Tekniska produktionsstyrelsen Teknik- och idrottsförvaltningen

Transkript

1 Nämnd Teknik- och idrottsförvaltningen Redovisning av allmänna handlingar Översikt Sida Ansvar och av handlingar 1 Beskrivning av allmänna handlingar/arkivbeskrivning 2 Hantering och registrering av vissa handlingstyper 3, allmänna frågor 4 Verksamhetssystem 4 Information 4 Remisser och enkäter 5 Planering 5 Genomföra upphandling/ Inköp 6 Uppdrag/ Beställning 6 Funktion: Gata och rvice, allmänna frågor 6 Verksamhetssystem 6 Anläggning/ drift av gator och vägar 7 Trafikservice och parkering 8 Parkeringsanmärkning 8 Bortforsling av bilar 9 Skadegörelse, stöld och inbrott 9 Funktion: Park och Fritid, allmänna frågor 10 Verksamhetssystem 10 Anläggning/ drift av parker och fritidsanläggningar 11 Drift av badanläggningar 11 Ekonomi 11 Avtal och överenskommelser 11 Provtagningar, bassängbad och strandbad 12 Rapporter och register 12 AMA Arbetsmarknad, allmänna frågor 13 Verksamhetssystem 13 Projekt, allmänt 14 Ritningar och planer 14 Ekonomi och upphandling 15 Avtal och överenskommelser 16 Personakt 17 Personal, deltagare, löner samt annan ersättning 17 Registrering av deltagare i arbetsmarknadspolitisk åtgärd 17 Sjukdom och olycksfall 21 Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som skyddar handlingen mot obehörig åtkomst och skada. Tillgång till digitala handlingar regleras bl a genom behörighetsnivåer och loggfunktioner, som anpassas efter handlingarnas innehåll. Motsvarande skydd för pappershandlingar uppnås genom i brand- och stöldsäkra arkivlokaler eller -skåp.

2 1 (22) Ansvar och av handlingar Förvaring av fysiska handlingar (pappershandlingar) sker hos Diariet; den tjänsteman som registrerar och förvarar ärenden och handlingar som hör till ärenden (pappershandlingar som diarieförs digitaliseras). Samordnad process; den förvaltning/enhet/tjänsteman som ansvarar för den samordnade processen (rekrytering, rehabilitering, personalakt), oavsett ursprungsförvaltning. Chef; (gäller originalhandlingar av betydelse som inte ska förvaras på annat sätt, t ex kvitton, vissa protokoll). För överlämnande av handlingar till stadsarkivet och eventuell gallring ansvarar den som förvarar handlingen. Överlämnande av handlingar som ska bevaras kan ske då minst tre kalenderår passerat. Förvaring av digitala handlingar sker hos I verksamhetssystem (hos Staden eller hos leverantören) eller i Lokal lagring på enhet på H: ( Mina dokument ) eller G: ( Gemensamt ). Extern lagringsenhet (USB-minne eller hårddisk). För överlämnande av elektroniska handlingar till stadsarkivet och eventuell gallring i verksamhetssystem ansvarar normalt objektsförvaltaren och för handlingar som lagras på H: och G: ansvarar den som skapat handlingen eller en av förvaltningen särskilt utsedd person. Gallringsfrister hur länge ska handlingarna finnas kvar? Att gallra betyder att förstöra allmänna handlingar. För att handlingar (digitala eller i papper) ska få förstöras måste den finnas med i redovisningsplanen. Gallringsfrist kan vara: Vid inaktualitet Innebär att informationen kan gallras då den inte längre behövs för verksamhetens behov. 1 år, 3 år, 10 år Innebär att informationen ska finnas kvar i 1, 3 eller 10 kalenderår efter det år informationen skapades. Innebär att informationen ska finnas kvar för all framtid. Förvaring systematiskt eller i diariet innebär att handlingarna skall vara ordnade och märkta så att de enkelt kan hittas. förvarade handlingar kan vara strukturerade t ex i nummerordning, alfabetiskt eller efter ett objektsnamn. Filer, dokument, pärmar och mappar i katalogstrukturer ska ha en tydlig namnstandard för att kunna återsökas. Diarieförda handlingar kan återsökas genom ärendehanteringssystemet Ciceron. En tydlig och standardiserad ärendemening i kombination med andra sökbegrepp är avgörande för god sökbarhet. Observera att offentliga allmänna handlingar av rutinmässig karaktär och av ringa betydelse för verksamheten inte behöver diarieföres och kan gallras vid inaktualitet (ex reklam, handlingar för kännedom som ej tillhör ett ärende, cirkulär, rutinmässig korrespondens m m). Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som skyddar handlingen mot obehörig åtkomst och skada. Tillgång till digitala handlingar regleras bl a genom behörighetsnivåer och loggfunktioner, som anpassas efter handlingarnas innehåll. Motsvarande skydd för pappershandlingar uppnås genom i brand- och stöldsäkra arkivlokaler eller -skåp.

