Boston, Massachusetts USA Director of Education Programs. Jonas Leo

Transkript

1 Problem-Lösning Värdeflödesanalysdesanalys och A3 Susan Sheehy, PhD(c), RN, FAAN, FAEN Boston, Massachusetts USA Director of Education Programs Redigerat och anpassat till Capio S:t Görans G Sjukhus av dr Jonas Leo Flödes desägare LHW All material contained herein Is the property of Lean Healthcare West.. Material may not be used In training, reproduced, or reused without written consent of Lean Healthcare West. Skriftligt tillstånd av Susan Sheehy.

2 En logisk start Värdeflödesanalys Helikopterperspektivet 2

3 Värdeflödesanalysdesanalys 1. Definiera flödets start och stopp från n ett patientperspektiv avgränsning viktigt 2. Definiera huvudaktiviteter i flödet och rita detta i tidsordning, beskriv även de viktigaste delaktiviteterna inom respektive huvudaktivitet 3. Beskriv nuläge och ta fram data för f r analys 4. Analysera nuvarande situation Är processen stabil? Nej: Standardisera processen för att göra den stabil Ja: Om stabil är processen nöjaktig? Nej: starta förbättringsarbete Ja: gör ingenting 5. Definiera det framtida värdeflödetdet 3

4 1. Värdeflödesanalysdesanalys Nuläge Definiera processens början och slut Sammanfattning Väntetid: 110=min Värde-adderande tid=92 min Total ledtid=202 min (3h22min) 4. Analysera nuvarande situation. Är processen stabil och nöjaktig? Om inte starta förbättringsarbete I: Definiera huvudaktiviteter i flödet II: Definiera delaktiviteterna Kund V Kassa/ reception Akuten Röntgen Akuten Gips Utskrivning V V V V V Registrera=3min Undersökning= 10min Röntga=15min Diagnos=15min Gipsa=15min Boka ÅB=5min Betala=4min Frågeformulär= 5min Tolka bilder, skriv svar och signera=15min Utbildning av patient=5min Skriv recept=5min Skriv remiss=7min V V V V V V 10min 20min 20min 20min 20min 20min 10min 12min 32min 10min 20min 8min V Väntetid Process 3. Beskriv nuläge och ta fram data för analys 4

5

6 Sammanfattning Väntetid: x=min Värde-adderande tid=y min Total ledtid=x min (hmin) Värdeflödesanalysdesanalys avd. 36 Träskidentifieringsförslag: Avsaknad av beslutsstöd tex under dagen, arbetsmiljön, kommunikation tex vid inskrivning V Inläggningsbeslut (på akuten) Transport Inskrivning Rond Fortsatta till avdelning på avdelning patient V V V V åtgärder V PAS/PAUS- Rapport V Rond V Utskrivning Indikation/riktlinjer för inläggning rätt pat på rätt avdelning Beställ tranportör= xmin Förbered för transport= xmin Fördelning av arbete-pas-paus säng/rum-tavla Inskrivning -tavla Rond bedömer Beslut om åtgärd ex. best.,dropp, lab, rtg,op etc. Utföra ordin behandling, dokumentera, dela medicin Utskrivning! Genomgång av pat, Fördelning av arbete Åtgärder Beslut om åtgärd ex. best.,dropp, lab, rtg,op etc. Utskrivning! Kontakt med primärvård, geriatrik, anhörig etc. Utskrivningssamtal + mapp med info Akuten- dr fattar inskrivnings beslut Via data eller telefon? PAS-kontroll medlista/ordin. - tavla Nya omvårdnadsbeslut Ex. operation Omvårdnad Planering av eftervård, dokument. Inskrivning + diktera i Cosmic=xmin Dubbelkontroll Beslutsstöd saknas Pull/kommunikatio n Omvårdnad börjar medel kort mede l lång mede l med el med el lång 20min kort medel lång medel lång lång V Väntetid Process 6

7 En logisk fortsättning ttning A3 or Utgå från värdeflödesanalysendesanalysen när man bestämmer vilka A3or som skall göras och i vilken ordning de skall göras. 7

8 Analysera värdeflödesanalysendesanalysen Var sker de största variationerna mellan det man analyserat tex tidstjuvar. Det är dessa områden/delar som man skall börja med då man gör sin första A3. 8

9 Välja A3 ämnen? Välj prioriterat område efter värdeflödesanalysendesanalysen eller annan prioritering som man kommit överens om Observera Identifiera olika frågest geställningar Titta in i processen dvs hur vi gör idag Prioritera och börja! 9

10 A3 Problem-Lösning Ett mycket enkelt sätt att arbeta med dagligt förbättringsarbete Döpt efter storleken på pappret (Toyota) (11 x 17 ) 10

11

12 12

13 Identifiera A3 ämnen i värdeflödesanalysendesanalysen Too many people in trauma room Too much movement & noise in room Student/resident learning needs Patient ID for John/Jane Does Delayed O Negative Blood Not enough supplies Difficulty restocking room Difficulty obtaining timely x-raysx Poor documentation Poor communication with ICU, OR Capturing patient charges Use of universal precautions Delayed OR/ICU decisions Lack of familiarity with infrequently used equipment 13

