Dataövningar. Introduktionskurs 7.5 hp (INR200) Receptarieprogrammet

Transkript

1 Dataövningar Introduktionskurs 7.5 hp (INR200) Receptarieprogrammet reviderad augusti 2011

2

3 Innehåll Introduktion... 2 Ned- och uppladdning från GUL... 3 Innan du startar - Ladda ner och spara övningsuppgifterna Ordbehandling... 5 Övning 1. Att skapa och ändra egenskaper på ett dokument... 5 Övning 2. Att kopiera och formatera en text... 7 Övning 3a. Att skapa nya sidor och nya avsnitt i ett dokument... 8 Övning 3b. Att formatera text, fortsättning... 9 Övning 4. Att skapa tabeller Övning 5. Att skapa kemiska formler Övning 6. Att lägga in bilder Övning 7. Att skapa sidhuvud och sidfot Övning 8. Att skapa en innehållsförteckning (överkurs) Annat som är bra att kunna Excel Övning 1a. Att lägga in och formatera data Övning 1b. Att göra beräkningsformler Övning 1b. Att göra beräkningsformler Övning 2. Att göra beräkningar Övning 3. Att formatera celler Övning 4. Att sortera data Övning 5. Att skapa diagram Övning 6. Att skapa diagram, fortsättning Powerpoint Övrigt Intyg Dataövningar receptarieprogrammet... 35

4 Introduktion I det här kursmomentet kommer vi att gå igenom de viktigaste funktionerna du behöver känna till för att tex kunna skriva en snygg uppsats, lägga in tabeller i en lab-rapport eller göra bilder till en muntlig redovisning. Men det finns naturligtvis mycket mer man kan göra med ett datorprogram. Vi kommer att fokusera på Microsoft Office Word, Excel och Powerpoint. Dessa är fortfarande de vanligaste i sina kategorier även om det finns flera alternativ, till exempel Open Office (Open Office följer i stora drag samma upplägg som Microsofts program). Du kommer också att se att de olika Microsoft-programmen har många funktioner gemensamt. OBS! nyare versioner av Office-paketet (2007 och 2010) skiljer sig från tidigare eftersom menyer och ikoner är upplagda på ett annat sätt. Funktionerna är dock likartade. Tidigare versioner av kompendiet (tom 2010) utgick ifrån Office 2003 och finns att tillgå på GUL. Tänk på att många kommandon kan finnas på flera olika ställen och att det finns många olika sätt att göra samma sak. Nedan finns förslag på hur du ska gå tillväga (kursivt inom parentes) men det behöver inte innebära att andra sätt är fel. I många fall kan man antingen gå in via menyer eller direkt via ikoner, använd det sätt som du känner dig mest bekväm med. Kommandon skiljer sig också mellan svenska och engelska versioner av programmen. Tänk också på att det kan vara problem att öppna filer sparade i nya versioner av ett program i en äldre version. För att komma runt detta kan du alltid välja att spara filen i en äldre version (under Spara som, se nedan). Detta gäller tex när du ska skicka ion inlämningsuppgifter på olika kurser. Om det inte står i instruktionerna du har fått i vilket filformat du ska lämna in är det alltid bra att fråga ansvarig lärare. I det här kompendiet ges mycket kortfattade introduktioner till de tre programmen samt instruktioner till de obligatoriska uppgifterna i Word, Excel och PowerPoint. Tanken med övningarna är att du ska förstå de olika funktionerna som vi går igenom men det krävs också att du jobbar en hel del på egen hand. Våga testa! Gå igenom de olika alternativen som kommer upp tex i en dialogruta så att du verkligen ser vad som händer beroende på vilka inställningar man gör. Blir det fel är det ju bara att trycka på Ångra! Förhoppningsvis kommer du att ha nytta av det här kompendiet under hela din utbildning. Utnyttja även Hjälp-funktionen i respektive program samt fråga dina kurskamrater om du kör fast! Om du behöver mer hjälp rekommenderas mer djupgående böcker om de olika programmen. 2

5 Ned- och uppladdning från GUL För att göra uppgifterna i detta häfte behöver du ladda ner en del bilder och text från GUL. Gå till INR200 Introduktionskurs. Om du har loggat in på sidan ser det ut ungefär så här: Om du klickar på Dokument kommer du åt alla filer som hör till kursen. Klicka dig vidare till Dataövningar/Filer att ladda ner. Du kommer även åt bilderna från sidan Dataövningar - filer (ser du den inte direkt får du klicka på Innehåll). Denna sida kommer du åt även från Öppna sidorna. Innan du startar - Ladda ner och spara övningsuppgifterna. Du kan spara filerna på studentdatorerna i datasalen men om du vill kunna arbeta vidare med uppgifter hemma eller vid någon annan dator är det enklast att du sparar dem på tex ett USB-minne. Skapa en mapp som döps till ditt namn plus INR200 Skapa därefter två undermappar Döp den ena undermappen till Nerladdade filer. Här sparar du filerna från GUL. Döp den andra undermappen till Färdiga övningar. Här sparar du dina färdiga uppgifter. Dubbelklicka på respektive fil och välj Spara fil i dialogrutan som kommer upp 3

6 Inlämning De färdiga uppgifterna gås igenom vid slutet av respektive undervisningstillfälle. Andra inlämningsuppgifter under kursen ska du däremot lämna in genom att ladda upp dem via GUL. Logga in och välj aktiviteten INR200. I vänsterkolumnen ser du sedan alla aktuella inlämningar, dels under Innehåll, dels under Inlämningsuppgifter. Klicka på Bläddra för att hitta filen du vill ladda upp. Du måste ha döpt filen så det klart framgår vilken övning den gäller. Du kan också skriva ett meddelande till läraren i kommentarsfältet. När du valt filen klickar du på Skicka. Nästa gång du går in under Inlämningsuppgifter ser du filen som du har laddat upp samt vilken status uppgiften har, dvs om läraren har påbörjat rättningen, om du behöver komplettera uppgiften eller om den är färdig. Du kommer ofta också att få meddelande om att den är rättad via e-post. 4

