Bygghjälp skol- och förskolesidor

Transkript

1 Bygghjälp skol- och förskolesidor Upprättad Datum: Version: Ansvarig: Förvaltning: Enhet: Lena Englund Stadskontoret Stadskontoret

2 Läsanvisning Den här bygghjälpen är ett stöd för dig som bygger sidor till skolor och förskolor. För att du ska kunna dra nytta av bygghjälpen krävs att du: har läst Bygghjälpen för att skapa nya malmo.se (se Lärcenter på malmo.se/login-sidan) kan publiceringsverktyget Sitevision kan skriva tydligt och enkelt kan skapa (tänka ut och producera) redaktionellt innehåll Utbildningsfilmer och manualer finns på Lärcenter. Behov av utbildning kan också meddelas där. Kurser ordnas när tillräckligt många har anmält sig. Kapitel 2 för skola Kapitel två vänder sig till den som utvecklar skolors hemsidor och behöver inte läsas av den som arbetar med förskolors hemsidor. Kapitel 3 för förskola För kapitel tre gäller det omvända. Det kan läsas av den som arbetar med förskolors hemsidor, men kan hoppas över av den som enbart jobbar med skola. Övriga kapitel riktar sig till alla. 2 Bygghjälp skol- och förskolesidor

3 Innehållsförteckning Bygghjälp skol- och förskolesidor... 1 Läsanvisning Tankar Besökaren kommer först Besökaren är en medborgare Allt ska inte ut på webben Besökaren kommer för att göra någonting Gemensam information i en variant Bassidan en miniminivå Bassida för skola Använd mixsida Rubrik Bild En bra bild En dålig bild Att förbereda bilder för webbanvändning Föräldramedgivande Text Snabbval Frånvaroanmälan Scheman Om X-skolan Läs och lovdagar Söka ledighet Skolmaten Länkar i vänstermenyn Fritidshem Elevhälsa Förskoleklass Särskilt stöd Bassida för förskola Använd mixsida Rubrik Bild En bra bild En dålig bild Att förbereda bilder för webbanvändning Föräldramedgivande Text Snabbval Om X-förskolan Anmälan till förskola Avgifter och regler Börja skolan förskoleklass Länkar i vänstermenyn Bygghjälp skol- och förskolesidor

4 4.0 Kontaktrutan för skolor och förskolor Rätt kontakt Funktionskontakt Antalet kontakter Möjligheter Puffar på förstasidan Bild och film Film Bilder Länkar till pedagogiska sidor Externa hemsidor Bloggar, twitter m m En officiell hemsida Bygghjälp skol- och förskolesidor

5 1. Tankar Det här kapitlet handlar om vilka tankar som finns bakom de skol- och förskolesidorna på malmo.se 1.1 Besökaren kommer först Detta betyder vi ska skriva på ett enkelt, okomplicerat språk fritt från fackuttryck och organisatoriska specialbegrepp. Man ska inte behöva kunna kommunens organisation för att hitta den information man är ute efter. Länkar ska säga något om vilken typ av information som finns under dem. Exempel på dåliga länknamn är dokument och information eftersom de inte säger något om vad man hittar där. Strukturen ska utgå från hur användaren söker information. Om användaren söker övergripande information på en enskild skolsida så ska den också finnas där, men den ska vara hämtad från de övergripande ämnessidorna så att gemensam information blir lika oavsett var man finner den. 1.2 Besökaren är en medborgare Det går inte att tillfredsställa alla på en och samma sida. Förskola-utbildning finns under målgruppen Medborgare. Det betyder att vi riktar oss till de som använder sig av våra tjänster, alltså elever och anhöriga till elever samt allmänt intresserade medborgare. Personal i Malmö stad använder ofta malmo.se, men de är inte den egentliga målgrupp för malmo.se. 1.3 Allt ska inte ut på webben Informationen på en skol- eller förskolesida ska angå många, men därmed inte sagt att fler sidor är bättre. En webbplats kan inte hantera hur mycket som helst för då blir det svårt att hitta det som är viktigast. Alla sidor ska ju också hållas aktuella. Om en förälder en gång per termin frågar efter ett dokument och varför det inte ligger på hemsidan så är det sannolikt inte skäl nog för att lägga den där. Lägg heller aldrig ut information med motiveringen någon kan ju vara intresserad av detta. 1.4 Besökaren kommer för att göra någonting Besökaren på en skolas eller förskolas sida är inte nöjessurfare. De har ett syfte med sitt besök, vill utföra någon typ av ärende. Fundera på vad de kan tänkas vilja utföra och se till att det finns vägar vidare till det som inte den aktuella sidan kan täcka. 5 Bygghjälp skol- och förskolesidor

