2. Information från chefer Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: närvarande chefer

Transkript

1 KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 1(2) Servicenämnden Tid Onsdagen den 27 januari 2016 kl. 13:00 Plats Konferensrum Gåsen, Gamla Sjöbefäl Enligt uppdrag Anna Sandstedt ( Föredragningslista 1. Dagordning/övriga frågor/justering 2. Information från chefer Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: närvarande chefer 3. Medborgarförslag: Se över alla cykel- och gångstigar i Kalmar Beslutsärende (handlingar bifogas, 3 sid) Föredragande: Tomas Lexinger 4. Beslutsattestanter 2016 ändring Beslutsärende (handlingar bifogas, 5 sid) Föredragande: 5. Budget 2016 ramförändringar Beslutsärende (handlingar bifogas, 5 sid) Föredragande: 6. Kassaredogörare serviceförvaltningen Beslutsärende (handlingar bifogas, 1 sid) Föredragande: 7. Skrivelse - Utveckla parker och grönytor med donationer och sponsring Informationsärende (handlingar bifogas, 4 sid) Föredragande: Christina Karlberg 8. Motion från Kajsa Hedin (M) Utred möjlighet och konsekvens av ett kommunförbund för IT-service Informationsärende (handlingar bifogas, 3 sid) Föredragande: Robert Carlsson

2 Servicenämnden KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 2 (2) 9. Redovisning av praktikplatser 2015 Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Monika Nordh Cangemark 10. Information P-ledningssystem Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Björn Wigstedt 11. Information Årets stadskärna Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Ulrik Hultman, Björn Mortensen 12. Information från förvaltningschefen Informationsärende (inga handlingar) Föredragande: Benny Wennberg 13. Delegationsbeslut 14. Kännedomsärenden 15. Övriga frågor

3 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Tomas Lexinger SFN 2015/ Servicenämnden Medborgarförslag - Se över alla cykel- och gångstigar i Kalmar Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att inte utföra några åtgärder utifrån medborgarförslaget. Servicenämnden håller med förslagsställaren i motiveringen men hänvisar till det inventeringsarbete som gjorts och löpande görs för de årliga beläggningsåtgärderna på gång-och cykelvägar samt investeringar i belysningsanläggningen utifrån den av kommunen i övrigt pågående planeringen. Bakgrund Förslagsställaren har i ett medborgarförslag föreslagit att man behöver se över alla cykel- och gångstigar i Kalmar samt ordna med ökad belysning. Förslagsställaren bor i Funkabo och anser att cykel- och gångstigarna behöver förbättras med ny asfalt för att plana ut trädrötter som gör sig synliga på en del platser. Därutöver bör man ur säkerhetssynpunkt utöka belysningen i området. Förutsättningar Kalmar kommun har under inventerat alla gator och gång- och cykelvägar och det kommer att görs om vart fjärde år (1/4 per år) samt uppdateras på de åriga åtgärderna. Inventeringen hanteras i ett förvaltningssystem Rosy som analyserar inmätningar och ger åtgärdsförslag. Dessa förslag ligger till grund för de beläggningsåtgärder som sedan planeras upp av verksamheten utifrån budget och andra förutsättningar. Planerade åtgärder görs även utifrån den planering som finns i Kalmars cykelprojekt som är en viktig parameter att väga in i proriteringen av åtgärder. Behoven är väl kända och kräver ingen ytterligare inventering. Angående mer belysning så har kommunen inte någon specifik tillsatt budget att generellt öka antal belysningar på gång- och cykelvägar inom centralorten. Ambitionen finns dock att i översiktplaner och utveckling av stadsdelar arbeta med ökad säkerhet där belysning är en parameter. Under 2016 kommer ett Serviceförvaltningen Chefer Adress, Besök Tel vx Fax Tomas.Lexinger@kalmar.se

4 SFN 2015/ (2) belysningsprogram att börja gälla och leda till en handlingsplan som identifierar och prioritetar behov. Kalmar cykelprojekt har även belysningar med i sin prioritering där identifierade missing links också kan vara belysning. Gångstigar ingår inte kommunens prioritering för gång- och cykelvägar. Det sker dock ett pågående arbete i många stadsdelar för att tillgänglighetsgöra parkområden. Exempel är Berga strandpark, Norrliden Strand, Kalmarsundsparken. Fler områden kommer läggas till listan och har sin prioritering utifrån översiktplaner för Kalmar kommun och grönstrukturplan. Kan leda till ökad belysning. Sammanfattning Förvaltningen anser inte att ytterligare inventering behöver göras utan att nödvändigt underlag finns för att prioritera de årliga åtgärder som ligger i budget och de satsningar som görs på kommunens gång- och cykelvägar samt i parker. Jimmy Gummesson Entreprenadingenjör beläggningar Håkan Olofsson Entreprenadingenjör belysningar Bilaga Medborgarförslag se över alla cykel- och gångstigar i Kalmar

