Månadsrapport - Ekonomi, personal och kvalitet. Omsorgsnämnd Okt 2016

Transkript

1 Månadsrapport - Ekonomi, personal och kvalitet Omsorgsnämnd Okt 2016

2 Avvikelser enligt Socialtjänstlagen... 3 Avvikelser HSL... 3 Extraturer och fattasturer... 4 Budget i balans - Personalkostnader (ackumulerat)... 4 Köpta timmar av bemanningsenheten... 5 Verkställda timmar i särskilt boende och hemtjänst... 6 Driftsredovisning... 7 Driftsredovisning per område/förvaltning... 8 Investeringsredovisning Avtalstrohet Hälsotal - total sjukfrånvaro Sjuktillfällen, upprepad korttidsfrånvaro Sjukskrivning 28 dagar eller mer Omsorgsnämnd, Månadsrapport - Ekonomi, personal och kvalitet 2(16)

3 Avvikelser enligt Socialtjänstlagen Nyckeltalet är under utveckling och statistiken är inte komplett. Avvikelser HSL Nyckeltalet är under utveckling och statistiken är inte komplett. Omsorgsnämnd, Månadsrapport - Ekonomi, personal och kvalitet 3(16)

4 Extraturer och fattasturer Omsorgsnämnd Oktober månad saknar statistik. Statistiken är således ej komplett. Av de timmar som är redovisade är det många som avser vak. De extraturer som finns avser tid för oroliga omsorgstagare som behöver tillsyn dygnet runt. Handledning har getts och uppföljning kommer ske under november månad. Budget i balans - Personalkostnader (ackumulerat) Totalt resultat för personalkostnader efter oktober månad är 1,8 mkr, vilket är en förbättring sedan föregående månad med 400 tkr. Den justerade riktpunkten är efter tio månader 84,4% vilket motsvarar 187,6 mkr, utfallet visar 185,8 mkr. Det är varierande resultat på enheterna. Trygghetsboendet behöver mer resurser än planerat efter Omsorgsnämnd, Månadsrapport - Ekonomi, personal och kvalitet 4(16)

5 den nya organisationen och visar underskott med 1,3 mkr. På norra området har en ny nattpatrull tillsatts för att möta behovet som finns, personalen arbetar över samtliga områden. Positivt resultat genereras av att Östra området har vakanta tjänster och går med överskott både inom särskilt boende och hemtjänsten. Flera enheter har vänt sitt negativa resultat till ett positivt. Inom rehabilitering har det funnits vakanta tjänster som också ger överskott. Den korta sjukfrånvaron är fortfarande hög och påverkar enheternas kostnader. Arbete görs i rehab-processen för att förbättra läget. Till och med maj månad har det funnits omsorgstagare kvar på Kvarnbacken. Enheten fick i 2016 års budget inga medel till personalkostnader då platserna skulle ha varit avvecklade. Utfallet för detta visar en kostnad utöver budget med drygt 871 tkr. Personal är efter hand omflyttade till hemtjänsten på västra området där de täcker upp extraturer och vakanser. Rörelse och vakanser på sjukskötersketjänster gör att kostnaderna är höga. Introduktionskostnaderna är nödvändiga och behövs då de nyrekryterade sjuksköterskorna ska börja sitt arbete. Köp från bemanningsenheten har behövts göras för att täcka upp för de vakanta tjänsterna som funnits under året. Detta har varit mer kostsamt år 2016 jämfört med samma period För att klara sommarens verksamhet har hyrsköterskor tagits in från bemanningsföretag. Kostnaden belastar driftbudgeten med tkr. Underskottet är fördelat mellan områdena. En biståndshandläggares tjänst har köpts in från bemanningsföretag för att klara av verksamheten då tjänster är vakanta till följd av föräldraledighet. Kostnaden uppskattas påverka prognosen negativt med 400 tkr. Kostnaden belastar inte personalkostnaderna utan driften på östra området. Köpta timmar av bemanningsenheten Omsorgsnämnd Budgeterad riktpunkt för de köpta timmarna från bemanningsenheten är i oktober 82,6 % vilket motsvarar timmar. Enheterna arbetar så långt de kan med årsarbetstid och täcker för varandra. Bemanningen används vid kortare sjukfrånvaro och extraturer. På grund av vakanser bland sjuksköterskorna har fler timmar bokats Omsorgsnämnd, Månadsrapport - Ekonomi, personal och kvalitet 5(16)

