Kommunikationsplan 2015

Transkript

1 Kommunikationsplan 2015

2 Innehållsförteckning 1 Bakgrund 2 Syfte 3 Ansvarsfördelning 4 Genomförande 4.1 Internkommunikation Internkommunikation mot anställda Internkommunikation mot studenter 4.2 Externkommunikation Externkommunikation mot presumtiva studenter Externkommunikation mot medier Externkommunikation mot beslutsfattare och opinionsbildare Externkommunikation mot näringsliv Kommunikation vid oväntade händelser 5 Huvudsakliga kanaler Bilagor 1 Rekryteringskommunikation 2 Medieplan 3 Sociala medier

3 1 Bakgrund Kommunikationsplanen grundar sig på KTH:s centrala kommunikationsstrategi samt styrande dokument och målbilder för Skolan för Informations- och kommunikationsteknik (skolan). Planen redovisar kommunikativt läge vid skolan, analys och slutsatser av detsamma, samt därav följande kommunikationsåtgärder. Den beskriver också ansvarsfördelning. Kommunikationsplanen utvärderas och uppdateras årligen. 2 Syfte Informationsverksamheten ska stärka skolan varumärke genom att: Sprida kunskap om den forskning, utbildning och annan verksamhet som bedrivs vid skolan. Utveckla och bibehålla skolans image som en attraktiv skola med högkvalitativ utbildning och forskning. Bidra till att skolan uppfattas som en trovärdig, tillgänglig och tydlig dialogpartner i relationen med interna och externa intressenter. Kommunicera utbildningen och forskningen vid skolan tydligt kopplat till samhällsnytta, tillämpning, näringsliv och arbetsmarknad. Stärka den interna identiteten och den interna kunskapen om hela verksamheten. 3 Ansvarsfördelning Kommunikationsverksamhet Kommunikationsverksamheten förvaltar och utvecklar organisationens varumärke. Den ska ge kunskap om skolan och skapa förståelse, och helst också vinna stöd, för skolans syfte hos berörda intressenter. Och därmed förbättra organisationens möjlighet att nå sina mål. För ledningen är kommunikationsverksamheten ett instrument när det gäller att utveckla intressenternas kunskap, inställning och engagemang. För medarbetare är den ett medel att uppnå delaktighet. Informationsfunktionen ansvarar för att utveckla skolans kommunikationsstrategi och säkerställa skolans kommunikation internt och externt. Funktionen svarar för att organisationens förmåga inom området fungerar och utvecklas. Funktionen säkerställer att befintliga kommunikationskanaler utnyttjas effektivt och samordnat samt att kommunikationen går i linje med KTH:s övriga kommunikation. Funktionen stödjer organisationen när det gäller metoder, mål, budskap, kanalval samt genomförande. Kommunikationsansvaret följer verksamhetsansvaret. Varje verksamhetsansvarig, motsvarande, har kommunikationsansvar gällande den egna verksamheten, både internt och externt. Till detta kommer kommunikationsansvar för skolans totala verksamhet gentemot sin personal. Verksamhetsinformation Verksamhetsinformation är den kommunikation som handlar om, och möjliggör, genomförandet av skolans faktiska verksamhet. Aktuell befattningshavare svarar för information gällande eget ansvarsområde. Ansvaret för genomförande av verksamhetsledningsinformation rörande en verksamhet, ligger ytterst hos ansvarig chef.

