FÖRBUNDSINFO. Policy för användning av Svenska kyrkans gemensamma Internetanslutning och e-postsystem

Transkript

1 Kopiera gärna FÖRBUNDSINFO FÖRBUNDSINFO Nr 6 april 2007 Policy för användning av Svenska kyrkans gemensamma Internetanslutning och e-postsystem Svenska kyrkans IT-ledning har utformat och antagit en tydlig policy för användning av Svenska kyrkans gemensamma Internetanslutning och e-postsystem. Den presenteras i bilaga 2 till detta FörbundsInfo. Med denna policy som grund har ett utkast gjorts till ett lokalt policydokument som alla församlingar, samfälligheter och stift rekommenderas att anta. Detta utkast presenteras i bilaga 1 (bilaga 1 finns även tillgänglig som wordfil på Församlingsförbundets webbplats). I den nu tydliggjorda policyn slås fast att Internetanslutningen och det gemensamma e-postsystemet är arbetsredskap som arbetsgivaren tillhandahåller användaren som, såväl under arbetstid som fritid, representerar Svenska kyrkan och arbetsgivaren. Arbetsgivaren kan därmed ställa upp regler för användningen och vidta åtgärder vid flagrant missbruk. All användning av Internetanslutningen och det gemensamma e-postsystemet ska präglas av god ton och respekt för varje människas integritet. Det innebär att det inte är tillåtet att besöka webbplatser som innehåller pornografi, förskönar våld eller hyllar politisk extremism. Handläggare: IT-chef Hans Eskemyr, Svenska kyrkan, tel e-post: hans.eskemyr@svenskakyrkan.se Utvecklingschef Per Westberg, Församlingsförbundet, tel e-post: per.westberg@svenskakyrkan.se Bilaga 1: Bilaga 2: Utkast till policy för Internet- och e-postanvändning i N.N. församling/samfällighet/stift, beslutas och anpassas lokalt Policy för användning av Svenska kyrkans gemensamma Internet anslutning och e-postsystem i Kyrknätet, beslutad av Svenska kyrkans IT-ledning SVENSKA KYRKANS FÖRSAMLINGSFÖRBUND Box 4312, STOCKHOLM Tel Fax E-post forsamlingsforbundet@svenskakyrkan.se Webbplats Redaktör Lars Lidström

2 Policy för användning av Svenska kyrkans gemensamma Internetanslutning och e-postsystem Policy för användning av Svenska kyrkans gemensamma Internetanslutning och e-postsystem Svenska kyrkans IT-ledning* har utformat och antagit en tydlig policy för användning av Svenska kyrkans gemensamma Internetanslutning och e-postsystem (bilaga 2). Utifrån detta har ett utkast gjorts till ett lokalt policydokument som alla församlingar, samfälligheter och stift rekommenderas att anta (bilaga 1). Församlingen, samfälligheten eller stiftet kan givetvis besluta att policyn ska betecknas riktlinjer, anvisningar eller annat lämpligt ord som överenstämmer med den tradition som finns i den egna organisationen. Den policy som nu tydliggjorts skapar klarhet inom ett område där en viss osäkerhet tidigare har funnits. Det fastslås att Internetanslutningen och det gemensamma e-postsystemet är ett arbetsredskap som tillhandahålls användaren som vid all användning av detta representerar Svenska kyrkan och sin arbetsgivare. Arbetsgivaren kan därmed uppställa regler för användning och vidta åtgärder vid flagrant missbruk. Avstängning av e-postanslutningen kan bli följden vid grava överträdelser liksom disciplinära påföljder. Användningen av Internetanslutningen och det gemensamma e-postsystemet ska präglas av god ton och respekt för varje människas integritet. Det innebär att det är otillåtet att besöka webbplatser som innehåller pornografi, förskönar våld eller hyllar politisk extremism. Det är även förbjudet att besöka spelwebbplatser och att ladda ner programvara såvida inte någon befattningshavare med särskilda IT-kunskaper i den egna organisationen godkänt detta. Otillåten användning ska meddelas användarens chef eller uppdragsgivare. Den policy som antas lokalt gäller inte bara för anställda utan även för uppdragstagare, förtroendevalda, ideella medarbetare och andra som använder församlingens, samfällighetens eller stiftets dator. Alla arbetsgivare i Svenska kyrkan rekommenderas att anta den policy för Internet- och e-postanvändning (bilaga 1) som bygger på den grund som Svenska kyrkans IT-grupp fastställt för Svenska kyrkans gemensamma system, men som naturligtvis kan tillföras lokala anpassningar. Genom att arbetsgivaren antar en policy och gör den känd för medarbetarna kan den betraktas som ordningsregler för arbetsplatsen. Det blir därigenom tydligt hur medarbetaren kan använda de datorer som tillhör Svenska kyrkan eller som ansluts till Svenska kyrkans gemensamma system. Tryggheten ökar för alla parter. Det är viktigt att man säkerställer att nya medarbetare får kännedom om reglerna och det kan vara lämpligt att chefer regelbundet påminner om innehållet genom att ta upp policyn på medarbetarträffar och i liknande sammanhang. * Svenska kyrkans IT-ledning ansvarar för policyfrågor och samordning av IT i Svenska kyrkan på Kyrkostyrelsens och generalsekreterarens uppdrag. FÖRBUNDSINFO NR (13)