6 1.5 Gemensam information i en variant Information som gäller alla, t ex regler och riktlinjer ska presenteras på samma sätt oavsett var man finner den. Annars riskerar vi att det tolkas som att olika regler gäller beroende på var man bor. Ofta så har olika stadsdelar, rektorsområden och skolor lite olika sätt att arbeta trots att samma regler och riktlinjer gäller. Lokal information kompletterar den generella och ska läggas på de enheters sidor som den berör. 1.5 Bassidan en miniminivå Denna bygghjälp utgår från så kallade bassidor. De ska ses som en miniminivå inte ett övre tak. De ska också användas med sunt förnuft. Till exempel så behöver inte en specialskolas sida ha rubriken särskilda behov. En skola för de högre årskurserna behöver inte heller ha information om fritidshem. 6 Bygghjälp skol- och förskolesidor

7 2. Bassida för skola 2.1 Använd mixsida Bassidan utgår från en mixsida. När du ska bygga en ny mixsida, använd mallsidan: Sida med kolumner. Mer om mixsidor finner du i Bygghjälpen för att skapa nya malmo.se 2.2 Rubrik Sidans rubrik ska vara samma som skolans namn. Välkommen till ska inte användas. Filens namn ska alltid vara samma som sidans rubrik alltså skolans namn i det här fallet. På så sätt hittas sidan lättare av sökmotorer. 2.3 Bild En bra bild Väl en bild som förmedlar en positiv känsla. Då barnen är centrala för vår verksamhet bör bilden också förmedla en känsla av detta. Använd en bild i liggande format. På så sätt blir det plats över (utan att man behöver scrolla) för en kort text samt snabbval på skolans förstasida En dålig bild Använd inte bilder som ren utfyllnad. Undvik alltså bilder på blommor och blad om de inte har med texten att göra. En tom skolgård är inte ett bra val av bild för en skola Att förbereda bilder för webbanvändning Bilder direkt från digitalkamera har alldeles för hög upplösning för att användas direkt på webben. Använd ett fotoprogram och ställ in bredden på max 470 pixlar. Det går att skala ned bilden inne i Sitevision, men detta rekommenderas inte, eftersom originalet sparas och gör sidan och tyngre Föräldramedgivande Barn över 15 år får själva godkänna att bilder av dem publiceras (enligt Malmö stads PUL-anvarig). Barn under 15 år behöver ha båda sina vårdnadshavares medgivanden (om två finns) för att bilden ska kunna publiceras. Ett föräldramedgivande som är tidsobegränsat rekommenderas. Ett sådant finns på Komin under arbetsfältet kommunikationsarbete/bild och film. 2.4 Text En kort text på ca 5 meningar ska ligga under bilden. Använd gärna ingress samt textblock. 7 Bygghjälp skol- och förskolesidor