4 4 Genomförande 4.1 Internkommunikation Internkommunikationen är den kommunikation som bedrivs inom skolan och riktar sig till skolans personal och nuvarande studenter. Skolan består av medarbetare som är högt specialiserade inom en rad åtskilda områden. Detta kan göra det svårt att skapa en internkommunikation som är relevant för och engagerar medarbetare med vitt skilda kompetenser och arbetsområden. Brister i internkommunikationen riskerar att fungera hämmande på medarbetarnas engagemang och delaktighet i helheten. De kan även bidra till negativ ryktesspridning. Särskild hänsyn behöver tas till grupper som inte jobbar med utbildning och forskning för att skapa delaktighet även hos dessa. Även om fokus ligger på vad skolan levererar är det också viktigt att informationen bidrar till att skapa förståelse och kunskap om hur skolan fungerar samt ger medarbetarna tillgänglighet till interna beslut Internkommunikation mellan anställda Kommunikationen med de anställda ska: ge de anställda kunskap om och förståelse för hela verksamheten vid skolan. fungera som en motivationsfaktor för den enskilde när det gäller att ta aktiv del i organisationen. bidra till att skapa en öppen dialog inom organisationen som ger medarbetarna en möjlighet att ta del av och delge information. Den ska också ge skolans ledning en möjlighet att ta till sig de uppfattningar som finns inom organisationen och hur den centrala informationen tas emot och tolkas. Kanaler (anställda) Skolans intranät Närmsta chef Möten E-post Aktuella åtgärder Utveckla ett nytt intranät. Skapa tydligare riktlinjer för användning av e-postlistor. Stärka cheferna som kommunikatörer Internkommunikation mot studenter Kommunikationen med aktiva studenter ska. stärka studenternas relation till skolan med förhoppningen att dessa ska agera som positiva ambassadörer för skolan. Informera studenterna om händelser och annat som inte är utbildningsrelaterat. Respektive utbildningsfunktion har eget ansvar för att deras information ska nå studenterna (dessa görs genom mailutskick samt Studentwebben). Kanaler (aktiva studenter) Studentwebben (kth.se/student) Informationssskärmar Facebook (och övriga sociala medier) Aktuella åtgärder

5 Inventera och utveckla studentwebben 4.2 Externkommunikation Externkommunikationen riktar sig till specifika intressenter utanför skolan. Dessa är till exempel presumtiva studenter, finansiärer, beslutsfattare, opinionsbildare, näringsliv och medier. Skolan befinner sig på en konkurrensutsatt marknad. Såväl när det gäller rekrytering av personal och studenter som när det gäller att positionera sig som forsknings- och utbildningsorganisation inom ICT-området. Det är därför viktigt att skolan har ett starkt varumärke, vilket möjliggörs genom den externa kommunikationen Externkommunikation mot presumtiva studenter Skolan ska aktivt arbeta med studentrekrytering med målet att få fler studenter att söka utbildning vid skolan. Informationsfunktionens ansvar innefattar all kommunikation vars syfte är att rekrytera studenter, både utbildnings- och campus-specifik. Arbetet bygger på de riktlinjer, kommunikationsplattformar och insatser som skapas av den centrala studentrekryteringen inom KIR. Studentrekryteringens uppdrag är att få presumtiva studenter att söka utbildning på KTH. Skolans huvudsakliga uppgift är att i de forum som erbjuds centralt driva en kommunikation med syfte att rekrytera till skolans respektive. Utöver detta kan skolan genomföra aktiviteter genom egna kanaler och i de forum där det bedöms nödvändigt att finnas representerade. Målgrupp Målgruppen för studentrekryteringsinsatserna är akademiskt ambitiösa gymnasieelever. Plan för rekryteringskommunikation finns i bilaga 1. Aktuella åtgärder Utveckla tematiserade studiebesök i samarbete med KTH:s centrala rekrytering Externkommunikation mot medier Skolan ska uppfattas som en trovärdig källa när det gäller utveckling och forskning inom området. Skolan ska kunna erbjuda expertis till medierna när det gäller dessa frågor. Talespersoner inom respektive verksamhetsområde ska finnas tillgängliga och tränade. Skolan ska aktivt marknadsföra arbete och resultat till medierna. Pressmeddelanden, debattartiklar, journalistmöten/seminarier, motsvarande, är kanaler för relationerna med medierna. Tillgängligheten för medier och andra intressenter till forskningsresultat och vetenskapliga arbeten och annan information ska vara god. Det främsta syfte med att synas i medierna är dels att nå en bredare målgrupp, dels att lyfta skolans varumärke generellt. Medieaktiviteter kan dock även användas för att nå särskilda målgrupper via specifika medieplattformar som fackpress och debattsidor. Målgrupp Den slutgiltiga målgruppen för denna kommunikation är mediernas mottagargrupp. Kanaler Pressmeddelanden Debattartiklar Journalistmöten/seminarier Sociala medier