3 Policy för användning av Svenska kyrkans gemensamma Internetanslutning och e-postsystem Förteckning över utgivna FÖRBUNDSINFO 2007 Nr 1 Tillämpning av vissa bestämmelser i arbetstidslagen, 17 januari Nr 2 Kollektiv Avtalad Pension (KAP-KL Svenska kyrkan), 17 januari Nr 3 Energideklaration av byggnader ska upprättas, 16 mars Nr 4 Nya säkerhetsföreskrifter om hissar, 16 mars Nr 5 Målkapital ändrade bestämmelser om balanskrav, 16 mars Nr 6 Policy Svenska kyrkans gemensamma Internet och e-postsystem, 20 april FÖRBUNDSINFO NR (13)

4 FÖRBUNDSINFO NR (13)

5 Bilaga 1 Policy för Internet- och e-postanvändning i N.N. församling/samfällighet/stift Beslutad av Utgångspunkt Datorer är ett mycket viktigt redskap i Svenska kyrkans verksamhet. Förutom verksamhetens krav på mycket hög tillgänglighet företräder vi också Svenska kyrkan i all kommunikation, det gäller även vid datoranvändning. Detta innebär att datoranvändning skall följa denna policy Denna policy: ger klara gränser för hur Internet och e-post får användas på datorer som ägs/disponeras av N.N: eller som ansluts till N.N. eller Svenska kyrkans servrar, baseras på Svenska kyrkans grundläggande värderingar, bidrar till att öka tillgängligheten till våra system, bidrar till att minska behovet av systemunderhåll, ökar Svenska kyrkans IT-säkerhet, ökar N.N:s IT-säkerhet. Denna policy utgår från Policy för Internet och e-postanvändning antagen av Svenska kyrkans IT-ledning. Beslut N.N. (kyrkoråd/kyrkonämnd/stiftsstyrelse beslutar om följande policy för Internetoch e-postanvändning av församlingens/samfällighetens/stiftets datorer. Denna policy gäller även i de fall som andra datorer ansluts till församlingens/samfällighetens/stiftets fysiska eller trådlösa nätverk eller servrar. Beslut / Revidering Detta dokument har beslutats /reviderats XXXX-XX-XX. FÖRBUNDSINFO NR (13)

