ME2015 Industriell projektledning: Ledning och styrning av projekt. Denna kurs berör främst: PRP-uppgiften visade oss: Projektledningsmetodik

Transkript

1 ME2015 Industriell projektledning: Ledning och styrning av projekt Kursavslut Denna kurs berör främst: Projektledningsmetodik Projektledarskap Samt delvis organisationens projektmiljö PRP-uppgiften visade oss: Erfarna PL arbetssätt kontra utbildning i projektledning Att fokus i måltriangeln varierar, är perspektiv(individ)beroende, påverkas starkt av omgivningen Stor spännvidd vad gäller olika typer av projekt - ändock i många fall liknande användning av verktyg & metoder Vikten av lärande och erfarenhetsåterföring 1

2 Examination tentamen 25/10 Ni har väl anmält er via Mina sidor? 4 frågor, en inledande mer kortsvars fråga, sedan tre stycken essäfrågor av varierande grad Förståelse det viktiga, kunna redogöra för, jämföra och applicera teorier praktiskt Kom ihåg: Skriv på alla frågor, varje fråga rättas som en tenta i sig. Idealt sett utgör de fyra typerna av kunskap/lärande en trappa Inget trappsteg kan plockas ut ur sitt större sammanhang I grundkursen fokuseras på fakta- och sambandskunskap Studera HELA kursens litteratur samt föreläsningsmaterial och svara på tentafrågorna utifrån detta! Hur bedöma kunskap? Förenklat finns det fyra nivåer av lärande: Fakta, Samband, System och Paradigm Paradigm System Samband Fakta Jordan

3 Exempel på tentafrågor Uppgift 1 (4p): 1. Förklara skillnaden mellan projektmål och effektmål. 2. Vad säger en jämförelse mellan resultatvärde och efterkalkyl? 3. Förklara den principiella skillnaden mellan en styrgrupp och en referensgrupp. 4. Vad innebär den kritiska linjen i en nätplan? Uppgift 1 (10p): Ange kortfattat innebörden av följande begrepp i projektledningsläran samt ange på vilket sätt de är av praktisk vikt inom projektledningsområdet: Glapp Kritisk linje Kärnintressent Resultatmål PMBOK Portföljverktyg FIRO modellen Ansvarsmatris Kvalitetssäkrare Informationsplan 3

4 (4p) I litteraturen diskuteras några väsentliga skillnader för projektledaren och projektmedarbetare mellan arbete i projekt och annat mer rutinbetonat linjearbete. Ange och förklara två skillnader som underlättar ledning av projektarbete, ange och förklara två skillnader som försvårar ledningen av projektarbete. I kursen har det konstaterats med ordet mål menas vanligtvis en beskrivning av ett önskvärt framtida tillstånd. Det finns emellertid många olika organisatoriska mål som stämmer in på denna definition. I.o.m detta har man i projektlitteraturen gjort en användbar indelning i bl.a. Projektmål och effektmål. Redogör för skillnaden mellan dessa två olika begrepp och diskutera också på vilket sätt projektledarens arbete påverkas beroende på vilket av målen som är i fokus för tillfället. (4p) Enligt ett flertal författare i kurslitteraturen kan projektarbete vara en högst stimulerande lärandemiljö för individen. Samtidigt har många projektdrivande organisationer problem med att lära sig något av projekten de genomför. Diskutera kortfattat denna paradox, och använd ett praktiskt exempel om så är nödvändigt. 4

5 Uppgift 4 (9p): Datautvecklingsprojektet Cyber Smart skall planeras och genomföras. Som nyanställd projektledare har Du fått detta uppdrag. Projektet består av följande aktiviteter: Aktivitet A-H Som projektledare vet du att aktivitet A & C kan utföras parallellt, medan aktivitet B inte kan utföras förän de båda aktiviterna är slutförda. Aktivitet D kan å andra sidan inte utföras förrän aktivitet B är utförd, och aktivitet G kan utföras först när aktivitet D, E & F är avslutade. Projektet är avslutat i och med att aktivitet H är avslutad. a) (5p) Skapa ett Gantt schema och ett nätverksdiagram (i den form du själv föredrar) samt ta fram den kritiska linjen för detta projekt. Diskutera sedan hur Du som projektledare kommer att använda dig av vart och en av dessa dokument. b) (4p) Man talar ibland om operationell- samt kontextuell osäkerhet inom projektledningsläran. Redogör för vad som menas med dessa begrepp och diskutera sedan vad de har för implikationer för din projektplanering av projektet Cyber Smart. (4p) En vanlig metod för att planera och visualisera projekt är Gantt-schemat. Antag att du har en kollega som är projektledare för mindre projekt, men som inte känner till hur denna metod används. Däremot har han hört att du läst en kurs i projektledning, och han föreslår att du skall konstruera ett Ganttschema för hans senaste projekt. Visst, säger du, men då behöver jag ett antal olika data. Vilka data ber du honom om, d.v.s. vilka data behöver du för att kunna upprätta ett Gantt-schema? Gör en lista och beskriv varje data utförligt. (9p) Vi har under kursen diskuterat olika externa förutsättningar som behöver vara för handen för att projektarbetet skall ha goda möjligheter att lyckas. Bland annat har vi och litteraturen tagit upp begrepp som projektmål, fundament, standardiserade projekthanteringsmodeller och beställarrollen. Diskutera för vart och ett av dessa fyra begrepp vilken innebörd de har för ett projekt under uppstart och redogör för hur de kan användas för att i möjligaste mån säkerställa att projektet kan genomföras som tänkt. Använd exempel på faktiska eller påhittade projekt! 5