6 Mediestrategi finns i bilaga: Externkommunikation mot beslutsfattare och opinionsbildare Skolan ska arbeta aktivt med samhällskontakter lokalt och nationellt. Det handlar bland annat om att identifiera och föra dialog med för skolan viktiga beslutsfattare och opinionsbildare Externkommunikation mot näringsliv Kommunikationen med näringslivet ska sprida kunskap om kvalitet i forskning och utbildning. Den ska möjliggöra samverkan när det gäller forskning och utveckling samt eventuella uppdragsutbildningar som ges av skolan. Den ska också möjliggöra samverkan med utbildningsverksamheten som till exempel vid examens- och projektarbete. Samt bidra till att stärka näringslivsanknytningen i utbildningarna Kommunikation vid oväntade händelser Kriskommunikation vid allvarliga incidenter hanteras av KTH centralt. Ytterst ansvarig är KTH:s säkerhetschef. Vid andra typer av oväntade/oplanerade händelser som innebär att skolan kan hamna i fokus för medialt eller annat externt intresse ska skolchefen ommedelbart underrättas. Detsamma gäller vid händelser som internt påverkar möjligheten att genomför skolans verksamhet. Skolchefen, eller av denna utsedd, leder sedan arbetet med att hantera kommunikationen kring den uppkomna situationen. 5 Huvudsakliga kanaler Primärt interna kanaler Intranät Närmste chef Möten (ansikte mot ansikte) Intern-TV Digitalt nyhetsbrev Mail Primärt externa kanaler Externwebb Sociala medier/funktioner Presentationsmaterial, tryckt och digitalt Medier Event Någon absolut gränsdragning mellan interna och externa kanaler kan inte göras eftersom många intressenter ofta kan ta del av flera av kanalerna.

7 Bilaga 1: Rekryteringskommunikation Avgränsningar Kommunikationsinsatserna ska riktas mot direkt rekryteringsbara presumtiva studenter. De ska inte riktas mot att få framtida presumtiva studenter, till exempel högstadieelever, intresserade av informations- och kommunikationsteknik som ämnesområde. Budskapsstrategi Den centrala kommunikationsstrategin ska appliceras på KTH Kista och utbildningarna vilket skapar en rad plattformar som ligger som utgångspunkt för den följande kommunikationen. För detta ansvarar kommunikatören. Enkätundersökningar som utvärdering En enkätundersökning ska varje år genomföras i samband med inskrivningen. Enkäten ska ligga som underlag för vilka aktiviteter som skolan ska finnas representerade vid under det kommande året. Samtidigt ska respektive aktivitet utvärderas separat. Utbildningswebb och katalog Utbildningsbeskrivningar ska skrivas tillsammans med programansvariga. Studentintervjuer ska genomföras och publiceras på utbildningswebben. Alumnintervjuer ska genomföras och publiceras på utbildningswebben. Projektintervjuer ska genomföras och publiceras på utbildningswebben. KTH Kista-fliken på respektive utbildnings sida i utbildningswebben ska underhållas. Katalogproduktionerna (grundutbildningskatalog och masterkatalog) ska samordnas på skolnivå. ICT-webben På skolans webbplats ska det finnas uppdaterad information om utbildningarna. Det ska finnas puffar på startsidan med aktuella händelser som berör presumtiva studenter, till exempel inför ansökan, antagning och inskrivning. Egna evenemang Skolspecifika evenemang ska ha en plan med tillhörande syfte, mål och metod för utvärdering. Vilka aktiviteter som ska genomföras bör planeras i tid innan och i samband med budget. Variabler som räckvidd, koncentration, forumets syfte och resurser ska avgöra. Följande evenemang ska genomföras Future Friday Studiebesök Tacka ja I samband med att antagningsbeskedet skickas ut till samtliga antagna studenter kontaktar KTH dessa via ett antal kanaler. Under en vecka blir samtliga antagna studenter uppringda och får möjlighet att ställa frågor. Skolan gör ett eget postutskick till de antagna med ett brev från programansvarige och kompletterande information. Materialet som går ut i det centrala utskicket ska samordnas på skolnivå.