5

6 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning SFN 2016/ Servicenämnden Beslutsattestanter ändring Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att anta uppdaterad förteckning över beslutsattestanter och ersättare Bakgrund Uppdatering av attestförteckning med anledning av mindre organisatorisk förändring inom produktion samt att kostnader för exploateringsprojekt kommer bokföras direkt hos projekt- och exploateringsenheten där dessa projekt hanteras. ekonom Bilaga Uppdaterad Beslutsattestanter och ersättare serviceförvaltningen 2016 (4 sidor) Serviceförvaltningen Tel vx yvonne.norman@kalmar.se

7 BESLUTSATTESTANTER OCH ERSÄTTARE SERVICEFÖRVALTNINGEN 2016 Beslutad i servicenämnden (gråmarkerade fält = förändring) Verksamhet ANSVAR BESLUTSATTESTANT Maxbelopp ERSÄTTARE (tkr) Maxbelopp Verksamhetskonto (tkr) BENÄMNING Serviceförvaltningen 15XXXXXX Benny Wennberg 1 Christina Karlberg Beslutsattest för Serviceförvaltningens samtliga ansvar och verksamheter Ledning Nämnd 151X Benny Wennberg 1 Christina Karlberg Servicenämnden Förvaltningsledning FASTIGHET 1512X 155X Gunilla Svensson Benny Wennberg 1 Beslutsattest för samtliga verksamheter under ansvar 1512X och 155X Fastighetsförvaltning Göran Persson Björn Adolfsson Ersätter varandra samt Gunilla Svensson Fastighetsförvaltning gemensamt Arbetslokaler Förvaltningslokaler Förhyrda lokaler Gymnasielokaler Fritidslokaler Omsorgslokaler Skollokaler Förskolelokaler Gemensamhetsanläggningar Lantegendomar Regler- och saneringsfastigheter Bostadsrätter Bostäder Björn Adolfsson X Gunilla Svensson Gunilla Svensson Peder Hultgren /02 Bygg Vindkraft Försäkring / Skadereglering FASTIGHET Bygg Peder Hultgren Toni Sjöö Hans Gunnarsson Dan Söderström Magnus Laneborg Mats Borg Ersätter varandra samt Gunilla Svensson PLANERAT UNDERHÅLL Arbetslokaler Förvaltningslokaler Förhyrda lokaler Gymnasielokaler Fritidslokaler Omsorgslokaler Skollokaler Förskolelokaler Gemensamhetsanläggningar Lantegendomar Regler- och saneringsfastigheter Bostadsrätter Bostäder INVESTERINGAR Arbetslokaler Förvaltningslokaler Förhyrda lokaler Gymnasielokaler Fritidslokaler Omsorgslokaler Skollokaler Förskolelokaler Lantegendomar Bostadsrätter Bostäder 91004/06 Fastighetsservice Fastighetsservice 1552X Kenneth Hinsegård Gunilla Svensson Drift/Avhälpande och planerat underhåll Arbetslokaler Förvaltningslokaler Förhyrda lokaler Gymnasielokaler Fritidslokaler Omsorgslokaler Skollokaler Förskolelokaler Gemensamhetsanläggningar Lantegendomar Regler- och saneringsfastigheter Bostadsrätter Bostäder Sida 1 av 4

