Månadsrapport - Ekonomi. personal och verksamhet. Omsorgsnämnd Jul 2017

Transkript

1 Månadsrapport - Ekonomi. personal och verksamhet Omsorgsnämnd Jul 2017

2 Innehållsförteckning Verksamhet...3 Timmar utöver schema... 5 Personalkostnader... 6 Verkställda timmar i hemtjänst... 7 Arbetad tid... 8 Ekonomi... 9 Driftsredovisning... 9 Driftsredovisning per område/förvaltning Investeringsredovisning Avtalstrohet Personal Hälsotal - total sjukfrånvaro Sjuktillfällen, upprepad korttidsfrånvaro Personalkostnader sjukfrånvaro korttid Personalkostnader sjukfrånvaro långtid

3 Verksamhet Förvaltningens utvecklingsstrateg träffar enhetscheferna för respektive verksamhet en gång per månad på förbestämda tider, verksamhetschef deltar också. Syftet med att träffas en gång i månaden grundar sig på att cheferna ska ha tid att arbeta med kvalitets- och utvecklingsfrågor mellan uppföljningsmötena. Syftet med att träffa enhetscheferna för respektive verksamhet separat grundar sig på att de olika verksamheterna har olika behov och utmaningar. Förvaltningen vill sätta en gemensam riktning för varje verksamhet att arbeta mot tillsammans. Också för att kunna göra uppföljningar på gruppnivå och därmed kunna ställa resultaten mot varandra. Detta centralt samordnade kvalitets- och utvecklingsarbete fortsätter hela år Fördelen med att arbeta såhär är att förvaltningen snabbt får en överblick av de behov och utmaningar som finns i verksamheterna och att insatser till förbättring kan ske på ett tidigt stadium. Förvaltningen fångar också upp det som är bra och cheferna får en chans att dela med sig kring hur de arbetat för att uppnå bra resultat så att andra kan ta del av detta. Mötena dokumenteras av förvaltningens utvecklingsstrateg. Sammanfattning av pågående kvalitets- och utvecklingsarbete: Hemtjänst: Hemtjänsten har generellt bra resultat i mätningar (Öppna jämförelser). Chefsgruppen har ringat in genomförandeplanen som ett utvecklingsområde då detta resultat avviker och därför valt att arbeta vidare med detta under året. Genomförandeplanen är kopplad till målet Delaktighet och påverkan. Det som framkommit är att det saknas tydliga rutiner för hur genomförandeplanerna ska användas i praktiken. Nya chefer upplever också att syftet är otydligt vilket gör det svårt att motivera personalen i arbetet med genomförandeplanerna. Det finns behov av förtydligande, struktur, utbildning i helhet och syfte, samt dokumentation. Det har också framkommit att det saknas uppföljning/kontroll av genomförandeplanerna. Cheferna behöver få en bättre överblick på om beviljade insatser utförs eller om personalen gör andra insatser som inte finns i biståndsbeslutet, om genomförandeplanerna är uppdaterade och aktuella, samt hur dokumentationen ser ut. Chefsgruppen har gått igenom nuvarande dokument och information som finns gällande genomförandeplaner och även kontaktmannaskap, och kommit fram till att dessa behöver förtydligas. En utbildning är därför under framtagande. Möjligheten till maskinella bevakningar har diskuterats. Tanken är att befintliga IT-stöd ska nyttjas i större uträckning och därmed ta bort så många manuella arbetsuppgifter som möjligt. Det har framkommit att det redan idag är möjligt för cheferna att skapa egna bevakningar i Procapita för att lättare kunna följa upp exempelvis tillfälliga beslut om insatser. Detta är något som cheferna funderar vidare kring. Särskilt boende: Resultaten i mätningar (Öppna jämförelser) varierar mellan boendena i kommunen. Gemensamt i chefsgruppen lyftes behovet av grupputveckling. Detta är ett utvecklingsområde som alla chefer i gruppen ser ett stort behov av. Grupputveckling av personalen kan kopplas till målen Trygga vård- och omsorgsinsatser och Delaktighet och påverkan i den bemärkelsen att en väl fungerande personalgrupp, men tydliga förhållningssätt inom gruppen och mot kunden leder till bättre resultat inom angivna målområden. Chefsgruppen har valt att arbeta vidare med detta under året och även göra en översyn av riktlinjerna för genomförandeplanen då det konstaterades att det behövs gemensamma ramar. Ett av de första stegen i grupputveckling är att skapa så kallade spelregler, det vill säga gemensamma förhållningssätt i personalgrupperna. Viktigt är att personalen själva är delaktiga i framtagandet av spelregler. Under våren har chefsgruppen tillsammans med förvaltningens utvecklingsstrateg diskuterat upplägg och metod för detta, samt praktiska övningar. Chefsgruppen har i olika omfattning arbetat med grupputveckling under våren. Olika grupper inom 3

