Månadsrapport Ekonomi och Personal. Omsorgsnämnd

Transkript

1 Månadsrapport Ekonomi och Personal Omsorgsnämnd

2 Innehållsförteckning Ekonomi... 3 Driftsredovisning... 3 Driftsredovisning per område/förvaltning... 4 Investeringsredovisning... 7 Avtalstrohet... 7 Personal... 9 Hälsotal - total sjukfrånvaro... 9 Sjuktillfällen, upprepad korttidsfrånvaro... 9 Sjukskrivning 28 dagar eller mer Bilagor Bilaga 1: Verkställda timmar t o m maj Omsorgsnämnd, Månadsrapport Ekonomi och Personal 2(10)

3 Ekonomi Driftsredovisning Beloppen anges i tkr. Driftsredovisning Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Totalt Prognos per den 31/5 är oförändrad sedan april månad, tkr. Orsaken är högre personalkostnader en budgeterade medel tkr beräknas härröra till att budgeterade medel för semester motsvarar 3,5 veckas uttag per anställd, vilket diffar mot verkligt uttag. Det leder i sin tur till att det inte finns något budgeterat utrymme för s.k. tillfälliga toppar i verksamheten, ex fall av extra ordinär karaktär. Det är fortsatt hög sjukfrånvaro bland förvaltningens anställda. Prognosen för personalkostnader för den typen av arbete beräknas till ca tkr. Återstående 900 tkr är att hänföra till personalförstärkning vid överbeläggningar på korttidsplatser och personalförstärkningar på natten. På Kvarnbacken har personalbemanningen justerats nedåt i takt med att platserna vakantsätts, liksom på Solrosen i Madesjö. Vakanssättningen av Solrosen genererar kostnader för outhyrda lägenheter, tillsammans med övrigt outhyrda motsvarar det ett underskott om 300 tkr. Detta vägs upp av vakanta tjänster på omsorgskontoret. För närvarande saknas ersättningslägenhet för två personer på Mjölnaren och tre personer på Solrosen. Det är osäkert om tomställning kommer att verkställas per den 30/6. Det kräver att det blir fem lediga platser under juni månad. Antal verkställda timmar visar en nedåtgående trend sedan oktober 2013, vilket bör förhindra ytterligare kostnadsökningar i hemtjänsten under året om kurvan inte vänder uppåt. I mars ökade de verkställda timmarna på alla områden med totalt 2962 timmar sedan i februari. I april vänder timmarna åter nedåt (-568 timmar).ett första steg för åtgärd är att ha kontroll, varför förvaltningen har fått i uppdrag att ta fram en kravspecifikation för ett planeringssystem att införas 2015, Månatliga dialoger med budgetansvariga chefer och ekonom/områdeschef införs direkt. Riktlinjer för biståndsbedömning för beslut i omsorgsnämnden i juni arbetas fram, med ambitionen att klargöra skälig levnadsnivå. Det är förvaltningens bedömning att det kommer ta ett antal år att nå en budget i balans. Riktpunkt för utfall i relation till budget. Senaste kommentar Utfallet per den 31/5 ligger på målvärdet 41,16 %. Det är ett för högt utfall med tanke på de personalkostnader Omsorgsnämnd, Månadsrapport Ekonomi och Personal 3(10)