3 2 (22) Beskrivning av allmänna handlingar / arkivbeskrivning Upprättas enligt arkivlagen 6 samt offentlighets- och sekretesslagen kap.4:2 ORGANISATION Myndighetens namn Förvaltning avdelningar Uppgift Kontaktperson/-er på förvaltningen Teknik- och idrottsförvaltningen/ Tillkomstår Teknisk Produktionsstyrelse / 2007 Marknad och Planering Produktion AMA Arbetsmarknad Skötsel och underhåll av kommunala bad och badhus samt fritids- och idrottsanläggningar. Trafikövervakning samt skötsel och underhåll av parkeringsanläggningar samt trafiksignaler. Skötsel och underhåll av kommunala gator, parkmark, grönområden och lekplatser inklusive vinterväghållning samt mindre anläggningsarbeten. Utförande av arbetsmarknadsåtgärder. Monica Björk TILLGÄNGLIGHET TILL MYNDIGHETENS HANDLINGAR Huvudsakliga register, förteckningar och sökvägar Tekniska hjälpmedel som allmänheten kan få använda för att ta del av allmänna handlingar kretess och gallring Uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar och lämnar till andra (hur och när) Kommungemensamt ärendehanteringssystem (Ciceron) de i rvplanen angivna IT-system. Besöksdatorer i Kontaktcenter i stadshusets entré Uppgifter om gallring samt vanligaste sekretessbestämmelser som tillämpas framgår av myndighetens redovisningsplan. Vid förfrågan lämnas handlingar ut gällande personal och deltagare i verksamheterna samt handlingar gällande upphandlingsärenden. Lämnas ut enligt önskemål: digitalt, hämtas personligen eller skickas per post Myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter Beskrivning upprättad: - Ev revidering:

4 3 (22) Hantering och registrering av vissa handlingstyper Avtal, överenskommelser och kontrakt etc Avtal eller överenskommelser (avsiktsförklaringar, uppgörelser, kontrakt) ska klassificeras i den process de tillhör. Detta gäller även påföljande avtalshantering som t ex uppsägning av avtal. Avtal som ingår i en upphandling ska registreras i upphandlingsärendet. En upphandling registreras i den nämnds diarium ärendet tillhör (även om rvicepartner utför upphandlingen på uppdrag). Man kan använda fältet dokumenttyp för att märka upp ett avtal om det inte framgår av t ex en ärendemening. Nedan följer några exempel på vanliga avtalstyper för att förtydliga tankesättet: Avtal som resultat av upphandling Genomföra upphandling Samverkansavtal (fackligt) Samverka och förhandla rviceavtal kopiator eller andra kontorsmaskiner Hantera inventarier Hyresavtal/kontrakt byggnad/lokal/lägenhet Inhyrning eller Uthyrning Avtal vid extern samverkan Extern samverkan (nämnd/styrelsenivå) eller 2.x.0. Inom varje verksamhetsområde som börjar på 2 och slutar på 0, t ex 2.2.0, osv, ingår extern samverkan. Vid övrig samverkan se 3.0.2, osv. Projekt och utredningar Ett projekt ska klassificeras på den process projektet rör (inom den verksamheten). Handlingar i ett projekt följer av projektmodellen Pejl. Projektet registreras i den nämnds diarium som ansvarar för projektet (rvicepartner kan utföra projekt på uppdrag). Projekt som är övergripande för hela staden har en särskild kod. Sådana projekt klassificeras t ex på Verksamhetsutveckling. För att förbättra sökningen kan ordet projekt ingå i ärendemeningen eller som ett val i fältet dokumenttyp. Allmänt, övergripande, korrespondens etc Handlingar som i redovisningsplanen rör en övergripande fråga ska klassificeras på den process den tillhör. Även sådan som rör kontakter med allmänheten eller är benämnt korrespondens. Styrande dokument För styrdokument beslutade av fullmäktige, kommunstyrelse eller nämnd/styrelse (även bolagsstämma för bolag) används klass T. ex vision, verksamhetsidé, policys, riktlinjer, handlingsplan, arbetsordning etc. Övriga styrdokument som ska bevaras klassificeras utifrån vilket verksamhetsområde de berör. För stödjande verksamheter används de beteckningar som slutar på 0, d v s osv. För kärnverksamheter används 3.0.1, osv. Övriga styrdokument kan t. ex röra sig om lokala handlingsplaner, rutiner, instruktioner, manualer etc.