7 Word Ordbehandling I de här övningarna kommer du att få lära dig skapa och spara ett dokument, flytta och formatera text, lägga in bilder i ett dokument, skapa tabeller, sidhuvud/sidfot, innehållsförteckning med mera. Övning 1. Att skapa och ändra egenskaper på ett dokument Den här övningen går ut på: Att skapa och namnge ett nytt dokument Att öppna och spara ett dokument Att spara ett dokument med nytt namn Att ställa in pappersstorlek Att ändra marginaler Först måste du lära dig känna igen menyerna i de olika versionerna av Word. För att Öppna, Spara osv klickar på Office-knappen i vänstra hörnet och får upp en rullgardinsmeny (i Word 2003 klickar du på Arkiv). Skapa ett dokument Du ska nu skapa ett nytt dokument. Gå först till Office-knappen/Nytt. Vält Tomt dokument och tryck på Skapa. Spara sen det tomma dokumentet genom att gå till Officeknappen/Spara som. Döp filen med ditt namn plus Wordresultat plus INR200, det vill säga det kan se ut så här: Catharina Olsson Wordresultat INR200.doc Här kan du även välja om du vill spara dokumentet i en äldre version av programmet (se pilen i bilden nedan). I fortsättningen om du ska spara dokumentet räcker det att trycka på Spara eller symbolen med en diskett Detta dokument ska du använda för övningarna längre ner. 5

8 Word Döpa om dokument Öppna nu dokumentet som du har laddat ner som heter Ceasarsallad.doc Spara sedan dokumentet med ett nytt namn (Ceasarsallad liggande) i din Word-mapp (Gå till Office-knappen/Spara som). Ändra utskriftsformat Se till att programmet är inställt att visa linjalen så ser du direkt vilka marginaler osv du har (om du inte ser linjalen klicka på Visa). Öppna dokumentet Ceasarsallad liggande igen. 1. Gå in under fliken Sidlayout/Utskriftsformat. Ändra inställningar under Papper samt Marginaler enligt följande: Ändra pappersformat från A4 till liggande A4 Ändra höger och vänster marginal till 3 cm Ändra över- och undermarginalerna till 2 cm. 2. Spara dokumentet på nytt 6

9 Word Övning 2. Att kopiera och formatera en text Den här övningen går ut på: Att kopiera en text mellan två dokument Att ändra typsnitt Att ändra typstorlek Att ändra andra textattribut Öppna dokumentet Word övning texter. Öppna även dokumentet du skapade i övning 1 (det med ditt namn). Markera och kopiera (högerklicka på musen och välj Kopiera eller tryck Ctrl C) all text under Word övning 2 och klistra in (högerklick eller Ctrl V) det i ditt eget dokument. Texten ska nu formateras för att se ut som mallen (se filen Word Övningar Resultat ). Ändra marginaler 1. Gå till Utskriftsformat (se ovan) 2. Ändra marginalerna till 3 cm i topp och botten, 7 cm till höger och vänster Ändra utseende på texten 3. Ändra all text till Arial 12 punkters storlek 4. Ändra sedan titeln till Tahoma 16 punkter storlek, fet stil 5. Ändra texten mel. Epistel 21 till kursiv stil, Tahoma 11 punkters storlek Ändra avstånd mellan raderna och gör indrag 6. Markerat texten du vill ändra. Gå till Sidlayout/Stycke eller högerklicka och välj Stycke. Välj fliken Indrag och Avstånd 7. Ändra titeln så att det är 6 punkters mellanrum ner till nästa rad (Avstånd efter) 8. Första raden i varje stycke ska vara indragen 0.25 cm (från vänster) 9. Hela refrängen ska vara indragen 0.5 cm (från vänster) 7

10 Word Övning 3a. Att skapa nya sidor och nya avsnitt i ett dokument Den här övningen går ut på: Att lägga in sid och avsnittsbrytning i ett dokument Att göra ändringar bara i ett visst avsnitt Infoga ny sida När man skriver en text vill man ibland tex vara säker på att en rubrik hamnar överst på en sida och inte längst ner på föregående. Detta kan man ordna genom att lägga in en sidbrytning. Alla dina övningar ska ligga på separata sidor är det viktigt att du lär dig den här funktionen tidigt. 1. Placera markören efter texten i övning 2 2. Gå till Infoga/Sidbrytning Klicka på den här symbolen (finns under Start/Stycke) så kommer du se att det står Sidbrytning efter texten. Klicka på symbolen en gång till så försvinner markeringarna (detta verktyg kan vara mycket användbart om man vill se hur en text är formaterat, och man kan tex även se om man har flera mellanslag mellan ord) Ändra marginalerna i en viss del av dokumentet Ibland vill man dessutom ha olika layout på olika delar av ett dokument, tex olika breda marginaler eller olika sidnumrering osv. Då lägger man istället för sidbrytning in en avsnittsbrytning. Ta bort sidbrytning du precis gjorde. 1. Placera markören efter texten i övning 2 2. Lägg in ett nytt avsnitt genom att gå till Sidlayout/Utskriftsformat/Brytningar. Välj Nästa sida Visa formatering så ser du att det står Avsnittsbrytning istället för Sidbrytning 3. Under Utskrif tsformat, ändra tillbaka alla marginalerna till 2.5 cm i detta avsnitt genom att under Används i: välja Härifrån och framåt (dvs marginalerna i den del av dokumentet du skapade i Övning 2 ska inte ändras!). 8