8 BESLUTSATTESTANTER OCH ERSÄTTARE SERVICEFÖRVALTNINGEN 2016 Beslutad i servicenämnden (gråmarkerade fält = förändring) Verksamhet ANSVAR BESLUTSATTESTANT Maxbelopp ERSÄTTARE (tkr) Maxbelopp Verksamhetskonto (tkr) BENÄMNING UPP- HANDLING 1515X Maria Klevborn Gunnar Farmansson Enhet upphandling Försäkring / Skadereglering Upphandling E-portal Samlastn 1536X Maria Klevborn Anders Johansson E-portal /Samlastningscentral Administation centralt serviceförvaltningen 152X Christina Karlberg Monika Nordh Cangemark Administration SF Bilpoolen Cykelprojektet Kustmiljö Kustmiljö SUPPORT 153X 157X Björn Hedbäck Benny Wennberg 1 Beslutsattest för samtliga verksamheter under ansvar 153X och 157X Förråd 1531X Annika Eckefors Björn Hedbäck Verksamhetskonton inom förrådet 1534X Peter Hermansson Björn Hedbäck Camilla Svensson Verksamhetskonton inom transport Transport Transport Verkstad 1535X Peter Carlsson Peter Hermansson Camilla Svensson Björn Hedbäck 1571X Peter Gertsson Björn Hedbäck Thomas Long Ann-Cathrine Stolpe Verksamhetskonton inom verkstad Verksamhetskonton inom lokalvård SUPPORT Lokalvård Ylva Wallin Linnea Jönsson Virpi Ragnarsson Ylva Wallin Jenita Silverstrand 100 Ersätter varandra samt lokalvårdschef Peter Gertsson Verksamhetskonton inom lokalvård Linnea Jönsson 100 Peter Gertsson Lokalvård intern utbildning 1572X Ann-Sofie Eriksson Björn Hedbäck Kostchef skola Jörgen Nilsson Kökschef, Norra kommundelen Kost skola Mats Lindell Kökschef, Norra centralorten Ann-Jeanette Wetterling Kökscheferna är ersättare 100 för varandra samt Kökschef, Mellersta centralorten Bo Gustavsson kostchef Ann-Sofie Eriksson Kökschef, Södra centralorten Magnus Bolander Kökschef, Mellersta kommundelen Jörgen Folkesson Kökschef, Södermöre Kost omsorg 1573X Karolin Gleisner Björn Hedbäck 510xx Kostchef omsorg John Eliasson 100 Ersätter varandra samt 510xx Kökschef omsorg, Norra delen Stefan Hildingsson kostchef 100 Karolin Gleisner xx Kökschef omsorg, Södra delen Sida 2 av 4

9 BESLUTSATTESTANTER OCH ERSÄTTARE SERVICEFÖRVALTNINGEN 2016 Beslutad i servicenämnden (gråmarkerade fält = förändring) Verksamhet ANSVAR BESLUTSATTESTANT Maxbelopp ERSÄTTARE (tkr) Maxbelopp Verksamhetskonto (tkr) BENÄMNING Kundservice Klienthantering Infrastruktur Strategi / tjänsteutv PRODUK- TION 154X Tomas Lexinger Anja Thörnell Produktionsresurs Beslutsattest för samtliga verksamheter under ansvar 154X PRODUKTION Entreprenadingenjör Investeringar Anja Thörnell Mikael Sjöstrand X Projektledare SBK: Carl-Fredrik Nelson Anders Berg Peter Borgebäck Magnus Gustafsson Ersätter varandra Park 1541 Ronny Erixon Bo Jonsson Gata 1542 Anja Thörnell Mikael Sjöstrand Fritid 1543 Ronny Gustavsson Pär-Åke Hallström Trafik Markupplåtelser Evenemang (TME) 1544 Stefan Larsson Anders Stridarv Björn Wigstedt Investeringar gata Beläggningsunderhåll Enskilda vägar, Gatubelysning Asfaltslagningar efter ledningsarbete Investeringar gata Exploateringsprojekt gata Investeringar park Exploateringsprojekt park Investeringar Park Lekplatser, Blomsterarrangemang Utsmyckning, Parkverksamhet Växthus Externa arbeten, Uppdrag Naturmark, skogsparker, reservat Dikesföretag Exploateringsprojekt park Odlingslotter Investeringar Gata Beläggningsunderhåll Vinterväghållning, Barmarksrenhållning Broar, Dagvatten Offentliga toaletter Spårunderhåll Enskilda vägar, Gatubelysning Externa arbeten Asfaltslagn efter led.arb Snyggt & Tryggt/Cykel Vägunderhåll Exploateringsprojekt gata Mudderupplag, Mellanlager Resursarbeten Renhållning i naturen Investeringar miljö Viltvård, Kalmar Dämme Vassbekämpning, Hagbyåns miljövård Investeringar idrottsanläggningar Småbåtshamn, Uppläggn.plats, Båtkran Friluftsbad, Motionsspår Vandringsleder, Naturisbanor, Fiskevård Idrottsanläggningar, Externa arbeten Produktionsskog, Sjöbodar/Landfästen Trafikanordningar, Vägmärken Trafiksignaler, Trafikräkning Arrangemangstöd Parkering Omhändertagande av fordon Upplåtelser allmän platsmark Torghandel Evenemang IT 158X Robert Carlsson Magnus Garp Verksamhetskonton IT IT 1581 Susanne Eklund Emmanuel Wintersteller Niklas Svensson Magnus Garp Ersätter varandra samt Robert Carlsson Verksamhetskonton inom IT Då annan tjänsteman under löpande verksamhetsår ersätter en av de nuvarande beslutsattestanterna eller ersättare på samma befattning, följer attesträtten med till den nya tjänstemannen utan särskilt beslut. Sida 3 av 4

