Månadsrapport - Ekonomi, personal och verksamhet. Omsorgsnämnd Aug 2017

Transkript

1 Månadsrapport - Ekonomi, personal och verksamhet Omsorgsnämnd Aug 2017

2 Innehållsförteckning Verksamhet...3 Timmar utöver schema... 5 Personalkostnader... 5 Verkställda timmar i hemtjänst... 6 Arbetad tid... 7 Ekonomi... 9 Driftsredovisning... 9 Driftsredovisning per område/förvaltning Investeringsredovisning Avtalstrohet Personal Hälsotal - total sjukfrånvaro Sjuktillfällen, upprepad korttidsfrånvaro Personalkostnader sjukfrånvaro korttid Personalkostnader sjukfrånvaro långtid

3 Verksamhet Förvaltningens utvecklingsstrateg träffar enhetscheferna för respektive verksamhet en gång per månad på förbestämda tider, verksamhetschef deltar också. Syftet med att träffas en gång i månaden grundar sig på att cheferna ska ha tid att arbeta med kvalitets- och utvecklingsfrågor mellan uppföljningsmötena. Syftet med att träffa enhetscheferna för respektive verksamhet separat grundar sig på att de olika verksamheterna har olika behov och utmaningar. Förvaltningen vill sätta en gemensam riktning för varje verksamhet att arbeta mot tillsammans. Också för att kunna göra uppföljningar på gruppnivå och därmed kunna ställa resultaten mot varandra. Detta centralt samordnade kvalitets- och utvecklingsarbete fortsätter hela år Fördelen med att arbeta såhär är att förvaltningen snabbt får en överblick av de behov och utmaningar som finns i verksamheterna och att insatser till förbättring kan ske på ett tidigt stadium. Förvaltningen fångar också upp det som är bra och cheferna får en chans att dela med sig kring hur de arbetat för att uppnå bra resultat så att andra kan ta del av detta. Mötena dokumenteras av förvaltningens utvecklingsstrateg. Sammanfattning av pågående kvalitets- och utvecklingsarbete: Hemtjänst: Hemtjänsten har generellt bra resultat i mätningar (Öppna jämförelser). Chefsgruppen har ringat in genomförandeplanen som ett utvecklingsområde då detta resultat avviker och därför valt att arbeta vidare med detta under året. Genomförandeplanen är kopplad till målet Delaktighet och påverkan. Det som framkommit är att det saknas tydliga rutiner för hur genomförandeplanerna ska användas i praktiken. Nya chefer upplever också att syftet är otydligt vilket gör det svårt att motivera personalen i arbetet med genomförandeplanerna. Det finns behov av förtydligande, struktur, utbildning i helhet och syfte, samt dokumentation. Det har också framkommit att det saknas uppföljning/kontroll av genomförandeplanerna. Cheferna behöver få en bättre överblick på om beviljade insatser utförs eller om personalen gör andra insatser som inte finns i biståndsbeslutet, om genomförandeplanerna är uppdaterade och aktuella, samt hur dokumentationen ser ut. Chefsgruppen har gått igenom nuvarande dokument och information som finns gällande genomförandeplaner och även kontaktmannaskap, och kommit fram till att dessa behöver förtydligas. En utbildning är därför under framtagande. Möjligheten till maskinella bevakningar har diskuterats. Tanken är att befintliga IT-stöd ska nyttjas i större uträckning och därmed ta bort så många manuella arbetsuppgifter som möjligt. Det har framkommit att det redan idag är möjligt för cheferna att skapa egna bevakningar i Procapita för att lättare kunna följa upp exempelvis tillfälliga beslut om insatser. Detta är något som cheferna funderar vidare kring. Särskilt boende: Resultaten i mätningar (Öppna jämförelser) varierar mellan boendena i kommunen. Gemensamt i chefsgruppen lyftes behovet av grupputveckling. Detta är ett utvecklingsområde som alla chefer i gruppen ser ett stort behov av. Grupputveckling av personalen kan kopplas till målen Trygga vård- och omsorgsinsatser och Delaktighet och påverkan i den bemärkelsen att en väl fungerande personalgrupp, men tydliga förhållningssätt inom gruppen och mot kunden leder till bättre resultat inom angivna målområden. Chefsgruppen har valt att arbeta vidare med detta under året och även göra en översyn av riktlinjerna för genomförandeplanen då det konstaterades att det behövs gemensamma ramar. Ett av de första stegen i grupputveckling är att skapa så kallade spelregler, det vill säga gemensamma förhållningssätt i personalgrupperna. Viktigt är att personalen själva är delaktiga i framtagandet av spelregler. Under våren har chefsgruppen tillsammans med förvaltningens utvecklingsstrateg diskuterat upplägg och metod för detta, samt praktiska övningar. Chefsgruppen har i olika omfattning arbetat med grupputveckling under våren. Olika grupper inom 3

