Servicenämnden PROTOKOLL. Tid Onsdagen den 29 mars 2017 kl. 13:00 17:10 Plats Magistern. Omfattning 25-38

Transkript

1 Servicenämnden Tid Onsdagen den 29 mars 2017 kl. 13:00 17:10 Plats Magistern Omfattning ande Ingemar Einarsson (C), ordförande Kajsa Hedin (M), vice ordförande Mikael Lindberg (S) Sven-Erik Ekblad (S) Gunilla Johansson (S) Anne-Katrin Foss (S) Staffan Ljungar (C) Jens Körge (V) Magnus Jernetz Gustavsson (M) Krister Thornberg (SD) Lasse Karlsson (L) Ersättare Nura Mahmutagic (S) Jashar Gashi (S) Maja Velke (S) Junita Karlsson (KD) Övriga Benny Wennberg, förvaltningschef Tomas Lexinger, produktionschef Martina Adiels Balk, kvalitets- och miljösamordnare Gunilla Svensson, fastighetschef Maria Kleveborn, upphandlingschef Sara Andersson, ekonom Patrik Olsson, ekonom Jenny Daunéus, HR-specialist Björn Hedbäck, supportchef Thomas Eidrup, projektledare Anslaget på kommunens anslagstavla den 4 april 2017

2 2 (10) Mattias Andersson, huvudprojektledare Johanna Petersson, (C) Åsa Ström, Södra skog Pär Bertilsson, förman produktion Sekreterare Marcus Kindahl Justeras Ingemar Einarsson ordförande Anne-Katrin Foss

3 3 (10) 25 från chefer Närvarande verksamhets- och enhetschefer informerar om vad som är på gång inom den egna verksamheten. 26 Granskning av Intäktsredovisning SFN 2017/0074 Serviceförvaltningens skrivelse Bilagor serviceförvaltningens processer Granskning av intäktsredovisning Bakgrund Ernst & Young har på uppdrag av förtroendevalda revisorer granskat redovisning av kommunens intäkter, bland annat serviceförvaltningen. Den övergripande bedömningen enligt rapporten är att kommunen har en organisation som bedöms vara ändamålsenlig och ger förutsättningar för en god intern kontroll. Granskningen har identifierat några områden där förbättringsmöjligheter föreligger. Yttrande Dokumentet Granskning av Intäktsredovisning (bilaga 1) listar förslag till förbättringsarbete och i serviceförvaltningens fall gäller det att nedteckna de rutiner och processer där dessa styrande dokument saknas. Rutiner och processer ska finnas tillgängliga i verksamhetshandboken för att säkerställa en korrekt intäktsredovisning. Kommungemensamma rutiner finns i verksamhetshandboken och används i serviceförvaltningen för rutinmässiga interna och externa faktureringar. Till exempel Ekonomi ROR & IOF (Redovisning och reskontra & Inköp och fakturering), kundreskontra, fakturering och fakturaunderlag instruktion. (Bilaga 2) Identifierade områden: IT, nedtecknad beskrivning för KomMa körning saknas

4 4 (10) En process för hur IT arbetar med fakturering tas fram där KomMa (försystem) körningarna klargörs. (Bilaga 3) Kost, nedtecknad beskrivning av pedagogiska måltider saknas Process för icke-pedagogiska måltider finns, denna kompletterad med de pedagogiska måltiderna. (Bilaga 4) Produktion, nedtecknade beskrivningar saknas Dokumentet Produktion process tar upp faktureringssteget ur ett övergripande perspektiv. (Bilaga 5) Det finns även en del beskrivningar i verksamhetshandboken av specifika moment till exempel Uthyrning av båt och uppläggningsplatser och Ansökan om grävtillstånd process, där faktureringssteget finns dokumenterat. (Bilaga 6 och 7). Som komplement till dessa processer finns de kommunövergripande faktureringsdokuments som nämnts tidigare som används i produktionsverksamheten. Servicenämnden beslutar att anta denna skrivelse som sin egen och översända den till de förtroendevalda revisorerna som sitt svar på den uppföljande granskningen. 27 sattester serviceförvaltningen uppdatering SFN 2017/0102 Serviceförvaltningens skrivelse sattester serviceförvaltningen 2017 Bakgrund Uppdatering av attestförteckning med utökning av ersättare för ansvaren Gata, Kostchef skola samt Kostchef omsorg. Servicenämnden fastställer serviceförvaltningens förslag till beslutsattestanter och ersättare 2017.

5 5 (10) 28 Budgetuppföljning och prognos efter februari SFN 2017/0101 Serviceförvaltningens skrivelse Prognos driftsredovisning februari Bakgrund Budgetuppföljningen och prognosen efter februari visar ett nollresultat gentemot driftsbudgeten. Servicenämnden fattar inget beslut med anledning av information. 29 Resultat av inspektion 2017 hos produktion SFN 2017/0076 Resultat av arbetsmiljöverkets inspektion Tomas Lexinger informerar nämnden om arbetsmiljöverkets inspektion i verksamhetsområde produktion. Arbetsmiljöverket gav verksamheten 7 punkter att arbeta med och förtydliga. - Lastsäkring - Trafiksäkerhetspolicy - Samordningsansvar fast driftställe - Skriftliga instruktioner - Tillbudsrapportering - Kränkande särbehandling - Körtillstånd truck Arbetet med att besvara arbetsmiljöverket är påbörjat. Flertalet punkter är kommunövergripande och därför deltar kommunens arbetsmiljöenhet i arbetet.