6 Verkställda timmar i särskilt boende och hemtjänst Omsorgsnämnd De verkställda timmarna uppgår i oktober till i september var de till antalet. Antalet timmar per dag för oktober var 918 och i september var det 956 per dag. Fördelningen mellan hemtjänst och särskilt boende är enligt följande; h respektive h. Hemtjänsten står för 53 % av de verkställda timmarna. Under 2015 hade hemtjänsten ett medel på 51 %. Antalet verkställda timmar har minskat med 238 st från föregående månad. Från och med nästkommande månad kommer inte särskilt boende att vara med i statistiken. De nya omsorgstagarna som flyttar in kommer inte få verkställd tid i systemet. Detta har skett under oktober i liten utsträckning men är inte enda anledningen till de sjunkande siffrorna. Ytterligare en anledning kan vara att besluten har gått ut och inte uppdaterats. Därmed kommer inte timmarna med i systemet. Fortsatt analys görs med tanke på resursfördelningssystemet som ska börja gälla år Timmarna ska i procapita stämma överens med verkligheten för att rätt resurser ska kunna tilldelas de olika hemtjänstgrupperna. Omsorgsnämnd, Månadsrapport - Ekonomi, personal och kvalitet 6(16)

7 Driftsredovisning Beloppen anges i tkr. Driftsredovisning Årsbudget Ackumulerat utfall Årsprognos Avvikelse Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Totalt Prognos per den 31/10 är, tkr Orsaken till avvikelsen är Sparbetinget som fanns vid ingången av Prognosen har förändrats positivt under året med hjälp av en tilläggsbudgetering om 5 mnkr och beräkning av att nyttja de stimulansmedel som erhållits av socialstyrelsen om 5,2 mkr. Stimulansmedlen avser ökad bemanning inom äldreomsorgen. Personalkostnaderna har budgeterats utefter det som enheterna behöver för att kunna bedriva en god och säker omvårdnad. Efter tio månader visar personalkostnaderna ett överskott av 1,8 mnkr. Positivt resultat finns inom flera olika enheter och arbetsgrupper. Urval av resultatet redovisas här då, hemtjänstens personalkostnader har överskott med 1,9 mkr medan särskilt boende har underskott av 1,8 mkr. I särskilt boende ligger demensverksamheten, vilken genererar underskott av 1,4 mnkr av de 1,8. Korttidsverksamheten visar underskott med 550 tkr för personalkostnaderna. Dagverksamhet, öppenverksamhet, rehabilitering och sjuksköterskorna visar överskott. Till sjuksköterskornas resultat ska driftkostnader för hyrsköterskor läggas till, vilket är en kostnad av 1 mnkr. Det verkliga resultatet för sjuksköterskorna visar då underskott av 588 tkr. Faktiska underskott som ses i driften är hyra för Trädgårdsvillan samt ökade kostnader för städ på Almen. Prognostiserat underskott för kosten är tkr. Detta är på grund av färre antal köpta portioner än beräknat och ökade kostnader till kostverksamheten. Enheterna har i årets budget fått 15 dagar per tjänst att ta in personal från bemanningsenheten vid frånvaro. Total budget för enheterna är 11,8 mkr. Utfallet efter tio månader visar underskott med 7,6 mkr. Delvis beror underskottet på sjukfrånvaro. Även en del extraturer finns i verksamheten vilket också belastar denna budget. Omsorgsnämnd, Månadsrapport - Ekonomi, personal och kvalitet 7(16)

