Ansvar och förvaring av handlingar 1 Arkivbeskrivning/Beskrivning av allmänna handlingar 2-3

Transkript

1 Kod Sida Ansvar och av handlingar 1 Arkivbeskrivning/Beskrivning av allmänna handlingar Allmänt Personal/Löner Lokaler/Utrustning/Inventarier Ekonomi/Finans Juridik Räddningstjänst, Övrig central förvaltning Byggväsen Byggnadslov, tillståndsgivning, Inspektion Fastighetsförvaltning, markförvaltning Renhållning och Avfall Miljöfarlig verksamhet/farligt avfall Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som skyddar handlingen mot obehörig åtkomst och skada. Tillgång till digitala handlingar regleras bl a genom behörighetsnivåer och loggfunktioner, som anpassas efter handlingarnas innehåll. Motsvarande skydd för pappershandlingar uppnås genom i brand- och stöldsäkra arkivlokaler eller -skåp.

2 Ansvar och av handlingar Förvaring av fysiska handlingar (pappershandlingar) sker hos Diariet; den tjänsteman som registrerar och förvarar ärenden och handlingar som hör till ärenden (pappershandlingar som diarieförs digitaliseras). Samordnad process; den förvaltning/enhet/tjänsteman som ansvarar för den samordnade processen (rekrytering, rehabilitering, personalakt), oavsett ursprungsförvaltning. Chef; (gäller originalhandlingar av betydelse som inte ska förvaras på annat sätt, t ex kvitton, vissa protokoll). För överlämnande av handlingar till stadsarkivet och eventuell gallring ansvarar den som förvarar handlingen. Överlämnande av handlingar som ska bevaras kan ske då minst tre kalenderår passerat. Förvaring av digitala handlingar sker hos I verksamhetssystem (hos VafabMiljö eller hos leverantören) eller i Lokal lagring på enhet på H: ( Mina dokument ) eller G: ( Gemensamt ) eller i Sharepoint Extern lagringsenhet (USB-minne eller hårddisk). För överlämnande av elektroniska handlingar till stadsarkivet och eventuell gallring i verksamhetssystem ansvarar normalt objektsförvaltaren och för handlingar som lagras på H: och G: ansvarar den som skapat handlingen eller en av förvaltningen särskilt utsedd person. Gallringsfrister hur länge ska handlingarna finnas kvar? Att gallra betyder att förstöra allmänna handlingar. För att handlingar (digitala eller i papper) ska få förstöras måste den finnas med i redovisningsplanen. Gallringsfrist kan vara: Vid ualitet Innebär att informationen kan gallras då den inte längre behövs för verksamhetens behov. 1 år, 3 år, Innebär att informationen ska finnas kvar i 1, 3 eller 10 kalenderår efter det år informationen skapades. Innebär att informationen ska finnas kvar för all framtid. Förvaring systematiskt eller i diariet innebär att handlingarna skall vara ordnade och märkta så att de enkelt kan hittas. förvarade handlingar kan vara strukturerade t ex i nummerordning, alfabetiskt eller efter ett objektsnamn. Filer, dokument, pärmar och mappar i katalogstrukturer ska ha en tydlig namnstandard för att kunna återsökas. Diarieförda handlingar kan återsökas genom ärendehanteringssystemet i Sharepoint. En tydlig och standardiserad ärendemening i kombination med andra sökbegrepp är avgörande för god sökbarhet. Observera att offentliga allmänna handlingar av rutinmässig karaktär och av ringa betydelse för verksamheten inte behöver diarieföres och kan gallras vid ualitet (ex reklam, handlingar för Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som skyddar handlingen mot obehörig åtkomst och skada. Tillgång till digitala handlingar regleras bl a genom behörighetsnivåer och loggfunktioner, som anpassas efter handlingarnas innehåll. Motsvarande skydd för pappershandlingar uppnås genom i brand- och stöldsäkra arkivlokaler eller -skåp.