8 Alumnirelationer Genom att arbeta på en bättre relation med våra alumner, i samverkan med KTH Alumni, kommer dessa med största sannolikhet att bli aktivare ambassadörer för KTH. Utöver att de kommer att prata väl om KTH, sin studietid och våra utbildningar kommer vi att kunna använda oss av dem i olika kampanjer till exempel på utbildningswebben. De kan också användas i olika sammanhang för att få en tydligare koppling till arbetslivet. Samverkan med KTH:s centrala rekrytering Samordning av evenemang så som Öppet hus, Fråga en student och Student för en dag. Referensgruppen för nationell studentrekrytering. Referensgruppen för utbildningswebben. Referensgrupp för internationell studentrekrytering. Centrala evenemang Utbildningsrepresentation under centrala evenemang sköts på skolnivå. SACO-mässan Öppet hus Student för en dag Rekryteringsaktiviteter för masterprogram Följande aktiviteter genomförs för att rekrytera till masterprogram: Produktion av trycksaker, utifrån centrala mallar, till mastermässa. Finnas som en resurs i samband med framställandet av nya programbeskrivningar. Framställer en masterprogramfolder med mappade program för civilingenjörsstudenter vid ICT-skolan. Ansvarar för uppdateringen av intervjuer till utbildningswebben, dock inte framställandet. Vid rekryteringsaktiviteter till masterprogram har den centrala rekryteringen ibland direkt kontakt med programansvariga vilket betyder att det inte finns något behov av samordning till exempel inför mastermässan. Ansvar Informationsfunktionen, representerad av rekryteringskommunikatören, svarar för inriktning av rekryteringskommunikationen och stöder rekryteringsansvarig vid skolan med utformning av informationsaktiviteter och -material samt budskap.

9 Bilaga 2: Mediestrategi Pressmeddelanden Tillgängligheten för medier och andra intressenter till forskningsresultat och vetenskapliga arbeten ska vara hög. Pressmeddelanden går via MyNewsDesk och direkt till enskilda journalister och medier. Dessa leder även till vårt egna pressrum på webben som är navet för skolans kommunikation med medierna. Här finns direkt eller indirekt tillgång till bland annat texter, bilder (via Flickr), fördjupad information och kontaktuppgifter till experter inom olika områden. Åtgärder Skapa eget konto på MyNewsDesk alternativt samverka med Kista Science City som redan äger etablerat konto. Uppdatera pressrum. Direkta kontakter Relevanta journalister och medier kontaktas direkt via telefon, mail och specialutskick. Åtgärder Identifiera relevanta journalister och medier - uppdatera sändlistor. Färdiga texter och bilder: Finns tillgängliga via pressrum eller skickas aktivt. Debattartiklar Kopplade till aktuella ämnen. Om möjligt undertecknade gemensamt med andra intressenter. I debattinlägg är målet att synas eller underteckna med andra politiker, industri och forskningsinstitut. Kan skolan få andra att tala för skolans verksamhet i medierna stärks trovärdigheten. Åtgärder Omvärldsbevakning: vad som står på dagsagendan. Personliga möten Medieseminarier: Som eget event eller i samband med olika event rörande utbildning eller forskning. Mål utöver publiceringar är kunskapsspridning och nätverksbyggande. Enskilda journalistmöten: Journalister bjuds in för att besöka verksamheten med specifikt anpassade program utifrån deras önskemål och/eller skolans förslag. Presskonferenser: Används undantagsvis och enbart om det föreligger en nyhet av exklusiv karaktär. Pressaktiviteter sociala medier Åtgärder Utarbeta vad som kan göras i våra sociala medier. Uppföljning på pressaktiviteter Mät utfall. Följa upp eventuell publicering av debattartikel med nyhetstips. Se över eventuellt merutnyttjande och spridning av lyckad publicering. Positiv återkoppling, erbjud fördjupning alternativt andra nyheter. Nyhetsvinklar Följande är exempel på nyhetsvinklar som kan ligga till grund för en medieaktivitet:

10 Faktiska resultat. Nya projekt. Händelser: nya tjänster, anslag, samarbeten, utnämningar och rapporter. Idéer och visioner. Åtgärder Löpande identifiera lämpliga nyheter och vinklar. Övrigt Insatser från medier och eventuellt utfall i dessa ska i största möjliga mån merutnyttjas i egna kanaler. Egna talespersoner/experter inom olika områden ska identifieras. Intern medieträning ska ges, både generell och inför specifika framträdanden. Officiell talesperson för ICT-skolan är skolchefen eller av denne utsedd. Inom eget område uppmuntras dock medarbetarna att ha en aktiv relation till medierna. Stöd kan då ges av infofunktionen dit gärna en rapportering av genomförda mediekontakter får göras.