10 BESLUTSATTESTANTER OCH ERSÄTTARE SERVICEFÖRVALTNINGEN 2016 Beslutad i servicenämnden (gråmarkerade fält = förändring) Bokföringsorder (rättelser) drift och investering Nedanstående personer får attestera bokföringsorder med rättelser av fel eller göra andra omföringar och rätta andra uppenbara konteringsfel inom nedan angivna ansvar och verksamheter. Verksamhet Serviceförvaltningen ANSVAR BESLUTSATTESTANT (bokföringsorder) Maxbelopp (tkr) Rolf Johansson, Patrik Ohlsson, Ulla Possbeck, Peter 15XXXXXX Broström, Carina Loftenius Serviceförvaltningens samtliga verksamheter 1512X Fastighet Ida Håkansson Verksamhetskonton inom fastighet 155X Produktion 154X Madeleine André Verksamhetskonton inom produktion Då annan tjänsteman under löpande verksamhetsår ersätter en av de nuvarande beslutsattestanterna eller ersättare på samma befattning, följer attesträtten med till den nya tjänstemannen utan särskilt beslut. Sida 4 av 4

11 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning SFN 2016/ Servicenämnden Budget 2016 ramförändringar Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att anta den reviderade/kompletterade internbudgeten för Bakgrund Vid beslut av internbudget i november 2015 var budgetramen inte slutreglerad vad gäller kompensation för lokalkostnader, kapitalkostnader och nya ytor. Underlaget för kapitalkostnader och nya ytor är inte klart vid detta utskick av handlingar utan kommer att skickas till nämndsledamöterna snarast. En volymjustering har också gjorts på kost omsorg och IT med anledning av omräkning/uppdatering av verksamhetens omsättning med totalt -156 tkr respektive 791 tkr. Eftersom justeringen avser både intäkter och kostnader är ramen/nettosumman densamma som tidigare. I december 2015 fattade kommunfullmäktige beslut om ramförändring för 2016 gällande debitering för kontaktcenter samt justering av ramen för kost skola vad gäller antalet barn/elever. Följande sidor har reviderats/kompletterats (bifogas): Sidan 9-11: Driftsbudget 2016 Förändringar av totalsumman för driftsbudgeten Sidan 12: Sammanställning driftsbudget 2016 ekonom Bilaga Internbudget 2016 sidan 9-12 Serviceförvaltningen Tel vx yvonne.norman@kalmar.se

12 Driftsbudget 2016 Förändringar av totalsumman för driftsbudgeten Sammanställningen nedan utgår ifrån serviceförvaltningens internbudget för Vid nämndens beslut av internbudget i februari 2015 var förvaltningens budgetram tkr. Budgetramen har sedan dess förändrats enligt nedanstående sammanställning. Den totala ramen för budgetåret 2016 slutar nu på tkr. Internbudget 2015 (beslut nämnd febr 2015) (belopp tkr) Löneöversyn (apr-dec) ramverksamheter Överföring från KoF avseende skötsel anläggningar Produktion -700 Samlastningscentral Upphandling 330 Internbudget 2015 (nov 2015) Kompensation lokalkostnader Kost omsorg 227 Kompensation lokalkostnader Kost skola 643 Kostenheten, förändring barn och elever Kost skola Kompensation kapitalkostnader Produktion Internbudget 2015 (jan 2016) Löneöversyn (jan-mars) ramverksamheter 751 Enligt beslut kommunfullmäktige juni 2015 Stabil ekonomi Kompensation för kostnadsökning vid köp av verksamhet Produktion 411 Underhålls- och reinvesteringsbehov Produktion Bidrag enskilda vägar Produktion Kostenheten, förändring barn och elever Kost skola Samlastningscentral Samlastning -110 Delsumma beslut kommunfullmäktige juni Kostenheten, förändring barn och elever (ny prognos) Kost skola 65 Internbudget 2016 (beslut november 2015) Kompensation lokalkostnader Kost omsorg 320 Kompensation lokalkostnader Kost skola 68 Kostenheten, förändring barn och elever (dec 2015) Kost skola Kontaktcenter, rambudget ersätter internfaktura Adm -910 Kompensation kapitalkostnader Kompensation "nya ytor" Produktion Produktion Internbudget 2016 (jan 2016) Följande justeringar av ramen har skett under 2015 efter nämndens beslut i februari 2015: Budgeten för lönekostnader har utökats med tkr till följd av löneöversynen (april-december) för de verksamheter inom förvaltningen som har rambudget. Sida 9

