Proaktiv Projektrevision med hjälp av Project Excellence modellen

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Proaktiv Projektrevision med hjälp av Project Excellence modellen"

Fredrik Ekström
för 7 år sedan
Visningar:

1 Proaktiv Projektrevision med hjälp av Project Excellence modellen Håkan Westman, IPMA (International Project Management Association) GRC-dagarna, 9 okt 2015

2 Vem är Håkan Westman? Håkan Westman är sedan många år assessor för projektledare, projekt och organisationer enligt IPMA:s-standards. I år introducerar han Project Excellence modellen i Norden, bla på GRC-dagarna. 2 Vad är Project Excellence? Project Excellence modellen har använts globalt som generellt verktyg sedan 1999 för att bedöma projekt oavsett område eller bransch. Modellen lämpar sig utmärkt för att proaktivt föreslå förbättringar i ledarskap, resultat samt kontinuerligt förbättra verksamheten.

3 IPMA Project Excellence modellens grundvärden Ursprung: Total Quality Management (EFQM) Både ledarskap och resultat bedöms tillsammans Kundorientering Medarbetarutveckling och deltagande Tillit, öppenhet och delegering Partnerskap med leverantörer Tillit, öppenhet och samarbete Kvalitet i ledarskapet, mångkulturellt Socialt ansvar och hållbarhet Processorientering och vidareutveckling av processer Innovation Resultatorientering 3

4 IPMA:s Project Excellence bedömningsmodell IPMA = International Project Management Association 4

5 Kriteria 1-5 Bedömningstabell Bedömer till vilken grad projektledningen är förträfflig (excell.) 40% 5

6 Kriteria Bedömningstabell Bedömer till vilken grad resultaten är förträffliga (excellenta) 6

7 Process vid Project Excellence(PE) granskning 1. PE Modell introduktion för kund / beställare 2. Överenskommelse med kund / beställare 3. Sammansättning av granskningsteam 4. Projektdokument sammanställs och överlämnas till team 5. Assessorerna granskar dokument, kommenterar och graderar styrkor, förbättringsområden samt frågetecken individuellt 6. Granskningsteams möte (Virtuellt?), gradering där konsensus söks 7. Förberedelse platsbesök, gradering 8. Platsbesök Intervjuer, demos och få verklig uppfattning om projektet, gradering 9. Återkopplingsdokument sammanställs och överlämnas från team till kund 10. Presentation av resultat 7

Steg vid individuell bedömning 1 Läs hela projektdokumentationen 2 Läs de relevanta exemplen (mall 1) 3 Analysera den relevanta bedömningstabellen 4 Koppla

8 Steg vid individuell bedömning 1 Läs hela projektdokumentationen 2 Läs de relevanta exemplen (mall 1) 3 Analysera den relevanta bedömningstabellen 4 Koppla exempel med projektdokumentation 5 Dokumentera dina slutsatser i excelark (mall 2) 6 Matcha dina slutsatser med bedömningstabellen och bestäm gradering (mall 3) 8

9 Varför bra skrivna slutsatser är så viktiga! Det hjälper dig när du graderar genom att visa en tydlig koppling mellan fakta och model Det hjälper hela teamet att förstå dina argument under konsensus processen Det tillåter dig att finna de osäkra elementen i dokumentationen som behöver undersökas under platsbesöket Det gör skrivandet av återkopplingsrapporten mycket enklare och snabbare! Det är vad kunden behåller efter hela processen 9

10 Hurkännerman igenen bra skriven slutsats? Den är grundad enbart på bevis (fakta) - Projektdokument - Upptäckter under platsbesök Det är tydligt hur den kopplar till modellen - Graderings kriteria - exempel - Citerar radnummer i projektdokumentationen Assessorns bedömning är tydlig - Är det en styrka? - Är det ett förbättringsområde? - Är det ett frågetecken som behöver undersökas vid platsbesöket 10

11 Exempel på bra skrivna slutsatser Styrka Användningen och den regelbundna uppdateringen av intressentdatabasen (identifiering av intressentgrupper och deras krav och förväntningar) utfördes av Vice Projektledare. Dessutom diskuterades intressenterna på varje månatligt uppförljningsmöte, lett av Vice Projektledare. Det här är bevis på regelbunden uppföljning och korrigering ( proof of checking and acting) i intressentbevakningsprocessen. Fakta Modell + Bedömning Förbättringsområde Det finns inga bevis att leverantörshanteringsprocessen följdes upp och korrigerades under projektet (No proof of checking and acting). 11

12 Platsbesökärmycketviktigtförattfåbevis! Att besvara frågor och oklarheter från granskningsteamets bedömning. Att bekräfta påståendena i projektdokumentationen Att ge ytterligare information till assessorerna Att ge assessorerna en generell bild av projektet och organisationen 12

13 Den stora vinsten är Att tänka rätt! Om du känner igen resonemangen och kan ta till dig PE:s syn så finns en stor möjlighet till kompetensutveckling! Om resonemangen är nya kommer du genom att bara gå in i processen ställas inför nya frågeställningar som får dig att tänka i nya konstruktiva banor 13

14 14 Tänka rätt: PE modellen kan användas för granskning vid flera tillfällen under projektets livs-cykel

15 15 Tänka rätt: Tonvikten bör vara kontinuerlig förbättring och konstant lärande

Exempel; Adelaide Desalination Project Avsaltningsanläggning som byggdes i Adelaide, södra Australien för att förse regionen med dricksvatten Miljardprojekt som mha PE

16 Exempel; Adelaide Desalination Project Avsaltningsanläggning som byggdes i Adelaide, södra Australien för att förse regionen med dricksvatten Miljardprojekt som mha PE modellen tidigt jobbade aktivt med att vända en negativ opinion samt införa en incitamentsmodell för tidigare leveranser Projektet fick både IPMA:s och PMI:s projektpris

17 Flera intresserade av PE modellen Trafikverket Interreg (EU) Infrastrukturföretag i Norden Klaipeda Oil (LT) LitGrid / Svenska Kraftnät (LT / S) Byggföretag i Norden MT Höjgaard (DK) IAV (IS) 17

18 Nästa steg; Projektforum i december, PE utbildning i januari 4 december - Projektforum 2015 Invest in People januari 2016 i Stockholm - PE utbildning Målgrupp: Svenska företag och myndigheter, som vill lära sig modellen samt ha möjlighet att delta i assessment. Utbildningen hålls på svenska Tränare: Håkan Westman, PE assessor samt Erik Månsson, Ledande PE assessor och IPMA ansvarig för PE modellen Utbildningen hålls parallellt med den internationella PE utbildningen i närliggande lokaler. Visst gästspel planeras Se broschyr för mer information, anmäl er! 18

19 19 Frågor

20 Vill ni veta mer om Project Excellence, kontakta mig! Håkan Westman, IPMA Det finns platser kvar till PE utbildningen januari. Blir det fullt ser vi till att ordna en till omgång (Se Broschyr!) Tack för mig! 20

Relevanta dokument

GRC Morgondagens internrevision. Presentation av Trafikverkets Projektvärderingsmodell. Trafikverkets internrevision - Niklas Berggren

GRC Morgondagens internrevision. Presentation av Trafikverkets Projektvärderingsmodell. Trafikverkets internrevision - Niklas Berggren GRC 2017 - Morgondagens internrevision Presentation av Trafikverkets Projektvärderingsmodell ( PVM ) Trafikverkets internrevision - Niklas Berggren Presentationsupplägg Vad är projektvärderingsmodellen