11 Word Övning 3b. Att formatera text, fortsättning Den här övningen går ut på: Att justera text Att skapa tabbar Att lägga in linjer Lägga in symboler Du ska nu kopiera in texten från Övning 3 (i dokumentet Word övning texter ) på den nya tomma sidan i ditt dokument. Texten ska nu formateras för att se ut som mallen (se filen Word Övningar Resultat). Att justera texten Med hjälp av de här funktionerna kan man bestämma var på sidan en text ska vara och hur marginalerna ska se ut. Du hittar dem tex under Start/Stycke eller genom att högerklicka på en text. Om du för markören över ikonerna ser du vad de betyder. 1. Markera titeln och centrera den 2. Ändra titeln till 14 punkters storlek, fet stil, understruken och med 12 punkters avstånd ner till nästa rad 3. Justera resten av texten med jämn höger- och vänstermarginal När man väljer denna funktion kommer mellanrummen mellan orden att anpassas så alla rader börjar och slutar på samma ställe. Det innebär att det kan se lite konstigt ut. För att undvika det kan man välja att avstava ord, antingen manuellt eller automatiskt. 4. Gå till Sidlayout/Utskriftsformat/Avstavning och välj automatisk avstavning Infoga symboler mm 5. Ändra alfa och beta till α respektive β (Infoga/Symbol) 6. Korrigera alla kemiska namn (tex MgCl2 ska vara MgCl 2 ) (Start/Tecken/X 2 resp. X 2 ) 7. Ändra procent till % 8. Lägg nu in en linje under texten (Infoga/Illustrationer/Figur) 9. Formatera linjen (dubbelklicka eller högerklicka, Formatera figur) den ska vara streckad, 0.75 punkter tjock och 15 cm lång 9

12 Word Lägg till tabbar För att få text att hamna på ett visst bestämt avstånd från varandra bör man använda tabbar. Du hittar tabbstoppen under Stycke och där kan man precisera exakt var man vill att texten ska hamna och hur den ska vara justerad. Man kan också placera tabbstoppen direkt på linjalen genom att dra symbolen längst till vänster (se pilen) till valfri plats på linjalen. Genom att klicka på symbolen kan man välja om tabbstoppet ska vara vänsterjusterat, högerjusterat eller centrerat. Skriv om receptet för lösningen som en lista med tabbar 1. Placera tabbstoppen på 8 cm avstånd och vänsterjusterade 2. Kopiera därefter listan. Ändra tabbarna till att vara högerjusterade 3. Kopiera listan ännu en gång. Ändra tabbarna till att vara centrerade (totalt ska det nu finnas tre olika listor) 10

13 Word Övning 4. Att skapa tabeller Den här övningen går ut på: Att infoga en tabell Att formatera tabellen Lägg in en ny tom sida i ditt dokument. Här ska du lägga in tabeller med information om olika läkemedel. Totalt ska det finnas fem tabeller med olika utseende men med samma innehåll. Skapa tabell Gå till Infoga/Tabell 1. Skapa en tabell med 4 kolumner och 5 rader 2. Ovanför tabellen ska finnas en rubrik plus nummer (alla tabeller i en text ska numreras med löpande nummer så detta blir Tabell 1) 3. Kopiera in texten från Övning 4 (i dokumentet Word övning texter ). Här finns följande information om fyra läkemedel produktnamn, verksam substans, företag, terapiområde. Placera dem i rätt kolumn och ruta så du har en tabell som ser ut ungefär så här: Produktnamn Verksam substans Företag Terapiområde Läkemedel 1 Substans A Företag 1 Område 1 Läkemedel 2 Substans B Företag 2 Område 2 Läkemedel 3 Substans C Företag 3 Område 3 Läkemedel 4 Substans D Företag 4 Område 4 Formatera tabeller Kopiera tabellen och klistra in längre ner på sidan. Ändra titeln (detta blir alltså Tabell 2). Upprepa tre gånger (Tabell 3, 4 och 5) Nu ska du formatera tabellen med hjälp av Tabellegenskaper samt Stycke Rutan med tabellegenskaper får du fram genom att ställa markören i den tabellruta du vill formatera, alternativt markera hela tabellen, och högerklicka. 11

14 Word Tabell 2 4. Centrera texten i rubrikraden 5. Ändra höjden på rubrikraden (till 1 cm) 6. Ändra rubrikerna till fetstil 7. Ändra så det är 6 punkter tomrum ovanför texten i rubrikrutorna 8. Ändra kolumnbredden så att alla kolumner är lika breda (4 cm) 9. Ändra höjden på raderna 2-5 (till 1.5 cm) 10. Centrera texten i höjdled (rad 2-5) Tabell Lägg in en ny kolumn mellan kolumn 2 och 3 plus en ny rad mellan rad 1 och 2 (högerklicka på tabellen och välj Infoga) 12. Sammanfoga sedan cell 2 och 3 på översta raden (markera cellerna, högerklicka, välj Sammanfoga celler) Tabell Markera hela tabellen och ta bort linjerna mellan raderna (Högerklicka, välj Kantlinjer och fyllning) 14. Linjerna mellan kolumnerna ska vara kvar 15. Linjerna omkring själva tabellen ska också vara kvar men ska ändras till ett tjockare streck 16. Linjen under rubrikraden ska vara streckad Tabell Ändra färgen i rubrikrutorna till mörkblå 18. Ändra rubriktexten till vit 19. Ändra övriga rutor till ljusblå De fem tabellerna ska nu se ut som mallen (se Word Övningar Resultat) 12

