Samfällighetsföreningen Dragonvreten (Organisationsnummer )

Transkript

1 1 Samfällighetsföreningen Dragonvreten (Organisationsnummer ) Verksamhetsberättelse 1 januari - 31 december 2012 Samfällighetsföreningen Dragonvreten Vår förening bildades den 20 september 1972 och den kunde sålunda fira sitt 40- åriga verksamhetsår var det också fem år sedan vi byggde om våra garage och byggde nytt sophus för gemensam hantering av våra hushållssopor. Medlemmar Enligt stadgarna är ägarna av de 101 fastigheterna Mörby 1:145-1:178 och 1:218-1:284 i Vallentuna medlemmar i Samfällighetsföreningen Dragonvreten. Årsstämman 2012 Årsstämman hölls i Hammarbacksskolan den 17 april medlemmar/hus var närvarande. Efter stämmans val fick styrelsen följande sammansättning: Ordförande : Elisabeth Rydström (177) Övriga ledamöter : Theresa Larsson (73) Nils- Bertil Nilsson (131) Lennart Hallsten (183) Caroline Jonsson(227) Suppleanter : Maria Olsson (99) Johanna Arias (153) Styrelsens sammanträden Vid styrelsens konstituerande sammanträde den 26 april utsågs Lennart Hallsten till vice ordförande, Nils- Bertil Nilsson till sekreterare och Caroline Jonsson till kassör. Under verksamhetsåret har styrelsen hållit 16 protokollförda sammanträden utöver årsmötet. Styrelsen har inrättat tillfälliga arbetsgrupper för att bereda vissa specifika ärenden. Därutöver har ett antal kontakter och praktiska arbetspass genomförts. Styrelsen har under året haft flera ovanliga ärenden att hantera som tagit tid, bl.a. gällande elinstallationer i tunnlarna, garantibesiktning av garagen, försäkringsärenden efter garagepåkörningar och skyfallsskada. Samfällighetens egendom Samfälligheten äger gemensamt garagebyggnader med parkeringsplatser, sophus, vägar och belysning inom området, kabeltv-nät, lekplatser samt grönytor i och omkring vårt område. Alla medlemmar har enligt tidigare stämmobeslut 1

2 2 skyldighet att medverka i skötsel, underhåll och drift av gemensamhetsanläggningarna. All gemensam egendom är försäkrad i Trygg Hansa. Samfälligheten har under året haft två fastighetsförvaltare, Zygmunt Rozpedek (111) och Robert Klar (207). Robert Klar avsade sig sitt uppdrag den 17 oktober. Styrelsen utsåg Tommy Sollner (115) att efterträda honom. Fastighetsförvaltarna har till uppgift att utföra enklare underhåll och tillsyn av samfällighetens anläggningar. När medlemmarna upptäcker ett underhållsbehov ska de vända sig till dessa fastighetsförvaltare. Ekonomi Samfälligheten har anlitat Föreningshuset AB för administration av medlemsregister och samfällighetsavgifter. Övrig ekonomihantering och bokföring har skötts av föreningens kassör Caroline Jonsson (227). Föreningens ekonomi är stabil och i god ordning. För året budgeterades ett resultat på kr eftersom vi hade ett motsvarande positivt resultat från föregående år som vi sparade till detta år. Årets resultat på kr är sämre än det budgeterade. Detta har flera orsaker. Främst beror det på att lekplatsombyggnaden blev kr dyrare än budgeterat samt även för att det amorterades kr mer i samband med omläggningen av ett lån. En del andra poster har också överskridits mot budgeterat p.g.a. oförutsedda utgifter såsom byte av TV-förstärkare, markskada efter skyfallet, skador på garageportar samt besiktning av elinstallationer i tunnlarna. En del andra poster som måste budgeteras för oförutsedda reperationer och underhåll har inte behövts användas fullt ut. I samband med garageombyggnaden tog föreningen lån i Handelsbanken. Lånens totala skuld per 31/ är kr fördelat enligt följande: kr 4,29 % ränta bundet till kr 5,21 % ränta bundet till kr 5,90 % ränta bundet till kr 3,95 % rörlig ränta Under året har det första och sista lånet lagts om till nya lån. Det sista lånet amorterats ned med kr i samband med omläggningen. Avskrivning av garagen har gjorts motsvarande amorteringen. Räntekostnaderna på föreningens lån är avdragsgilla i medlemmarnas inkomstdeklaration för 2012 (2 487 kr/hus ). I övrigt hänvisas till Resultat- och Balansrapport samt Ekonomisk redovisning/översikt/budget Ombyggnad av lekplatser. Den under 2011 planerade ombyggnaden av en lekplats i nedre området (mellan hus 55 och 61) har genomförts under Invigningen, med bandklippning, korvgrillning och många besökare, skedde den 27 oktober i samband med höststäddagen. Kostnaden för ombyggnaden blev högre än budgeterat. 2

