Lista över ärenden till omsorgsnämndens sammanträde tisdagen den 13 maj 2014

Transkript

1 Lista över ärenden till omsorgsnämndens sammanträde tisdagen den 13 maj

2 Ärende nr 2 Dnr 2014/ Budgetuppföljning till och med april 2014 Sammanfattning Föreligger budgetuppföljning till och med mars månad Budgetuppföljning efter mars månad Budget Utfall Prognos Avvikelse Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader TOTALT Budget Utfall Prognos Avvikelse Investeringar Prognosen per den 31/12 pekar mot ett underskott motsvarande tkr för omsorgsnämndens ansvarsområden. Orsaken är högre personalkostnader en budgeterade medel tkr beräknas härröra till att budgeterade medel för semester motsvarar 3,5 veckas uttag per anställd, vilket rimmar illa med verkligt uttag. Det leder i sin tur till att det inte finns något budgeterat utrymme för s.k. tillfälliga toppar i verksamheten, ex fall av extra ordinär karaktär. Prognosen för personalkostnader för den typen av arbete beräknas till ca tkr. Återstående tkr är att hänföra till personalförstärkning vid överbeläggningar på korttidsplatser och personalförstärkningar på natten. På Kvarnbacken har personalbemanningen justerats nedåt i takt med att platserna vakantsätts, liksom på Solrosen i Madesjö. Enskilda månatliga dialoger med budgetansvariga bidrar till kontroll och åtgärdsförslag vid avvikelse från budget och därmed sannolikt också lägre kostnader. Uppföljning av beviljade insatser pågår, östra området är klart. Det är ett led i att få kontroll på kostnaderna. Det är också av yttersta vikt att biståndsbedömningarna är stringenta och likriktade över områdesgränserna i kommunen. Ett planeringssystem med möjlighet att ha kontroll över utförd tid skulle bidra till att säkerställa kundens rättssäkerhet liksom personalens arbetsmiljö. 2

3 Jan Mars Maj Juli Sept Nov Jan Mars Maj Juli Sept Nov Jan Mars Maj Juli Sept Nov Antal verkställda timmar registrerade i verksamhetssystemet Procapita i insatskategorin Hjälp i hemmet Antal verkställda timmar insatskategorin Hjälp i hemmet Serie Grafen över antal verkställda timmar visar en nedåtgående trend från oktober 2013 till februari I mars ökar de verkställda timmarna på alla områden med totalt 2962 timmar sedan i februari. att uppdra åt budgetansvariga chefer att iaktta återhållsamhet vid tillsättande av vikarier, att till tidigare beslutat uppdrag att utreda vikarieanskaffningen anlita extern utredare som har att återkoppla resultatet till nämnden under hösten 2014, att införa riktlinje för tillsättande av vak om max fem dygn att gälla omgående, att till kommunstyrelsen hemställa om att under 2014 få kostnadstäckning för underskott på 3,8 miljoner på grund av bristande kostnadstäckning för personalens semester. att till budgetberedningen hemställa om utökad ram med 3,8 miljoner för 2015 och framåt för att täcka 5 veckors semester för personalen. att uppdra till förvaltningen att analysera skillnader i kostnader mellan olika enheter avseende kostnad per brukare, för återrapportering med åtgärdsförslag vid nämndens sammanträde i september, 3

4 att i övrig notera informationen till protokollet. Utdrag till: Omsorgschefen Kommunstyrelsen Ärende nr 3 Dnr 2014/ Avtalstrohet vid inköp Sammanfattning Löpande uppföljning görs av förvaltningens genomförda inköp som sker på giltiga avtal. Uppföljningen sker antingen via upphandlade ramavtal eller inskickade direktupphandlingsprotokoll. Målvärdet för genomförda inköp inom avtal är 95%. För mars månad uppgår omsorgsnämndens resultat till 89 % per den 31/3. Det är en ökning med 7,6 % sedan föregående månad. Per område fördelat: Centralt: 99,5 %, Södra: 94,6 % Norra:79,9 % Östra: 94,1 % Västra: 83,4% Norra har den lägsta köptroheten, till största delen beroende på att i Alsterbro tankar man på Börjes tancenter och där finns inget avtal. Det är dock orimligt att personalen ska åka till Nybro för att tanka bilarna. Överlag beror inköp utanför avtal på att kommunen inte har något avtal för inköpt vara. att notera informationen till protokollet. 4

