medier Syfte Vad är sociala medier?

Transkript

1 (7) Kommunstyrelsen Policy för Vellinge kommuns officiella kanaler i sociala medier Ansvarig Magnus Mosén Upprättad av Magnus Mosén Upprättad den Reviderad den Policy för Vellinge kommuns officiella kanaler i sociala medier Syfte Syftet med denna policy är att övergripande förklara varför sociala medier är viktigt för Vellinge kommun och till vad respektive kanal ska användas till. Policyn behandlar Vellinge kommuns officiella konton. Policyn resonerar även kort kring ton och anslag i sociala medier samt hur man kan tänka kring användande av sociala medier privat och i tjänsten. Eftersom de olika sociala medierna utvecklas i snabbt takt är denna policy allmänt hållen. Policyns syfte är inte att fungera som ett regelverk för sociala medier. Den ska ge generella riktlinjer och peka ut riktningen för kommunens officiella kanaler. Vad är sociala medier? Sociala medier är ett begrepp för tjänster på internet som bygger på samtal och möjliggör social interaktion mellan användarna Det är användarna som skapar och utvecklar innehållet. Facebook, Twitter,Youtube, Wikipedia och Flickr är några vanliga exempel på sociala medier som finns på internet. Sociala medier kan också delas in i internetforum, bloggar, bloggsökmotorer, wikier, mikrobloggar, sociala nätverkstjänster, sociala nyheter och platsbaserade sociala nätverk, som till exempel Forsquare. POST Vellinge BESÖK Norrevångsgatan 3 TELEFON FAX E-POST vellinge.kommun@vellinge.se WEBB Vellinge.se BANKGIRO ORG. NR

2 2 (7) Bakgrund därför sociala medier i Vellinge kommun Vellinge kommun har ett ansvar att i möjligaste mån finnas och verka på de digitala plattformar där en stor del av invånarna och andra målgrupper finns. Det finns flera syften med att finnas på sociala medier. Några exempel: Vi hittar fler ytor att kommunicera med invånare på Vi gör det lättare för invånare att nå oss Vi gör det lättare för oss att få feedback på kommunens verksamhet och tjänster Genom att använda sociala medier kan vi ge bättre service till invånarna och därmed indirekt stärka Vellinge kommuns varumärke Genom att befinna sig i de sociala medierna har kommunen en möjlighet att visa upp verksamheten, visa engagemang och öppenhet gentemot medborgarna, och uppmuntra till dialog. På det sättet bidrar Vellinge kommun till att öka medborgarnas möjligheter till insyn och påverkan Sociala medier är en viktig kanal i olika typer av kriser, då vi lätt kan sprida information, motarbeta desinformation och rykten, snabbt svara på frågor och använda våra invånare som en hjälp och resurs. Sociala medier ska ses som en bland flera kanaler för kommunikation med invånarna och andra målgrupper. Sociala medier finns med i Vellinge kommuns övergripande kommunikationsstrategi och kan användas när det bedöms vara ett bra val för att kommunicera med en specifik målgrupp. Som visst stöd i bedömning och planering finns kommunikationsenheten. Vellinge kommuns officiella Facebooksida Facebook.com/Vellingekommun Syfte Primär målgrupp: Invånare i Vellinge kommun Syfte: Sprida relevant information, främst av allmängiltig, bred och folklig karaktär, som till exempel olika typer av evenemang som lockar breda målgrupper Sprida samhällsnyttig störningsinformation, som till exempel information om vattenläckor, strömavbrott och andra krishändelser som berör ett större antal invånare

3 3 (7) Generera viss mängd av profilmaterial, som till exempel bilder via Instagram Förstärka/generera trafik till Vellinge.se som därmed ytterligare befästs som kommunens främsta plattform för information Viktig kanal i samband med kriser En kontaktyta för invånare att ställa frågor, framföra klagomål och ge beröm. Skapa mervärde genom att sprida varumärkesstärkande material även från andra kanaler Ansvar: Kommunikationsenheten. Vellinge kommun på Twitter Primär målgrupp: Invånare men också digitala pionjärer, opinionsbildare och media Vellinge kommun har ett officiellt konto på Twitter. Därifrån länkar vi nyheter automatiskt från ett RSS-flöde från Vellinge.se. Syfte: En kanal att vända sig till med frågor och synpunkter Viktig kanal för kriskommunikation Viktigt forum för omvärldsbevakning rent allmänt och specifikt för Vellinge: Hur nämns vårt varumärke i digitala medier? Uppsökande kundtjänst genom sökningar i realtid Sprida andras digitala material som rör Vellinge kommun på ett positivt sätt, till exempel bilder och artiklar Genom att vara aktiva och kommunicera på Twitter skapar vi inte bara reell nytta för målgruppen. Vi profilerar Vellinge som en modern och digital kommun. Ansvar: kommunikationsenheten. Vellinge kommun på Instagram Målgrupp: Invånare Bilder lockar till engagemang till exempel delningar och gillningar på sociala medier. Instagram är idag en vanlig och växande tjänst för bildpublicering och spridning av bilder på sociala medier. Det material som publiceras på Instagram är lätt att dela även på andra plattformar, som till exempel Facebook och Twitter. Instagram

