Webbstrategi. Strategi. Fastställt av. Kommunikationsdirektör. Datum för fastställande Giltighetstid. Tillsvidare.

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Webbstrategi. Strategi. Fastställt av. Kommunikationsdirektör. Datum för fastställande 2010-12-06. Giltighetstid. Tillsvidare."

Emilia Nyström
för 8 år sedan
Visningar:

1 Webbstrategi Strategi Fastställt av Kommunikationsdirektör Datum för fastställande Giltighetstid Tillsvidare Ansvarig funktion Kommunikationsdirektör Målgrupp Alla förvaltningar i Sundsvalls kommun

2010-12-06 Giltighetstid Tillsvidare Ansvarig

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning Syfte Övergripande mål Strategi Gör det lätt att dela och sprida vårt innehåll Ta reda på vad man skriver om oss Delta i konversationen Skapa egna sociala mediekanaler Riktlinjer för medarbetare (5)

.. 3 4.3 Delta i konversationen... 3 4.4 Skapa egna sociala mediekanaler.

3 1 Sammanfattning Definiera vad du vill att din dialog ska uppnå. Med brinnande engagemang och tid kan du lyckas. Har du inte det, är detta fel kanal. Att använda sociala medier är aldrig ett mål i sig. Tänk på att i sociala medier är människor deltagare inte mottagare! 2 Syfte Sundsvalls kommun använder sociala medier för att: skapa förtroende och relationer genom dialog förbättra vår service 3 Övergripande mål Sundsvalls kommun ska vara bäst på kommunikation bland Sveriges kommuner år Strategi Välj nivå på ert användande av sociala medier från fall till fall. Varje nivå inkluderar även den föregående. 4.1 Gör det lätt att dela och sprida vårt innehåll Ha snabbknappar för att dela vårt innehåll med andra. Då kan användaren lätt sprida vårt budskap vidare via sina webbplatser och sociala medienätverk. Bjud in personer via sociala medier, be personer bjuda in via sina sociala medienätverk och länka till vår webb. Följ upp vad som delas mest och få reda på vad som är intressantast. 4.2 Ta reda på vad man skriver om oss Se vad och var man skriver om oss. Sök efter våra verksamheter i bloggar, mikrobloggar, Wikipedia, forum, Facebookgrupper etc. Ta hjälp av bloggsökverktyg, använd RSS o.dyl. Hur människor kommunicerar och upplever våra tjänster kan vara underlag till förbättringar av vår service. 4.3 Delta i konversationen Kommentera, gör inlägg - ge rätt fakta, besvara frågor eller för frågor vidare till berörd verksamhet som är mer lämpad att svara. Berätta om åtgärder, kommentera händelser/tidningsartiklar, länka till relaterade inlägg/bloggar/artiklar. Blir du eller kommunen tilltalad så svara. Sociala medier bygger förtroende genom dialog. 3(5)

2 Syfte Sundsvalls kommun använder sociala medier för att: skapa förtroende och relationer genom dialog förbättra vår service 3 Övergripande mål Sundsvalls kommun ska vara bäst på kommunikation bland

4 4.4 Skapa egna sociala mediekanaler Starta bloggar och flöden med kommentarsfunktioner, facebooksidor, twittra m.m. Lägg ut ljudfiler, instruktionsfilmer, filmer med personliga tal. Alltid med ett genomtänkt syfte och med Sundsvalls kommun som tydlig avsändare. Gör det möjligt för besökaren att rapportera kränkande innehåll. 5 Riktlinjer för medarbetare Ansvar Förvaltningarna ansvarar för sin egen kommunikation i sociala medier. Samordnar gör Koncernstaben. Kommunen betraktar sociala medier som en kanal för dialog bland andra kanaler, såsom telefon eller e-post Uppdrag För att representera Sundsvalls kommun i sociala medier ska den anställde ha fått uppdraget av sin chef. Ersättare ska finnas. Ansvaret innebär att följa strategi, riktlinjer och lagar. Uppdatera minst en gång i veckan. Det krävs engagemang hos den som skriver, och tid, annars kan det få motsatt effekt Förteckning Varje förvaltning ska fylla i en förteckning över sociala mediesidor de skapat. Förteckningen finns på sundsvall.se/socialamedier. Ange länk till sidan, namn på ansvarig, ersättare, deras kontaktuppgifter och förvaltning Avsändare Kommunlogga med drake och texten Sundsvalls kommun ska finnas på kommunens sidor i sociala medier. Även sidans syfte, kontaktuppgifter till sidansvariga och länk till ska finnas Moderering, sekretess och PUL Personuppgifter (PU) i löpande text är i princip tillåtet så länge man inte kränker den som uppgifterna avser. Kommunen ansvarar för alla personuppgifter på kommunens sidor, även de andra skrivit. Undantaget Twitter, där vi bara ansvarar för det vi själva skrivit. På andras sajter ansvarar vi för PU vi själva skrivit. Sidansvarig ska ha rutiner för att snabbt: a. ta bort personuppgifter som är kränkande b. ta bort sekretessbelagda uppgifter och överföra dem till diariet c. ta bort brottsliga meddelanden, spara dem och avsändare inför ev. brottsutredning. d. Diarieföra meddelanden som kräver handläggning enligt punkt Meddela avsändaren om du tar bort dennes inlägg. 4(5)

1 Ansvar Förvaltningarna ansvarar för sin egen kommunikation i sociala medier. Samordnar gör Koncernstaben.

5 5.1.6 Diarieföring a. Meddelanden på kommunens sociala sidor diarieför vi om de innehåller ärenden kommunen måste handlägga, det vill säga; ta ställning till, behandla eller besluta. Skicka en kopia på meddelandet till förvaltningens myndighetsbrevlåda, t.ex. via epost. Gäller ärendet en enskild person tar vi även bort meddelandet. Se också b. b. Meddelanden på sociala sidor som inte är kommunens, diarieför vi om de kräver handläggning OCH är riktade till eller skrivna av person i kommunen som närvarar på sajten i tjänsten. Diarieför även sekretess om riktad till den i tjänsten närvarande. c. Meddelanden av "ringa betydelse och rutinmässig karaktär", t.ex. en enkel fråga som får ett svar, diarieför vi inte Arkivering Arkivregler för sociala sajter är under utveckling. Tills vidare arkiverar varje förvaltning sina sociala sajter en gång i halvåret eller inför stora förändringar genom att ta skärmdumpar, göra till i pdf-a1 och spara i en mapp för ändamålet Inaktuellt innehåll Vi tar bort äldre, inaktuella meddelanden på våra sociala sajter. Vi upplyser om detta på respektive social sajts förstasida. På andras sajter tar vi bort det vi själva skrivit Avslut Sociala sidor som kommunen skapat och som är inaktuella eller utan aktivitet, ansvarar respektive förvaltning för att ta bort Lär dig mer På hittar du fördjupning, tips och länkar. i Gör din PDF genom att ta Skriv ut och välj PDF Creator. På kommunens datorer skapas då alltid en pdf-a. 5(5)

Relevanta dokument

Riktlinjer för användning av sociala medier 2015-09-09

Riktlinjer för användning av sociala medier 2015-09-09 Tyresö kommun / 2015-09-09 2 (6) Innehållsförteckning 1 Riktlinjer för användning av sociala medier...3 2 Tonalitet, bemötande och tilltal...4 3 Hantering