Samfällighetsföreningen Dragonvreten (Organisationsnummer )

Transkript

1 Samfällighetsföreningen Dragonvreten (Organisationsnummer ) 1 Verksamhetsberättelse 1 januari - 31 december 2014 Samfällighetsföreningen Dragonvreten Vår förening bildades den 20 september Medlemmar Enligt stadgarna är ägare av fastigheterna Mörby 1:145-1:178 och 1:218-1:284 i Vallentuna medlemmar i Samfällighetsföreningen Dragonvreten, totalt 101 stycken. Årsstämman Årsstämman hölls i Hammarbacksskolan den 29 april. 29 medlemmar/hus var närvarande och 8 deltog via fullmakt. Efter stämmans val fick styrelsen följande sammansättning: Ordförande: Elisabeth Rydström (177) Övriga ledamöter: Kersti Palmgren (103) Nils-Bertil Nilsson (131) Lennart Hallsten (183) Caroline Jonsson(227) Suppleanter: Martin Hanson (209) Johanna Arias (153) Extra Föreningsstämmor Under året hölls två extra föreningsstämmor. En den 11 mars för att fatta beslut i fiberfrågan. Då deltog 69 medlemmar/hus varav 9 med fullmakt. En hölls den 26 juni för att fastställa debiteringslängderna för 2014 och Då var 7medlemmar/ hus närvarande. Två informationsmöten genomfördes dessutom inför beslutet i fiberfrågan. Ett den 21 januari och ett den 13 februari. Styrelsens sammanträden Vid styrelsens konstituerande sammanträde den 29 april utsågs Lennart Hallsten till vice ordförande, Nils-Bertil Nilsson till sekreterare och Caroline Jonsson till kassör.

2 Under verksamhetsåret har styrelsen hållit 13 st protokollförda sammanträden utöver årsmötet. Styrelsen har inrättat tillfälliga arbetsgrupper för att bereda vissa specifika ärenden. Därutöver har en mängd kontakter och praktiska arbetspass genomförts. Handlingar såsom styrelseprotokoll m.m. från och med 2003 finns deponerade i Vallentuna Folkrörelsearkiv. Samfällighetens egendom Samfälligheten äger gemensamt garagebyggnader med parkeringsplatser, sophus, vägar och belysning inom området, kabel-tv-nät och fibernät, lekplatser samt grönytor i och omkring vårt område. Alla medlemmar har enligt tidigare stämmobeslut skyldighet att medverka i skötsel, underhåll och drift av gemensamhetsanlägg-ningarna. All gemensam egendom är försäkrad i Länsförsäkringar via vårt nya avtal med Villaägarna. Samfälligheten har under året haft två fastighetsförvaltare, Zygmunt Rozpedek (111) och Tommy Sollner (115). Fastighetsförvaltarna har till uppgift att utföra enklare underhåll och tillsyn av samfällighetens anläggningar. När medlemmarna upptäcker ett underhållsbehov skall de vända sig till dessa fastighetsförvaltare. Ekonomi Samfälligheten har anlitat Föreningshuset AB för administration av medlemsregister och samfällighetsavgifter. Från och med 1 juli bytte vi till Villaägarna främst för att få ner kostnaderna men även pga att Föreningshuset inte hade skött sina åtaganden enligt önskemål. Villaägarna sköter administration av medlemsavgifter och påminnelser. I avtalet ingår även försäkring av samfällighetens egendom i Länsförsäkringar samt kostnadsfri rådgivning inom bl.a. juridik och byggnadsteknik samt en egen hemsida. Däremot tillhandahåller de inget medlemsregister så det och övrig ekonomihantering och bokföring har skötts av föreningens kassör Caroline Jonsson (227). Föreningens ekonomi är stabil och i god ordning. För året budgeterades ett resultat på 84 kr. Årets resultat på kr blev betydligt bättre än det budgeterade. Detta beror främst på att vi inte har påbörjat återplanteringen av träd och buskar enligt planen. Dessutom betalades fiberlånen ut senare än beräknat så räntekostnaderna blev mindre än budgeterat. En del andra poster som måste budgeteras för oförutsedda reperationer och underhåll inte har behövts användas fullt ut. Även under detta året har föreningen haft fortsatta problem med ett hushåll som inte har betalat in sina samfällighetsavgifter. Trots att betalningsplaner har gjorts upp ligger de per årsskiftet efter med totalt 7 st månadsavgifter eller totalt kr inklusive påminnelseavgifter och dröjsmålsränta. Skulden kommer senast under januari 2015 att överföras till Kronofogden för utmätning. I samband med garageombyggnaden tog föreningen lån i Handelsbanken. Lånens totala skuld per 31/ är kr fördelat enligt följande; kr 4,20 % ränta bundet till kr 5,21 % ränta bundet till kr 5,90 % ränta bundet till kr 3,82 % rörlig ränta till