4 sommarmånaderna för med sig. Ett utfall kring drygt 2, % lägre än målvärdet är mer rimligt för omsorgsförvaltningens del för att klara ett +/- 0 resultat vid årets slut. Omsorgsnämnden har beslutat om åtgärder för att på sikt nå en budget i balans: 1. Uppmaning till budgetansvariga om återhållsamhet vid tillsättande av vikarier. 2. Anlita extern utredare för effektivisering av organisation av vikarieanskaffningen. 3. Infört riktlinje för antal vakdygn, utöver ordinarie personalstat. 4. Analys av skillnader i kostnader mellan olika enheter avseende kostnad per brukare. 5. Analys av den höga sjukfrånvaron. Prognostiserat resultat och/eller resultat i bokslut får ej överstiga 100 procent. Senaste kommentar Uppföljningarna har visat att verksamheten inte klarar att hålla sin budget under Det är i huvudsak personalkostnaderna som inte håller. Nämnden redovisar ett prognostiserat underskott vid årets slut om 8,7 mkr. Vidare har genomförts en genomlysning av ekonomistyrningen inom omsorgsförvaltningen vilket utmynnat i ett antal förbättringsförslag som åtgärdas. Omsorgsnämndens beslut , 70 om besparingar verkställs under årets första halvår. Omsorgsnämndens budget är lagd utifrån att uppdragen är verkställda fr o m Omsorgsnämnden tog beslut om ytterligare åtgärder , se ovan. Driftsredovisning per område/förvaltning Beloppen anges i tkr Södra Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Totalt Från föregående månad ingen stor förändring i utfall - ligger fortsatt kvar med beräknat underskott på 3700 tkr. EC anstränger sig för att endast ta in vikarier vid behov samt att hjälpa varandra mellan enheterna. Omsorgstyngdsmätning i maj kommer att följas av EC för att se hur den ligger i förhållande till personalbemanning. Generellt ses ökad omsorgstyngd under maj samt en hel del sjukskrivningar, mestadels korttid där orsakerna är kända. Några långtidssjukskrivningar finns, varav ett par återgått till arbete under maj. Södra 1: Grupp 5-6 Hög omsorgstyngd och fortsatt höga personalkostnader på grund av extrapersonal på helger. Omsorgsnämnd, Månadsrapport Ekonomi och Personal 4(10)

5 Ledsagningar till sjukhus samt ett extra APT ger ökad personalkostnad på ca 80 timmar. Korta sjukskrivningar samt fyra personal med längre semester har krävt vikarie. Ligger 5,25% över riktpunkt för maj Södra 2: Extravak+138 tim denna månad. Tre outhyrda lägenheter gör att vikarieanskaffningen hålls ner. Översyn av korttidens bemanning pågår inför omföring av tjänster/kostnader till nattbemanning på Ekbacken. Södra 3: Tömning av Solrosen pågår, ett försök med neddragning till 2,81 ÅA gjordes, men fick utökas till ca 3,28 ÅA då personalen ej hann få ut raster. Grupp 3-4 mycket väl fungerande grupp som gör att behov av vikarie minskar där. Här används fn ca 8,0 ÅA( budget 8,2 ). Fortsatt högt sjukskrivningstal på två andra enheter. Personalenheten inkopplade i vissa fall. Har ej behövt använda extra timmar under maj. HSL: En långtidssjukskriven AT av personliga skäl. Relativt höga kostnader för Bemanningsenheten pga vakans ssk ( semester/andra planerade ledigheter) men även extratid för ordinarie ssk som täcker vakanser. Sannolik viss minskning av detta from september. För övrigt inga stora förändringar. Västra Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Totalt Beräknat underskott på -1700tkr kvarstår sedan föregående månad Mjölnaren: En förklaring till att underskottet inte är mindre är att det har varit en del korttidsfrånvaro i gruppen som till stor del grundar sig i den pågående tömningen av Mjölnaren. I och med att det nu är en person så krävs vikarie för varje tur på schemat. Samtal har förts med enhetschef för att samverka med Klockaren när det gäller bemanningen. Vakantsättingen av enheten pågår, men i dagsläget är det svårt att säga om målet nås innan 1/7. Inom de närmsta veckorna kommer det att vara två omsorgstagare som bor kvar på enheten Smeden har fortfarande ett större underskott. Det är fortsatt mycket vård av barn och flertal vak som bidrar till detta samt långtidssjukskrivning Det är fortsatt högt tryck på platserna på korttiden, vilket kräver vikariatstillsättning av turer. Det är även här långtidssjukskrivning som inte kan lösas helt med årsarbetstid Klockaren har fortsatt flertalet långtidssjukskrivningar tidig rehab pågår Orrefors har haft färre antal ledsagningar denna månad samt har kunnat lösas med befintlig personal, vilket är positivt. Det har dock ökat med 11 ärenden i grupperna under månaden som gått, vilket har gjort att arbetsbelastningen nu är stor på båda grupperna. Sensia genomför just nu en arbetsmiljöenkät till stor del beroende på de fyra långtidssjukskrivningarna i gruppen. Ec arbetar frekvent med grupperna för att minska frånvaro och skapa stabilitet. Enhetscheferna på Kvarnbacken fortsätter att arbeta med grupperna så att årsarbetstiden används mer frekvent och på bästa sätt Rehabenheten visar på minus på grund av att timvikarie för arbetsterapeuterna har konterats på västra området där det inte är budgeterat i den omfattningen. Det kommer ske en ekonomisk omföring av detta mellan områdena framöver. Norra Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Totalt Beräknat underskott på -1600tkr kvarstår sedan föregående månad. Norra 1 Omsorgsnämnd, Månadsrapport Ekonomi och Personal 5(10)