14 A3 processen Golvperspektivet Ett verktyg för att borra sig ner i variation/ineffektiva ineffektiva delar av arbetssätt tt Dokumentation av problemlösningen Berättar förbättringshistorien visuellt 14

15 A3 problem lösning Välj ett problem Observera problemet i det dagliga arbetet Kommunicera med alla inblandade Formulera mål, hur vi skall lyckas och gör en handlingsplan Få acceptans från styrgruppen Implementera-experiment experiment Mät effekterna 15

16 Blyertspenna Går att sudda, lätt att ändra/rätta till Du kan fokusera på problemlösningen inte på metoden i sig 16

17 Nu startar vi! Hur bestämmer vi ämne för vår första A3? 17

18 Nu startar vi! Hur bestämmer vi ämne för vår första A3? Utifrån våra observationer! 18

19 A3 verktyget Använd först vä sida-vik på mitten Tema Sammanfattning och bakgrund Nuvarande situation Orsaksanalys Använd inte höger sida innan vä är klar 19

20 Ämnet/problemet/tema Bestäm detta utifrån patientens perspektiv! Vad är det vi vill åstadkomma? 20

21 Sammanfattning och bakgrund Nu kan du Klargöra bakgrunden/ämnet och lägga till vad vi vet sedan tidigare Hur viktigt är problemet? Vad blir följden av problemet? (Hur viktigt är detta ämne för patienten eller vår organisation?) Lägg till mätvärden! 21

22 Nuvarande situation Rita hur arbetet går till idag utifrån våra dagliga observationer! Använd streckgubbar, tidslinjer och enkla figurer eller något som alla förstår. Bilden skall visa den nuvarande situationen. Stäm av med gruppens alla medlemmar så ni är överens om bilden. Vad är problemen? Märk ut detta. 22

23 Nuvarande situation Rita stormmoln där det inte fungerar i arbetet Vad är fel i detta arbete idag? Vad i detta arbete är inte optimalt? 23

24 Mätvärden i den nuvarande situationen Lägg till mätvärden från vad vi vet idag tex tid, kostnader, känslor, annat? 24

25 Orsaksanalys Se på stormmolnen och analysera Lista problemen För samman de som kan höra ihop Vilka är de mest sannolika grundorsakerna Fråga varför 5 gånger för att verkligen komma till kärnan på problemet 25

26 Högersidan av A3an Målsituation Mätmål Handlingsplan Kostnader/kostnadsfördelar rdelar Testet Uppföljningsplan 26

27 Målsituation/målbildlbild vinst? Det är nu det roliga börjar!! Rita den ideala lösningen på problemet-hur vi vill att det skall fungera. Rita snälla moln! Föreslå förbättringar. Stäm av med hela gruppen 27

28 Handlingsplan Vad vi skall göra för att ta oss från det nuvarande läget till den önskade situationen? 28

29 Plan för implementering Detaljerna för hur vi skall lyckas med åtgärderna, ansvariga,tidpunkt. Vad? Vem? När? Resultat Se till att detta förankras på ett ansvarsfullt sätt 29

30 Kostnad/kostnadsfördelar Kostnader förknippat med åtgärderna dvs vad kommer det att kosta att göra förändringen? Kostnadsfördelar rdelar-kan man mäta vilka besparingar åtgärderna kan innebära ra. Motiverar vinsterna planen? 30

31 Testet Kan man testa på ett säkert sätt i den aktuella miljön? Tetstet genomförs under en begränsad tid av en begränsad grupp. 31

32 Uppföljningsplan för att få hållbarhet Hur/vem/när skall man mäta om de vidtagna åtgärderna gör det bättre? Hur skall man veta om förbättringar uppnåtts tts? När skall vi mäta? Hur blev utfallet? Om det inte blir 100% bra kanske man måste göra om med en ny A3. 32

33 Godkännande från styrgruppen Döp A3an systematiskt Se till att styrgruppen får se och förstår A3an Skriv ner datum och namn på deltagarna Kommunicera A3 an till alla berörda rda! 33

34 Gå igenom A3an Håll den på en armländs avstånd nd: Ser den ok ut eller är den klottrig? Bra mix av text och bilder? Låt kollegorna se den. Går den att förstå? Förstår man syftet med A3an? Går det att följa flödestänkandet? Finns misstag? 34