6 Uppgift 2 (6p): I komplexa och osäkra miljöer är riskhantering en allt viktigare del av projektledarens vardag. Beskriv vilka steg som enligt teorin ingår i en riskhanteringsprocess i ett produktutvecklingsprojekt, och diskutera vilka svårigheterna kan vara i varje steg. Beskriv även den s k Miniriskmetoden, och ange på vilket sätt den är en förenkling av den teoretiska riskhanteringsmodellen. Uppgift 5 (8p): I projektledningslitteraturen talar man ibland om fyra grundläggande organisationsformer för projekt: (1) Linjemodellen, (2) Matris med lättviktsprojektledare, (3) Matris med tungviktsprojektledare, samt (4) Fristående projektorganisation. För var och en av dessa organisationsformer skall du (a) beskriva ingående vad den innebär, (b) ge exempel på när denna form är lämplig och mindre lämplig, samt (c) ange för- och nackdelar med formen ur en projektekonoms (dvs projektets egen ekonomichefs ) perspektiv. Uppgift 4 (8p): Under kursen har vi också diskuterat de problem det innebär att styra projektets ekonomi. Många projekt blir i dagsläget betydligt dyrare än tänkt, och en del av ansvaret för detta vilar rimligen på projektledarna. Beskriv vilka specifika svårigheter det innebär att hålla budgeten i ett projekt (jämfört med t ex en vanlig löpande linjeverksamhet), och diskutera i vilken utsträckning projektledarna kan påverka detta. Beskriv sedan vilka praktiska instrument som står till projektledarens förfogande för att i högre utsträckning klara att hålla sin budget samt förklara hur de är uppbyggda. 6

7 (12 p): Som nyutexaminerad civilingenjör började du jobba som projektledare på ett byggföretag. I byggnadsindustrin är det mycket vanligt att man utför sitt arbete, genomför sina projekt, i en ren projektorganisation. Men nu, efter några års arbete som projektledare, byter du anställning och blir då anställd som projektledare inom verkstadsindustrin. I.o.m. detta inser du att projekten i mindre utsträckning genomförs på det sätt som du är van vid. Redogör för några av de skillnader mellan ren projektorganisationsform, som används inom byggindustrin, samt de olika matrisorganisationsformerna som vanligtvis används inom verkstadsindustrin. Diskutera också vilka orsaker du anser finns till varför verkstadsindustrin ofta väljer att genomföra sina projekt m.h.a. matrisorganisationsformen. (12 p): Fortsätt sedan reflektera kring vilket ansvar linjerorganisationen respektive projektorganisationen (normalt) borde ha vad gäller ditt företags verksamhet, där det främst genomförs affärsprojekt. Diskutera också vilka skillnader som du som projektledare upplever, i.o.m. användningen av matrisorganisationsformerna, vad gäller relationen till din beställare. (12p) Genomförandet av ett projekt involverar vanligtvis många olika intressenter, inom moderorganisationen så väl som utanför. Detta innebär att det, potentiellt sett, finns många olika aktörer med skiftande krav, behov, viljor och synpunkter på projektet. Detta gäller med avseende på planering, uppföljning så väl som genomförande och utvärdering av resultatet. Som proaktiv projektledare står du inför ett svårhanterligt problem. Du måste se till att genomförandet av ditt affärsprojekt/leveransprojekt sker så effektivt som möjligt med avseende på tid, kostnad och funktion. Samtidigt måste du se till att kunden och inte minst din chef är nöjda, både med genomförandet och resultatet. Diskutera mha kurslitteraturen vilka strategier som du som projektledare kan tillämpa dig av för att hantera projektets (kontextuella såväl som operationella) osäkerhet. Resonera även kring vilka potentiella risker dessa handlingsalternativ medför. 7