13 Vid budgetbeslut i februari fanns inkluderat en överföring av rambudget från kultur- och fritidsförvaltningen till produktion med 700 tkr avseende skötsel av Rockneby sporthall, Rinkabyvallen, Falkenbergs sporthall, Ljungbyholms sporthall och Ljungbyholms konstgräs. Detta ändrades sedan efter diskussion med kultur- och fritidsförvaltningen till att serviceförvaltningen under 2015 skickar internfaktura på den överenskomna summan om 700 tkr till kultur- och fritidsförvaltningen. Enligt beslut i kommunfullmäktige har serviceförvaltningen fått i uppdrag att upphandla och etablera en entreprenör för samordnad varudistribution för Kalmar kommun tillsammans med övriga intresserade kommuner/förbund som ingår i upphandlingssamverkan. För detta uppdrag fick serviceförvaltningen en ramförstärkning 2015 med 330 tkr. Kost omsorg och kost skola har fått kompensation för ökade lokalkostnader med anledning av ombyggnationer av kök med 227 tkr respektive 643 tkr. Kost skola har också vid avräkning för december fått kompensation för förändring av antal barn och elever med tkr. Inför 2016 har följande justeringar skett: Nämnderna har fått en generell ramjustering på en procent för Detta innebär för serviceförvaltningen en besparing på tkr. Fördelningen av besparingen mellan serviceförvaltningens olika verksamheter framgår av nedanstående tabell. Varje verksamhet har gjort en genomlysning av möjlig besparing och inom vilka områden dessa kan ske är andra året som förvaltningarna har denna generella besparing. Besparingarna blir mer och mer kännbara, men har i budgeten för 2016 inkluderats utan allvarliga förändringar i verksamheterna. Utmaningen blir att klara av denna och kommande besparing och ändå leverera kostnadseffektiva och ändamålsenliga tjänster. Fastighetsförvaltningen beräknar sänka kostnaderna genom effektivisering och systematisering av driften. Lokalvård, kost, transport och IT möter ökad volym med befintliga resurser och blir därmed mer kostnadseffektiva. Förrådet har förändrat sin verksamhet vilket genererat lägre kostnader. Övriga verksamheter har sett över ett antal kostnadsposter för att nå årets budgetram. Serviceförvaltningen stabil ekonomi (tkr) Verksamhet Total Ledn/Nämnd/Adm Upphandling -8-8 IT Fastighet (inkl bygg och fastighetsservice) Förråd Transport Verkstad Lokalvård Kost skola Kost omsorg Produktion Totalt belopp stabil ekonomi SF Budgeten för lönekostnader har utökats med 751 tkr till följd av löneöversynen (jan-mars) för de verksamheter inom förvaltningen som har rambudget. Sida 10