6 Fröjdekulla 3-4: Resurskrävande omsorgstagare som initialt krävde dubbel bemanning dygnet runt, vilket sedermera har minskat till att utgöra en extra personal dagtid. Kostnad för vak 22 timmar under perioden. Fröjdekulla 1-2: Dubbel kostnad för medarbetare som går utöver ordinarie tjänsteutrymme relaterat till resultat av arbetsmiljökartläggning. Extra kostnad för personal relaterat till genomförd arbetsmiljökartläggning. Stort uttag av flextimmar av ensklid medarbetare i vecka Norra 2 Almen 2: Hög arbetsbelastning i grupp 1 efter tidigare besparing har medfört extra personal krävande insatser morgonstund. Stigande trend avseende verksställda tinmmar, från 1777tim i jan till 2060tim i maj. Enskild långstidsjukskrivning som gått till varsel om uppsägning. Uttag av semsterdagar 21st under perioden. Norra 3 Almen 1: Forsatt hög förbrukningsprocent av vikarier från bemanningsenheten. Tillsättningen nödvändig för en tillfredställande verksamhet. Uttag av semesterdagar och vakanser i verksamheten beroende på VAB och sjukfrånvaro. Kostnad för vak 19,5tim. Ökade antalet verkställda timmar har skett gradvis sedan januari, vilket medfört stor resutsåtgång. Östra Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Totalt Utfallet för denna månad är oförändrat 1700 tkr i underskott. Enhetscheferna har ersatt alla vakanta timmar med omsorgspersonal på grund av hög omsorgstyngd. Östra 2 Schemaändring har genomförts i grupp 2. Det nya schemat träder i kraft och innebär en neddragning på drygt 0,4 årsarbetare. I grupp 4 har det varit vak under perioden till mellan 17:30-07:00. Övrig tid som vak behövdes arbetade ordinarie omsorgsassistenter och sista tiden var anhöriga hos omsorgstagaren. Det har varit ytterligare ett vak i grupp 4 mellan 27-28/4. Grupp 4 har ett ärende där den enskilde är beviljad 80 timmar avlösning, morgon- och kvällshjälp á 30 minuter per besök samt korttid med intervall en av två veckor. Denna omsorgstagare är beviljad särskilt boende. Inom det närmaste kvartalet kommer detta innebära en minskning av omsorgstyngden. Uppskattningsvis har gruppen själva arbetat hälften av avlösningstimmarna och övriga timmar har vikarier tillsatts. I samband med en pensionsavgång i samma grupp planeras schemat att ses över och en neddragning på cirka 0,5-1 årsarbetare kan eventuellt göras beroende på hur omsorgstyngden är när detta blir aktuellt. En utökning har gjorts i grupp 7 med 99 timmar på sex veckor, vilket motsvarar 0,45 årsarbetare. Denna utökning har gjorts för att klara morgonarbetet på helgerna samt att möjliggöra att kvällsmaten serveras i respektive oas. Omsorgstagarna har tidigare fått åka hiss två våningar för att äta kvällsmat. Måltidssituationen har varit orolig och har upplevts besvärlig av främst omsorgstagarna men även av omsorgspersonalen. Utökning är gjord sedan sades en av våra leasingbilar upp. Den kostade 3420 kronor/månad plus övriga kostnader som till exempel drivmedel, städ och tvätt. Vid behov av bil kvällar och helger kommer den aktuella gruppen att låna en av rehabs bilar. Östra 3 Under april månad har Östra 3 haft 19 vaknätter eller extrabemanning natt i det särskilda boendet, ca 180 tim Omsorgsnämnd, Månadsrapport Ekonomi och Personal 6(10)