6 Policy för Internet- och e-postanvändning 2(6) Syfte och mål Syftet med denna policy är att anställda och förtroendevalda till Svenska kyrkan skall känna till gränserna för användningen av Internet och e-post. Policyn gäller även uppdragstagare, ideella medarbetare och andra som använder församlingen/samfällighetens/stiftets datorer. Internetanvändning Internet är ett arbetsverktyg och får för privat bruk användas bara i sådan omfattning att det inte inkräktar på arbetsuppgifterna. Sådan privat användning skall också följa denna policy. All användning av Internet registreras i en logg. Loggningen omfattar arbetsdatorns IP-adress samt namnet på den webbplats som besökts. Om det framkommer att surfning sker på webbplatser som enligt policyn inte får besökas meddelas användarens chef / arbetsgivare/uppdragsgivare. Uppgifterna som ligger till grund för kontroll av den anställdes Internetanvändning gallras efter tolv månader. Om en utredning påbörjas kommer uppgifterna att ligga kvar så länge utredningen pågår. Förbjudna zoner Det är inte tillåtet att besöka webbplatser som innehåller pornografi, förskönar våld eller hyllar politisk extremism. Det är inte heller tillåtet att besöka spelwebbplatser. Det är dock tillåtet att besöka ovanstående typer av webbplatser om det är nödvändigt för att fullgöra arbetsuppgifter. Samråd med chef bör då ske. Förbjudna Internetaktiviteter Det är inte tillåtet att ladda ner programvara via nätet om inte någon befattningshavare med särskilda IT-kunskaper godkänt detta. Uppdateringar av programvara via operativsystemets update-funktion är tillåtet liksom uppdatering av virusskydd. Det är inte tillåtet att delta i chattsamtal med okända personer under påhittat namn. E-post Arbetsgivaren utövar ingen kontroll över de anställdas e-postmeddelanden. Arbetsgivaren kan dock i enskilda fall komma att kontrollera e-postmeddelande om det är nödvändigt vid fara för informationssäkerhet, t ex vid virusangrepp, eller för att utreda misstanke om brott. Beslut om kontroll fattas av IT-säkerhetsansvarig. FÖRBUNDSINFO NR (13)

7 Policy för Internet- och e-postanvändning 3(6) Ansvar All e-postanvändning med Svenska kyrkans e-postsystem ska präglas av god ton och respekt för varje människas integritet. E-postkontot är ett arbetsredskap som tillhandahålls av arbetsgivaren. Anställda är skyldiga att regelbundet och ofta helst varje arbetsdag kontrollera innehållet i den egna e-postlådan. E-post skall besvaras med samma skyndsamhet som gäller andra brev och fax. När Svenska kyrkans användare använder e-postkontot representerar han eller hon Svenska kyrkan och sin arbetsgivare. E-postadress i tjänsten Kommunikation med e-post som gäller anställning eller uppdrag i Svenska kyrkan bör ske med e-postadressen under domänen fornamn.efternamn@svenskakyrkan.se. I undantagsfall kan eventuella privata adresser användas men i dessa fall bör tjänstebrevlådans e-postadress anges i brevet. Automatisk signatur Anställda i Svenska kyrkan skall som standard för nytt brev ha en automatisk signatur. Denna skall utformas enligt standarden: Förnamn.Efternamn ev. tjänstetitel N.N Adress, postnumer POSTORT e-post: fornamn.efternamn@svenskakyrkan.se Tel. xx - xxx xx xx Mobil xxx - xxx xx xx Fax xx - xxx xx xx Missbruk Genom avtalet med nationella nivån om nyttjande av Kyrknätet ansvarar N.N för att e-postkontot inte missbrukas. Missbruk kan innebära att kontot spärras. FÖRBUNDSINFO NR (13)