4 4 (7) fungerar därför dels som ett fristående socialt medium, men också som ett komplement till andra. På Instagram publicerar Vellinge kommun visuellt tilltalande bilder med Vellinge kommun som tema: natur, landskap, bilder från evenemang och annat. Det är viktigt att bilderna är tagna i och lätt kan kopplas Vellinge kommun. Ansvar: kommunikationsenheten. Vellinge kommun på Youtube Målgrupp: Invånare, företagare, potentiella besökare, media På Vellinge kommuns officiella Youtubekanal ska filmer publiceras som är av allmänt intresse, antingen för invånare, företagare, turister eller andra målgrupper. Filmerna ska vara antingen upplysande eller/och profilerande. Filmer som publiceras på Youtube ska hålla en hög kvalité och ska vara professionellt producerade. Ansvar: Kommunikationsenheten. Bambuser Målgrupp: Invånare och media Syfte: Bambuser är den kanal Vellinge kommun använder för att sända ut kommunfullmäktiges sammanträden. Kanalen kan också fylla ett syfte då kommunen snabbt behöver livesända till exempel presskonferenser. Ansvar: kommunikationsenheten. Sociala medier i tjänsten Innan du börjar vara aktiv på sociala medier i din yrkesroll, till exempel via en sida på Facebook, måste du ha en plan för medverkan (se bilaga 1 Riktlinjer för användning av sociala medier i Vellinge kommun). Fundera på vad det är du vill kommunicera och vilket syftet är. Ansök sedan hos din enhetschef, som beslutar om att du får lov att engagera dig.

5 5 (7) Ett undantag är verksamheter under utbildningsavdelningen, som har egna rutiner för sociala medier. Alla sociala medier som Vellinge kommun är representerade på måste finnas på Vellinge.se under Vellinge i sociala medier. Därför har alla enhetschefer, inklusive de inom utbildningsavdelningen, ett ansvar att mejla kommunikation@vellinge.se när ett nytt konto är skapat eller avslutat/nedlagt. Läs mer under regler och riktlinjer för sociala medier på Arbetsnätet. Checklista inför varje satsning på sociala medier Det måste finnas ett uppdrag från din chef för att du ska kunna använda sociala medier i tjänsten. Kommunen bör ha en förteckning på den egna webbplatsen över vilka externa webbplatser, till exempel Facebook och Twitter som kommunen är aktiv på. Därför måste du mejla kommunikation@vellinge.se när du startat ditt konto. För att dokumentera själva mediet bör man en gång i halvåret eller inför stora förändringar spara skärmdumpar från de sidor man är aktiv på. Sekretessbelagda uppgifter får inte publiceras på sociala medier. Brottsligt material ska kommunen ta bort, som till exempel hot eller hets mot folkgrupp m.m. Anställda som använder sociala medier i det privata får skriva om kommunens verksamhet. Yttrandefrihet och meddelarfrihet gäller även här. ( Läs mer i SKL:s bok Lojalitet och yttrandefrihet) Vellinge kommun som tydlig avsändare Det ska i kommunikationen på sociala medier tydligt framgå när kommunen är avsändare. Kommunens logotype ska alltid finnas synlig på de konton som används. Det ska också finnas en länk till kommunens webbplats, Vellinge.se. Spårbarheten till de sociala medier som kommunen är aktiv på ska vara hög, vilket innebär att minst två personer ska ha tillgång till inloggningsuppgifterna/tillgång till ett konto.

6 6 (7) Tillgänglighet och språkliga krav Precis som när vi skriver och uttrycker oss i andra sammanhang ska kraven på språket följas i sociala medier. Det är viktigt att språket är vårdat, enkelt och lätt att förstå. Undvik facktermer och förkortningar. Se kommunens lokala skrivregler Sociala medier offentligt och privat och ditt personliga varumärke Som anställd i Vellinge kommun har du en grundlagsskyddad frihet att i tal, skrift eller bild uttrycka dina kritiska åsikter om Vellinge kommun. Du har rätt att framföra kritiska synpunkter mot kommunens verksamhet och mot olika förslag. Men när besluten är fattade måste du i din tjänsteutövning följa arbetsgivarens beslut. Samtidigt som du har väldigt stora rättigheter att kritisera din arbetsgivare på sociala medier, kan det vara smart att tänka efter före. Till exempel på att det du skriver är offentligt, och kan komma att läsas av väldigt många människor. Personangrepp, osaklig kritik och förolämpningar är inte lämpligt att framföra i sociala medier, vare sig det handlar om arbetsgivare, kollegor, leverantörer, samarbetsparters eller andra intressenter inom verksamheten. En bra tumregel är att inte skriva något du inte skulle vara beredd att yttra i ett annat sammanhang. I realiteten glider den offentliga och privata identiteten ofta ihop på sociala medier. Inte minst på Facebook och Twitter där professionella och yrkesmässiga reflektioner inte sällan blandas med mer eller mindre privat innehåll. Detta är inget negativt. Tvärtom. Att blanda arbete, privata tankar och ibland humor kan ge en sammansatt, trovärdig och personlig bild av ditt personliga varumärke. Det viktiga är att du själv funderar över hur du vill ha det och är medveten om att allt du gör på sociala medier statusuppdateringar, tweets, bilder, gillningar och så vidare bidrar till ditt personliga varumärke positivt eller negativt. När du är aktiv i sociala medier i en fråga som är relaterad till ditt jobb eller din arbetsplats ser vi gärna att du berättar vem du är och vad du arbetar med inom kommunen. Det är också bra att du klargör att du deltar som privatperson och inte på uppdrag av Vellinge kommun, såvida du inte har fått ett specifikt uppdrag av din chef.

7 7 (7) Uppmärksamma nätmobbning och andra brott Ett av Vellinge kommuns värdeord är omtanke, och det värdeordet bör leda vårt agerande även på sociala medier. Om du som medarbetare upptäcker att en kollega, elev, kund eller brukare mobbas, hängs ut eller på något sätt blir utsatt i sociala medier bör du meddela din chef eller anmäla detta precis som ett vanligt brott.