6 6 (10) 30 Kommunens skogsförvaltning Åsa Ström och Pär Bertilsson informerar nämnden om kommunens skogsförvaltning. Kommunen har 1728 hektar produktiv skogsmark. Utgångspunkten för arbetet är skogsvårdsplanen och skogsbruksplanen. Kommunens skogar är dubbelcertifierade enligt FSC och PEFC. Södra skog sköter främst maskinell avverkning, flisning, förröjning samt markberedning. Kalmar kommun sköter främst manuell huggning, skötsel av stadskärnan, röjning samt plantering. Vikten av att samverka med boenden nära skogen diskuteras. 31 Hur skall vi använda vårt dricksvatten SFN 2016/0591 Serviceförvaltningens skrivelse Skrivelse Hur skall vi använda vårt dricksvatten Tomas Lexinger informerar nämnden om förvaltningens arbete med bevattningsfrågan och hur förvaltningen tillsammans med kultur- och fritidsförvaltningen samt samhällsbyggnadskontoret arbetar vidare. Stor vikt läggs vid att hitta alternativ till dricksvatten för bevattning.

7 7 (10) 32 Cykelprojektet studenternas cykling Thomas Eidrup och Mattias Andersson informerar nämnden om projekt för hållbara och hälsosamma transporter till det nya universitetsområdet. Studenternas resväg har utretts med hjälp av en nätverksanalys. Utefter analysen har sedan behov av förbättringar tagits fram. Norra vägen, Erik Dahlbergs väg, Södra vägen samt Ängöleden är stora resvägar för studenterna. Exempel där det finns behov av förbättringsarbete är korsningen Esplanaden Norra vägen där behov av breddning och bättre linjeföring föreligger. 33 Cykelbokslutet 2016 Thomas Eidrup informerar nämnden om kommunens cykelbokslut Bokslutet syftar till att ge en beskrivning av hur Kalmar utvecklas som cykelstad. Under perioden har cykeltrafiken minskat med 1.5 procent. Statistiken överensstämmer med utvecklingen i övriga landet. Under 2016 investerades 26 miljoner och det byggdes 4500 meter ny cykelbana. 200 nya cykelparkeringar och 8 nya manuella cykelpumpar kom på plats. En bra infrastruktur tillsammans med mjuka åtgärder i form av kampanjer är viktigt i det fortsatta arbetet. Servicenämnden fattar inga beslut med anledning av informationen.

8 8 (10) 34 från förvaltningschefen Benny Wennberg informerar nämnden om aktuella händelser inom förvaltningen. - Förvaltningen undersöker frågan om hyresupphandlingar. - Externa revisorer kontrollerar hur investeringsprocessen fungerar. - Juryn som utser årets stadskärna har varit på besök, deras beslut väntas längre fram. - Kalmar har varit värdar för den nationella Purple flagkonferensen. - Arbete för att säkerställa riktlinjer för elsäkerhetsarbete pågår. - Arbete för att hitta en samordning för frågor kring bostadsförsörjning pågår. - Gränsdragningslistan mellan samhällsbyggnadsnämnden och servicenämnden börjar landa. Arbete för att göra arbetsgrupper pågår. - Stort inflöde från AME, verksamheterna har svårt att tillgodose behovet som finns. Arbete för att hantera detta pågår. - Det är ett stort tryck på serviceförvaltningens verksamheter nu när våren är här och sommaren närmar sig. 35 Rapport från kontaktmannaskapet Inga rapporter redovisas.

9 9 (10) 36 Anmälan om delegationsbeslut SFN 2017/0002 Serviceförvaltningens skrivelse Följande delegationsbeslut anmäls den 29 mars Anställningsbeslut: Kristofer Olsson, Kost omsorg, Jenny Petersson, Produktion park, Iwona Wloch, Lokalvård, Avtal lokaler, bostäder och arrenden H153 H157 Grävtillstånd februari 2017 Servicenämnden godkänner redovisningen av anmälda delegationsbeslut 37 Anmälningsärenden SFN 2017/0003 Serviceförvaltningens skrivelse Följande ärenden anmäls den 29 mars 1. Presidieprotokoll från Protokoll SF produktion lokal samverkan Lista upphandlingar tom Servicenämnden godkänner redovisningen av anmälda anmälningsärenden.

10 10 (10) 38 Övriga frågor a. Närproducerat och ekologiskt Staffan Ljungar (C) ställer frågan om definitionen av närproducerade och ekologiska varor. Björn Hedbäck svarar att den tidigare definitionen har mer att önska och arbete pågår nu för att göra en ny definition av vad som är närproducerat och ekologiskt. b. Meny och valmöjlighet för mat Kost omsorg Anne-Katrin Foss (S) ställer frågan vilka valmöjligheter den enskilde har vad gäller mat. Björn Hedbäck svarar att Kost omsorg producerar tre valbara rätter. Det är sedan omsorgsförvaltningen som hanterar hur det presenteras på respektive boende.