen finns en upplevd otydlighet i ansvarsfördelningen mellan upphandlingsenheten och verksamheterna, att det saknas ett fullständigt avtalsregister och att det inte görs någon systematisk uppföljning av hur mycket som köps från olika leverantörer. Bedömningen grundar sig vidare på att det saknas regler kring vem som får göra inköp och att det utifrån den beskrivning vi erhållit under granskningen, samt utifrån svaren från enkätundersökningen, är svårt att se att samtliga medarbetare är tillräckligt informerade och utbitdade för att göra inköp. Därtill hanteras ramavtalsregistret på kommunens intranät inte ändamålsenligt' Eftersom kommunen saknar ett fullständigt avtalsregister har det inte på ett enkelt sätt gått att stämma av vilka leverantörer som är upphandlade. Utfallet av registeranalysen indikerar att kommunen gör många småinköp. Vidare visar registeranalysen att ar,talstroheten för ett flertal granskade konton är ca 85 procent. Det finns dock wå kostnadskonton där avtalstroheten endast är 65 procent. Registeranalysen visar även på exempel där kommunen har gjort avsteg från LOU. I granskningen har vi även noterat att kontering av inköp inte alltid sker på ett tillfredställande sätt, vilket minskar möjligheten att genomföra god uppföljning av inköp på olika kostnadskonton. Utifrån ovanstående rekommenderar vi kommunstyrelsen att: a a Säkerställa att LOU föìjs när det gäller direktupphandlingar Säkerställa att alla rutiner är uppdaterade Tydliggöra ansvaret mellan upphandlingsenheten och verksamheterna i upphandlingsprocessen December I av25