4 respektive enhet har kommit olika långt. I flera grupper har arbetet gått väldigt bra. Personalen har gemensamt tagit fram spelregler och cheferna upplever att klimatet är bra i dessa grupper. I andra grupper krävs det mer arbete med dessa frågor. Många gånger handlar det både om att aktivt arbeta med spelregler och arbetsklimat, men också att tydliggöra vilka regler och rutiner som gäller i olika frågor. HSL/Rehab: Det som är gemensamt för verksamheterna är behovet av tydliga och enhetliga riktlinjer för respektive verksamhet. Det är kopplat till målet Trygga vård- och omsorgsinsatser och verksamheterna har valt att arbetare vidare med detta under våren. Det har påbörjats en genomgång av befintliga rutiner inom både HSL och rehab. Det har snabbt konstateras av verksamheterna att detta är ett omfattande arbete som kommer att pågå under längre tid. De rutiner som är klara säkerställs av respektive enhetschef och verksamhetschef, samt för HSL även medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) och systemansvarig HSL. Detta är ett led i den kvalitetssäkring som har påbörjats och kommer fortsätta under året. Rutinöversynen är i uppstartsskede då flytten från Kvarnbacken har tagit mycket tid och resurser från verksamheterna. Myndighet: Myndighet består av tre separata verksamheter därför har enskilt fokus lags på respektive verksamhet. Fokus under våren har varit rättssäkerhet, rekrytering och IT- och systemstöd. För att öka rättssäkerheten har enhetschefen för biståndshandläggarna haft daglig handledning i bedömning och ärendebeslut. Enhetschefen har också sett över områdesfördelningen för att skapa rättvis ärendefördelning mellan handläggarna. Förslag har varit att biståndshandläggarna tar med sig datorn vid besök och anteckningar direkt i systemet istället för på papper, för en effektivare och mer rättssäker dokumentation. Enhetschefen har följt statistik gällande ärendebeslut per handläggare för att hitta en rimlig nivå i produktionen. Enhetschefen för mötesplatser och anhörigstöd, rekrytering- och praktiksamordning har under våren haft fokus på semesterrekrytering och praktikupplägg. Det har konstaterats att förvaltningen hade behövt starta med marknadsföring och rekrytering via sociala medier i ett tidigare skede. Ramar för rekrytering i sociala medier är under framtagande, samt struktur för praktiksamordningen. Enhetschefen för administration har under våren sett över administratörernas verksamhet. Beslut har tagits att beställa modulen inkomstförfrågan till administratörerna för att underlätta det stora arbetet med utskick i januari varje år. Implementeringen av det nya systemet beräknas starta september Enhetschefen för administration och enhetschefen för biståndshandläggare har gemensamt beslutat att starta upp inför implementeringen av IBIC i handläggningsprocessen. Information och material kommer att ges till handläggarna innan sommaren. Nytt system gällande Inköp Samhall är prioriterat under hela året. Studiebesök har gjorts i Kalmar kommun som idag gör elektroniska beställningar från Ica Maxi via I-pad. Ambitionen är att den manuella hanteringen ska försvinna och ersätts med e-handel. Samtal pågår också med Ica Kvantum för uppstart av e-handel. 4

5 Timmar utöver schema Generellt: I juli månad är statistiken inte komplett p.g.a. semester. Introduktionstimmarna är högre under denna period men kommer minska när sommarsemestern är över. Hemtjänst: Introduktionstimmar är normalt för perioden. En del extra introduktion har behövts för nyinsatta vikarier då det förekommit avhopp bland sommarvikarier. Ordinarie personal har gått in och arbeta extra då det inte funnits tillräckligt många sommarvikarier. Natten har extraturer på grund av hög arbetsbelastning, ingen åtgärd insatt, dessa kvarstår så länge behovet finns. Västra 1 har många extraturer i schemat, bemanningen ska ses över vid nästa schemaperiod. Särskilt boende: Även här introduktionstimmar som är normalt för perioden. Viss överanställning finns för att minimera risken för sjukskrivningar bland ordinarie personal. 5

6 Personalkostnader Totalt utfall för personalkostnaderna efter sju månader är tkr, det ger en avvikelse på tkr. Avvikelsen är mindre än tidigare, det beror dels på att större del av budgeten ligger på sommarmånaderna för att täcka semestervikarier och semesterlönebetalningar. Några verksamheter har personal som har skjutit på sin semester, vilket medför att mer kostnader kommer komma senare under hösten och påverkar utfallet negativt. Hemtjänsten kommer enligt prognos verkställa fler timmar än vad som budgeterats. Vilket innebär att budgeten överskrids med ca 3,5 mkr. Myndighet äger den budgeten och redovisas således där. Hemtjänstens eget resultat visar efter sommaren ett underskott. Underskottet kommer av att kostnaderna är högre under sommaren, timpengen för resursfördelningen är samma året om. Prognosen på helår visar nollresultat. Prognosen för personalkostnaderna inom särskilt boende är -1,7 mkr, vilket kommer av för höga tjänster i arbete mot vad budgeten tillåter. Sjukfrånvaron inom hemtjänst och särskilt boende påverkar kostnaderna negativt då den korta sjukfrånvaron fortfarande är hög och vikarietillsättning behövs för att bedriva en god och säker vård. Sjuksköterskorna beräknas gå med ett underskott på -224 tkr för personalkostnaderna då ytterligare en undersköterska/planerare kommer att anställas, medan rehabilitering har ett överskott med tkr, då det finns vakanta tjänster. Den korta sjukfrånvaron är fortfarande hög och påverkar enheternas kostnader. Arbete görs i rehabprocessen för att minska sjukfrånvaron. 6