15 Word Övning 5. Att skapa kemiska formler Den här övningen går ut på: Att lägga till verktyg Att skriva molekylformler Att skriva reaktionsformler I övning 3 ovan skrev ni bland annat om kemiska formler. Detta kan även göras med Ekvations-verktyget som man hittar under Infoga (eventuellt måste detta först aktiveras, se programmets Hjälp-funktion). OBS! Verktyget funkar inte om man sparat dokumentet i kompabilitetsläge. Med hjälp av detta verktyg kan du enkelt formatera tex dina reaktionsformler. På övre raden finns olika symboler du kan lägga in, tex grekiska bokstäver, likhetstecken och pilar. Du kan också lägga in bestämda avstånd mellan tecken. På undre raden finns formatmallar. Här kan du tex lägga in upphöjt eller nersänkt (till skillnad från de vanliga kommandona i Word kan du här ha båda två samtidigt tex jonladdning och antal ( O 2 2 ) eller masstal och atomnummer ( 16 8 O ). Gå på egen hand igenom de olika funktionerna så du vet vad de innebär. Som du ser kommer radavståndet att förändras i och med att du använder detta verktyg (det gör det inte med Upphöjt resp. Nersänkt som du hittar under Tecken). Repetera inför kemin genom att göra följande övningar (lösningarna finns i Word Övningar Resultat) 1. Skriv masstal och atomnummer för följande grundämnen: a. jod b. koppar c. palladium 2. Skriv formeln för följande joner: a. hydroxidjon b. cyanidjon c. nitratjon d. nitritjon e. ammoniumjon 3. Skriv formeln för följande gaser: a. syrgas b. koldioxid c. vätgas d. kvävgas 4. Skriv reaktionsformler för följande kemiska reaktioner: a. Gasformig svaveltrioxid löses i vatten b. Kalciumkarbonat löses i saltsyra c. Koldioxid och vatten bildar kolsyra som sönderfaller till vätejoner plus bikarbonat Eventuella laddningar samt aggregationstillstånd (gas, flytande, fast osv) ska framgå ur formlerna. Om du behöver hjälp, kan du även titta i häftet som användes på Introduktionskursen i Kemi (ligger på kursportalen). 13

16 Word Övning 6. Att lägga in bilder Den här övningen går ut på: Att lägga in bilder i ett dokument Att placera bilder i förhållande till text Lägg in en ny tom sida i ditt dokument och kopiera in texten från övning 6 (i Word övningar texter ) på den tomma sidan. Typsnittet ska vara Arial, 12 pt. Förutom texten ska du nu lägga in och formatera bilder på sidan så att den ser ut som mallen (se Word Övningar Resultat). Infoga bilder Gå till Infoga/Illustrationer/Bild Välj de tre bilder som finns bland filerna du laddat ner (Bild1, Bild2 och Bild3) Formatera bilder Du ska nu justera bildernas placering i förhållande till texten. Högerklicka på bilden och välj Formatera bild (alternativt Formatera objekt). Välj fliken Layout. För att bestämma avstånd mellan bild och text klickar du på Inställningar. Du kan också nå funktionen genom fliken Ritverktyg/Format/Figursättning 1. Bild 1 ska ligga till vänster om text 1. Mellanrummet mellan text och bild ska vara 1 cm. 2. Bild 2 ska ligga till höger om text 2. (avstånd till text 1 cm) 3. Bild 3 ska ligga under rubriken men över resten av text 3 (avstånd till text uppåt och nedåt 0.5 cm). OBS! du ska inte lägga in tomma rader mellan rubriken och övriga texten (eventuella mellanslag kan man enkelt se om man klickar på Visa formatering!). Infoga ramar 4. Välj fliken Färger och linjer. Lägg färgade (inte svarta) ramar runt alla tre bilderna 14

17 Word Övning 7. Att skapa sidhuvud och sidfot Den här övningen går ut på: Att skapa en sidfot Att ändra inställningar så att sidfoten bara syns på en sida i dokumentet Lägg in ett nytt avsnitt i ditt dokument (se Övning 3). På den här sidan ska du lägga in en sidfot som innehåller ditt eget namn och kontaktuppgifter (se mall Word Övningar Resultat). Öppna sidhuvudet/sidfoten(infoga/sidhuvud/redigera sidhuvud alternativt dubbelklicka på området som innehåller sidhuvudet) Testa att hoppa mellan sidhuvud och sidfot 1. Skriv in rubrikerna enligt mallen. Använd tabbar (se Övning 3b) med lämpliga avstånd mellan de olika rubrikerna 2. Skriv in dina egna kontaktuppgifter under respektive rubrik 3. Formatera texten som du själv tycker blir snyggt! 4. Sidfoten ska enbart synas på denna sida. Därför måste du göra så den ej är länkad till föregående stycke genom att klicka på Länka till föregående (se pilarna). I sidfoten ska nu texten Samma som föregående inte längre synas. I ett sidhuvud eller sidfot kan du även lägga in tex sidnummer, totalt antal sidor, datum, filnamn mm. Du hittar de olika möjligheterna under Sidnummer respektive Snabbdelar. 15

18 Word Övning 8. Att skapa en innehållsförteckning (överkurs) Den här övningen går ut på: Att lägga in sidnummer Att skapa rubriker Att skapa en innehållsförteckning Att uppdatera innehållsförteckningen Lägg in sidnummer i hela ditt dokument. Du kan göra det via Infoga/Sidhuvud/sidfot/ Sidnummer. Numren ska vara centrerade, i nederkant på sidorna. Över varje övning ska du nu lägga in en rubrik med texten Övning 1, Övning 2 osv. 1. När du skrivit in texten markerar du den och går till Start/Format. Välj Rubrik 1 2. Öppna Formatmallar genom att klicka på pilen i nedre högra hörnet. Leta upp det format du vill ändra (i exemplet Rubrik 1), högerklicka och välj Ändra. Om du har flera stycken med samma format kan du markera alla och ändra på samma gång. 3. Modifiera Rubrik 1 enligt följande: Arial 14 punkters storlek Fetstil 4. Lägg in en ny sida sist i dokumentet (OBS! denna sida ska inte heller ha sidfoten från föregående övning) 16

19 Word 5. Lägg in innehållsförteckning (Referenser/Innehållsförteckning) Du kan antingen välja en av de inbyggda innehållsförteckningarna, eller modifiera den på egen hand genom att gå till Infoga innehållsförteckning 6. Antalet rubriknivåer kan du ändra under Alternativ Innehållsförteckningen i övningen ska bara innehålla en nivå (Rubrik 1) 7. Typsnitt och kan storlek ändras under Ändra (Arial 14, Fet) 8. Innan du sparar dokumentet en sista gång, efter ev. ändringar, måste du uppdatera innehållsföreteckningen (markera innehållsförteckningen, högerklicka - Uppdatera fält) 17

