Medarbetarområdet Redovisning av allmänna handlingar. Översikt

Transkript

1 Översikt Sida Ansvar och av handlingar 2 Beskrivning av allmänna handlingar/arkivbeskrivning 3 Verksamhetssystem inom medarbetarområdet 4 Personalakt 5 Kompetensförsörjning 5 Rekrytering 5 Medarbetarkompetens, -utvecklingsfrågor 7 Avgång från befattning 8 Anställningsvillkor 9 Pensioner 9 Tjänstgöringsrapportering 10 Arbetsmarknadsåtgärder 11 Arbetsmiljö och hälsa 12 Sjukdom/olycksfall, rehabilitering 12 Samverkan 12 Organisationskultur 13 Övrigt 14 Avstämning/redovisning 14 Bilaga: Beskrivning av Personalobjektet (in- och utdata) 16

2 2 (16) Ansvar och av handlingar inom medarbetarområdet av fysiska handlingar (pappershandlingar) sker hos Diariet; den tjänsteman som registrerar och förvarar ärenden och handlingar som hör till ärenden (pappershandlingar som diarieförs digitaliseras). Samordnad process; den förvaltning/enhet/tjänsteman som ansvarar för den samordnade processen (rekrytering, rehabilitering, personalakt), oavsett ursprungsförvalning. Chef; (gäller originalhandlingar av betydelse som inte ska förvaras på annat sätt, t ex kvitton). För överlämnande av handlingar till stadsarkivet och eventuell gallring ansvarar den som förvarar handlingen. Överlämnande av handlingar som ska bevaras kan ske då minst tre kalenderår passerat. av digitala handlingar sker hos I verksamhetssystem (hos Staden eller hos leverantören) eller i Lokal lagring på enhet på H: ( Mina dokument ) eller G: ( Gemensamt ). Extern lagringsenhet (USB-minne eller hårddisk). Lagring på Skrivbordet eller på enhet C: bör undvikas. För överlämnande av elektroniska handlingar till stadsarkivet och eventuell gallring i verksamhetssystem ansvarar normalt objektsförvaltaren och för handlingar som lagras på H: och G: ansvarar den som skapat handlingen eller en av förvaltningen särskilt utsedd person. Gallringsfrister hur länge ska handlingarna finnas kvar? Att gallra betyder att förstöra allmänna handlingar. För att handlingar (digitala eller i papper) ska få förstöras måste alltid en handling med angiven gallringsfrist finnas med i redovisningsplanen. Vid ualitet Innebär att informationen kan gallras då den inte längre behövs för verksamhetens behov. 1 år, 3 år, 10 år Innebär att informationen ska finnas kvar i 1, 3 eller 10 kalenderår efter det år informationen skapades. Innebär att informationen ska finnas kvar för all framtid. systematiskt eller i diariet innebär att handlingarna skall vara ordnade och märkta så att de enkelt kan hittas. förvarade handlingar kan vara strukturerade t ex i nummerordning, alfabetiskt eller efter ett objektsnamn. Filer, dokument, pärmar och mappar i katalogstrukturer ska ha en tydlig namnstandard för att kunna återsökas. Diarieförda handlingar kan återsökas genom ärendehanteringssystemet VÄHS. En tydlig och standardiserad ärendemening i kombination med andra sökbegrepp är avgörande för god sökbarhet. Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som skyddar handlingen mot obehörig åtkomst och skada. Tillgång till digitala handlingar regleras bl a genom behörighetsnivåer och loggfunktioner, som anpassas efter handlingarnas innehåll. Motsvarande skydd för pappershandlingar uppnås genom i brand- och stöldsäkra arkivlokaler eller -skåp.

3 3 (16) Beskrivning av allmänna handlingar / arkivbeskrivning Upprättas enligt arkivlagen 6 samt offentlighets- och sekretesslagen kap.4:2 ORGANISATION Myndighetens namn Förvaltning avdelningar Västerås stad, Samtliga myndigheter (nämnder) 18 nämnden (15 förvaltningar) Tillkomstår - Uppgift De uppgifter som kommunen har enligt kommunallagen och övrig relevant lagstiftning samt de kommunala nämndernas reglementen. Kontaktperson/-er på förvaltningen Se respektive myndighets Plan för redovisning av allmänna handlingar (redovisningsplan) eller separat arkivbeskrivning TILLGÄNGLIGHET TILL MYNDIGHETENS HANDLINGAR Huvudsakliga register, förteckningar och sökvägar Kommungemensamt ärendehanteringssystem (VÄHS). Övriga sökvägar och verksamhetssystem; se respektive myndighets redovisningsplan. Tekniska hjälpmedel som allmänheten kan få använda för att ta del av allmänna handlingar och gallring Uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar och lämnar till andra (hur och när) Myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter Besöksdatorer i Kontaktcenter i stadshusets entré. Uppgifter om gallring samt vanligaste sekretessbestämmelser som tillämpas framgår av myndighetens redovisningsplan. Se respektive myndighets (redovisningsplan). - Beskrivning upprättad: Ev revidering:

4 4 (16) Staden har gemensamma standardiserade processer för många områden bland annat gemensamt personalobjekt och samordnade personalakter men varje styrelse och nämnd är anställningsmyndighet för sina medarbetare. Verksamhetssystem inom medarbetarområdet Personalobjektet SABA BAS Adato WinLAS VÄHS Pejl Time Care Time Care Pool Offentliga jobb De allmänna handlingarna och hanteringen av dessa i nedanstående verksamhetssystem redovisas under resp rubrik i planen m hänvisning. Innehåller person och anställningsuppgifter (se bild i bilaga sidan 10). Förvaltas av staden enligt särskild förvaltningsplan. Innehåller kurs och kompetenshantering som stöder stadens samordnade process. Förvaltas av staden enligt särskild förvaltningsplan Innehåller beskrivningar över krav i befattning. Förvaltas av Löneanalyser AB Innehåller stöd för rehabiliteringsprocessen. Förvaltas av Persona Grata informationssystem AB System för LAS-hantering (lag om anställningsskydd). Leverantör är WinLas Personalsystem. Förvaltas av staden enligt särskild förvalningsplan. Västerås stads ärendehanteringssystem som bland annat stödjer rekryteringsprocessen. Förvaltas av staden enligt särskild förvaltningsplan. Stadens projektledningssystem. Förvaltas av staden enligt särskild förvaltningsplan. Hjälp för planering av arbetsschema. Ägs och förvaltas av proaros Bemanningshjälpmedel för stöd till proaros hantering av personalpool och vikarier. Ägs och förvaltas av proaros. Innehåller sedan 2010 handlingar rörande handläggning och tillsättning av tjänster. Se vidare under Rekrytering. Vissa handlingar överförs till VÄHS.

5 5 (16) Personalakt 39:1, 2 Aktens innehåll följer av denna redovisningsplan. Samtliga aktuella personalakter är samsorterade och förvaras i ett särskilt personalaktsarkiv (förvaltas av Konsult o Service). Huvudregeln är att alla avtal mellan arbetsgivaren och enskild anställd förvaras i akten Kompetensförsörjning 023 REKRYTERING Registrering av rekryteringsärende ske hos Rekryteringscenter, Konsult och service. Allmänna frågor (vid begäran om allmän handling samt överklagan, se kommentarer) Intresseanmälningar (ansökningar som ej avser specifik tjänst) och praktikförfrågningar 5) VÄHS VÄHS 2 år Staden har samordnad standardiserad rekryteringsprocess. Ansökningshandlingar hanteras genom ärendesystemet VÄHS och Offentliga jobb. Ansökningsärendet (med kravprofil, uppgifter om sökanden etc) hanteras elektroniskt. Ansökningshandlingar för den som fick tjänsten bevaras i personalakten. Gäller Rekryteringscenter: En begäran från privatperson om att få ut allmän handling kan gallras efter två år och behöver inte registreras i VÄHS. Begäran om handlingar från fackliga org. samt företag registreras som ett eget ärende, likaså vid överklagan av tjänst registreras ett särskilt överklagningsärende i VÄHS. För denna typ av ärenden kan särskilt sk samlingsärende användas. Svarsmeddelande ska alltid skickas. 023 Krav i befattning, arbetsvärderingsdokumentation BAS Vid Kravprofil VÄHS Resultaten från BAS systemet förs via anställnings-underlaget till Personalobjektet Inaktuella kravprofiler i ärendet kan gallras vid ualitet.