7 Verkställda timmar i hemtjänst h har redovisats till resursfördelningen i juli månad, vilket motsvarar 579 h per dag. I genomsnitt har de verkställda timmarna varit per månad. Totalt antal verkställda timmar efter juli st. Beräknad prognos ger ett årsutfall på h vilket är drygt h fler än budgeterat. I juli är 98 % av den totala tiden verkställda timmar inkl. HSL. Övriga 2 % är vak-timmar, trygghetslarm och avlösarservice. Fördelningen är den samma som tidigare månader. Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Totalt antal timmar Timmar per dag Budgeten är beräknad utefter föregående års utfall samt med tillägg av trygghetsboendet som inte var med då. Budgeten av timmarna påverkar också timpengen som enheterna erhåller i resursfördelningen utifrån de biståndsbeslut som tagits. Tiden som redovisas avser verkställda timmar inkl. HSL, vak och de 20 första timmarna av avlösning. Larmtid är också med, den räknas fram genom en schablon. Varje larm ger 10 minuter. Natten är inte med i redovisningen och ligger utanför resursfördelningssystemet. 7

8 Arbetad tid Den arbetade tiden redovisas här för hemtjänsten. De verkställda timmarna kommer av det som är redovisat i resursfördelningen, plus 30 % för kringtid. Natten är exkluderad. I juni är den arbetade tiden 86 % i förhållande till den verkställda timmar färre är arbetade än verkställda. Differensen mellan arbetad tid och verkställd tid är stor på grund av semester. Måluppfyllnaden arbetad tid jämfört med verkställd tid är mer stabil mellan enheterna denna månad. Alla enheter har en lägre arbetad tid än verkställd tid. Jan Feb Mar Apr Maj Jun Verkställd tid inkl 30 % kringtid Arbetad tid Diff Arb.tid jmf verkst.tid Andel arbetad tid mot verkst. Tid % 106% 102% 99 % 102 % 86 % 8

9 Ekonomi Driftsredovisning Beloppen anges i tkr. Driftsredovisning Årsbudget Ackumulerat utfall Årsprognos Avvikelse Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Totalt Omsorgsförvaltningen: Belopp inom parentes är jämförelseprognos per den 31/5. Efter juli månad är det prognostiserade resultatet för tkr. Fram till och med 30/4 visade prognosen ett nollresultat. Prognosen har justerats till följd av tre faktorer: 1. En telefonkostnad som kommunen fick i samband med operatörsbyte.. 2. Hemtjänstens verkställda timmar är högre än budgeterat vilket gör att budgeten för resursfördelningen inte räcker till. 3. Intäkterna inom särskilt boende påverkas negativt i och med att särskilt boendeplatser omvandlas till korttidsplatser, intäkterna är således för högt budgeterade. Förvaltningsgemensamt beräknas vara i balans. ett överskott tas upp i och med att förvaltningen räknar med att få täckning för de kostnader som uppstått i samband med tömning av Kvarnbacken. Om kostnadstäckning inte erhålls påverkar det prognosen med ca tkr. Omsorgsförvaltningen har för 2017 erhållit stimulansmedel från socialstyrelsen på tkr för ökad bemanning inom äldreomsorgen. Drygt tkr beräknas för personalkostnader i arbetet med trygg hemgång. Likt tidigare år ska stimulansmedlet redovisas i början av 2018, då vet vi om medlen erhålls eller om förvaltningen blir återbetalningsskyldig. Verksamheten för myndighet som innefattar administration, biståndshandläggning och den öppna verksamheten, visar prognosen 97 tkr (-33 tkr). Förändringen består av att kostnaderna för trygghetslarm är lägre än budgeterat. Budgeten till hemtjänstens resursfördelning återfinns här och ger ett prognostiserat resultat av tkr ( tkr). Det beror på fler verkställda timmar än budgeterat i nuläget. Åtgärd: Säkerställa att samtliga avslutade ärenden är stängda i systemet så att medel inte läcker ut till enheterna som inte ska komma dem till del. Allt eftersom IntraPhone börjar användas, jämför utförd tid mot den redovisade verkställda tiden. Från och med september månad börjar förvaltningen redovisa utförd tid i de enheter som använt IntraPhone en månad eller fler får enheterna medel utifrån faktisk utförd tid istället för verkställda timmar. Hemtjänsten visar ett underskott av -333 tkr (-60 tkr). Enheterna visar tillsammans tkr, vilket kommer av det ökade behovet nattetid. Totat klarar enheterna sin budget utifrån resursfördelningen. Resultatet varierar däremot mycket mellan enheterna. Förändringen i prognosen beror på att en extra planerartjänst. 9