4 respektive enhet har kommit olika långt. I flera grupper har arbetet gått väldigt bra. Personalen har gemensamt tagit fram spelregler och cheferna upplever att klimatet är bra i dessa grupper. I andra grupper krävs det mer arbete med dessa frågor. Många gånger handlar det både om att aktivt arbeta med spelregler och arbetsklimat, men också att tydliggöra vilka regler och rutiner som gäller i olika frågor. HSL/Rehab: Det som är gemensamt för verksamheterna är behovet av tydliga och enhetliga riktlinjer för respektive verksamhet. Det är kopplat till målet Trygga vård- och omsorgsinsatser och verksamheterna har valt att arbetare vidare med detta under våren. Det har påbörjats en genomgång av befintliga rutiner inom både HSL och rehab. Det har snabbt konstateras av verksamheterna att detta är ett omfattande arbete som kommer att pågå under längre tid. De rutiner som är klara säkerställs av respektive enhetschef och verksamhetschef, samt för HSL även medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) och systemansvarig HSL. Detta är ett led i den kvalitetssäkring som har påbörjats och kommer fortsätta under året. Rutinöversynen är i uppstartsskede då flytten från Kvarnbacken har tagit mycket tid och resurser från verksamheterna. Myndighet: Myndighet består av tre separata verksamheter därför har enskilt fokus lags på respektive verksamhet. Fokus under våren har varit rättssäkerhet, rekrytering och IT- och systemstöd. För att öka rättssäkerheten har enhetschefen för biståndshandläggarna haft daglig handledning i bedömning och ärendebeslut. Enhetschefen har också sett över områdesfördelningen för att skapa rättvis ärendefördelning mellan handläggarna. Förslag har varit att biståndshandläggarna tar med sig datorn vid besök och anteckningar direkt i systemet istället för på papper, för en effektivare och mer rättssäker dokumentation. Enhetschefen har följt statistik gällande ärendebeslut per handläggare för att hitta en rimlig nivå i produktionen. Enhetschefen för mötesplatser och anhörigstöd, rekrytering- och praktiksamordning har under våren haft fokus på semesterrekrytering och praktikupplägg. Det har konstaterats att förvaltningen hade behövt starta med marknadsföring och rekrytering via sociala medier i ett tidigare skede. Ramar för rekrytering i sociala medier är under framtagande, samt struktur för praktiksamordningen. Enhetschefen för administration har under våren sett över administratörernas verksamhet. Beslut har tagits att beställa modulen inkomstförfrågan till administratörerna för att underlätta det stora arbetet med utskick i januari varje år. Implementeringen av det nya systemet beräknas starta september Enhetschefen för administration och enhetschefen för biståndshandläggare har gemensamt beslutat att starta upp inför implementeringen av IBIC i handläggningsprocessen. Information och material kommer att ges till handläggarna innan sommaren. Nytt system gällande Inköp Samhall är prioriterat under hela året. Studiebesök har gjorts i Kalmar kommun som idag gör elektroniska beställningar från Ica Maxi via I-pad. Ambitionen är att den manuella hanteringen ska försvinna och ersätts med e-handel. Samtal pågår också med Ica Kvantum för uppstart av e-handel. 4

5 Timmar utöver schema Generellt: I augusti månad är statistiken inte komplett p.g.a. semester hos dem som ska rapportera in. Hemtjänst: Introduktionstimmar är normalt för perioden. Natten har extraturer på grund av hög arbetsbelastning, ingen åtgärd insatt, dessa kvarstår så länge behovet finns. Västra 1 har många extraturer i schemat, bemanningen ska ses över vid nästa schemaperiod. Särskilt boende: Viss överanställning finns för att minimera risken för sjukskrivningar bland ordinarie personal. Personalkostnader 5

6 Totalt utfall för personalkostnaderna efter åtta månader är tkr, det ger en avvikelse på tkr. Avvikelsen är mindre än tidigare, det beror dels på att större del av budgeten ligger på sommarmånaderna för att täcka semestervikarier och semesterlönebetalningar. Några verksamheter har personal som har skjutit på sin semester, vilket medför att mer kostnader kommer komma senare under hösten och påverkar utfallet negativt. Hemtjänsten kommer enligt prognos verkställa fler timmar än vad som budgeterats. Vilket innebär att budgeten överskrids med ca 3,5 mkr. Myndighet äger den budgeten och redovisas således där. Hemtjänstens eget resultat visar efter sommaren ett underskott. Underskottet kommer av att kostnaderna är högre under sommaren, timpengen för resursfördelningen är samma året om. Prognosen på helår visar nollresultat. Prognosen för personalkostnaderna inom särskilt boende är -1,5 mkr, vilket kommer av för höga tjänster i arbete mot vad budgeten tillåter. Enheterna arbetar med det och prognosen förbättras sakta. Sjukfrånvaron inom hemtjänst och särskilt boende påverkar kostnaderna negativt då den korta sjukfrånvaron fortfarande är hög och vikarietillsättning behövs för att bedriva en god och säker vård. Sjuksköterskorna beräknas gå med ett underskott på -224 tkr för personalkostnaderna då ytterligare en undersköterska/planerare kommer att anställas, medan rehabilitering har ett överskott med tkr, då det finns vakanta tjänster. Den korta sjukfrånvaron är fortfarande hög och påverkar enheternas kostnader. Arbete görs i rehabprocessen för att minska sjukfrånvaron. Verkställda timmar i hemtjänst h har redovisats till resursfördelningen i augusti månad, vilket motsvarar 569 h per dag. I genomsnitt har de verkställda timmarna varit per månad. Totalt antal verkställda timmar efter augusit st. Beräknad prognos ger ett årsutfall på ca h vilket är drygt h fler än budgeterat. I augusti är 97 % av den totala tiden verkställda timmar inkl. HSL. Övriga 2 % är vaktimmar, trygghetslarm och avlösarservice. 6