3 Under året har det förstnämnda lånet lagts om till nytt lån till något lägre ränta än tidigare. Det sistnämnda lånet har amorterats ned med totalt kr under året. Avskrivning av garagen har gjorts motsvarande amorteringen. Under året har även nya lån för fiberanläggningen tagits i Handelsbanken. Lånens totala skuld per 31/ är kr fördelat enligt följande; kr 3,97 % ränta bundet till kr 3,15 % rörlig ränta till Det sistnämnda lånet har amorterats ned med totalt kr under året och motsvarande avskrivning har gjorts. Räntekostnaderna på föreningens lån är avdragsgilla i medlemmarnas inkomstdeklaration för 2014 (2 116 kr/hus ). I övrigt hänvisas till Resultat- och Balansrapport. Garage, gemensamhetsförråd och P-platser Vissa garantiåtagande kvarstår sedan slutbesiktningen av garagen. Det är en plåt på tröskeln till nedre förrådet, puts som har släppt på grunden utanför styrelserummet samt justering av asfalten vid garage 171. Parkeringsrutorna målades efter vårsopningen. Under året påbörjade nyckelansvarig arbetet med att se över medlemmarnas kvittenser av garagenycklarna och garagens förhållningsregler vilket kommer att fullföljas under Sophus Föreningen har gemensam hantering av hushållssopor i ett sophus på övre området och ett på nedre. Grovsopor, kartonger, byggavfall mm skall lämnas på kommunens återvinningsplatser. Under året fick föreningen erbjudande från kommunen om att påbörja insamling av matavfall på prov men styrelsen valde att avvakta p g a det pågående arbetet med fiberanläggningen. Gatuhållning och snöröjning Snöröjningsavtalet löper under en vintersäsong (höst/vår) och omförhandlas därefter. Vi tecknade en ny säsong med ST Anläggning och Trädgård. Styrelsen är mycket nöjd med hur snöröjningen och sandningen har skett. Vissa husägare står för snöröjning och sandning av trappor och tunnlar enligt respektive fastighets ansvarsområde. Sandningslådor är utplacerade på strategiska platser för att underlätta sandning i trappor och tunnlar. 3 Skötsel av vårt gemensamma område Skötsel av rabatter, skogsdungar och gräsmattor liksom städning av vissa ytor är fördelade på olika husägare. Den nya fördelningen av skötselområdena med färre och större områden och med flera hus per skötselområde har i stort fungerat bra.

