Antagen av kommunfullmäktige Webbpolicy för

Transkript

1 Antagen av kommunfullmäktige Webbpolicy för

2 Innehåll Kommunens webbplatser Syfte och mål Strategi Profilering Domäner Målgrupper Ansvar och organisation Lagar och regler Tillgänglighet Kvalitetskrav och riktlinjer... 7 Text, länkar och bilder

3 Kommunens webbplatser Observera att i denna policy definieras begreppet webbplatser som elektroniska informationsplatser. Ytterligare webbplatser utöver de som står med här får inte skapas på eget bevåg. Uppstår något övrigt behov ska informationsfunktionen kontaktas. grums.se Kommunens externa webbplats (publiceras i SiteVision). Iweb Kommunens interna webbplats (publiceras i SiteVision). Övrig Skolportalen, som används inom skola och barnomsorg som ett pedagogiskt arbetsverktyg. Denna webbplats används inte som officiell informations- eller marknadsföringskanal på det sätt som ovan nämnda webbplatser, men ska ändå följa det som står i denna webbpolicy. Syfte och mål Syftet med Grums kommuns externa webbplats är att tillhandahålla information och nyheter, att marknadsföra kommunen och främja dialog med respektive webbplats målgrupper. Den interna webbplatsen ska vara en informationskälla och ett arbetsredskap som underlättar samverkan. Målet för kommunens externa webbplats är att ha minst 80 procent på samtliga svarsområden i SKL:s årliga granskning Information till alla? år. Uppföljning sker årligen i samband med att rapporten publiceras. Strategi Kommunens webbplatser är strategiska informationskanaler där vi ger en samlad bild av kommunens verksamheter. I alla sammanhang där Grums kommun presenterar sig ska webbplatsen grums.se om möjligt lyftas fram. I officiella dokument, annonser, på visitkort och brevpapper och i olika former av presentationer ska webbplatsens adress synas. Syftet är att marknadsföra webbplatsen som en av kommunens främsta informationskanaler. Alla medarbetare i Grums kommun ska känna till vår gemensamma interna webbplats Iweb. Den ska vara inlagd som startsida ( i webbläsaren på samtliga tjänstedatorer. Medarbetare som har tillgång till dator i sitt arbete ska regelbundet ta del av informationen som publiceras på Iweb. För den som vill finns möjlighet att logga in på Iweb utanför arbetsplatsen. Adressen är då och inloggningsuppgifter för varje månad tillhandahålls via personalfunktionen respektive sekretariatet. 3

4 Profilering En gemensam grafisk profil ska gälla för alla sidor på kommunens webbplatser. Med en tydlig och gemensam avsändare ökar trovärdigheten, användarvänligheten och kommunens varumärke stärks. Enheter och verksamheter i kommunens organisation ska enbart profilera sig på kommunens officiella webbplatser. Om någon enhet/verksamhet har något behov utöver det som erbjuds inom dessa så ska informationsfunktionen kontaktas för att se om det går att lösa. Domäner Alla domäner i kommunens ägo ska finnas samlade hos en enda leverantör. Inköp och hantering av domäner och subdomäner sköts enbart av informationsfunktionen. Målgrupper Målgrupper för grums.se är i huvudsak: Invånare i Grums kommun Turister och besökande Potentiella inflyttare och etablerare Företag och företagare i kommunen Organisationer och föreningar i kommunen Massmedia Målgrupper för Iweb är anställda och förtroendevalda i kommunkoncernen. Ansvar och organisation Kommunstyrelsen har det yttersta ansvaret för kommunens webbplatser. Kommunchefen är ansvarig utgivare för kommunens webbplatser och informationsansvarig är webbansvarig. Webbansvarig Alla tekniska beslut som har konsekvenser för webbens funktion eller utseende ska ske i samråd med webbansvarig. Webbansvarig har ett övergripande ansvar när det gäller: att denna webbpolicy görs känd och följs, innehåll, struktur och grafisk profil på kommunens webbplatser, att stödja webbredaktörer och uppdateringsansvariga i frågor som rör webbpubliceringen, intern support för publiceringsverktyget och kontakt gentemot extern support. 4