8 Texten ska innehålla information om vilka skolår skolan omfattar samt dess storlek. Därefter ska det speciella på skolan lyftas fram. Det kan vara det sätt man arbetar på, det som är skolans identitet och/eller det som skolan är stolt över. 2.5 Snabbval Under texten läggs en snabbvalsruta. I snabbvalsrutan ska vanlig, ofta efterfrågad information läggas som inte är motorvägar, alltså sidor som leder till en mängd andra sidor. Det kan också vara länkar till andra på malmo.se. För Sidor som läggs upp under förstasidan ska mallen innehållssida med eller utan kolumner användas. Sidor under snabbvalen ska döljas i menyer. Annars syns de i vänstern. Information om hur du gör en snabbvalsruta finner du i Bygghjälpen för nya malmo.se. Dessa länkar ska ligga under snabbval: Frånvaroanmälan Information om Skola 24 om Novaschem används. Annars den information som föräldrar och elever behöver för att anmäla frånvaro. Avsluta med att göra sidan dold i menyer. Se nedan Scheman När Novaschem används ska denna rubrik finnas. På målsidan ska läggas en länk, som fås av respektive ansvarig för Novaschem. Det finns en i varje stadsdel. Gör sedan sidan dold i menyer, se nedan Om X-skolan Istället för rubriken Vårt Uppdrag som beskrivs i bygghjälpen använder vi Om X-skolan. Vad vi är SKYLDIGA att göra och vad kommunen VILL göra inom ämnesfältet. Rättigheter och skyldigheter för besökaren. En slags programförklaring för det vi gör inom ämnesområdet. hämtat från Bygghjälpen. Om X-skolan är alltså en mer fördjupad information om skolan än den korta som ligger på skolans förstasida. 8 Bygghjälp skol- och förskolesidor

9 I läs-mer-rutan underst på sidan ska finnas: Har du synpunkter, klagomål eller beröm? (länk till stadsdelens klagohanteringssida) Likabehandlingsplan, inkl plan mot diskriminering och kränkande behandling Avsluta med att göra sidan dold i menyer, se nedan Läs och lovdagar Bygg upp en innehållssida med flikelement. (Se Bygghjälpen för nya malmo.se) På varje flikelementsida: Välj en länkad modul. Hämta textblock från sidan Läs- och lovdagar på ämnesnivån (alltså malmo.se\förskola\utbildning\läs och lovdagar). 9 Bygghjälp skol- och förskolesidor

10 Efter den länkade modulen kan ett textblock läggas med exempelvis studiedagar och dagar då fritids har stängt. Avsluta med att göra sidan dold i menyer. Detta gör att sidan inte syns i vänstermenyn. När beslut om ett nytt läsårs tider har fattats läggs dessa flikar upp på ämnesnivå och nya flikar måste läggas till på flikelementet. Observera att studiedagar inte är gemensamma för hela kommunen. De måste läggas till Söka ledighet Använd en länkad modul för att hämta information från ämnessidan söka ledighet. Avsluta med att göra sidan dold i menyer. 10 Bygghjälp skol- och förskolesidor

11 2.5.6 Skolmaten Gör en länk till Skolmaten på ämnesnivå. 2.6 Länkar i vänstermenyn Länkarna i vänstermenyn ska vara mer av motorvägskaraktär än snabbvalen. Normalt sett gäller också alfabetisk sortering. En ingång i en vänstermeny ska enligt Bygghjälpen för nya malmo.se : alltid gå till en sida med innehåll. alltid gå till en underliggande sida i strukturen. alltid innehålla få val, omkring 7 st är lagom, st är smärtgränsen alltid ha samma ord som rubriken på sidan har aldrig innehålla fler än 12 val aldrig länka till en annan webbplats (sådan länkning gör du i botten på sidan.) på mittspalten) aldrig länka till en annan gren i vår egen webbplats aldrig länka till en pdf/word/annan fil. Fasta rubriker ska vara: Fritidshem Information om skolans fritidshem ska ligga här. En övergripande sida om fritidshem finns, som det går bra att utnyttja med hjälp av länkade moduler, finns, men gör gärna en egen text om skolans fritidshem. Kontaktuppgifter, tider och andra fakta är naturligtvis viktiga Elevhälsa Hämta gemensam information från ämnessidan med hjälp av länkade moduler. Bygg på med det specifika för den aktuella skolan Förskoleklass Förskoleklass efterfrågas av användare eftersom det ju är ingången till skolans verksamhet. Här ska den information finnas som man behöver för att börja på skolan. Hämta gemensam information om förskoleklass från ämnessidan med hjälp av länkade moduler. Bygg på med det specifika för den aktuella skolan Särskilt stöd Samma som ovan. Hämta gemensam information från ämnessidan med hjälp av länkade moduler. Bygg på med det specifika som gäller på den aktuella skolan. 11 Bygghjälp skol- och förskolesidor