10 Åtgärd: Likt myndighet säkerställa att uppgifter i verksamhetssystemet är korrekta samt nogsamt nyttja effektiviseringsmöjligheter med hjälp av IntraPhone i takt med att det införs i hemtjänstgrupperna. Fortsatt arbete med rehabilitering i syfte att minska sjukfrånvaron. Särskilt boende visar ett underskott i årsprognosen, tkr, ( tkr). Underskott beror på sjukfrånvaro och överanställningar gentemot budget. Förändringen är ökade lönekostnader inom ett demensboende. Intäkter för kost och bostadshyror påverkar negativt. Åtgärd: Fortsatt arbete med att få balans i antal årsarbetare gentemot budget. Fortsatt arbete med rehabilitering i syfte att minska sjukfrånvaron. Hälso- och sjukvård visar ett överskott på tkr (1 351 tkr). Vakanta tjänster inom rehabilitering ger överskott, målet är att anställa. Enheten för sjuksköterskor beräknas göra ett mindre underskott. Sommaren är inte slut ännu och först då vet vi mer säkert om verksamheten klarar budgeten eller inte. Inga hyrköp från externa bemanningsföretag har behövt göras. Att ta i beaktning i prognosen är de ökade kostnaderna för övertid, kvalificerad övertid samt mertid som kommer av bristen på tillsvidare och vikarier. Riktpunkt för utfall i relation till budget. Utfallet efter sju månader är tkr. Det motsvarar 59,5 % av riktpunkten är 58,3 %. Personalkostnaderna står för 93 % av utfallet och har en negativ avvikelse mot budgeten. 10

11 Prognostiserat resultat och/eller resultat i bokslut får ej överstiga 100 procent. Det prognostiserade resultatet efter juli visar ett underskott av tkr. Underskottet kvarstår och beror på tre delar. En telefonkostnad som kommunen fick i samband med operatörsbyte. Hemtjänstens verkställda timmar är högre än föregående år, vilket budgeten är beräknad på, resursfördelningen räcker således inte till. Intäkterna inom särskilt boende påverkas negativt av omvandling från säbo-plats till korttidsplats. Resultatet balanseras delvis upp med hjälp av stimulansmedel som socialstyrelsen fördelat ut till kommunerna. Medlen ska gå till ökad bemanning inom äldreomsorgen. Nybro kommun kan få del av tkr, redovisningen av kostnaderna görs efter bokslut 2017 och godkänns eller avslås av socialstyrelsen i mars Driftsredovisning per område/förvaltning Beloppen anges i tkr Myndighet Årsbudget Ackumulerat utfall Årsprognos Avvikelse Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Totalt Myndighet: I prognosen finns resultat för myndighet och resursfördelningen. Prognosen efter sju månader visar ett mindre underskott för myndighet och resursfördelningen visar underskott av tkr. Den totala prognosen för verksamheten är tkr Verksamhetschef: Personal kostnaderna är i balans. Driftkostnaderna i form av betaldagar för ej 11

