Verksamhetsplan för informationsstaben vid Skolan för industriell teknik och management, ITM 2010/2011.

Transkript

1 12 okt 2010 Verksamhetsplan för informationsstaben vid Skolan för industriell teknik och management, ITM 2010/2011. Förkortningar använda i texten: Verksamhetsåret = verksamhetsplanens giltighetstid. Infostaben = Informationsstaben DO Deans Office TMT- Institutionen för tillämpad maskinteknik KIR Avd för kommunikation och internationelle relationer 1. Bakgrund 2. Organisation i dagsläget Funktionsansvarig information, 100 %: Funktionsansvarig dokumenthantering, 100%: Ansvarig för informationshanteringen vid KTH Södertälje: (DO 75%, TMT 25%) Henrik Sahlström Anne Somp Palmberg Maarit Ströberg 3. Uppdrag Stabens uppdrag: Servicefunktion gentemot skolans anställda. Ett stöd vid arkivering, registraturärenden, webbfrågor, trycksaksframställning. Tillsynsfunktion att skolan följer KTHs och statens regler och riktlinjer för verksamheter inom området. Informationsfunktion att informera externt om skolans verksamhet. Att utarbeta rekryteringsinformation för studentrekrytering. Att informera internt via bl a ITM Intranät. 1 (8)

2 4. Verksamheten samt mål för denna 4.1. Övergripande mål Vi som informationsstab behöver synliggöra oss mer i skolans verksamhet visa att vi finns och vad vi kan bidra med! Vi behöver även mer styrning från ledningen, för att kunna känna att vi utför det ledningen vill att vi ska göra. Vi behöver stärka informationsflödet till och från staben. Vi behöver också få till fler verksamhetsrelaterade möten med avd KIR. Mål Övergripande mål Regelbundna möten med närmaste chef (Christina). Delta i skolaktiviteter (studentprojektredovisningar, forskningspresentationer odyl) Klargöra ansvarsområden gentemot andra enheter/institutioner på skolan, höst 2010/vår Informera verksamheten om staben, dess roll, höst 2010/vår Inhämtning av information/spridning av information skapa informationsvägar Dokumenthantering KTHs regler och riktlinjer Skolans dokumenthantering ska följa KTH:s regler och riktlinjer. Under föregående verksamhetsår tog infostaben fram en dokumenthanteringsplan för skolan. Denna plan används nu ute i verksamheten. Den är ett sk levande dokument som ständigt uppdateras. 2 (8)

3 Organisation och ansvar i dagsläget Organisation och ansvar i dagsläget - Dokumenthantering Ansvarig Informationsstaben Mål för verksamheten Mål - dokumenthantering Säkerställa att lagstiftningens krav samt KTH:s interna föreskrifter och anvisningar på området följs. Introducera nyanställda tjänstemän i systemet W3D3, löpande under året. Bevaka utbildningsbehovet för skolans personal, löpande under året Skolan skall ha ett arkiv där alla beslut och dossiéer förvaras. Uppdatera skolans arkivförteckning våren Webb Skolan ansvarar, är delaktig i fyra olika webbplatser Skolwebb - Skolwebben omfattar skolans centrala webbplats samt underliggande institutioner och centra, skapade inom skolans webbplats, i publiceringssystemet Polopoly. Skolans webbplats har funnits i ett antal år. Under föregående verksamhetsår gjordes en genomgång av webbplatsen och sidor som inte var översatta till engelska översattes. Under verksamhetsåret ska den sista institutionen som inte är inne i systemet föras över, forskningssidorna ses över och uppdateras. Även skolans regler och riktlinjer för webben kommer att ses över. Organisation och ansvar i dagsläget - skolwebb Målgrupp: Extern Ansvarig: Informationsstaben Delansvariga för institutionswebbar: Webbansvarig på institutionerna. Delansvariga för centrawebbar: Webbansvarig på centra 3 (8)

4 Mål skolwebb En väl uppdaterad levande webbplats för skolan och institutionerna, med tydlig information för såväl svensk- som engelskspråkig målgrupp. Migrering av Materialvetenskaps webbplats till Polopoly. Hösten våren Stärka centrala forskningssidor Uppdatering/omarbetning våren 2011 Regler och riktlinjer för skolwebb Omarbetning/uppdatering hösten 2010 Underhåll/uppdatering, löpande under året. Nyhetsrapportering ITM Intranät - intra.itm.kth.se Skolan har ett eget intranät, integrerat med KTH:s centrala interna information. ITM Intranät har funnits i drift i drygt ett år. Under verksamhetsåret ska en översyn av intranätet göras, översättning till engelska ska slutföras. Organisation och ansvar i dagsläget ITM Intranät Målgrupp: KTH ITM-anställda Ansvarig: Informationsstaben Mål ITM Intranät Ett väl strukturerat Intranät som upplevs som en bra informationskanal för skolans anställda. Genomgång av ITM Intranät, hösten Engelsk version slutföras, hösten 2010 Underhåll/uppdatering, löpande under året. 4 (8)