8 Riktpunkt för utfall i relation till budget. Utfallet till och med oktober månad är 197,4 mkr vilket motsvarar 86 % av budgeten. Den raka riktpunkten är 83,3%. Underskottet är i utfallet tkr. Kostnaderna består till största delen av personalkostnader. Prognostiserat resultat och/eller resultat i bokslut får ej överstiga 100 procent. Omsorgsnämnd Utfallet efter tio månader visar en prognos på -3 mkr, det motsvarar 101,3 % av den totala riktpunkten på 100 %. Prognosen är den samma som föregående månad. Tidigare under året har prognosen visat -12 mkr. Omsorgsnämnden fick en tilläggsbudget på 5 mkr samt att verksamheten räknar med att kunna nyttja 5,2 mkr som erhållits som stimulansmedel på ökad bemanning inom äldreomsorgen. Detta göra att prognosen ser bättre ut. Driftsredovisning per område/förvaltning Beloppen anges i tkr Omsorgsnämnd, Månadsrapport - Ekonomi, personal och kvalitet 8(16)

9 Södra Årsbudget Ackumulerat utfall Årsprognos Avvikelse Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Totalt Prognosen för södra området är efter oktober månad -203 tkr. Underskottet kommer av höga kostnader inom hemtjänsten och trygghetsboendet. Dessa underskott balanseras upp av låga kostnader för dag- och öppen verksamhet samt de områdesgemensamma verksamheterna. Södras hemtjänst är ett område som fått utökning av verkställda timmar, främst landetgruppen. Detta påverkar även nattorganisationen som går med underskott. I landetgruppen har utökning av tillsvidareanställda tjänster gjorts med 3-4 personer. I de två andra grupperna, Madesjöhemtjänst och Grönvägsgruppen kan tjänster sparas till följd av minskat antal verkställda immar och dessa genererar ett överskott. PAN-anställningen som finns budgeterad är avslutad och genererar ett överskott av 160 tkr. Madesjögläntan visar underskott för perioden delvis på p.g.a. att ärenden övertagits från trygghetsboendet. Överanställning har gjorts på Madesjögläntan dessa resurser används nu för att täcka det behov som tagits över från hemtjänsten i form av trygghetsboendet. I dagsläget handlar det om 5 tjänster. Mätning av tid har gjorts och visar att av de 1,5 mnkr som finns i underskott härleds 1,3 mnkr till övertagandet av trygghetsboendet. I dagsläget kan inte det särskilda boendet bemannas med 0,55 tjänst per plats då behovet är större hos omsorgstagarna. Korttidsverksamheten har den senare tiden haft överbeläggning, fem extra platser har skapats utöver de 26 som det finns budget för. Överbeläggning och extraturer gör att personalkostnaderna ökar och beräknat underskott för personalkostnaderna är -600 tkr. Underskottet vägs upp av ökade intäkter i förhållande till budgeten i och med att det är fler betalande kunder. Ett intäktöverskott finns med 400 tkr. Total prognos för korttiden är -200 tkr. Dagverksamhet och den öppna verksamheten har en budget i balans, som kommer ge överskott vid årets slut. Under månaden har det varit 16 ärende på dagverksamheten. Än så länge är det ingen som vill ha helg eller kvällstid, vilket ger kostnadseffektiv bemanning. Totalt kommer det finnas ca 900 tkr i överskott vid årets slut. Det har varit hög personalomsättning bland sjuksköterskorna, vilket gör att det inte är möjligt att gå kort samt att nyanställningar skapar introduktionskostnader. Vakanta tjänster gör också att kostnaderna för köp från bemanningsenheten är höga då poolpersonalen får gå in och täcka turer innan ny ordinarie personal är introducerad. Prognosen visar -400 tkr. Under året har det funnit flera vakanta tjänster inom rehabilitering. Det ger ett överskott för personalkostnaderna med ca 800 tkr. Driften för området innefattar en ej budgeterad intäkt på 730 tkr som avser försäljning av rehab-tjänster till Individoch familjeförvaltningen. Denna intäkt ger ett överskott, då det inte vid budgeteringen var känt att försäljning av tjänster skulle ske även år Integrationsverksamheten hyr Solrosen hela 2016, vilket ger överskott på hyreskostnaden med 283 tkr. likaså städning av Solrosen ger överskott med 290 tkr då det inte funnit några kostnader. Västra Årsbudget Ackumulerat utfall Årsprognos Avvikelse Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Totalt Västra området har en prognos efter oktober månad på tkr. Resultatet är samma som föregående månad. Stallgården har fortfarande mycket sjukfrånvaro, arbete med den psykosociala arbetsmiljön pågår. Det har på grund av hög arbetsbelastning funnits flertalet extraturer som ger ökade kostnader. Prognosen visar ett underskott vilken delvis kommer till följd av att det saknas en tjänst i budet för den elfte platsen som öppnades på särskilt Omsorgsnämnd, Månadsrapport - Ekonomi, personal och kvalitet 9(16)