14 Enligt beslut i kommunfullmäktige har produktion fått kompensation för kostnadsökning vid köp av verksamhet med 411 tkr, vilket avser kostnadsökningar för entreprenadinköp. Produktion har också fått ramen utökad för underhålls- och reinvesteringsbehov med tkr och för bidrag till enskilda vägar med tkr. Vid nämndens beslut om internbudget för 2015 omdisponerades tkr från beläggningsarbeten till enskilda vägar. Dessa medel har för 2016 flyttats tillbaka till beläggningsarbeten med anledning av det tillskott som enskilda vägar nu fått. Kost skola har fått kompensation för förändring av antal barn och elever med tkr. För uppdraget med samordnad varudistribution/samlastningscentral har serviceförvaltningen fått en ram under tre år. För 2015, som var det första året, erhöll förvaltningen 330 tkr. För det andra året är ramen endast 220 tkr, detta innebär att ramen för 2016 minskas med 110 tkr. En ny prognos har tagits fram för antalet barn och elever avseende Denna prognos visar på ett större antal barn och elever än underlag för beslut i kommunfullmäktige i juni Med anledning av detta justeras ramen för kost skola med ytterligare 65 tkr. Internt inom serviceförvaltningen flyttas 319 tkr rambudget från produktion till centrala administrationen. Ramomflyttningen avser en tjänst som organisatoriskt de senaste åren tillhört administrationen centralt, men verksamheten har funnits inom produktion. Denna verksamhet avsåg från början uppdrag inom snyggt och tryggt med bland annat sanering av klotter, men har de senaste åren mer och mer styrts över mot cykelområdet, enligt uppdrag och mål i budgeten. Produktion har kvar driftsbudget enligt tidigare inom området snyggt och tryggt. Ramomflyttningen avser endast finansiering av 50 procent tjänst. Tjänsten som helhet är på 100 procent och resterande 50 procent finansieras via uppdrag och investeringsprojekt, liknande som kustmiljö och bygg. Kost omsorg och kost skola har fått kompensation för beräknad ökning av lokalkostnader med anledning av ombyggnationer av kök med 320 tkr respektive 68 tkr. Kost skola fick vid avräkning i december 2015 kompensation för förändring av antal barn och elever med tkr. Den ökningen finns inkluderad i den beräknade summan för förändring av antal barn och elever avseende 2016 som beslutades av kommunfullmäktige i juni 2015 (1 031 tkr) och december 2015 (65 tkr), varför den dras av i ovanstående sammanställning. I december 2015 beslutade också kommunfullmäktige att den internfakturering som tidigare gjorts för kontaktcenter till alla förvaltningar upphör 2016 och istället justeras ramen med samma belopp. För servicenämnden innebär detta en justering av ramen med 910 tkr. Utöver ovanstående kommer serviceförvaltningen begära utökad ram för produktion avseende nya tillkommande ytor och för kapitalkostnader genererade av investeringar inom infra. Indikatorer för uppföljning Den största delen av kommunens verksamhet bedrivs genom den ansvarfördelning som kommunfullmäktige gjort till respektive nämnd och bolagsstyrelse via reglementen och bolagsordningar. Verksamheten ska vara ändamålsenlig och kostnadseffektiv. Därför mäts och jämförs verksamheten med andra kommuner. Mätningen sker via kommun- och landstingsdatabasen KOLADA och resultatet redovisas i årsredovisningen. Även andra nyckeltal och jämförelser som förvaltningen jobbar med redovisas i årsredovisningen. Sida 11

15 Sammanställning driftsbudget 2016 (tkr) Verksamhet Kostnader Budget 2015 Intäkter Netto Kostnader Budget 2016 Intäkter Netto Förvaltningsledning, Administration Fastighet Hyror och arrenden Drift Avhjälpande underhåll Planerat underhåll Kapitaltjänstkostnader Vindkraft Enhet Bygg Enhet Fastighetsservice Summa Fastighet Support Centralförrådet Transport/Verkstad Lokalvård Kost Skola Kost Omsorg Summa Support Upphandling (inkl E portal/samlastning) Försäkringsfond Produktion Produktionsresurs Kapitaltjänstkostnader Gata Park Fritid TME Summa Produktion IT Total Serviceförvaltningen Sida 12

16 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning SFN 2016/ Servicenämnden Kassaredogörare serviceförvaltningen Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att utse kassaredogörare och kassakontrollanter enligt förvaltningens förslag. Bakgrund Enligt regelverket för kommunens tillhöriga kassor ska respektive nämnd utse ansvarig för kassan kassaredogörare och ansvarig för interna kontrollen - kassakontrollant. Uppgift om utsedd kassakontrollant ska lämnas till kommunledningskontoret, ekonomienheten Uppdatering av listan över kassaredogörare serviceförvaltningen med anledning av att samtliga försäljningsställen nu ska finnas på listan, även de försäljningsställen som enbart har försäljning via kort och ingen kontanthantering. Uppdaterad lista delas ut på nämndsmötet. ekonom Serviceförvaltningen Tel vx yvonne.norman@kalmar.se