7 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Totalt antal timmar Timmar per dag Budgeten är beräknad utefter föregående års utfall samt med tillägg av trygghetsboendet som inte var med då. Budgeten av timmarna påverkar också timpengen som enheterna erhåller i resursfördelningen utifrån de biståndsbeslut som tagits. Tiden som redovisas avser verkställda timmar inkl. HSL, vak och de 20 första timmarna av avlösning. Larmtid är också med, den räknas fram genom en schablon. Varje larm ger 10 minuter. Natten är inte med i redovisningen och ligger utanför resursfördelningssystemet. Arbetad tid Den arbetade tiden redovisas här för hemtjänsten. De verkställda timmarna kommer av det som är redovisat i resursfördelningen, plus 30 % för kringtid. Natten är exkluderad. I juli är den arbetade tiden 77 % i förhållande till den verkställda timmar färre är arbetade än verkställda. Differensen mellan arbetad tid och verkställd tid är stor på grund av semester. Den tid som semestervikarierna arbetade i juli kommer med i redovisningen först i augusti månads redovisning. Måluppfyllnaden skkiftar mellan enheterna. Alla enheter förutom en har en lägre arbetad tid än verkställd tid. Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Verkställd tid inkl 30 % kringtid Arbetad tid Diff Arb.tid jmf verkst.tid

8 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Andel arbetad tid mot verkst. Tid 107% 106% 102% 99 % 102 % 86 % 77 % 8

9 Ekonomi Driftsredovisning Beloppen anges i tkr. Driftsredovisning Årsbudget Ackumulerat utfall Årsprognos Avvikelse Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Totalt Omsorgsförvaltningen: Belopp inom parentes är jämförelseprognos per den 31/8. Efter Augusti månad kvarstår det prognostiserade resultatet för 2017 till tkr. Fram till och med 30/4 visade prognosen ett nollresultat. Prognosen har justerats till följd av tre faktorer: 1. En telefonkostnad som kommunen fick i samband med operatörsbyte. 2. Hemtjänstens verkställda timmar är högre än budgeterat vilket gör att budgeten för resursfördelningen inte räcker till. 3. Intäkterna inom särskilt boende påverkas negativt i och med att särskilt boendeplatser omvandlas till korttidsplatser, intäkterna är således för högt budgeterade. Förvaltningsgemensamt beräknas vara i balans. Ett överskott tas upp i och med att förvaltningen får täckning för de kostnader som uppstått i samband med tömning av Kvarnbacken. Kostnaderna uppgår till strax över 1 miljon kr. Omsorgsförvaltningen har för 2017 erhållit stimulansmedel från socialstyrelsen på tkr för ökad bemanning inom äldreomsorgen. Drygt tkr beräknas användas för personalkostnader i arbetet med trygg hemgång. Likt tidigare år ska stimulansmedlet redovisas i början av 2018, då vet vi om medlen erhålls eller om förvaltningen blir återbetalningsskyldig. Verksamheten för myndighet som innefattar administration, biståndshandläggning och den öppna verksamheten, visar prognosen 67 tkr (97 tkr). Överskottet kommer av att kostnaderna för trygghetslarm är lägre än budgeterat samt att intäkterna är högre. Budgeten till hemtjänstens resursfördelning återfinns här och ger ett prognostiserat resultat av tkr ( tkr). Det beror på fler verkställda timmar än budgeterat i nuläget. Åtgärd: Säkerställa att samtliga avslutade ärenden är stängda i systemet så att medel inte läcker ut till enheterna som inte ska komma dem till del. Allt eftersom IntraPhone börjar användas, jämför utförd tid mot den redovisade verkställda tiden. Från och med september månad börjar förvaltningen redovisa utefter IntraPhone-tid för de enheter som använt systemet en månad eller mer får enheterna medel utifrån faktisk utförd tid istället för verkställda timmar. Hemtjänsten visar ett underskott av -333 tkr (-333 tkr). Enheterna visar tillsammans ett underskott efter sommaren. De enheter som dras med underskott har högre bemanning än vad resurstilldelningen tillåter samt flertalet extraturer med dubbelbemanning. Kostnaderna för övertid under sommarperioden påverkar också negativt. Nattverksamheten har ett ökat behov och beräknas gå med underskott. Resultatet varierar mycket mellan enheterna. 9