10 boendet i april månad. Stallgårdens natt har ett överskott vilket gör att den totala prognos för Stallgården uppgår till -300 tkr. Hemtjänstens nattorganisation har ett överskott och. Demensboendena har beräknat underskott av 1,4 mnkr för personalkostnader. Att ta i beaktning är att kostnaderna är höga och högre underskott förväntas i och med flertalet extraturer p.g.a. oroliga omsorgstagare. Hemtjänsten på västra området har haft flertalet omsorgstagare med dubbelbemanning och ökat vårdbehov, vilket skapar en del extraturer dessa är nu borttagna. Prognosen för västra området exklusive Kvarnbackens extra särskilt boendeplatser visar nollresultat. Det goda resultatet håller än så länge i sig. Oro finns för att budgeten inte kommer kunna hållas då antalet timvikarier är begränsat och ordinarie personal får tas inte på mertid. Hemtjänstens natt har överskott vilket kommer av att budgeten för timlönevikarier inte nyttjats, prognosen beräknas till 500 tkr. Serviceenheten har efter perioden ett periodiserat nollresultat. Kostnaderna för köp av hjälpmedel är över budget vilket beräknades sedan tidigare under året. I dagsläget har inte detta tagit upp som ett underskott i prognosen då kostnaderna brukar sjukan igen innan årets slut. Lägre kostnad återfinns för abonnemangsavgift till KHS samt lägre personalkostnader inom larm. Sjuksköterskor, rehab, hemtjänst och administration har budget i balans. Tjänster har varit vakanta under året vilket skapar överskott. Kostnader för köp av nyckelskåp ger ett mindre underskott i driften samt avsaknad av budget för hyra av Trädgårdsvillan, årshyran är 60 tkr. Lokalvården på Kvarnbacken kommer bli dyrare än budgeterat och ger underskott med 250 tkr. Lägre intäkter inom särskilt boende ger underskott för verksamheten. På västra området har det under året funnits permanent boenden på Kvarnbacken, vilket inte är budgeterat och skapar underskott. Nu är platserna avvecklade och det totala underskottet blev 871 tkr. Norra Årsbudget Ackumulerat utfall Årsprognos Avvikelse Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Totalt Efter perioden har Norra området en positiv prognos på 2 168tkr. Resultatet förbättras genom att personalkostnaderna inom hemtjänsten är låga. Förbättring i resultatet ses även för personalkostnader inom rehabilitering samt att utfallet för personalkostnader inom rehab. Resultatet förbättras på Fröjdekulla genom att antalet platser fått justeras neråt på grund av renovering. I och med detta används inte hela budgetutrymmet och överskott beräknas. Under första delen av året fanns underskott då det var höga kostnader för köp av bemanningsenheten. Detta kan hänvisas till den omorganisering som skedde och att det då saknas personal på ordinarie tjänster. Hemtjänst Alsterbro/Bäckebo har under månaderna som gått kunnat justera ner den överanställning som fanns i förhållande till antalet verkställda timmar. Just nu används inte alla tjänster som finns i budget vilket ger överskott vid årets slut om läget kvarstår. Almens särskilda boende har i samtliga grupper fler tjänster än vad budgeten räcker till. Det kommer vara överanställning fram till och med februari 2017, då scheman har setts över och justerats. På Almen har det funnits kökstjänster som nu är avslutade och överskott beräknas till 330 tkr. Totalt finns underskott beräknat till drygt 400 tkr. Norra hemtjänst har arbetat bort sitt tidigare underskott och visar nu stort överskott inom samtliga grupper och även nattorganisationen. Budget inom natten innefattar 2,25 tjänster för mycket från start, dessa finansierar nu nya nattgruppen som finns sedan mars månad. Nattgruppen består av 3,5 tjänster som servar hela hemtjänsten. I grupperna finns studieledigheter som inte har tillsatts, vilket skapar överskott. Städkostnaden för Almen är högre än budgeterat och förväntat underskott är 50 tkr. Hyreskostnad för gemensamhetslokalen på Almen saknas och ger underskott i driften med 250 tkr. Sjuksköterskor och rehabilitering har överskott till följd av vakanta tjänster under året. Östra Årsbudget Ackumulerat utfall Årsprognos Avvikelse Intäkter Omsorgsnämnd, Månadsrapport - Ekonomi, personal och kvalitet 10(16)

