Samfälligheten Erikslund 2. Kallelse till årsstämma. Söndagen den 23 mars 2014 i Kvartersgården kl Dagordning

Transkript

1 Samfälligheten Erikslund 2 Kallelse till årsstämma Söndagen den 23 mars 2014 i Kvartersgården kl Dagordning 1. Årsstämmans öppnande 2. Upprättande av förteckning över närvarande fastighetsägare samt granskning och godkännande av fullmakter 3. Val av ordförande vid stämman 4. Val av sekreterare vid stämman 5. Val av justeringspersoner tillika rösträknare 6. Fråga om kallelse behörigen skett 7. Fastställande av dagordningen samt anmälan av övriga frågor 8. Styrelsens redovisningshandlingar 9. Revisorernas berättelse 10.Fastställande av resultat och balansräkning 11.Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen 12.Styrelsens förslag till resultatbudget och investeringsplan 13.Fastställande av årsavgift 14.Arvoden till styrelsen och övriga förtroendevalda 15.Av tidigare stämmor ålagda ärenden Asfaltering av hål på parkeringen Ta in offerter på bättre belysning av parkeringen Inköp av fartdämpande gupp Distribuera information gällande grovsopor till de boende i kvarteret Besiktning av garagen av besiktningsman Bortforsling av överbliven sand vid bruna lekparken Nedsågning av två tallar vid cykelbanan, Tv 292 Ta reda på hur parkeringens el är anpassad för eventuellt framtida bruk, exempelvis elbilar Se över framtida avtal gällande kabel-tv Ny kassör till styrelsen Iordningställa dräneringsrör mm vid gula slänten Eventuell upprustning av de återstående två lekplatserna 16.Av styrelsen hänskjutna ärenden 17.Inkomna motioner Inga motioner har kommit in. 18.Val av ledamöter i styrelsen 19.Val av revisorer 20.Val av ledamöter i arbetsgruppen 21.Val av valberedning 22.Övriga frågor 23.Stämmans avslutande Välkomna! Styrelsen Täbyvägen 236 Orgnr Täby info@eriklsund2.se

2 Samfälligheten Erikslund 2 Styrelsens verksamhetsberättelse för verksamhetsåret 2013 Stämmor och styrelsemöten Under verksamhetsåret har elva ordinarie styrelsemöten, två konstituerande möten samt två ordinarie stämmor genomförts. Vid årsstämman var 24 fastigheter representerade, inga fullmakter lämnades in. Höststämman hölls och då var 21 fastigheter representerade varav 2 via inlämnade fullmakter. Arbetsdagar De sedvanliga arbetsdagarna genomfördes den 28 april med deltagande från 39 hushåll och den 20 oktober med 40, vilket är ungefär lika många som föregående år. Deltagarna bjöds på traditionsenlig traktering med ärtsoppa, punsch, korv och bröd. Poolen Arbetsgruppen har skött kontinuerligt underhåll av pool och poolområde. Trallen runt poolen byttes ut inför poolöppningen. Asfaltering Under hösten anlitades Sunaru för att asfaltera ett par fördjupningar på samfällighetens parkering. Detta i enlighet med ett tidigare stämmobeslut då det beslöts att i stället för att asfaltera alla kvarterets ytor, lappa och laga allt eftersom där behoven är som störst. Kvartersgården Kvartersgården har varit uthyrd 23 gånger under dag- och kvällstid. Efterlevnaden av gällande regler har fungerat väl. Dock hade vi en incident i mitten av oktober då bastudelen lortades ned ordentligt under hösten och fick stängas tillfälligt för rengöring. Efter detta hålls det låst och nyckeln finns i en box med kodlås vid dörren in till bastun. Koden får man genom att maila till bastu@erikslund2.se. Bokning av bastun sker som tidigare på en lista på Kvartersgårdens anslagstavla. Garagelängorna Arbetet med att byta ut panel mellan garageportarna har fortsatt men är inte färdigställt. Trasiga portar och lås har reparerats och/eller bytts ut, ett arbete som utförs efter behov. El-avtal Styrelsen har även detta år bevakat elmarknaden för att om möjligt finna ett förmånligare alternativ till det avtal vi idag har. Då det avtal vi haft med Elverket i Vallentuna har visat sig vara det förmånligaste för oss har inget byte av elleverantör skett. Arbetsgruppen Denna har letts av Mikael Eriksson vilken efterträddes av Ann Moberg i oktober Förutom det sedvanliga arbetet med poolen och planerandet av arbetsdagarna har arbetsgruppen och styrelsemedlemmar ombesörjt diverse arbetsuppgifter i kvarteret. Flertalet punkter på aktivitetslistan har åtgärdats under Arbetsgruppen har även i år ordnat med julgran på taket av el-centralen. Snöröjning Nytt avtal har under hösten träffats med Sunaru. Det har hittills varit en mild vinter och snöröjningen har fungerat bra. Lekplatserna En lekplatsgrupp har renoverat två av kvarterets lekplatser, vid bruna och röda området.