12 3.0 Bassida för förskola Bassidan ska ses som en miniminivå. Under 4.0 beskrivs några av de möjligheter som erbjuds för dem som vill utveckla sina sidor mer. 3.1 Använd mixsida Bassidan utgår från en mixsida. När du ska bygga en ny mixsida, använd mallsidan: Sida med kolumner. Mer om mixsidor finner du i Bygghjälpen för att skapa nya malmo.se 3.2 Rubrik Sidans rubrik ska vara samma som skolans namn. Välkommen till ska inte användas. Filens namn ska alltid vara samma som sidan rubrik alltså skolans namn i det här fallet. 3.3 Bild En bra bild Väl en bild som förmedlar en positiv känsla. Då barnen är centrala för vår verksamhet bör bilden också förmedla en känsla av detta. Använd en bild i liggande format. På så sätt blir det plats över (utan att man behöver scrolla) för en kort text samt snabbval på skolans förstasida En dålig bild Vi använder inte bilder som ren utfyllnad. Undvik alltså bilder på blommor och blad om de inte har med texten att göra. En tom skolgård är inte ett bra val av bild för en skola Att förbereda bilder för webbanvändning Bilder direkt från digitalkamera har alldeles för hög upplösning för att användas direkt på webben. Använd ett fotoprogram och ställ in bredden på max 470 pixlar. Det går att skala ned bilden inne i Sitevision, men detta rekommenderas inte, eftersom originalet sparas och gör sidan och tyngre Föräldramedgivande Barn under 15 år behöver ha båda sina vårdnadshavares medgivanden (om två finns) för att bilden ska kunna publiceras. Ett föräldramedgivande som är tidsobegränsat rekommenderas. Ett sådant finns på Komin/verksamhet/kommunikationsarbete/bilder. 3.4 Text En kort text på ca 5 meningar ska ligga under bilden. Använd gärna ingress samt textblock. 12 Bygghjälp skol- och förskolesidor

13 Texten ska innehålla information om vilka skolår skolan omfattar samt dess storlek. Därefter ska det speciella på skolan lyftas fram. Det kan vara det sätt man arbetar på, det som är skolans identitet och/eller det som skolan är stolt över. 3.5 Snabbval Under texten läggs en snabbvalsruta. I snabbvalsrutan ska vanlig, ofta efterfrågad information läggas som inte är motorvägar, alltså sidor som leder till en mängd andra sidor. Det kan också vara länkar till andra på malmo.se. För Sidor som läggs upp under förstasidan ska mallen innehållssida med eller utan kolumner användas. Sidor under snabbvalen ska döljas i menyer. Annars syns de i vänstern. Information om hur du gör en snabbvalsruta finner du i Bygghjälpen för nya malmo.se. Det finns en möjlighet att välja en målgruppsrubrik till snabbvalsrutorna: Om du vill... För dig som är Basförslaget innebär inget tvång att använda dessa rubriker. Däremot ska länkarna nedan ligga under snabbval Om X-förskolan Istället för rubriken Vårt Uppdrag som beskrivs i bygghjälpen använder vi Om X-förskolan. Vad Malmö stad är SKYLDIGA att göra och vad kommunen VILL göra inom ämnesfältet. Rättigheter och skyldigheter för besökaren. En slags programförklaring för det vi gör inom ämnesområdet. hämtat från Bygghjälpen. Om X-skolan är alltså en mer fördjupad information om skolan än den korta som ligger på skolans förstasida. I läs-mer-rutan underst på sidan ska följande dokument i PDF-form finnas: Har du synpunkter, klagomål eller beröm? Likabehandlingsplan, inkl plan mot diskriminering och kränkande behandling Avsluta med att göra sidan dold i menyer Anmälan till förskola Länka till Anmälan till förskola under malmo.se/forkolautbildning/forskola Avgifter och regler Länka till Avgifter och regler under malmo.se/forkolautbildning/forskola 13 Bygghjälp skol- och förskolesidor