20 Word Annat som är bra att kunna Stavningskontroll Lär dig hur man ändrar språk och använder automatisk stavnings- och grammatikkontroll Textlayout Oavsett vad syftet med en text är vill man ju att budskapet ska nå läsaren. Att språk och innehåll är korrekt är självklart viktigt men även layouten på texten spelar en stor roll för hur texten ska tas emot. Här följer några enkla tips att tänka på Typsnitt välj ett lättläst typsnitt, tex Times New Roman, Arial eller Calibri. Storlek generellt bör löpande text skrivas i storlek punkter Marginal marginalerna ovan och under samt till höger och vänster bör vara lagom, det innebär ofta ca cm Styckeindelning en text delas in i stycken för att underlätta läsningen. Innehållet i ett stycke bör hänga ihop (ett stycke en tanke). Det ska inte vara för kort eftersom intryck då lätt blir rörigt, men inte heller för långt så man trappar koncentrationen. Nytt stycke ska tydligt markeras antingen med hjälp av indrag (använd funktionen under Format, alternativt tabbar) eller med en tom rad. Rubriker är det en längre text vinner man mycket på att använda informativa rubriker och underrubriker. Det är viktigt att man kan utseendemässigt kan skilja på olika nivåer, tex med hjälp av textattribut som fetstil och kursivering eller typsnittsstorlek. Man kan också ha siffror för varje ny rubrik, se exempel. Layouten måste vara konsekvent genom hela texten. 1. Rubrik Underrubrik Underrubrik 2 2. Rubrik 2 Innan en ny rubrik bör man ha en tom rad (ibland 2 innan en huvudrubrik) men inte mer. Om man inte har fått särskilda instruktioner ska texten löpa fritt över sidbrytningar, dvs man ska undvika onödiga tomrum.. Om man har bilder inlagda i texten gäller det att placera dem på lämpliga ställen och då kan det vara till hjälp att använda Infoga sidbrytning för att undvika att bilderna hoppar runt. Anpassa verktygsfält om du vill ha snabb tillgång till olika kommandon kan du lägga till den i verktygsfältet Snabbåtkomst. Högerklicka och välj Anpassa verktygsfältet Snabbåtkomst. Där kan du själv välja vilka kommandon du ska lägga till 18

21 Word Spåra ändringar och lägga in kommentarer Om man är flera som jobbar med ett dokument är det bra att lätt se vilka ändringar de andra gjort. Till det finns en funktion som heter Spåra ändringar (finns under Granska i Word 2007). Ny eller borttagen text syns i annan färg och man kan även se vem som gjort ändringarna. Man kan välja om man vill att ändringarna ska synas eller inte genom att klicka på Spåra ändringar igen. Word 2007 Om man godkänner ändringarna markerar man bara textstycket och väljer Acceptera ändring (eller Ignorera ändring om man inte accepterar dem). Man kan också välja Acceptera alla ändringar. Glöm inte att se till att ha accepterat alla ändringar innan du lämnar in en slutversion av ett dokument! Man kan också skriva kommentarer till andra som jobbar med dokumentet genom funktionen Ny kommentar (Infoga kommentar i äldre versioner). Om man är flera som jobbar med en text syns det vem som har lagt in en viss kommentar. Varje kommentar får dessutom ett nummer. Glöm inte att ta bort alla kommentarer innan du lämnar in en slutversion av ett dokument! 19

22 Excel Excel Med hjälp av Excel kan man bland annat analysera och presentera data på olika sätt. Man arbetar med celler (dvs rutor) på kalkylblad. Öppna ett tomt Excel-dokument. Döp det med ditt namn plus Excelresultat plus INR200, det vill säga det kan se ut så här: Catharina Olsson Excelresultat INR200.xls Detta dokument ska du använda för övningarna 1-6. Innan du börjar: Att jobba med kalkylblad Den här övningen går ut på: Att lägga till nya kalkylblad Att döpa om dem Att flytta kalkylblad Normalt när man skapar ett nytt dokument finns där tre stycken kalkylblad men man kan lägga till fler via (Start/Celler/Infoga/Infoga blad alternativt genom att klicka på symbolen till höger om kalkylbladen (pil). Lägg till nya kalkylblad så att det finns sex stycken Döp dem till Övning 1, Övning 2 osv (dubbelklicka eller högerklick och välj Byt namn) Flytta dem så att Övning 1 ligger längst till vänster och de andra följer i rätt ordning Övning 1a. Att lägga in och formatera data Den här övningen går ut på: Att lägga in och formatera data Gå till kalkylbladet Övning 1. Gör en tabell med följande rubriker: Artikel, Pris/st, Antal, Kostnad. Skriv in namnen på de fyra läkemedlen (TREO, Alvedon, Ipren Magnecyl) Fyll i övrig text enligt mallen till höger. Texten ska vara i Arial, 12 punkter och i fetstil 20

23 Excel Övning 1b. Att göra beräkningsformler Den här övningen går ut på: Att göra formler som automatiskt räknar ut totalsummor Att göra procentberäkningar Du ska nu göra en mall för att beräkna kostnaderna för inköp av de fyra läkemedlen. I Excel kan man själv skriva in olika beräkningsformler. Man börjar då alltid med ett likhetstecken. Därefter skriver man in namnet på de rutor som innehåller de värden som man vill ha med i formeln. Om du tex har ett värde i ruta A1 som du addera med ett värde i ruta B2 skriver du alltså (i den rutan där man vill visa summan, tex C3) följande: =A1+B2 Vill du istället multiplicera de två värdena med varandra skriver du =A1*B2 1. Lägg in formler i kolumn D som ger totalkostnaden för respektive läkemedel, dvs multiplicerar priset per styck med antalet sålda artiklar. OBS! Du kan enkelt kopiera formeln från ruta D3 till de övriga rutorna i kolumnen genom Kopiera och Klistra in, eller genom att dra i högre nedre hörnet på rutan. 2. Gör en formel som räknar ihop summan för alla fyra artiklarna (i ruta D8). 3. Priserna du har för in i tabellen är utan moms, alltså måste denna (12%) läggas på summan för att ge det belopp som kunden ska betala. Gör en formel som räknar ut slutsumman (i ruta D10). 4. Kunden betalar med en 500-kronorssedel. Fyll i detta i ruta D12. Gör sedan en formel som räknar ut växeln som kunden ska få tillbaka (i ruta D14) För nu in antal och pris i rätt kolumner i tabellen enligt nedan, så kommer värdena i kolumn D att ändra sig allt eftersom. TREO, 3 st à Alvedon, 2 st à 25 Ipren, 1 st à 32 Magnecyl 2 st à 22 21