10 Åtgärd: Likt myndighet säkerställa att uppgifter i verksamhetssystemet är korrekta samt nogsamt nyttja effektiviseringsmöjligheter med hjälp av IntraPhone i takt med att det införs i hemtjänstgrupperna. Fortsatt arbete med rehabilitering i syfte att minska sjukfrånvaron. Arbeta med att justera bemanningen i relation till verkställda timmar. Särskilt boende visar ett underskott i årsprognosen, tkr, ( tkr). Underskott beror på sjukfrånvaro och överanställningar gentemot budget. Förändringen är marginell. Intäkter för kost och bostadshyror påverkar negativt. Åtgärd: Fortsatt arbete med att få balans i antal årsarbetare gentemot budget. Fortsatt arbete med rehabilitering i syfte att minska sjukfrånvaron. Hälso- och sjukvård visar ett överskott på tkr (1 351 tkr). Förändringen beror på en osäker prognos för inköp av tekniska hjälpmedel till kunder i verksamheten. Vakanta tjänster under fösta halvåret inom rehabilitering ger överskott. Enheten för sjuksköterskor beräknas göra ett mindre underskott. Uttag av huvudsemester kommer att ske även under hösten. Inga hyrköp från externa bemanningsföretag har behövt göras. Att ta i beaktning i prognosen är de ökade kostnaderna för övertid, kvalificerad övertid samt mertid som kommer av bristen på tillsvidare och vikarier. Riktpunkt för utfall i relation till budget. Omsorgsnämnd Utfallet efter åtta månader är tkr. Det motsvarar 69,1 % av riktpunkten är 66,67 %. Personalkostnaderna står för 93 % av utfallet och har en negativ avvikelse mot budgeten. 10

11 Prognostiserat resultat och/eller resultat i bokslut får ej överstiga 100 procent. Omsorgsnämnd Det prognostiserade resultatet efter augusti visar ett underskott av tkr. Underskottet kvarstår och beror på tre delar. En telefonkostnad som kommunen fick i samband med operatörsbyte. Hemtjänstens verkställda timmar är högre än föregående år. Budgeten är beräknad på utfall 2016, resursfördelningen räcker således inte till. Intäkterna inom särskilt boende påverkas negativt av omvandling från säbo-plats till korttidsplats. Resultatet balanseras delvis upp med hjälp av stimulansmedel som socialstyrelsen fördelat ut till kommunerna. Medlen ska gå till ökad bemanning inom äldreomsorgen. Nybro kommun kan få del av tkr, redovisningen av kostnaderna görs efter bokslut 2017 och godkänns eller avslås av socialstyrelsen i mars Driftsredovisning per område/förvaltning Beloppen anges i tkr Myndighet Årsbudget Ackumulerat utfall Årsprognos Avvikelse Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Totalt Myndighet: I prognosen finns resultat för myndighet och resursfördelningen. Prognosen efter åtta månader visar ett mindre överskott för myndighet och resursfördelningen visar underskott av tkr. Den totala prognosen för verksamheten är tkr 11

12 Verksamhetschef: Personal kostnaderna är i balans. Driftkostnaderna i form av betaldagar för ej medicinskt färdigbehandlade patienter ger ett underskott på -20 tkr. Administration: Budgeten visar på ett plus pga kostnader för trygghetslarm inte uppgår till budgeterade kostnader. Övertagande av administrativa arbetsuppgifter från HSL verksamheten, 50 % tjänst from 1 maj är obudgeterad och sänker överskottet något. Prognosen visar totalt sett på ett överskott av 146 tkr. Biståndshandläggning: Inga hyrköp har behövt göras under sommaren. Verksamheten har haft sommarvikarier i den utsträckning som behövts för att täcka föräldraledigheter. Prognosen visar på ett mindre underskott av -59 tkr vilket kommer av utbetalning av semesterdagar vid avslutad anställning. Öppen verksamhet: Budgeten är i balans och prognosen visar nollresultat. Resursfördelning: Budgeten för hemtjänstens personalkostnader kopplade till resursfördelningen ligger här. Varje månad förs budget över till hemtjänsten för de timmar som enheterna har redovisat utifrån den biståndsbedömning som gjorts. Nuläget visar resursfördelningen ett minus på tkr. Det beror på fler verkställda timmar än budgeterat i nuläget. Hemtjänst Årsbudget Ackumulerat utfall Årsprognos Avvikelse Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Totalt Hemtjänst: Det är första året som hemtjänsten använder sig av ett resursfördelningssystem. Enheterna redovisar antalet verkställda timmar och får budget utifrån det. Efter åtta månader visar personalkostnaderna ett negativt resultat med -723 tkr. Detta grundar sig i en ökning av timlöner med 300 tkr, OB - ersättning med 200 tkr samt semesterersättning med 200 tkr. För att vara i balans med resursfördelningen för enhetscheferna ska resultatet vara så nära noll som möjligt. Verksamhetschef: Prognosen beräknas efter åtta månader till ca tkr. I dagsläget är det svårt att uppskatta intäkterna för omsorgsavgifter, utfallet hittills är något lågt. Intäkter för kost är över budget. Personalkostnaderna beräknas nu till tkr på grund av personalomsättning som medfört semesterutbetalning, ordinarie semesterutbetalning, uttag av övertid, föräldralediga samt del av planerartjänst som inte är budgeterad. Underskott som kan komma att belasta resultatet negativt är om det finns utskrivningsklara kunder som inte kan komma hem. Kundförluster som ej är budgeterade belastar resultatet samt införskaffande av telefoner, utrustning till kontor etc till nya Ec-tjänster. Södra 1: Enheten har underskott efter åtta månader. Den arbetade tiden är högre än den verkställda, vilket skapar underskottet. Åtgärder: Samtal pågår med samtliga som har någon form av frånvaro. Korttidsfrånvaron har minskat under senaste månaden och trenden är positiv, samtalen fortgår. Timmarna utöver schema beror på orolig omsorgstagare, ledsagning samt vak. Fortsatt arbete med årsarbetstidsavtalet på ett effektivare sätt samt att arbete pågår för minskning av årsarbetare i två av grupperna för att minska den arbetade tiden i förhållande till verkställd tid. Genomgång av Procapita görs för att kontrollera att verkställd tid är korrekt. När alla grupperna har gått in i IntraPhone ska analys göras. Landetgruppen har minskat i antal timmar som inneburit att bemanningen har kunnat minskas med ca 3 åa samt en vakant tjänst som inte är tillsatt. Grönvägsgruppens trend är att de går ytterligare minus på grund av flertalet korttidsfrånvaro och VAB som inte har varit möjligt att O-vika, vilket även gäller för Madesjö hemtjänst. Samarbete sker mellan planerarna för en effektivare planering. Trenden visar att arbetet ger effekt på ekonomin. 12