6 6 (16) Matchning (kravprofil meriter) LAS / omställning Annons för lediga tjänster Uppgifter och handlingar rörande samtliga sökanden med tillhörande handlingar Sammanställning över samtliga sökanden Ansökningshandlingar från dem som ej fått tjänsten Uppgifter och ansökningshandlingar från den som fått tjänst Offentliga jobb (VÄHS om rekrytering se not.) Offentliga jobb Offentliga jobb/ VÄHS Offentliga jobb VÄHS Persona l-akt: Ansökningshandling -ar för den som fått tjänsten 2 år 2 år 2 år / 2 år Samordnad process där rekryteringsbehov analyseras mot övertaliga anställda före annonsering. Även eftermatchning kan i vissa fall bli aktuellt. LAS: som ovan, för personer som har haft ett vikariat eller en visstidsanställning sammanhängande under ett års tid och som åberopar ett LAS-företräde. Vid anställning: personens meritförteckning etc förs över/kopplas samman med kravprofilen och vidare efter rutin kring Uppgifter och ansökningshandlingar från den som fått tjänst. Under processens gång används Offentliga jobb (OJ). Vissa uppgifter som persondata förs sedan över från OJ till VÄHS och bevaras. Rekryteringscenter registrerar i VÄHS. Eventuella betyg/intyg etc som lämnats under intervju sparas i konsults arbetsmapp i väntan på gallring. Eventuella betyg/intyg etc som lämnats under intervju sparas i konsults arbetsmapp och tillförs personalakten vid anställning. Rekryteringscenter registrerar i VÄHS. Svarsbrev, rutinmässiga Offentliga jobb 2 år

7 7 (16) Anställningsbeslut/ Anställningsunderlag Uppgift i P-objektet Vid då uppgifter tillförts Personalobjektet Beslut skall anmälas till nämnd. Registerkontroll (personal i förskoleverksamhet, skola, skolbarnsomsorg, hem för vård och boende som tar emot barn) (notering i VÄHS) Personalakt Notering sker i VÄHS om att befattning kräver registerkontroll. Utdraget begärs av anställande chef från blivande medarbetare. Chef tar kopia och återlämnar original. Kopian tillförs personalakten. Tjänstbarhetsintyg/hälsodeklaration 2 år Om tjänsten kräver detta; i konsults mapp, gallra efter 2 år. Anställningsavtal P-objektet Personalakt Anställningsavtalet innehåller även en försäkran om tystnadsplikt. Anställningsbevis, korttids / återkommande korttids P-objektet Personalakt 027 MEDARBETARKOMPETENS, -UTVECKLINGSFRÅGOR, Allmänna frågor 5) VÄHS Information om medarbetarkompetens SABA Vid Stöd till organisationen avseende kompetensrelaterade aktiviteter. Samordnad kursadministration SABA Vid

8 8 (16) Bevis på genomgången utbildning SABA Personalakt Endast behörighetsskapande utbildningar bevaras (papper), övriga gallras vid ualitet. Medarbetarsamtal, utvecklingsplaner e t c Vid AVGÅNG FRÅN BEFATTNING 024, 026 Allmänna frågor 5) VÄHS Beslut om sjukersättning Personalakt Försäkringskassan beslutar med rättsverkan mot den anställde, arbetsgivaren har en kopia via den anställde. Kan föranleda omreglering av anställningen. 024 Avgång från befattning / tjänst. Egen uppsägning arbetsgivarens beslut Varsel om uppsägning och entledigande och/eller pga att tidsbegränsad anställning upphört VÄHS Adato Personalakt Även uppsägning/avsked pga medarbetares personliga förhållanden. Om handling innehåller sekretess ska den diarieföras. Om varsel är ett led i en rehabiliteringsutredning, förvaras uppgifter om detta i rehabiliteringsakt i Adato. Tjänstgöringsbetyg / -intyg Personalakt Försäkringsfrågor, avlidna Personalakt

9 9 (16) Dödsfallsanmälan Personalakt Anställningsvillkor Resultat av löneöversyn P-objektet Se även under avsnittet Samverkan Lönestatistik Västerås stads medarbetare (tryck) e t c Disciplinära åtgärder / Varning Personalakt VÄHS Anmäls till Kommunstyrelsen. gäller ej beslut i ärendet Minnesgåva VÄHS Berättigande till minnesgåva utreds av Konsult och Service. Beslut diarieföres av stadsledningskontoret/ks. Utredning gallras vid ualitet. Anmälan om bisyssla VÄHS PENSIONER Ansökan om särskild ålderspension Personalakt Ansökan om särskild avtalspension enligt KAP-KL Personalakt