24 Excel Övning 2. Att göra beräkningar Den här övningen går ut på: Att formatera data Att göra beräkningar med befintliga funktioner Förutom att skriva formler själv som du gjorde i förra övningen kan man också använda olika mallar (Summa, Antal, Medel osv). Mallarna hittar du under Formler/Infoga funktion eller om du klickar på fx (se pil). Sedan markera du de rutor som innehåller de värden som du vill ha med i formeln. Du ska nu göra en tabell som räknar samman försäljningen av en viss vara månad för månad. Gå till kalkylbladet Övning 2 1. Markera 12 gånger 31 celler och lägg in kantlinjer. Lämna en kolumn (A) fri till vänster och en rad (1) fri över. 2. I kolumn A skriver du som rubrik Datum och sedan siffrorna Texten ska vara högerjusterad och i fetstil. Som rubrik på de övriga 12 kolumnerna skriver du årets månader (högerjusterade, fetstil). Tips! Om du skriver januari kan du få resten av månaderna genom att dra i nedre högra hörnet på rutan. Detsamma gäller datumen men här måste du fylla i de två första rutorna 3. Nedanför tabellen ska du nu lägga in formler som dels beräknar medelvärdet (Medel) för varje månad, dels antalet dagar (Antal). När du valt relevant formel ska du ange vilka rutor som ska ingå i beräkningarna (tex B2:B32). Detta kan man skriva in manuellt eller genom att markera rutorna. 22

25 Excel 4. I kolumnen A skriver du in Medelvärde respektive Antal dagar. Dessa rubriker ska vara i fetstil och 14 punkter samt ha färgad bakgrund och vara vänsterjusterade. De beräknade värdena i dessa rader ska också vara i 14 punkter (men inte fetstil) (se nedan). 5. Öppna filen Excel övning2 och kopiera in värdena i kolumnerna januari-mars. Värden i raderna Medelvärde samt Antal ska då ändras automatiskt. Kontrollera att antalet stämmer med antalet dagar i respektive månad. 23

26 Excel Övning 3. Att formatera celler Den här övningen går ut på: Att ändra cellformat Att göra beräkningar Innehållet i cellerna kan formateras på olika sätt. Gå till Start/Celler/Format (alt. Högerklicka) och välj Formatera celler. Här kan man tex välja om det ska vara text eller siffror, eller något specialformat som datum, procent, valuta med mera (under fliken Tal). Under Justering kan man välja hur texten ska vara placerad i rutan, dvs om den ska vara centrerad, höger- eller vänsterjusterad, justerad i över- eller underkant. Man kan också slå ihop flera celler till en (Justering/ Sammanfoga celler). Man kan förstås också ändra utseende på texten (Tecken) och om rutan ska ha kanter (Kantlinjer) eller vara fylld (Fyllning). Gå till kalkylbladet Övning 3. Skriv dagens datum i en cell enligt mönstret Vad händer? Byt format till Datum vad händer nu? Formatera sedan om cellen så att den visar korrekt datum plus veckodag (detta kan ibland kräva en del trixande!) Välj format Allmänt, Skriv in en siffra. Byt format till Procent. Vad händer? 24

27 Excel Här kommer några påhittade försäljningssiffror (kr) för fyra vanliga läkemedel för fyra olika orter. Skriv in följande data på kalkylbladet. Markera alla rutor och välj formatet Text. Apoteket Göteborg Apoteket Umeå Apoteket Stockholm Apoteket Malmö TREO Alvedon Ipren Magnecyl I raden under lägger du till en formel som beräknar summan för respektive Apotek (plus en lämplig rubrik). Får du inte fram några värden i de rutorna? Byt format på tabellen så att siffrorna har formatet Tal. 2. Lägg ett dubbelstreck ovanför summaraden 3. Lägg till en kolumn (till höger om de andra) där du skriver in en formel som beräknar medelvärde för alla Apotek, dels för varje produkt, dels för den totala försäljningen (lägg till en rubrik för kolumnen också) 4. Lägg till ytterligare en kolumn där du skriver in en formel som beräknar summan av försäljningen vid alla Apotek, dels för varje produkt, dels för den totala försäljningen (lägg till rubrik för den kolumnen också) 5. Kopiera hela tabellen och klistra in den några rader längre ner 6. Markera den och ändra cellformat till Valuta. Vad händer med siffrorna? Vid en kontrollvägning av olika piller fick man fram följande värden (i gram) vid fem olika vägningar. Gör en ny tabell med dessa värden TREO Alvedon Ipren Magnecyl Ändra i formateringen på cellerna så att antalet decimaler blir samma för alla fem mätningarna. OBS! TREO ska ha två decimaler, de andra tre ska ha en. 2. Lägg till kolumn (med rubrik) med en formel där medelvikten (per läkemedel) beräknas 3. Lägg till kolumn (med rubrik) med en formel där standardavvikelse för vikten beräknas 4. Formatera dessa celler så att medelvärdet och standardavvikelsen för alla produkterna visas med en decimal mindre än mätvärdena 25