17 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Christina Karlberg SFN 2015/0792 Tfn Servicenämnden Skrivelse - Utveckla parker och grönytor med donationer och sponsring Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att i dagsläget inte ta fram några förslag på områden som privatpersoner/föreningar kan sköta. Nämnden beslutar också att inte ta fram några riktlinjer för donationer eller sponsring. Varje donation måste behandlas separat samt regleras i avtal med tydligt uppdrag, tidsomfattning och rutiner för kontroll. Däremot är servicenämnden positiv till att uppmuntra donationer och andra enskilda engagemang. Bakgrund Servicenämndens ledamöter från Moderaterna, Liberalerna och Kristdemokraterna har gjort en skrivelse till nämnden där de vill ge serviceförvaltningen i uppdrag att ta fram förslag på områden där man ser det möjligt att direkt implementera konceptet om donationer inom park och grönytor samt att ta fram förslag på riktlinjer för donationer inom park och grönytor. Redan 2003 svarade kommunfullmäktige på en liknande motion från Kristdemokraterna och därefter fick kommunstyrelsen i uppdrag att ta fram riktlinjer för sponsring av kommunal verksamhet. Kommunfullmäktige beslutade dock den 17 december 2007 ( 225) att det inte var aktuellt att ta fram någon policy för sponsring av kommunal verksamhet. Istället beslöts att varje nämnd/förvaltning i varje enskilt fall får besluta om eventuell sponsring. Yttrande Förvaltningen har konsulterat kommunens jurist för att få vägledning om vad som är tillåtet när det gäller donationer och sponsring. Beslut om sponsring är en fråga som skulle kunna anses beröra verksamhetens inriktning, omfattning eller kvalitet och som därför inte får delegeras från nämnden enligt 6 kap 34 kommunallagen. Grunden för sponsring av kommunal verksamhet finns reglerad i kommunallagen, som säger att hänsyn skall tas till de kommunalrättsligt fundamentala Serviceförvaltningen Chefer Adress, Besök Tel vx Fax Christina.Karlberg@kalmar.se

18 SFN 2015/ (2) principerna om objektivitet (saklighet och opartiskhet; inga ovidkommande hänsyn får tas och man får inte gynna eller missgynna någon) och likställighet (kommunen skall behandla sina medlemmar lika om det inte finns sakliga skäl för något annat). Skillnaden mellan sponsring och enskilda personers mindre donationer är att de senare ofta inte är förknippade med villkor eller krav på motprestation. Serviceförvaltningen är positivt inställd till att ta emot donationer och gåvor som bidrar till den gemensamma livsmiljön, förutsatt att vi kan tacka nej om kraven på motprestation inte uppfyller kommunallagens riktlinjer kring objektivitet och likställighet eller om underhållsbehoven av donationen blir alltför stora. Donationen måste också passa in i samhällsbyggnadskontorets gestaltningsprogram för Kalmar. När det gäller donation av konstverk hanteras de redan idag av kultur- och fritidsnämnden. Däremot är det inte helt oproblematiskt ur juridisk synvinkel att enskilda personer ska dela med sig av sin tid och sitt arbete genom att öka tillgängligheten på kommunal mark. Enligt juristen skulle det kunna klassas som åverkan. Markägaransvaret är strikt i svensk lagstiftning. Kommunen kan således aldrig frånsäga sig sitt ansvar gentemot tredje man oavsett vem som utför praktisk skötsel. Dessutom kan det även mot utföraren finnas ansvarshänsyn att beakta. Var går gränsen mellan ideellt arbete och arbetsgivaransvar för till exempel arbetsmiljö? Om man vill öka invånarnas lokala engagemang för att skapa en grönare och mer attraktiv stad måste det regleras i avtal med tydligt uppdrag och tidsomfattning. Dessutom måste det också finnas rutiner för kontroll efteråt. Christina Karlberg Administrativ chef Bilaga: Skrivelse från Moderaterna, Liberalerna och Kristdemokraterna: Utveckla parker och grönytor med donationer och sponsring