12 medicinskt färdigbehandlade patienter ger ett underskott på -20 tkr. Administration: Prognosen har förändrats positivt i och med att kostnaderna för trygghetslarm inte uppgår til budgeterade kostnader. Tidigare har även en positiv prognos redovisats för intäkterna avseende trygghetslarmen. Övertagande av administrativa arbetsuppgifter från HSL verksamheten, 50 % tjänst from 1 maj, prognosen visar 146 tkr. Biståndshandläggning: Prognosen för biståndshandläggningen kvarstår på underskott av -59 tkr. Resultatet kommer av avslutade tjänster och därmed utbetalda semesterdagar. Inga hyrköp har behövts göras under sommaren. Verksamheten har haft sommarvikarier i den utsträckning som behövts. Öppen verksamhet: Budgeten är i balans och prognosen visar nollresultat. Resursfördelning: Budgeten för hemtjänstens personalkostnader kopplade till resursfördelningen ligger här. Varje månad förs budget över till hemtjänsten för de timmar som enheterna har redovisat utifrån den biståndsbedömning som gjorts. Nuläget visar resursfördelningen ett minus på tkr. Det beror på fler verkställda timmar än budgeterat i nuläget. Hemtjänst Årsbudget Ackumulerat utfall Årsprognos Avvikelse Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Totalt Hemtjänst: Det är första året som hemtjänsten använder sig att ett resursfördelningssystem. Enheterna redovisar antalet verkställda timmar och får utifrån det sin budget. Efter sju månader visar personalkostnaderna ett negativt resultat med -723 tkr. Detta grundar sig i en ökning av timlöner med 300 tkr, OB - ersättning med 200 tkr samt semesterersättning med 200 tkr. Att vara i balans med resursfördelningen för enhetscheferna ska resultatet vara så nära noll som möjligt. Verksamhetschef: Prognosen beräknas efter sju månader till ca tkr. I dagsläget är det svårt att uppskatta intäkterna för omsorgsavgifter, utfallet hittills är något lågt, intäkter för kost är över budget. Personalkostnaderna beräknas nu till tkr på grund av personalomsättning som medfört semesterutbetalning, ordinarie semesterutbetalning, uttag av övertid, föräldralediga samt del av planerartjänst som inte är budgeterad. Underskott som kan komma att belasta resultatet negativt är om det finns utskrivningsklara kunder som inte kan komma hem. Kundförluster som ej är budgeterade belastar resultatet samt införskaffande av telefoner, utrustning till kontor etc till nya Ec-tjänster. Södra 1: Enheten har underskott efter sju månader. Den arbetade tiden är högre än den verkställda, vilket skapar underskottet. Åtgärder: Samtal pågår med samtliga som har någon form av frånvaro. Korttidsfrånvaron har ökat under de senaste två månaderna och samtal har inletts med dessa. Timmarna utöver schema beror uteslutande på introduktion av semestervikarier, vilka har varit högre än tidigare på grund av en del avhopp. Fortsatt arbete med årsarbetstidsavtalet på ett effektivare sätt. Genomgång av Procapita görs för att kontrollera att verkställd tid är korrekt. När alla grupperna har gått in i IntraPhone ska analys göras. Landet gruppen har minskat i antal timmar som inneburit att bemanningen har kunnat minskas med ca 3 åa. Grönvägsgruppens trend är att de går ytterligare minus på grund av flertalet korttidsfrånvo och VAB som inte har varit möjligt att O-vika, vilket även gäller för Madesjö hemtjänst. Samarbete sker mellan planerarna för en effektivare planering. Trenden är att det går mot positivt resultat, arbetet pågår. Västra 1: Totalt resultat är ett underskott efter sju månader och det finns fortfarande extraturer som 12

13 påverkar. Det har anställts fler personer vilket påverkar lönekostnaderna och personalomsättningen har varit hög. Frånvaron är hög och det finns åtgärdsplaner för den upprepade korttidsfrånvaron inledande arbeta är gjort. Åtgärder: Arbetar med att grupperna hjälper varandra vid vakanser för att minska extra timmar. Prognosen är att de extratimmar som har varit insatta under flera månader och under juli månad uppgått till 465 timmar kommer att kunna tas bort på grund av minskning av ärenden och detta arbete har påbörjats under juli månad. Introduktionstimmarna för semestervikarier har varit högre än budgeterat på grund av flertalet avhopp. Västra 2: Enheten har överskott efter sju månader. Den upprepade korttidsfrånvaron genereras av två personer och arbete fortgår med hjälp av företagshälsovården och rehabsamtal. Introduktionstimmarna har varit fler än beräknat på grund av avhopp från redan introducerade vikarier. Åtgärder: För att öka flexibiliteten har en person anställts till poolen, det är fortfarande inom ram. Arbete pågår tillsammans med västra 1 och personalenheten för att stärka gruppen, arbetsmiljön och trivseln. Norra 1: Resultatet är i balans. Enheten har ingen upprepad korttidsfrånvaro och heller ingen vanlig frånvaro. Det gör att kostnaderna för vikarier är låga. En del övertid är utbetald och även kvalificerad övertid. Åtgärder: Ärenden flyttas mellan grupperna för att få en mer jämn arbetsbelastning för personalen då de verkställda timmarna har ökat under juli månad. Arbete pågår även med schema för att kunna matcha antal personal med den utförda tiden i IntraPhone och innebär även att schema för arbetsgrupperna kommer att ses över var sjätte vecka. Östra: Totalt har östra hemtjänst ett överskott. Resultatet varierar mellan grupperna och det kommer delvis av att Boken har haft mindre att göra och hjälpt Hanemåla. Kostnaderna är inte omfördelade. Ingen ökning av korttidsfrånvaron för ordinarie personal, men däremot på semestervikarier. Åtgärder: Arbete fortsätter med att hitta rätt balans i grupperna utefter det behov som finns. Rutiner ska arbetas fram för hur det ska kunna justeras på bästa sätt. Det handlar ofta om luckor under dagen. Enheten kommer att jobba mer med justeringar av schemat framöver, däremot går det inte minska personalens tider med för kort varsel. Genomgång ska göras i Procapita då verkställda timmar ligger högt i förhållande till arbetad tid och budget och jämförelse med IntraPhone då alla insatser utförs enligt planering. Natt: Totalt sett har natten ett underskott på ca - 70 tkr efter juli månad. Resultatet försämras i och med att behovet ökat i södra området och två årsarbetare har tagits in extra. Insatsen görs för att täcka det ökade antalet tillsynsbesök som inte ryms i ordinarie nattbemanning. 333 timmar har satts in extra under jui månad då ärendena ökar och som följd hög arbetsbelastning för ordinarie personal. Prognosen om antal ärenden fortsätter att öka är att det finns behov av ytterligare 2 åa. Åtgärder: Ärendena inventeras fortlöpande för att se till att samtliga beslut stämmer. Alla frånvarotimmar måste ersättas och korttidsfrånvaron har varit hög under juli månad både vad gäller ordinarie samt vikarier. Särskilt boende Årsbudget Ackumulerat utfall Årsprognos Avvikelse Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Totalt