28 Excel Övning 4. Att sortera data Den här övningen går ut på: Att sortera i bokstavsordning Att sortera i nummerordning Att välja kolumn som styr sortering Om man har mycket data kan man vilja sortera dem på olika sätt, tex i bokstavsordning, storleksordnig osv (Data/Sortera). Man kan enkelt välja vilken av kolumnerna man att sorteringen ska ske utifrån. Man kan även välja att den först ska sortera med avseende på en kolumn, därefter med avseende på en annan (tänk tex hur man sorterar namn i en telefonkatalog först efterförnamn men är det två som har samma efternamn går man på förnamnet). OBS! Man måste markera hela tabellen när man ska sortera annars riskerar man att värdena i en rad inte längre hänger ihop. Kopiera in den första tabellen från Övning 3 på kalkylbladet Övning 4. Markera hela tabellen 1. Gå till Data/Sortera 2. Sortera artiklarna i bokstavsordning (stigande) 3. Lägg in en lämplig tabell-rubrik Kopiera in tabellen på nytt. 1. Sortera nu efter ökande medelförsäljningssiffror 2. Lägg in en lämplig tabell-rubrik (de olika tabellerna ska alltså ha olika rubriker så att man förstår vad som är skillnaden mellan dem) 26

29 Excel Övning 5. Att skapa diagram Den här övningen går ut på: Att infoga olika typer av diagram Att lägga in text i diagram Att formatera staplar och bakgrund Det finns många olika sorters diagram man kan använd för att presentera data. Om man går till Infoga Diagram (eller motsvarande ikon, se pilen) kommer det upp en meny där man kan välja mellan tex stapeldiagram, cirkeldiagram, kurvor mm. När man valt diagramtyp måste man markera de data som diagrammet ska baseras på. Detta kan man antingen göra genom att högerklicka på diagrammet och välja Markera Data, eller genom att klicka på Diagramverktyget/Design/Data/Markera Data. OBS! När man lägger in serievärdena är det viktigt att det ursprungliga värdet (={1}) tas bort annars får du upp ett felmeddelande Man kan på detta vis även lägga in värden på axlarna och rubriker. Genom att högerklicka på ett diagram kan man sedan formatera det, tex ändra färger, placering av text, skala och mycket mer. 27

30 Excel Infoga diagram Kopiera in den första tabellen från Övning 3 på kalkylbladet Övning Infoga ett stående stapeldiagram där staplarna visar totalförsäljningen av respektive läkemedel Formatera axlar och titel Det är viktigt att det framgår vad de olika staplarna betyder. Därför måste man dels ha enheter och värden på Y-axeln, dels ha kategorinamn på x-axeln. 2. Y-axeln ska visa värdet (i heltal) med mellan varje punkt 3. Y-axeln ska också ha titel inklusive enhet (kr) 4. Placera titeln horisontalt 5. X-axeln ska visa namnen på respektive produkt 6. Ta bort skalstreck på X-axeln 7. Hela diagrammet ska ha en lämplig rubrik Formatera diagrammet 8. Ändra färg på staplarna 9. Ta bort bakgrundsfärgen i diagrammet 10. Ta bort stödlinjerna Värde (kr) Försäljning totalt TREO Alvedon Ipren Magnecyl Du ska nu lägga in ett cirkeldiagram. Först måste du räkna ut hur mycket respektive läkemedel utgör i % av den totala försäljningen (i en ny kolumn). 1. Infoga cirkeldiagram, det framgå vilken produkt respektive tårtbit motsvarar 2. Procentvärdet (i heltal) för respektive tårtbit ska synas 3. Hela diagrammet ska ha en lämplig rubrik 4. Ändra färg på tårtbitarna (alla ska ha olika men inte standardfärgen) 17% 49% Andel av totalförsäljning 0% 34% TREO Alvedon Ipren Magnecyl 28

31 Excel Övning 6. Att skapa diagram, fortsättning Den här övningen går ut på: Att infoga diagram Att länka data Att lägga in text i diagram Att lägga in flera dataserier i diagram Gå till kalkylblad Övning 6. Lägg in nedanstående försäljningssiffror i två olika tabeller på sidan, en för magsårsmedicin och en för bantningsmedel Losec Seloken Zocord Xenical De olika kolumnerna ska ha lämpliga rubriker Ovanför årtalen ska stå Försäljning i Mkr i en cell som består av tre stycken hopslagna celler (se Övning 3) Under respektive tabell ska du nu summera försäljningen för varje år. Gör därefter en ny tabell där du lägger in totalsumman för respektive läkemedelstyp (dvs magsårsmedicin respektive bantningsmedel). Värdena i dessa celler ska vara länkade till summorna i tabellerna ovan. Det innebär att om du ändrar en siffra i tabell eller 2 kommer slutsumman i tabell 3 automatiskt att korrigeras. 1. Kopiera från tabell 1 välj Klistra in special/ Som länk Testa genom att ändra försäljningen av Losec 1995 till 305. Ändra sen tillbaka till ursprungsvärdet. Infoga nu ett nytt kalkylblad som du döper till Försäljningsdiagram. 1. Infoga ett stapeldiagram 2. Serie 1 ska visa summan av försäljning av magsårsmedicin för de tre åren (det vill säga du ska länka serie till rätt rad i tabell 3 på Övning 6) 3. Serie 2 ska visa summan av försäljning av bantningsmedel för de tre åren (se ovan) 4. Serie 3 ska visa summan av försäljning av magsårsmedicin plus bantningsmedel för de tre åren (se ovan) 29

32 Excel Formatera diagram 5. Serie 1 och 2 ska ha olika färg (enfärgade), serie 3 ska vara snedrandig med färgerna från serie 1 och 2 (Obs! funktionen Mönster saknas delvis i nyare versioner av Excel, välj istället valfri Struktur för serie 3) 6. Det ska finnas en ruta som förklara vad respektive serie står för 7. Y-axeln ska visa värdet (i Mkr) med 250 mellan varje punkt 8. Y-axeln ska också ha titel inklusive enhet (Mkr) 9. X-axeln ska inkludera årtal 10. Hela diagrammet ska ha en lämplig rubrik 11. Förstora diagrammet så det motsvarar 40 rader gånger 12 kolumner Försäljning Totalförsäljning (mkr) Magsårsmediciner Bantningsmediciner Magsårsmediciner + Bantningsmediciner Exempel på hur diagrammet i Övning 6 kan se ut 30