8 Policy för Internet- och e-postanvändning 4(6) Massutskick Massutskick är utskick till t.ex. alla pastorat, alla pastorat i ett stift eller alla i den globala adressboken. Enligt policy för Svenska kyrkans e-postsystem skall massutskick i Svenska kyrkans e-postsystem i första hand göras från samordnande organ till de organ de samordnar. Bifogade filer Bifogade filer bör undvikas om avsändaren inte vet att mottagarna kan öppna dokumenten. Pdf-filer kan dock alltid användas. Alternativ till att bifoga en fil kan vara att: Lägga hela innehållet direkt i meddelandet, Göra enligt punkt 1 och dessutom bifoga fil, Lägga innehållet på en webbsida och länka till den från meddelandet. Frånvaro När e-postlådan inte kan läsas under en längre tid t.ex. under semester eller annan ledighet bör ett automatiskt svarsmeddelande upplysa avsändaren om detta. Alternativt bör inkommande meddelanden automatiskt vidarebefordras till någon som kan läsa och åtgärda dem. Registrering, diarieföring, arkivering och gallring Regler för hantering av Svenska kyrkans handlingar enligt 55 kap. kyrkoordningen tillämpas även för e-post. Storleken på minnesutrymmet i den egna e-postbrevlådan är begränsad. E-postkontot skall inte användas som allmänt lagringsutrymme. Om man sparar data på e- postkontot kommer hårddiskens lagringsutrymme att så småningom fyllas. När gränsen för minnesutrymmet är nådd kommer den enskilde inte att kunna sända och ta emot e-post. Det är därför viktigt att man direkt slänger e-post som inte kräver någon åtgärd eller som skall diarieföras. Äldre uppgifter i e-postsystemen skall arkiveras på eget serverkonto eller hårddisk. Med äldre uppgifter avses uppgifter som är äldre än tolv månader. N.N:s officiella brevlåda N.N. officiella e-postadress är N.N.@svenskakyrkan.se. Denna brevlåda skall läsas varje arbetsdag. FÖRBUNDSINFO NR (13)

9 Policy för Internet- och e-postanvändning 5(6) E-posten besvaras till avsändaren med uppgift om till vilken/vilka befattningshavare e-posten vidaresänts. Privat användning E-post med domännamnet bör inte användas för privat bruk. Församling/ kyrklig samfällighet / stift medarbetare skall i stället använda sin privata e-postadress. Höj inte rösten I e-postsammanhang höjer man rösten genom att skriva hela ord med versaler (stora bokstäver). Undvik alltså hela ord med versaler om syftet inte är att skrika orden till mottagaren. Även andra netikett -regler finns för e-postanvändning på Internet. E- postanvändare bör orientera sig om dessa. Kedjebrev och rykten Det är inte tillåtet att skicka eller sprida kedjebrev och rykten. Hemlig kopia - BCC Den som mottagit hemlig kopia på ett brev får inte vidarebefordra brevet utan den ursprunglige avsändarens tillstånd. Att man fått Hemlig kopia visas genom att den egna e-postadressen inte finns i adressfälten Till eller Kopia. Själavård Enligt 54 kap. 1 kyrkoordningen gäller förbud mot att röja sådana uppgifter som har anförtrotts en biskop eller präst under bikt eller enskild själavård. Förbud gäller också mot att röja sådana uppgifter som har anförtrotts en diakon under själavårdande samtal. Enligt 54 kap. 3 p.1 kyrkoordningen skall denna typ av handlingar inte diarieföras. I Biskopsbrevet Tystnadsplikt och sekretess 2000 (reviderad 2004) 1 uttalas: För att kunna leva upp till sitt ansvar är det angeläget att varje präst har en tydlig ordning för hanteringen av brev som skall skyddas av tystnadsplikt. De brev som ligger under tystnadsplikt får inte komma till någon annans kännedom och bör därför förstöras. 1 Biskopsbrevet Tystnadsplikt och sekretess finns på FÖRBUNDSINFO NR (13)