14 Särskilt boende: Årsprognosen visar underskott av tkr ( tkr). Underskottet består till största del av personalkostnader, men även av för hög budgetering gällande intäkter för omsorgs - och måltidsavgifter. Flera boenden har en något större personalbemanning än vad budgeten tillåter. Orsak till det är schematekniska samt att ett större antal personer med demens på äldreboenden behöver omsorgs och tillsyn i större omfattning. Detta är en tydlig konsekvens av att Kvarnbacken saknas under en period på 1,5 år. Korttidsverksamheten är budgeterad till 15 platser för helåret 2017, under januari - april har platser varit belagda på Kvarnbacken och skapade underskott innan stängningen 1/5. Med ett stort fokus från alla berörda funktioner i omsorgsförvaltningen är nu korttidsplatserna nere i rätt antal, 6 på Solrosen, 8 i Fröjdekulla och 2 på Stallgården. Resultatet för korttiden ska granskas och kommer beskrivas mer ingående i delårsbokslutet Verksamhetschef: Prognosen för verksamhetschefen beräknas efter fem månader att bli tkr (- 928 tkr). Flera parametrar är osäkra. Underskottet förklaras nedan: Enhetschefer som slutat har genererat semesterersättning på ca- 50 tkr. Ekbacken har inte fått hyresintäkter som beräknat på grund av att kunder tackat nej till boende och en felberäkning i budgetarbetet. Detta har skapat ett underskott beräknat med ca- 200 tkr. Avgifter för måltider beräknas bli ett underskott på ca tkr. Måltidsaktivitet/uppdrag finns på agendan och startas under Omsorgsintäkterna är låga och ger i prognosen ett underskott på tkr. Intäkterna är alltid svåra att beräkna, särskilt i en organisation som är under förändring. Stallgården har två lägenheter som kommer att användas som korttidsplatser fr.o.m. 15 mars. Den tid då dessa inte används som särskilt boendeplatser, belastas förvaltningen med kostnader i form av tomhyror. Kunder som vistas på korttidsplats betalar ingen hyra av lägenheten så som en särskilt boendekund skulle ha gjort. Detta ger ett underskott på -154 tkr på helår som inte är budgeterat. Madesjögläntan: Boendet har fortfarande 68 % tjänst utöver de 55 % tjänst som budgeteras per plats. 68 % är mindre än det var vid årets start, vilket gjort att prognosen har kunnat justeras till det bättre. Prognosen beräknas till -500 tkr. Enheten fortsätter arbetet att komma ner i rätt bemanning, Det kommer ske genom pensionsavgångar i höst. Boendet har även hög sjukfrånvaro. Sjukfrånvaron belastar utfallet och påverkar underskottet. Enheten har även mycket vård av barn (vab) och den frånvaron behöver regel ersättas. Arbete med trivsel på arbetsplatsen, förväntningar och spelregler är igång. Demensboende: Enheten beräknas gå med underskott av 600 tkr vid årets slut. Underskottet härleds till Ekbacken dag. Boendet har 7 platser, men schematekniskt behövs en bemanning för 8 platser för att fungera. Således behövs 0,75 tjänst extra för detta. Det skapar underskottet. Personalen har en hög medelålder vilket medför hög sjukfrånvaro p.g.a. förslitning och värk efter många år i vårdyrket. Tyvärr är det inget som arbetsgivaren kan påverka i dagsläget. En medarbetare är frånvarande under rehabilitering och uppbär lön under tiden utredning pågår och detta leder till underskott då personen måste ersättas på arbetsplatsen också. En obudgeterad kostnad på 50 tkr som belastar 2017 för arbetad tid för den avslutade trygghetsanställningen tillkommer. Natten beräknas med nollresultat. Samarbete påbörjas tillsammans med Solgläntan för att skapa en bättre tillhörighetskänsla. Korttiden för demensomsorg har flyttat in i nygamla lokaler 10/5 och benämns därefter för Solrosen. Det är därefter inte enbart demenskorttid på dessa platser. Eftersom dessa lokaler är större kan ytterligare 2 platser öppnas med samma personalstyrka. En av dessa två platser är förbehållen individ- och familjeförvaltningen i enlighet med tidigare överenskommelse. Demensboende och dagverksamhet: Total prognos för demens och dagverksamhet är ett nollresultat. Överskott finns på dagverksamheten då antalet besökare på dagverksamheten inte kräver full bemanning, överskott ca 200 tkr. Solgläntan har under de två första månaderna haft extra bemanning till följd av fallavvikelser och vak, det har skapat underskott. På Törnvägen 1 beräknas underskott med - 50 tkr då sjukfrånvaron är hög, rehabsamtal är utförda och arbete görs. Almen: Prognosen beräknas till tkr, underskottet kommer av för höga tjänster i förhållande till 14