3 3 Garage och gemensamhetsförråd. Elinstallationerna i de ombyggda tunnlarna diskuterades livligt på vårens stämma. Styrelsen beslöt att anlita en opartisk besiktningsman för att få ett avslut i ärendet. Besiktningsmannen gjorde den 25 juni en besiktning av elinstallationen. Utöver besiktningsmannen var byggentreprenören Ekolivs i Vallentuna AB (senare Konsultfirma B. Klingberg AB) och representanter från styrelsen närvarande. Besiktningsmannen godkände installationen. Det är fem år sedan vi byggde sophusen och våra nya garage. En garantibesiktning genomfördes den 20 november av en opartisk besiktningsman, representant från LE-Bygg och med representanter från styrelsen. Före denna garantibesiktning hade styrelsen genomfört en förbesiktning, varvid bl a konstaterades många fuktskador. Underlaget från denna förbesiktning lämnades till den opartiske besiktningsmannen. Byggnaderna besiktigades och det konstaterades att ventilationen måste förbättras. Byggentreprenören ålades att vidta åtgärder och garantitiden förlängdes med ett år, alltså till december Även i år har vissa skador uppstått på garageportarna vid påkörningar. Dessa ärenden har varit under behandling av styrelsen, och en policy/instruktion beräknas vara klar under kommande vår. Styrelsen har konstaterat att vissa medlemmar fortfarande använder sina garage som förråd av det mest skiftande slag i stället för som uppställningsplats för fordon. I samband med styrelsens förbesiktning av garagen påminde styrelsen om den handling med anvisningar för garagen som husägarna kvitterat i samband med utkvitteringen av garagenycklarna. Styrelsen uppmanar alla medlemmar att följa dessa anvisningar, som också finns beskrivna på hemsidan. I samband med besiktningen av garagebyggnaderna gjorde styrelsen en inventering av gemensamhetsförråden i nedre och övre områdena. Dessa förråd är avsedda för förvaring av vinterprylar under sommaren, som skidor, sparkar och pulkor, liksom sommarprylar under vintern, som cyklar och sommarmöbler. Medlemmarna uppmärksammades på att allt som ställs in i dessa förråd ska vara märkt med husnummer. Vid inventeringen kunde styrelsen konstatera att förråden även användes som förvaring av annat som inte är säsongsberoende, som exempelvis innemöbler och emballage. Allt var heller inte märkt med husnummer. Styrelsen forslade omärkta föremål till Hagbytippen. Sophus Glädjande nog har ordningen i sophusen varit bättre under detta år än tidigare. Styrelsen vill dock påminna om att vårt gemensamma sophanteringssystem endast avser hushållssopor och att dessa ska läggas i sopkärlen. Grovsopor, kartonger, byggavfall, mm ska lämnas på kommunens återvinningsplatser. Styrelseledamöter har vid några tillfällen fått ta hand om sopor som ställts bredvid kärlen och åkt med soporna till Hagbytippen. 3