5 Webbansvarig har befogenhet att: ta konsulthjälp för publiceringsverktyget SiteVision, initiera, planera och genomföra utveckling av webbplatsernas funktionalitet, ta initiativ till ändringar och korrigeringar på sidor som inte uppfyller kraven på grafisk profil eller språklig/informationsmässig korrekthet. Teknisk administratör Teknisk administratör ansvarar för driften av webbserver där grums.se och Iweb finns installerade. Denne ansvarar också för säkerheten kring dessa. Teknisk administratör samverkar med webbansvarig i kontakt med support och utvecklare som behöver åtkomst till webbplatserna. Informationsägare Den som i egenskap av handläggare eller verksamhetsansvarig ansvarar för en eller flera sidors innehåll är informationsägare. Denne sammanställer textunderlag eller lämnar uppgifter för publicering på webben. Informationsägaren har ansvar för att den information denne ansvarar över är korrekt och hålls uppdaterad. Webbredaktörer Webbredaktörer inom olika delar av organisationen ansvarar för tilldelade sidors innehåll när det gäller: att textinnehållet är språkligt korrekt och webbanpassat (mellanrubriker, viktigast överst osv.), att bilder och länkar används på rätt sätt, att innehållet följer denna policy samt gällande lagar och regler. Webbredaktörer har ansvar för samt befogenhet att: påminna informationsägare om att innehåll behöver uppdateras, begära in textunderlag från sina respektive informationsägare, webbanpassa informationsägarnas texter. Uppdateringsansvariga De som har ett ansvar att löpande uppdatera uppgifter på webbplatsen som direkt berör deras arbete är uppdateringsansvariga. 5

6 Lagar och regler Eftersom kommunen är en offentlig verksamhet har allmänheten rätt att ta del av den information som vi producerar, inklusive informationen på samtliga webbplatser. Undantaget är sekretessbelagda handlingar och arbetsmaterial. All publicerad information ska följa god publicistisk sed och gällande lagstiftning. Sekretessbelagda uppgifter får självklart inte publiceras på någon av kommunens webbplatser. Upphovsrättsskyddat material får inte publiceras om det inte lämnats tillstånd till publicering. Personuppgiftslagen ska följas. Personuppgifter får publiceras i löpande text under förutsättning att de inte kan anses kränkande. Framförallt bilder på barn ska användas med stor försiktighet. Det finns en medgivandeblankett för vårdnadshavares underskrift att använda för barn under 15 år. Att publicera en bild på ett barn med skyddade personuppgifter anses alltid kränkande och därmed otillåtet. Anställdas personuppgifter i arbetet (namn, befattning, kontaktuppgifter på arbetet) får publiceras utan tillstånd. För att få publicera bilder på anställda på Internet krävs i normalfallet samtycke. Det krävs normalt inte samtycke för att publicera bilder på anställda då verksamhetens behov väger tungt, till exempel gällande anställda som har kundorienterade arbetsuppgifter. Kontakta informationsfunktionen om du har frågor. Tillgänglighet Grums kommun ska sträva efter att följa Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) och e-delegationens webbriktlinjer för offentlig sektor. Detta för att göra webbplatsen och dess innehåll och tjänster tillgängliga för en bred mottagargrupp. På kommunens webbplatser ska lämpliga ALT-texter användas på bilder. En beskrivande ALT-text visas när användaren placerar pekaren på bilden och kan läsas upp av läshjälpmedel. Länkar däremot ska som regel vara så tydligt utformade att en ALT-text inte behövs. Texten som länkas ska i regel säga något om vilken webbplats eller vilken information det är man länkar till. På kommunens externa webbplats ska det finnas möjlighet till uppläsning av textinnehållet. Det ska vara möjligt att översätta en sidas innehåll till andra språk. Integrerade verktyg för detta finns idag på grums.se. Grundläggande information ska också finnas på lättläst svenska på webbplatsen. Kommunens externa webbplats ska vara responsiv så att den fungerar på olika skärmar och i mobila enheter. 6