13 Västra 1: Totalt resultat är ett underskott efter åtta månader och det finns fortfarande extraturer som påverkar och förändringen är stor från förra månaden. Det har anställts fler personer vilket påverkar lönekostnaderna och personalomsättningen har varit hög. Frånvaron är hög och det finns åtgärdsplaner för den upprepade korttidsfrånvaron inledande arbete är påbörjat. Åtgärder: Arbetar med att grupperna hjälper varandra vid vakanser för att minska extra timmar. Prognosen är att de extratimmar som har varit insatta under flera månader och under juli månad uppgått till 465 timmar kommer att kunna tas bort på grund av minskning av ärenden och detta har framförallt varit möjligt i en av grupperna då det endast återstår extratimmar på kvällen. Arbete pågår för att se över den planerade tiden i IntraPhone jämfört med arbetad tid. Västra 2: Enheten har överskott efter åtta månader. Den upprepade korttidsfrånvaron genereras av två personer och arbete fortgår med hjälp av företagshälsovården och rehabsamtal. Vikarier har under sommaren haft flertalet korttidsfrånvaro. Extraturer har satts in under månaden på grund av tungt ärende. Åtgärder: För att öka flexibiliteten har en person anställts till poolen, det är fortfarande inom ram. Arbete pågår tillsammans med västra 1 och personalenheten för att stärka gruppen, arbetsmiljön och trivseln. Norra 1: Resultatet är i balans. Enheten har ingen upprepad korttidsfrånvaro och heller ingen vanlig frånvaro samt att inga timmar utöver schema används. Det gör att kostnaderna för vikarier är låga. En del övertid är utbetald och även kvalificerad övertid. Åtgärder: Ärenden flyttas mellan grupperna för att få en mer jämn arbetsbelastning för personalen då de verkställda timmarna har ökat under juli månad. Arbete pågår även med schema för att kunna matcha antal personal med den utförda tiden i IntraPhone och innebär även att schema för arbetsgrupperna kommer att ses över var sjätte vecka. Båda grupperna kommer från september månad att använda sig av IntraPhone. Norra 2: Resultatet efter åtta månader visar på ett stort överskott. Verksamheten har vakanta tjänster som inte är tillsatta samt att de nollvikar frekvent i båda grupperna då det finns en övertalighet jämfört med verkställd tid. Östra: Totalt har östra hemtjänst ett överskott. Resultatet varierar mellan grupperna och det kommer delvis av att Boken har haft mindre att göra och hjälpt Hanemåla. Kostnaderna är inte omfördelade. Ingen ökning av korttidsfrånvaron för ordinarie personal, men däremot på semestervikarier. Åtgärder: Arbete fortsätter med att hitta rätt balans i grupperna utefter det behov som finns. Rutiner ska arbetas fram för hur det ska kunna justeras på bästa sätt. Det handlar ofta om luckor under dagen. Nytt schema för en av grupperna har arbetats fram under månaden med minskad bemanning för att möjliggöra att det blir mer stabilt. Enheten kommer att fortsätta jobba mer med justeringar av schemat framöver, däremot går det inte minska personalens tider med för kort varsel. Genomgång ska göras i Procapita då verkställda timmar ligger högt i förhållande till arbetad tid och budget och jämförelse med IntraPhone då alla insatser utförs enligt planering. Natt: Totalt sett har natten ett underskott på ca - 50 tkr efter augusti månad. Resultatet försämras i och med att behovet ökat i södra området och två årsarbetare har tagits in extra. Insatsen görs för att täcka det ökade antalet tillsynsbesök som inte ryms i ordinarie nattbemanning. Fortsatt extratimmar under augusti månad då ärendena ökar och som följd hög arbetsbelastning för ordinarie personal. Prognosen om antal ärenden fortsätter att öka är att det finns behov av ytterligare 2 åa. Höga kostnader för poolen. Åtgärder: Ärendena inventeras fortlöpande för att se till att samtliga beslut stämmer. Extratimmar har lösts med visstidsanställning. Ingen minskning beräknas den närmaste tiden utan kommande månader kommer utfallet av kostnader att överstiga budgeten. Ökningen på Södra området motsvarar 2.0 åa och fortsätter ökningen i denna takt uppskattas att ytterligare 2.0 årsarbetare behövas. Den låga sjukfrånvaro och visstidsanställningar istället för övertid har gjort att det delvis kompenserat de extra tjänsterna. 13