15 budgeten. I dagsläget är det ca 0,70 tjänst för mycket. Detta beror på att flera medarbetare har höga tjänstgöringsgrader samt att kunder med demensproblematik kräver bemanning i större omfattning än normalt. Schemaläggningen kommer att ses över och Almen har påbörjat ett projekt med sammanhållen arbetstid tillsammans med personalavdelningen. Enheten har låg sjukfrånvaro. Fröjdekulla: Fröjdekulla har totalt 20 platser för särskilt boende. Fröjdekulla och särskilt boendet har nu lägre kostnader och prognosen förbättras. Från 1/5 ligger Fröjdekullas särskilda boendeplatser i ekonomisk balans på månadsbasis. Korttid : Korttidsverksamheten har fram till Kvarnbackens stängning 1 maj totalt haft för många kunder i förhållande till den budget som funnits. Korttidsplatserna är nu utplacerade på sina rätta ställen och kostnaderna börjar hamna rätt. Korttiden Törnvägen 5 som flyttar till Solrosen har 6 platser. Plats 7-16 finns i Fröjdekulla och på Stallgården. Eftersom 8 av Fröjdekullas permanenta platser är utbytta till korttidsplatser fanns redan budgeterade medel, som från 1/5 endast ökades till bemanningen som är beslutad på korttidsverksamhet, med 10% per plats. Strandvägen A: Årsprognosen förändras från +/- 0 till -50 tkr. Enheten har hög sjukfrånvaro som det arbetas med att få ned. Bland de boende finns ett stort antal demenssjuka kunder som behöver mer tillsyn vilket gör att budgeten överstigs med ca 0,9 tjänst. Strandvägen B: Prognosen är satt till 0 tkr även om det är en hög frånvaro p.g.a. sjukdom och vab som genererar höga kostnader för vikarier. Det finns ett överskott på månadslönen, vilket kommer av att poolen har arbetat mindre än beräknat samt att partiella ledigheter inte är tillsatta fullt ut. Stallgården: Prognosen visar + 50 tkr. Tre särskilt boendeplatser har börjat användas som korttidsplatser. Det finns nu 12 platser på Stallgården. Budget finns för 10 säbo-platser och 2 korttidsplatser. En insats via företagshälsovården har givit ett bättre arbetsklimat. Hälso- och sjukvård Årsbudget Ackumulerat utfall Årsprognos Avvikelse Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Totalt Hälso- och sjukvård: Prognosen efter sju månader visar ett överskott av tkr, (1 351 tkr). Verksamhetschef: Budgeten är i balans, intäkterna är något högre än budget men tas inte upp som överskott. Kostnaderna för årets inköp av arbetskläder har kommit och inget överskott väntas. Det finns ingen sjukfrånvaro. Sjuksköterskor: Prognosen är samma som föregående månad och visar ett underskott med -224 tkr i och med att det kommer anställas en undersköterska/planerare. Kostnaden är beräknad på 6 månader. Årsprognosen kan försämras något då det är svårt att bedöma kostnaderna för sommaren. Hittills har kostnaderna inte varit högre än normalt. Sommaren har inneburit en del extra personal för att täcka vissa pass. Verksamheten har inte behövt köpa in bemanning från externa företag. Rehabilitering: Prognosen för hela enheten visar ett överskott av tkr. Överskottet kommer av vakanta tjänster inom rehabilitering. För tekniska hjälpmedel är lönekostnaderna i balans. Driftkostnaderna är hittills låga för inköp, men beräknas öka under året, likt föregående år. Vaktmästarorganisationen behöver förstärkas och görs således med en timvikarie som kommer täcka upp vid sjukskrivning och sommarsemester. Den kostnaden är i år för lite budgeterat och underskott 15