5 Ärende nr 4 Dnr 2014/ Uppdrag till förvaltningen från nämnden till följd av beslut från IVO Bakgrund Inspektionen för vård och omsorg genomförde en oanmäld inspektion på natten den 27 januari inom Törnvägen 1-3, Ekbacken, Solrosen samt enhet för korttidsvistelse vilka samtliga är avsedda för personer med demenssjukdom. En anmäld inspektion gjordes januari 2014 vid Ekbacken. Syftet var att granska den enskildes inflytande över omsorgens innehåll och aktiviteter på Ekbacken, personalens kompetens, personalbemanning samt avvikelsehantering. Efter granskningen kom beslut från IVO att Omsorgsnämnden ska vidta åtgärder gällande dygnsbemanning samt att den enskilde som av något skäl ej kan öppna dörren till enheten utan dröjsmål får hjälp med detta. Till följd av beslut från IVO Dnr /2013, beslutade omsorgsnämnden , att uppdra åt förvaltningen att ta fram förslag till lämplig dygnsbemanning på Törnvägen 1, Törnvägen 3, Solrosen och Ekbacken samt korttidsboende för dementa, att uppdra åt förvaltningen att ta fram förslag till åtgärder som möjliggör för enskilda att kunna röra sig inom sitt boende utan ett inskränkande av rörelsefriheten, samt att återredovisa förslagen till omsorgsnämnden den 13 maj. Nuvarande bemanning Ansvariga enhetschefer har säkerställt att bemanningen under dagtid följer beslut om personaltäthet med minst 6,2 åa/8 platser (ON ), = 0,775 per plats. Dock är nuvarande nattbemanningen otillräcklig för att kunna säkerställa att samtliga enheter uppfyller kraven enligt IVO beslut. Törnvägen 1: 8 platser x 0,775 = 6,2 åa Törnvägen 3: 8 platser x 0,775 = 6,2 åa Korttiden: 6 platser x 1,05 = 6,3 åa En av omsorgsassistenterna frigörs till Madesjögläntans mötesplats 1-2 dagar/v. Ekbacken: 7 platser x 0,775 = 5,43 nuvarande bemanning motsvarar 5,8 åa ( Solrosen: vakantsatta platser enheten beräknas vara tom senast 31 juli. Medräknas därför inte.) Nattbemanning: 5

6 Kl , ansvarar två personal för Törnvägen 1-3 samt korttiden, totalt 22 boendeplatser.(fn även Solrosen). Dessa ansvarar utöver detta för att administrera medicin och svara på samtliga larm från Ekbacken. Två personal i hemtjänst utgår från Madesjögläntan och har varje natt två planerade tillsynsbesök på Ekbacken. Någon stationär bemanning finns i nuläget inte på Ekbacken. Förvaltningens alternativ till lösningar 1. Omfördelning av bemanningen dagtid, personalutrymme motsvarande ca 1,95 tjänst inom området flyttas från dagen till natten. Det gör att det finns en stationär bemanning på Ekbacken nattetid. Konsekvensen av det blir att på de 29 boendeplatserna, Törnvägen 1, Törnvägen 3, Korttidsplatserna samt Ekbacken får en personaltäthet om 0,777/boendeplats. Vid ett val av detta förslag bör en annan lösning finnas för bemanning av Madesjögläntans mötesplats. 2. Behålla nuvarande bemanning dagtid och utöka nattbemanningen motsvarande ca 1,95 åa vilket innebär att en omsorgsassistent kommer att finnas stationär på Ekbacken varje natt. Detta till en kostnadsökning motsvarande cirka 985 tkr/år. 3. Omfördelning av befintliga resurser nattetid inom enheterna. Att flytta en nattpersonal från Törnvägen 1-3 och korttiden skulle innebära en förbättring av omsorgstagarnas säkerställande på Ekbacken men också försämra för omsorgstagarna på de övriga enheterna. Det skulle innebära att en personal ska ha uppsikt över tre enheter med 22 platser, och en personal har uppsikt över sju platser. 4. Omfördelning av de omsorgsassistenter i hemtjänst natt, två personer, som utgår från Madesjögläntan att istället utgå från Ekbacken. Det skulle öka personalnärvaron något på enheten men inte garantera att en personal alltid finns till hands. Denna omsorgsassistent har planerade besök i ordinärt boende samt svarar på larm. De täcker geografiskt ett stort område där man har längre körtider och dubbelbemanning krävs hos vissa omsorgstagare. Det innebär att båda ibland måste lämna Ekbacken för insatser i ordinärt boende. Inskränkande av rörelsefrihet säkerställande av stöd och hjälp Samtliga dörrarna ut från enheterna är låsta och kan öppnas med kod som finns i anslutning till kodlåset. Inom enheterna finns i samtliga lägenheter s.k. hotell lås som möjliggör att den enskilde alltid kan öppna sin lägenhetsdörr ut till enheten oavsett om den är låst utifrån. Dock kan personen inte sedan ta sig vidare utanför den egna enheten om denne inte uppmärksammar eller förstår hur kodlåset fungerar. I förslag 1 och 2 är det säkerställt att den enskilde utan dröjsmål blir uppmärksammad om denne önskar gå utanför enhetens dörrar eller har behov av annat stöd eller hjälp. 3 och 4 har brister som gör att det 6