11 Årsbudget Ackumulerat utfall Årsprognos Avvikelse Personalkostnader Övriga kostnader Totalt Östra områdets prognos visar överskott med tkr. Prognosen är förbättrad sedan föregående månad då personalkostnaderna fortsätter att vara låga och att större överskott tas upp inom hemtjänsten och Strandvägen. Strandvägen har l'nge dragits med mycket sjukfrånvaro av det korta slaget, det verkar nu minska. Köp från bemanningsenheten har krävs i de fall det inte går att lösa med årsarbetstid. Personalbudgeten är i balans vilket kommer av att natten för tillfället har två vakanta tjänster. Dessa kommer att tillsättas då behovet finns vilketär först i januari. Östra hemtjänst har haft lägre omsorgstyngd och har omfördelat arbetet och löser det med hjälp av årsarbetstiden. Det har även gått att nollvicka en del. Vakanta tjänster finns i dagsläget i de tre hemtjänstgrupperna. Övergripande Östra: Sjuksköterskorna visar ett underskott, vilket kommer av introduktionskostnader. eftersom det varit omsättning på sjukskötersketjänsterna uppkommer mycket introduktion, vilket är kostsamt för verksamheten. För rehabilitering är det ett överskott till följd av vakanta tjänster. Bemanningsenheten Årsbudget Ackumulerat utfall Årsprognos Avvikelse Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Totalt Förvaltningsgemensamt Årsbudget Ackumulerat utfall Årsprognos Avvikelse Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Totalt Prognosen för den förvaltningsgemensamma verksamheten är efter oktober månad oförändrad sedan föregående månad. Till september månad prognos gjordes justeringar i och med den budgettilldelning om 5 mnkr som omsorgsnämnden fick. Till resultatet har även stimulansmedel från socialstyrelsen räknats vilka avser 5,2 mnkr. Underskott är nu 5,2 mnkr. Intäkterna för matdistribution inom hemtjänsten ser ut att bidra med ett underskott av 1,3 mkr. Underskottet på matdistributionen kommer av att varje måltid har beräknats per kök och inte beräknat på ett genomsnittligt pris. Det gör att kostnaderna för hemtjänsten blir högre i och med att Kvarnbackens kök är dyrare per portion än Strandvägen. Kvarnbacken levererar hemtjänstens mat. kostnaderna är trots allt de samma och underskottet ska i så fall fördelas annorlunda mellan hemtjänsten och särskilt boende. Underskott kommer då att belasta särskilt boende istället. Omsorgsnämnd, Månadsrapport - Ekonomi, personal och kvalitet 11(16)