4 4 Gatuhållning och snöröjning Det stora skyfallet som drabbade Vallentuna i höstas skonade inte Dragonvreten. Vattnet underminerade en del av gränden utanför hus 215, vilket medförde att fyllning och asfaltering behövde ske omgående. Skadan täcktes tyvärr inte av vår försäkring utan resulterade i kostnader på ca 20,000 kr. En brunn vid uppfarten till fotbollsplanen var också föremål för åtgärd p.g.a. att sand från backen strömmat ner och hindrat vattnet från att rinna ner i brunnen. Snöröjningsavtalet löper under en vintersäsong (höst/vår) och omförhandlas därefter. Vi tecknade en ny säsong med ST Anläggning och Trädgård. Styrelsen är mycket nöjd med hur snöröjningen och sandningen har skett. Var snön ska placeras ger dock bekymmer, främst den stora mängden snö från parkeringsplatserna. Vid Rosengårdsvägens vändzon (norra sidan) togs träd bort för att kunna lägga snön där, men det rikliga snöfallet har gjort att detta utrymme ej räckt. Därför har snön också placerats på gräsmattan utefter Rosengårdsvägen. Vissa husägare står för snöröjning och sandning av trappor och tunnlar enligt respektive fastighets ansvarsområde. Sandningslådor är utplacerade på strategiska platser för att underlätta sandning i trappor och tunnlar. Skötsel av vårt gemensamma område Skötsel av rabatter, skogsdungar och gräsmattor liksom städning av vissa ytor är fördelade på olika husägare. En ny fördelning av skötselområden gjordes inför höststädningen. Färre och större områden och med flera hus per skötselområde är den nya modellen. I stort fungerade den bra. Områdets vårstädning genomfördes den april och höststädningen den oktober. Styrelsen avser att under 2013 göra en utvärdering av erfarenheterna av den nya indelningen av skötselområdena. Vår TV-anläggning och TV-distributör Ett nytt avtal har under 2012 träffats med HEM-TV. Avtalet löper till oktober Det nya avtalet innebär att kostnaderna för varje hushåll sänks med nästan 40 kr/månad. I samband med det nya avtalet genomfördes en genomgång av vår anläggning, som visade att 4 förstärkare behövde bytas ut. Detta innebar en oförutsedd engångskostnad på 20,000 kr under Biltrafik i vårt område De farthinder som monteras sommartid har till viss del lyckats att få ner farten i området, men styrelsen kan konstatera att det fortfarande är mycket biltrafik och parkering inom området. Dragonvreten är ett bilfritt område. Därför är det viktigt för vår gemensamma säkerhet att vi alla ser till att bommarna hålls stängda. Den enkät som stämman beslöt att styrelsen skulle göra angående trafiksituationen i vårt område kommer att genomföras under senvintern

5 5 Information till boende i Dragonvreten Information till medlemmarna sker på flera sätt. Aktuell Information finns alltid att tillgå på vår hemsida: En annan kanal är Nyhetsbreven som delas ut till medlemmarna, och under 2012 utkom 5 nummer. Våra anslagstavlor används också för att informera våra medlemmar. En informationsbroschyr har även tagits fram som ges till alla nyinflyttade i vår förening. Öppet Hus i vår föreningslokal har i år hållits fyra gånger. Detta har varit en möjlighet att träffa representanter för styrelsen för att diskutera och få svar på aktuella frågor. Grannsamverkan Grannsamverkan i Dragonvreten är registrerad hos Närpolisen (Näpo) i Vallentuna. Nils-Bertil Nilsson är anmäld som kontaktperson och informationsmottagare. Näpo distribuerar information om villainbrott, bensinstölder m m. Denna information vidarebefordras till vår hemsida. Slutord Styrelsen får slutligen tacka för visat förtroende under det gångna året. Därtill vill styrelsen tacka alla medlemmar som genom hjälpsamhet, hänsyn och ansvarstagande verkat för att vi ska få en trivsam boendemiljö i Dragonvreten. Vallentuna Elisabeth Rydström Lennart Hallsten Caroline Jonsson Nils-Bertil Nilsson Theresa Larsson 5