33 Powerpoint Powerpoint Den här övningen går ut på: Att infoga titelsida Att lägga in nya sidor Att infoga diagram Att infoga och formatera bilder Att ändra bakgrundsfärg Att ändra typsnitt och storlek Att lägga in sidfot Öppna ett tomt powerpoint-dokument. Döp det med ditt namn plus Powerpointresultat plus INR200, det vill säga det kan se ut så här: Catharina Olsson Powerpointresultat INR200.xls Lägg in 4 sidor i dokumentet Start/Bilder/Ny bild Dessa ska ha olika layout. Högerklicka eller välj från menyerna Start/Bilder/Layout Layout 1. Första sidan = Rubrikbild 2. Andra och tredjesidan = Endast rubrik 3. Fjärdesidan = Rubrik och ínnehåll Bakgrund 4. Lägg in olika bakgrundsfärg på de fyra olika sidorna Design/Bakgrund 31

34 Powerpoint Text Som du ser är symbolerna för tex olika textattribut samma oavsett vilket av de tre programmen du jobbar med. Bilden till höger är från PowerPoint 2007 och du kan ändra typsnitt, storlek (antingen fritt med siffror eller stegvis med det större och mindre A:et), Fetstil (F), kursiv (K), understruket (U), genomstruket, skugga (S), färg mm. 5. Lägg in olika typsnitt på de olika sidorna 6. Välj olika färg på texten på varje sida 7. Varje sida ska ha en egen titel (dvs i rubrik-rutan) Man kan lägga in text i sidfoten som blir identisk på alla efterföljande sidor, tex datum, sitt namn, sidnummer osv. Man kan också få dessa att uppdateras automatiskt (tex datum). Lägg in ditt namn plus dagens datum på varje bild (utom förstasidan) 1. Öppna Visa/Presentationsvyer/Bildbakgrund Du får nu upp en mall där du tex kan lägga in en text eller figur som ska synas på alla bilder. I vänsterkanten kan du se alla aktuella mallar: Med hjälp av detta verktyg kan man också se till att alla sidor i en presentation har samma färg och typsnitt (men det gäller inte denna övning). 2. Ändra till typsnitt Arial, kursivt och storlek 9 för Sidfot och Datum/tid. 3. Skriv in ditt namn i rutan Sidfot. Flytta rutan till högerkanten 4. Gå till Infoga bildnummer/bilder. Klicka i Datum och tid/uppdatera automatiskt och Språk Svenska. Markera även Visa inte på rubrikbild 32

35 Powerpoint Sidan 1 1. Skriv in ditt namn, kursens namn, termin och år 2. Lägg in Göteborgs universitets logotyp (finns bland filerna du laddat ner) genom Infoga/Illustrationer/Bild Sidan 2 1. Kopiera in diagrammet du gjorde i Excel-övning 6 2. Centrera diagrammet (dvs placera det exakt mitt på sidan, i både höjd- och sidled). Verktyget till höger når du genom Ritverktyget/Forma/Ordna/Justera Justera mot bild måste vara ikryssat Sidan 3 Infoga figurer/rita Man kan rita de flesta geometriska figurer, liksom frihandfigurer. Du når ritverktyget via Start/Rita eller via Infoga/Illustrationer/Figurer 1. Rita en cirkel (håll ner shift-tangenten så får du en cirkel, annars blir figuren lätt oval) 2. Justera figuren så att diametern är 1 cm Högerklicka välj Formatera figur (2003) eller Storlek och läge (2007) 3. Rita tre kvadrater, storlek 2.5x2.5 cm 4. Fyll figurerna med valfri färg (Figurfyllning eller Formatera figur) 5. Placera cirkeln ovanpå den högra kvadraten 6. Ändra färgen i cirkeln så den är 50% genomskinlig (Formatera figur /Transparens) 7. Justera så att kvadraterna ligger på rad med exakt samma mellanrum 8. Lägg till Skugga på den mittersta figuren 9. Infoga bild använd Bild 1 som du använde i Word-övning Gör en kopia av bilden och förstora den till 150% av den ursprungliga bilden 11. Gör en kopia till, beskär bilden så bara morteln är kvar Sidan 4 1. Gör en punktlista med två olika nivåer (de två nivåerna ska ha olika symboler). Valfri text! 33

36 Övrigt Epost Använd i första hand den adress du har fått från universitetet när du skickar brev till läraren etc. E-postadresser till alla anställda på GU hittar du enkelt på vår hemsida, plus att du hittar adresser till lärarna på GUL. Glöm inte att fylla i ämne (Subject) vissa e-post-program sorterar automatisk post utan ämne som skräp, och du riskerar att läsaren aldrig ser ditt brev. Om du ska skicka inlämningsuppgifter via e-post bör du alltid se till att skriva vilken kurs och uppgift det gäller. Tänk på att lärarna har många andra kurser och studenter att hålla reda på. Glöm inte heller att skriva under med ditt namn! Om du bifogar en fil till brevet, var noga att döpa den så det enkelt går att identifiera vad det rör sig om, tex med ditt namn och kurs. Har du fått specifika riktlinjer med uppgiften ska du självklart följa dessa när du namnger filen. 34

37 Intyg Dataövningar receptarieprogrammet För att bli godkänd på momentet måste du ha klarat alla dataövningar på ett tillfredställande sätt. Assistenten kommer att signer avid varje övning som är godkänd. Blankett ska lämnas till kursledaren senast sita dagen på kursen. Om du inte lyckats slutföra alla övningar vid de schemalagda tillfällena måste du för att bli godkänd på hela kursen så snart som möjligt komplettera genom att maila in dessa övningar till kursledaren. Övning Närvaro Godkänd Word Övning 2 Övning 3 Övning 4 Övning 5 Övning 6 Övning 7 Övning 8 Excel Övning 1 Övning 2 Övning 3 Övning 4 Övning 5 Övning 6 Powerpoint Sida 1 Sida 2 Sida 3 Sida 4 35