Intressenthantering och kommunikation. Stefan Olander

Transkript

1 Intressenthantering och kommunikation Stefan Olander

2 Varför kommunicera? Det största hotet mot ett projekt är oförmåga att kommunicera The key element is communication (J K Lemley, 1995, Managing the Channel Tunnel- Lessons Learned) Rätt kommunikation till rätt intressent vid rätt tidpunkt

3 Kommunikationsplanering Identifiera intressenterna Gör en intressentanalys Bedöm kommunikationsbehovet hos varje intressent Dokumentera kommunikationsplanen Uppföljning och erfarenhetsåterföring

4 Förhållande mellan intressenter och kontaktvägar

5 Vad är en intressent? Stakeholder = Intressent? Stakeholder, Stanford, 1963 Företagsdefinition Any group or individual who can affect, or is affected by, the achievment of a corporations purpose (Freeman, 1984) Projektledningsdefinition Project stakeholders are indivduals and organisation that are actively involved in the project, or whose interests may be affected as a result of project execution or project completion (PMBOK) A project stakeholder is a person or group of people who have a vested interest in the success of a project and the environment within which the project operates (Gower Handbook of Project Management)

6 Vested Interest Egenintresse Investerare/finansiär Konkurrenter Konkurrenter om resurser Myndigheter/regelansvariga Berörda av projektets genomförande Berörda av projektets resultat Och så vidare..

7 Vested Interest Egenintresse Makt (Power) Legitimitet (Legitimacy) Angelägenhet (Urgency)

8 Intressentgrupper MAKT 1 Vilande 5 Riskfull 4 Dominerande 7 Definitiv 3 Krävande 6 Beroende 2 Godtycklig ANGELÄGENHET LEGITIMITET

9 Utveckling av intressentbegreppet Ägare Extern Extern Leverantörer Företaget eller projektet Kunder Extern Extern Anställda

10 Exempel på intressentgrupper Example: Construction Projects Sociala organisationer Lokala och nationella myndigheter Externa intressenter Projektägare Interna intressenter Projektet Finansiärer och kreditgivare Anställda Massmedia Social service Näringsliv Lokala intressegrupper Kunder och brukare Leverantörer och entreprenörer Grannar Allmänheten Miljögrupper Intressegrupper Beställarorganisation Politiska organisationer Projektledning Fastighetsägare

11 Intressentanalys Bedömning av intressenternas: Möjlighet (makt) att påverka Intresse av att påverka Ståndpunkt/position Intern/extern intressent Behov/krav Motståndare/förespråkare Dynamisk analys Förändras över tiden

12 Kartläggning av intressenter Hur stort är intresset hos olika intressenter att påverka projektets beslutsprocess? Har de makt och medel att göra det? Hög Påverkan Håll nöjda Nyckel intressenter Låg Låg Minimala åtgärder Sannolikhet Håll Informerade Hög

13 Intressenthantering Utred alla möjliga alternativ för att uppnå projektets mål Definiera tydligt alla positiva och negativa konsekvenser av valt alternativ Uppdatera intressentanalysen genom hela projektet Före varje större beslut i projektet, analysera hur detta påverkar intressenterna

14 Intressenthantering Information: strategiska budskap som leder till ökad kunskap Kommunikation: processen av budskap som leder till attityder eller förhållningssätt Relation: ömsesidigt engagemang eller gemensamma åtaganden som leder till handling och resultat I N T E R A K T I O N

15 Övningsuppgift Identifiera intressenterna och analysera dess potentiella påverkan 1. Genomför en brainstorming i gruppen och kom på så många potentiella intressenter som möjligt. 2. Analysera intressenternas påverkan med hjälp av makt/intresse matrisen (se föreläsning och figur nedan). 3. Föreslå åtgärder för hur kommunikationen ska ske mellan olika intressentgrupper baserat på er intressentanalys

16 Kommunikationsmål Kunskapsmål Know Exempel: Veta om, vad och varför Attitydmål Feel Exempel: Känna förtroende för Handlingsmål Do Exempel: Ändra beteende, eller tala för

17 Insats Exempel på kanaler och metoder för att uppnå Kunskap, Attityd, Beteende VETA Intranät, e-post. (envägsinformation) Telling Selling KÄNNA Möten. Uppmuntra till dialog. Feedback på framtaget förslag. Testing Consulting GÖRA Grupparbeten, workshops. Feedback före och efter. Co-creating Information ökad förståelse VETA Involvering Kommunikation Förändrad attityd KÄNNA Relation Förändrat beteende GÖRA

18 Kommunikationsplanering Kommunikation PLANERAS för att: Säkra målgrupp/intressenter Säkra effekt enligt målsättning Säkra enhetliga budskap Möjliggöra feedback Rätt budskap till rätt intressenter vid rätt tillfälle

19 Intressenthantering: En projektledningsuppgift Intressentanalys Kommunikationshantering Beaktande av intressenters behov och synpunkter Bra beslutsunderlag Konsekvensbeskrivningar Alternativanalyser Osäkerhetsbedömning Styrkor och Svagheter Möjligheter och Hot

20 Analys av intressentpåverkan Bedömning av: Nivå på intressentpåverkan Sannolikhet för påverkan Intressent attribut Syn på projektet Behov och krav Motståndare eller förespråkare Dynamisk process Förändras över tiden Stakeholder Impact Index

21 Mål och medel i förankringsprocessen Målet är att man i projektet har tillförsäkrat sig en förankring före byggstart. Det förutsätter att det finns medel som: En fungerande kommunikation mellan berörda intressenter Mätverktyg och metoder för att bedöma och följa upp förankring Avvägning mellan olika värden

22 Värde? Vad är värdet av en mer effektiv exploateringsprocess utifrån perspektivet av samhällsutveckling och tillväxt? Vilka är de värdeskapande faktorerna i dagens exploateringsprocess Hur kan en ökad grad av effektivitet uppnås utan att göra avkall dessa värden? Vilka incitament finns för en exploatör att investera i mark och att bygga på denna mark? Hur definierar olika intressenter värde Construction Management

23 Vad är värde? Värde är subjektivt Olika intressenter kommer att definiera värde olika Bedömning av relationen mellan ekonomiska och subjektiva parametrar Vad som är värdeskapande tolkas olika i olika sammanhang

24 Värde i exploateringsprocesser En effektivare exploateringsprocess bör kunna: Hantera värden från olika intressenter Avväga olika intressenters värdebild Definiera de underliggande antagandena för olika intressenters värdegrund Definiera vilka alternativ som värdeskapande med avseende på olika intressenters värdegrund

25 Vad krävs? Ansvarstagande från exploatören avseende: Intressentanalys Förankringsprocess Bättre kommunikation mellan kommun och exploatör Ökad tydlighet Erkännande och hantering av olika intressentkrav

26 Effektivare exploateringsprocess? Målsättningen bör vara att: Genomföra exploateringsprojektet så att: Nyttan maximeras för så många intressenter som möjligt Projektets negativa påverkan minimeras Vilket i princip innebär: Rätt budskap till rätt intressent vid rätt tidpunkt