3 Vafab Miljö AB Beskrivning av allmänna handlingar / arkivbeskrivning Upprättas enligt arkivlagen 6 samt offentlighets- och sekretesslagen kap.4:2 ORGANISATION Bolagets namn Avdelningar Vafab Miljö AB Sex avdelningar Tillkomstår 1981 Uppgift Kontaktperson/-er på bolaget Svara för den regionala avfallshanteringen i ägarkommunerna samt medverka till att skapa en långsiktigt hållbar avfallshantering med utgångspunkt från nationella, regionala och lokala miljömål. Bolaget ska därvid ta stor miljöhänsyn, uppnå god affärsmässighet och kostnadseffektivitet samt erbjuda avfallslämnarna en god service med bra kvalitet. Registrator Åsa Loord TILLGÄNGLIGHET TILL MYNDIGHETENS HANDLINGAR Huvudsakliga register, Kommungemensamt ärendehanteringssystem (VÄHS) samt förteckningar och sökvägar fr o m 2013 eget ärendehanteringssystem i Sharepoint Tekniska hjälpmedel som allmänheten kan få använda för att ta del av allmänna handlingar - Sekretess och gallring Uppgifter som bolaget regelbundet hämtar och lämnar till andra (hur och när) Uppgifter om gallring samt vanligaste sekretessbestämmelser som tillämpas framgår av bolagets redovisningsplan. Se redovisningsplan Bolagets rätt till försäljning av personuppgifter - Beskrivning upprättad: Ev revidering:

4 Västerås Stad 3 01 ALLMÄNT 001 Organisation Övergripande frågor Organisationsutredningar-, schema 002 Reglemente, delegeringsordning, attesträtt, arbetsordning Bolagsordning Aktiebok Förvaras i kassaskåp Bolagsstämmans handlingar, ex röstlängd etc Delegations- och beslutsordning Arbetsordning för styrelsen VD-instruktion Ägardirektiv Registreringsbevis 003 Mål- och Handlingsprogram/Verksamhetsidé

5 Västerås Stad 4 Avfallsplan Affärs- och verksamhetsplan Policy 004 Regler, riktlinjer, föreskrifter 006 Administrativ rutin Redovisning av allmänna handlingar Stadsarkivet bevarar arkivexemplar Fullmakt för postöppning Ärendekort/Diariekort (färdigställda ärenden) Ärendekort med händelser i ärendet arkiveras tills. Med resp handlingar, läggs främst Balanslista-ej avslutade ärenden-uttages vid årsskiftet Registrerade ärenden/diarielista-kronologisk ordning Registrerade ärenden/diarielista-sekretessbelagda Registrerade ärenden/diarielista-efter klassifikation (ämne) Arkivbeskrivning/-förteckning Ingår i Redovisning av allmänna handlingar

6 Västerås Stad Kallelser/Dagordning bolagsstämma/styrelse Förvaras tillsammans med bolagsstämmans/styrelsens protokoll Bolagsstämmans protokoll Styrelsens protokoll Koncernledningens protokoll Koncernforums protokoll Chefsgruppens protokoll Arbetsplatsgruppernas protokoll Samrådsorganets protokoll Avdelningarnas/projektgruppers mötesprotokoll Anbudsprotokoll Se under ämneskod år MBL-protokoll Se under ämneskod IT- och kommunikationsfrågor Systemdokumentation Gäller system som helt eller delvis bevaras digitalt Tillstånd och Licenser Vid Säkerhetskopiering (är enligt tryckfrihetsförordningen 2 kap 10, ej allmän handling) + band Vid Månadsband sparas i 1 år och årsband i 5 år.

7 Västerås Stad Remisser, statliga/kommunala förvaltningar och övriga, inkommande Se not Endast yttrandet bevaras (Fullständiga handlingar finns hos instans som remitterat) Remiss/enkät, inkommande Remissvar/enkätsvarr, svar på inkommande / Vid ua -litet / Vid ua -litet Inkommande remisser och enkäter av betydande värde bevaras, övriga gallras vid ualitet. Remissvar och enkätsvar och av betydande värde bevaras, övriga gallras vid ualitet. 012 Statistik och Utredningar Kan även ämnesklassas. 013 Miljöledningssystem/Kvalitet/arbetsmiljö Allmänna frågor Redovisande dokument (protokoll, journaler, checklistor) Vid Avvikelser Rutiner Från 2013 ej på papper Gäller endast vid större förändringar ( i framtiden) Interna miljörevisioner Externa miljörevisioner Miljöpolicy, beskrivning av själva systemet Vid