11 Bilaga 4: Sociala medier Vårt varumärke i sociala medier Vi har sedan tidigare beslutat att använda namnet KTH Kista i sociala medier. Detta för att KTH är ett starkt varumärke medan få vet att vi finns i Kista. ICT-skolan är ett internt namn som inte alla våra målgrupper vet vad det egentligen är och betyder. Övergripande strategi Mål: Vårt mål är genom sociala medier skapa nya relationer och förbättra befintliga relationer. Det är också att vara framträdande och påverka agendan när det gäller diskussionen av aktuella händelser som berör skolan. Målgrupperna i dessa medier är forsknings- och teknikjournalister, opinionsbildare, presumtiva studenter, nuvarande studenter, alumner och näringsliv inom ICT-området. Vi finns i sociala medier för att möta dessa målgrupper på de arenor där de befinner sig, de annars aktivt måste söka upp skolans information. Strategi: Vår övergripande strategi är att producera material som är tillräckligt kvalitativt och attraktivt för att våra målgrupper ska vilja kommentera och skapa diskussioner runt det samt återpublicera eller dela det vidare i sina kanaler. Då ett av målen med de sociala medierna är att nå press postar vi alla våra nyhetsartiklar regelbundet. Bloggen KTH Kista Bloggen KTH Kista som tidigare var vår huvudsakliga publiceringsyta för all vår aktivitet i sociala medier är sedan en tid tillbaka flyttad från att vara en egen sajt till att ligga under KTH Blogs. Det innehåll som vi tyckte var värt att spara såsom intervjuer och liknande är flyttat till vår ordinarie webbsida. Bloggens framtid: Vi har planer på att på sikt använda bloggen för studenter som vill blogga om saker som händer på skolan. När de till exempel studerar utomlands, åker på studiebesök, har en gästföreläsare eller arbetar med ett projekt. Arbetet med bloggen kommer att vara ett samarbete mellan skolans informations- och rekryteringsgrupp samt utbildningsadministrationens internationella grupp. Plan: Låta våra studenter blogga ur deras synvinkel med målet att de kommer att dela sina egna och sina studiekamraters blogginlägg i sina egna sociala kanaler. Detta för att våra studenter naturligt är våra bästa ambassadörer för skolan i deras egna kontaktnät. Twitter På Twitter har vi Twitterkontot har i dagsläget 177 följare. De flesta av dem är studenter, forskare eller andra anställda på KTH. Här finns också några enstaka journalister och företag. Twitter fungerar i första hand som en nyhetskanal. Här går alla våra nyheter från webben ut med rubrik och länk. Vi svarar givetvis även på frågor från studenter. Utvärdering: Twitter fungerar och används av oss på det sätt vi hade planerat. Våra tweets blir ofta retweetade av minst en annan användare. Kanske hade vi önskat något fler följare och omnämnanden. Mål: Att våra nyheter ska nå press och övriga intresserade.