7 Kvalitetskrav och riktlinjer Det är strategiskt viktigt att kommunens webbplatser genomgående håller hög kvalitet. Webben är en informationskanal där användarna är särskilt otåliga och målmedvetna. Den måste därför ha en användarvänlig utformning och funktionalitet. Vid utveckling av webbplatserna ska största möjliga hänsyn tas till användarnas behov. De riktlinjer för information som anges i kommunens informations- och kommunikationspolicy gäller även vid webbpublicering. Därtill ska alla kommunens webbplatser följa nedanstående riktlinjer: Aktualitet All information ska vara aktuell. Besökaren ska kunna se på varje sida när den senast uppdaterades. Varje sida ska minst en gång varje halvår ses över. Den ska lika ofta ompubliceras för att förnya datumet, även om ingen uppdatering krävts. Sidor som inte uppfyller detta trots tillsägelse kan avpubliceras av webbansvarig. Det enda undantaget är information som är uttalat arkiverad. För att undvika att inaktuella nyheter om återkommande evenemang eller liknande hittas via sökfunktionen bör de löpande gallras bort från nyhetsarkivet. Trovärdighet Kommunens webbplatser tillhör våra viktigaste informationskanaler. De ska ha uppfattas som seriösa, objektiva och tillförlitliga. Annonser av kommersiell karaktär, betalda eller sponsrade via motprestation, ska inte förekomma på kommunens webbplatser. Undantag kan göras i frågor av samhällsintresse där kommunen samverkar med andra organisationer eller företag. I förekommande fall ska informationsfunktionen kontaktas för att avgöra vad som kan publiceras. I omstridda fall står kommunchefen för det yttersta avgörandet. Bloggar som är knutna till Grums kommun (efter överenskommelse med informationsfunktionen) ska ha en väl synlig friskrivning/disclaimer: Titel/Namn bloggar. Åsikterna i bloggen är personliga och speglar nödvändigtvis inte Grums kommuns åsikter. Kommunens information, nyheter och liknande finns på grums.se. En blogg är av naturen subjektiv och speglar skribentens/skribenternas egna tankar och åsikter. Den karakteriseras av löpande uppdateringar och en personlig ton. Ingen form av kränkande innehåll får förekomma på kommunens bloggar och inte heller länkar till andra webbplatser med olagligt eller kränkande innehåll. Ren intern information ska inte publiceras i en blogg. Det är också viktigt att ge tillräcklig bakgrundsinformation kring det som skrivs, för att undvika missförstånd. Verksamheter som är intresserade av att blogga kopplat till kommunen ska vända sig till informationsfunktionen. 7