8 Västerås Stad 7 Certifikat 014 Information Intern- och Extern Massmedia, svar på insändare mm Bolagets interna information ex personaltidning Extern information, broschyrer, annonser mm Enkät/remiss och sammanställning av enkät/remiss (egna upprättade) Enkätsvar/remissvar, egna upprättade enkäter/remisser 02 PERSONAL/LÖNER / Vid ua -litet Vid omfattande enkäter och remisser kan de enskilda svaren gallras vid ualitet då sammanställning är gjord. Registrering kan ske samlat (t ex antal inkomna svar). 020 Personalakt O S L 39:1-2 Anställningsunderlag - Nyanmälan, ändring, lön, sysselsättningsgrad etc Matrikel anställning Personec Bevakningar (i systemet) Personakt Gallras vid avslut Personec 021 Fackliga frågor (förhandlingar, avtal, MBL) O S L 39:1-2 Vid Aktens innehåll följer av nedanstående. För hantering av akter skall särskild rutin följas. Endast sekretessbelagda handlingar diarieförs. Bevaras av Västerås Stad som är systemförvaltare

9 Västerås Stad 8 MBL-protokoll O S L 39:1-2 Löneförhandlingar, protokoll, överenskommelser O S L 39:1-2 Generell ändring av personuppgift (förhandlingsprotokoll) Ny lön O S L 39: Disciplinära åtgärder/varning O S L 39:1-2 Lönesystemet - systeminformation/dokumentation Personec Konteringsregister (lönearter) Personec Endast sekretessbelagda handlingar diarieförs Endast sekretessbelagda handlingar diarieförs Endast sekretessbelagda handlingar diarieförs T ex manualer, redbook (versionsbeskr) översikter, tabellbeskrivningar etc. Hanteras av Västerås stad 3 år Hanteras av Västerås Stad 023 Allmänna ansökningar 1 år Förvaras hos personalenheten Papperskopian gallras efter 1 år Tjänstetillsättning/Rekrytering Annons/Kravspecifikation Lista upprättas över samtliga ansökande som diarieförs efter avslutad rekrytering. Gäller endast tillsvidareanställningar. Antagnes ansökan - med meritsammanställning + kopior på betyg, intyg antagnas ansökningar - ansökan (brev)+ev meritsammanställning Personakt Se not. Anställningserbjudande/Anställningsavtal Personakt Sammanställningen diarieförs och bevaras. antagnas ansökningsbrev och handlingar gallras efter tjänstetillsättning. Anställningsbevis, korttid/återkommande korttid Personakt 024 Varsel om att tidsbegränsad anställning upphör samt svar gällande företrädesrätt Personakt

10 Västerås Stad 9 Tjänstgöringsbetyg/-intyg Personakt Beslut om omplacering O S L 39: Tjänstgöringsrapporter/Reseräkningar Personec Personakt Endast sekretessbelagda handlingar diarieförs Innehåller även uppgifter som utgör underlag för avgifter t ex telefon, kost etc Hanteras av Västerås Stad. Ev kvitton sparas i Tjänstgöringsrapporter, timanställda Förvaras hos Personalenheten Förtroendevalda: sammanträdesrapport-, ersättning, intyg - förlorad arbetsförtjänst Förvaras hos Personalenheten Körjournal Personakt Jämkningsbeslut Förvaras hos Personalenheten Tidsredovisning (flextid) Brana 1 år Förvaras hos Personalenheten Införselbeslut (kronofogden) Förvaras hos Personalenheten Ledighetsansökningar, längre än en månad T ex föräldraledighet Förvaras tillsammans med tjänstgöringsrapporten eller i personakt. Gallringstiden gäller retroaktivt. Ledighetsansökningar, korttids T ex föräldraledighet Förvaras tillsammans med tjänstgöringsrapporten eller i personakt. Gallringstiden gäller retroaktivt. Lönefil+ Lokal/Extra utbetalning Hanteras av Västerås Stad Löneunderlag t ex retrolistor Persone c Förvaras hos Personalenheten