10 Policy för Internet- och e-postanvändning 6(6) Detta gäller även e-post. Detta innebär att datorer i princip aldrig skall innehålla handlingar som rör bikt eller avser enskild själavård. Policyns efterlevnad En anställd som bryter mot reglerna i policy kan komma att bli föremål för disciplinära beslut. Inför sådana beslut skall arbetsgivaren göra en noggrann utredning. Brottsliga handlingar Om en användare misstänks för brott eller om enhetens utrustning varit föremål för brott eller använts som brottsverktyg skall polisanmälan göras. Exempel på brott som begås med hjälp av datorer är förtal, barnpornografibrott, dataintrång, förskingring och bedrägeri. Med denna policy kan Svenska kyrkan och dess användare tillgodogöra sig den nytta, som E-post och Internet innebär. Arbetsgivaren kommer att följa utvecklingen av tjänster och i förekommande fall uppdatera denna policy. FÖRBUNDSINFO NR (13)

11 Bilaga 2 Policy för användning av Svenska kyrkans gemensamma Internetanslutning och e-postsystem i Kyrknätet Beslutad av Svenska kyrkans IT-ledning Ansvar All användning av Svenska kyrkans Internet-anslutning och gemensamma e- postsystem ska präglas av god ton och respekt för varje människas integritet. Innehavare av e-postkonto är skyldig att regelbundet och ofta helst varje arbetsdag kontrollera innehållet i den egna e-postlådan. E-postkontot är ett arbetsredskap som tillhandahålls till användaren av arbetsgivaren/uppdragsgivaren (församling, stift el dyl). När användaren nyttjar e- postkontot representerar han/hon Svenska kyrkan och sin arbetsgivare/uppdragsgivare. Arbetsgivaren/uppdragsgivaren ansvarar för hur kontot används. Policy för användande av Internet och e-post bör upprättas av varje enhet i Trossamfundet. Användning av Epost Missbruk Den organisation som tillhandahåller e-postkonto till anställd eller annan medarbetare ansvarar för att kontot inte missbrukas. Ansvarig för respektive e-postserver i Kyrknätet beslutar om avstängning av e-postkonto vid missbruk, om den organisation som tillhandahåller kontot inte tar sitt ansvar. Organisationsbrevlåda Formella meddelanden där en viss organisation är avsändare bör sändas med organisationen som angiven e-postavsändare. Organisationens officiella brevlåda bör dagligen öppnas. Bevakningsansvaret bör fördelas under ledighetsperioder. Massutskick Massutskick är utskick till t.ex. alla pastorat, alla pastorat i ett stift, alla i adressboken. Massutskick i Svenska kyrkans e-postsystem ska i första hand göras från FÖRBUNDSINFO NR (13)

12 Policy för användning av Svenska kyrkans gemensamma Internetanslutning och e-postsystem i Kyrknätet (3) samordnande organ till de organ de samordnar. T.ex. från nationell nivå till stifts- och församlingsnivå, samt från stiftsnivå till församlingsnivå. Övriga massutskick bör helst undvikas eftersom det snart blir en olägenhet för alla användare. Angelägna meddelanden kan ofta förmedlas via stiftsnivån eller nationella nivån. Webbsidor och e-postkonferenser kan vara alternativ till massutskick. Annonsering av produkter och lediga tjänster bör alltså inte göras via e-post. Bifogade filer Bifogade filer bör undvikas om avsändaren inte vet att mottagarna kan öppna dokumenten. Alternativ kan vara att: Lägga hela innehållet direkt i meddelandet Göra 1 och dessutom bifoga fil Lägga innehållet på en webbsida och länka till den från meddelandet. Frånvaro När e-postlådan inte kan läsas under en längre tid t.ex. under semester eller annan ledighet bör ett automatiskt svarsmeddelande upplysa avsändaren om detta. Alternativt bör inkommande meddelanden automatiskt vidarebefordras till någon som kan läsa och åtgärda dem. Registrering, diarieföring, arkivering, gallring Regler för hantering av Svenska kyrkans handlingar ska tillämpas även för e-post, i enlighet med Kyrkoordningen och eventuella kompletterande bestämmelser. Internetanvändning Internet är en viktig källa till kunskap. Internet är också en plats där Svenska kyrkan är och skall vara närvarande. Internetuppkopplingen får inte användas för att surfa på olagliga eller på annat sätt kränkande eller anstötande sidor. Detta gäller såväl under arbetstid som vid sidan av ordinarie arbetstid. Svenska kyrkan på nationell nivå kan logga felaktig användning och kommer att i förekommande fall informera arbetsgivaren. Förbjudna zoner Det är inte tillåtet att besöka webbplatser som innehåller pornografi, förskönar våld, eller hyllar politisk extremism. Det är inte heller tillåtet att besöka spelwebbplatser. Det är dock tillåtet att besöka ovanstående typer av webbplatser om det är nödvändigt för att fullgöra arbetsuppgifter. Samråd med chef bör då ske. FÖRBUNDSINFO NR (13)