5 4 (22) not 101 TEKNISKA PRODUKTIONSSTYRELSEN, allmänna frågor 5) T ex organisation och organisationsutredningar. Övriga handlingar: se plan för Gemensamma administrativa processer not Inkomna synpunkter och klagomål på verksamheten/ allmänheten VERKSAMHETSSYSTEM 014 INFORMATION, övergripande frågor 5) Omfattande ärenden som kräver handläggning diarieförs och bevaras. Slutrapport klagomålshantering Återfinns under respektive rubrik längre fram i planen. Intern information Interna egenframställda broschyrer, informationsmaterial bevaras i ett exemplar. T ex personaltidningar och informationsbrev. Extern information, tryck mm. Mässmaterial, broschyrmaterial, reklamkampanjer, informationsmaterial, kundinformation. Webbsidor, hemsidor Uttag ska ske 2 ggr/år eller vid större förändringar. Ansvar för uttag av Västerås stads externa webb ( har Västerås stads informationschef. Ansvar för uttag av förvaltningsspecifika webbplatser, nämnd/förvaltningsspecifika Facebook- och Twitterkonton samt bloggar har respektive nämnd. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

6 5 (22) Annonser/ annonsunderlag 1 år Foto- och bildsamlingar / vid inakt Bevarande- och gallringsfrågor hanteras i samråd med stadsarkivet. REMISSER OCH ENKÄTER Rutiner för remisshantering, se planen för Gemensamma administrativa processer; remisser. not Projekthandlingar Ritningar, beskrivning, mängdförteckning, Allmänna föreskrifter, besiktningsprotokoll PLANERING, övergripande frågor Affärsplan för Tekniska produktionsstyrelsen Verksamhetsplan för enheten Vid inakt Delegeringsordning för styrelsen 002 Delegering av arbetsmiljöansvar Kvalitetsarbete, miljö och kvalitet Uppföljning och avvikelser m m. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

7 6 (22) not Rel e- van t kod UPPDRAG/ BESTÄLLNING, övergripande frågor 5) (externa avtal) T ex från UAN, TNS, KIF. För hantering av upphandling/ anbud: se planen för Gemensamma administrativa processer Förfrågning Enklare förfrågningar diarieförs ej och gallras vid inaktualitet Anbud Efter vad ärendet rör Rel e- van t kod Beställning Enklare beställningar diarieförs ej och gallras vid inaktualitet. FUNKTION: GATA OCH SERVICE Verksamhetssystem Marshplus Verksamhetssystemens användning och innehåll framgår av redovisningen under respektive rutin/process. Stadens dataprogram för hantering av klotter OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

8 7 (22) Fel P 2000 _ Administrativt handläggningssystem för registrering av felparkering, underlag för påminnelse/ inkasso samt betalningsregistrering. (Under avveckling och kommer ersättas helt av Park-Right.) Park-Right _ Dataprogram för registrering och hantering av felparkering samt kontrollavgifter. Administrativt hjälpverktyg: underlag för fordonsflyttning/ fordonsskrotning Anläggning/ drift av gator och vägar, allmänt 5) Förfrågningsunderlag Anbud/ offert av underleverantör Förvaltningens rutiner för upphandling: se planen för Gemensamma administrativa processer: Upphandling. not 061 Avtal Externa avtal ska bevaras i papper. ovan. Handlingar, ritningar med beskrivningar Mindre avtal/ överenskommelser och uppdrag Upprättas i samband med avtalet. 3 år Efter vad ären det rör Relevant kod Uppdrag: Gata och rvice OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

9 8 (22) Dagboksanteckningar som beskriver vad vi gör för uppdragsgivaren Vid inakt Lämnas till uppdragsgivaren Trafikservice och parkering, allmänt Kontrollavgifter (korrespondens bestridande mm) Park Right Parkeringsböter (kontrollavgift för felparkering). Statistik och rapporter Park Right Fakturor (kontrollavgifter) Fel P 2000 Inkasso (kontrollavgifter) Fel P år Underlag finns i Fel P år planen för: Stödprocess Ekonomi. 10 år planen för: Stödprocess Ekonomi. Parkeringsanmärkning Anmärkningar Park Right Vid inakt Teknik och idrott handlägger åt TNS. Anmärkningar skickas digitalt till Vägverket som ansvarar för övrig handläggning. Verksamhetssystem: LEECHFTP. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