14 Särskilt boende Årsbudget Ackumulerat utfall Årsprognos Avvikelse Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Totalt Särskilt boende: Årsprognosen visar underskott av tkr ( tkr). Underskottet består till största del av personalkostnader, men även av för hög budgetering gällande intäkter för omsorgs - och måltidsavgifter. En del boenden har en något större personalbemanning än vad budgeten tillåter. Orsak till det är schematekniska samt att fler antal personer med demenssjukdom på äldreboenden behöver omsorg och tillsyn i större omfattning. Detta är en tydlig konsekvens av att Kvarnbacken saknas under en period på 1,5 år. Korttidsverksamheten är budgeterad till 15 platser för helåret 2017, under januari - april har platser varit belagda på Kvarnbacken och skapade underskott innan stängningen 1/5. Med ett stort fokus från alla berörda funktioner i omsorgsförvaltningen är nu korttidsplatserna nere i betydligt färre antal, 8 st på Solrosen, 8 st i Fröjdekulla och 2 st på Stallgården. Förläggning av korttidsplatser på Fröjdekulla och Stallgården har minskat det underskott som uppstod fram till 1/5. Verksamhetschef: Prognosen för verksamhetschefen beräknas efter fem månader att bli tkr ( tkr). Flera parametrar är osäkra. Underskottet förklaras nedan: Enhetschefer som slutat har genererat semesterersättning samt introduktionskostnader på ca- 175 tkr. Föräldraledigheter genererar också kostnader. Ekbacken har inte fått hyresintäkter som beräknat på grund av att kunder tackat nej till boende och en felberäkning i budgetarbetet. Detta har skapat ett underskott beräknat med ca -200 tkr. Avgifter för måltider beräknas bli ett underskott på ca tkr. Måltidsaktivitet/uppdrag finns på agendan och startas under Omsorgsintäkterna är låga och ger i prognosen ett underskott på -200 tkr. Intäkterna är alltid svåra att beräkna, särskilt i en organisation som är under förändring. Stallgården har två lägenheter som kommer att användas som korttidsplatser fr.o.m. 15 mars. Den tid då dessa inte används som särskilt boendeplatser, belastas förvaltningen med kostnader i form av tomhyror. Kunder som vistas på korttidsplats betalar ingen hyra av lägenheten så som en särskilt boendekund skulle ha gjort. Detta ger ett underskott på -154 tkr på helår som inte är budgeterat. Madesjögläntan: Boendet har fortfarande 20 % tjänst utöver de 55 % tjänst som budgeteras per plats. Antal årsarbetare har minskats under året och resultatet förbättras succesivt, vilket gjort att prognosen har kunnat justeras till det bättre. Prognosen beräknas till -420 tkr, vid årets första prognos beräknades underskottet till 800 tkr. Enheten fortsätter arbetet att komma ner i rätt bemanning, Det kommer ske genom pensionsavgångar i höst. Boendet har även hög sjukfrånvaro. Sjukfrånvaron belastar utfallet och påverkar underskottet. Enheten har även mycket vård av barn (vab) och den frånvaron behöver i regel ersättas. Arbete med trivsel på arbetsplatsen, förväntningar och spelregler är igång. Demensboende: Enheten beräknas gå med underskott av 600 tkr vid årets slut. Underskottet härleds till Ekbacken dag. Boendet har 7 platser, men schematekniskt behövs en bemanning för 8 platser för att fungera. Således behövs 0,75 tjänst extra för detta. Det skapar underskottet. Personalen har en hög medelålder vilket medför hög sjukfrånvaro p.g.a. förslitning och värk efter många år i vårdyrket. Tyvärr är det inget som arbetsgivaren kan påverka i dagsläget. En medarbetare är frånvarande under rehabilitering och uppbär lön under tiden utredning pågår och detta leder till underskott då personen måste ersättas på arbetsplatsen också. En obudgeterad kostnad på 50 tkr som belastar 2017 för arbetad tid för den avslutade trygghetsanställningen tillkommer. Natten beräknas med nollresultat. 14