14 3.5.4 Börja skolan förskoleklass Länka till Förskoleklass under malmo.se/forkolautbildning/grundskola eller Kopiera sidan Förskoleklass och komplettera med egen text. Avsluta med att göra sidan dold i menyer och publicera sidan. 3.6 Länkar i vänstermenyn För förskolor finns inga krav på att ha rubriker i vänstermenyn. Länkar i vänstermenyn behövs för den förskola som har kommit lite längre i sin utveckling och har skapat flera sidor med undersidor. Läs mer om länkar i vänstermenyn i Bygghjälpen för nya malmo.se. 14 Bygghjälp skol- och förskolesidor

15 4.0 Kontaktrutan för skolor och förskolor Från "Bygghälpen för nya malmo.se". Det är mycket viktigt att kontaktrutan på din sida visar rätt kontakt, alltså kontaktuppgifter till en funktion/person som kan addera värde till besökarens ärende när/om denne ringer. 4.1 Rätt kontakt Kan svara på frågor om det sidan handlar om. Är nåbar. Ofta betyder det att en administratör t ex en skolassistent är ett bättre val än en chef, som ofta är upptagen i möten. Uppgifterna i kontaktrutan är kopplade till centrala televäxelns metakatalog. Information om hur man beställer uppgifter och hur man bygger en kontaktruta finns i Bygghjälpen för nya malmo.se. 4.2 Funktionskontakt Samtliga skolor och förskolor ska vara inlagda som funktioner. Istället för att söka på användarnamn, sök på X-skolan. Om funktionskontakten ändå skulle saknas, om uppgifter saknas eller fler funktioner behövs så beställs de genom inloggningssidan. Funktionskontaktnamn för en avdelning ska se ut så här: Sofia förskola Svalan. Börja med att lägga upp skolans funktionskontakt i kontaktrutan för att få adress och andra basuppgifter rätt. Lägg därefter kontakter som kan svara på frågor. 4.3 Antalet kontakter Ett eller två namn i skolans/förskolans kontaktruta är lagom. Exempelvis en skolassistent först och sedan skolans rektor eller förskolans chef. Biträdande rektorer och annan personal kan läggas upp på andra sidor, exempelvis med hjälp av modulen kontaktuppgifter, se Bygghjälpen för nya malmo.se. 15 Bygghjälp skol- och förskolesidor

16 5.0 Möjligheter Punkterna ett till fyra beskriver vad som ska finnas på en skolas och en förskolas hemsida. Om en stadsdel eller ett rektorsområde bestämmer sig för en högre nivå med exempelvis fler tvingande rubriker, så finns det inga hinder för det. Tänk bara på att den som väljer att ha en mer aktuell och levande sida också behöver upprätthålla den nivån. Det finns knappast något tristare än att läsa gamla nyheter. 5.1 Puffar på förstasidan Ett bra sätt att göra sidan levande är att lägga puffar på förstasidan. Det kan vara en flaggning för nästa studiedag, skolans miljösatsning eller en uppmaning att hämta borttappade kläder. För att få plats kan texten om skolan eller förskolan minskas och bilden beskäras. Läs mer om hur du bygger en puff i Bygghjälpen för nya malmo.se. 5.2 Bild och film Bilder, framförallt rörliga, säger så mycket mer än bara text. Bild och film är helt enkelt bättre på att förmedla känsla som att barnen är centrala i våra verksamheter. Fler bilder med rätt känsla gör dina sidor bättre. Och vad är rätt känsla? Läs gärna Malmö stads bildpolicy som du finner på KomIn Film Det finns nu goda möjligheter att lägga upp film på malmo.se. Användaren av malmo.se behöver inte ha några speciella program installerade på sin egen dator för att filmen ska gå att köra. Beställning av uppladdning av film gör du på Komin, under verksamheter/kommunikationsarbete/bilderfilmochmultimedia/film/ Bilder Bilder på egna barn och elever är att föredra, men saknas sådana så går det bra att kostnadsfritt använda bilder från Colourbox, en bildbyrå som Malmö stad har avtal med. Information om registrering där finner du på KomIn/verksamheter/kommunikationsarbete under bilder. Om en extern fotograf används så rekommenderas en av dem som Malmö stad har avtal med, eftersom vi genom avtalet köper obegränsade publiceringsrättigheter för bilden. Mer om detta finner du också på KomIn/verksamheter/kommunikationsarbete under bilder. 16 Bygghjälp skol- och förskolesidor