10 9 (22) Bortforsling av bilar akt (Korrespondens, protokoll mm.) Park Right 5 år Teknik och idrott handlägger på uppdrag från TNS. Allt korrespondens sparas. T ex bedömning av bil, datum för uppmaning av flytt, flyttningsorsak, beställning av skrotning mm. 359 Bestridande av beslut gällande Ciceron bortforsling av bilar. Felanmälan 1 år T ex parkeringsautomater. SKADEGÖRELSE, STÖLD OCH INBROTT 030 Polisanmälan och polisrapport vid klotter Marsh plus Vid inaktualitet Entreprenör gör rondering, rapportering och polisanmäler. Polisanmälan inkommer till TPS och vidaresänds till resp. beställare. Kopia till handläggare på TPS som sedan skickar statistik till resp. beställare/ förvaltning Polisanmälan och polisrapport vid stöld, skada, skadegörelse och inbrott samt klotter som rör verksamheter inom TPS OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

11 10 (22) FUNKTION: PARK OCH FRITID, allmänna frågor Verksamhetssystem Verksamhetssystemens användning och innehåll framgår av redovisningen under respektive rutin/ process. GPS Gator Park och grönytor _ Kartlägga, planera samt följa upp drift och underhållsåtgärder inom gata, park och grönområden. Tiffany Vid inaktualitet Ekonomiskt försystem avseende projektredovisning, t ex anläggningsuppdrag m m. Under avveckling och ersätts av Maconomy Maconomy/ People Planner Avtalsdatabas för gårdsskötsel på förskolor och skolor Vid inaktualitet Excel Vid inaktualitet Ekonomiskt försystem avseende projektredovisning, t ex anläggningsuppdrag, tidrapportering m m / Resurs-planering Databas för kundregister och faktureringsunderlag när det gäller förskolor. Actor _ Kassasystem för faktureringsunderlag, statistik och uppföljningsprogram för baden. Register över badgäster (foto samt födelsedata) _ OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

12 11 (22) Anläggning/ drift av parker och fritidsanläggningar, allmänt Skötselplaner Ark Park Vid inakt Egna planer baserade på ArkPark. not 063 Vinterväghållning, avtal inom staden och med externa not Externa och interna avtal. OBS: Externa avtal ska bevaras i papper. Arbetsprogram GPS 3 år Skötsel av gator och vägar Relevant klass 293 Drift av badanläggningar, allmänt Underhållsplan Finns på baden Ekonomi Rapporter på respektive kassa, bad och dag - kopia Actor Vid inakt Från verksamhetssystemet. En kopia skickas till ekonomiservice som förvarar i 10 år. Månadsrapport, statistik Actor Vid inakt Till gruppledaren. Statistik: besökare, varor (årsvis) Actor Ingår i verksamhetsberättelsen. Avtal och överenskommelser OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

13 12 (22) not 063 Avtal, på uppdrag åt Actic Överenskommelser med arbetsgivare om fria bad Actor 3 år Handlingarna finns på baden. Provtagningar, bassäng och strandbad 293 Rapport från bassäng Rapporteras in hos ALcontrol med kopia till Miljö- och hälsoskyddsförvaltning 89 Rapport från strandbad (vattenkvalité, väder och Rapporteras in hos ALcontrol med kopia till Miljö- och hälsoskyddsförvaltning Rapporter och register Register över badgäster Vid inakt Namn och foto registreras. Uppgifter finns på gästernas badkort. Bokningslistor Romerskt bad/ Actor 1 år Handlingarna finns på baden. hudterapeut Kundregister Actor 1 år Handlingarna finns på baden. Simundervisning/ deltagare Actor 1 år Handlingarna finns på baden. Statistik på försålda produkter Actor 1 år Handlingarna finns på baden. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

14 13 (22) gem. plan AMA ARBETSMARKNAD, allmänt planen för: Medarbetarområdet. Även allmänt rörande bygg och skog. 028 Arbetsmiljöverket tillsynsbesök och protokoll Verksamhetssystem Verksamhetssystemens användning och innehåll framgår av redovisningen under respektive rutin/ process. GW Arbetsmarknad _ Statistik samt personlistor över deltagare i arbetsmarknadspolitisk åtgärd, kartläggning samt daganteckningar. Betyg och arbetsgivarintyg ingår i kartläggningen. Min framtid _ Webbaserat. Deltagaren registrerar och äger sin handlingsplan och CV själv. Enkät _ Webbaserat (fylls i efter avslut) Cad program _ Ritningar på Utvecklingscentrum. Verktyg för planering och uppföljning inom byggverksamheten. Planeringsprogram Excel _ Skötsel av skog mm. Verktyg för planering och uppföljning. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