8 Innehåll På alla webbsidor ska det finnas information om när sidan senast uppdaterades samt av vem. Ingen form av kränkande information får förekomma på sidorna och inte heller länkar till andra webbplatser med olagligt eller kränkande innehåll. Intern information ska inte förekomma på grums.se. Sådan information ska publiceras på den interna webben. Extern information som berör medarbetarna eller är av internt intresse ska om möjligt publiceras på den interna webben innan den publiceras på grums.se. Följande ska finnas tillgängligt via/publiceras på grums.se: kommunens samtliga blanketter och e-tjänster som riktar sig till invånare och externa aktörer, kallelser till politiska sammanträden, föredragningslistor och handlingar inför politiska sammanträden, beslutsprotokoll från politiska sammanträden, ev. bilagor till protokoll, rapporter och liknande, verksamheternas kvalitetsredovisningar, likabehandlingsplaner och liknande, ekonomisk information som budget och årsredovisning. Text, länkar och bilder Text Text ska vara anpassad för webbens särskilda krav. Det är svårare att läsa på skärm än på papper. Besökaren har oftast ett specifikt mål med sitt besök, t. ex att hen söker viss information. En överskådlig sida hjälper besökaren att snabbt bestämma sig för att läsa eller klicka vidare. Sidrubriken ska vara tydlig och måste ha nyckelordet tidigt. Besökaren läser ofta ett eller högst två ord i början av en rubrik, och fortsätter sedan söka av nedåt. Ingresser (inledande texter) ska användas i så stor utsträckning som möjligt för att sätta in användaren i sidans sammanhang. Skriv det viktigaste först och sammanfatta eller ge en bild av vad resterande text handlar om. Det finns undersökningar som visar att uppemot 95 procent av användarna läser ingresser om de är fetmarkerade. Styckeindelade texter upplevs som luftiga, är snälla mot ögonen och ökar läsbarheten. Ett stycke ska aldrig innehålla information om mer än en omständighet. Separera gärna stycken med dubbla radbrytningar. Underrubriker (mellanrubriker) underlättar för besökaren att söka av och "skumläsa" en sida. Viktiga ord (s.k. nyckelord/ledord) kan fetmarkeras för att underlätta användarens visuella avsökning. Vi ska sträva efter att följa Svenska språknämndens skrivregler och undvika navelskåderi och högtidligt eller byråkratiskt språk. Information ska beskriva för användaren på ett enkelt och konkret sätt vad denne ska göra, vad som gäller osv. Vi undviker också facktermer och förkortningar som vi inte med stor säkerhet kan anta att läsaren känner till. 8

9 Texten ska ha ett personligt du-tilltal med inledande gemen och vara anpassad till målgruppen. Tilltal som Du, Ni och Er kan uppfattas som formellt och tillgjort. Det ska tydligt framgå vem texten är riktad till. Den man riktar sig till ska känna att texten vänder sig direkt till hen. För att framhäva/markera text på webben används uteslutande fet stil. Vi framhäver/markerar inte ord i text på webben med följande: Avvikande färg: tolkas som länk av de flesta och kan även missas av färgblinda. Kursiv stil: är svårläst på skärm. Enbart versaler: är svårläst (ordbild med jämna kanter) och uppfattas ofta av läsaren som att man skriker. Understrykning: uppfattas som länk. Länkar Den som skapar en länk är skyldig att se till att den hålls aktuell och att den fungerar. På Iweb får det finnas länkar till sidor på grums.se. På grums.se får det inte finnas länkar till sidor på Iweb. Länkar till dokument Dokument som publiceras ska vara i ett format som kan öppnas med gratis programvara. PDF som läses med Adobe Acrobat Reader är ett exempel. Om filen är större än vad som är brukligt att publicera bör dess storlek anges. Vid länkning till dokument och filer ska de alltid öppnas i nytt fönster. Länkar till externa webbplatser Webbplatsen kan innehålla länkar till externa webbplatser utanför domänen grums.se. Dessa länkar är en service till användaren. Det bör framgå att externa länkar inte tillhör kommunen. Extern länk ska alltid öppnas i nytt fönster. Länkar till andra offentliga webbplatser (t. ex myndigheter) får mycket gärna användas där så är lämpligt, för att undvika att informera om sådant som andra redan informerar om. Länkar till i kommunen etablerad närings- och föreningsverksamhet kan förekomma på kommunens webbplatser. Bilder Bilder på webben ska i regel bidra till att underlätta förståelsen eller förtydliga budskapet. Det ska finnas en tanke bakom bildvalet utöver att det är trevligt som dekoration. Fotografens namn ska alltid anges om annat inte avtalats. Så kallad ClipArt och liknande får inte publiceras på kommunens webbplatser eftersom det ger ett oprofessionellt intryck. Upplösningen på bilder ska vara dpi (pixlar per tum). De bör i regel inte vara bredare än 480 pixlar eller motsvarande i mallens mittspalt på grums.se. En mindre länkad bild (klickbar) rekommenderas när man vill visa större bilder. Det ska då anges att bilden visas större när användaren klickar på den. Länk till större bild ska alltid öppnas i nytt fönster. 9