12 Investeringsredovisning Budget Utfall Förbruk at (ack.) % Budget ,8 % Totalt Investeringsbudget består år 2016 av ramtilldelning av tkr samt återstående medel från år 2015 motsvarande tkr. De kvarvarande medlen avses att användas för kostnader i samband med inköp och implementering av planeringssystem. Kostnaden för året avser kontorsmöbler/inventarier. Avtalstrohet Avtalstrohet Köptroheten uppgår för oktober till 93,7 %, internt fördelat i förvaltningen enligt nedan: Centralt 98,8 %, Södra: 97,1 %, Västra 84,2 %, Norra 99,9 % samt Östra 98,2 %. Köptroheten har stigit med 5 % sedan förra månaden. Köp utanför avtal betyder att det inte finns avtal. Ex. inom vissa hjälpmedelsprodukter på västra området där budgeten för hjälpmedel ligger. Omsorgsnämnd, Månadsrapport - Ekonomi, personal och kvalitet 12(16)

13 Antal anställda Tillsvidareanställda Visstidsanställda Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt Hälsotal - total sjukfrånvaro Den totala frånvaron i oktober var 9,4 %. Det är en ökning från föregående månad, med 0,6 %. Det är sjukfrånvaro i procent av tillgänglig tid och hänger inte ihop med nyckeltalen för korttidsfrånvaro och långtidsfrånvaro. Omsorgsnämnd, Månadsrapport - Ekonomi, personal och kvalitet 13(16)

14 Sjuktillfällen, upprepad korttidsfrånvaro Nyckeltalet visar antal personer med mer än sex sjukfrånvarotillfällen under de senaste 12 månaderna i relation till antalet anställda. Utfallet för oktober är 12,91 % eller uttryckt i antal personer, 79. En ökning med en person sedan förra mättillfället. Nedan tabell över utfallet per enhet/område i september: Enhet Antal anställningar Antal med upprepad Förändring korttidsfrånvaro fr föreg mån. Chefsf Förvaltningsadm BEMANNINGSENHETEN Norra 1, Alsterbro Norra 2, Almen Norra 3, Norra hemtjänst Norra omr Södra 1, Korttid, dagvht mm Södra 2, Madesjögläntan Södra 3, Södra hemtjänst Södra omr Västra 1, Orrefors Västra 2, Kvarnbacken demens Västra 3, Västra hemtjänst Västra 4, serviceenheten Västra omr Östra 2, Strandvägen Östra 3, Östra hemtjänst Östra omr Omsorgsnämnd, Månadsrapport - Ekonomi, personal och kvalitet 14(16)

15 Enhet Antal anställningar Antal med upprepad Förändring 12,91% Sjukskrivning 28 dagar eller mer Nyckeltalet visar hur stor andel som varit sjuka mer än 28 dagar. Utfallet för oktober är 6,05 %, uttryckt i personer 37, vilket är fyra personer färre än föregående månad. Enhet Antal anställningar Antal med Förändring långtidsfrånvaro fr föreg mån. Chefsf Förvaltningsadm BEMANNINGSENHETEN Norra 1, Alsterbro Norra 2, Almen Norra 3, Norra hemtjänst Norra omr Södra 1, Korttid, dagvht mm Södra 2, Madesjögläntan Södra 3, Södra hemtjänst Södra omr Västra 1, Orrefors Västra 2, Kvarnbacken demens Västra 3, Västra hemtjänst Västra 4, serviceenheten Västra omr Östra 2, Strandvägen Östra 3, Östra hemtjänst Omsorgsnämnd, Månadsrapport - Ekonomi, personal och kvalitet 15(16)

16 Enhet Antal anställningar Antal med Förändring Östra omr ,05% Omsorgsnämnd, Månadsrapport - Ekonomi, personal och kvalitet 16(16)