15 14 (22) Register över grässlåtter Excel _ Verktyg för planering och uppföljning gällande grönytor som ingår i beställningen. Faktureringssystem Malma såg Visma Admin _ Verktyg för faktureringsunderlag och uppföljning. Fakturaunderlagen skickas till Konsult och rvice. Osanama Avslut a system Offentliga jobb (OJ) Extens Personsammanställning över OSA - deltagare, disciplinpåföljder och samlingsärenden. Handlingar som gäller disciplinpåföljder ligger i personakten. På sikt: GW Arbetsmarknad. Ansökningar från gymnasieungdomar etc om feriejobb Endast åtkomst; uppföljningsansvar för skolelever not 003 Projekt, allmänt T ex Arenan och NUEVO. Projektdirektiv, projektplan, avtal, sammanställning av kostnader Ritningar och Planer Tidplaner för uppdragen Planeringspr ogram 3 år OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

16 15 (22) Besiktningar av utförd verksamhet T ex inom bygg. Ritningar CAD Vid inakt Original hos Fastighetskontoret. Skötselplaner skog och idrottsanläggningar Ekonomi och Upphandling Plane - ringsprogram 3 år gem. plan 061 Anbud Offert Förenklad upphandling Rutiner för ekonomi och upphandling: se planen för Gemensamma administrativa processer: Upphandling not 061 Avtal Rutiner för ekonomi och upphandling: se planen för Gemensamma administrativa processer: Upphandling. Efter vad ärendet rör Relevant kod Beställning/ Order 3 år Externt/ Internt. Underlag till fakturor. Uppgifter i ekonomisystemet. Ekonomihandlingar, Malma såg Faktureringsunderlag Fakt. syste m Malma såg 3 år Faktureringsunderlag skickas till Konsult och rvice. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

17 16 (22) Avtal och överenskommelser Anvisning från Af eller annan aktör GW Arbet smark -nad Beslut från AF på uppdraget GW Arbet smark -nad Personalakt Personalakt Överenskommelse Personalakt Intresseanmälan Personalakt Praktikavtal/ Internt och externt Personalakt Riktlinjer på Jobbcentrum för anvisade deltagare från SoF. Fylls i av deltagaren och skickas till externa och interna verksamheter. Deltagarlista OSL 1 år Faxas från SoF och proaros. Svar till SKE/ Socialkontor Ekonomi och proaros OSL 1 år Faxas på personer som uteblivit från Jobbcentrum. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

18 17 (22) Samtycke enligt personuppgiftslagen OSL Gäller inom projekt som ska kunna ta del av information kring deltagarna. Samlingsärende Personakt Akthandlingar för personer i arbetsmarknadspolitisk åtgärd (ej anställda av staden) anvisade från SKE och Af GW Arbet smark -nad OSL 21:1 Akterna kan innehålla underlag för anvisning, arbetsförmågebedömning, sökandepresentation, rehabiliteringsplan, överenskommelser mm. Akthandlingar för personer anställda av staden t ex OSA-anställning, anställning av arbetslös ungdom OSL 21:1 Vid avslut samsorteras akten med befintlig akt i personalakts-arkivet hos Konsult och rvice. PERSONAL, DELTAGARE LÖNER SAMT ANNAN ERSÄTTNING Registrering av Deltagare i Arbetsmarknadspolitiska åtgärder Daganteckningar GW Arbet smark -nad GW Arbet smark -nad Personuppgifter, åtgärder samt placering. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

19 18 (22) Kartläggning av deltagare GW Arbet smark -nad Arbetsgivarintyg Perso nec _ Muntlig information. Gäller personer som är anställda av Västerås stad. Förvaras i personakt men skrivs ut vid behov ur personalsystemet Personec. Intyg GW Arbet smark -nad Förvaras i personakt. Enkät Enkät 1 år Handlingsplan för deltagare på Jobbcentrum Min framtid _ Konsulent tar del av handlingsplanen som upprättas och ägs av deltagaren. Arkiveras ej. Meritförteckning Min framtid _ Upprättas och ägs av deltagaren. Handlingsplaner för OSA- deltagare och andra personer i arbetsmarknadspolitiska åtgärder. GW Arbet smark -nad Uppdateras kontinuerligt i samarbete med Af, konsulent och deltagare. Varje uppdatering bevaras i personakt. Gäller även andra åtgärder med krav på handlingsplan. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