3 Kvarterets växtlighet Klippning av slänten vid gula området har lejts ut då lutningen försvårar skötseln och medför risk för skada om de boende skall sköta detta. Ett par tallar vid cykelbanan, Tv 292, har tagits ner då de svajade oroväckande vid blåst. Oxlarna vid lekplatserna har beskurits. Grannsamverkan Alireza har fortsatt kontakten med polisen för informationsutbyte under formen grannsamverkan. Information har gått ut till de boende via ett styrelsemötesprotokoll att de som vill ha polisens nyhetsbrev kan lämna mailadress till Magnus och på så sätt komma med på utskickslistan. En bil stacks i brand på vår parkering 12 oktober vid 23-tiden. Brandkår, ambulans och polis ryckte ut, ingen person kom till skada. Telefonlista Denna ska uppdateras kontinuerligt, tanken är att den ska delas ut till alla hushåll en gång/år men då det är svårt att få in uppgifter om nyinflyttade har så inte skett detta år. Kabel-TV Transit levererar kabel-tv till samfälligheten enligt gällande avtal. Detta löper ut i oktober 2014 och uppsägningstiden är 6 månader. En grupp har tillsatts för att undersöka alternativa kabel-tvleverantörer och arbetet med detta har påbörjats. Informationsmöte för nyinflyttade Inget sådant möte har anordnats under Kvartersfest Kvarterets 40-årsjubileum sköts på framtiden då det inte stod att hitta någon villig att organisera det hela. Underhållsplanen Den långsiktiga underhållsplanen som samfälligheten följer omfattar samtliga kända underhållsobjekt, den förväntade livslängden för objekten samt den förväntade kostnaden för att underhålla dessa objekt. Resultatdisposition Efterföljande sidor avseende resultat- och balansräkning är en integrerad del av denna verksamhetsberättelse. Styrelsen föreslår att årets resultat i sin helhet överförs till kommande år. Erikslund den 2014 Fransisco Munoz Ordförande Alireza Khorasani Vice ordförande Magnus Kling Kassör Elisabet Loveflo Sekreterare Ann Moberg Arbetsgruppens representant

4

5 Balansräkning Samfälligheten Erikslund 2, /12/ /12/ /12/31 Tillgångar Kassa ,235 SEB 456, , ,044 Fordran avgifter 25,720 35, ,160 Förutbetalda fakturor 45,124 47,143 43,627 Summa tillgångar 528, , ,066 Skulder och eget kapital Upplupna kostnader 24,790 68,254 15,000 Underhålls- och rep.fond Ingående balans 591, , ,379 Vinstdisposition enl stämmobeslut -95,126 50,787-9,810 Årets investeringar som belastar fonden (se not) -131,786-43, ,943 Årets avsättning 88,000 88,000 89,000 Utgående balans underhållsfond 452, , ,626 Summa skulder 477, , ,626 Eget Kapital Balanserat resultat Periodens resultat 50,787-9, ,440 Summa skulder och eget kapital 528, , ,066 Not 1 Investeringar tagna ur Utfall Utfall Utfall underhållsfonden 2011/12/ /12/ /12/31 Garage, yttre 32, ,000 Garage, inre Belysning Lås+skyltar 2, ,533 Kvartersgård, yttre Kvartersgård, inre 41,445 13,107 0 Parkytor 12,221 19,611 43,794 Pool 34,400 11,119 43,983 Lekplatser - målning, stockar, redskap 4, ,633 KabelTV-nätet Dator styrelsen 4, Summa investeringar 131,786 43, ,943