11 Västerås Stad 10 Skatteuppgifter från SKV Persone c Kontrolluppgift Persone Arbetsgivaravgift och skatt Redovisning, månatlig och årlig, beslut Vid Gallras efter kontroll/åtgärd Hanteras av Västerås Stad c Förvaras hos ekonomienheten Hanteras av Västerås Stad Mertids-, övertidsjournal Hanteras av Västerås Stad Kostnadsrapport för sparad semester och okomp övertid Persone c Till bokslut Förvaras hos ekonomienheten 026 Avgång från befattning/tjänst egen uppsägning Personakt Pensionsbrev med bilagor, kopia Personakt Beslut om sjukersättning/deltidspension Personakt Korrespondens vid dödsfall Hanteras av Västerås Stad Sänds till VafabMiljö, förvaras sedan i personakt 027 Utvecklingsplaner etc Bevis på genomgången utbildning Vid 028 Arbetsskadeanmälan inkl läkarintyg O S L 39:1-2 Vid Personakt Personakt Läkarintyg gallras vid avslut Tillbud 5 år Förvaras hos Personalenheten

12 Västerås Stad 11 Rehabiliteringsutredning inkl. beslut Personakt. Gallras ej, detta gäller retroaktivt! Kommunens minnesgåva Berättigande till minnesgåva utreds och diarieförs hos Västerås Stad 03 LOKALER/UTRUSTNING/INVENTARIER 030 Lokaler, utrustning, inventarier Relations- och driftsinstruktioner EKONOMI/FINANS Vid 040 Ekonomisystemet, systeminformation/uppsättningsdokumentation Kodtabeller T ex manualer, översikter, redbook etc Uttag 1 gång/år görs av ekonomienheten Attest- och utanordningsrätt 041 Budget, årsbudget Detaljbudget/Prognos 042 Revisionsrapport, Årsberättelse, årsredovisning Styrdokument Vid Ingår ex i ekonomihandbok

13 Västerås Stad 12 Huvudbok Bokslutsrapporter per avdelning Sätts med huvudboken Anläggningsregister Deklarationer (moms, avfallsskatt) 043 Taxor, avgifter, riktlinjer 046 Styruppgifter/Företagsuppgifter/Kontotabell, transtyp, datumparametrar, ver nr-serie Fakturajournal EMS Fakturaunderlag EMS Avräkning, underlag Vid Respektive fakturerande enhet ansvarar Annulleringar, krediteringar, avskrivningar EMS Lista inbetalningar+inläst (OCR)PG,BG Återbetalnings- och fellistor (avstämningsfellista OCR)

14 Västerås Stad 13 Leverantörsfakturor Verifikationslista Teleöverförda skickade betalningsuppdrag/bekräftelser Bank (kontoutdrag) Banken Inkassoärenden (Svea Inkasso) EMS/ Anläggningsregister Specifikation av tillgångar. Periodkörning, avstämning och aktivering Borttagna objekt Bokföringsorder Fasta bokföringsordrar Transaktioner från andra system Ingående balanser Vid domstolsärende bevaras handlingarna

15 Västerås Stad 14 Interimsposter Pålägg och fördelning 047 Lån, upplåning, borgen, reverser, skuldebrev 049 Bidrag, rekryteringsbidrag, statsbidrag 050 Krav, betalningsförelägganden, konkurser Endast större tvister diarieförs, övriga handlingar förvaras systematiskt Svea Inkasso anlitas för inkassoärenden, se under ämneskod Skatt, taxering, deklaration JURIDIK 061 Upphandling/Direktupphandling/Avtal/Anbud Offentlig upphandling/inköp (varor), allmänna frågor Upphandling/Ramavtal, Inköpsförfrågan, anbud mm OSL 19:3, 31:16 Uppdrag Tidsplan Samtliga handlingar rörande ett upphandlings /inköpsärende registreras som ett ärende (ämne) Annons, annonsunderlag, kvitto Anmälan, deltagande i upphandling OSL 19:3

16 Västerås Stad 15 Selektiv upphandling OSL 19:3 Urvalsupphandling OSL 19:3 Sändlistor OSL 19:3 Förfrågningsunderlag/anbudsbegäran OSL 19:3 Begäran om förfrågningsunderlag OSL 19:3 Frågor - kompletteringar/förtydligande av förfrågningsunderlag/anbud OSL 19:3 Inkomna offerter/anbud OSL 19:3 Otydliga anbud / försent inkomna ej handlagda 3 år antagna anbud gallras tidigast 3 år efter anbudstidens utgång. Förvaras i särskild mapp Öppningsprotokoll Utvärderingsprotokoll (Direktupphandling) Utvärderingsnoteringar Tilldelningsbeslut-Upphandlingssvar Annonsering efter antaget anbud