7 kronor i kval. Personerna som behövt vak tillhör Östra 2. När det gäller korttidsfrånvaro pga. sjukdom har det varit 2-4 dagar vid 13 tillfälle. 28 semesterdagar har tagits ut. Eftersom omsorgstyngden är hög har alla timmar ersatts av vikarier. Bemanningsenheten Bokade timmar avseende april motsvarar normal aprilmånad för ÄO. 818 vaktimmar (= vak och tillsyn) framför allt inom Västra och Östra. Kvaltimmar motsvarar 2,96% av totala timmarna. Förklaring till detta är bland annat tillsyn i Fröjdekulla samt vak i Östra. Det aktuella resultatet just nu ligger ,- vilket är ,- bättre än 2013 motsvarande månader. De kommande månaderna får vi stora lönekostnader i samband med att semestervikarierna introduceras. Förvaltningsgemensamt Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Totalt Investeringsredovisning Budget Utfall Förbrukat (ack.) % Förvaltningsövergr Sparade från Totalt ,9 Förbrukning av investering avser inventarier för rehabilitering och omsorgskontor. Förvaltningen har för avsikt att nyttja investeringsmedel för inköp av sängar och madrasser till de särskilda boenden som tidigare hyrt sängar till en beräknad kostnad av tkr. Matsalsmöbler till Kvarnbacken ligger också i planeringen för 2014 års investeringar, ca 210 tkr. Avtalstrohet Avtalstrohet Omsorgsnämnd, Månadsrapport Ekonomi och Personal 7(10)

8 Senaste kommentar Köptroheten uppnår 94,1 % % per den 31/5. Det är en minskning med1,2 % sedan föregående månad.per område fördelat: Centralt: 99,9 %, Södra: 99,2 % Norra: 97,8 % Östra: 99,6 % Västra: 91,9 % Det är västra området som har den lägsta köptroheten under maj månad. Det är inköp för totalt 105 tkr utanför avtal på västra området. De största beloppen avser inköp från Human care HC AB samt Samhall AB. Överlag beror inköp utanför avtal på att kommunen inte har något avtal för inköpt vara. Köptroheten i förvaltningen får anses som god. Omsorgsnämnd, Månadsrapport Ekonomi och Personal 8(10)

9 Personal Antal anställda Tillsvidareanställda Visstidsanställda Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt Antalet anställda ligger relativt konstant, en minskning på antalet tillsvidareanställda och en ökning på antalet visstidanställda från april till maj talar för att rekryteringar till tillsvidaretjänster pågår. Hälsotal - total sjukfrånvaro Senaste kommentar Den totala sjukfrånvaron är högre än målvärdet. Utfallet har dock sjunkit, om än minimalt från april 8,7 % till maj 8,6 %. er finns under sjuktillfällen, upprepad korttidsfrånvaro samt sjukskrivning 28 dagar eller mer. Hög sjukfrånvaro påverkar kvaliteten i arbetet på sikt. Det finns en uppenbar risk för att den låga personalkontinuiteten (9 personer under en 14 dagars period, ÖJ 2013) hos kund inte kan hållas. Det anstränger också de ekonomiska ramarna, som tydligt framstår i omsorgsnämndens prognos för Sjuktillfällen, upprepad korttidsfrånvaro Senaste kommentar Tendensen av ökad upprepad korttidsfrånvaron håller i sig, Utfall 10,11 % per den 31/5 är 0,11 procentenheter högre än förra månaden, Det finns inget som talar för att specifika smittor rått under perioden. Omsorgsnämnd, Månadsrapport Ekonomi och Personal 9(10)

10 Omsorgsförvaltningens arbete med kontinuerlig rehabilitering tillsammans med personalenheten fortgår Sjukskrivning 28 dagar eller mer Senaste kommentar Utfallet för april månad var 5,81 % i maj är utfallet 5,46 %, en minskning med 0,35 %. Även för denna målgrupp fortsätter det kontinuerliga rehabiliteringsarbetet tillsammans med personalenheten. Målsättning är att personerna ska kunna återgå i tjänst alternativt avsluta tjänst. Sensia genomför en arbetsmiljöenkät i en arbetsgrupp där flera arbetstagare är långtidssjukskrvna. Omsorgsnämnd, Månadsrapport Ekonomi och Personal 10(10)