35 KA version 1 Jonas Leo & Ylva Östlund Subakuta gastroskopier från Akuten till Endoskopicentrum Sammanfattning och bakgrund Akutpatienter behöver göra subakuta gastroskopier, dvs dagen efter akutbesöket, på Endoskopicentrum. Beställs från Akuten. Riktlinjerna är otydliga, rutiner följs inte. Sedan >1 år ett förbättringsområden för kirurgakuten Ulcus Blödning Smärta Behov av skopi Nuläge Vad är problemet? Blankett/remiss blå - dr Faxas till Endoskopi + i låda dr+ssk Fyll i log på akuten - dr Snabbdiktat dr Info till pat dr Endoskopi ringer varje morgon till akuten för att kontrollera remisserna Underliggande orsaker Dr glömmer fylla i remissen Glömmer faxa remissen Glömmer fylla i de två logarna Glömmer ge info blad till pat vilket leder till att pat går fel och missar sin us För många pat till skopi om inte allt gjorts enligt rutiner vilket leder till att pat får gå hem eller tillbaka till akuten utan att ha fått göra us. Mål och framtida plan Remiss skrivs i Cosmic kortkommando 4måon & 4tofr+ bock i ruta förtur önskas. Fylla i log dagtid teamen, jourtid dr Diktera snabb Infoblad till pat team kontorstid, dr jourtid Endoskopi ringer varje morgon Pat går direkt till Endoskopicentrum Under tre månader ska vi mäta hur många patienter vi inte följer alla rutiner för. I.M K (förs vid koordinator på endoskopicentrum) Handlingsplan för att nå målet Vad Vem När Ny remiss i Cosmic Info till alla berörda: akutens personal, läkare Endoskopicentrum Sätt upp A3, kommunicera via mail och APT. YÖ + DP YÖ + JL +I-M K Uppföljningsplan Vecka 43 Vecka 42 Minska felaktiga remisser. Pat på rätt ställe vid rätt tidpunkt Svårighet: att vi ej mätt tidigare. 35

36 KA 1-10 version 2 Jonas Leo & Ylva Östlund Subakuta gastroskopier från Akuten till Endoskopicentrum Sammanfattning och bakgrund Akutpatienter behöver göra subakuta gastroskopier, dvs dagen efter akutbesöket, på Endoskopicentrum. Beställs från Akuten. Riktlinjerna är otydliga, rutiner följs inte. Sedan >1 år ett förbättringsområden för kirurgakuten Ulcus Blödning Smärta Behov av skopi Nuläge Vad är problemet? Blankett/remiss blå - dr Faxas till Endoskopi + i låda dr+ssk Fyll i log på akuten - dr Snabbdiktat dr Info till pat dr Endoskopi ringer varje morgon till akuten för att kontrollera remisserna Underliggande orsaker Dr glömmer fylla i remissen Glömmer faxa remissen Glömmer fylla i de två logarna Glömmer ge info blad till pat vilket leder till att pat går fel och missar sin us För många pat till skopi om inte allt gjorts enligt rutiner vilket leder till att pat får gå hem eller tillbaka till akuten utan att ha fått göra us. Mål och framtida plan Bokningsunderlag skrivs i Cosmic kortkommando 4måon & 4tofr. Läkare skriver Bokningsunderlaget Fylla i log dagtid teamen, jourtid dr Diktera snabb Infoblad till pat team kontorstid, dr jourtid Endoskopi ringer varje morgon Pat går direkt till Endoskopicentrum Under tre månader ska vi mäta hur många patienter vi inte följer alla rutiner för. I.M K (förs vid koordinator på endoskopicentrum) Handlingsplan för att nå målet Vad Vem När Bokningsunderlag i Cosmic Info till alla berörda: akutens personal, läkare Endoskopicentrum Sätt upp A3, kommunicera via mail och APT. YÖ + DP YÖ + HÅ +I-M K Uppföljningsplan Vecka 47 Vecka 48 Minska felaktiga remisser. Pat på rätt ställe vid rätt tidpunkt Svårighet: att vi ej mätt tidigare.

37 bokningsunderlag för subakut gastroskopi. Bokning av Akuta Gastroskopier från kirurgakuten. Ska Gastroskopin utföras akut, utförs den dagen efter akutbesöket på fasta tider på Endoskopicentrum. De fasta akuttiderna på Endoskopicentrum får endast bokas till dagen efter akutbesöket! Saknas det tider till dagen efter akutbesöket, måste ansvarig läkare kontakta EC för att be om ytterligare en akut tid ank Saknas det trots allt en akuttid får ansvarig läkare bedöma om en internremiss ska skickas till EC alt remiss till husläkare. Läkaren på akuten skriver in morgondagens tid för Gastroskopin på logg-listan som finns på akuten och skapar ett bokningsunderlag i Cosmic till EC, se nedan. Patienten får ett informationsblad av läkaren med tid för undersökning. I menyn Resursplanering välj Snabbokningsunderlag. Fyll i uppgifterna: Medicinsk ansvarig Enhet Sektionen för Endoskopi Vårdande enhet Endoskopicentrum Vårdtjänst Akut Gastro Kontakttyp Mottagningsbesök Besökstyp Återbesök Bokningsinformation Anamnes/Frågeställning/Planerad tid (kortkommando) Information till kassan Ange att pat inte behöver betala (kortkommando) Avsluta med att klicka på Spara!

38 Skapa en A3 högersida Ta ett exempel ur din verksamhet 38

39 Gör färdigt högersidan själv Fyll i alla delar Använd nd denna senare som exempel då du skall göra fler A3or 39

40 Frågor? 40