13 Policy för användning av Svenska kyrkans gemensamma Internetanslutning och e-postsystem i Kyrknätet (3) Förbjudna Internetaktiviteter Det är inte tillåtet att ladda ner programvara via nätet om inte någon befattningshavare med särskilda IT-kunskaper godkänt detta. Uppdateringar av programvara via operativsystemets updatefunktion är tillåtet liksom uppdatering av virusskydd. Det är inte tillåtet att delta i chattsamtal med okända personer under påhittat namn. Övrigt I e-postsammanhang höjer man rösten genom att skriva hela ord med versaler (stora bokstäver). Undvik alltså hela ord med versaler om syftet inte är att skrika orden till mottagaren. Även andra "netikett"-regler finns för e-postanvändning på Internet. Flitiga e-postanvändare bör orientera sig om dessa. Denna policy är fastställd av Svenska kyrkans IT-ledning , och gäller tills vidare. FÖRBUNDSINFO NR (13)

14 Policy för Internet- och e-postanvändning i N.N. församling/samfällighet/stift Beslutad av Utgångspunkt Datorer är ett mycket viktigt redskap i Svenska kyrkans verksamhet. Förutom verksamhetens krav på mycket hög tillgänglighet företräder vi också Svenska kyrkan i all kommunikation, det gäller även vid datoranvändning. Detta innebär att datoranvändning skall följa denna policy Denna policy: ger klara gränser för hur Internet och e-post får användas på datorer som ägs/disponeras av N.N: eller som ansluts till N.N. eller Svenska kyrkans servrar, baseras på Svenska kyrkans grundläggande värderingar, bidrar till att öka tillgängligheten till våra system, bidrar till att minska behovet av systemunderhåll, ökar Svenska kyrkans IT-säkerhet, ökar N.N:s IT-säkerhet. Denna policy utgår från Policy för Internet och e-postanvändning antagen av Svenska kyrkans IT-ledning. Beslut N.N. (kyrkoråd/kyrkonämnd/stiftsstyrelse beslutar om följande policy för Internetoch e-postanvändning av församlingens/samfällighetens/stiftets datorer. Denna policy gäller även i de fall som andra datorer ansluts till församlingens/samfällighetens/stiftets fysiska eller trådlösa nätverk eller servrar. Beslut / Revidering Detta dokument har beslutats /reviderats XXXX-XX-XX.