17 Västerås Stad 16 Klagomål/Överprövning Skadeståndskrav OSL 31:16 Avtal/Överenskommelse OSL 19:3, 31:16 Beställning/Beställningsbekräftelse OSL 19:3, 31:16 Reklamationer etc Avtal som ej är ett led i ett upphandlings/inköpsärende se under ämneskod 063 Korrespondens under avtalstiden OSL 19:1, 31:16 Anbudslämnande (material/fraktioner) Anbudsförfrågan, anbudssvar mm OSL 19:1, 19:3 31:16 Tjänsteupphandling, allmänna frågor Tjänsteköp/Konsulttjänst/Uppdrag, Avtal, Uppsägning mm Antaget anbud bevaras, övriga gallras tidigast 1 år efter avtalstidens utgång Projekt, Avtal, Uppsägningar mm Antaget anbud bevaras, övriga gallras tidigast 1 år efter avtalstidens utgång Entreprenadtjänster, Avtal mm Antaget anbud bevaras, övriga gallras tidigast 1 år efter avtalstidens utgång Transporttjänster, Avtal mm Antaget anbud bevaras, övriga gallras tidigast 1 år efter avtalstidens utgång 062 Uppsägning av avtal

18 Västerås Stad Avtal, försäljning, allmänna frågor Avtal EMS o Avtalsreg Från och med 1 januari 2007 förvaras avtal i diariet Samarbetsavtal t ex med transportörer Avtalsreg Avtal med företag ang Återbrukskort Avtal, div fraktioner (kyl/frys, elektronik, plast, metall mm) Kund- och Avtalsregister Vid Avtal övrig teknisk utrustning t ex komprimatorer Övriga avtal, allmänna frågor Arrendeavtal Upplåtelseavtal 065 Skaderapporter, skadestånd Polisrapporter, försäkringsrapporter i samband med kollisioner m våra fordon 067 Försäkringar (ej personal)

19 Västerås Stad RÄDDNINGSTJÄNST, ÖVRIG CENTRAL FÖRVALTNING 191 Förebyggande brandskydd 22 BYGGVÄSEN 226 Periodiskt återkommande besiktningar 23 BYGGNADSLOV, TILLSTÅNDSGIVNING, INSPEKTION 231 Bygganmälan, bygglov 237 Brandfarlig vara 28 FASTIGHETSFÖRVALTNING, MARKFÖRVALTNING 280 Allmänt, mark- och fastighetsförvaltning (Underhåll- och driftsfrågor, nyckelhantering osv) 86 RENHÅLLNING OCH AVFALL 860 Insamling 861 Behandling Förstärkt infartskontroll Förvaras hos Miljöenheten

20 Västerås Stad Ansökan 863 Anmälan 864 Klagomål 865 Rapport, Miljörapport Intern månadsmiljörapport Förvaras hos Miljöenheten Analysrapporter-/listor Förvaras hos Miljöenheten 867 Tillsyn 869 Övrigt, renhållning och avfall 88 MILJÖFARLIG VERKSAMHET, FARLIGT AVFALL 880 Insamling Avfallsdeklaration (i EMS) EMS Verksamhetssystemet EMS, kund- och deklarationsregister EMS Transportorder EMS Kundservice scannar in i EMS, Avd Farligt avfall bevarar papperet O S L 19:1-2 O S L 19:1-2 - Bevarande och gallring följer under nedanstående. 3 år

21 Västerås Stad Behandling Deklarationer från SAKAB/Ragnsells o övriga. Pappersversion bevaras Register över medarbetare exponerade av cmrklassificerade produkter 882 Ansökan, anmälan 1 uttag görs av FA-avdelningen per år som diarieförs 883 Inventering/Projekt 884 Rapport, miljörapport, årsrapport 889 Övrigt Pappersversion bevaras, digitalt gallras vid ualitet