10 10 (16) Pensionsbeslut upprättat av kommunens pensionsutförare av administrativa pensionstjänster fn SPP Personalakt Delegationsprotokoll över pensioner Original hos förhandlingschefen. Avtal om innehav av förmånsdator/hempc via leverantörssystem samt hantering av försäkringsärenden Hos leverantör Vid Medarbetaren sluter avtal med arbetsgivaren om att få en sk förmånsdator/hem-pc mot löneavdrag. Avtalen hanteras av leverantören på uppdrag av staden. Leverantörssystemen är Office/LAN Assistans O-admin TJÄNSTGÖRINGSRAPPORTERING Schemahantering, information om Time- Care, P-objekt Vid Schemauppgifter i TimeCare och personalobjektet Bemanningssystem, Time- CarePool Vid Uppgifter som grund för lön exporteras till personalobjektet. Tjänstgöringsrapportering P-objekt Tjänstgöringen utvärderas i personalobjektet mot schema för anställningen. Frånvaro som sjukdom, vård av barn (VAB), semester rapporteras via Självservice till Personalobjektet. Tjänstgöringsrapporter, t ex tjänstledighet (underlag) KLc Vid Uppgifter rapporteras till Personalobjektet. hos Konsult och Service: Lönecenter

11 11 (16) Tjänstgöringsrapporter, timanställda P-objekt Uppgifter rapporteras till Personalobjektet och bevaras där. Underlagen kan gallras vid ualitet under förutsättning att uppgifter förts in. Rapport för dagbarnvårdare (omkostn ersättn, arbetstid) Förtroendevalda: sammanträdesrapport, sammanträdesersättning, intyg förlorad arbetsförtjänst, reseräkningar Rapport, uppdragstagare, artister, förskjuten arbetstid P-objekt KLc 10 år hos Konsult och Service: Lönecenter P-objekt KLc 10 år hos Konsult och Service: Lönecenter P-objekt KLc 10 år hos Konsult och Service: Lönecenter Rapport, reseräkning (även kvitton) P-objekt KLc 10 år hos Konsult och Service: Lönecenter Jämkningsbeslut KLc Vid hos Konsult och Service: Lönecenter ARBETSMARKNADSÅTGÄRDER Akthandlingar för personer ej anställda av staden (i åtgärd, arbetsförmågebedömningar, rehabilitering etc anvisade från socialtjänsten) IT-system (AMA/ Tekn. prod. styrelsen) (hos AMA) Akterna kan även innehålla t ex överenskommelser / underlag för anvisning, meddelade om anvisning, intresseanmälan, sökandepresentation m m. Förvaras hos AMA (arbetsmarknadsavdelningen, Tekniska produktionsstyrelsen). Akthandlingar för personer anställda av staden (t ex OSA-anställning, anställning av arbetslös ungdom) (hos AMA) Vid avslut samsortering med befintlig akt i personalaktsarkivet, Konsult och Service.

12 12 (16) Arbetsmiljö och hälsa Sjukdom/olyckfall, rehabilitering Allmänna frågor 5) VÄHS Arbetsskadeanmälan / tillbud KIA 39:2 Original hos Försäkringskassan Rehabiliteringsutredning (i denna process kan t ex förekomma varsel, MBL-förhandling, enskilda överenskommelser m m) Adato Persona l-akt Läkarintyg () (VÄHS) 39:2 Vid Inakt Förstadagsintyg () (VÄHS) 39:2 Vid Inakt Samverkan 39:1 Uppgifter dokumenteras i verksamhetssystemet Adato. Överenskommelser/avtal samt övriga eventuella handlingar i papper ska slutförvaras i personalakten. Uppgift ur intyget registreras digitalt i personalobjektet. Eventuellt inkommet läkarintyg registreras i diariet och bevaras. Uppgifter ur intyget registreras i rehabiliteringsutredningen. Eventuellt inkommet förstadagsintyg registreras i diariet och bevaras. Samverkansavtal VÄHS Avtal mellan arbetsgivaren och arbetstagarparter. Lokala kollektivavtal.