15 Korttidsboendet har flyttat in i nygamla lokaler 10/5 och benämns därefter för Solrosen. Det är därefter inte enbart demenskorttid på dessa platser. Eftersom dessa lokaler är större kan ytterligare 2 platser öppnas delvis med samma personalstyrka. En av dessa två platser är förbehållen individ- och familjeförvaltningen i enlighet med tidigare överenskommelse. Demensboende och dagverksamhet: Total prognos för demens och dagverksamhet är ett nollresultat. Överskott finns på dagverksamheten då antalet besökare på dagverksamheten inte kräver full bemanning, överskott ca 200 tkr. Solgläntan har under de två första månaderna haft extra bemanning till följd av fallavvikelser och vak, det har skapat underskott. På Törnvägen 1 beräknas underskott med - 50 tkr då sjukfrånvaron är hög, rehabsamtal är utförda och arbete görs. Almen: Prognosen beräknas till -750 tkr, underskottet kommer av för höga tjänster i förhållande till budgeten. I dagsläget är det ca 0,70 tjänst för mycket. Detta beror på att flera medarbetare har höga tjänstgöringsgrader samt att kunder med demensproblematik kräver bemanning i större omfattning än normalt. Almen har påbörjat ett projekt med sammanhållen arbetstid tillsammans med personalavdelningen. Enheten har låg sjukfrånvaro. Fröjdekulla: Fröjdekulla har totalt 20 platser för särskilt boende. Fröjdekulla och särskilt boendet har nu lägre kostnader och prognosen förbättras. Från 1/5 ligger Fröjdekullas särskilda boendeplatser i ekonomisk balans på månadsbasis. Korttid : Korttidsverksamheten har fram till Kvarnbackens stängning 1 maj totalt haft för många kunder i förhållande till den budget som funnits. Korttidsplatserna är nu utplacerade på sina rätta ställen och kostnaderna börjar hamna rätt. Korttiden Törnvägen 5 som flyttar till Solrosen har 8 platser. Eftersom 8 av Fröjdekullas permanenta platser är utbytta till korttidsplatser fanns redan budgeterade medel, som från 1/5 endast ökades till bemanningen som är beslutad på korttidsverksamhet, med 10% per plats. Strandvägen A: Årsprognosen förändras från +/- 0 till -50 tkr. Enheten har hög sjukfrånvaro som det arbetas med att få ned. Bland de boende finns ett stort antal demenssjuka kunder som behöver mer tillsyn. Strandvägen B: Prognosen är satt till 0 tkr även om det är en hög frånvaro p.g.a. sjukdom och vab som genererar höga kostnader för vikarier. Det finns ett överskott på månadslönen, vilket kommer av att poolen har arbetat mindre än beräknat samt att partiella ledigheter inte är tillsatta fullt ut. Stallgården: Prognosen visar +50 tkr. Två särskilt boendeplatser har börjat användas som korttidsplatser. Det finns nu 12 platser på Stallgården. Budget finns för 10 säbo-platser och 2 korttidsplatser. En insats via företagshälsovården har givit ett bättre arbetsklimat. Hälso- och sjukvård Årsbudget Ackumulerat utfall Årsprognos Avvikelse Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Totalt Hälso- och sjukvård: Prognosen efter åtta månader visar ett överskott av 1 151tkr, (1 351). Verksamhetschef: Budgeten är i balans. Det finns ingen sjukfrånvaro. Under hösten uppkommer städkostnader för Ljunghaga. Dessa kostnader är inte budgeterade. Sjuksköterskor: Sommarbemanningen har fungerat bra. Inga bemanningssjuksköterskor har behövt 15

16 användas. En del arbetspass har måst lösas med övertid. En del sjuksköterskor har mot kompensation flyttat en del av sin semester till hösten. Det betyder ökade kostnader under hösten. Enheten har nu mera 2 planerare. Det är budgeterat för 1 vilket kan innebära ett underskott med -224 tkr beräknat på 6 månader. Kostnaderna under sommaren har varit lite lägre än budgeterat. Det finns fortfarande möjlighet att budgeten är i balans vid årets slut. Rehabilitering: Prognosen för hela enheten visar ett överskott av tkr. Överskottet kommer av vakanta tjänster inom rehabiliteringsenheten. Det har blivit lite lättare att rekrytera sjukgymnaster men fortfarande svårt med arbetsterapeuter. Förhoppningen är att full bemanning av arbetsterapeuter och sjukgymnaster kommer att finnas vid årsskiftet. Ett underskott med -84 tkr har uppkommit på grund av semester/sjukvikarie för vaktmästaren. Kostnaderna för tekniska hjälpmedel brukar öka under hösten,prognos -200 tkr. Förvaltningsgemensamt Årsbudget Ackumulerat utfall Årsprognos Avvikelse Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Totalt Resultatet för den förvaltningsgemensamma delen visar ett överskott efter åtta månader. Överskottet kommer av att förvaltningen räknar av de kostnader som uppstått i samband med tömning av Kvarnbacken. IT-kostnaderna är budgeterade efter de kostnader för system som är känt vid årets början. Kostnader för två nya system har tillkommit, men kostnaderna täcks av budgeterade medel som finns för annat program som inte kommer att startas upp under Kostnader för telefoni avseende jan-mars tillkommer utöver budget med 282 tkr, p.g.a. leverantörsbyte. Den kostnaden är inte budgeterad. Stimulansmedel från socialstyrelsen tas endast upp i förvaltningens totala resultat. Investeringsredovisning Budget Utfall Förbruk at (ack.) % Ramanslag ,2% Kvar sedan Totalt ,2% Utfallet efter augusti månader är tkr. Enda kostnad under augusti var för intraphone. Total investeringskostnad hittills för IntraPhone-användning, systemkostnader är 703 tkr. Renovering av bemanningsenhetens gamla lokaler för biståndshandläggarna kostade 419 tkr. 248 tkr är inköp av möbler. 16