7 inte fullt ut går att säkerställa med personalresurs. Vid val av något av dessa förslag bör en larmmatta finnas vid dörren. Beslutsunderlag Bilaga: Svar IVO Ekbacken att uppdra åt förvaltningen att genomföra föreslagna åtgärder att uppdra åt förvaltningen att undersöka funktionaliteten i lokalerna för särskilt boende utifrån möjligheterna till en bra och kostnadseffektiv dygnsbemanning, samt att som en del i uppdraget även beakta ökande krav på nattbemanning att återrapporteras vid nämndens sammanträde i november. Utdrag till: Omsorgschefen Akten Ärende nr 5 Dnr 2014/ Tidsplan för införande av digitala larm Bakgrund Omsorgsnämnden beslutade på omsorgsnämnden ( 20) att uppdra till förvaltningen att återkomma med tidsplan och uppskattade kostnader för införande av digitala larm i kommunen under våren Först ut är Alsterbro, där avtalet går ut Kommunens upphandlingsenhet är behjälplig med själva upphandlingen. Sammanfattning Ett införande är nödvändigt, då de analoga larmen stängs ner Förvaltningen använder inte extern utbildare, utan klarar det internt i organisationen. Administratör Helena Mertner leder arbetet med införande och utbildning till programmerare. Den årliga kostnadsökningen beräknas till 800 tkr när samtliga larm är utbytta. Tar omsorgsnämnden beslut att 7

8 även stå för abonnemangskostnaden är det ytterligare 500 tkr i kostnadsökning. Beslutsunderlag Bilaga: Turordning samt beräknad kostnad för installation av digitala larm. Information till Dig som har trygghetslarm. att se information om tidplan för införande av digitala larm som föredragen, att föreslå kommunfullmäktige att ta ut en abonnemangskostnad på 60 kronor i månaden för den som har ett digitalt trygghetslarm, att ställa sig bakom informationsbrevet till de som har trygghetslarm samt att uppdra till förvaltningen att budgetera den beräknade årliga driftskostnaden om tkr 2015 Utdrag till: Kommunfullmäktige Akten Ärende nr 6 Dnr 2014/ Revisionsrapport Granskning av omsorgsnämndens ekonomi- och verksamhetsstyrning 2013 Sammanfattning KPMG har genomfört revision av omsorgsnämndens ekonomi- och verksamhetsstyrning utifrån Kommunallag (1991:900) samt Nybro kommuns och omsorgsnämndens riktlinjer och styrdokument. Revisorerna har i samband med revisionen formulerat ett antal rangordnade förbättringsförslag: 1. Definiera roller för ekonom och administrativa assistenter. 2. Utreda organisationen för vikarieanskaffning. 3. Uppgradera InfoKey och få tillgång till löneknappen. 8

9 4. Ta fram budgetmall guide till budget/uppföljning 5. Rutiner för budgetuppföljning vad ska rapporteras? 6. Verifiera budgetprocessen med tydligare genomgångar med chefer och kommunikation av beslutad budget. 7. Införa rutiner för introduktion av nya chefer, budgetjusteringar, kvalitetssäkring av mallar och intern kostnadsfördelning. 8. Utveckla modellen för resursfördelning. 9. Övriga åtgärder som t.ex. översyn av schablonfördelning mellan hemtjänst och särskilt boende, införande av nyckeltal, systematik vid besparingsåtgärder, hantering av överskott, ökad tydlighet i periodiseringar, ökad tillgång i Agresso mm. Beslutsunderlag Bilaga: Granskning av omsorgsnämndens ekonomi och verksamhet att beakta innehållet i revisionsrapporten samt, att arbetet med förbättringsförslagen återkopplas vid nämndens sammanträde den 2 september Utdrag till: Omsorgschefen Akten Ärende nr 7 Rapporter Minnesanteckningar lokal samverkansgrupp Frivilliginsatser verksamhet Varaktiga stödformer för anhöriga Utveckling av mötesplatser Rapport ej verkställda gynnande beslut 9

10 att redovisning av trender för korttidsfrånvaron sker områdesvis vid nämndens sammanträde i juni, med jämförelsesiffror från tidigare år, att i övrigt notera informationen till protokollet Utdrag till: Akten Ärende nr 8 Delegationsärenden Omsorgsnämnden har överlåtit sin beslutanderätt i vissa ärenden till ordföranden samt tjänstemän, enligt en av omsorgsnämnden antagen delegationsordning. Beslut som har fattats av delegat ska redovisas på omsorgsnämndens närmast följande sammanträde. Från till redovisas förteckning över beslut fattade på delegation: Lagrum Socialtjänstlag: Bifall SoL Hjälp i hemmet: Bifall SoL Korttid: Bifall SoL Särskilt boende: Bifall SoL Trygghetslarm: Bifall SoL Trygghetsplats: Totalt antal bifallsbeslut: Delavslag SoL: Avslag SoL Särskilt boende: 57 st 25 st 7 st 8 st 0 st 97 st 0 st 1 st Avgiftsbeslut Hemtjänst Särskilt boende Korttid Hemsjukvård 62 beslut 1 beslut 13 beslut 1 beslut 10

11 Totalt antal avgiftsbeslut 77 beslut att godkänna redovisning av delegationsbeslut under perioden till Ärende nr 9 Anmälningar Anmälan av postlista för vecka 15, 2014 vecka 19, att lägga informationen till protokollet. 11