13 13 (16) Dokumentation från samverkansprocessen Avtal, medarbetarområdet VÄHS 020, 021 MBL-protokoll, m m (fackliga frågor) VÄHS T ex minnesanteckningar från samverkansgrupp Enligt rutin på stadsledningskontoret. Alla avtal träffade mellan centrala parterna öppnas som ärenden hos Kommunstyrelsen för lokal handläggning på stadsledningskontoret. Endast förhandlingschefen kan teckna lokala kollektivavtal på delegation från Kommunstyrelsen. VÄHS Alla förhandlingsfrågor med Västerås stad som part registreras i Kommunstyrelsens diarium MBL samt överenskommelser arbetsgivare/arbetstagare rörande enskild person Persona l-akt MBL-förhandlingsprotokoll samt enskilda överenskommelse mellan enskild anställd och chef om t ex vidareutbildning, arbetstid etc. Om förhandlingen är ett led i rehab.process sker registrering i Adato. Organisationskultur 028, 003 Riskanalyser, Handlingsplaner VÄHS Planer inom medarbetarområdet som skall upprättas utifrån krav i lag som t ex arbetsmiljö, mångfald, jämställdhet diarieförs hos upprättande nämnd/anställningsmyndighet 003 Policy, medarbetarområdet VÄHS Kommunstyrelsen diarium. 003, 020 Riktlinjer, medarbetarområdet VÄHS Kommunstyrelsen diarium.

14 14 (16) Medarbetarhandbok Portalen Vid Löpande publicering sker på Intranätet på uppdrag av personaldirektören. Övrigt AVSTÄMNING / REDOVISNING Uppgifter som levereras till andra intressenter enligt bifogade bild och som kan återskapas i grundsystemet Uppgifter som levereras till andra intressenter enligt bifogade bild och som ej kan återskapas i grundsystemet 1år Lagringsplats ansvarar den som levererat uppgifterna för. Se bilagan 10 år Lagringsplats ansvarar den som levererat uppgifterna för. Se bilagan Skatteuppgifter från RSV Vid Redovisning av intresseavdrag och nettoskulder Kontrolluppgift och rättelser till Skatteverket Arbetsgivaravgift och skatt Redovisning, månatlig och årlig, beslut 10 år Lagringsplats ansvarar den som levererat uppgifterna för. Se bilagan Rättelserna upprättas fysiskt/analogt 10 år Lagringsplats ansvarar den som levererat uppgifterna för. Se bilagan 10 år Personalobjektet levererar underlag till ekonomiprocessen som ansvarar för den slutliga avstämningen mot skatteverket via stadens skattekonto

15 15 (16) Utbetald sjuklön p g a AMOS (anställda med omfattande sjukfrånvaro) lista Anställningsuppgifter till försäkringsbolag, lönesumma Uppbördsdeklaration (arbetsgivaravgift, skatt) Beslut om utmätning på lön (från kronofogdemyndigheten) 3 år Underlag för stadens återkrav av reducerad karens 10 år Lönesumma som redovisas 10 år 10 år Underlag/utslag mm Förvaras systematiskt hos Konsult och Service; lön.

16 Bilaga till för medarbetarområdet, Beskrivning av personalobjektet, in- och utdata 16 (16) Filer via integrations motor skrivs över varje dygn. Förvaltnings ansvar ej klarlagt Folkbokföring AD e-tjänst BAS Filer som levereras till andra system gallras efter två kalenderår. Två obrutna år finns alltid tillgängliga LöneAnna SABA Inkommande filer till personalobjektet gallras efter 1 år MIIS/ILM Till andra system Ekonomi Wärna IPSOS Offentliga jobb Till/från system TimeCare /pool SKL Driftplan Till myndigheter SCB Batch Anställningsregister Löneberäkning Underlag sparas 1 år. Mottagaren av informationen ansvarar för det som publiceras. Försäkringskassan Personecfamiljen Organisationsstruktur Personec P Personalobjektet Ekonomi Kalendarium Orsakstabeller Skatteverket Neptune Självservice Förtroendemanna WinLAS Bank och försäkring Bankfil Förhandling Utdata Adato Fora KFA SPP Standard för namnsättning, format och lagringsplats förutsätts för alla delar i personalobjektet. Förhandlingsunderlag i systemet gallras efter 3 år. Transaktioner i systemet gallras efter två år så att innevarande år vid årsskifte. Så att två obrutna år finns tillgängliga Filer som levereras till myndigheter gallras efter 1 år. Bankfil gallras efter 10 år pga att preskription på fordran som uppkommit i ett anställningsförhållande faller under allmänna preskriptionsregler. Via integrationsmotor TEIS Kontrolluppgifter och uppbördsdeklaration gallras efter 10 år