4 Områdets vårstädning genomfördes den 25-27april och höststädningen den oktober. Under höststädningen gjordes en extra satsning på att snygga till backen mellan övre och nedre området och runt trapporna. De gamla trästaketen och de ovårdade rabatterna vid mittentrappan togs bort liksom ogräs och sly. Fortsättning med att ersätta rabatterna fortsätter på vårstädningen Därefter bjöds på gemensam korvgrillning vid mittentrappan. Arbetet med återplantering av nya träd som skulle ha skett under hösten sköts på framtiden pga nedgrävningen av fiber och fortsätter istället under Vår TV-anläggning och TV-distributör Vi har ett avtal om kabel-tv med Hem TV som löper till oktober Detta kommer att sägas upp i mars Fiber Under hösten 2013 erbjöd Svensk Infrastruktur de boende i Dragonvreten möjligheter att ansluta sig individuellt till det fibernät företaget bygger i kommunen. Någon kontakt med styrelsen inför detta erbjudande hade inte tagits. För att få ett alternativ till denna individuella anslutningsmodell tog styrelsen kontakt med Teknikbyrån för att få en offert för en gemensam fiberanslutning av alla fastigheter i området, som skulle betalas genom samfällighetsavgiften. En fibergrupp tillsattes därefter av styrelsen för att förbereda frågan. I gruppen ingick och arvoderades en föreningsmedlem med expertkunskaper inom fiberområdet. Tre ytterligare offerter med gemensam anslutningsmodell inkom därefter till samfälligheten och två allmänna informationsmöten hölls i januari och februari om de inkomna offerterna. En extrastämma i fiberfrågan hölls i Hammarbackskolans matsal den 11 mars för att ta ställning till om fiber skulle anläggas i området under 2014 och om fiberanslutningen skulle följa en individuell eller gemensam anslutningsmodell. Styrelsen föreslog att föreningen skulle anlägga ett fibernät under 2014 med individuell anslutning, men majoriteten av stämman röstade mot detta förslag och valde istället att ett gemensamt fibernät skulle anläggas. Samtidigt beslutades att avtalet med Hem-TV inte skulle förlängas efter oktober Efter fibergruppens och styrelsens granskning av offerterna för gemensam anslutning kom styrelsen enhälligt fram till att Teknikbyrån erbjöd det bästa alternativet med hänsyn till kombinationen av valmöjligheter, ekonomi och tillförlitlighet. Styrelsen la fram detta förslag på årsstämman den 29 april och stämman gick på styrelsens förslag. I juli påbörjades arbetet med grävningen i området och på respektive fastighets tomter. Arbetet slutbesiktigades i november och den totala kostnaden för anläggningen blev kr som betalas med de två lån som samfälligheten tagit i Handelsbanken, se punkten ekonomi. I priset ingår kostnadsfritt bredband i 9 månader till och med 15 augusti 2015 och ett mindre TV-paket i 1,5 år till och med 15 april Fiberkostnaden tas ut av medlemmarna genom samfällighetsavgiften. Fibergruppen avvecklades vid årsskiftet 2014/2015. LED-lampor i grändarmaturen I samfällighetens 68 grändarmaturer har under året LED-lampor satts in vilka drar betydligt mindre el (20-25 W) än de kvicksilverlampor (125 W) vi tidigare haft. LED-lamporna har dessutom en mycket längre livstid än de gamla lamporna, varför denna investering snart kommer att visa sig lönsam. Redan i slutet på året kunde vi se att elförbrukningen och därmed kostnaderna sjunkit. 4

5 5 Information till boende i Dragonvreten Information till medlemmarna sker dels genom att Nyhetsbrev delas ut till medlemmarna, under 2014 med 5 nummer men även annan information har utdelats direkt till medlemmarna. Aktuell Information finns även att tillgå på vår hemsida: Våra anslagstavlor används också för att informera våra medlemmar. En informationsbroschyr delas ut till alla nyinflyttade i vår förening. För att få ett e-postmeddelande då nyheter finns att läsa på hemsidan mejlar medlemmarna sin e-postadress till; adress.dragonvreten@gmail.com Öppet hus i vår föreningslokal har i år hållits 2 gånger. Detta har varit ytterligare en möjlighet att träffa representanter för styrelsen för att diskutera och få svar på aktuella frågor. Grannsamverkan Grannsamverkan i Dragonvreten är registrerad hos Närpolisen i Vallentuna. Nils-Bertil Nilsson är anmäld som kontaktperson och informationsmottagare. Näpo distribuerar information om villainbrott, bensinstölder m m. Denna information vidarebefordras till vår hemsida. Slutord Styrelsen får slutligen tacka för visat förtroende under det gångna året. Därtill vill styrelsen tacka alla medlemmar som genom hjälpsamhet, hänsyn och ansvarstagande verkat för att vi skall få en trivsam boendemiljö i Dragonvreten. Vallentuna Elisabeth Rydström Lennart Hallsten Caroline Jonsson Nils-Bertil Nilsson Kersti Palmgren