19 Skrivelse till servicenämnden Kalmar den 29 september 2015 Utveckla parker och grönytor med donationer och sponsring. På träbron över vallgraven mellan Huvudbiblioteket och Kvarnholmen kan man fortfarande läsa namnen på alla dem, utan vilkas bidrag bron aldrig hade blivit till. Den typen av enskilda bidrag till stadsbilden finns det många av i Kalmar när det gäller statyer, som exempelvis Sällskapet Nya Dryaden donerat. Skulle inte detta kunna gälla även andra saker, som ökar trevnaden och användningen av Kalmars parker och grönytor? För omkring 100 år sedan donerade en Jeansson stadsparken till staden, en i sig storartad gåva, men som gjordes i ett helt annat samhälle med sociala skillnader som vi i dag tack och lov kommit ifrån. Det hindrar inte att vi skulle kunna behöva former för enskilt engagemang i mindre, mer modern skala. Den som besöker brittiska städer kan exempelvis sätta sig i parksoffor, där en diskret skylt upplyser om att just den soffan finansierats eller donerats av en privatperson eller en familj, ofta till minne av en avliden närstående. Det är en väg som finns där för att manifestera sin vilja att bidra till den gemensamma livsmiljön. En annan möjlighet är att dela med sig av sin tid och sitt arbete. På många platser i Kalmars tätortsområden är växtligheten vildvuxen. Enskilda personer ofta barn med föräldrar har redan på egna lokala initiativ börjat markera gångar, stigar, och slingor och därmed ökat tillängligheten. Sådana informella åtaganden lever naturligtvis farligt, då kommunen inte känner till det arbete som lagts ned och kanske har en annan idé om vad platsen skall användas till. En möjlighet att stärka människors engagemang vore att någonstans registrera det som gjorts, så att kommunens förvaltning kan börja samtala med dem som bor i området, och ge förvarning om markområdena ska få nya användningar. Varför inte pröva dessa former av lokalt engagemang och förhoppningsvis engagera fler för den gemensamma livsmiljön? Kostnaden för kommunen skulle vara begränsad, vinsterna i miljö och delaktighet desto större.

20 Förslag till beslut: - Att Servicenämnden ger förvaltningen i uppdrag att ta fram förslag på områden där man ser det möjligt att direkt implementera konceptet om donationer inom park och grönytor. - Att Servicenämnden ger förvaltningen i uppdrag att ta fram förslag på riktlinjer för donationer inom park och grönytor. - Att förslagen redovisas till nämnden för beslut senast februari 2016 Kajsa Hedin (M), Måns Linge (M), Magnus Jernetz Gustavsson (M), Sofie Bergman (FP), Junita Karlsson (KD)

21 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Robert Carlsson SFN 2015/ Servicenämnden Motion från Kajsa Hedin (M) Utred möjlighet och konsekvens av ett kommunförbund för ITservice Förslag till beslut Servicenämnden föreslår att kommunfullmäktige beslutar att servicenämndens yttrande utgör svar på motionen. Bakgrund Den inkomna motionen beskriver ett behov av samverkan från de mindre kommunerna i länet, att IT-stödet blir en allt viktigare faktor för samtliga verksamheter där investeringar och IT-drift driver betydande resursåtgångar. För att dela på investeringarna samt att underlätta vardagen för och stötta de mindre kommunerna föreslås det att Kalmar kommun låter utreda vilka möjligheter och konsekvenser ett gemensamt kommunförbund inom IT-service innebär. Kalmar kommun samverkar idag med övriga kommuner i länet inom ITområdet genom LänsITrådet, en länsgemensam arbetsgrupp bestående av ITchefer, IT-strateger och verksamhetutvecklare från kommuner, landsting och regionförbund. Rådet träffas regelbundet och diskuterar gemensamma utmaningar kopplat till den dagliga driften men även till den regionala digitala agendan. Idag bedrivs arbeten inom bland annat gemensam e-tjänsteplattform samt en utredning om gemensam licenshantering. Förslag för att ytterligare stärka samverkan är på agendan för kommunchefsgruppen där LänsITrådet lämnat förslag på verksamhetsplan 2016 som innehåller bland annat ett förslag att utreda hur en gemensam IT-drift skulle kunna hanteras och i det arbetet utreda lämpliga organisationsformer. Att sätta en organisation för samverkan skulle förenkla arbetet med att stärka kvalitet och robusthet inom IT-området då vi skulle kunna dela på befintlig kompetens och investeringar över organisationsgränserna istället för att var och en ska ansvara för sitt och på så vis stärka både personlig utveckling, säkra Serviceförvaltningen It Avdelningen Adress, Besök Tel vx Fax Robert.Carlsson@kalmar.se

22 SFN 2015/ (2) IT-drift och arbeta med gemensamma utvecklingsprojekt på en högre nivå än idag. Robert Carlsson IT-chef Bilaga Motion från Kajsa Hedin (M) Utred möjlighet och konsekvens av ett kommunförbund för IT-service

23