6 Resultaträkning Samfälligheten Erikslund 2, per Budget 2013 Utfall Utfall Intäkter 3010 Avgifter 616, , , Försening Uthyrning 3,000 2,900 1,250 Summa intäkter 619, , ,250 Driftskostnader 5010 Kabel-TV 136, , , El - Garage 50,000 34,312 41, El - kvartersgård 35,000 28,545 33, Vatten 4,000 2, Snöröjning 100,000 62,425 99, Sophämtning 1,500 2,655 1, Kemikalier pool 10,000 7,936 8, Städdagar 12,000 15,829 11, Styrelsens omkostnader 1,500 1, Avgiftsbefrielse 54,000 55,520 53, Förbrukning 1,500 1,685 1, Valborg 2,500 2,000 2, Trycksaker 3,000 1,638 4, Hemsidan Köpta tjänster 12,000 11,464 12, Övriga 1,000 2, Försäkringar 10,800 10,882 10, , , ,731 Löpande underhåll 6010 Kvartersgård 3,756 23, Garage 13, , Parkering 4,000 4, Gångvägar Parkytor 1,000 3, Lekplatser 2,500 21, Poolen - poolen 6,000 9, Poolen - snickerier Belysning 1,000 1, Gräsklippare 8,000 7,365 7,920 35,500 25,630 70, Ränteintäkter 0 5,834 5, Bankavgifter 3,500 3,069 3, Avsättning underhållsfond -89,000-89,000-88,000 Resultat 56, ,440-9,809 Investeringar tagna ur underhållsfonden Budget 2013 Utfall Utfall Garage inre Garage yttre 5,000 5, Parkytor 150,000 43,794 19, Lås+Skyltar 4,000 3, Belysning 20, Lekplatser 150, , Kv.gård inre 13, Pool 25,000 24,407 11, Pool, snickerier 25,000 19, Kv.gård yttre 15,000 0 Summa investeringar 394, ,943 43,837

7 Budget för Samfälligheten Erikslund 2 Budget 2014 Budget 2013 Budget 2012 Intäkter Samfällighetsavgifter 616, , ,000 Övriga inkomster, kvartersgård 3,000 3,000 3,000 Summa intäkter 619, , ,000 Driftskostnader Styrelse och arbetsgrupper, avg.befr. 60,200 54,000 47,120 Kostnader i samband med stämma Städ- och arbetsdagar 15,000 12,000 12,000 Försäkringar 11,000 10,800 10,500 Kabel-TV 136, , ,000 Snöröjning, sandupptagning 80, , ,000 Sophämtning 3,000 1,500 1,500 Förbrukningsmateriel 1,500 1,500 1,500 Vatten 4,000 4,000 6,500 El kvartersgård 35,000 35,000 35,000 El garage 40,000 50,000 60,000 Pool-kemikalier 10,000 10,000 10,000 Valborg 2,000 2,500 2,500 Styrelsens omkostnader 1,500 1,000 1,500 Köpta tjänster 12,000 12,000 16,500 Trycksaker och kopiering 2,000 3,000 2,500 Hemsidan 1,000 Övriga kostnader 1,000 1,000 2,000 Summa driftskostnader 415, , ,620 Löpande underhåll Parkering 4,000 4,000 4,000 Garage (väggar, målning, panel) 15,000 13,000 5,000 Parkytor (gräsmattor mm) 2,000 1,000 1,000 Lekplatser och gångar 0 2,500 3,000 Belysning 2,000 1,000 1,500 Kvartersgård (och pool) 10,000 6,000 3,000 Pool 6,000 Maskinutrustning 8,000 8,000 8,000 Övrigt Summa löpande underhåll 47,000 35,500 25,500 Ränteintäkter Kostnader bank/postgiro 3,500 3,500 3,500 Planenlig avsättning till underhållsfonden -89,000-89,000-88,000 Resultat 64,300 56, Investeringar tagna ur underhållsfonden Budget 2014 Budget 2013 Budget 2012 Garage, yttre 5,000 20,000 Garage, inre 0 0 Belysning 110,000 20,000 0 Lås+skyltar 40,000 4,000 2,500 Kvartersgård, yttre 15,000 3,000 Kvartersgård, inre 0 30,000 Parkytor 150, ,000 Pool 25,000 50,000 0 Lekplatser - målning, stockar, redskap 150, ,000 5,000 Kabel TV-nätet 0 0 Dator styrelsen 0 0 Asfalt 50,000 Summa investeringar 375, , ,500

8 Genomsnitt per år 375, , ,667 62,000 Totalt: , , , ,000 Asfalt 50,000 50, , ,000 Belysning 110,000 Boendekarta 20,000 Garage, målning 150,000 Garage, panel 60,000 Garageportar Kabel+Fiber Kvartersgård, inre 70,000 Kvartersgård, panel 50,000 Lekplatser 150,000 Parkering, skyltar 20,000 Poolen, duk 100,000 Poolen, trall 25,000 Poolen, värmepump 40,000