8 Uppgift 4 (tot 18 p) a) (12p) Under kursen har vi diskuterat gruppers (teams) utveckling, och de faser som en grupp genomgår under sin livscykel. Klassisk teori om gruppers utveckling beskriver hur en ny grupp, vars deltagare aldrig träffats tidigare, förvandlas till en effektiv arbetsgrupp. För projektgrupper används emellertid ofta den gruppdynamiska fasmodellen som baseras på begreppen Forming Storming Norming Performing Adjourning Mourning. Beskriv, för var och en av faserna, vad fasen innebär, vad teamet går igenom samt diskutera vilken roll projektledaren har för teamets utveckling. b) (6p) Skapa sedan utifrån denna beskrivning ett 24- timmars tidsschema för en kick-off i ett byggprojekt. Mötet påbörjas med lunch en dag och avslutas till lunch dagen efter. Förutom du som projektledare består projektteamet av sju ingenjörer och tre ekonomer. Ekonomerna har alla arbetat tillsammans i tidigare projekt, men det har inte ingenjörerna. Du känner två av ingenjörerna från ett tidigare projekt, som tyvärr misslyckades totalt. I det nya projektet ska din projektgrupp arbeta tillsammans för att skapa en tidplan och budget för byggandet av en ny motorväg runt Stockholm. Projektet är redan försenat, samtidigt som intresset från politiker, media och miljgrupper är stort. Redogör för hur du tänker använda dig av denna 24- timmars kick-off för att skapa ett effektivt och sammansvetsat team som kan hantera pressen från omgivningen. Tänk på att: Svaret på en essäfråga bör visa: God precision i redovisning av relevanta faktakunskaper Precision i användning av begrepp Resonemang med kvalitet Förmåga att framställa information och argument på ett klart och välstrukturerat sätt 8

9 Fortsättningskurs I industriell projektledning: ME 2017 Projektledning: Ledning av projektbaserad verksamhet (nivå C, period 3) Innehåller bl.a. Ledning av projektportföljer, sk multiprojekthantering och personalansvar (HRM) i projekt PMP Project Management Professional Krav för PMP-certifiering: - Teoretisk utbildning på lägst gymnasienivå - Erfarenhet från arbete med projektledning - Godkänd på prov med frågor om PMBOK - Löfte att följa PMI:s etiska regler Certifieringen är tidsbegränsad i tre år, därefter måste man kunna visa på fortsatt projektaktivitet Certifiering PMI: Certifiering som PMP (Project Management Professional) utifrån standarddokumentet PMBOK. Nivåindelning i tre nivåer under utredning. IPMA: Certifiering på nivåerna A-D utifrån standarddokumentet IPMA Competence Baseline (i Sverige KiP = Kompetens i projektledning) 9

10 IPMA har 4 certifieringsnivåer Projektledare (C) Senior projektledare (B) Projektchef (A) Projektkunskap (D) IPMAs 4 certifieringsnivåer Certifierad projektchef ska kunna styra alla projekt inom ett företag eller del av företag eller alla projekt inom ett program (minst 5 års erfarenhet) Certifierad senior projektledare ska självständigt kunna leda komplexa projekt (minst 5 års erfarenhet) Certifierad projektledare ska kunna leda ickekomplexa projekt samt assistera projektledare i komplexa projekt (minst 3 års erfarenhet) Certifierad i projektkunskap ska ha projektledningskunskap (ingen erfarenhet krävs) Certifieringsprocess nivå B Totalt ca 6 månader Steg 1 Steg 2 Ansökan Introduktionsmöte med skriftligt prov Analys av egna förutsättningar Utarbetande av projektrapport Workshop Intervju med kandidaten 5 års erfarenhet som PL varav 3 år som inom PL för komplexa projekt. Erfarenheten inhämtad under de senaste 10 åren. - CV inkl. 2 ref.personer - självutvärdering - projekterfarenhet - projektförslag - foto - högst 5000 ord (~12 A4) - systematisk - projektet i korthet - roll i projektet - fokus på ledning Kandidatens arbetstid är normalt ca 2 veckor + ev. teoretiska studier i projektledning Utvärdering av assessorer Godkänd eller underkänd? 10

11 Certifieringsprocess nivå C Totalt ca 2 månader Steg 1 Steg 2 Ansökan Introduktions möte med skriftligt prov Analys av egna förutsättningar Workshop Intervju med kandidaten 3 års erfarenhet som PL för icke/mindre komplexa projekt. Erfarenheten inhämtad under de senaste 5 åren. - CV inkl. 2 ref.personer - självutvärdering - projekterfarenhet Kandidatens arbetstid är normalt min. 1 vecka + ev. teoretiska studier i projektledning Utvärdering av assessorer Godkänd eller underkänd? Certifieringsprocess nivå D Ca 1 mån Ansökan Material skickas till kandidaten Skriftligt prov Projektledningskunskap erfordras. Erfarenhet inte nödvändig Utvärdering av assessor Godkänd eller underkänd? Tack för en trevlig kurs och Lycka till på tentan!!! Anna & Roberto 11