5 Studentwebb - Webbplatsen för KTHs studenter. Här har Infostaben en ganska liten roll. Vi är endast delaktiga vid utveckling. Drift, i form av nyheter, studentinfo odyl, sköts av utbildningskansliet. Organisation och ansvar i dagsläget - Studentwebb Målgrupp: Skolans studenter. Ansvarig: KTH KIR (Central information och utveckling) Utbildningskansliet, KTH Södertälje drift (lokal information) Infostaben lokal utveckling Mål Studentwebb En informativ webbplats där våra studenter får all den webbaserade information de behöver. Underhåll/uppdatering, löpande under året Utbildningswebb - KTHs rekryteringswebb. Här har Infostaben endast rollen som producent av texter för skolans utbildningsprogram. KIR styr själva hela webbplatsens utformning och drift. Organisation och ansvar i dagsläget - Utbildningswebb Målgrupp: Presumtiva studenter. Ansvarig: KTH Informationsavdelning Infostaben (skolans texter) Mål Utbildningswebb Attraktiva, bra skrivna webbsidor för skolans program, med hög rankning vid sökning via sökmotorer, typ Google. Förbättra utbildningsprogrammens välkomsttexter (de som inte är gjorda) Infostaben Texter för masterprogrammen, uppdatering - Infostab och programansvariga, hösten (8)

6 4.4. Grafisk form KTH har en grafisk form som ska följas. Många gånger ser man exempel där man ute i verksamheten använder KTHs grafiska profil på ett felaktigt sätt. Mål Grafisk form Tillse att skolan följer KTHs grafiska profil. Information till institutionerna om KTHs grafiska profil under inst besök, höst 2010/våren Stöd till institutionerna/enheter vid trycksaksframställning, löpande. Samarbete med upphandlingsansvarig, löpande. Informationsstaben får vetskap om all trycksaksframställning som sker på skolan (undantaget tryck av avhandlingar, examensarbete, kompendier) Rekrytering av studenter Civilingenjörs- och högskoleingenjörsprogram KTH KIR ansvarar och tar fram riktlinjer för hur rekryteringsarbetet skall ske. KIR tar fram trycksaker: KTH katalogen. Utbildningsbeskrivningar. Informationsstaben/Utbildningskansliet bidrar med texter till dessa trycksaker. KIR ansvarar även för KTHs Utbildningswebb/Study at KTH samt Välkomstbroschyr, där Utbildningskansliet bidrar med textmaterial. Utbildningskansliet och KTH Södertälje deltar i centrala rekryteringsaktiviteter, som Öppet hus, Sista minuten, SACO-mässan. KTH Södertälje är med på olika lokala mässor, exempelvis gymnasieskolor, av Södertälje kommun arrangerade mässor Mastersprogram KTHs centrala rekrytering sker via KTHs Utbildningswebb/Study at KTH. På dessa webbplatser finns KTHs mastersprogram presenterade. KTH KIR är ansvarig. Mall för tryckt information om masterprogram tillhandahålles av KTH KIR Vidareutbildningskurser KTHs centrala rekrytering sker via utbildningswebben. 6 (8)

7 Organisation och ansvar Organisation och ansvar i dagsläget - rekrytering Tryckt kommunikation: Infostaben/Utbildningskansliet/ KTH Södertälje Muntlig kommunikation: Utbildningskansli ITM och KTH Södertälje (Dvs mässor, öppet hus o dyl.) Mål Rekrytering Rekrytering av studenter skall följa KTHs regler och riktlinjer. Klargöra roller och ansvar. Gemensamt med Utbildningskansliet och KTH Södertälje, hösten Information till institutioner/enheter, löpande Forskning information om/marknadsföring Informationshanteringen om skolans forskning sker decentraliserat, på institutionerna. Mål forskningsinformation Sprida information om skolans forskning Hur? 4.7. Processer Inom DO sker ett arbete med att ta fram processbeskrivingar för olika arbetsuppgifter. Infostaben hjälper här till att få ner processerna i flödesscheman/beskrivningar. På detta sätt får samtliga processer inom DO ett enhetlig utseende. Mål Processer DO:s processer är alla beskrivna i samma form Infostaben hjälper berörda med detta Informationsmaterial Skolledningen har länge haft ett önskemål om presentationsmaterial i olika former. Mål - Processer Informationsmaterial för skolan Folder om skolan, hösten 2010 Folder om inst våren OH-bilder om skolan 7 (8)

8 4.9. Årsrapport 2010 Skolan tog fram en årsrapport första gången för Även för 2010 kommer en årsrapport att tas fram. Mål Processer Årsrapport 2010 tryckt slutet feb 2011 Framtagning av årsrapport med start nov Internkommunikationsprojekt Infostaben har fått i uppdrag av skolans administrativa chef att se över skolans internkommunikation hur ska denna fås att fungera bättre? Mål Processer Förbättra skolans internkommunikation Start okt 2010 Infoblad, återkommande, hösten 2010 framåt Processbeskrivning rekrytering av studenter Infostaben har fått i uppdrag att ta fram processbeskrivningar för rekrytering av studenter. Mål Processer Processbeskrivning för rekrytering av studenter. Startade maj 2010 Intervjuer med berörda. 8 (8)