Vad är ett framgångsrikt projekt? Projektledning. Bengt Hansson Professor Avdelningen för Byggproduktion Construction Management. Project Success?

Transkript

1 Projektledning Project Success? Bengt Hansson Professor Avdelningen för Byggproduktion Construction Management 1 2 Agenda Vad är framgångsrikt projekt? Utvärdering av framgångsrika byggprojekt Projektledningsproblem Egenskaper hos bra projektledare Projektledarens arbetsvillkor Framgångsrika utvecklingsprojekt Målformulering är viktigt Fall 1. Projektstarten är viktig! Fall 2. Varför var Öresundsförbindelseprojektet -framgångsrikt? Fall 3. Projekt Valen beslutsprocess Fall 4. Bristande tidhållning Fall 5. Kostnadsökningar Fall 6. Intressenthantering Fall 7. Riskhantering Citytunneln Fall 8. Beställarens farliga O Brister i projektledningslitteratur Vad är ett framgångsrikt projekt? 3 4

2 Val av projekt Ett av projekten som vi genomför kommer att få ekonomiskt stöd (= pris). Ta fram ett koncept för att värdera projektförslagen. Vilket projekt är mest framgångsrikt och bör få pris? 5 Framgångsrikt projekt karakteriseras av Når uppställda mål (Tekniskt, Ekonomiskt och Tidsmässigt) God hantering av uppkomna avvikelser Nöjd uppdragsgivare Nöjda intressenter God förankring av projektet Bra på att lösa konflikter Medarbetare har kompetensutvecklats Bra projektprocess Bra startskede Organisationen har lärt sig Nytta - god effekt av projektet (R=KxA, KvalitetxAcceptans) Ett projekt skall vara KUL Kreativt Utvecklande Lönsamt 6 Typiska projektledningsproblem Hur entusiasmera medarbetare? Hur rekrytera rätt personal i projektet PM lyssnar inte på medarbetare Multiprojekt -konkurrens PM inte rätt person Projektledarens arbetsvillkor Personen bevakas nogas Personen vet inte om han är chef eller inte Oklara mandat och befogenheter Det finns en risk för isolering Ställs inför en ny organisation som han inte alltid själv valt Det är konkurrens med andra aktiviteter Måste hantera många intressenter Generalist eller specialist? 7 8

3 Egenskaper hos bra projektledare Personlig reflektion Framgångsfaktorer för utvecklings- och innovationsprojekt Skapar bra arbetsklimat Knyter rätt person till teamet Duktiga på att delegera Kontroll på projektet Engagerad Lyssnar på medarbetare? 9 Uthållig initiativtagare (= eldsjäl) Bra kanaler för informationsspridning Fackpress Branschstandard Engagerade medverkande Starkt engagemang hos många Starkt beställarestöd, särskilt genom: Innovativa ansvars- och ersättningsformer vid upphandling Demonstrationsprojekt Kontinuerlig kunskapsuppbyggnad i företaget 10 Framgångsfaktorer Klar struktur på arbetet Helst heltidsengagerad projektledare Tydliga direktiv Entusiastiska medarbetare Gemensamma mål för inblandade Tydliggjorda förväntningar, roller och tydlig arbetsförmedling Hänsynstagande till deltagarens värdering God planering Målen nedbrutna i etappmål/milstolpar Revideringar av målen i förekommande fall Kontinuerlig information och förankring Väl genomtänkta beslutsunderlag Uppföljning av resultatet (Monica Lööw) 11 Framgångsfaktorer för utvecklings - och innovationsprojekt - personlig reflektioner Uthållig initiativtagare (= eldsjäl) Bra kanaler för informationsspridning Fackpress Branschstandard Engagerade medverkande Starkt engagemang hos många Starkt beställarestöd, särskilt genom: Innovativa ansvars- och ersättningsformer vid upphandling Demonstrationsprojekt Kontinuerlig kunskapsuppbyggnad i företaget 12

4 Industribyggnad Målformulering Val av ersättningsform Ekonomi Teknisk utformning Fall 1 Kort byggtid (Start 25/9-Färdigt 7/1) Wenell s FEST FRIHET ENKELHET SMÅSKALIGHET TILLIT Projektstart Fall 2 Du har fått i uppdrag leda ett projekt. Du sitter och planerar första mötet med den grupp om senare skall genomföra följande uppgift. Gruppen skall flyga till Irak med en färskvattenstation, installera och driva den. Röda korset ställer erforderliga resurser till förfogande. Gruppen har inte träffats förut och är inte utbildad på färskvattenstationen. Alla är entusiaster att hjälpa Iraks befolkning. Varför var Öresundsförbindelseprojektet framgångsrikt? Fall 3 1. Participants are treated as partners 2. Take the lead 3. Management by objectives, delegation, pro-activity The clear goal 15 16

5 Valen - ett affärscentrum Bristande respekt för tider Fall 5 Fall 4 Beslutsprocess i projektstyrelse Fråga om projektstyrelse Ert projekt har problem. De aktiviteter som skall genomföras enligt tidplanen är försenade. Alla tycks vara fokuserade på att lösa andra uppgifter. Flera uteblir från möten. Bördan på projektledaren blir allt tyngre på grund av han skall påminna alla. Alla avvaktar minst påminnelse från projektledaren. Hur skall respekten för att hålla tider förbättras? Kostnaderna ökar p.g.a. chefen En projektledare är utsedd för ett projekt. Fall 6 Projektet avser anordnade av en stor internationell konferens. Projektledarens chef avviker från planen och inbjuder många personer att gratis delta i konferensen vilket leder till att budgeten blir svår att hålla. En avstämning visar att projektet kommer att gå med förlust på grund av dessa gratisgäster. Då projektledaren påtalar problemet tycker chefen inte att projektledaren skall bry sig eftersom det är PR-kostnader Hur skall detta problem hanteras i ett projekt? 19 Stakeholder Analysis - Stakeholder Mapping and the Power/Interest Matrix Hallandsås-tunneln och grannarna How interested is each stakeholder group to impress its expectations on the projects decisions? Do they mean to do so? Do they have the power to do so? high Power low low Keep Satisfied Minimal Effort Level of interest Fall 7 Key Player Keep informed high 20

6 Stakeholder Analysis Intressentanalys Antalet intressenter Vilka problem för projektet kan Ni identifiera? high Keep Satisfied Key Player Påverkan av intressenter Tidsperspektivet Vilka är nyckelspelarna? Power low low Minimal Effort Level of interest Keep informed high City- tunneln Fall 8 Beställarens fem farlig O Vilken är största risken med projektet? Varför är projektet framgångsrikt? Är det framgångsrikt? Osynlig Otillgänglig Opåläst Obeslutsam Oengagerade 23 24

7 Brister projektledningslitteratur KONSTEN ATT SLUTA! Styrelse (beslutande organisation saknas) Miljöaspekter? Etiska aspekter? Intäkter? Tekniska aspekter Skillnad på effektmål och projektmål Leverans oftast inte slutmålet Projektorganisation Questions? Styrelse (styrgrupp) Ledningsgrupp Arbetsgrupper Referensgrupp 27 28

8 Tack för visat intresse! 29