20 19 (22) Betyg och intyg bevis på genomgången utbildning GW Arbet smark -nad Personalakt Körtillstånd för lyftinrättningar, truckkort för anläggning, frånvarointyg, kursintyg mm. Endast behörighetsskapande utbildningsintyg bevaras. Övriga gallras vid inaktualitet. Lagbasersättning: Beslut Personalakt Registreras i personalsystemet Personec. Närvarorapporter/ SKE 1 år Ligger till grund för utbetalning av SoF och proaros. Originalet till SoF samt kopia hos AMA Arbetsmarknad. Tjänstgöringsrapporter timanställda och feriearbetande gymnasieungdom Lämnas till Konsult och service, Lönecenter för arkivering. Anställningsavtal Personalakt Avgång från befattning/ tjänst Personalakt Egen uppsägning Personalakt Anställningsavtalet innehåller även en Försäkran om tystnadsplikt. Uppsägning av arbetsgivaren. Avgång från tjänst på egen begäran. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

21 20 (22) Omplacering Personalakt OSL 39:2 kretess gäller ej beslutet Pension, ansökan och beslut Pension; utlåtande/ prövning Personalakt 022 Disciplinära åtgärder/ varning Personalakt OSL 39:2 kretess gäller ej beslutet. Ev pensionsutredning kan förvaras i personakt och behöver ej diarieföras OSL 39:1 Muntlig eller skriftlig varning. Båda dessa ska dokumenteras. kretess gäller ej beslut i ärendet. Polisregisterkontroll Utdrag ur Belastningsregistret Personalakt not. Gäller inom barnomsorg, skola samt skyddsklassad tjänst. Gallring: se planen för Medarbetarområdet. Tjänstgöringsrapportering Vid inaktu alitet Underlag för tjänstledighet, semester, föräldraledighet mm. Uppgifterna rapporteras till Personalsystemet Personec. planen för: Medarbetarområdet Sommarjobbspraktik, allmänt Information och överenskommelser med arbetsgivare, sammanställning över arbetsplatser Ciceron För studerande på gymnasienivå. Webbansökan registreras i Offentliga jobb (OJ). De som får arbete registreras in i personalsystemet Personec. Ansökningar OJ 2 år Samtliga ansökningar i OJ gallras efter två Ansökningar, de som fick anställning Perso nec år. Skyddad ID hanteras separat. Överföring till Personec från OJ av de som fick anställning. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

22 21 (22) Ungdomssatsningar (t ex Ung resurs), allmänt Ansökningshandlingar, från de som fick anställning Ansökningshandlingar, från de som inte fick anställning Ciceron Ciceron Ciceron 2 år Ett gemensamt samlingsärende används för dessa ansökningar. För ansökningarna används ett särskilt formulär. Sjukdom och olycksfall Arbetsskadeanmälan / Tillbud Personalakt AMF/ AFA skadeanmälan Personalakt 028 Uppgifter ur journaler/ psykolog/ APU Personalakt Drogtest Personalakt OSL 21:1 Original skickas till Försäkringskassan. Kopia i personakt samt till enhetschef och verksamhetschef på AMA. I den gemens. planen endast i Ciceron. OSL 21:1 Original skickas till Konsult& rvice Kopia i personakten. OSL 21:1 Uppgifter noteras i ärendet OSL 21:1 not. Förvaras i personakt. Dom Personalakt not. Förvaras i personakt. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.

23 22 (22) Arbetsförmågebedömning Personalakt OSL 21:1 not. Förvaras i personakt. Rehabiliteringsutredning/ OSL 21:1 planen för: Medarbetarområdet. handlingsplan Förfrågningar från Försäkringskassan Personalakt OSL 21:1 not. Förvaras i personakt. Läkarintyg Notering i GW/ Perso nec Akt Sjukgymnast Minnesanteckningar, utlåtanden mm. Akt sjukgymnast OSL 21:1 3 år Original till Försäkringskassan. planen för: Medarbetarområdet. Sjukgymnast journalför sina vårdinsatser. Handlingarna är undantagna från registrering. OBS Vid användning av klass vid registrering, läs först Hantering och registrering av vissa handlingstyper.