15 Policy för Internet- och e-postanvändning 2(6) Syfte och mål Syftet med denna policy är att anställda och förtroendevalda till Svenska kyrkan skall känna till gränserna för användningen av Internet och e-post. Policyn gäller även uppdragstagare, ideella medarbetare och andra som använder församlingen/samfällighetens/stiftets datorer. Internetanvändning Internet är ett arbetsverktyg och får för privat bruk användas bara i sådan omfattning att det inte inkräktar på arbetsuppgifterna. Sådan privat användning skall också följa denna policy. All användning av Internet registreras i en logg. Loggningen omfattar arbetsdatorns IP-adress samt namnet på den webbplats som besökts. Om det framkommer att surfning sker på webbplatser som enligt policyn inte får besökas meddelas användarens chef / arbetsgivare/uppdragsgivare. Uppgifterna som ligger till grund för kontroll av den anställdes Internetanvändning gallras efter tolv månader. Om en utredning påbörjas kommer uppgifterna att ligga kvar så länge utredningen pågår. Förbjudna zoner Det är inte tillåtet att besöka webbplatser som innehåller pornografi, förskönar våld eller hyllar politisk extremism. Det är inte heller tillåtet att besöka spelwebbplatser. Det är dock tillåtet att besöka ovanstående typer av webbplatser om det är nödvändigt för att fullgöra arbetsuppgifter. Samråd med chef bör då ske. Förbjudna Internetaktiviteter Det är inte tillåtet att ladda ner programvara via nätet om inte någon befattningshavare med särskilda IT-kunskaper godkänt detta. Uppdateringar av programvara via operativsystemets update-funktion är tillåtet liksom uppdatering av virusskydd. Det är inte tillåtet att delta i chattsamtal med okända personer under påhittat namn. E-post Arbetsgivaren utövar ingen kontroll över de anställdas e-postmeddelanden. Arbetsgivaren kan dock i enskilda fall komma att kontrollera e-postmeddelande om det är nödvändigt vid fara för informationssäkerhet, t ex vid virusangrepp, eller för att utreda misstanke om brott. Beslut om kontroll fattas av IT-säkerhetsansvarig.

16 Policy för Internet- och e-postanvändning 3(6) Ansvar All e-postanvändning med Svenska kyrkans e-postsystem ska präglas av god ton och respekt för varje människas integritet. E-postkontot är ett arbetsredskap som tillhandahålls av arbetsgivaren. Anställda är skyldiga att regelbundet och ofta helst varje arbetsdag kontrollera innehållet i den egna e-postlådan. E-post skall besvaras med samma skyndsamhet som gäller andra brev och fax. När Svenska kyrkans användare använder e-postkontot representerar han eller hon Svenska kyrkan och sin arbetsgivare. E-postadress i tjänsten Kommunikation med e-post som gäller anställning eller uppdrag i Svenska kyrkan bör ske med e-postadressen under domänen fornamn.efternamn@svenskakyrkan.se. I undantagsfall kan eventuella privata adresser användas men i dessa fall bör tjänstebrevlådans e-postadress anges i brevet. Automatisk signatur Anställda i Svenska kyrkan skall som standard för nytt brev ha en automatisk signatur. Denna skall utformas enligt standarden: Förnamn.Efternamn ev. tjänstetitel N.N Adress, postnumer POSTORT e-post: fornamn.efternamn@svenskakyrkan.se Tel. xx - xxx xx xx Mobil xxx - xxx xx xx Fax xx - xxx xx xx Missbruk Genom avtalet med nationella nivån om nyttjande av Kyrknätet ansvarar N.N för att e-postkontot inte missbrukas. Missbruk kan innebära att kontot spärras.