17 Avtalstrohet Avtalstrohet Köptroheten i augusti uppgår till 93,5 % fördelat enligt nedan: Ansvar3 Ansvar3(T) Belopp Inköp på avtal Ej avtal Köptrohet 540 Omsorg centralt ,8% 541 Myndighet ,6% 542 Hemtjänst ,9% 543 Särskilt boende ,5% 544 Hälso- och sjukvård ,5% ,5% Det är hälso- och sjukvården som haft svårt att nå måluppfyllelse under augusti. Det är inköp från Apotekstjänst AB samt vissa hjälpmedelsinköp som ligger utanför avtal. 17

18 Personal Antal anställda Tillsvidareanställda Visstidsanställda Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt Det totala antalet anställda tillsvidare har ökat med en person sedan förra månaden, samtidigt har antalet visstidsanställda sjunkit från 79 till 73 från förra månaden. Hälsotal - total sjukfrånvaro Total sjukfrånvaro är sjukfrånvaro i procent av tillgänglig tid och hänger inte ihop med nyckeltalen för korttidsfrånvaro och långtidsfrånvaro. Den totala sjukfrånvaron uppgår till 7,2 %, en minskning med 1,5 % sedan juli. Det utfallet innebär att förvaltningen har nått måluppfyllelse för augusti månad. 18

19 Sjuktillfällen, upprepad korttidsfrånvaro Nyckeltalet visar antal personer med mer än sex sjukfrånvarotillfällen under de senaste 12 månaderna i relation till antalet anställda. Utfallet för juli är 10,34 % i procent en ökning med 0,08 %, dock är antalet personer med upprepad korttidsfrånvaro det samma, 64 personer. Förändringen i procent beror på färre antal anställningar i augusti jämfört med juli. Fördelning per chef: Augusti 2017 Chef Antal Antal med Förändring Andel med upprepad Administration Omsf anställningar upprepad fr föreg mån. korttidsfrånvaro korttidsfrånvaro i procent Jane Dietrichson ,11% Almen Pernilla Engelholm ,26% Biståndshandl Omsf Linda Pettersson ,00% Chefsf. Jan Darell ,00% Demensb/Dagvht Maria Klingbjer ,32% Demensb/Korttid Anette Bard- Berglund ,57% Fröjdekulla/Korttid Carina Alm ,38% Förvaltningsadm. Carina Leijon ,00% Hemtjänst VC Mare Sjöö ,00% HoS Omsf VC Bengt Thörnblad ,00% Hälso- o sjukvård Katarina Eriksson ,52% Madesjögläntan Emma Ingvarsson ,44% Myndigh Omsf VC Mari Rosqvist ,00% 19

20 Augusti 2017 Chef Antal Antal med Förändring Andel med upprepad Natt Hemtjänst Karin Dahlström ,00% Norra 1 hemtjänst Pia Ekdahl ,00% Norra 2 hemtjänst Natasa Djurovic ,29% Rehabilitering Ewa Sveding ,00% Strandv 2/Stallg Karin Becker ,32% Strandvägen 1 Emilia Morska ,82% Särskilt boende VC Monica Antonsson ,00% Södra 1 hemtjänst Ann Söderström ,00% Södra 2 hemtjänst Titti Johansson ,67% Västra 1 hemtjänst Matilda Srömdahl ,00% Västra 2 hemtjänst Tove Ahlqvist ,52% Öppen v.het Robin Stenberg ,00% Östra hemtjänst Ulrika Johansson ,79% Fördelat per verksamhet: ,31% Htj Säbo/Korttid Säbo demens Övriga Total Personalkostnader sjukfrånvaro korttid Kostnaderna för den korta sjukfrånvaron är i juli månad kr. Summan avser sjuklön dag 2-14 med avräkning av karensdag. Kostnaden är i samma nivå som för juli månad föregående år men kostnaderna har minskat totalt sett eftersom den korta frånvaron nu är lägre än 2016 års utfall. 20

21 Personalkostnader sjukfrånvaro långtid Kostnaderna som redovisas för dag är inklusive PO-pålägg. 21