16 väntas. Förvaltningsgemensamt Årsbudget Ackumulerat utfall Årsprognos Avvikelse Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Totalt Resultatet för den förvaltningsgemensamma delen visar ett överskott efter sju månader. Överskottet kommer av att förvaltningen räknar av de kostnader som uppstått i samband med tömning av Kvarnbacken. Om kostnaderna inte kan räknas av tillkommer ca 1 mnkr. IT-kostnaderna är budgeterade efter de kostnader för system som är känt vid årets början. Kostnader för två nya system har tillkommit, men kostnaderna täcks av budgeterade medel som finns för annat program som inte kommer att startas upp under Kostnader för telefoni avseende jan-mars tillkommer utöver budget med 282 tkr, p.g.a. leverantörsbyte. Den kostnaden är inte budgeterad. Stimulansmedel från socialstyrelsen tas endast upp i förvaltningens totala resultat. Investeringsredovisning Budget Utfall Förbruk at (ack.) % Ramanslag ,1 % Kvar sedan Totalt ,1 % Utfallet efter sju månader är tkr. 633 tkr är kostnader för IntraPhone-användning, systemkostnader. Renovering av bemanningsenhetens gamla lokaler för inflyttning av biståndshandläggarna kostade 419 tkr. 248 tkr är inköp av möbler. 16

17 Avtalstrohet Avtalstrohet Köptroheten i juli uppgår till 95,9 % % fördelat enligt nedan: Ansvar3 Ansvar3(T) Belopp Inköp på avtal Ej avtal Köptrohet 540 Omsorg centralt ,0% 541 Myndighet ,8% 542 Hemtjänst ,0% 543 Särskilt boende ,7% 544 Hälso- och sjukvård ,8% ,9% 17

18 Personal Antal anställda Tillsvidareanställda Visstidsanställda Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt Hälsotal - total sjukfrånvaro Total sjukfrånvaro är sjukfrånvaro i procent av tillgänglig tid och hänger inte ihop med nyckeltalen för korttidsfrånvaro och långtidsfrånvaro. Den totala sjukfrånvaron uppgår till 8,7 %, en minskning med 0,3 % sedan juni. 18

19 Sjuktillfällen, upprepad korttidsfrånvaro Nyckeltalet visar antal personer med mer än sex sjukfrånvarotillfällen under de senaste 12 månaderna i relation till antalet anställda. Utfallet för juli är 10,26 % en minskning även denna månad, denna avstämning med 0,11 % sedan juni. Uttryckt i personer är antalet med upprepad korttidsfrånvaro 64 personer (62 i juni). Fördelning per chef: Juli 2017 Chef Antal Antal med Förändring Andel med upprepad Administration Omsf anställningar upprepad fr föreg mån. korttidsfrånvaro korttidsfrånvaro i procent Jane Dietrichson ,11% Almen Pernilla Engelholm ,00% Biståndshandl Omsf Linda Pettersson ,00% Chefsf. Jan Darell ,00% Demensb/Dagvht Maria Klingbjer ,32% Demensb/Korttid Anette Bard- Berglund ,71% Fröjdekulla/Korttid Carina Alm ,41% Förvaltningsadm. Carina Leijon ,00% Hemtjänst VC Mare Sjöö ,00% HoS Omsf VC Bengt Thörnblad ,00% Hälso- o sjukvård Katarina Eriksson ,76% Madesjögläntan Emma Ingvarsson ,03% Myndigh Omsf VC Mari Rosqvist ,00% Natt Hemtjänst Karin Dahlström ,00% 19

20 Juli 2017 Chef Antal Antal med Förändring Andel med upprepad Norra 1 hemtjänst Pia Ekdahl ,00% Norra 2 hemtjänst Natasa Djurovic ,71% Rehabilitering Ewa Sveding ,00% Strandv 2/Stallg Karin Becker ,03% Strandvägen 1 Emilia Morska ,33% Särskilt boende VC Monica Antonsson ,00% Södra 1 hemtjänst Ann Söderström ,22% Södra 2 hemtjänst Titti Johansson ,45% Västra 1 hemtjänst Matilda Srömdahl ,67% Västra 2 hemtjänst Tove Ahlqvist ,52% Öppen v.het Robin Stenberg ,00% Östra hemtjänst Ulrika Johansson ,79% Fördelning mellan verksamheter: Korttidsfrånvaro ,26% Htj Säbo/Korttid Säbo demens Övriga Total Personalkostnader sjukfrånvaro korttid Kostnaderna för den korta sjukfrånvaron är i juni månad kr. Summan avser sjuklön dag 2-14 med avräkning av karensdag. Kostnaden är lägre än samma period föregående år och har minskat 20

21 eftersom den korta frånvaron nu är lägre än 2016 års utfall. Personalkostnader sjukfrånvaro långtid Kostnaderna som redovisas för dag är inklusive PO-pålägg, dessa har ökat sedan slutet av föregående år. Anledningen till ökade kostnader är att antalet långtidssjukskrivna har ökat. Antalet långtidssjukskrivna är fler under 2017, 41 personer per månad medan under 2016 var medel 37 personer. 21