12 Plan: Vi kommer att satsa mer på press som målgrupp på Twitter. Vi kommer att aktivt följa fler journalister för att förhoppningsvis få fler följare från pressen. Flickr På Flickr finns vårt fotoarkiv. På Flickr har vi sex följare, dessa är studenter hos oss eller andra universitets Flickr-konton. För kontot på Flickr betalar vi $24,95 om året vilket ger oss möjlighet att ladda upp obegränsade mängder bilder. Flickr är dock i första hand inte ett medie där man har följare då det är öppet för alla att besöka vår Flickrprofil, registrerade användare såväl som oregistrerade. För tillfället har vi totalt cirka visningar av våra bilder och cirka visningar av vårt fotoflöde. På Flickr laddar vi upp alla bilder från olika aktiviteter och event. Här finns också pressbilder på våra byggnader och personer i ledande positioner. Alla våra bilder på Flickr är licensierade med en så kallad Attribution-NonCommercial Creative Commons - licens vilket innebär att det står vem som helst som inte har några kommersiella intressen fritt att använda våra bilder. Detta gör det enkelt för studenter och andra som vill blogga eller på annat sätt sprida information om våra aktiviteter att göra det med hjälp av våra bilder. Flickr blir således för oss mer ett verktyg för fotodistribution än ett socialt media. Utvärdering: Flickr används av oss på det sätt vi hade planerat att använda det. Om våra bilder används av andra är väldigt svårt att veta men vi uppskattar att användandet är lågt vilket till stor del kan bero på låg kännedom hos studenter och anställda. Plan: Flickr kommer att fortsätta användas med nuvarande strategi. Youtube På Youtube har vi kontot KTHKista. Här laddar vi upp reportagefilmer som vi gör själva, filmade föreläsningar samt professionella filmer som vi köper in av produktionsbolag. Youtube används till störst del som en plats där vi förvarar våra filmer som vi sedan bäddar in på vår webbsida eller publicerar på vår Facebooksida. På Youtube har vi 25 prenumeranter och totalt visningar av våra 42 olika filmer. Utvärdering: Vi har använt Youtube som planerat. Vi hade egentligen inte förväntat oss någon större skara prenumeranter men vi hade gärna sett ett högre antal visningar. Mål: Att genom video sprida information om vår verksamhet. Plan: Vi kommer förmodligen inte att göra lika mycket reportagefilmer i framtiden då vi inte längre har en naturlig plats att publicera dessa. Däremot har vi en vision om att kunna producera korta videoföreläsningar och publicera dessa på Youtube. Bambuser Vårt konto KTHKista på Bambuser finns för att kunna livesända händelser i realtid. Hittills har vi endast använt det under eventet Future Friday. Utvärdering: Vi har en vision om att kunna livesända fler händelser såsom gästföreläsningar och liknande men har inte riktigt de resurser som krävs för detta. Mål: Att erbjuda livevisning av evenemang för de som inte kan närvara och på så sätt få en större publik. Plan: Vi har i dagsläget inga planer på att använda livesändning i någon större utsträckning men bör dock ha kvar kontot för event som till exempel Future Friday. Kontot ska också användas om vi vid något tillfälle skulle hyra in professionella livesändningsproducenter vid större evenemang. Facebook På Facebook har vi sidan KTH Kista. Sidan har idag drygt 700 följare. Dessa är till stor del våra egna studenter, doktorander och anställda men här finns också presumtiva studenter och övriga intresserade av vår verksamhet.

13 Sidan används både som nyhetskanal och som ett forum att kommunicera med våra följare. På Facebook laddar vi även upp en del bilder från våra event. Vi skriver mest på svenska (ibland också på engelska) och med en ganska lättsam ton. Mål: Att informera och kommunicera med våra studenter och att posta innehåll som de vill dela vidare i sina flöden. Utvärdering: Det är först nu, efter 1,5 år som vi börjar se effekter av vårt arbete med Facebook. Antalet följare ökar konstant och vi får mer och mer respons på våra aktiviteter där i form av likes och kommentarer. Vi får också fler frågor både från våra egna studenter men också från presumtiva studenter. Vi tror att vi börjar hitta rätt ton att använda när vi kommunicerar på Facebook som passar våra följare och att det bidrar till den ökade responsen vi har sett den senaste tiden. Framtida strategi: Vi kommer att fortsätta använda Facebook som vi gör just nu. Eftersom vi inte längre har en egen blogg där vi själva skriver kommer Facebook att bli den kanal där vi publicerar filmer, bilder och liknande från evenemang. Via Facebook kommer vi att kunna publicera händelser mer i realtid via mobiltelefon på ett smidigare sätt än vad som var möjligt i bloggen. Övriga kanaler Google+ är en social kanal som har funnits i cirka ett och ett halvt år. Vi har valt att avvakta med vår närvaro på Google+ eftersom vi ville se hur den efter en tid används och av vilka. Just nu ser vi inte ett användande av Google+ i någon större utsträckning hos vår målgrupp och därför har vi valt att inte starta en sida för KTH Kista på Google+.