17 Policy för Internet- och e-postanvändning 4(6) Massutskick Massutskick är utskick till t.ex. alla pastorat, alla pastorat i ett stift eller alla i den globala adressboken. Enligt policy för Svenska kyrkans e-postsystem skall massutskick i Svenska kyrkans e-postsystem i första hand göras från samordnande organ till de organ de samordnar. Bifogade filer Bifogade filer bör undvikas om avsändaren inte vet att mottagarna kan öppna dokumenten. Pdf-filer kan dock alltid användas. Alternativ till att bifoga en fil kan vara att: Lägga hela innehållet direkt i meddelandet, Göra enligt punkt 1 och dessutom bifoga fil, Lägga innehållet på en webbsida och länka till den från meddelandet. Frånvaro När e-postlådan inte kan läsas under en längre tid t.ex. under semester eller annan ledighet bör ett automatiskt svarsmeddelande upplysa avsändaren om detta. Alternativt bör inkommande meddelanden automatiskt vidarebefordras till någon som kan läsa och åtgärda dem. Registrering, diarieföring, arkivering och gallring Regler för hantering av Svenska kyrkans handlingar enligt 55 kap. kyrkoordningen tillämpas även för e-post. Storleken på minnesutrymmet i den egna e-postbrevlådan är begränsad. E-postkontot skall inte användas som allmänt lagringsutrymme. Om man sparar data på e- postkontot kommer hårddiskens lagringsutrymme att så småningom fyllas. När gränsen för minnesutrymmet är nådd kommer den enskilde inte att kunna sända och ta emot e-post. Det är därför viktigt att man direkt slänger e-post som inte kräver någon åtgärd eller som skall diarieföras. Äldre uppgifter i e-postsystemen skall arkiveras på eget serverkonto eller hårddisk. Med äldre uppgifter avses uppgifter som är äldre än tolv månader. N.N:s officiella brevlåda N.N. officiella e-postadress är N.N.@svenskakyrkan.se. Denna brevlåda skall läsas varje arbetsdag.

18 Policy för Internet- och e-postanvändning 5(6) E-posten besvaras till avsändaren med uppgift om till vilken/vilka befattningshavare e-posten vidaresänts. Privat användning E-post med domännamnet bör inte användas för privat bruk. Församling/ kyrklig samfällighet / stift medarbetare skall i stället använda sin privata e-postadress. Höj inte rösten I e-postsammanhang höjer man rösten genom att skriva hela ord med versaler (stora bokstäver). Undvik alltså hela ord med versaler om syftet inte är att skrika orden till mottagaren. Även andra netikett -regler finns för e-postanvändning på Internet. E- postanvändare bör orientera sig om dessa. Kedjebrev och rykten Det är inte tillåtet att skicka eller sprida kedjebrev och rykten. Hemlig kopia - BCC Den som mottagit hemlig kopia på ett brev får inte vidarebefordra brevet utan den ursprunglige avsändarens tillstånd. Att man fått Hemlig kopia visas genom att den egna e-postadressen inte finns i adressfälten Till eller Kopia. Själavård Enligt 54 kap. 1 kyrkoordningen gäller förbud mot att röja sådana uppgifter som har anförtrotts en biskop eller präst under bikt eller enskild själavård. Förbud gäller också mot att röja sådana uppgifter som har anförtrotts en diakon under själavårdande samtal. Enligt 54 kap. 3 p.1 kyrkoordningen skall denna typ av handlingar inte diarieföras. I Biskopsbrevet Tystnadsplikt och sekretess 2000 (reviderad 2004) 1 uttalas: För att kunna leva upp till sitt ansvar är det angeläget att varje präst har en tydlig ordning för hanteringen av brev som skall skyddas av tystnadsplikt. De brev som ligger under tystnadsplikt får inte komma till någon annans kännedom och bör därför förstöras. 1 Biskopsbrevet Tystnadsplikt och sekretess finns på

19 Policy för Internet- och e-postanvändning 6(6) Detta gäller även e-post. Detta innebär att datorer i princip aldrig skall innehålla handlingar som rör bikt eller avser enskild själavård. Policyns efterlevnad En anställd som bryter mot reglerna i policy kan komma att bli föremål för disciplinära beslut. Inför sådana beslut skall arbetsgivaren göra en noggrann utredning. Brottsliga handlingar Om en användare misstänks för brott eller om enhetens utrustning varit föremål för brott eller använts som brottsverktyg skall polisanmälan göras. Exempel på brott som begås med hjälp av datorer är förtal, barnpornografibrott, dataintrång, förskingring och bedrägeri. Med denna policy kan Svenska kyrkan och dess användare tillgodogöra sig den nytta, som E-post och Internet innebär. Arbetsgivaren kommer att följa utvecklingen av tjänster och i förekommande fall uppdatera denna policy.