17 5.3 Länkar till pedagogiska sidor Pedagogiska sidors syfte är att vara ett verktyg i undervisningen, inte att ge service åt föräldrar, elever och andra medborgare så som malmo.se gör. Trots detta så kan målgruppen för malmo.se vara intresserad av de pedagogiska hemsidorna eftersom de ger en nära och levande insyn i skola och förskola. Om de pedagogiska sidorna är aktuella och håller hög kvalitet så går det bra att länka dit Externa hemsidor Det finns idag ett antal externa tjänster som är kostnadsfria och där eleverna känner sig hemma. Att eleverna kan arbeta själva där, är naturligtvis en fördel, samtigt som det innebär att vi inte har kontroll över sidan, mer än just när vi länkar till den. Innan den webansvarige godkänner att lägga upp länken kan det vara läge för en snabb reflektion liknande den som görs normalt i webarbetet. Kan någon känna sig kränkt av materialet, finns det elever på bild som inte har vårdnadshavares godkännande och är det egna arbeten som läggs ut eller äger någon annan rättigheterna? Juridiskt sett ansvarar Malmö stad inte för andras hemsidor även om vi länkar till dem. Om det skulle upptäckas att något olämpligt har lagts på en extern hemsida ska länken snarast tas bort. OBS! Tekniska lösningar där text eller bild syns direkt på malmo.se är vårt ansvar, även om materialet produceras någon annanstans. 5.4 Bloggar, twitter m m Genom bloggar och andra sociala medier kan vi kommunicera, inte bara informera, på malmo.se. Men det finns vissa förbehåll. Som beskrivits ovan har vi ansvar för det som ligger på våra sidor på malmo.se och andra webplatser som vi äger. Detta gör att vi inte kan direktpublicera andras inlägg utan att någon har granskat dem, t.ex. vi själva. Den som väljer denna typ av publicering bör endast sortera bort inlägg som väcker anstöt, personangrepp o dyl. Ett bra alternativ är att föra diskussionen någon annanstans där dialog kan ske direkt, utan moderator och att vi länkar dit. 17 Bygghjälp skol- och förskolesidor

18 6.0 En officiell hemsida Den officiella hemsidan för skolan eller förskolan ska finnas på malmo.se och ingen annanstans. Anledningarna är många. Här är några: Det ska vara tydligt vilka tjänster som är kommunens och vad som är inte är det. Det ska vara tydligt var en skola finns när man hittar den med en sökmotor. Många skolor i Sverige har samma namn och finns det dessutom en sida på kommunens hemsida och en extern blir det mycket förvirrande. En kommunal skola är inte en ö. Malmo.se ger skolan en trovärdig och professionell kontext. Konktret kan det handla om allt från kringverksamheter för barn till den politiska överbyggnaden är. Men det handlar också om att bygga förtroende tillsammans varumärket Malmö stad. Webarbetet ska vara rationellt. - Officiella uppgifter ska inte behöva läggas upp flera gånger för att man har flera sidor att uppdatera. - Gemensam information ska inte behöva skapas flera gånger. På malmo.se kan länkade moduler användas för att utnyttja det som redan finns och sedan bygga på med det som är specifikt på den egna skolan. Många människor, från kommunikatörer och externa webproffs till lärare, elever och föräldrar har varit med i utvecklandet av nya malmo.se och de nya skolsidorna. Nya malmo.se speglar denna samlade kunskap om målgruppen medborgares behov och beteenden på nätet. Det finns ett politiskt beslut på att malmo.se ska vara Malmö stads officiella hemsida. 18 Bygghjälp skol- och förskolesidor